Как составить таблицу в алфавитном порядке

О том, что в текстовом процессоре Microsoft Word можно создавать таблицы, знают практически все более-менее активные пользователи этой программы. Да, здесь все не так профессионально реализовано, как в Excel, но для повседневных нужд возможностей текстового редактора более, чем достаточно. Нами уже довольно много написано об особенностях работы с таблицами в Ворде, и в этой статье мы рассмотрим еще одну тему.

Урок: Как сделать таблицу в Word

Как отсортировать таблицу по алфавиту? Вероятнее всего, это не самый востребованный вопрос среди пользователей детища Майкрософт, но ответ на него уж точно знают далеко не все. В этой статье мы расскажем, как сортировать содержимое таблицы по алфавиту, а также о том, как выполнить сортировку в отдельном ее столбце.

Сортировка данных таблицы в алфавитном порядке

1. Выделите таблицу со всем ее содержимым: для этого установите указатель курсора в ее левом верхнем углу, дождитесь появления знака перемещения таблицы ( — небольшой крестик, расположенный в квадрате) и кликните по нему.

2. Перейдите во вкладку «Макет» (раздел «Работа с таблицами») и нажмите на кнопку «Сортировка», расположенную в группе «Данные».

Примечание: Прежде, чем приступить к сортировке данных в таблице, рекомендуем вырезать или скопировать в другое место информацию, которая содержится в шапке (первой строке). Это не только упростит сортировку, но и позволит сохранить шапку таблицы на ее месте. Если положение первой строки таблицы для вас не принципиально, и она тоже должна быть отсортирована по алфавиту, выделяйте и ее. Также вы можете просто выделить таблицу без шапки.

3. Выберите в открывшемся окне необходимые параметры сортировки данных.

Если вам нужно, чтобы сортировка данных происходила относительно первого столбца, в разделах «Сортировать по», «Затем по», «Затем по» установите «Столбцам 1».

Если же каждый столбец таблицы должен быть отсортирован в алфавитном порядке, независимо от остальных столбцов, нужно сделать так:

• «Сортировать по» — «Столбцам 1»;
• «Затем по» — «Столбцам 2»;
• «Затем по» — «Столбцам 3».

Примечание: В нашем примере мы сортируем по алфавиту только первый столбец.

В случае с текстовыми данными, как в нашем примере, параметры «Тип» и «По» для каждой строки следует оставить без изменений («тексту» и «абзацам», соответственно). Собственно, числовые данные по алфавиту сортировать попросту невозможно.

Последний столбец в окне «Сортировка» отвечает, собственно, за тип сортировки:

• «по возрастанию» — в алфавитном порядке (от «А» до «Я»);
• «по убыванию» — в обратном алфавитном порядке (от «Я» к «А»).

4. Задав необходимые значения, нажмите «ОК», чтобы закрыть окно и увидеть изменения.

5. Данные в таблице будут отсортированы по алфавиту.

Не забудьте вернуть на свое место шапку. Кликните в первой ячейке таблицы и нажмите «CTRL+V» или кнопку «Вставить» в группе «Буфер обмена» (вкладка «Главная»).

Урок: Как сделать автоматический перенос шапки таблицы в Ворде

Сортировка отдельного столбца таблицы в алфавитном порядке

Иногда возникает необходимость отсортировать в алфавитном порядке данные только из одного столбца таблицы. Причем, сделать это нужно так, чтобы информация из всех остальных столбцов осталась на своем месте. Если дело касается исключительно первого столбца, можно воспользоваться вышеописанным методом, сделав это точно так же, как мы в своем примере. Если же это не первый столбец, выполните следующие действия:

1. Выделите столбец таблицы, который необходимо отсортировать по алфавиту.

2. Во вкладке «Макет» в группе инструментов «Данные» нажмите кнопку «Сортировка».

3. В открывшемся окне в разделе «Сначала по» выберите начальный параметр сортировки:

• данные конкретной ячейки (в нашем примере это буква «Б»);
• укажите порядковый номер выделенного столбца;
• повторите аналогичное действие для разделов «Затем по».

