Как составить списки на сокращение

Список сокращений — пояснение условных обозначений и сокращений, используемых в научной работе. Составляется, если автор использует пять и больше необщепринятых аббревиатур, авторских сокращений или кратких слов, образованных любым другим путем. В статье рассказываем, как оформить список сокращений.

Процедура сокращения в разгаре. Издан приказ о сокращении, подготовлен проект нового штатного расписания, определены квалифицированные сотрудники, которых сокращение не затронет. Теперь нужно составить список сотрудников, которых придется уволить при сокращении. Поможем кадровику справиться с поставленной перед ним задачей.

Преимущественное право нужно подтвердить

Очень важно перед составлением списка увольняемых работников озаботиться документальным подтверждением высокой квалификации сотрудников, давшей им приоритет перед остальными и позволившей остаться на работе.

Дело в том, что уволенный работник, посчитавший свое сокращение несправедливым, может обратиться в суд с требование о его восстановлении в должности. Если организация не сможет доказать, что уволенный работник менее квалифицирован, чем оставленный, то суд восстановит его на работе, оштрафует организацию и принудит выплатить незаконно сокращенному сотруднику средний заработок за весь период вынужденного прогула (подробнее об этом см., «Определяем квалификацию работника при сокращении»).

Без списка увольняемых не обойтись

Процедура сокращения численности (штата) состоит из ряда этапов (ст. 179, 180 ТК РФ). Один из них – это подготовка списка работников, попавших под сокращение. Если этот документ будет отсутствовать, суд может признать увольнение по сокращению недействительным. Итогом такого решения станет восстановление сотрудника на работе со всеми вытекающими последствиями.

Единой утвержденной формы списка сотрудников при сокращении штата (численности) действующее трудовое законодательство не содержит. Поэтому он может быть составлен в произвольной форме. При этом в нем обязательно должны быть все необходимые реквизиты первичного документа (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1):

• название;
• дата составления;
• название организации, которая составила документ;
• место совершения операции;
• описание операции;
• подпись и расшифровка подписи ответственного лица, а также наименование его должности.

Подробнее об этом см., “Первичный документ: указываем обязательные реквизиты”

Чтобы облегчить задачу кадровому работнику, наши специалисты подготовили образец списка сокращаемых работников.

Скачать (DOC, 56KB)

Студенты часто прибегают к сокращениям при написании дипломных работ. Часто используемые словосочетания они сокращают до начальных букв и в дальнейшем тексте пишут их в таком виде. Сокращения – это не плохо, но стоит помнить, что все новые лексические единицы необходимо вынести на отдельный лист.

Список сокращений имеет свой стандарт оформления, он описан в ГОСТе Р 7.0.11-2011.

Общепринятые сокращения, например: км/с, мин, РФ, т.д., т.п. и другие в отдельный список не вносятся.

Как оформить список сокращений

Согласно правилам оформления список сокращений нужно расположить в столбик. Сначала нужно указать само сокращение, а через тире его расшифровку. Больше никаких знаков препинания ставить не нужно.

Важно указывать сокращения в алфавитном порядке: сначала на русском языке, потом на иностранном.

Объем сокращений может быть любой, важно внести в список все основанные аббревиатуры, которые используются в тексте.

Примеры сокращений

Где располагается список сокращений

Методические указания предлагают вставить список сокращений перед введением. Чтобы читатель сразу ознакомился с ними и по ходу чтения основного текста не возникало вопросов. Однако некоторые вузы советуют указывать список сокращений в конце работы, после списка использованных источников. Но главное, что упоминание списка сокращений обязательно, как в работе, так и в ее оглавлении.

Правила использования списка сокращений

Список нужно составлять, если в тексте употребляется больше пяти авторских сокращений. Также независимо от того, какого объема список, при первом упоминании краткого слова в работе, необходимо в скобках указать расшифровку.

Список сокращений не является обязательным пунктом в учебной работе. Но если вы хотите не вводить в заблуждение комиссию, то лучше позаботиться о расшифровке авторских сокращений.

Список лучше составлять по мере написания работы, чтобы не упустить ни одну лексему из вида. Советуем не использовать очень много сокращений в работе, это может испортить впечатление.

Список сокращений не является обязательным элементом научного труда. Данный раздел наиболее часто встречается в дипломных работах и диссертациях. Не исключается его наличие в обычных рефератах и курсовых. В каких случаях уместно составлять список обозначений, а также как правильно его оформить, выяснили специалисты нашей редакции.

