Как составить сзв к в пфр

Правила заполнения формы «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования» (СЗВ-К)

31. Документ представляется страхователем или застрахованным лицом в территориальный орган ПФР в целях проведения конвертации пенсионных прав застрахованных лиц.

Документ заполняется страхователем на основании трудовой книжки и других документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа. При этом первой записью о периодах трудовой или иной общественно полезной деятельности является запись о первом периоде, второй записью является запись о втором периоде и так далее. Сведения представляются за период до 01.01.2002.

32. Перечень реквизитов и правила их заполнения:

Организации и ИП сдают отчётность в Пенсионный фонд России. Компании представляют сведения персонифицированного учёта работников, отправляя различные отчёты. ПФР может запросить у работодателей информацию о трудовой деятельности, которую сотрудник совершал до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Тогда страхователь составляет документ по форме СЗВ-К.

В статье рассмотрим, что из себя представляет отчёт СЗВ-К, как заполнить и сдать документ в 2022 году.

СЗВ-К: что это и кто сдаёт

Система обязательного медицинского страхования (ОМС) запущена в 2002 году. Она содержит информацию об уплаченных страховых взносах и трудовом стаже каждого физлица.

Работодатель заполняет бланк СЗВ-К. В нём указывают сведения о трудовом стаже до регистрации в системе ОМС. Отправить такую отчётность следует в ПФР.

СЗВ-К для Крыма

Организации и предприниматели, ведущие деятельность на территории Республики Крым или г.Севастополя должны были до 31 декабря 2021 года подать сведения по форме СЗВ-К на работающих у них граждан РФ, которые по состоянию на 18 марта 2014 года постоянно проживали на указанных территориях (ч.1 ст.1, ч.1 ст. 6.1 Закона от 21 июля 2014 года № 208-ФЗ). Такую же форму должны были сдать ИП, работающие на указанных территориях, в отношении себя (ч. 2 ст. 6.1 208-ФЗ).

Форма СЗВ-К в 2022 году

Актуальная форма СЗВ-К применяется с 11 февраля 2020 года. Её разработал Пенсионный фонд России. Документ утверждён Постановлением Правления ПФ РФ от 27 сентября 2019 года № 485п.

Скачать форму СЗВ-К 2022

Скачать пример заполнения формы СЗВ-К

Как сдать СЗВ-К в Пенсионный фонд

Законодательством разрешено заполнять данную отчётность на бумаге или в электронном виде. Формат представления зависит от количества сотрудников в штате.

Если в организации трудится 10 или менее человек, то отчёт необходимо сдать в бумажном виде. При численности штата более 10 работников бланк разрешено отправлять в виде цифровых документов. Электронные документы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Практика показывает, что сдача СЗВ-К в электронном виде удобна как для отправителей, так и для сотрудников Пенсионного фонда. В отличие от бумажных бланков ведомство быстрее получает и обрабатывает документы, полученные в цифровом формате.

Работники ПФР сами просят отправлять им отчётность СЗВ-К в виде индивидуальных сведений, используя электронный документооборот. Поэтому, если в организации числится более 10 сотрудников, документы лучше сдать в электронном виде.

Для СЗВ-К сроки сдачи устанавливаются территориальным органом ПФР в зависимости от ситуации: иногда на подготовку отчёта отводится четыре недели с момента получения запроса, иногда — две. В запросе может быть указан и другой срок.

Как заполнить СЗВ-К в 2022 году

Порядок заполнения СЗВ-К регулируют ПП ПФР №485п и ПП №1015. Форму СЗВ-К заполняет работодатель, так как он является страхователем для сотрудника. Информацию вносят на основании бумажной трудовой книжки и иных документов, которые работник представил для подтверждения своего страхового стажа. К ним относят:

• трудовой договор;
• справки с предыдущего места работы;
• лицевой счёт и ведомость на выдачу заработной платы;
• военный билет и прочее.

Титульный лист (реквизиты)

В титульном листе страхователь отражает следующие данные:

• территориальный орган ПФР, в который представляются сведения;
• краткое и полное наименование страхователя;
• отчётный период;
• регистрационный номер страхователя в ПФР;
• подписант: страхователь или его представитель.

Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования

Заполнение сведений начинают с добавления сотрудника. Далее указываются следующие сведения:

Штраф за отчётность СЗВ-К

Если компания уже подавала отчёт по форме СЗВ-К в Пенсионный фонд, на запрос фонда всё равно необходимо ответить. Если не представить данные в срок или отказаться представлять эту информацию, ПФР может оштрафовать директора компании на сумму от 300 до 500 рублей. Причём штрафы будут назначаться за каждый неотправленный отчёт. Например, фонд запросил информацию о 20 сотрудниках, вы требования проигнорировали, следовательно, директора могут оштрафовать на сумму до 10 000 рублей.

Также существует ответственность, которая предусматривает возмещение ущерба. Если данные будут некорректны или поданы не вовремя, то ПФР рассчитает и выплатит повышенную пенсию. Ведомство обращается в суд на основании п.3 ст. 28 400-ФЗ. Фонд доказывает связь между искажением сведений и увеличением размера пенсии. Согласно ст.25 173-ФЗ, виновному лицу придётся вернуть Пенсионному фонду сумму, потраченную на перерасход.

Бывают случаи, когда отчёт СЗВ-К отправить невозможно. У организации может не быть информации о работнике по причине его увольнения или отсутствия рабочего стажа до 2002 года. Тогда страхователь обязан отправить в местное отделение ПФР письмо, которое содержит обоснованные сведения об отказе.

Форма СЗВ-К «Сведения о трудовом стаже застрахованных лиц» — отчет, который сдают в Пенсионный фонд для передачи данных о деятельности работников до их регистрации в современной системе обязательного пенсионного страхования. Заполняют ее исключительно по запросу Фонда либо в случае, когда работодатель трудится на территории Крыма.

Чем предусмотрен отчет

Некоторые работодатели никогда не слышали, что за форма СЗВ-К, и кто ее сдает в 2022 году, поскольку она готовится только 1 раз и то по запросу Пенсионного фонда, когда у него отсутствуют какие-то сведения. Но отчет существует, чиновники его регулярно обновляют, а за некорректное заполнение наказывают.

Зачем он нужен? Данные о стаже россиян начали собирать в единую информационную систему Пенсионного фонда только в начале 2002 года. Доказывать, что до этого времени человек ходил на работу и за него отчисляли социальные взносы, приходится документально — записями в трудовой книжке и иными документами. Чиновники просят, чтобы сведения о трудовом стаже работников до их регистрации в современной системе обязательного пенсионного страхования (до 01.01.2002) формировали и передавали работодатели. Для этого введена форма СЗВ-К «Сведения о трудовом стаже застрахованных лиц», за 2022 год ее сдают по бланку, утв. постановлением правления ПФР от 27.09.2019 № 485п. Этим же документом утверждена инструкция по ее заполнению.

Хотя форма входит в состав документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, конкретного срока ее сдачи законодательство не предусматривает: кто и когда сдает отчет СЗВ-К в 2022 году, решает ПФР. Обычно требование подготовить информацию поступает, когда у чиновников нет сведений о стаже застрахованных лиц до 2002 года, которые работают в организации. А на основании статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, работодатели обязаны предоставлять Пенсионному фонду необходимую информацию обо всех лицах, которые:

• работают в фирме по трудовому договору;
• заключили гражданско-правовые договоры, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

Конечно, у кадровика не всегда есть полная информация, и непонятно, как заполнить СЗВ-К, если нет стажа или нет данных о нем, например, человек не работал до 2002 года или уже уволился из организации (отсутствует его трудовая книжка). В этом случае работодатель направляет в свой территориальный орган ПФР письмо с указанием причины, по которой нет возможности предоставить сведения о стаже.

Пример заполнения СЗВ-К: пошаговая инструкция

С помощью постановления правления ПФР от 27.09.2019 № 485п разберем образец заполнения формы СЗВ-К (сведения о трудовом стаже) для общего случая и особенности при заполнении отчета для Республики Крым.

Правила заполнения определены в пункте 23 приложения 8 постановления. Все сведения в форму вносят исключительно на основании данных из трудовой книжки и других документов, которые работник предоставил в отдел кадров для подтверждения стажа. Кроме трудовой книжки, это:

• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, архивами;
• письменные трудовые договоры;
• трудовые книжки колхозников;
• выписки из приказов.

Все эти документы включены в перечень подтверждающих стаж, утвержденный постановлением правительства РФ от 02.10.2014 № 1015.

Для стандартной ситуации покажем пошаговый алгоритм заполнения формы.

1. Вносим персональные данные работника

Вначале в бланк впишите все данные работника:

• Ф.И.О.;
• страховой номер;
• дату рождения.

