Как составить телефонные справочники - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.

Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.

Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.

Как пользоваться справочником

Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).

Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.

Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.

Как сопоставить два списка в Excel

Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.

Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.

Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.

Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.

Скачать телефонный справочник шаблон в Excel

Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.

Источник

Для разработки телефонного справочника воспользуемся офисной программой Microsoft Access. Открыть программу можно двумя способами, используя меню кнопки «Пуск» => ВСЕ ПРОГРАММЫ => MicrosoftOffice =>, или ярлык MicrosoftAccess 2010, размещенный на Рабочем столе компьютера. Откройте программу любым из предложенных способов.

В открывшемся диалоговом окне выберите Новая база данных, в поле Имя файла справа введите имя создаваемой базы данных telephone directory. Чтобы изменить расположение, в котором будет создан файл, нажмите кнопку Обзор (Изображение раскрытой папки справа от поля Имя файла), выберите новое расположение и нажмите кнопку ОК, а далее командную кнопку Создать. В MS Access имя файла задается ДО создания новой базы. Все изменения, вносимые в базу данных, отображаются в ее файлах, что позволяет минимизировать риск потери большого количества данных даже при непредвиденных сбоях (например, отключение электропитания).

Microsoft Access создаст базу данных и откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режиме таблицы.

На левой панели окна «База данных» сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).

Начинаем проектировать телефонную книгу. Телефонная книга будет состоять из двух таблиц: первая таблица будет содержать номера телефонов, ФИО и адрес абонентов, а также код категории, вторая таблица будет содержать код категории и наименование категории.

Так как первая таблица была создана автоматически, сформируйте наименования столбцов таблицы, как указано на рис.

Дважды кликнув на наименование поля (например, наименование поля Код), получаем мигающий курсор в имени поля. Введите название поля, которое запланировано, а именно, Номер телефона. Далее открывается окно типов данных, которые могут быть размещены в данном поле. Выберите поле Текст. Используя левую клавишу мыши, добавьте следующее поле . После заполнения всех полей таблицы перейдите в режим конструктора, воспользовавшись пиктограммой ( ) на ленте Главная. Перед переходом в режим конструктора MSAccess попросит присвоить имя первой таблице. Назовем ее «Телефонный справочник», далее ОК.

4 1

Создайте вторую таблицу. Выберите ленту Создание и на этой ленте блок Таблицы, далее Конструктор таблиц ( ). Запустите конструктор создания таблиц. Откроется окно проектирования структуры таблицы.

В столбце «Имя поля» наберите произвольное имя поля, а в следующем столбце («Тип данных») укажите Тип для этого поля, который выбирается из раскрывающегося списка.

В нижней части окна (Свойства поля) задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости можно изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных). Значения свойств полей в нашей базе изменять не будем.

Для успешной работы базы данных установим ключевое поле (в нашем примере это поля «Номер телефона» [Телефонный справочник] и «Код» [Категории]). Чтобы установить ключ, перейдем в режим конструктора таблицы. Далее выделяем наименование поля, которое содержит уникальные значения и нажимаем на пиктограмму с изображением ключа . О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне редактирования структуры таблицы.

Закройте таблицы Категория и Телефонный справочник, при закрытии появляется окно диалога, предлагающее сохранить изменения в созданных таблицах. Подтвердите сохранение изменений, выбрав командную кнопку ДА (ОК). Обратите внимание на то, что в окне ВСЕ ОБЪЕКТЫ Accessпоявились новые элементы – только что созданные таблицы «ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК» и «КАТЕГОРИИ», сохраненные не в виде отдельных файлов на диске, а в структуре базы данных.

Заполним таблицы.

Первой откройте таблицу «КАТЕГОРИИ», дважды кликнув левой клавишей мыши по наименованию таблицы в окне ВСЕ ОБЪЕКТЫ ACCESS => Таблицы или с помощью контекстно независимого меню, установив курсор мыши на наименование таблицы и, нажав правую клавишу мыши, выбрать из ниспадающего списка команд команду ОТКРЫТЬ.

После заполнения таблицы данными закройте ее. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

Откройте таблицу «Телефонный справочник» и заполните ее приведенными ниже данными:

Таблица «ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК»

Телефонный справочник
Номер телефона	ФИО абонента	Адрес	Код категории
499-126-4411	Анна Егоровна Чернова	Москва, ул. Большая, 1	РД
916-587-1122	Иван Петрович Рут	Москва, Маленький пер., 15	РД
985-214-2311	Ольга Иванова	Москва, Пр-т Центральный, 21	ДР
499-658-2146	ГИПЕРМАРКЕТ	Москва, Мастеров пер., 5	МС
495-758-6633	ЦВЕТОЧНЫЙ МАГАЗИН	Москва, ул. Фиалковая, 28	МГ
903-478-1349	Андрей Сидоров	Москва, Аллея Звезд, 4	ДР
499-516-1243	Светлана Геннадьевна Короткова	Москва, ул. Родная, 8	РД

При заполнении КОДА КАТЕГОРИИ надо иметь в виду, что коды категорий двухсимвольные.

В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице «ТЕЛЕФОНЫ» вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы «КАТЕГОРИИ». Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля «КОД КАТЕГОРИИ», а также задать параметры связей между таблицами.

Для установления связей между таблицами воспользуемся вкладкой Работа с базами данных и выбираем из блока ОТНОШЕНИЯ пиктограмму Схема данных ( ). После выполнения команды открывается окно схемы данных, в которое нужно добавить уже созданные таблицы. Воспользуйтесь пиктограммой Отобразить таблицу ( ); откроется окно добавления таблицы, в котором представлены наши две таблицы. Используя SHIFT+ левая клавиша мыши, выделите обе таблицы и подтвердите выбор командной кнопкой ДОБАВИТЬ, а затем, используя командную кнопку ЗАКРЫТЬ, перейти в окно СХЕМЫ ДАННЫХ.

Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка. Для настройки связей воспользуемся пиктограммой ( ) ИЗМЕНЕНИЕ СВЯЗЕЙ. В открывшемся окне, используя командную кнопку Новое…, настраиваем связи между полями Код таблицы КАТЕГОРИИ и поля Код категории таблицы ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК окна Создание.

Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Подтвердите изменение связей (нажмите кнопку «ОК»).

Закройте макет СХЕМЫ ДАННЫХ, используя кнопку ЗАКРЫТЬ. На вопрос о сохранении схемы подтвердите желание Сохранить «Да/ОК». Закройте окно «Схема данных».

Естественно, электронный справочник удобней, чем традиционная телефонная книга. Во-первых, можно редактировать (изменять) телефоны абонентов, которые размещены в электронном телефонном справочнике. Во-вторых, можно быстро выбрать нужного абонента с полным набором необходимой информации: ФИО абонента, Адрес, Номер телефона. Это делается с помощью запросов.