Что такое список сокращений в работе

Список сокращений поясняет условные обозначения и аббревиатуры, которые используются в рамках научной работы. Данный раздел целесообразно использовать, когда автору требуется представить расшифровку необщепринятых сокращений, авторских приемов или кратких понятий, образованных другими способами.

Краткие формы слов в работе использовать не обязательно. Список обозначений составляется лишь в том случае, если втор использует по тексту более пяти аббревиатур или кратких слов. Распространенные способы сокращений:

• усечение — например, «кинематограф» заменяют словом «кино»;
• стяжение или графический метод — вместо слова «издательство» используют сокращение «изд-во»;
• комбинированный прием — «КамАЗ», «ж/д вокзал».

Следует выписывать сокращения по мере написания текста. Таким образом, можно существенно сократить время на поиски кратких слов в готовой работе. Список необходимо оформлять, согласно методическим указаниям. Злоупотребление сокращениями негативно сказывается на качестве научного труда, который становиться слишком формальным, а для незнакомого с темой читателя — сложным к восприятию.

Для чего нужны обозначения и сокращения в работе

Отдельный структурный элемент научной работы включает обозначения и сокращения, которые автор использует при оформлении материала. Допускается запись аббревиатур в порядке их приведения при написании текста. Они дополняются расшифровкой и пояснениями. Функции данного раздела:

1. Сокращение объема работы.
2. Удобное и компактное изложение информации.
3. Грамотное оформление текста.

Список, как правило, приводят на отдельной странице. Лист можно поделить на две части:

1. С левой стороны печатается сокращение или аббревиатура.
2. Справа размещается расшифровка информации.

Страница с перечнем сокращений и обозначений обязательно нумеруется. Обычно к оформлению списка не предъявляются строгие требования. Для грамотного изложения и удобного восприятия информации следует расположить краткие слова в алфавитном порядке или, исходя из их положения в тексте работы.

Где находится список сокращений

Перед написанием научной работы необходимо изучить методические рекомендации к ее оформлению. Основные требования прописаны в ГОСТе 7.32-2001. Если опираться на данный документ, то список сокращений и обозначений необходимо включить в содержание проекта. Перечень размещается на отдельном листе, который следует за оглавлением.

Многие учебные заведения придерживаются стандартных рекомендаций и требуют от учащихся именно такого оформления. Но иногда образовательные учреждения по своему усмотрению отходят от стандартов, прописанных в ГОСТ, и разрешают вынести тематический раздел с сокращениями в конец работы. Список обозначений подшивают после перечня литературных источников перед страницей с приложениями.  

Оформление по ГОСТ

В случае, когда в методических рекомендациях отсутствуют строгие требования к оформлению списка с обозначениями и сокращениями, следует руководствоваться стандартами ГОСТ. Практичное решение позволит избежать многих ошибок и оформить работу должным образом, что будет учтено аттестационной комиссией. Основные правила:

• допускаются сокращения любых частей речи, при условии, что от первоначальной формы останется две или более буквы;
• нельзя изменять общеупотребительные обозначения, включая век — в., год — г., час — ч. и прочие;
• точка не ставится при сокращении физических величин, согласно ГОСТа 8.417-2002;
• в русском языке в настоящий момент существует около 30 общеупотребительных обозначений;
• применение математических символов уместно лишь в формулах и вычислениях, вместо слов они не употребляются;
• словами необходимо описывать отношения между величинами или действия с ними такими, как «равно», «меньше», «умножить» и другими;
• в написании производных величин слова в полной форме и условные обозначения совмещать запрещается, например — метр в секунду;
• сокращать физические величины, которые используются в тексте без числового выражение не допустимо, кроме названий колонок в таблицах.

По мнению некоторых авторов сокращения в научной работе являются показателем отличного знания темы. Однако подобное мнение не является истиной. Если сокращения чрезмерно употреблять в тексте, то его качество существенно снижается, что негативно сказывается на оценке работы.

Отдельные требования предусмотрены для оформления сокращений в рамках раздела с приложениями. В этом случае список обозначений и аббревиатур, которые можно употреблять при составлении таблиц, графиков или диаграмм, размещен в ГОСТе 2.316-2008.

