Как составить список участников мероприятия - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

«Делопроизводство», 2010, N 1

В процессе подготовки и планирования мероприятия составляется список участников. В данном случае для удобства обработки информации сведения о каждом участнике фиксируются в специальной карточной форме, в том числе электронной.

Форму для фиксации списка участников представляют в виде таблицы, содержащей данные о наименовании организации, должности, фамилии и инициалах приглашенного лица; об отношении его к участию; дате и способе приглашения; теме выступления; месте проживания и способе прибытия, а также дополнительные отметки, заполняемые в отдельных случаях.

Письмо-приглашение — деловое письмо, информирующее о каком-либо событии и предлагающее принять в нем участие. Письма-приглашения по своему значению в деловом общении близки к письмам-извещениям и письмам-сообщениям, но их отличает присущий им этикетный характер. Поэтому письма-приглашения могут оформляться не на официальном бланке организации, а на специальных бланках приглашений, имеющих различные формат, цвет, элементы оформления.

Важным разделом текста письма-приглашения является заявка на участие. Основные рубрики заявочной формы содержат:

фамилию, имя, отчество потенциального участника;
его место работы и должность;
сведения для последующих контактов (телефон, электронный адрес, факс и т.д.);
вид участия (например, очное или заочное, с докладом и без него, с участием в торжественном приеме, если это требует отдельной оплаты, и т.д.).

В конце заявочной формы указывают предельный срок отправки заявки и адрес, куда ее следует направить.

Письмо-приглашение (информирующее письмо) можно рассматривать как оферту, то есть письменное предложение (оференту) вступить в договорные отношения с другим лицом (акцептантом) на условиях продавца. В классической оферте обычно указываются: наименование товара, его количество, цена, базисные условия и срок поставки, условия платежа, юридический адрес продавца. Поэтому в пригласительном письме можно указать платежные реквизиты, чтобы участник (покупатель) на основании данного предложения мог сразу осуществить оплату за участие.

В конце необходимо привести все координаты, желательно с указанием ответственного лица, например менеджера проекта, у которого можно получить дополнительную информацию и обсудить с ним все нерешенные вопросы.

Вместе с информационными материалами целесообразно рассылать письма поддержки государственным и общественным организациям, например министерствам и ведомствам.

Этап планирования и подготовки event-мероприятия — самый продолжительный по времени и самый значительный по вкладу в конечный результат. Поэтому очень важно предусмотреть все, что может так или иначе повлиять на ход событий.

Начинается работа по организации мероприятия с определения места его проведения. В настоящее время помимо отелей и гостиниц появились специализированные центры для конференций и бизнес-центры.

Для безошибочного и вместе с тем оперативного поиска указанных мест проведения мероприятия организаторы выясняют у заказчиков необходимую информацию по следующим темам:

Дата и время проведения мероприятия.
Продолжительность мероприятия.
Тип мероприятия.
Организационная программа мероприятия.
Бюджет event-мероприятия.
Количество участников, их примерный профессионально-социальный состав.
Определение способа рассадки гостей.
Пожелания к техническому оснащению и интерьеру event-мероприятия.
Пожелания по организации питания участников.

Для реализации вышеперечисленных условий event-менеджеры, прежде чем подписать договор с подрядчиками о предоставлении услуг, формулируют требования к арендуемой площадке. В случае event-мероприятия большого формата данные требования оформляются в виде документа — заявки на предложение.

Определенной формы данной заявки не существует.

Указанные требования должны быть оформлены точно и информативно, так как данный перечень является основой составления списка необходимых требований по месту проведения event-мероприятия.

Сцена со столом для президиума.
Трибуна для выступающего.
Места для секретариата, пригодные для ведения протокола.
Освещение.
Звукоусиление (3 — 4 микрофона на столе для президиума, микрофон на трибуне, 3 — 4 микрофона в зале).
Демотехника (мультимедийный экран, лазерная указка).
Украшение зала (цветочные композиции на сцене и столе).
Оборудование для синхронного перевода.
Столы для регистраторов (с разбивкой списка участников по алфавиту).
Стол для оформления (сбора и выдачи) командировочных документов.
Стол для оформления финансовых документов (приема регистрационных взносов).
Стол для оформления заказов на культурную программу.
Стол для решения вопросов размещения в гостинице и обратного отъезда.
Таблички-указатели, размещенные над столами.
Компьютер с лазерным принтером для оформления бейджей участникам, не попавшим в списки.
Компьютер с принтером для оформления финансовых документов.
Кассовый аппарат.
Щит для вывешивания объявлений и программы конференции.

После определения места проведения мероприятия устроителями разрабатывается план рассадки гостей.

Следующий вопрос, который необходимо решить event-менеджерам в процессе подготовки event-мероприятия, заключается в организации питания участников встречи.

Исходя из продолжительности мероприятия, его тематики и формата разрабатываются специальные формы обслуживания, а также карточки-меню. Слово «меню» происходит от французского и означает расписание блюд и напитков на завтрак, обед и ужин, а также рационы (трехразового питания), составленные для обслуживания совещаний, симпозиумов и др. Второе определение меню — это бланк, карта, лист бумаги, где печатается или пишется название блюд.

Далее event-менеджеры должны обеспечить приглашенных гостей соответствующими местами отдыха и проживания. В зависимости от темы события и категории участников могут потребоваться места для сна различного уровня и класса.

Иногородние участники могут размещаться в гостиницах и других средствах размещения различных категорий: общежитиях, домах отдыха, пансионатах, а также квартирах, принадлежащих учреждению-организатору, в частном секторе.

Если заказчик предполагает размещение гостей отдельно от места проведения мероприятия, тогда event-менеджеры должны решить задачи, связанные с бронированием номеров.

Договор на бронирование мест между исполнителем и потребителем заключается путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи.

При составлении запроса на бронирование номеров, например, в гостинице в первую очередь учитывается:

Наличие охраны.
Возможность доставки участников к месту проведения мероприятия.
Наличие парковки.
Легкость продвижения по помещению, пропускная или свободная система доступа в него.
Наличие дополнительного сервиса у выбранной площадки:

услуг кейтеринга/ресторана для организации питания;
услуг бизнес-центра (для отправки факса, работы в Интернете и т.д.).

В случае необходимости данные требования можно будет прописать в договоре, где также указываются сроки платежей и иные условия.

Бронирование гостиницы, как правило, оформляется в электронной форме. Данная заявка представляет собой перечень вопросов, напротив которых заказчик вписывает необходимую информацию с указанием личных данных, категории и количества номеров, даты заезда (выезда), а также дополнительных сведений об оплате проживания.

На основании вышесказанного можно сделать вывод, что event-агентства должны иметь список мест проживания участников мероприятия, готовых принять и разместить гостей в соответствии с присвоенной им категорией. Как правило, данный перечень предоставляется клиентам в процессе обсуждения и согласования оказываемых услуг в виде таблиц или наглядных материалов.

В результате документационное сопровождение основных этапов планирования event-проекта позволяет event-менеджерам улучшить технологию проведения мероприятия, а также добиться высокого профессионализма в данной сфере деятельности.

Ключевыми факторами успеха event-мероприятия являются налаженная инфраструктура и наличие необходимого презентационного оборудования.