Примечание: То, какой тип сортировки выбрать (параметры «Сортировать по» и «Затем по») зависит от данных в ячейках столбца. В нашем примере, когда в ячейках второго столбца указаны только буквы для алфавитной сортировки достаточно просто во всех разделах указать «Столбцам 2». При этом, выполнять манипуляции, описанные ниже, необходимости нет.

4. В нижней части окна установите переключатель параметра «Список» в необходимое положение:

• «Строка заголовка»;
• «Без строки заголовка».

Примечание: Первый параметр «притягивает» к сортировке заголовок, второй — позволяет выполнить сортировку столбца без учета заголовка.

5. Нажмите расположенную внизу кнопку «Параметры».

6. В разделе «Параметры сортировки» установите галочку напротив пункта «Только столбцы».

7. Закрыв окно «Параметры сортировки» (кнопка «ОК»), убедитесь в том, что напротив всех пунктов тип сортировки установлен маркер «по возрастанию» (алфавитный порядок) или «по убыванию» (обратный алфавитный порядок).

8. Закройте окно, нажав «ОК».

Выбранный вами столбец будет отсортирован в алфавитном порядке.

Урок: Как пронумеровать строки в таблице Word

На этом все, теперь вы знаете, как отсортировать таблицу Ворд по алфавиту.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

В документах Microsoft Word можно часто встретить различные списки, например, перечень товаров, литературы, учащихся и прочее. Они могут быть написаны или просто с новой строки на листе, или добавлены в таблицу. Заполняя их, новые данные просто печатаются в конце. Но что делать, если необходимо расставить данные по алфавиту, чтобы можно было легче найти нужную информацию?

Расставлять все пункты в алфавитном порядке вручную не придется, для этого можно использовать встроенную функцию текстового редактора. Вот в данной статье мы и затронем данную тему и разберемся, как в Ворде расставить по алфавиту список.

Для примера возьмем вот такой список людей.

Выделите те строки, с которыми нужно работать. Затем на вкладке «Главная» в группе «Абзац» нажмите на кнопку «Сортировка» – на ней нарисованы буквы «А-Я» и стрелка, указывающая вниз.

Появится окно, как на нижнем скриншоте. В нем укажите, как нужно отсортировать, по возрастанию, или убыванию, и нажмите «ОК».

Нужный список будет расставлен в алфавитном порядке.

Если у Вас в одной строке есть различные слова или цифры и отсортировать хотите не по первому значению, а любому другому, тогда делаем так. В примере, в строке кроме имени и фамилии человека, указан еще и его рост. Давайте его и используем.

Выделите список и нажмите на кнопку с буквами А/Я.

В открывшемся окне в поле «Тип» выберите «Число», дальше укажите, в каком порядке сортировать, и нажмите «ОК».

После этого, список будет изменен, и числа расставлены в порядке возрастания.

Для того чтобы в Ворде выполнить сортировку списка, вставленного в таблицу, нужно сделать все точно так, как было описано. Сначала выделите нужные строки таблицы, потом нажмите на упомянутую кнопку.

Дальше нужно указать столбец, и по какому типу данных сортировать (это пригодится, если в одном столбце есть и текст и числа, или даты). Потом выберите по возрастанию или убыванию и нажмите «ОК».

Вот так выглядят отсортированные данные в таблице.

Если у Вас не первый столбец, тогда в окне «Сортировка» выберите нужный, затем тип данных, по которому нужно сортировать. Дальше выбираем по возрастанию или убыванию и жмем «ОК».

В примере я сделала второй столбец с числами по возрастанию.

На этом буду заканчивать, ведь теперь Вы знаете, как сортировать список по алфавиту в Ворде. Причем он может быть или обычный, или представленный в виде таблицы.

Поделитесь статьёй с друзьями:

Статья расскажет, как сортировать данные в таблице «Word».

Пользователи редактора «Word», постоянно прибегающие к его помощи, хорошо знают, что здесь есть возможность создавать таблицы и работать с ними. Также многим известно, что данный текстовой редактор не на столько хорош для редактирования таблиц, как, например, «Excel», но вполне достаточен для реализации операций среднего уровня.

В принципе, работать с таблицами в «Word» обычному пользователю будет максимально удобно. Сегодня мы рассмотрим, как в таблице «Word» можно отсортировать данные по алфавиту и приведем пошаговую инструкцию.