Список условных сокращений: пример

В дипломной работе

Дипломная работа является важным проектом для любого студента. Успешность его защиты определяет дальнейшие перспективы автора научно-исследовательского труда. К оформлению диплома предъявляются строгие требования. Правила написания работы, включая оформление списка сокращений, изложены в методических рекомендациях, которые получает каждый студент. Обычно ВУЗы руководствуются ГОСТом. Согласно стандартным правилам, перечень обозначений размещается в конце дипломной работы: после списка литературных источников и перед страницей с приложениями. В некоторых случаях допускается оформлять список сокращений на 2 листах. Главные правила:

• понятия, сокращения и обозначения печатаются на отдельной странице;
• лист с аббревиатурами нумеруется и включается в содержание работы;
• непосредственно сокращениям не требуется присваивать номера;
• в конце описания обозначения точка не ставится;
• вначале дается расшифровка русских сокращений, а затем — иностранных.

Список с сокращениями, если его использование целесообразно, печатается в отдельном разделе. При этом в тексте все равно указывается расшифровка обозначения в скобках при его употреблении в первый раз.

В дипломной работе сокращения и обозначения в перечне располагаются по алфавиту. Можно перечислять данные понятия в том порядке, в котором они употребляются в тексте. С левой стороны печатается слово в краткой форме. После тире следует его расшифровка.

В курсовой работе

Правила оформления курсовой работы включают рекомендации по использованию в тексте сокращений слов. Перечень аббревиатур с расшифровками печатается на отдельном листе, который предшествует странице со списком использованных литературных источников. Данный раздел включается в оглавление. Краткие формы слов размещаются в алфавитном порядке с левой стороны листа, а справа приводится их детальная расшифровка.

В случае, когда количество сокращений по тексту курсовой работы не превышает десяти слов, а каждое понятие употребляется максимально три раза, то перечень обозначений составлять не целесообразно. При этом сокращение при его первом употреблении расшифровывается в скобках.

В курсовом проекте слова печатаются полностью. Возможны исключения в виде общепринятых сокращений:

• метрические величины — км, т, см и другие;
• сочетания слов, употребляемые по окончанию фразы — и т.д., и т.п., и др., и пр.;
• союз «то есть» обозначается, как т.е.;
• наименования предприятий и учреждений — ФСБ, ГЭС, ОАО, ООО и другие;
• единицы измерения такие, как тыс. руб., млн руб. и прочие.

Во многих проектах указываются даты каких-либо событий. При этом после чисел можно сократить слова «год» – г., «век» – в. Если по тексту встречается несколько последовательных дат, то после цифр печатаются две буквы с точкой. К примеру, 1970 — 1975 гг. Допускается сокращение слов «город», «река» и другие подобные понятия, употребляемые перед названием объекта. Если же подразумевается перечисление населенных пунктов, то эти слова печатаются полностью.

В реферате

Обычно в реферате не используется список аббревиатур и обозначений. В редких случаях подобная работа включает специфическую терминологию, малоизвестные аббревиатуры, некоторые понятия могут быть изложены в виде новых символов, обозначений. Перечень сокращений в таких рефератах оформляется на отдельном листе. Страница нумеруется и включается в оглавление отдельным блоком. Краткие формы слов, как и в других типах научных работ, размещаются с левой стороны листа в алфавитном порядке. Расшифровка приводится рядом, с правой стороны.

Согласно стандартным требованиям по оформлению реферата, каждый раздел работы печатается на новом листе и содержит заголовок, указанный в содержании. Наименование тематического блока выделяется с помощью полужирного шрифта, прописных и строчных букв. Наименование параграфа отделяется одной строкой от основного текста. В реферате допускается сокращение лишь общепринятых понятий. Если специальные формулировки, краткие формы слов и символы используются по тексту не более трех раз, то список обозначений не оформляется. Расшифровка предоставляется в скобках только в том случае, когда сокращение употребляется в первый раз.

Ошибки при написании и оформлении сокращений

Грамотное оформление обозначений требует знаний стандартных правил. Существуют распространенные ошибки, которые авторы допускают при работе с краткими формами слов:

• оставшаяся часть слова непонятна;
• написание гласной буквы перед точкой, исключение составляет слово «остров»;
• проставление точки после сокращений единиц измерения, после второй удвоенной согласной, при образовании краткой формы слова с помощью удаления гласных;
• написание краткой формы сложных слов и прилагательных без дефиса.

Избежать ошибок легко, если воспользоваться словарем общепринятых обозначений. Если автор не знает или же сомневается в корректной формулировке краткой формы слов, то лучше писать их полностью.

По итогам обзора особенностей оформления обозначений можно отметить, что данный раздел является не менее важной частью, чем остальные главы диплома, курсовой работы, реферата. Нельзя просто сократить слово. Необходимо придерживаться четких указаний ГОСТа и методических рекомендаций. Если при оформлении проекта возникли какие-либо трудности, автор всегда может обратиться в сервис Феникс.Хелп. Опытные эксперты предоставят компетентную помощь и решат проблемы любой сложности в сжатые сроки.

В
Список сокращений выносятся не
общепринятые аббревиатуры, а сокращенные
слова, употребляемые в тексте дипломной
работы, расшифровка которых может
вызвать у читателя затруднения.

В
тексте дипломной работы могут быть
сокращены часто употребляемые слова,
например: “волость”, “уезд”, “губерния”
и т.п., названия учреждений или организаций,
например: “Министерство народного
просвещения”, “Международный Красный
крест”, “Всероссийское общество охраны
памятников истории и культуры” и т.п.,
термины, например: “организационно-распорядительная
документация”, “вотчинно-хозяйственные
книги” и
т.п.

Допускается
применять аббревиатуры для обозначения
часто упоминаемых изданий в подстрочных
примечаниях.

Список сокращений
представляет собой перечень, в котором
в алфавитном порядке перечислены
аббревиатуры и сокращённые слова с
расшифровкой:

вел. кн. –
великий князь

ВИ – Вопросы
истории

вол. –
волость

ГАРФ –
Государственный архив Российской
Федерации

дер. –
деревня

ОПК – Общее
положение о крестьянах

ПСЗ – Полное
собрание законов Российской империи

РГБ –
Российская государственная библиотека

слоб. –
слобода

УГС – Устав
гражданского судопроизводства

УН – Уложение о наказаниях
уголовных и исправительных

ЦАОДМ –
Центральный архив общественных движений
г. Москвы

ЦИАМ –
Центральный исторический архив Москвы

3.3. Составление и оформление списка источников и литературы

3.3.1. Список использованных источников
и литературы охватывает все источники
и литературу, которыми пользовался
автор при изучении темы. Такой список
составляет одну из существенных частей
дипломной работы, отражающую самостоятельную
творческую работу автора, и позволяет
судить об уровне проведённого исследования.

3.3.2. В Список источников и литературы
обязательно входят все издания, упомянутые
в подстрочных примечаниях. Как правило,
в него не включаются издания
научно-популярного и учебного характера.

3.3.3. Список
использованных источников и литературы
содержит их библиографические описания
и оформляется в соответствии с действующими
государственными стандартами и правилами:

ГОСТ 7.1.–84. Система
стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу: Библиографическое
описание документа: Общие требования
и правила составления. Введ. 01.01.86. М.,
1987. 72 с.;

ГОСТ 7.12.–93.
Библиографическая запись. Сокращения
слов на русском языке: Общие требования
и правила. Введ. 01.07.95. М., 1995. 62 с.;

Составление
библиографического описания: Краткие
правила. 2-е изд., доп. М.: Книжная палата,
1991. 224 с.

3.3.4.
При составлении Списка использованных
источников и литературы необходимо
соблюдать строгую
последовательность
в их перечислении. Примерная структура
Списка может быть следующей:

1. Источники

Опубликованные

Неопубликованные

2.
Нормативно-методические издания

3. Литература

4. Периодическая
печать

5. Справочные
и информационные издания

При необходимости в Списке могут
присутствовать и другие разделы. Разделы
Списка нумеруются арабскими цифрами.
Подразделы, как правило, не нумеруются.

3.3.5. Список имеет
единую валовую нумерацию, следующую
через все разделы (см. Приложение 4).

3.3.6.
Опубликованные
документы
располагаются в иерархии видов
источников: законодательство, актовые
источники, делопроизводственные
документы, статистические источники,
периодическая печать, публицистика,
источники личного происхождения
(мемуары, дневники, переписка).

3.3.7. В пределах
своего вида законодательство, а также
нормативно-правовые акты размещаются
в Списке в хронологической последовательности.
Для остальных видов источников могут
быть также использованы другие способы
их группировки: по алфавиту фамилий
авторов (например, мемуары); по тематике
(например, сборники документов), по видам
изданий, по характеру содержания и др.
При большом видовом разнообразии
источников можно использовать смешанную
схему систематизации, например, сначала
по видам, а внутри вида по одному из
названных способов: по алфавиту, по
хронологии, тематике и т.п. В отдельных
случаях возможно также расположение
всех источников по хронологическому
принципу.

Порядок расположения
изданий источников в Списке определяется
в зависимости от цели дипломной работы.

