Как составить список всех делать

Коучи советуют составлять списки, чтобы сохранять продуктивность и достигать целей. При этом недостаточно просто выписать в столбик предстоящие встречи и занятия. Рассказываем, как правильно составить список, который поможет стать эффективнее.

Не пишите лишнего

На первый взгляд это просто: запишите все, что вам нужно сделать. «Я не люблю списки дел, потому что они становятся настолько ошеломляющими, что пугают и вы не хотите на них смотреть», — говорит Джулия Моргенстерн, эксперт по организации и продуктивности и автор книги «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью». Чтобы создать эффективный список, она советует упоминать лишь то, над чем вы действительно готовы работать. Не упоминайте в нем случайные и неважные задачи, а также заведомо невыполнимые, которым пока не хотите уделять время. Например, не стоит ставить цель сделать генеральную уборку в расписании активного рабочего дня, переполненного встречами.

Контролируйте выполнение

Перечислите максимум десять заданий на день. Их может быть три, шесть или даже одно. Важно выделить основное дело, которое будет приоритетным: его нужно выполнить в любом случае, остальные — второстепенные, но порядок не важен. Представьте, а по необходимости — запишите, сколько времени занимает выполнение каждого пункта. Необязательно начинать утро с главной задачи. Рой Баумейстер, профессор психологии в Университете Квинсленда и соавтор книги «Сила воли: переоткрытие величайшей человеческой силы», советует начать с нескольких простых дел, чтобы убрать их из списка и почувствовать удовлетворение от поставленной галочки и прогресса.

Разбивайте задачи на подзадачи

«Сделать ремонт на кухне» — звучит сложно, даже если это план на три месяца. Мозгу трудно сориентироваться в задаче, и вы лишаете его подпитки радостью выполненного дела, которое может растянуться надолго. Попробуйте выписать подпункты для глобальных целей. Например: продать старую мебель, сделать замеры, выбрать и купить плитку, посмотреть варианты цветовых решений. Так у вас будут небольшие посильные задачи на каждый день, выполнение которых планомерно приведет к намеченной цели.

Интегрируйте дела в календарь

Полезно повесить основной список на видном месте, чтобы фиксировать в нем каждую новую задачу. Но лучше не просто фиксировать дела в блокноте, а делать это в ежедневнике с указанием даты и дня недели. Так вы сможете систематизировать информацию и примерно представить загруженность и перспективы. Таким образом, список превращается в план действий, особенно если для каждой задачи вы выделяете конкретный временной промежуток.

Назначайте дедлайн

Четкие сроки мотивируют быстрее и внимательнее работать над задачей. На работе они связаны с окончанием проекта, днем презентации или важной встречи, а личные дела часто остаются без временной привязки. И если получить визу необходимо строго перед поездкой в отпуск, то изучение иностранного языка может растянуться на годы, если не уделять цели достаточно времени. Попробуйте установить крайнюю дату выполнения задачи, независимо от того, насколько это принципиально. Не исключено, что иногда придется отодвигать сроки, но лучше этим не увлекаться. В таком случае пригодятся менеджеры задач — программы с функцией напоминания об оставшемся времени.

Разбивайте задачи на группы

Классифицируйте каждое задание по цели, например, «семья», «друзья», «работа», «саморазвитие». Так вы сможете отследить, каким сферам жизни не хватает внимания, а на какие вы тратите слишком много времени. Лучше уделять время блокам поочередно, а не переключаться с рабочих задач на занятия с детьми и обратно, это снижает вовлеченность и эффективность.

Составьте список ненужных дел

Если вам часто не хватает времени на выполнение важных задач, попробуйте работать от обратного: запишите занятия, которые не приносят пользы. Это помогает отследить, куда уходят минуты и часы, распределить ресурсы и переосмыслить процессы. Например, стоит потратить немного времени на автоматизацию повторяющихся задач, в том числе с помощью программ и приложений. Быть может, вы тратите много времени на поиск рецептов к ужину, и будет удобнее подписаться на кулинарный блог с ежедневно обновляемой подборкой. Создание антисписка — хорошая психологическая разгрузка, позволяющая определить, что именно отвлекает ваше внимание и крадет время. Его необязательно обновлять еженедельно: достаточно уделить ненужным задачам несколько минут в месяц.

Боритесь с прокрастинацией

Отвлечься от дел легко, особенно если вы работаете в интернете и к тому же из дома. Лишняя случайная вкладка в браузере — и вот уже вместо статистики для отчета вы изучаете статью о путешествиях и пересылаете коллегам злободневные мемы. Прокрастинация — распространенное явление. Иногда полезно сделать перерыв и отдохнуть от напряженной работы, но важно вернуться к делам, не потеряв много времени. Понаблюдайте за собой (поможет ведение дневника) и оцените, как часто вы отвлекаетесь и на что. Осознание происходящего поможет выработать способы борьбы с проблемой.

Попробуйте «технику помидора»

Метод придумал Франческо Чирилло в начале 90-х годов, а название появилось из-за таймера в виде помидора, которым он пользовался. Основная задача — разделить все дела на 25-минутные интервалы, в которые проще всего полностью погрузиться в работу. Это удобно, если вы не можете заранее оценить, сколько времени займет та или иная задача, и при этом переживаете, что упускаете другие важные вопросы. 25 минут — небольшой срок, сообщения в мессенджере могут подождать. После каждого рабочего интервала следует делать перерыв на пять минут. Через четыре «помидора» автор методики советует делать паузу 20-30 минут.

Награждайте себя за достижения

Придумайте поощрение в зависимости от сложности задачи или закрытого блока из нескольких дел. Чувство завершения — хорошая награда, поэтому для простых ежедневных заданий будет достаточно галочки в списке, мотивирующей двигаться дальше. Например, если вы всю неделю придерживались правильного питания, то можно в воскресенье съесть любимый десерт в качестве бонуса. Завершение крупных проектов требует соответствующей награды: пусть это будет долгожданная покупка, развлекательная поездка или отпуск. Система поощрений создает мощную мотивацию, которая поможет не бросать дела и двигаться к цели.

Если вы испытываете негативные эмоции, ваша мотивация может пойти на спад. Страх, тревога, печаль влияют на нашу продуктивность и творческие способности. Они заставляют нас мыслить ограниченно и ослабляют нашу память, способность к планированию и принятию решений. Кроме того, стресс не помогает лучше работать. Благодаря исследованиям Тереза Эмебайл и Стивен Крамер также доказали, что страдания не помогают добиться лучшего результата.

Эмебайл и Крамер проанализировали дневники, в которых около 12 000 сотрудников записывали о своём прогрессе и регрессе в работе. Эти работники также описали, какие эмоции они испытывали в ходе эксперимента. Учёные соотнесли уровни их счастья или фрустрации с данными о прогрессе и регрессе. Результаты заставили их задуматься.

Оказалось, негативное влияние регресса на то, что происходит в вашем внутреннем мире, действует на мотивацию в три раза сильнее, чем позитивная сила прогресса. Вероятно, из собственного жизненного опыта вы знаете, что плохие события запоминаются гораздо легче и удерживаются в голове дольше, чем радостные.

Почему так происходит? Это естественный механизм, сформировавшийся у человека в ходе эволюции. Мы по-прежнему сканируем окружающую действительность на наличие угрозы, что было необходимо для защиты. В связи с этим наш мозг хорошо работает в ситуациях кратковременного стресса.

Что же касается долговременного стресса, то он негативно сказывается на мозге, снижает умственные способности и ухудшает когнитивные функции. Это влияет на скорость обработки информации, память, внимание, способность усваивать языки и выполнять математические операции. В то же время начинает сильнее работать негативное эмоциональное подкрепление, мы становимся подвержены страху.

Доктор Эми Эрнстен, профессор нейробиологии в Йельском университете, назвала это «перенастройкой мозга с медленной осмысленной регуляции на неустойчивые эмоциональные реакции». Другими словами, из разумных существ мы превращаемся в беспокойных кошек, гоняющихся за огоньком лазерной указки. Вы не можете сосредоточиться на задании, которое необходимо выполнить. Вы легко отвлекаетесь на малейшие раздражители, а беспокойство мешает сосредоточиться.

Стресс, который мы испытываем из-за концентрации на неудачах и постоянного давления извне, убивает в нас продуктивность, творческое начало и возможность принимать здравые решения. И только осознание того, что происходит с нашими эмоциями, что воздействует на нашу мотивацию, может помочь выйти из этого порочного круга.

Если ваш день прошёл удачно, вы ощутите всплеск мотивации. Но как насчёт не самых удачных дней? Как не попасть в порочный круг, в который нас загоняют негативные эмоции? Неудачи и препятствия демотивируют и лишают энергии даже самых уверенных в себе людей. Особенно если они не получают никакой позитивной обратной связи.

Если вы ложитесь спать с негативными мыслями, вероятно, проснётесь вы с ними же. Так вы загоните себя в тупик. Чтобы этого избежать, выделите время и сосредоточьтесь на позитивном. В итоге вы станете более мотивированным, готовым работать продуктивно и справляться со всеми сложностями.

Выделите время на то, чтобы проанализировать свои неудачи

Негативные эмоции действуют на нас разрушительно, но это не значит, что мы должны всеми силами избегать плохих мыслей и не задаваться вопросом, что пошло не так. Размышляйте о своих ошибках и неудачах, не забывая при этом о своём прогрессе.

Ошибки — это следствия неправильных решений, которые вы бы изменили, будь у вас второй шанс. Кроме того, бывают ситуации, когда верные решения и конструктивные действия приводят к разочаровывающим результатам. В таких случаях, если бы вам дали второй шанс, вы бы, скорее всего, поступили также. Но наш мозг всё равно оценивает подобные неудачи как ошибки.

Если вы потерпели неудачу, дайте себе передышку, чтобы справиться со стрессом, а затем сосредоточьтесь на позитивном.

Создайте позитивное подкрепление

Вы можете извлечь пользу из своих неудач, изменив своё отношение к ним. Так вы создадите эффективное позитивное подкрепление.

Отдайте должное негативным событиям, которые происходят с вами. Отдайте должное своим ошибкам, потому что они помогают вам учиться и двигаться вперёд. Проанализировав их причину, в будущем вы сможете добиться лучших результатов.

Будьте благодарны за то, что происходит в вашей жизни. Вы можете каждый день записывать слова благодарности. Это помогает чувствовать себя счастливее, расти как личность и справляться с жизненными невзгодами.

Исследование, проведённое психологом Мартином Селигманом, показало: те, кто ежедневно в течение недели записывал по три хороших момента, которые произошли с ними за день, чувствовали себя более счастливыми и испытывали меньше негативных эмоций даже через месяц после окончания эксперимента. А через полгода самыми счастливыми оказались те, кто продолжил использовать этот метод.

Создавая позитивное подкрепление, вы также развиваете в себе терпение и стрессоустойчивость. Используя списки сделанного, вы всегда можете заглянуть в прошлое и убедиться, что у вас были и дни похуже, которые вы, впрочем, успешно пережили. А воспоминания об удачных днях дадут вам вдохновение и силы.

Если вы переносите неудачи из сегодняшнего дня в следующий, вы затягиваете себя в трясину непродуктивности. Поэтому в конце дня убедитесь в том, что не считаете его потраченным зря. Выделите время на то, чтобы поблагодарить себя за выученные уроки, которые помогут достичь большего.

Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; как спланировать свои ежедневные дела, чтоб вести их более эффективно и жить полноценно.

После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.

Как составить список дел и эффективно ему следовать

Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?

1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.

2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно.  Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.

3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.

4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам режима дня. Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.

5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, зарядка. Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.

Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.

Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в книгах Брайана Трейси и Дэвида Аллена собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.

6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:

• Список должен быть на виду, в таком случае вы точно ничего не забудете. Лучше записывать задания на день цветным карандашом, например, красным, а не обычным или ручкой. Восприимчивость человеческого мозга к ярким цветам выше, следовательно, такой список будет лучше привлекать внимание.
• Не ставьте в свой список больше 7 приоритетных пунктов на один день. У вас просто не хватит времени, чтоб сделать все. И что еще хуже – вы начнете волноваться, что не успеваете справиться со всем, и разочаруетесь в своей способности вести список дел.
• Многие люди, особенно творческих профессий, и домохозяйки, воспитывающие детей, страдают рассеянностью, могут отвлекаться от основного занятия. Для них рекомендуют дублировать список дел и размещать его в нескольких местах – возле компьютера, на двери холодильника.
• Даже если предыдущие попытки вести список дел не увенчались успехом, попробуйте его вести хотя бы несколько дней. Это позволит избежать лишнего стресса и ничего не забыть. Кроме того, вы убедитесь, что составление не сложно, главное – записывать свои дела систематично и использовать при этом приведенные выше рекомендации.
• Некоторые тренеры утверждают, что следуя списку дел, человек повышает свою эффективность и производительность. Также если вы не выполните что-то из запланированного это будет служить укором и мотивировать на действие в будущем.
• Следуя требованиям объективности и справедливости, отметим, что есть мнение, согласно которому постоянное использование списков дел может привести к некоторой атрофированности функции запоминания. Это чревато тем, что человек, отправившийся в магазин и при этом оставивший список покупок дома, может многое из него забыть купить. Чтоб такого не происходило, рекомендуем пройти тренинг по развитию памяти, а также тренировать память и другие способности человеческого мозга.

Полезные инструменты планирования

Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:

Remember The Milk

Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.

Wunderlist

Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.

Any Do

Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.

Отзывы и комментарии

Если эта статья вам помогла, вы хотите поблагодарить авторов, высказать несогласие с описанными методами и приёмами или просто поделиться своими соображениями, оставьте комментарий ниже.

Была ли эта статья полезной?