• Вы уже приготовили свою таблицу, в которой хотите отсортировать информацию по алфавиту? Тогда выделите все содержимое таблицы (в левом верхнем углу нажмите на значок крестика в квадратике, как видно на скриншоте).

Выделите данные в таблице

• Зайдите на панели инструментов в раздел «Макет» (после выделения таблицы появится еще один раздел «Макет» правее раздела «Вид») и нажмите на «Сортировка». Вы можете вырезать информацию из самой первой строки (там, где вводятся наименования каждого столбца) и перенести ее в другое место, например, в блокнот. Это нужно для того, чтобы эта строка не была отсортирована.

Нажмите на кнопку «Сортировка»

• Откроется окно с настройками, где предлагается задать нужные вам параметры

Окно настроек

• Для сортировки данных по алфавиту проставьте значения в пунктах «Сначала по», «Затем по», «Затем по», как предложено на картинке. В каждом из них должно быть выставлено соответственно: «Столбцам 1», «Столбцам 2», «Столбцам 3».

Проставьте значения в левой колонке настроек: «Столбцам 1», «Столбцам 2», «Столбцам 3».

• Во второй колонке настроек опять же сделайте так, как указано в красной рамке

В средней колонке настроек проставьте параметры: «тексту» и «абзацам»

• И в третьей колонке поставьте все галки возле пункта «по возрастанию» (то есть от первой до последней буквы алфавита).

В третьей колонке настроек везде поставьте галку на «по возрастанию»

• Далее нажмите на «Ок» и обратите внимание на таблицу. Все данные (в первом столбце) были отсортированы по алфавиту.

Получаем результат

• Теперь верните обратно в первую строку вырезанную ранее информацию (скопируйте обратно из блокнота и перенесите в первую ячейку первого столбца).

Верните в первую строку данные

Как в редакторе «Word» отсортировать данные в таблице по алфавиту в отдельно взятом столбце?

Выше мы сортировали в алфавитном порядке данные в первом столбце таблицы, то есть, как оно и положено. Но, если вам необходимо отсортировать по алфавиту только отдельный столбец, оставив нетронутыми данные из других столбцов, тогда мы будем действовать немного по-другому.

Для этого нужно сделать следующее:

• Выделите столбец, в котором вы желаете отсортировать данные в алфавитном порядке

Скопируйте нужный столбец

• Как и в предыдущей инструкции, нажмите на «Сортировка»

Нажмите на «Сортировка»

• Теперь в уже знакомом окне настроек мы поступим следующим образом. В пунктах «Сначала по», «Затем по», «Затем по» выставите значение «Б» (в нашем примере получается именно так; в вашем примере возможно нужно будет выставить значение «Столбцам 2», смотря от версии программы, и что она предлагает).

Проставьте в левой колонке параметры «Б» или «Столбцам 2»

• Далее ставим галку возле пункта «без заголовка» (то есть сортируем данные без учета самой первой строки).

Поставьте галку на «без строки заголовка»

• Затем нажмите на нижнюю кнопку «Параметры» и поставьте галку на «Только столбцы» и нажмите на «ОК».

Поставьте галку на «только столбцы»

• Теперь в правой колонке настроек все должно быть так, как показано на скриншоте

В третьей колонке настроек поставьте галки на «по возрастанию»

• В итоге, нажмите на «ОК» и получите результаты

Получите результаты

Видео: Сортировка информации в таблице «Word»

При составлении таблиц в Excel данные удобнее располагать в алфавитном порядке. Такая сортировка поможет избежать путаницы, повысит презентабельность табличного массива. Основные способы расположения информации в ячейках по алфавиту будут рассмотрены в этой статье.

Способ 1. Кнопки сортировки

В Microsoft Office Excel с помощью встроенных инструментов можно быстро отсортировать нужную табличку. Процесс реализации данного метода выглядит следующим образом:

1. Выделить ЛКМ диапазон ячеек в таблице, которые нужно отсортировать по алфавиту.

1. В разделе «Главная» развернуть инструмент «Редактирование», нажав на стрелочку внизу.
2. В подразделе «Сортировка и фильтр» указать вариант редактирования «От А до Я». Это и есть алфавитный порядок.

1. В окошке предупреждения поставить тумблер в строку «Автоматически расширить выделенный диапазон».

1. Проверить результат. Информация в выделенной области таблицы должна сортироваться по алфавиту.

Обратите внимание! При желании отобразить информацию в Excel по алфавиту можно вручную, самостоятельно переставляя строчки местами. Однако этот процесс займет много времени.

Способ 2. Использование функции настраиваемой сортировки значений

Подобный инструмент позволяет пользователю задать индивидуальные параметры для сортировки. С его помощью данные отображаются более презентабельно, а отдельные элементы диапазона не съезжают вниз. Чтобы с помощью настраиваемой сортировки отобразить сведения в табличном массиве по алфавиту, потребуется выполнить ряд простых шагов.

1. Выделить нужную табличку целиком.

1. По аналогичной схеме во вкладке «Главная» кликнуть по кнопке «Редактирование», но на этот раз выбрать вариант «Настраиваемая сортировка…».

1. В отобразившемся окошке в поле «Сортировать по» надо указать столбик, для которого будет применяться редактирование.

1. В поле «Сортировка» выбрать режим «Значения ячеек», а в строчке «Порядок» указать вариант «От А до Я».

1. Нажать на «ОК» внизу окна и проверить результат. Теперь значения в ячейках должны отображаться по алфавиту.

Важно! При необходимости сведения в массиве можно отсортировать в обратном порядке, т.е. «От Я до А».

Способ.3 Использование специальной формулы

Рассмотренные выше методы не эффективны на сто процентов. Их нужно будет повторять каждый раз после создания какой-либо таблицы, чтобы повлиять на расположение данных в ней. Удобнее воспользоваться формулой сортировки, которая будет действовать на протяжении всего процесса заполнения табличного массива и автоматически корректировать сведения во всем диапазоне ячеек. Метод использования функции состоит из нескольких этапов, каждый из которых будет подробно рассмотрен далее.

Этап 1. Написание вспомогательной формулы

Данная формула будет работать по принципу анализа кодировки. Она создается следующим образом:

1. Выделить нужный диапазон ячеек и прописать новое наименование для него в поле под главным интерфейсом окна программы.

1. Убедиться, что имя таблички изменилось.
2. В строке ввода прописать формулу «СЧЕТЕСЛИ (название, элемент)». После указания главных слов в формуле нужно будет выделить конкретный диапазон ячеек, после чего кликнуть по «Enter».

1. В скобках прописанной формулы перед названием первого элемента таблицы вставить символ «»<=»&».

1. Растянуть ячейку с вычисленным значением до конца таблицы.

На этом первый этап создания формулы сортировки закончен, нужно перейти к следующему шагу.

Дополнительная информация! После растягивания формулы рекомендуется изменить название исходной таблицы.

Этап 2. Создание сортировочной формулы

После создания автоматического определения позиций, можно приступать к написанию основной функции по следующему пошаговому алгоритму:

1. Поставить курсор мыши в первую ячейку пустого столбца, который следует за основным массивом, и ввести формулу «=ПОИСКПОЗ(СТРОКА(A1)». Введенный оператор будет искать позицию строки. Вместо А1 можно указывается номер конкретной ячейки в зависимости от расположения таблицы на рабочем листе Excel.

1. Кликнуть ЛКМ по разделу «Формулы» в верхнем интерфейсе главного меню программы.
2. Раскрыть опцию «Определенные имена», щелкнув по стрелочке внизу.
3. В появившемся контекстном меню нажать по варианту «Использовать в формуле».
4. Следующим действием надо выделить диапазон ячеек со вспомогательной функцией и в подразделе «Тип сопоставления» указать на вариант «Точное совпадение».

1. Выделить исходную формулу в дополнительные скобки и пред ними прописать слово «ИНДЕКС». Это функция, определяющая массив наименований.

1. Проверить результат. В ячейке указанного ранее столбика должно появиться первое слово из исходного списка по алфавиту.
2. Растянуть формулу на все ячейки по схеме, рассмотренной выше.

Обратите внимание! После растягивания формулы все исходные данные расположатся в алфавитном порядке.

Заключение

Таким образом, в Microsoft Office Excel есть несколько способов, позволяющих расположить по алфавиту данные в табличном массиве. Самые простые и распространенные из них были описаны выше.