Непосредственное проведение мероприятия предусматривает выполнение event-менеджерами следующих функций:

Встреча гостей.
Регистрация участников мероприятия.
Реализация разработанного сценария.
Общая координация мероприятия:

контроль и управление event-проектом;
координация перемещений участников;
обеспечение безопасности проводимого события;
анкетирование участников мероприятия.

Подведение итогов event-мероприятия:

анализ оценочных анкет участников;
подготовка статистического анализа состава участников;
анализ event-проекта с точки зрения организации и рекомендации для последующих мероприятий;
анализ работы со средствами массовой информации;
составление аналитического отчета о проведенном мероприятии;
рассылка благодарственных писем для всех участников мероприятия-события.

На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается. Для регистрации участников event-мероприятия регулярного типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых указывается порядковый номер, фамилия и инициалы участника и оставляется место для подписи.

Цель проведения регистрации участников регулярных event-событий — зафиксировать наличие кворума, то есть необходимого по регламенту количества участников, придающего принятому решению юридическую силу.

При проведении нерегулярных мероприятий также может использоваться регистрация, но цель ее заключается в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая информация:

порядковый номер;
фамилия, имя, отчество;
место работы и должность;
координаты для контакта;
примечание.

Регистрация проводится одним лицом (преимущественно во время нерегулярных мероприятий) или группой сотрудников event-агентств. Во втором случае используются различные параметры для регистрации, например:

по алфавитному порядку фамилий;
по группам организаций-участников;
по регионам и т.д.

В ходе регистрации осуществляется прием оплаты за участие непосредственно в мероприятии (если участник не оплатил регистрационный взнос заблаговременно), собираются для оформления командировочные документы, а также фиксируются сведения о потребности в обратных билетах, о желании участников установить контакты с другими гостями мероприятия.

При регистрации участников нерегулярных мероприятий им обычно выдается так называемый канцелярский пакет, который может включать: канцелярские принадлежности; программу мероприятия; список участников; план докладов; проект решения (если принятие решения предусмотрено регламентом); опознавательные нагрудные значки; анкеты; рекламные материалы организатора event-мероприятия; пресс-релизы.

Также важным раздаточным материалом, который всегда характеризует организатора с позиций профессионализма, является список участников event-мероприятия.

Список участников раздается всем приглашенным гостям при регистрации. В минимальном исполнении данный список должен содержать фамилию, имя и отчество каждого участника, место работы и должность. В максимальном — почтовые или электронные адреса, телефоны.
Обычно координаты участников event-менеджеры не разглашают (фактически это адресная база данных).

Весьма полезными для участников (особенно для иностранцев и жителей других городов) будут материалы, касающиеся обеспечения их безопасности и жизнедеятельности в новом для них месте. Это может быть памятка, содержащая:

Основные правила поведения на улицах и в общественном транспорте.
Номера телефонов для оказания экстренной помощи со стороны организаторов, органов милиции и скорой медицинской помощи.
Адреса (и телефоны):

консульств;
авиа- и железнодорожных касс;
отделений связи, в том числе оказывающих услуги экспресс-почты, телеграфа, междугородных и международных переговоров, отправки факсимильных сообщений и электронной почты;
основных культурных достопримечательностей на территории проведения мероприятия.

Карту города;

краткую историческую справку о городе и, возможно, о месте проведения мероприятия (если оно представляет историческую ценность).

Проведение анкетирования участников является важным компонентом организации мероприятия на заключительном этапе.

В рамках event-менеджмента анкетирование проводится в целях:

определения уровня содержания проведенного мероприятия;
осуществления в дальнейшем справочно-информационной работы;
планирования улучшения деятельности в области организации и проведения event.

Однако анкета является односторонним каналом связи, что предполагает поверхностное исследование данных и отсутствие исчерпывающей информации. Это приводит к некоторым неудобствам, значительно ограничивающим полезность использования анкет.

На последнем этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования, рассылка благодарственных писем и составление отчета.

Аналитический отчет о проведенном event-событии должен затронуть и осветить все стороны процесса подготовки и организации мероприятия. Особое внимание следует обратить на анализ успехов и недостатков, причин отставания итогов от плана.

В результате приложение к отчету о проведенном мероприятии должно содержать следующие документы:

План-график подготовки мероприятия.
Проект сметы мероприятия.
Договоры с заказчиками мероприятия.
Договоры с соисполнителями (субподрядчиками).
Образцы информационных писем/буклетов (предварительные, заключительные и т.д.).
Условия участия.
Регистрационные формы и результаты их обработки.
Сопроводительные письма в министерства, ведомства, VIPам и т.д.
Копии рекламных материалов.
Письма поддержки.
Пресс-релизы.
Предварительный список участников с отметками о платежах.
Реальный список участников (по результатам регистрации) с отметками о платежах.
Списки VIPов.
Программа мероприятия.
Итоговая смета мероприятия.
Перечень договоров на участие в мероприятии (с отметкой о закрытии).
Акты о закрытии выполненных работ (с заказчиками и субподрядчиками).
Непосредственно отчет с перечислением всего объема выполненных работ во время подготовки и проведения мероприятия, с анализом результатов, в том числе финансовых, с указанием недостатков и с предложениями по следующему мероприятию.

Таким образом, данные отчета являются основанием составления основного документа по организации и проведению мероприятия. В нем содержится история мероприятия, а также необходимая информация для подготовки к последующему event. Ошибки и организационные недостатки на данном этапе планирования и подготовки деловой встречи недопустимы, поскольку они могут отрицательно отразиться не только на впечатлениях ее участников, но и на результатах самого мероприятия. Поэтому event-менеджеры должны обладать профессионализмом в области проведения event-события, уметь своевременно, правильно оформлять, а также рационально организовывать работу с документами в соответствии с описанными выше этапами.

Л.Н.Устина

Доцент

Самарский гос. ун-т

Е.Дудочкина

Самарский гос. ун-т

Источник

Инструкция к составлению Списка участников мероприятия

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ

1. Общие

1.1. Список участников мероприятия формируется из трех разделов:

1 раздел — Титульный лист (см. образец);

2 раздел — Список выпускников (см. п.2);

3 раздел — Список сопровождающих (см. п.3);

Каждый новый раздел начинается с новой страницы.

1.2. Каждая страница списка должна быть заверена печатью школы и подписью директора.

1.3.

Если директор списки не подписывает, то один из родителей каждого несовершеннолетнего выпускника (меньше 18 лет на день выпускного) оформляет согласие (см. образец). Согласие нотариально не заверяется.

Для совершеннолетних выпускников согласие делать не нужно.

1.4. Оригинал списка необходимо привезти в офис ООО «Золотые мечты» не позднее 31 мая 2017 года

1.5. Принимается только полный комплект всех необходимых документов! Документы по частям не принимаются!
2. Требования к списку выпускников:

Список выпускников должен включать:

Имя,
Фамилию,
Возраст (полных лет на момент выпускного)
Мобильный телефон выпускника;
Контактный (домашний или мобильный) телефон родителей (для оперативной связи во время мероприятия в случае необходимости).

Список выпускников должен быть пронумерован, составлен отдельно по каждому классу в алфавитном порядке.
3. Требования к списку сопровождающих:

Указать абсолютно всех гостей мероприятия, которые не являются выпускниками (педагогов, родственников, друзей, фотографов и т.п.)

Список сопровождающих должен включать:

Ф.И.О.
сотовый телефон

4. Требования к списку автотранспорта (указывается на титульном листе):

Список автотранспорта (легковые автомобили, микроавтобусы, автобусы и т. д.) должен включать:

Количество транспортных средств,
на сколько мест рассчитан каждый.

Номера автомобилей указывать не нужно!
Все формы для заполнения, образцы и комментарии размещены на сайте www.goldendreams.ru в разделе «Для клиентов» и доступны для скачивания.
ТРЕБОВАНИЯ К ПОДАЧЕ

весь список формируется в общую папку
сдаётся полный комплект документов. Документы по частям не принимаются!

ФОРМА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ

Школа № _______
Список участников бала выпускников «Золотые мечты»

_______________________________ (дата)
________________________________________________________ (место проведения)

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
Выпускники:

Всего выпускников ____ чел, их них

Класс « » ____ чел. (список прилагается на отдельном листе)

Ответственный за класс « » ____________________________________________________

(Ф.И.О., мобильный телефон)

Класс « » ____ чел. (список прилагается на отдельном листе)

Ответственный за класс « » ____________________________________________________

(Ф.И.О., мобильный телефон)
Сопровождающие

Всего сопровождающих ____ чел. (список прилагается на отдельном листе)
Автотранспорт

Количество а/т средств ___ шт. Из них: ___ шт на ___ мест

___ шт на ___ мест

Ответственный за всю группу __________________________________________________

(Ф.И.О., мобильный телефон)
Директор ____________________ / __________________________

подпись расшифровка подписи

М. П.

ФОРМА ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ

В ООО «Золотые мечты»

От _____________________________________________________

Зарегистрированного по адресу:

____________________________________________________________

Паспорт №_______________

Выдан ____________________________________________________________
С О Г Л А С И Е

Настоящим даю своё согласие на участие моего несовершеннолетнего сына (дочери) ____________________________________________________________________________________________, «____»______________________ года рождения, в выпускном вечере, проводимом в период с 22час00мин «__» июня 20__ г. до 06час00мин «__» июня 20__г. по адресу:____________________________________________________________________,

в сопровождении ______________________________________________________________, зарегистрированного(ой) по адресу: _____________________________________________, паспорт №______________________ выдан ______________________________________.

Согласен, чтобы гр. ____________________________________________________________ доставил(а) моего ребёнка на мероприятие и обратно, а также сопровождал его во время мероприятия.

Город Москва,
__________________________________ (дата)

__________________________________ подпись

__________________________________ расшифровка подписи

Я, _____________________, паспорт № _______ выдан ____________________________

принимаю на себя ответственность за сопровождение _____________________________ на время выпускного вечера, проводимого в период с 22час00мин «__» июня 20__г. до 06час00мин «__» июня 20___г. по адресу: ________________________________________
__________________________________ (дата)

__________________________________ подпись

__________________________________ расшифровка подписи

Подписи удостоверяю _________________

Менеджер ООО «Золотые Мечты»

Самохина Д.А.

Образцы заполнения списков

ОБРАЗЕЦ

Школа № 222
Список участников бала выпускников «Золотые Мечты»

24-25 июня 2017г. (дата)
«S.H.E.L.K» (место проведения)

ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ
Выпускники:

Всего выпускников 50 чел, их них

Класс «11 А»

23 чел. (список прилагается на отдельном листе)

Ответственный за класс «11 А»

Иванова Наталья Ивановна 8916-916-91-69

(Ф.И.О., мобильный телефон)

Класс «11Б»

27 чел. (список прилагается на отдельном листе)

Ответственный за класс «11Б»

Петрова Наталья Петровна 8915-913-59-15

(Ф.И.О., мобильный телефон)
Сопровождающие

Всего сопровождающих

5 чел. (список прилагается на отдельном листе)
Автотранспорт

Количество а/т средств 2 шт. Из них: 1 шт на 20 мест

1 шт на 25 мест

Ответственный за всю группу

Сидоров Иван Иванович 8903-90-39-03

(Ф.И.О., мобильный телефон)
Директор ____________________ / __________________________

подпись расшифровка подписи

М. П.

ОБРАЗЕЦ

Список выпускников 11Б класса школы №222

№	Выпускник	Возраст (полных лет)	Телефон выпускника	Телефон родителя
1.	Абрамов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
2.	Васильев Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
3	Григорьев Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
4	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
5	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
6	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
7	Иванов Иван	18	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
8	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
9	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
10	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
11	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
12	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
13	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
14	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
15	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
16	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
17	Иванов Иван	18	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
18	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
19	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
20	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
21	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
22	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
23	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66
24	Иванов Иван	17	8903-111-11-11	Татьяна Ивановна 8919-352-66-66

Директор ____________________ / __________________________

подпись расшифровка подписи

М. П.

ОБРАЗЕЦ

Список сопровождающих школы №222

Иванова Наталья Ивановна 8916-916-91-69
Петрова Наталья Петровна 8915-913-59-15
Сидоров Иван Иванович 8903-90-39-03
Кузнецова Мария Петровна 8902-258-36-97
Иванов Виктор Николаевич 8-900-258-36-97

Директор ____________________ / __________________________

подпись расшифровка подписи

М. П.

ОБРАЗЕЦ

В ООО «Золотые мечты»

От Ивановой Марии Петровны

Зарегистрированного по адресу:

г. Москва, ул. Тверская, д.10, кв. 15

Паспорт №4545 5555

Выдан УВД России по Москве

16.03.2003г.

С О Г Л А С И Е

Настоящим даю своё согласие на участие моей несовершеннолетней дочери Ивановой Натальи Ивановны, 14 марта 1996 года рождения, в выпускном вечере, проводимом в период с 22час00мин 24 июня 2017г. до 06час00мин 25 июня 2017г. по адресу: Москва, Саввинская наб., д. 12, стр.10Г, банкетный комплекс «S.H.E.L.K», в сопровождении Петровой Ирины Михайловны, зарегистрированной по адресу: г. Москва, ул. Ямская, д.15, кв. 10, паспорт №4545 4444выдан УВД России по Москве 03.06.2006г.

Согласен, чтобы гр. Петрова Ирина Михайловна доставила моего ребёнка на Мероприятие и обратно, и сопровождала его во время Мероприятия.

Город Москва,

06.05.2017г.(дата заполнения)

__________________________________ подпись

Иванова Мария Петровна расшифровка подписи

Я, Петрова Ирина Михайловна, паспорт №4545 4444выдан УВД России по Москве 03.06.2006г.беру на себя ответственность за сопровождение Ивановой Натальи Ивановны на время выпускного вечера, проводимого в период с 22час00мин 19 июня 2015г. до 06час00мин 20 июня 2015г. по адресу: : Москва, Саввинская наб., д. 12, стр.10Г, банкетный комплекс «S.H.E.L.K».
06.05.2017г. (дата заполнения)

__________________________________ подпись

Петрова Ирина Михайловна расшифровка подписи

Подписи удостоверяю _________________

Менеджер ООО «Золотые мечты»

Самохина Д.А.

Источник

Организация внеучебных мероприятий на уровне факультета или института

При организации мероприятия для обучающихся факультета или института достаточно локальных документов, регламентирующих проведение данного мероприятия:

указание по факультету или институту;
приказ по факультету или институту.