2. Указываем тип формы

Справа на бланке укажите тип формы, выбрав из трех вариантов:

• исходная;
• корректирующая;
• отменяющая.

Первый тип выбирают при первоначальной подаче документа в ПФР. Две другие предназначены для уточнения и исправления ошибок, если они обнаружены уже после направления отчета в Пенсионный фонд.

3. Заполняем разделы о месте проживания

Ниже требуется указать «Территориальные условия проживания застрахованного лица на 31.12.2001». При заполнении используйте паспортные данные и таблицу «Территориальные условия» из классификатора параметров (приложение к порядку заполнения). Но если человек не трудился в особых зонах, поле остается пустым, как в нашем примере.

Следующий пункт — указание на проживание в Крыму или Севастополе. Этим и отличается инструкция по заполнению СЗВ-К для Крыма: если человек на 18.03.2014 не проживал в одном из субъектов, поле остается пустым. Если проживал и имеет соответствующую регистрационную отметку в паспорте, в поле ставят знак «Х».

4. Заполняем раздел о периодах деятельности

Форма о стаже заполняется в хронологическом порядке за период с начала трудовой или другой общественно полезной деятельности застрахованного лица до 01.01.2002. Указывайте наименование каждого предприятия, где трудилось застрахованное лицо, и даты начала и окончания трудовой деятельности, которые используются для подсчета продолжительности общего трудового стажа. Особое внимание — на периоды, дающие право на досрочное назначение трудовой пенсии отдельным категориям граждан.

Кроме того, внимательно заполняйте коды территориальных условий, особых условий труда, оснований для выслуги лет. Все необходимые коды есть в приложениях постановления правления ПФР от 27.09.2019 № 485п. Например, в образце использован код «РКС 1,7», который означает работу в районах Крайнего Севера на протяжении 1,7 года, и код «МКС 1.15» — трудовая деятельность в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, в течение 1,15 года.

Под таблицей указываем, на скольких листах предоставлена информация.

5. Подписываем СЗВ-К

Документ должен подписать руководитель фирмы-работодателя. Кроме того, его следует заверить печатью (если она есть). После чего заполненную СЗВ-К обязательно подписывают у застрахованного лица, на которое она предоставляется. На руки такому работнику выдают ее копию (ст. 15 закона о персонифицированном учете).

В каком виде сдавать данные

Предоставляют сведения в бумажном или электронном виде. Обязанность направлять отчетность в ПФР в электронном виде возникает у тех работодателей, у которых работали 25 и более застрахованных лиц за предшествующий отчетный период (п. 2 ст. 8 закона о персонифицированном учете). Но к форме СЗВ-К это правило неприменимо, так как она не сдается по итогам отчетного периода, а является документом по требованию. Поэтому работодатель вправе выбрать, в какой форме ему удобнее направить этот отчет. Если направлять сведения в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи, то они быстрее окажутся на индивидуальном лицевом счету застрахованного лица. Вместе с отчетом необходимо направить опись документов по форме АДВ-6-1.

Ответственность за отказ передать информацию

Руководству организации грозит административная ответственность по статье 15.33.2 КоАП РФ, если оно:

• не разбирается, что такое форма СЗВ-К, и игнорирует требование ПФР;
• не предоставило информацию в установленный срок;
• предоставило отчет в неполном объеме.

В этом случае должностных лиц вправе оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей. Аналогичная ответственность предусмотрена для индивидуальных предпринимателей. Кроме того, саму организацию, по статье 25 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ, заставят возместить ущерб органу ПФР через суд.

В форме СЗВ-К показывают период трудовой деятельности сотрудника до 1 января 2002 года. К заполнению отчета необходимо отнестись серьезно, так как от этого зависит размер будущей пенсии работника.

В Постановлении правления ПФ РФ № 485п от 27.09.2019 разъясняется все про СЗВ-К: что это и кто сдает, в каких случаях ее заполняют. Это одна из форм персонифицированного учета. В СЗВ-К отражают сведения о трудовом стаже застрахованного лица за периоды до регистрации в системе ПФР.

Так как форма относится к персотчетности, то предоставлять ее надо в отношении физлиц, с которыми заключены трудовые договоры и договоры ГПХ, по которым начисляются страховые взносы (п. 1 ст. 8 27-ФЗ от 01.04.1996).