Чтобы создать запрос, необходимо воспользоваться вкладышем СОЗДАНИЕ и выбрать блок ЗАПРОСЫ. В блоке воспользуемся пиктограммой ( ) Конструктор запросов. В открывшемся окне будет дана возможность добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Перед вами откроется бланк запроса по образцу:

Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых делается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Строка «Поле», как правило, заполняется перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка.

Перетащите поля «Номер телефона», «ФИО абонента» «Адрес» «Наименование категории» и «Код» в формируемую таблицу. Можно указать ;параметр «Сортировка» (по возрастанию) для поля «Код категории». Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям.

Добавьте в поле «Код» условие «РД», в соответствии с которым из всего списка телефонного справочника будут выбираться номера телефонов Родственников.

Сохраните запрос под именем «Телефоны родных», закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса, активировав пиктограмму ВЫПОЛНИТЬ.

Таблицы и запросы обеспечивают не только хранение и обработку информации в базе данных, но и позволяют пользователям выполнять базовый набор операций с данными (просмотр, пополнение, изменение, удаление). Вместе с тем, в Microsoft Access существуют специальные объекты, которые призваны упростить повседневную работу с базой данных. К таким объектам относят, в первую очередь, формы и отчеты.

Формы служат для упрощения операций ввода и изменения данных в таблицах, просмотра на экране результатов работы запросов. Отчеты, в свою очередь, служат для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых или результирующих таблиц.

Шаблон базы данных «Домашняя телефонная книга» можно скачать здесь по ссылке: https://drive.google.com/file/d/0B9neQN8mj6Z9R1M3eC1Md3RfQW8/view?usp=sharing

Материал подготовила методист Шутилина Л.А.

При подготовке материала использовались ресурсы:

Как пользоваться Microsoft Access, URL – http://ru.wikihow.com/пользоваться-Microsoft-Access [электронный ресурс просмотрен 17.11.2016]
Среда выполнения Microsoft Access 2010, URL – https://www.microsoft.com/ru-ru/download/details.aspx?id=10910 [электронный ресурс просмотрен 17.11.2016]
MicrosoftAccess 2010, URL – https://products..com/ru-ru/access[электронный ресурс просмотрен 17.11.2016]

Источник

Содержание

1 Шаблон телефонного справочника
2 Как пользоваться справочником
3 Как сопоставить два списка в Excel
4 Телефонный справочник в Excel готовый шаблон скачать
5 Шаблон телефонного справочника
6 Как пользоваться справочником
7 Как сопоставить два списка в Excel
8 EXCEL ДЛЯ «ЧАЙНИКОВ» И НЕ ТОЛЬКО
- 8.1 ВСЕ УРОКИ
- 8.2 Как создать справочник в Excel. Массивы. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
  - 8.2.1 Функция «ИНДЕКС»
9 Телефонный справочник
- - 9.0.1 Функция «ПОИСКПОЗ»
10 Microsoft Access упражнение «телефонный справочник»
11 Работа с таблицами Excel
12 Соединение базы данных сотрудников и списка с окладами
13 Как создать справочник в Excel. Массивы. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ&nbsp&nbsp
- 13.1 Помогла ли вам эта статья?

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как пользоваться справочником

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Как сопоставить два списка в Excel

Скачать телефонный справочник шаблон в Excel

Posted On 02.12.2017

Телефонный справочник в Excel готовый шаблон скачать

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как пользоваться справочником

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Как сопоставить два списка в Excel

Скачать телефонный справочник шаблон в Excel

EXCEL ДЛЯ «ЧАЙНИКОВ» И НЕ ТОЛЬКО

ВСЕ УРОКИ

Поиск по сайту:

Пользовательский поиск

Как создать справочник в Excel. Массивы. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Предположим, что у нас есть некая база данных. Мы хотим автоматизировать поиск так, чтобы когда мы забивали наименование организации или человека в одну ячейку, телефон (или любая другая информация) появлялся бы в соседней ячейке.

Пример телефонного справочника в Excel

Для создания такого справочника мы используем две функции Excel:

Функция «ИНДЕКС»

Дает возможность выбрать значение нужной ячейки в массиве данных.

Например, у нас есть список людей с телефонами:

Мы хотим, чтобы в выбранной ячейке появлялось значение, которое находится в определенном месте массива (выбранного диапазона), т.е. мы задаем координаты ячейки: номер строки и столбца.

Выведем телефон Иванова (22222) в выбранную ячейку.

Телефонный справочник

Для этого выделяем ячейку, куда хотим вывести искомое значение и через функции (обведено красным) находим функцию ИНДЕКС:

Выбираем в качестве массива все заполненные ячейки, кроме шапки и выбираем номер столбца (2) и строки (2) диапазона, который хотим вывести в выделенную ячейку:

Получаем:

В строке состояния (обведена синим) мы видим, что сначала указан диапазон (массив), в котором происходит поиск значения, а дальше следуют координаты искомого значения:

Функция «ПОИСКПОЗ»

дает возможность найти номер строки, в которой находится искомое значение:

Как видим «Смирнов» находится в 3-ей строке массива, что и выдает функция «ПОИСКПОЗ».

Для вывода функции выбираем ячейку, где будет отражаться номер строки, вызываем функцию «ПОИСКПОЗ» через функции (обведено красным) :

Выбираем в качестве искомого значения ячейку, где будет задаваться фамилия человека, которого мы хотим найти в списке, в качестве массива – ячейки со всеми фамилиями. Тип сопоставления поставим «0».

Таким образом, функция выберет нужную фамилию из всего списка предложенных и выведет в результате поиска номер строки. Как видно из строки состояния, первым в скобках указывается ячейка, где указано искомое значение, дальше следует диапазон (массив), в котором будет производиться поиск этого значения. В конце указан тип сопоставления.

А теперь совместим функцию«ИНДЕКС» с функцией «ПОИСКПОЗ».

Как мы знаем, функция ИНДЕКС предполагает указание строки и столбца искомого значения, в то время как функция ПОИСКПОЗ выдает только номер строки.

Таким образом мы можем подставить функцию ПОИСКПОЗ в качестве координаты, которая указывает номер строки, в функцию ИНДЕКС.

Получаем:

При смене фамилии в ячейке «Искомое» результат поиска будет меняться. При этом регистр значения не имеет. Если написать фамилию с маленькой буквы, функция все равно найдет ее в массиве данных.

Прилагаю пример телефонного справочника в Excel.

Совмещение функций «ИНДЕКС» и «ПОИСКПОЗ» является также отличным средством сопоставления разного рода информации. В этом случае сопоставляемае ячейки должны быть полностью идентичны. Как частично решить проблему отсутствия такой идентичности читайте здесь

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы или вы хотели бы видеть в данном разделе определенные темы напишите мне письмо с пометкой «эксель» по адресу: ngt@inbox.ru

Назад&nbsp&nbsp&nbsp Вверх страницы

Microsoft Access создаст базу данных и откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режиме таблицы.

Для успешной работы базы данных установим ключевое поле (в нашем примере это поля «Номер телефона» и «Код» ). Чтобы установить ключ, перейдем в режим конструктора таблицы. Далее выделяем наименование поля, которое содержит уникальные значения и нажимаем на пиктограмму с изображением ключа . О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне редактирования структуры таблицы.

Заполним таблицы.

Откройте таблицу «Телефонный справочник» и заполните ее приведенными ниже данными:

Таблица «ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК»

Телефонный справочник
Номер телефона	ФИО абонента	Адрес	Код категории
	Анна Егоровна Чернова	Москва, ул. Большая, 1	РД
	Иван Петрович Рут	Москва, Маленький пер., 15	РД
	Ольга Иванова	Москва, Пр-т Центральный, 21	ДР
	ГИПЕРМАРКЕТ	Москва, Мастеров пер., 5	МС
	ЦВЕТОЧНЫЙ МАГАЗИН	Москва, ул. Фиалковая, 28	МГ
	Андрей Сидоров	Москва, Аллея Звезд, 4	ДР
	Светлана Геннадьевна Короткова	Москва, ул. Родная, 8	РД

При заполнении КОДА КАТЕГОРИИ надо иметь в виду, что коды категорий двухсимвольные.

Microsoft Access упражнение «телефонный справочник»

Для настройки связей воспользуемся пиктограммой ( ) ИЗМЕНЕНИЕ СВЯЗЕЙ. В открывшемся окне, используя командную кнопку Новое…, настраиваем связи между полями Код таблицы КАТЕГОРИИ и поля Код категории таблицы ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК окна Создание.

Шаблон базы данных «Домашняя телефонная книга» можно скачать здесь по ссылке:

Материал подготовила методист Шутилина Л.А.

При подготовке материала использовались ресурсы:

Как пользоваться Microsoft Access, URL –
Среда выполнения Microsoft Access 2010, URL –
MicrosoftAccess 2010, URL –

Уроки Microsoft Excel

Работа с таблицами Excel

Соединение базы данных сотрудников и списка с окладами

Чтобы рассчитать премию за выслугу лет, нам нужно знать стаж работы каждого служащего на предприятии и его должностной оклад. Эти сведения, как вы помните, хранятся в разных местах. Для решения задачи необходимо связать базу данных сотрудников и список с окладами. Существует множество методов соединения двух списков. Более приемлемым в данном случае представляется метод копирования с последующей сортировкой, который ниже будет рассмотрен подробнее.

Итак, в нашем распоряжении имеется два документа:
— рабочий лист, где содержатся список сотрудников и их оклады (присвоим этому листу имя Оклады, а файл, в котором он находится, назовем Штат),
— рабочий лист с базой данных сотрудников, рассмотренный в предыдущей главе. Из него мы можем взять информацию о непрерывном стаже работы сотрудника на данном предприятии (рис. 4.19).

Для соединения двух таблиц откройте две книги, содержащие списки, В книге База на листе Сотрудники выделите столбцы A:U и скопируйте их в буфер обмена. Перейдите в книгу Штат и, выделив столбец G на листе Оклады, произведите вставку из буфера. База данных сотрудников разместится в диапазоне G1:AA11.

ПРИМЕЧАНИЕ: Обратите внимание на то, что ширина столбцов после вставки осталась такой же, как и в рабочем листе Сотрудники.

Теперь из таблицы необходимо удалить все лишние данные.

Как создать справочник в Excel. Массивы. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ&nbsp&nbsp

Для дальнейших расчетов нам понадобится следующая информация из табличной базы данных сотрудников: табельные номера, фамилии, названия отделов, названия должностей, дата приема на работу и, возможно, дата увольнения.

Чтобы удалить ненужные столбцы, сначала следует их выделить (одновременное выделение столбцов можно произвести, удерживая нажатой клавишу ), a затем вызвать контекстное меню и выбрать в нем команду Удалить. Удаление можно выполнить и посредством команды Правка/Удалить.

Лист, который мы получим после вставки фрагмента табличной базы данных и удаления лишних столбцов, изображен на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Лист «Оклады», содержащий фрагмент листа «Сотрудники»

Теперь на одном листе электронных таблиц Excel собраны все необходимые нам данные:

— табельные номера из штатного расписания и табельные номера из базы данных сотрудников;
— фамилии из штатного расписания и фамилии из базы данных;
— даты приема на работу — для автоматического расчета стажа работы;
— даты увольнения — для контроля;
— оклады — для расчета премии за выслугу лет.

Однако данные расположены в строках двух таблиц в разной последовательности. Наша следующая задача — отсортировать списки на этом листе таким образом, чтобы они соответствовали друг другу (то есть чтобы фамилии работников из разных списков находились в одной строке).

Уже често говоря надоело сталкиваться с тем, что телефонный справочник в компаниях где мне доводилось работать построен на основе обычного и всеми известного Excel файла. Так наверное повелось, иногда конечно случается, что служба каталогов Active Directory заполнена полностью – это когда у каждой учетной записи присутствует заполненные такие поля, как: Имя, Фамилия, Полное имя, телефон внутренний, телефон домашний и мобильный, а иногда (почти всегда) на эти записи никто не обращает внимание – достаточно только чтобы была заведенная учетная записи и группы в которых она состоит. Задался целью если и не использую AD в повседневности, то хоть как то держать всю информацию в едином Web-ориентированном представлении и что могу сказать такой инструмент я нашел. Сейчас ниже в этой заметке я разберу как обычно пошагово, как развернуть “Адресную книгу” — в основе этого лежит приложение: php-addressbook. Дальнейшие действия как всегда и везде все что я делаю проделываются с использованием моей любимой операционной системе Ubuntu.

В роли рабочей системы выступит самая стабильная версия системы: Ubuntu 12.04.5 LTS Server

Текущие характеристики подопытной системы: CPU =1,RAM =1,HDD = 25Gb

Обновляю информацию по пакетам и довожу систему до самого актуального состояния установленных приложений:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo apt-get update && sudo apt-get upgrade -y

Данное приложение которое я рассматриваю забираем с официального сайта проекта:

ekzorchik@srv-mon:~$ wget http://sourceforge.net/projects/php-addressbook/

Для распаковки архива понадобится установить некоторые утилиты:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo apt-get install unzip -y

Распаковываем скачанный выше архив:

ekzorchik@srv-mon:~$ unzip addressbookv8.2.5.2.zip

После распаковки в корне присутствует пошаговая инструкция по настройки, а ниже просто мое предельно просто разъяснение что и как нужно сделать, поднимаю в системе Web-сервер Apache 2 и MySQL-сервер:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo tasksel install lamp-server

New password for the MySQL «root» user: 712mbddr@

Repeat password for the MySQL «root» user: 712mbddr@

Далее на основе дефолтной конфигурации создам свою:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo cp /etc/apache2/sites-available/000-default.conf /etc/apache2/sites-available/addressbook.conf

Деактивирую дефолтную конфигурацию:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo a2dissite 000-default

Site 000-default disabled.

To activate the new configuration, you need to run:

service apache2 reload

и удаляю все лишнее из каталога /var/www предустановленное после установки системы:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo rm -Rf /var/www/html/

(уж лучше я все что нужно установлю и создам самостоятельно, хоть буду знать в последствии если у меня что-то не получится), если же данного каталога нет тот данный шаг пропускаем.

Редактирую скопированную дефолтную ранее конфигурацию применительно к новой задаче:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo nano /etc/apache2/sites-available/addressbook.conf

ServerAdmin webmaster@localhost

DocumentRoot /var/www/addressbook

Options FollowSymLinks

AllowOverride None

ErrorLog ${APACHE_LOG_DIR}/error.log

# Possible values include: debug, info, notice, warn, error, crit,

# alert, emerg.

LogLevel warn

CustomLog ${APACHE_LOG_DIR}/access.log combined

Активирую конфигурацию:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo a2ensite addressbook.conf

Enabling site addressbook.conf.

To activate the new configuration, you need to run:

service apache2 reload

Теперь для принятия настроек перезапускаю apache:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo service apache2 reload

После подключаюсь с административными правами к консоли mysql:

ekzorchik@srv-mon:~$ mysql -u root -p712mbddr@;

Welcome to the MySQL monitor. Commands end with ; or g.

Your MySQL connection id is 37

Server version: 5.5.43-0ubuntu0.12.04.1 (Ubuntu)

Oracle is a registered trademark of Oracle Corporation and/or its

affiliates. Other names may be trademarks of their respective

owners.

Type ‘help;’ or ‘h’ for help. Type ‘c’ to clear the current input statement.

mysql>

mysql> create database addressbook default character set utf8 collate utf8_general_ci;

Query OK, 1 row affected (0.00 sec)

mysql> create user 'addressbook'@'localhost' identified by '612mbddr@';

Query OK, 0 rows affected (0.00 sec)

mysql> grant all privileges on addressbook.* to 'addressbook'@'localhost';

Query OK, 0 rows affected (0.00 sec)

mysql> flush privileges;

Query OK, 0 rows affected (0.00 sec)

mysql> exit;

Bye

Далее создаю рабочий каталог адресной книги:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo mkdir /var/www/addressbook

Далее копирую распакованный каталог скачанной програмы в рабочий каталог:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo mv addressbook/* /var/www/addressbook/

после в созданную базу (для адресной книги) загружаю таблицы:

ekzorchik@srv-mon:~$ cat /var/www/addressbook/addressbook.sql | mysql -u addressbook -p612mbddr@ addressbook

После настраиваю для приложения “Адресная книга” специальный конфигурационный файл в котором указываю какие настройки на подключение к mysql использовать:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo nano /var/www/addressbook/config/cfg.db.php

// Database access definition

$dbserver = «localhost»; // your database hostname

$dbname = «addressbook»; // your database name

$dbuser = «addressbook»; // your database username

$dbpass = «612mbddr@»; // your database password

Сохраняю внесенные изменения и на рабочий каталог приложения addressbook устанавливаю права с которыми у меня работает Web-сервер – в данном случае: Apache:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo chown -R www-data:www-data /var/www/

Для верности перезапущю Apache полностью как службу:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo service apache2 restart

Теперь настал момент проверки, а что же в итоге я получу, берем браузер и в строке адреса указываем: http://IP&DNS/diag.php текущей системы где поднимаю сервис “Адресная книга” с целью проверки что получается.

Представленный скриншот ниже демонстрирует что передо мной страница где нужно провести аутентификацию, но вот какие дефолтные данные нужно указать в поля: User & Password прежде чем нажать Login и получить доступ к панели управления.

Раз не все так просто, то пробежавшись по документации и рабочим файлам – нашел, что в файле cfg.user.php указаны аутентификационные данные посредством которых пробую авторизоваться:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo nano /var/www/addressbook/config/cfg.user.php

// — Setup an «admin» user, with password «secret» —

$userlist = «secret»;

$userlist = «root»; // used to call «/diag.php»

, ага значит:

Pass: secret

После ввожу эти аутентификационные данные в соответствующие поля и нажимаю Login сразу же меня перекидывает на административный интерфейс работы с программой:

(ниже представлен наглядный скриншот того, что у Вас должно получиться)

если же после ввода Login & Password у Вас просто пустой экран по типу такого, то:

это значит что таблицы для созданной базы под приложение “Адресная книга” вы не создались, проверяем:

ekzorchik@srv-mon:~$ mysql -u addressbook -p612mbddr@;

mysql> show databases;

mysql> use addressbook;

mysql> select * from tables;

ERROR 1146 (42S02): Table ‘addressbook.tables’ doesn’t exist

ошибка, как раз есть тому подтверждение, удаляю запись что таблица в базе есть:

mysql> show tables;

+————————+

| Tables_in_addressbook |

+————————+

| address_in_groups |

| addressbook |

| group_list |

| month_lookup |

| users |

+————————+

5 rows in set (0.00 sec)

mysql> drop tables addressbook;

Query OK, 0 rows affected (0.05 sec)

mysql> drop tables address_in_groups;

Query OK, 0 rows affected (0.05 sec)

mysql> drop tables group_list;

Query OK, 0 rows affected (0.00 sec)

mysql> drop tables month_lookup;

Query OK, 0 rows affected (0.01 sec)

mysql> drop tables users;

Query OK, 0 rows affected (0.00 sec)

mysql> exit;

Bye

и экспортирую создаваемые таблицы заново:

ekzorchik@srv-mon:~$ sudo su www-data bash -c "cat /var/www/addressbook/addressbook.sql | mysql -u addressbook -p612mbddr@ addressbook"

This account is currently not available.

Ага как же размечтался командой выше сделать задуманное, теперь по другому:

ekzorchik@srv-mon:~$ cat /var/www/addressbook/addressbook.sql | mysql -u addressbook -p612mbddr@ addressbook

СТОП, читать нужно документацию по приложению не бездумно, там ведь ясно же написано что URL http://IP&DNS/diag.php для первого теста и все у меня выше сразу было сделано правильно, а рабочий доступ по URL следующего вида:

http://IP&DNS/index.php – указываем Login & Password нажимаем Login и вот она панель управления:

На этом заметка завершена. На всякий случай предупрежу, проделывал все действия в параллели на Ubuntu 14.04.2 LTS и у меня почему-то приложение вылетало и не сохраняло то что я внего внес, но это так к слову, возможно я что-то делал не так, поэтому использую пока в повседневности релиз Ubuntu 12.04.5 Server amd64 – мне функционал данной системы вполне устраивает. Итак теперь для своего удобства работы в компании я получил инструмент посредством которого я храню не в Excel виде контакты необходимые мне в работе и по личному использования, а в Web-интерфейсном ориентированном приложении. Что еще можно сказать, до встречи – с уважением автор блога – ekzorchik.

Статус темы: Закрыта.

Существует база данных в Excel с 1700 сотрудниками и их контактными данными.
Т.к. с существующим электронным справочником работает только 1/3 сотрудников (у остальных нет компьютеров) было принято решение изготовить печатный вариант.

С inDesign работаю не первый год (в основном это научные журналы и газеты), но здесь задача специфична, т.к. из-за текучести кадров контактные данные существенно меняются и требуется перевыпуск печатного варианта каждый квартал.

Есть какие-нибудь наработки по автоматизации данного процесса?

Не понятно как автоматически подразделения ставить в начале, а потом уже самих сотрудников с должностями и контактами.
George I wish I was a monster you think I am

Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel Например, «линковать» эксель-файл если его структура не меняется. Настроить стили ячеек. Останется только подогнать количество страниц при каждой перевёрстке.

Avast, AVG, Corel, Adobe, Serif, Work Examiner (беспл. тел. 8-800-707-708-7) и любое другое лицензионное ПО (пишите в «личку»).

Remember, never say you can’t do something in InDesign, it’s always just a question of finding the right workaround to get the job done. ©David Blatner
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

Например, «линковать» эксель-файл если его структура не меняется. Настроить стили ячеек. Останется только подогнать количество страниц при каждой перевёрстке.

Нажмите, чтобы раскрыть…

В принципе так и начал, но столкнулся с проблемой, что в макете с начало необходимо указывать название название подразделения, а ниже уже идет таблица с должностью, ФИО и контактами.
Т.е. если просто прилинковать файл, то название подразделение будет около каждого ФИО.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel Думаю, это задача для программистов, разбирающихся в Access. Там можно собрать что-то типа отчёта в нужном виде (за терминологию не отвечаю, давно дело было), экпортнуть в тот же Exel и уже его импортировать в Индизайн.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

Думаю, это задача для программистов, разбирающихся в Access. Там можно собрать что-то типа отчёта в нужном виде (за терминологию не отвечаю, давно дело было), экпортнуть в тот же Exel и уже его импортировать в Индизайн.

Нажмите, чтобы раскрыть…

Первоначально БД выгружается из системы управления предприятием в Excel. Если загонять в Access — это еще более замедлит процесс…

По факту проблема только автоматизацией размещения названия структурного подразделения.

Принципы построения содержания и глоссария понятны, в вот с этим никак.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel Загнать таблицу в акцесс, обычный отчет с одним уровнем группировки и сразу на печать. Зачем индизайн?

90% респондентов уверены, что их IQ выше среднего.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

Загнать таблицу в акцесс, обычный отчет с одним уровнем группировки и сразу на печать. Зачем индизайн?

Нажмите, чтобы раскрыть…

Наверное это оптимальный вариант. Просто я не могу придумать, как с помощью Data Merge или линкования разнести данные по таблицам на основе критериев. Т.е. как-то надо объяснить InDesign`у, что ему нужно перебирать все строки с оглядкой на столбец «Подразделение» и заносить в определенную таблицу только те поля, где значение сошлось.

Можно конечно в полуручном режиме, но мороки будет слишком много. Отсортировать данные по столбцу Подразделение. Разместить в таблицах все остальные столбцы. Затем самостоятельно порезать и поназывать таблицы в соответствии с принадлежностью к отделу. При обновлении исходной базы снова отсортировать ее по подразделению и надеяться, что количество работников в каждом отделе не изменится. В противном случае искать, что куда съехало будет сложнее, чем сделать все по-новой.

Все проблемы не от незнания, а от ошибочной уверенности в собственных знаниях. © Марк Твен
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

Т.е. как-то надо объяснить InDesign`у, что ему нужно перебирать все строки с оглядкой на столбец «Подразделение» и заносить в определенную таблицу только те поля, где значение сошлось.

Нажмите, чтобы раскрыть…

И эту задачу вполне решал, даже группировка была по двум критериям, в экселе сортировка по подразделению, потом небольшой макрос удаляющий дубли подразделений и оставляющий только первое название.
Затем копипаст в ворд (plain text), проставления стилей для подразделений поиском/заменой. Затем опять макросом проходимся по тексту кроме этого стиля и все преобразуем обратно в таблицы.
Дальше копипаст в индизайн.
По настроению возможны вариации.

90% респондентов уверены, что их IQ выше среднего.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel А вы спросите тех, кто выгружает вам базу в Excell, может ее можно выгрузить в более удобном виде?
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

Цитата Сообщение от GeorgeS Посмотреть сообщение
Например, «линковать» эксель-файл если его структура не меняется. Настроить стили ячеек. Останется только подогнать количество страниц при каждой перевёрстке.
В принципе так и начал, но столкнулся с проблемой, что в макете с начало необходимо указывать название название подразделения, а ниже уже идет таблица с должностью, ФИО и контактами.

Нажмите, чтобы раскрыть…

Можно сделать несколько таблиц, т.е. по одной на подразделение. Если, конечно, подразделений терпимое кол-во.

А можно через XML.

Если имеющийся фрагмент верстки экспортировать в XML, получится образец для изготовления пригодного для импорта XML. Затем понадобятся услуги программиста, который сможет написать XSLT-инструкцию для конвертации исходной экселевской таблицы в «образцовый» XML в процессе импорта в Индизайн.

Т.е. порядок такой: excel save as XML, import XML + указать XSLT-файл + не забыть вкл. Link
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

И эту задачу вполне решал, даже группировка была по двум критериям, в экселе сортировка по подразделению, потом небольшой макрос удаляющий дубли подразделений и оставляющий только первое название.
Затем копипаст в ворд (plain text), проставления стилей для подразделений поиском/заменой. Затем опять макросом проходимся по тексту кроме этого стиля и все преобразуем обратно в таблицы.
Дальше копипаст в индизайн.
По настроению возможны вариации.

Нажмите, чтобы раскрыть…

Всего-то пару небольших макросов.
Хочу уточнить (больше для себя): точно копипаст в InDesign? Без линкования? А как дальше быть при следующем выпуске и новой базе? Наша песня хороша — начинай сначала?
По сути общий процесс подготовки понятен. Только я бы это делала не в Word`e, а в InDesign (не дружу с макросами): где-то грепом, где-то чуть-чуть ручками. Хотя поисковый запрос выполняющий этот пункт пока сформировать не получилось:

небольшой макрос удаляющий дубли подразделений и оставляющий только первое название.

Нажмите, чтобы раскрыть…

Но тут может надо просто еще подумать и поковырять,
Вопросы появляются на этапе следующего выпуска с новой базой. Ведь можно даже приликовать или Data Merge прикрутить с заранее подготовленным в Word / InDesign файлом, но что будет при малейшем изменении базы? Если один из отделов упразднят или разделят на два, куда на автомате подгрузятся эти данные? А если количество сотрудников в отделе прибавиться, InDesign вряд ли добавит еще строки в таблицу. Вот как-то не клеится у меня автоматизация этого процесса.

Все проблемы не от незнания, а от ошибочной уверенности в собственных знаниях. © Марк Твен
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel Зачем линкование, датамердж и прочее. Задача ТС не требует этих средств.

Хотя средствами офиса актуальный справочник может формироваться на лету в любое время, достаточно запустить акцесс, создать базу данных, в таблицах создать связь с экселевским файлом и создать один отчет.
Применительно к моему способу обработки данных, информация получается сплошным текстом, весь процесс заново занимает незначительное время. Это как перезалить новый текст в книге.
- tab.JPG Размер файла: 50,7 КБПросмотров: 649
90% респондентов уверены, что их IQ выше среднего.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

boriskasmoscow сказал(а):

↑

А вы спросите тех, кто выгружает вам базу в Excell, может ее можно выгрузить в более удобном виде?

Нажмите, чтобы раскрыть…

БД MS SQL из нее делается выгрузка в CSV или Excel.

Можно сделать несколько таблиц, т.е. по одной на подразделение. Если, конечно, подразделений терпимое кол-во.

А можно через XML.

Если имеющийся фрагмент верстки экспортировать в XML, получится образец для изготовления пригодного для импорта XML. Затем понадобятся услуги программиста, который сможет написать XSLT-инструкцию для конвертации исходной экселевской таблицы в «образцовый» XML в процессе импорта в Индизайн.

Т.е. порядок такой: excel save as XML, import XML + указать XSLT-файл + не забыть вкл. Link

Нажмите, чтобы раскрыть…

Если есть программист, который сможет написать необходимую XSLT-инструкцию буду очень признателен.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

Зачем линкование, датамердж и прочее. Задача ТС не требует этих средств.
Хотя средствами офиса актуальный справочник может формироваться на лету в любое время, достаточно запустить акцесс, создать базу данных, в таблицах создать связь с экселевским файлом и создать один отчет.
Применительно к моему способу обработки данных, информация получается сплошным текстом, весь процесс заново занимает незначительное время. Это как перезалить новый текст в книге.

Нажмите, чтобы раскрыть…

Этап 1. Убираем дубли — это понятно, как реализовать.
Этап 2. Выше каждой строки с городами создается пустая строка — не понятно, как это делается в автомате в Excel. Это функция?
Этап 3. Смещаем название города на одну строку вверх. Наверное выделяем, вырезаем и вставляем со смещением?
Этап 4. Перемещаем название городов в право на свободные ячейки. Тоже не понятно как сделать автоматически.

Идея интересная.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel А почему нужно это делать в индизайне? ну конечно есть финансовые соображения, или оформить нужно на уровне?

90% респондентов уверены, что их IQ выше среднего.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel Второй-четвертый этап делал в ворде.

90% респондентов уверены, что их IQ выше среднего.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

А почему нужно это делать в индизайне? ну конечно есть финансовые соображения, или оформить нужно на уровне?

Нажмите, чтобы раскрыть…

Необходимо оформление, содержание с подразделениями, весь список ФИО с указанием на номер страницы и т.д.

Второй-четвертый этап делал в ворде.

Нажмите, чтобы раскрыть…

Скриптами или вручную? Возможно ли это сделать средствами Excel?

С Этапом 4 разобрался — делается функциями Консолидация или Сцепить.
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

Применительно к моему способу обработки данных, информация получается сплошным текстом, весь процесс заново занимает незначительное время. Это как перезалить новый текст в книге.

Нажмите, чтобы раскрыть…

Вот, на этом этапе у меня происходила загвоздка понимания, т.к. я сразу представляю, что полученный текст еще надо оформить, по страничкам красиво разложить, отверстать собственно. А после этого хочется новые данные просто аккуратненько подменить, не ломая предыдущих стараний. Если ТЗ так не стоит, то вопрос почти снят. «Почти», потому что мне он все еще интересен, но тема чужая и не об этом.

Этап 1. Убираем дубли — это понятно, как реализовать.

Нажмите, чтобы раскрыть…

Создается впечатление, что слепить все дубли в один — это какое-то плевое дело, о котором все знают. И я хочу знать. Расскажите мне, пожалуйста. Для остальных трёх пунктов я вижу способы решения и в Word, и в Indesign без особых усилий. А как удалить все дубли и оставить только первый экземпляр? Хоть бы где: Word, InDesign, на худой конец Excel. Буду очень благодарна за совет.

Все проблемы не от незнания, а от ошибочной уверенности в собственных знаниях. © Марк Твен
Ответ: Автоматизация верстки телефонного справочника из Excel

Скриптами или вручную? Возможно ли это сделать средствами Excel?

Нажмите, чтобы раскрыть…

Можно и в экселе, прям все пункты одним скриптом. В ворде достаточно замены.
А можно вставить в индизайн как текст и причесать грепом.
Кстати из акцесса отчет тоже можно выгнать в ворд) там уже эта разбивка будет автоматически сделана.

90% респондентов уверены, что их IQ выше среднего.

Статус темы: Закрыта.

Как часто вы работаете в Microsoft Word и как часто вам приходится добавлять в этой программе различные знаки и символы? Необходимость поставить какой-либо знак, отсутствующий на клавиатуре, возникает не так уж и редко. Проблема в том, что не каждый пользователь знает, где нужно искать тот или иной знак или символ, особенно, если это знак телефона.

Урок: Вставка символов в Ворде

Хорошо, что в Microsoft Word есть специальный раздел с символами. Еще лучше, что в широком обилии шрифтов, доступных в этой программе, есть шрифт «Windings». Написать слова с его помощью у вас не получится, а вот добавить какой-нибудь интересный знак — это вы по адресу. Можно, конечно, выбрать этот шрифт и нажимать подряд все клавиши на клавиатуре, пытаясь найти необходимый знак, но мы предлагаем более удобное и оперативное решение.

Урок: Как изменить шрифт в Ворде

1. Установите курсор там, где должен будет находиться знак телефона. Перейдите во вкладку «Вставка».

2. В группе «Символы» разверните меню кнопки «Символ» и выберите пункт «Другие символы».

3. В выпадающем меню раздела «Шрифт» выберите «Windings».

4. В изменившемся списке символов вы сможете найти два знака телефона — один мобильного, другой — стационарного. Выберите тот, который вам нужен, и нажмите кнопку «Вставить». Теперь окно символ можно закрыть.

5. Выбранный вами знак будет добавлен на страницу.

Урок: Как в Word поставить крестик в квадрате

Каждый из этих знаков можно добавить и с помощью специального кода:

1. Во вкладке «Главная» измените используемый шрифт на «Windings», кликните в том месте документа, где будет находиться значок телефона.

2. Зажмите клавишу «ALT» и введите код «40» (стационарный телефон) или «41» (мобильный телефон) без кавычек.

3. Отпустите клавишу «ALT», знак телефона будет добавлен.

Урок: Как в Ворде поставить знак параграфа

Вот так просто можно поставить знак телефона в Microsoft Word. Если вы часто сталкиваетесь с необходимостью добавления в документ тех или иных символов и знаков, рекомендуем изучить стандартный набор символов, доступных в программе, а также знаки, входящие в состав шрифта «Windings». Последних, к слову, в Ворде аж три. Успехов и обучении и работе!

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Источник

Многие думаю сталкивались, что на новом месте работы сложно ориентироваться и найти в офисном пространстве того или иного сотрудника.

Для таких случаев я создал телефонный справочник в котором можно указать расположение сотрудников на плане офиса.

Источником данных для телефонного справочника служит Active Directory, контакты из которой импортируются в базу MySQL, в дальнейшем справочник оперирует с базой MySQL.

Внутри справочника контакты делятся на два типа:

Импортированные из AD
Локальные

Импортированные контакты нельзя редактировать, их можно только скрывать из списка и указывать расположение на карте. Все изменения нужно производить в AD, после чего провести повторную синхронизацию, при которой будут добавлены новые и обновлены существующие записи.

Функциональные возможности:

Импорт контактов и фото из AD
Показать/скрыть любой контакт
Добавлять, редактировать и удалять локальные контакты
Указать расположение сотрудника на схеме офиса

Карты хранятся в файлах templates/map[1-5].png. Их нужно заменить своими схемами.

Поиск сотрудника на карте:

Демо устаревшей версии, но суть передаёт: http://pfzim.rf.gd/pb/
Логин: admin
Пароль: admin

Так как я не очень силен в веб-программировании и дизайне, вы можете предложить свои улучшения. Справочник сделан максимально легковесным с минимумом используемых библиотек.

Источник

Содержание

Домашняя телефонная книга
Как создать телефонный справочник на компьютере
Шаг 1. Начало работы с Microsoft Access
Шаг 2. Создание таблиц базы данных
Шаг 3. Настройка связей между таблицами
Шаг 4. Заполнение базы данных информацией
Шаг 5. Выполнение простейших запросов
Шаг 6. Формы и отчеты
Шаг 7. Итоги и выводы

Домашняя телефонная книга

Microsoft Access создаст базу данных и откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режиме таблицы.

4 1

Откройте таблицу «Телефонный справочник» и заполните ее приведенными ниже данными:

Таблица «ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК»

Телефонный справочник

Номер телефона

ФИО абонента

Адрес

Код категории

Анна Егоровна Чернова

Москва, ул. Большая, 1

Москва, Маленький пер., 15

Москва, Пр-т Центральный, 21

Москва, Мастеров пер., 5

Москва, ул. Фиалковая, 28

Москва, Аллея Звезд, 4

Светлана Геннадьевна Короткова

Москва, ул. Родная, 8

При заполнении КОДА КАТЕГОРИИ надо иметь в виду, что коды категорий двухсимвольные.

Материал подготовила методист Шутилина Л.А.

При подготовке материала использовались ресурсы:

Источник

Как создать телефонный справочник на компьютере

Задание:
Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.).

Шаг 1. Начало работы с Microsoft Access

Рис. 1. Запуск MS Access через главное меню

Укажите в открывшемся диалоговом окне, что вы хотите создать новую базу данных (см. рис. 2). Если подобное диалоговое окно вам предложено не было, то вызовите его, дав команду меню «Файл > Создать»

Рис. 2. Создание новой базы данных

Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например, telephone ).

Обратите внимание, что в MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах (а поэтому программе с самого начала надо знать их имена). Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например таких, как отключение электропитания).

Перед вами откроется окно «База данных» (см. рис. 3). Это окно является исходным элементом управления Microsoft Access.

Рис. 3. Окно «База данных»

Шаг 2. Создание таблиц базы данных

Рис. 4. Окно проектирования структуры таблицы

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

В столбце «Имя поля» набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце («Тип данных») указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

Обратите внимание, что кнопка раскрывающегося списка с типами данных является скрытым элементом управления. Она появляется лишь только после выбора соответствующего поля бланка. Надо иметь в виду, что в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов, которые не отображаются, пока ввод данных не начат. При изучении программы рекомендуется специально «прощелкивать» пустые поля бланков в поисках скрытых элементов.

В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).

Имя поля	Описание	Длина
Номер	Номер телефона	12
Имя	Имя абонента	25
Адрес	Адрес абонента	40
Код_категории	Категория абонента	2

Укажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле «Номер»). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт «Ключевое поле» выпавшего меню), дав команду меню «Правка > Ключевое поле» или нажав на кнопку панели инструментов Microsoft Access.

О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы (см. рис. 4).

Сохраните в текущей базе данных созданную таблицу. Сделать это можно с помощью команды меню «Файл > Сохранить» или с помощью кнопки панели инструментов Microsoft Access. Укажите имя сохраняемой таблицы: «ТЕЛЕФОНЫ».

Имя поля	Описание	Длина
Код	Код_категории	2
Наименование	Наименование категории	12

Шаг 3. Настройка связей между таблицами

В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице «ТЕЛЕФОНЫ» вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы «КАТЕГОРИИ». Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля «Код_категории», а также задать параметры связей между таблицами.

Рис. 5. Диалоговое окно мастера подстановок

После нажатия кнопки «Готово» вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим.

Закройте окно проектирования таблицы «ТЕЛЕФОНЫ».

Откройте окно «Схема данных» (см. рис. 6). Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню «Сервис > Схема данных».

Рис. 6. Окно «Схема данных». Показано также окно добавления таблиц.

При первом обращении к окну «Схема данных» вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц (показано на рис. 6). В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню «Связи > Добавить таблицу» или кнопку панели инструментов.

Добавьте в схему данных таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» и «КАТЕГОРИИ». Закройте окно добавления таблиц.

В окне «Схема данных» отображаются окошки со списками полей выбранных таблиц. Связи между полями отображаются в виде линий. При необходимости, здесь же можно и создавать новые связи между полями. Это делается перетаскиванием мышью имени одного поля на имя другого поля. Между данными полями устанавливается связь и сразу же предлагается настроить ее параметры. Удалить связь можно выделив ее мышью и нажав клавишу DEL на клавиатуре (или дав команду меню «Правка > Удалить»). Таким же образом удаляются и лишние таблицы из окна схемы данных.

Откройте окно «Изменение связей» для настраиваемой связи (см. рис. 7). Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню «Связи > Изменить связь».

Рис. 7. Окно «Изменение связей»

Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку «ОК»).

Включение флажка «Обеспечение целостности данных» позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных полей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками «1» и «бесконечность». Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь «один ко многим»).

Шаг 4. Заполнение базы данных информацией

Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы «КАТЕГОРИИ», так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы «ТЕЛЕФОНЫ».

Откройте таблицу «КАТЕГОРИИ». Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне «База данных» или выделив этот значок и нажав на кнопку «Открыть» указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей. Заполните таблицу следующим образом:

Рис. 8. Окно таблицы «КАТЕГОРИИ»

Откройте таблицу «ТЕЛЕФОНЫ», заполните ее приведенными ниже данными:

Номер	Имя	Адрес	Категория
45-14-15	Петр Иванович	Улица Большая, 1	Родственники
31-98-16	Дядя Коля	Переулок Маленький, 15	Родственники
18-42-51	Марина	Центральный Проспект, 21	Друзья
23-15-48	Ремонт телевизоров	Переулок Мастеров, 5	Мастерские
92-15-30	Цветочный магазин	Улица Фиалковая, 28	Магазины
77-12-53	Андрей	Аллея Звезд, 4	Друзья
51-12-43	Тетя Света	Улица Родная, 8	Родственники

Обратите внимание, что данные в таблицах хранятся в неупорядоченном виде. Новые записи всегда добавляются в конец таблицы (пустая строка, помеченная звездочкой). Возможностей добавления записей между существующими записями не предусмотрено.

Удалить запись можно, выделив соответствующую строку таблицы и вызвав контекстное меню, либо через пункт меню «Правка > Удалить запись» или кнопку панели инструментов. Следует иметь в виду, что после удаления записи физически не удаляются из файлов базы данных, а лишь помечаются как удаленные и в процессе работы с базой не учитываются. Физическое удаление происходит лишь после выполнения команды меню «Сервис > Служебные программы > Сжать и восстановить базу данных».

Шаг 5. Выполнение простейших запросов

Предположим, что для повседневной работы с телефонным справочником нам не требуется вся информация из базы данных. В частности, более удобным представляется вариант работы с таблицей, в которой представлено лишь три поля из таблицы «ТЕЛЕФОНЫ»: Имя, Номер, Категория. Предоставим пользователю возможность работы с такой таблицей. Сделать это можно с помощью запросов.

Откройте окно «База данных» и переключитесь на вкладку объектов «Запросы». Выберите создание запроса в режиме конструктора. Вам будет предложено добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Перед вами откроется бланк запроса по образцу (см. рис. 9)

Рис. 9. Бланк запроса по образцу

Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых основывается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Перетащите поля «Имя», «Номер» и «Код_категории» в формируемую таблицу. Укажите также параметр «Сортировка» (по возрастанию) для поля «Код_категории». Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям. Сохраните составленный запрос (назовите, например, «Телефоны без адресов») и закройте бланк запросов по образцу. Чтобы посмотреть результаты работы запроса, откройте его, сделав двойной щелчок по соответствующей записи в окне «База данных».

Составим теперь запрос, который из всего списка телефонного справочника показывает только телефоны друзей. Запустите создание запроса в режиме конструктора и заполните бланк запроса по образцу согласно приведенному ниже примеру:

Рис. 10. Составление запроса «Телефоны друзей»

Сохраните запрос под именем «Телефоны друзей», закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса.

Вернитесь в режим конструктора запросов и попробуйте вернуть на место флажок «Вывод на экран» для поля «Код_категории». Как изменился результат выполнения запроса?

Рассмотренный выше запрос несложно модифицировать в запрос с параметром, который позволит просматривать телефоны не только друзей, но и любых других категорий абонентов. В поле «Условие отбора» вместо значения «ДР» укажите (именно так, без кавычек и в квадратных скобках): [Введите код категории]. Запустите запрос на выполнение и протеституйте его.

Шаг 6. Формы и отчеты

После выполнения работы мастера, перед вами сразу откроется созданная форма, с которой уже можно работать. Внесем, однако, в макет формы некоторые изменения. Добавим заголовок формы и примечания.

Рис. 11. Макет формы «Телефоны». Добавление заголовка.

Раздвиньте с помощью мыши область заголовка формы, добавьте в заголовок элемент «Надпись», введите туда текст «Телефонный справочник», укажите желаемые параметры текста (шрифт, размер, цвет и т.п.). Аналогичным образом оформите и примечанеи формы. Введите туда свое имя (как автора базы данных), год создания базы данных или аналогичную информацию.

Сохраните и закройте макет формы. Откройте форму в обычном режиме. Если вы все правильно сделали, то у вас должно получиться примерно следующее:

Рис. 12. Форма «Телефоны».

Аналогично прошлому примеру, задайте заголовок и подпись формы. Созданная вами форма должна иметь примерно следующий вид:

Рис. 13. Форма «Телефоны друзей».

Если есть необходимость внести какие-либо изменения в созданный отчет (например, скорректировать заголовок), то откройте отчет в режиме конструктора и сделайте это. В результате у вас должен получиться документ, аналогичный представленному на рис. 14. Обратите также внимание на подпись документа, расположенную внизу страницы.

Рис. 14. Отчет «Телефоны друзей».

Шаг 7. Итоги и выводы

Итак, вы закончили выполнять данное упражнение. Здесь вы познакомились с основными объектами Microsot Access (таблицы, запросы, формы, отчеты), режимами работы с базами данных (проектирование и разработка, эксплуатация), инструментальными средствами Microsoft Access (мастеры, конструкторы и т.п.). В данном упражнении достаточно подробно рассмотрены все основные этапы работы с Microsoft Access. Используйте эти материалы и при выполнении других заданий, создании баз данных в Microsoft Access.

Источник