Пример приказа по факультету или институту

Организация внеучебных мероприятий на уровне университета и выше

При организации мероприятий, в которых задействованы обучающиеся разных факультетов и институтов, или мероприятий, в организации которых задействованы различные по подчиненности подразделения университета, необходимо создание документов по университету, регламентирующих проведение данного мероприятия.

Указание
Создается и выпускается в случае задействования обучающихся с различных факультетов или институтов, но для организации которого необходимо участие подразделений, подчиняющихся только проректору по образовательной и международной деятельности.
Указание по университету может выпускать проректор и ректор. Наиболее оптимальный срок выхода указания – за 7 дней до мероприятия, в случае однодневных мероприятий.
- Пример указания (doc, pdf)

Приказ о мероприятии
Создается и выпускается в случае участия в мероприятии обучающихся с разных факультетов или институтов и для организации которого необходимо участие различных по подчиненности подразделений.
Приказ содержит информацию о целях реализации мероприятия, о мерах по его организации, об ответственном за мероприятие, о степени и формате участия в подготовке мероприятия структурных подразделений.
Приказ является наиболее точным и основательным документом, регламентирующим с административной точки зрения проведение мероприятия.
По мере необходимости, к приказу и указанию могут быть прикреплены приложения. Наиболее оптимальный срок выхода приказа – 7 дней до мероприятия в случае однодневных мероприятий. Для мероприятий, организация которых регламентирована положением, выход приказа должен обеспечивать соответствие реализации мероприятия срокам, указанным в положении.
- Пример приказа о мероприятии программы развития деятельности студенческих объединений 2016 года (doc, pdf)
- Пример приказ о внеучебном мероприятии в формате (doc, pdf)

Часто встречающиеся приложения

Положение о мероприятии. Положение определяет цели, задачи, категории участников, содержание программы, порядок организации и проведения.

Пример положения о мероприятии (doc, pdf)

Программа. Программа определяет даты, время, место проведения мероприятия, наименование содержательных этапов, ответственных за реализацию этапов и контактные данные организаторов мероприятия.
Пример программы мероприятия

Сценарный план. Сценарный план содержит информацию о содержательных этапах официальных элементов мероприятия (открытие, закрытие и т.п.) и времени их реализации.
Пример сценарного плана

Сценарий. Сценарий содержит краткое изложение событий, совершающихся по ходу действия в официальной части мероприятия, это список исполнительных лиц с точным описанием их действий и указанием времени выхода на сцену, словами ведущих.
Пример сценария

Смета. Смета содержит информацию о размере и основных статьях расходов на организацию мероприятия, источниках финансирования проведения мероприятия.
Составляется сотрудником планово-финансового управления, подписывается начальником планово-финансового управления и утверждается проректором по образовательной и международной деятельности или ректором.
Смета составляется и утверждается параллельно с подписанием приказа. Возможны случаи, в которых смета составляется и утверждается после выхода приказа, но в этом случае срок составления и утверждения сметы обозначается в тексте приказа.
Пример сметы

План организационно-технических мероприятий. План содержит перечень организационно-технических мероприятий, сроки исполнения, информацию об ответственном исполнителе. В случае, когда ответственными исполнителями являются представители различных организаций, план подписывается руководителями организаций.
Пример плана организационно-технических мероприятий

Состав организационного комитета (исполнительной дирекции). Состав оргкомитета формируется в приложении к приказу о мероприятии в случае растянутой во времени подготовки мероприятия и значительного количества подготовительных мероприятий.
Пример оформления состава организационного комитета (исполнительной дирекции)

Список участников. Список участников представляется в приложении к приказу в случае мероприятий, в которых принимают участие команды, коллективы, студенческие объединения образовательной организации, а также в случаях, когда для проведения мероприятия необходимо точное определение участников мероприятия на этапе подготовки приказа.
Пример оформления списка участников

Общие элементы оформления внеучебных мероприятий

Служебные записки:
Организация пропуска посторонних в корпуса университета
Проход в корпуса университета возможен только при наличии удостоверения сотрудника или студенческого билета обучающегося Самарского университета. Для доступа в корпуса университета посторонних (граждан Российской Федерации) необходимо оформление разовых пропусков в бюро пропусков или служебных записок, составленных на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича и подписанных руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
Для доступа посторонних (граждан других государств) необходимо согласование мест и программы их пребывания на территории университета.
Пример служебной записки на пропуск посторонних в корпуса университета

Проведение мероприятий в аудиториях учебных корпусов

Для проведения мероприятия в учебных аудиториях основного аудиторного фонда необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с отделом планирования и организации учебного процесса (входит в состав управления обеспечения учебного процесса).

После согласования с отделом планирования и организации учебного процесса необходимо составление на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича с просьбой разрешить доступ в аудиторию и выдачу ключей ответственному сотруднику. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия. Далее на служебную записку ставится виза сотрудника учебного отдела и относится в приемную проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича (административный корпус (3а), кабинет № 219).

Пример служебной записки на проведение мероприятия в аудиториях учебных корпусов

Проведение мероприятий в аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями
Для проведения мероприятия в аудиториях, закрепленных за отдельными структурными подразделениями, необходимо согласовать номер аудитории, корпус, в котором располагается аудитория, и необходимое для проведения мероприятия время с руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за планирование занятости аудиторий.
После предварительного согласования на имя руководителя подразделения составляется служебная записка.
Пример служебной записки на проведение мероприятия аудиториях, закрепленных за структурными подразделениями

Звуковое и медиа оборудование
Основное звуковое и медиа оборудование университета закреплено за подразделениями проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича.
Для проведения мероприятия с использованием звукового и медиа оборудования необходимо составить служебную записку на имя проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича с указанием перечня необходимого оборудования, сроков его использования и контактов ответственного за использование на время проведения мероприятия сотрудника.
В случае необходимости, в служебной записке необходимо отразить потребность в присутствии для эксплуатации оборудования сотрудника управления информатизации и телекоммуникаций.
Служебная записка подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и относится в приемную проректора по цифровой трансформации Пашкова Дмитрия Евгеньевича (административный корпус, кабинет № 203). После согласования проректором необходимо уточнить у начальника управления информатизации и телекоммуникаций Еленева Дмитрия Валерьевича (корпус 15, кабинет № 413), кто из сотрудников его управления может выдать оборудование на данное мероприятие. Для вноса и выноса оборудования из корпусов необходимо оформление материального пропуска.
Пример служебной записки на звуковое и медиа оборудование

Иное оборудование (столы, стулья и т.п.)
Для консультации о возможности получения иного оборудования (столов, стульев и прочего) необходимо обратиться в управление внеучебной работы (южный кампус: корпус № 3, аудитория 317; северный кампус: аудитория 206, корпус мехмата) для уточнения перечня необходимого оборудования и подразделений, в распоряжении которых есть необходимое оборудование.
Пример служебной записки на столы и стулья

Заявка на транспорт
Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования возможно оформление заявки в гараж административно-хозяйственной части. Заявка подписывается руководителем подразделения или сотрудником, ответственным за организацию мероприятия.
Пример заявки на транспорт

Для организации транспортировки участников мероприятия и оборудования в нерабочее время, выходные и праздничные дни к заявке необходимо приложить служебную записку на выделение транспорта, согласованную ректором Самарского университета.
Пример служебной записки на транспорт в нерабочее время, выходные и праздничные дни

Представление на освобождение от занятий
В случае проведения внеучебных мероприятия на уровне университета и выше во время учебных занятий возможно оформление представления на освобождение от занятий без последующей отработки. Представление подписывается руководителем подразделения или сотрудником ответственным за организацию мероприятия и проректором по образовательной и международной деятельности.
Пример представления на освобождение от занятий
Для освобождения от занятий без последующей отработки в случаи проведения мероприятий на уровне факультета или института необходимо создание и выпуск указания деканом факультета или директором института.

Материальный пропуск
Для вноса и выноса оборудования и материального имущества из корпусов и с территории университета необходимо оформление материальных пропусков.
Пример оформления материального пропуска
В случае, когда оборудование и материальное имущество не имеет инвентарных номеров (т.к. не подлежит присвоению инвентарных номеров), то допускается оформление служебных записок на имя проректора по общим вопросам Ковалёва Михаила Анатольевича. Служебная записка подписывается руководителем или ответственным сотрудником подразделения, выступающего организатором мероприятия.
Пример оформления служебной записки на вынос оборудования
Пример оформления служебной записки на внос оборудования
Наиболее оптимальный срок подготовки служебных записок – за 5 рабочих дней, крайний срок подготовки служебных записок – 2 рабочих дня до мероприятия. Наиболее оптимальный способ работы со служебными записками – подавать их вместе с приказом о мероприятии, чтобы исключить дополнительные вопросы.

Благодарственные письма по итогам проведения мероприятия
По итогам мероприятия обучающиеся, сотрудники могут быть отмечены благодарственными письмами и грамотами. Список обучающихся и сотрудников для поощрения составляется сотрудником, ответственным за реализацию мероприятия. После составления изготавливаются благодарственные письма. Благодарственные письма подписывает декан факультета или директор института – в случае мероприятий уровня факультета или института, проректор по образовательной и международной деятельности – для внеучебных мероприятий университетского уровня и выше, а также другие проректоры в соответствии с приказом о распределении полномочий между членами ректората (10-О от 13.01.2017) и приказом о предоставлении права подписи членам ректората (1017-О от 23.11.2016).

Источник

Как собрать идеальную команду

На старте создания любого события сразу после формулировки идеи и понимания формата перед организатором встает вопрос, с кем он будет работать. По факту, от слаженности, профессионализма и адекватности собранной команды зависит успех любого ивента — от локального до глобального. Как собрать идеальную команду для организации мероприятия?

Принципы сбора команды одинаковы для любых событий, разница только в количестве и требуемых навыках ваших соратников. Например, у меня за последние полгода выкристаллизовалась команда, в составе которой мне комфортно и надежно работать, мы вместе провели уже несколько фестивалей «Путевое дело», конференцию «Суровый Питерский SMM», а сейчас начали готовить новую большую конференцию и кое-что еще.

Замечу отдельно, команда — это не только и не столько ваши подчиненные. Это специалисты в своих областях, собрав которых, как пазл, вы реализуете проект полностью, не рискуя сдохнуть от переутомления и гиперответственности на полдороге и не понимая за неделю до события, что профакаплено все, что можно.

Ключевая компетенция ваша, как организатора, продюсера, руководителя проекта, назовите как угодно, — собрать вокруг себя настоящих профессионалов. Когда за каждую зону в вашем коллективе отвечает мастер своего дела, вы можете максимально включиться в свои задачи, в том числе по общей координации, не проверяя ежесекундно всё подряд, от заказа полиграфии до времени выхода постов у инфопартнеров и не контролируя каждый шаг ваших коллег, доводя всех (и себя) до паранойи и нервного срыва.

Главное, что нужно помнить — сначала вы собираете команду, а потом уже начинаете делать ваше событие. Нет ничего хуже и непрофессиональнее, чем заявить сроки, арендовать зал, а потом начинать судорожно искать тех самородков, которые будут с вами реализовывать проект. На словах это все кажется естественным и очевидным, но в то же время я постоянно вижу людей, которые за 3-4 недели до проведения крупного мероприятия ищут, например, специалиста, который будет им вести рекламную кампанию.

Для того, чтобы понять, из каких элементов должна состоять ваша dream-team, есть простой алгоритм:

Составить mind-map или список того, из чего будет состоять ваше мероприятие и что входит в его подготовку. Примерно так (это самая первая, неполная «рыба», которая потом трансформировалась в паука с миллионом ног, не влезающего в экран):
Понять, какие специалисты вам нужны для решения вопросов по областям. Если у вас планируется маркет – то в команде нужен кто-то, кто будет заниматься всеми вопросами, связанными с поиском продавцов, договоренностями с ними, сбором предоплат, оборудованием мест и т.д. Если у вас планируется трансляция – то вам нужно найти команду операторов, которые уже делали мероприятия подобного формата и могут предоставить рекомендации, разбираются в оборудовании, подготовке и проведении трансляции, могут взаимодействовать с разработчиками вашего сайта и техническим персоналом площадки. Если вы пошли дальше, чем создание под мероприятие типовой страницы на TimePad или Runet-ID – то вам нужны дизайнер, верстальщик и программист, которые смогут продуктивно взаимодействовать в реализации поставленной вами задачи и сделать в соответствии с вашими требованиями работающий, быстрый и качественный лендинг для вашего мероприятия. И так далее.
Составить список нужных вам членов команды. Настоятельно советую избегать работы с друзьями только потому, что они хорошие люди. Так можно и событие зафакапить, и друга потерять. В процессе работы над проектами члены команды имеют все шансы стать вашими друзьями и верными соратниками, но на старте они должны быть просто профи. Учить в процессе подготовки мероприятия можно только ассистентов, не несущих ответственности за ключевые задачи.

Что касается меня, я работаю только с профессионалами. С большой долей вероятности их работа будет стоить вам выше среднего по рынку. Но, как известно, “кроилово ведет к попадалову” или, иными словами, наняв за три копейки дизайнера, мастера по трафику без нормального опыта работы и арендовав неотремонтированный зал (зато дешево!) вы рискуете в итоге обнаружить, что сайт корявый, медленный и не адаптированный под мобильники, реклама ужасная и продаж крайне мало, а в коридоре перед залом вовсю идет ремонт, поэтому везде строительная пыль и перфораторы. Не экономьте на качестве, пожалуйста, это всегда очень бросается в глаза.

Варианты для поиска специалистов под конкретные задачи:

Среди друзей;
В профессиональных сообществах, на специализированных форумах и биржах;
Просить о рекомендациях организаторов мероприятий, чьи результаты и качество работы вам нравятся.

До начала работы четко обрисовываете потенциальному члену команды его обязанности, компетенции, ответственность. При необходимости заключаете договор. Не нужно стесняться и откладывать обсуждение мелочей и самых незначительных нюансов, также не стоит относиться к взаимодействию с незнакомым специалистом в духе «напьемся — разберемся» — тут вы сильно рискуете.

Еще важный момент, обязательно ищите реальные отзывы о работе нанимаемого вами человека. Понятно, что сам он будет о себе рассказывать только хорошее, или на словах фотошопить плохое, или даже заморочится и наделает фейковых отзывов, технически это несложно. Ищите реальных людей, с которыми он сотрудничал, лучше лично знакомых вам, и старайтесь получить отзыв о его работе из первых рук. Плюс никто не отменял поиск в интернете, иногда можно найти много удивительного.

