Как составить список дел на работе

Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.

После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.

Как составить список дел и эффективно ему следовать

Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?

1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.

2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно.  Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.

3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.

4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.

5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.

Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.

Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.

6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:

• Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
• Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
• Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
• Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
• Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
• Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.

Полезные инструменты планирования

Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:

Remember The Milk

Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.

Wunderlist

Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.

Any Do

Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.

Отзывы и комментарии

Если эта статья вам помогла, вы хотите поблагодарить авторов, высказать несогласие с описанными методами и приёмами или просто поделиться своими соображениями, оставьте комментарий ниже.

Как составить список дел: эффективная методика Стивена Кови

Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis. Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.

Содержание:

[I. Почему ваши списки дел не работают](#Почему ваши списки)
[II. Как вести список дел правильно](#Как вести список дел правильно) 
[1. Как составить список дел на неделю: методика планирования](#Как составить список дел)
[III. CRM-системы для управления временем](#CRM-системы для управления)

Почему ваши списки дел не работают

Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:

• Отвлекающие факторы уводят внимание от главных целей и не дают сконцентрироваться;
• Люди сомневаются, что справятся со сложными задачами, поэтому откладывают их выполнение и испытывают стресс;
• При пересмотре списка дел выясняется, что нужны серьезные изменения в жизни. Появляется огромный список задач, который пугает и парализует.

Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен — ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.

Дарья Игнатович, консультант по тайм-менеджменту и личной эффективности:
— Чаще всего to-do лист состоит из срочных задач, которые нужно было решить ещё вчера. Но так как пунктов слишком много, чтобы успеть их выполнить, мы выбираем самые простые и понятные задачи и отодвигаем сложные и важные. Другая проблема — слишком категоричный подход к работе со списком дел. Мы думаем, что молодцы, если успеем выполнить все пункты. И ругаем себя, если сделали только треть или половину. В результате мы попадаем в негативную спираль: не успели сделать все задачи — расстроились и испытали чувство вины — потеряли веру, что следующий список нам поможет — снова расстроились — отказались от списков.

Назад к содержанию

Как вести список дел правильно

Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови. В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.

Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.

Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II. Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV, а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.

Назад к содержанию

Как составить список дел на неделю: методика планирования

Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел — на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования. Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.

Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по принципу SMART и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.

Пример, как оформить список дел:

Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.

Понедельник

Познакомить сотрудника с коллективом, показать рабочее место, дать ему доступ в корпоративную CRM-систему и другие используемые сервисы, создать корпоративную почту, объяснить ежедневные обязанности.

Вторник

Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы.

Среда

Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы.

Четверг

Утром поручить новичку понаблюдать за работой нынешнего администратора, а после обеда поработать самому под его контролем.

Пятница

Провести аудит работы нового сотрудника: проверить знание теории, понаблюдать за его работой на практике.

Чтобы дел в to-do листах было меньше, делегируйте все, что можно. Стивен Кови рекомендует использовать «делегирование руководства». При таком подходе от сотрудника требуется получить в итоге определенный результат, а как его достичь, он решает сам. Больше не надо давать каждому исполнителю строгую пошаговую инструкцию и пристально контролировать каждое его действие. А результат будет превосходить ваши ожидания. Как этому научиться, читайте в статье, как правильно делегировать по методу Стивена Кови.

Читать по теме
после того как вы распределили все задачи на неделю, нужно распланировать каждый день. В отдельной статье мы рассказали, как составить список дел на день.

Назад к содержанию

CRM-системы для управления временем

Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.

Станислав Скворцов, основатель проекта «Правильное решение», бизнес-тренер, коуч:
— Люди не имеют выраженную, удобную и доступную за 2 секунды из любого положения структуру списков. Поэтому большую часть списков они носят в голове. В смешанном виде, конечно же.

Особенно опасна такая забывчивость в бизнесе: одному клиенту не перезвонил, другому забыл отправить коммерческое предложение, к третьему не приехал на встречу — три сделки сорвались. Чтобы все задачи были зафиксированы в одном месте и сами напоминали о себе, воспользуйтесь CRM-системой. Это удобная программа для управления клиентами, задачами и сделками.
Например, в облачной CRM-системе SalesapCRM вы можете ставить задачи себе и своим сотрудникам и контролировать их выполнение. Программа сама уведомит сотрудника о скором дедлайне и даст знать руководству о невыполненном поручении. Вы сможете автоматизировать постановку задач. Например, можно задать автоматическое напоминание о необходимости продлить договор с клиентом незадолго до его истечения, или связаться с покупателем через какое-то время после сделки и предложить еще какой-то продукт, отправить коммерческое предложение и многое другое.

Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу SalesapCRM, и вы забудете о сорванных дедлайнах.

Назад к содержанию

Помогаем эффективнее управлять бизнесом

В S2 есть:

• _check_захват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• _check_автоматизация процессов и аналитика;
• _check_календарь для записи клиентов;
• _check_калькулятор стоимости услуг;
• _check_шаблоны документов и писем;
• _check_IP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• _check_бесплатный тестовый период 7 дней.

Попробовать S2

Автор: Любовь Аброськина

Советы эксперта по созданию идеального списка дел

89% людей заявляют, что не справляются со своими ежедневными обязанностями; только 11% профессионалов во всем мире выполняют за средний рабочий день все, что запланировали (данным опроса LinkedIn). Поэтому мы спросили экспертов, как составить список дел, который можно выполнить.

Достижение зафиксированных на бумаге целей более вероятно. Но многие из нас вынуждены бороться с нескончаемым списком дел: заехать в химчистку, закончить работу над презентацией, позвонить стоматологу, забронировать билет на самолет, заказать свадебный подарок…

Трейси МакКаббин, профессиональный организатор и владелица расположенного в Лос-Анджелесе dClutterfly, считает, что одна из причин досады на перечни задач кроется в завышенных ожиданиях: мы хотим выполнить все запланированные дела. Списки, по ее мнению, это нечто живое и дышащее, противостоящее тому, чтобы вы могли сказать: «Я все вычеркнул и с меня хватит!» В дополнение к примирению с их бесконечной натурой, вот вам другие стратегии приручения списков заданий.

Оценивайте приоритеты реально

Вписав слишком много пунктов в свой перечень дел, мы можем почувствовать себя подавленно. Поэтому Джейсон Уомак, действующий тренер и автор книги «Нет предела совершенству», предлагает придерживаться «глаголов, приносящих деньги, и действий, делающих счастливыми». «Многие люди попадают в ловушку мыслей о том, что они действительно заняты, но со многим не справляются», — говорит Уомак. Он спрашивает своих клиентов, какие 2—5 действий помогут им продвинуться вперед в этом году.

Сам Уомак зарабатывает с помощью выступлений и публикаций. Поэтому он концентрируется на таких действиях, как написание текстов, совершение телефонных звонков, ведение электронной переписки. Все это оберегает его перспективы и обеспечивает регулярное поступление доходов, благодаря чему Уомак и его жена Джоди ежегодно отправляются в отпуск на целый месяц, а это уже относится к области счастья.

Чтобы помочь своим клиентам точно определить, на каких задачах стоит сконцентрироваться, он спрашивает: «Почему вы занимаетесь этим?» и «Если вы будете выполнять эту задачу следующие 36 месяцев, то, по вашему мнению, вы станете счастливее или сможете заработать больше денег?»

Паула Риццо, автор книги «Списочное мышление: использование списков для повышения продуктивности и успешности и снижения уровня стресса», рекомендует брать только один стикер в день, чтобы избежать искушения схватиться за новые задачи: «Я верю в очень короткие целенаправленные списки, в которых может быть всего несколько пунктов!» Вместо помещения дополнительных заданий в свой перечень, обдумайте возможность делегировать покупку продуктов или уборку кому-то другому. И дайте себе послабление, если у вас нет времени готовить пасту с нуля.

«Вас не должно задевать, если подобные дела продолжают возникать. Такие пункты, вероятно, нужно отправить в список, озаглавленный «Когда-нибудь», — замечает Риццо.

Вы можете позже пересмотреть этот перечень, но не позволяйте делам оттуда отвлекать вас от более важных задач. Наведение порядка в вашем списке с помощью дедлайна (с помещением неотложных дел на первое место) также поможет определиться с приоритетами.

Поймите, что оптимально для вас

Поскольку способы ведения списков постоянно совершенствуются, не существует одного универсального варианта. Некоторым людям нравятся ощущения, получаемые при написании перечня от руки.
Других привлекает возможность синхронизироваться с цифровым списком с разных устройств и иметь доступ к задачам откуда угодно. Риццо предпочитает разбивать свои списки на разные категории (работа, дом, путешествие и т. п.), дабы не управляться с одним марафонским перечнем.

А МакКаббин держит свой общий список в записной книжке, которую носит в сумочке. «Мне удобнее, если все находится в одном месте, не люблю разграничивать жизнь», — объясняет она.

Избавляйтесь от старых списков или дублируйте их

Справившись с заданием, мысленно похлопайте себя по плечу, удаляя его из списка. «Мне известен прием внесения в перечень заведомо лишних дел, позволяющий мне вычеркивать их и испытывать чувство избавления», — рассказывает Риццо.

Если вы хотите получить список завершенных дел, приложение iDoneThis поможет в этом. Но не позволяйте старым перечням дел загромождать рабочий стол и собирать пыль. МакКаббин говорит: многие из ее клиентов дублируют свои списки на разных клочках бумаги или линованных блокнотах по всему дому. «Люди спорят со мной, но я нахожу перечни пятилетней давности», — смеется она.

Разумеется, задачи, с которыми вы справились, по мнению Уомак, гораздо значительнее, чем сам список. «Дело не в составлении перечня, а в создании побудительной силы, заставляющей вас выполнять важные задания. Выстраивая задачи в линию, вы сохраняете концентрацию, которая позволяет вам добраться до нужного рубежа». Используйте подход, доставляющий вас к следующим вехам, и неважно, что это будет — самоклеющийся листок бумаги, файл Evernote или линованный блокнот.

P.S. Рекомендуем ещё одну статью по теме — Как правильно выбрать ключевые аспекты жизни для того, чтобы вкладывать в них энергию и время.

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании MBA Consult.