3.3.8.
Сведения о неопубликованных
источниках
приводятся в порядке перечисления
учреждений, хранящих документы: архивы,
музеи, библиотеки. Фонды в пределах
одного хранилища документов указываются
в порядке возрастания их нумерации. В
этот раздел включаются отчёты о
научно-исследовательских работах,
диссертации, неопубликованные переводы.

При подготовке
дипломной работы по специальности
“Документоведение и документационное
обеспечение управления” в этот раздел
включают, кроме того, неопубликованные
стандарты предприятий, инструкции по
делопроизводству, распорядительные
документы (приказы, регламенты, решения
и др.), классификаторы, номенклатуры
дел.

3.3.9.
В разделе “Нормативно-методические
издания”
принят следующий порядок их расположения:
стандарты и методические указания по
их применению, технические условия,
патентные документы, каталоги, правила,
инструкции и пр. Внутри каждой группы
– по времени издания.

3.3.10.
В разделе “Литература”
приводят сведения об исследовательской
литературе – монографиях, статьях,
очерках, рецензиях, авторефератах,
тезисах докладов др., — которая
использовалась при подготовке дипломной
работы.

Литература
перечисляется по алфавиту фамилий
авторов, а издания без индивидуального
автора — по алфавиту заглавия. После
литературы на русском языке указывается
литература на иностранных языках.

3.3.11.
Раздел “Периодическая
печать”
выделяется в дипломной работе в том
случае, если автор использовал комплекты
изданий журналов, газет и т.п. Сведения
об отдельных статьях из журналов и газет
приводят в разделе “Литература”.

3.3.12.
В разделе “Справочные
и информационные издания”
указывают сведения об энциклопедиях,
энциклопедических словарях,
библиографических пособиях, справочниках,
путеводителях по архивам, опубликованных
описях фондов, каталогах выставок и
т.д. Они располагаются по видам изданий
или в алфавитном порядке.

3.3.13. Примеры
библиографического описания различных
видов произведений печати:

Законодательные источники

Федеральный Закон
“Об основах государственной службы
Российской Федерации” от 31 июля 1995 года
// Собрание законодательства РФ. 1995. №
31. Ст. 2990.

Государственные стандарты

ГОСТ 7.1.-84. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому
делу: Библиографическое описание
документа: Общие требования и правила
составления. Введ. 01.01.86. М., 1987. 75 с.

Книги одного, двух, трёх авторов

Манохин В.М. Служба и служащий в Российской
Федерации: правовое регулирование. М.:
Юристъ, 1997. 296 с.

Абдулатипов Р.Г., Болтенкова Л.Ф., Яров
Ю.Ф. Федерализм в истории России. М.,
1993. Кн. 1-3.

Книги, описанные на заглавие

Правоохранительные
органы Российской Федерации: Учебник
/ Под ред. В.П. Божьева. 2-е изд., испр. и
доп. М.: Спарк, 1997. 400 с.

Материалы конференций, съездов

Проблемы
взаимоотношений общефедеральных и
местных органов власти в отечественной
истории: Материалы межвуз. науч. конф.,
17 дек. 1994 г. / Сост. Т.Г. Архипова, А.С.
Сенин. М.: РГГУ, 1994. 63 с.

Статья из газеты
и журнала

Милов
Л.В. Природно-климатический фактор и
особенности российского исторического
процесса // Вопросы истории. 1992. № 4/5.
С. 37-57.

Ибрагимбеков
Р. Мы не проиграем //
Известия. 1998. 5 нояб. С. 7.

Автореферат диссертации

Амосов А.А. Архивы двинских монастырей:
Автореф. дис. … канд. ист. наук. Л., 1975. 24
с.

Статья из сериального (периодического,
продолжающегося и серийного) издания

Архипова Т.Г.
Государственность Российской Федерации
в условиях независимости // Тр. Ист. –
арх. ин-т. М.: РГГУ, 1996. Т. 33. С. 79-94.

Справочные и
информационные издания

Библиография работ
по древнерусской литературе, опубликованных
в 1958-1967 гг.: В 2 ч. / Сост. Н.Ф. Дробленкова.
Л., 1978-1979. Ч. 1-2.

Центральный
государственный архив древних актов
СССР: Путеводитель: В 4 т. М., 1991. Т. 1. 596 с.

3.3.14.
Названия работ печатаются через полтора
интервала с абзаца. Каждое название
отделяется от предыдущего двумя
интервалами¹.
Отдельные разделы Списка разделяются
тремя-четырьмя интервалами.

3.3.15. Список
источников и литературы помещается
после Заключения.