Следующий шаг — вы составляете в привычном органайзере список задач и сроков их выполнения. Можно использовать Trello, Google Docs, листы формата А4 и прочее, лишь бы вам было удобно этим пользоваться. Подробно распланировав процесс подготовки и реализации, вы всегда сможете увидеть и проконтролировать, все ли выполнено в срок и в нужном объеме. У каждого члена команды должен быть список задач, дедлайнов, контакты всех, кто может быть ему нужен в процессе.

Как показывает практика, далеко не всегда идеальная команда собирается с первого раза. Вы вместе должны пройти проверку трудностями, недопониманием, стрессами и конфликтами. Вы должны научиться слышать друг друга и договариваться. Не прогибаться, не таить обиду и недовольство, не делать гадости за спиной, а уметь признать свою неправоту или, наоборот, отстоять свою точку зрения. Команда кристаллизуется от раза к разу, уходят слабые звенья, остаются самые лучшие.

Если вы честно, качественно, с огнем и душой делаете свое дело, то люди сами будут хотеть попасть в вашу dream-team и, попав, в ней остаться.

Отсюда следует следующий очень важный момент — не нужно раздувать команду. Одно дело, когда у вас уже зачем-то есть много подчиненных и их всех надо чем-то занять. Тогда вы можете равномерно размазать на 15 человек то, с чем легко справляются 5. Но если вы, как я, собираете команду под конкретный проект, то стоит руководствоваться правилом «лучше меньше, да лучше». У вас есть возможность собрать людей, обладающих высоким КПД, не отказывайте себе в удовольствии работать именно с ними. Конференцию «Суровый Питерский SMM» делала команда с ядром из двух человек, плюс приглашенные под конкретные задачи программист, дизайнер, мастера видеотрансляции, команда волонтеров. Я знаю небольшие конференции, которые делают команды из 15 и больше человек, хоть расстреляйте, я не понимаю, чем они там все заняты.

И последнее, на чем я хочу заострить внимание – это пунктуальность. Делать всё качественно и вовремя — ключевая обязанность ваша, как организатора, и собранной вами команды. Вы имеете полное право требовать выполнения поставленных задач в строго оговоренные сроки, и можете сразу предупреждать всех подрядчиков, что у вас есть такая мания. Разовый срыв сроков исполнителем еще можно простить, но это порождает напряжение. Если же непунктуальность входит в систему, то вы имеете полное право поменять исполнителя, причем не забудьте подробно объяснить, почему вы это сделали.

Автор: Наталия Франкель

Читайте другие материалы блога

Взаимодействие между сотрудниками

Инструменты работы команды организатора мероприятий

Как работать с волонтерами

Источник

Создание табличек с именами участников конференции

Exсel не является для меня основной рабочей программой. Но помощник из него просто замечательный. Сейчас я расскажу вам, какую неоценимую помощь может оказать Exсel при создании табличек с именами участников конференции.

Вот такие! А в развёрнутом виде страница будет выглядеть так:

Размеры разумеется в миллиметрах.

По окончании урока вы сможете:

Разбить текст в Exсel по столбцам
Вставить таблицу в Word с нужными размерами для определения линий сгиба
Организовать слияние таблицы и документа
Отформатировать вставленные поля слияния в документе
Расположить текст в таблице с обеих сторон
Организовать печать всех табличек

Целей много, поэтому приступим. Прежде всего скачайте документ тут. Документ называется «Список участников конференции ». В этом документе я привела перечень персонажей романа Л.Н. Толстого «Война и мир». Предположим, что эти персонажи – участники конференции «За мир во всём мире».

Как правило, перечень участников конференции даётся в табличном виде в документе Word. И девочки-менеджеры начинают вручную делать страницы по количеству участников, на каждой страничке – табличку, а потом копипастят каждую фамилию. Хорошо, если участников 10, а если 150?!!! А ведь ещё фамилии бывают разной длины. Что прикажете делать с Константином Константиновичем? Ведь ни в одну строчку не влезет. Значит нам надо предусмотреть строчку на фамилию, строчку на имя, строчку на отчество, плюс строчку под звание или титул. Следовательно встала задача: поместить каждое слово в ФИО в отдельной ячейке таблицы. Вот тут нам поможет Exсel.

Шаг 1. Открываем файл «Список участников конференции» и выделяем всю таблицу

Способ 1. Курсор подводим к левому верхнему углу таблицы → щёлкаем ЛМ по появившемуся квадратику:

Способ 2. Подводим курсор к сверху левого столбца → нажимаем ЛМ (курсор превратился в жирную стрелку, глядящую вниз) → не отпуская ЛМ, проводим слева направо вдоль всех столбцов таблицы:

Шаг 2. Копируем таблицу

Способ 1. Не снимая выделения, щёлкаем ПМ → из контекстного меню выбираем команду Копировать:

Способ 2. Не снимая выделения, щелкаем ЛМ по команде Копировать (лента Главная → группа команд Буфер обмена → Команда копировать):

Кстати, вы обратили внимание, что как только мы выделили таблицу, то появились две новые ленты Конструктор и Макет, объединённые общим заголовком Работа с таблицами?

Шаг 3. Открываем программу Exсel. Здесь ваша полная воля:

Выбор приложение Exсel из главного меню
Запуск ярлыка с рабочего стола (если вы установили этот ярлык)
Запуск программы с начального стола:

Выберите нужное приложение из главного меню → щёлкние ПМ → выберите команду Закрепить на начальном экране. В результате на начальном экране у вас появится большая иконка выбранной программы.

Совет

Последовательно наберите на начальном экране те программы, с которыми вы работаете наиболее часто.

Перетасуйте в нужном вам порядке (попросту перетащите иконки) – и вы получите дополнительную экономию времени. Это очень актуально, если вы работаете с большим количеством программ одновременно

Возвращаемся к нашему списку участников конференции.

Шаг 4. Выделяем ячейку А2 (подводим курсор к ячейке →курсор превращает в белый толстый крест → щёлкаем ЛМ):

Адрес ячейки определяется номером столбца (буква «А») и номером строки (цифра «2»). Красным прямоугольником я выделила адресную строку.А почему выделяем ячейку на второй строке ‒ поймём чуть позже.

Шаг 5. Вставляем из буфера обмена таблицу:

Ничего страшного, что таблица некрасивая. Сейчас перед нами стоит задача: разделить ФИО по ячейкам.

Шаг 6. Вставляем два столбца:

Подводим курсор к названию столбца «С» → курсор превращается в чёрную жирную стрелку, которая смотрит вниз → щёлкаем ЛМ. В результате выделяется весь столбец
Лента Главная → группа команд Ячейки → команда Вставить →два раза щёлкнуть ЛМ по команде Вставить):

Результат:

Обратите внимание на два обстоятельства:

Новые столбцы добвавляются всегда слева от выделенного стоблца
На вставленных столбцах появляется кнопка с кисточкой форматирования. При нажатии на эту кнопку ЛМ, вам предлагается выбрать формат вставленных столбцов: как слева или как справа)

Совет

Не пренебрегайте такими подсказками – это поможет сэкономить вам много рабочего времени, а следовательно повысить производительность труда.

Шаг 7. Распределяем текст по столбцам

Выделяем столбец «В» (подводим курсор к названию столбца «В» → курсор превращается в чёрную жирную стрелку, которая смотрит вниз → щёлкаем ЛМ)
Вызываем диалоговое окно «Мастер распределения текста по столбцам» (лента Данные → группа команд Работа с данными → команда Текст по столбцам):

Шаг 8. Работаем с диалоговым окном «Мастер распределения теста по столбцам». Работа с ним не простая, а очень простая и заключена в выполнении 3-х шагов. Надо только внимательно читать информацию на этом окне.

Шаг Мастера 1 из 3:

Выбираем формат данных с разделителями, что уже было сделано за нас разработчиками Excel и нажимаем кнопку Далее.

Шаг Мастера 2 из 3:

Выбираем символом-разделителем «пробел» и выбираем режим «Считать последовательные разделители одним». Ведь может случиться так, что между словами окажутся два пробела, и тогда появиться дополнительная пустая ячейка, а нам этого совсем не надо. Я быстро сделала пример, где специально поставила два пробела между фамилией Багговут и именем Карл:

Результат неприятный. Но я отвлеклась.

Шаг Мастера 3 из 3:

Нам осталось только нажать на кнопку Готово и увидеть окно:

Вывод: если в этих столбцах есть данные, то они заменяться на текст, распределённый по столбцам. Я надеюсь, теперь понятно, для чего мы делали два дополнительных столбца? Для того, чтобы информация с титулами и званиями не была бы заменена именами и отчествами.

Понять и запомнить!

При распределении текста по столбцам имеющаяся информация в соседних столбцах будет заменена распределённым текстом.

Нажимаем ОК и любуемся результатом:

Шаг 9. Даём каждому столбцу своё имя, выдумывать ничего не будем, так и назовём Фамилия, Имя, Отчество, Титул, звание (щёлкаем по соответствующей ячейке и набираем слово с клавиатуры):

Вообще-то абсолютно неважно, как вы назовёте столбцы, главное, чтобы названия были различными.

Шаг 10. Сохраняем документ (Файл → команда Сохранить как → выбор места сохранения → имя таблицы → ЛМ по кнопке Сохранить):

2. Вставить таблицу в Word с нужными размерами для определения линий сгиба

Шаг 1. Открываем документ Word любым известным вам способом.

Шаг 2. Устанавливаем альбомную ориентацию страницы (лента Разметка страницы → группа команд Параметры страницы → команда Ориентация → команда Альбомная):

Шаг 3. Вызываем диалоговое окно Параметры страницы (лента Разметка старинцы → группа команд Параметры страницы → команда Поля → в выпадающем меню команда Настраиваемые поля):

Появляется диалоговое окно Параметры страницы:

Шаг 4. Задаем границы печатного поля по 1 см

Сейчас вы можете задать границы печатного поля тремя способами:

Способ 1. Подводим крсор по очереди к кажодму полю, щёлкаем ЛМ, протягиванм мышкой по числовому данному и вводим цифру «1» с клавиатуры

Способ 2. По очереди щёлкаем ЛМ по кнопкам выбора числа, которые находятся слева от каждого поля

Способ 3. А вот этот способ самый хороший. О нём подробнее:

Введите цифру «1» с клавиатуры, нажмите клавишу Tab. Курсор перескочил в соседнее поле
Введите цифру «1» с клавиатуры, нажмите клавишу Tab. Курсор перескочил в соседнее поле
Введите цифру «1» с клавиатуры, нажмите клавишу Tab. Курсор перескочил в соседнее поле
Введите цифру «1» с клавиатуры
Нажмите ОК:

Совет

Используя клавишу Tab, вы можете перемещаться по всем полям любого диалогового окна.

А теперь задайте масштаб просмотра «Одна страница». Если вы установили у себя мою Панель быстрого доступа (Урок 18 Панель быстрого доступа и Урок 19 Команды на Панели быстрого доступа), то вам достаточно нажать кнопочку «Одна страница»:

Если вы не установили мою Панель быстрого доступа, то вам придётся пройти длинный путь (лента Вид → группа команд Масштаб → кнопка Одна страница):

Совет

Учитесь работать с Панелью быстрого доступа, она помогает увеличить производительность труда.

Шаг 5. Вставляем таблицу, которая состоит из одной строчки и 4 столбиков (лента Вставка → группа команд Таблицы → в выпадающем меню выбрать протягиванием ЛМ 1 строчку и 4 столбца):

Получили такую картину:

Теперь надо задать таблице выравнивание точно по центру страницы и спокойно выставить размеры столбцов.

Шаг 6. Выравниванием таблицу по центру страницы (щёлкаем ЛМ по квадратику слева вверху таблицы → лента Макет → группа команд Таблицы → команда Свойства → в открывшемся диалоговом окне Свойства таблицы щёлкаем по иконке «по центру» → ОК):

Шаг 7. Устанавливаем точные значения ширины столбцов таблицы:

Выделяем первый столбец (подводим курсор к верху первого столбца, пока курсор не превратится в чёрную жирную стрелку, глядящую вниз)
Устанавливаем ширину столбца 3 см (лента Макет → группа команд Размер ячейки → поле Ширина столбца). здесь уже придётся вставлять значения вручную – клавиша Tab не поможет. Почему кстати 3 см? Да потому что прибавляется размер границы печатного поля:
Выделяем второй и третий столбцы (подводим курсор к верху второго столбца, пока курсор не превратится в чёрную жирную стрелку, глядящую вниз, и протаскиваем до третьего столбца)
Устанавливаем ширину столбца 10 см (лента Макет → группа команд Размер ячейки → поле Ширина столбца):
Выделяем четвёртый столбец (подводим курсор к верху первого столбца, пока курсор не превратится в чёрную жирную стрелку, глядящую вниз)
Устанавливаем ширину столбца 3 см (лента Макет → группа команд Разиер ячейки → поле Ширина столбца):

Я надеюсь, вам стало понятно, почему мы выравнивали таблицу по центру страницы? Таблица меняла свои размеры исключительно относительно центра. Теперь мы твёрдо уверены, что центр таблицы и центр страницы совпадают.

Шаг 8. Устанавливаем высоту таблицы 18,4 см (выделяем таблицу → лента Макет → группа команд Размер ячейки → поле Высота строки таблицы):

Размер 18,4 см выбран для того, чтобы не оразовывалась новая странца.

3. Делаем слияние документа и таблицы

Итак, у нас есть заготовка таблички и есть список участников конференции. Осталось выполнить простую задачу: указать куда следует вставлять данные из таблицы Excel.

Шаг 1. Устанавливаем курсор во втором столбце. Просто щёлкаем ЛМ и переходим на ленту Рассылки. Обратите внимание, что на ленте активными являются только две команды: Начать слияние и Выбор получателей

Шаг 2. Выбираем список, который будет отображаться в нашей табличке. В нашем случае это файл «Список участников конференции» (лента Рассылки → группа команд Начало слияния → команда Выбрать получателей → команда Использовать существующий список):

Появляется рабочее окно «Выбор источника данных». Вы помните, где вы сохранили таблицу Excel с названием «список участников конференции»?

Я помню, где я сохранила свою таблицу:

Выбираем файл Excel «Список участников конференции» и нажимаем клавишу ОК. Появляется рабочее окно «Преобразование источника данных»:

Нажимаем ОК. Появляется рабочее окно «Выбор таблицы»:

Обратите внимание на нижнюю часть этого рабочего окна. Галочкой отмечен режим «Первая строка содержит заголовки столбцов». Вернитесь на шаг 9 первого раздела. Именно там мы давали названия столбцам. Нажимаем ОК.

А теперь обратите внимание на ленту Рассылки. Она сразу оживилась после наших манипуляций. Практически все команды стали активными.

Шаг 3. Отмечаем названия столбцов выбранной нами таблицы или, говоря правильно: вставляем поля слияния (лента Рассылки → группа команд Составление документа и вставка полей → команда Вставить поле слияние):

Вставить поле слияния
В диалоговом окне отетить поле Фамилия
Кнопка Вставить

Чтобы два раза не бегать, пройдитесь по всем полям (щелкайте по очереди каждое поле в диалоговом окне «Вставка поля слияния» и нажимайте кнопку Вставка:

Шаг 4. Разделяем поля слияния. После полей слияния «Фамилия» и «Имя» вводим сочетание клавиш Shift+Enter, а после после поля «Отчество» ‒ клавишу Enter с клавиатуры:

Понять и запомнить!

Сочетание клавиш Shift+Enter образует новую строчку, но не новый абзац (см. Урок…)

Вы обратили внимание, что поля слияния подсвечиваются серым цветом, стоим вам только щёлкнуть по ним? В Уроке 30 я дала такое определение поля:

Понять и запомнить!

Поле – это зарезервированный участок в документе, который отображает изменения определённого типа в документе.

В данном случае эти поля слияния означают, что на этом участке документа будет вставляться определённая информация, взятая из таблицы Excel. Давайте посмотрим, какие?

Шаг 5. Посмотрим результаты слияния (лента Рассылки → группа команд Просмотр результатов → команда Просмотреть результаты):

Вы можете пощёлкать по кнопкам перехода и убедиться, что мы создали для каждого участника конференции свою табличку.

А теперь приведём табличку в порядок.

4. Форматирование текста в таблице

Шаг 1. Повернём текст в ячейке на 90° по часовой стрелке (выделим текст → лента Макет → группа команд Выравнивание → кнопка Направление текста → щёлкаем ЛМ):

Шаг 2. Выравниваем текст по центру по правому краю (лента Макет → группа команд Выравнивание → кнопка Выравнять по центру по правому краю):

Вы обратили внимание, что кнопки выравнивания текста относительно ячейки тоже повернулись?

Шаг 3. Задаём интервал для абзаца Фамилия-Имя-Отчество». Для начала выделяем этот абзац (смотри Урок 2 Выделяем текстовую информацию) – тройной щелчок ЛМ по этому абзацу. Убедились, что сочетание клавиш Shift+Enter образует новую строчку, но никак не абзац? Интервал до абзаца пусть будет 30 пт, а интервал после абзаца 42 пт. На Панели Быстрого доступа я переключениями кнопок диапазона устанавливаю нужные мне интервалы:

Если вам не лениво, то можете перейти на ленту Главная → группа команд Абзац → кнопка группы → и уже в диалоговом окне Абзац установить нужные нам значения. Но очень хочется вам доказать, что работать с Панелью быстрого доступа выгодно и удобно.

Шаг 4. Увеличиваем шрифт абзаца (ещё раз выделяем абзац тройным щелчком ЛМ → появляется плавающая панель. Выбираем размер шрифта 36 пт и назначаем ему полужирное начертание:

Видите ‒ и не надо уходить на ленту Главная в группу команд Шрифт. Именно из таких мелочей складывается мой стиль работы. Если я могу уменьшить количество нужных действий с трёх до двух – замечательно! А если вместо 5 действий получаю результат одним движением руки – можете представить, как увеличивается производительность труда при меньших трудозатратах!

Шаг 5. Теперь займемся титулом. Выделяем слово «Генерал» уже двумя щелчками ЛМ → появляется плавающая панель, в которой мы выбираем размер шрифта 24 пт:

5. Размещаем текст в зеркальном отражении в соседнюю ячейку

Шаг 1. Переходим в соседнюю ячейку (щелчок ЛМ в соседней ячейке).

Шаг 2. Меняем направление текста и выравниваем его по центру по левому краю:

Шаг 3. Копируем текст, переходим в соседнюю ячейку (просто щёлкаем ЛМ) и вставляем текст в соседнюю ячейку.

Обратите внимание, как надо выделять текст. Символ конца ячейки не входит в область выделения. Если вы выделите полностью ячейку, то при копировании вы скопируете именно ячейку со всеми атрибутами. И при вставке из буфера обмена вы вставите именно ячейку. Так что при выделении текста будьте внимательны – выделяйте только текст:

Ура! Получилось!

Шаг 4. Посмотрите все записи (лента Рассылки → группа команд Просмотр результатов → кнопка просмотров записей):

6. Печать и сохранение документа с полями слияния

Шаг 1. Можно посылать на печать (лента Рассылки → группа команд Завершить → кнопка Найти и объединить → из выпадающего меню команда Печать документов):

Сохраните этот файл, объединяющий документ и таблицу. Но при открытии этого файла будет выходить окно:

Понять и запомнить!

Операция Слияние объединяет два файла: документ Word и таблицу Excel. Удаление таблицы Excel приведёт к потере данных, которые использовались в документе Word.

Шаг 2. А что делать, если нам надо передать файл с замечательно сделанным слиянием в другой отдел, в типографию? Выхода два:

Передать оба файла: и документ и таблицу
Объединить документы (лента Рассылки → группа команд Завершить → кнопка Найти и объединить → из выпадающего меню команда Изменить отдельные документы):

Появится диалоговое окно «Составные новые документы»:

Оставляем отметочку «все» и нажимаем ОК. Любуемся результатом:

Я специально уменьшила масштаб и расположила по две страницы, чтобы вы увидели результат. Теперь вы можете сохранить этот документ, в котором число страниц равно числу участников конференции «За мир во всём мире!». По умолчанию документ называется «Письма..», но я советую всегда давать своё уникальное, а главное понятное имя файлу. И вот этот файл уже абсолютно независим от таблицы Excel. Теперь можно передавать этот файл куда угодно!

Теперь вы сможете:

Разбить текст в Exсel по столбцам
Вставить таблицу в Word с нужными размерами для определения линий сгиба
Организовать слияние таблицы и документа
Отформатировать вставленные поля слияния в документе
Расположить текст в таблице с обеих сторон
Организовать печать всех табличек

Заключение. Статья получилась очень большой. И на первый взгляд сложной. Но вспомните: по ходу действия мы узнали много интересного:

Способы выделения талицы в Word
Организация начального экрана
Определение адреса в таблице Excel
работа с клавишей Tab в диалоговых окнах
Создание новой строчки в абзаце сочетанием клавиш Shift+Enter
Работа с плавающей панелью
И много другого.

Изготовление таких табличек занимает у меня от 5 до 10 минут не зависимо от количества участников, вот принтер будет печатать 20 минут.

Вообще-то возможность рассылки придумана для того, чтобы рассылать одинаковые письма по различным адресам. Но это, я думаю, вы уже поняли. Но я использую Слияние и при изготовлении табличек, и при создании поздравительных писем, и при выгрузке экзаменационных билетов из таблицы Excel в документ Word.

Источник