В ПФР определили, что отчет СЗВ-К — это форма о стаже застрахованных лиц. Но страхователи подают ее только в особых случаях:

• если из Пенсионного фонда поступил запрос на предоставление сведений о стаже застрахованного лица. Сведения запрашивают, если в системе ПФР отсутствует нужная информация за периоды до 01.01.2002;
• если страхователь ведет деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя. Необходимо отправить сведения о стаже работающих российских граждан, которые по состоянию на 18.03.2014 постоянно проживали в Крыму или Севастополе (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 6.1 208-ФЗ от 21.07.2014).

Где брать сведения для заполнения

Данные заполняются на основании трудовой книжки и других документов, например:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими госорганами;
• выписки из приказов;
• лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

Как и когда отправить СЗВ-К

Заполненную форму о трудовом стаже подают в территориальный отдел Пенсионного фонда. Единых сроков сдачи не установлено. Срок, когда надо сдать СЗВ-К, сотрудник Пенсионного фонда прописывает в запросе, и его необходимо соблюдать.

Отчет направляют как в бумажном, так и в электронном виде (п. 2 ст. 8 27-ФЗ, п. 30 инструкции из Приказа Минтруда № 211н от 22.04.2020). Формат предоставления электронных сведений утвержден Постановлением № 485п.

По правилам, если в прошлом отчетном периоде у страхователя работали не больше 10 человек, то он вправе подать СЗВ-К в любом виде — и в бумажном, и в электронном. Если численность сотрудников в прошлом отчетном периоде превысила 10 человек, то отчитывайтесь только электронно. Поскольку СЗВ-К сдают не по итогам отчетного периода, к ней эти правила не применяются. Но специалисты ПФР рекомендуют направлять СЗВ-К в электронном виде. Электронные сведения быстрее обрабатываются и попадают на индивидуальный лицевой счет работника.

Как заполнять СЗВ-К

Пошаговая инструкция по заполнению формы СЗВ-К для страхователей:

Шаг 1. Заполняем данные о застрахованном лице в соответствующих полях формы:

• СНИЛС;
• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• поле «Территориальные условия проживания на 31.12.2001» заполняется для проживавших до указанного периода на Крайнем Севере.

Шаг 2. Выбираем тип формы:

• исходная — заполняется на работника впервые;
• корректирующая — заполняется, если в исходной допущены ошибки, отражены не все данные, а ПФР уже принял данные с ошибками. Корректирующий отчет полностью заменит исходный;
• отменяющая — заполняется при необходимости полностью отменить ранее поданный СЗВ-К.

Шаг 3. Вносим записи о периодах трудовой деятельности. Информацию указываем в хронологической последовательности: от первого места работы до 01.01.2002. Для каждого места работы заполняем отдельный раздел.

Подписываем СЗВ-К у руководителя организации и у застрахованного лица. Ставим дату заполнения.

Как заполнить сведения для Крыма и Севастополя

Если страхователь работает в Крыму или Севастополе, он включает в СЗВ-К сведения о трудовом стаже застрахованного лица за определенные периоды (ст. 4 208-ФЗ, п. 23 порядка заполнения из Постановления № 485п). Вот эти периоды:

• до 31.12.2014 включительно — если привели учредительные документы в соответствие с российскими законами и подали заявление о внесении сведений в ЕГРЮЛ;
• до 31.12.2015 включительно — в других случаях.

Как заполнить форму, если у сотрудника нет стажа

В Постановлении № 458п указано, как заполнить СЗВ-К, если нет стажа: если из ПФР поступил запрос о СЗВ-К на сотрудников, которые до 2002 г. не работали, направьте в ответ письмо о том, что по таким сотрудникам сведения для предоставления отсутствуют, и укажите причину. Если запрос пришел на людей, которые уже не работают в вашей компании, тоже подготовьте разъяснительное письмо.

Какую опись приложить к СЗВ-К

Отчет отправляют в ПФР с описью документов АДВ-6-1. Это обязательное условие, иначе в приеме документов откажут. Если подаете несколько СЗВ-К, сгруппируйте их отдельными пакетами по типу формы и к каждому пакету приложите опись АДВ-6-1 (п. 8, 12 порядка из Постановления № 485п).

Как накажут за ошибки

От подачи сведений по запросу ПФР зависит размер пенсии застрахованного лица. Не пренебрегайте заполнением информации о трудовом стаже работников. Если по вине страхователя сотруднику назначат пенсию в размере больше, чем следовало, ему придется возмещать ущерб ПФР (ст. 25 173-ФЗ от 17.12.2001). Кроме того, по нормам ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ, за непредоставление СЗВ-К по требованию Пенсионного фонда должностному лицу грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей.