Как составить тезисы к встрече

Создать научную работу – это одно. А вот выступить на конференции, предоставить сильные факты, быть интересным, не дать слушающим заскучать, да и предстать перед сотней незнакомых лиц – задача не из легких.

В подготовке к конференции есть что-то похожее на приготовление к защите диплома. Но есть и свои нюансы.

Хотите больше полезной информации и свежих новостей каждый день? Присоединяйтесь к нам в телеграм.

Почему так важно знать, как пишутся тезисы на конференцию?

Участие в научной конференции – это предел мечтаний любого ученого. Именно там собираются все авторитетные личности, которые заметят или не заметят ваши светлые мысли.

Знание того, как правильно написать и оформить тезисы на конференцию, многим пригодится еще раньше. Еще в школе у особо успешных учащихся есть возможность поучаствовать в таком мероприятии. Еще пример – студенческие годы, когда молодые ученые начинают делать свои первые шаги в науке.

Успешное выступление на конференции станет уверенной заявкой на участие в научном сообществе. Если вас заметят (в хорошем смысле), в будущем можно достигнуть больших высот.

И еще один момент, почему так важно следовать правилам написания тезисов для конференции: плохая подготовка представит в невыгодном свете основной научный труд, а порой – и личность самого автора.

И наоборот, хорошая структура, грамотный план и соблюдение всех требований тезисов на конференцию позволят получить сразу несколько преимуществ:

1. Раскрыть потенциал научного труда.
2. Обратить внимание на себя и свою работу.
3. Привлечь финансирование.
4. Заявить о себе как о новом научном авторе.

Обратите внимание, что отмеченные комиссией тезисы имеют все шансы быть бесплатно опубликованными в сборниках научных статей, сборниках конференций и т.д.

Что такое тезисы для конференции

Написание тезисов на конференцию представляет собой процесс сбора в единое целое взаимосвязанных и логически выстроенных основных положений всей научной работы (курсовой, дипломной, научной статьи), где должны быть приведены основные доказательства и обоснования.

Тезисы – кратко сформулированные основные положения, главные мысли научного труда, доклада, статьи, курсовой или дипломной работы.

Есть несколько основных целей написания тезисов:

• предоставление краткого убедительного обобщения,
• раскрытие сути работы,
• знакомство с основными идеями и результатами труда.

Если ближе познакомиться с требованиями к оформлению тезисов для конференции, можно уловить четкое сходство с написанием доклада для дипломной работы. Здесь так же нужно соблюдать маленький объем – всего 2-3 листа формата А4, на которых отображены основные идеи полной научной работы.

Образцы тезисов для научной конференции:

Виды тезисов

Перед тем как делать тезисы к конференции, стоит хорошенько изучить их по следующим признакам:

1. По авторству основного научного труда. При их составлении могут использоваться публикации других авторов, а также собственный научный труд. В первом случае чужая работа досконально изучается, выделяется ее суть и главные идеи. На основе подготовленных данных автор формулирует отдельные положения, которые и должны будут отображаться в докладе. Во втором случае предполагается, что автор в ходе исследований приобрел четкое понимание изученного вопроса. И здесь главной задачей является лаконично и емко отобразить перед публикой рассматриваемую проблему.
2. По месту представления. Перед тем, как делать тезисы к конференции, необходимо понимать, где они будут представлены (семинары, журналы, международные конференции и так далее).
3. По форме представления. Это может быть презентация с выступлением, публикация, заочное слушание и прочее. Этот пункт напрямую зависит от предыдущего. Пример написания тезисов на заочную научную конференцию будет отличаться краткостью, информативностью, емкостью, чтобы их можно было опубликовать в научном сборнике статей конференций. В презентации же допустимо некое лирическое отступление, а в некоторых случаях будет кстати уместная шутка.
4. По порядку написания. Такие тезисы доклада на конференцию могут писаться до того, как создается основная научная работа, или когда работа уже готова (по ее примеру). Если работа делается на основе готового материала, она заключается в четком выделении важных моментов и придании всей работе целостности. Образец оформления тезисов на конференцию до создания основного труда является наиболее распространенным типом. Его сложность состоит в том, что материал еще не до конца изучен автором, а потому он еще не имеет четкого представления, о чем писать. Здесь нужно проработать четкий план с мельчайшими подробностями, на основе которых и будет написан текст.
5. По основному содержанию. Здесь может содержаться постановка проблемы, описываться новая методика работы, результаты интересных исследований и так далее.
6. По сложности (сложные, средние, простые). При этом простые тезисы занимаются раскрытием основной проблемы, средние (основные, состоящие из множества простых) состоят из принципиально важных идей и положений основного научного труда, а сложные состоят как из простых, так и из основных тезисов, которые максимально полно будут раскрывать суть научной работы.
7. По стилю изложения (номинативного или глагольного строя). Тезисы глагольного строя выглядят как краткое научное описание и состоят в основном из глагольных сказуемых. Тезисы номинативного строя характеризуются отсутствием глагольных сказуемых, отличаются лаконичной фиксацией научных данных.

Вот мы и рассмотрели основные моменты, как оформляются тезисы для конференции. А теперь перейдем к главному: как их написать?

Как писать тезисы на конференцию: правила и образец

Структура этого вида работы будет полностью зависеть от того, по какому типу тезисов вы решили работать.

Если пишется текст, который будет описывать поставленную проблему, в него должны входить следующие информационные блоки:

• краткое вступление, раскрытие актуальности тематики;
• описание цели работы и постановка задач;
• небольшой лит. обзор, анализ насущных точек зрения и методик;
• изложение собственных мыслей по проблеме;
• возможные пути развития проблемы;
• подведение итогов, оценка достигнутых результатов.

Если пишется текст по результатам исследования, лучше использовать немного другую структуру:

• краткое вступление, раскрытие актуальности тематики;
• описание цели работы;
• общие положения, основные гипотезы;
• используемые методы и методологии;
• приведение расчетов и данных;
• выведение промежуточных результатов, проведение анализа;
• знакомство с основными результатами;
• финальный анализ, подведение итогов.

А вот образец того, как пишутся тезисы на конференцию по примеру работы с новыми методиками:

• краткое вступление, описание методик, сфер применения;
• описание цели работы и постановка задач при разработке новой методики;
• знакомство с имеющимися методиками, анализ литературы;
• знакомство с новой методикой;
• описание сферы применения;
• реальная оценка достоинств и ограничений;
• выводы и степень реализации поставленных задач, описание погрешности методики.

Требования к тезисам на конференцию: как правильно оформляются

Перед началом работы обязательно обратитесь к научному руководителю. Он должен показать, как выглядят тезисы к конференции, показать примеры и образцы, как их делать, а также как оформлять.

Кроме научного руководителя предоставить правила к оформлению может организационный комитет, проводящий конференцию.

Крайне важно уделить оформлению особое внимание. Ошибки и неточности могут стать причиной отказа в выступлении. Почему все так строго? Просто любые отклонения могут стать причиной срыва сроков верстки работ и их дальнейшего размещения в библиотеках и изданиях.

И вот основные правила оформления:

• основной шрифт — Times New Roman,
• размер 12-14 кегль,
• одинарный или полуторный межстрочный интервал,
• оформление списка литературы точно по ГОСТ 7.1-2003.

А вот и образец оформления тезисов на конференцию.

В заголовке работы должны быть указаны данные автора: его фамилия, имя, отчество, место учебы/работы, страна и город. Иногда требуется выполнять аннотация тезисов на конференцию, но такое бывает крайне редко. Поэтому мы не будет останавливаться на этом пункте.

Главное – определить четкий алгоритм создания тезисов к конференции. Вот вам в помощь чек-лист, с помощью которого вам удастся сделать настоящую «бомбу» и «взорвать» научный мир своим выступлением:

1. Определить тип тезисов и выбрать их структуру.
2. Правильно поставить цели и определить результаты, которых хотелось добиться.
3. Сформулировать рабочее название работы с учетом основного научного труда и темы проводимой конференции.
4. Продумать структуру тезисов с учетом рекомендаций и типов.
5. Проанализировать полученные данные, если понадобиться – дополнить и уточнить их. Проследить за логическим построением доказательств, отметить пути достижения поставленной цели.
6. Узнать требования оформления тезисов к конференции в компетентных органах.
7. Подготовить текст на основе предоставленного плана.
8. Выполнить проверку текста. При появлении новых мыслей и идей включить их в готовый документ.
9. Проверить текст, ключевые слова доклада. Определить соответствие требованиям по оформлению. При необходимости сократить количество страниц до рекомендуемого объема.
10. Окончательно просмотреть текст статьи, произвести презентацию перед любым авторитетным человеком (руководителем, знакомым, преподавателем).
11. Отправить готовые тезисы, оформить заявку на участие в конференции организационному комитету.

Не волнуйтесь. Если уж вы дошли до того, что хотите участвовать в конференции, то больше половины этих требований уже прочно сидит в вашей голове. Ну а если время беспощадно летит, а вы не можете выкроить и минутки на подготовку, вовсе не обязательно отказываться от участия. Можно ведь просто обратитсья за тезисами на конференцию у специалистов студенческого сервиса и спокойно наслаждаться миром фактов, научных докладов и глубинных знаний.

Сколько статей и книг написано, сколько курсов и тренингов придумано по теме ведения переговоров! От разнообразия названий кружится голова: жесткие и мягкие, сложные и не очень, «метод пустого шкафа» и техника «силовое плечо», манипуляции и провокации, 4 фазы, 10 техник, 36 приемов…и так далее!

Но часто всем этим курсам и тренингам не достает практики – простой и интуитивной. Если завтра я иду на встречу, что я буду делать? Как готовиться к первым переговорам с незнакомыми людьми? Например, вы впервые встречаетесь с потенциальным клиентом, а может быть, будете делать презентацию перед советом директоров или иностранным гостем, или вас пригласили на корпоративный бизнес-ланч с возможной беседой о сотрудничестве?

На протяжении своей почти двадцатилетней практики в сфере бизнеса я провела более 500 встреч и переговоров различного уровня – от неформальных бизнес-завтраков с компаньонами до встреч с иностранными делегациями на уровне министров. За это время я на своем опыте выработала определенный алгоритм действий.Его выполнение позволяет не только произвести положительное впечатление, но и значительно повлиять на успешность и дальнейшее развитие отношений с противоположной стороной.

Казалось бы, я не расскажу вам ничего сенсационного, нового или сверхъестественного – однако, именно эти 5 простых шагов так важны, чтобы почувствовать свою уверенность на встрече и произвести впечатление настоящего профессионала.

Шаг 1: Делайте «домашку»

А) Узнайте максимум о своем собеседнике/компании

Это кажется элементарным, но в действительности очень мало людей «наводят справки» о контрагенте до первой с ним встречи. Возможно, не хватает времени, или просто они не думают об этом. Но часто именно это определяет ход первой беседы, и даже успешность переговорного процесса.

Когда я собираюсь на встречу, я всегда ищу максимум информации о человеке или компании, с которой предстоит общение..

О компании я ищу информацию на ее сайте, в новостях и поисковых системах, захожу на странички ее социальных сетей: смотрю на проекты, достижения, последние новости, выясняю, кто является акционером/владельцем компании, кто ее ключевые сотрудники, принимающие решения и т.д. Это позволяет мне не только быть в курсе того, чем живет компания, но и понимать мотивацию и потребности моих будущих собеседников, находить потенциальные сферы взаимных интересов.

Если вы заранее знаете имя человека или сотрудников, с которыми будете встречаться, очень полезным будет сделать небольшое исследование и о них – через социальные сети и блоги. Если ваш собеседник – лицо публичное, можно подключить к источникам информации публикации и интервью в СМИ.

Будет полезно знать, чем этот человек занимался до сегодняшнего дня, в каких других компаниях работал и чего достиг, чем он увлекается и каковы его интересы. Ну и посмотреть, кто у него в друзьях — вдруг он друг или родственник вашего соседа или коллеги, тогда встреча точно может стать гораздо интереснее.

Б) Определитесь с темой встречи и разошлите повестку всем ее участникам

Вы удивитесь, но очень часто люди приходят на встречу не зная, о чем пойдет речь! Особенно это касается больших совещаний, где коммуникация между участниками еще слабо налажена. Что и говорить, если даже между коллегами одной компании обмен информацией часто оставляет желать лучшего. Поэтому повестка встречи, разосланная всем участникам заранее, поможет избежать неловких ситуаций, когда пришедшие на встречу шепчут друг другу на ухо: «А зачем мы тут собрались сегодня?».

В) Содержание – готовьтесь, чтобы донести суть

Как часто я видела презентации плохо подготовленные и сделанные впопыхах! Презентации-экспромты, долгие и неинтересные, которые были просто не актуальны для собеседников. А почему они были такими? Да просто потому, что их плохо готовили. Вернее, не готовили вовсе!

Многие действуют «путем наименьшего сопротивления» — дескать, есть у меня стандартная презентация, которую я везде ношу с собой, и мне этого достаточно. Но клиенты ведь разные! И даже если вы работаете в одной и той же нише, наверняка у вас есть какие-то вариации на тему, различные услуги под разные запросы.

Так или иначе, к презентации нужно готовиться. Всегда. Даже если вы делаете ее в сотый раз. Нужно готовиться как письменно (сам файл и визуальный ряд), так и устно (знать, о чем пойдет речь, предусмотреть ответы на возможные вопросы собеседника).

Например, если ваша компания предоставляет услуги по дизайну интерьеров в разных областях: офисы, магазины, рестораны и общественные зоны, а ваш клиент хочет заказать у вас дизайн офисного помещения, то нужно делать упор именно на этот сегмент, все остальные проекты показав в самом конце — для подтверждения своего опыта (если вообще на них хватит времени).

Еще я рекомендую, как странно это ни звучит, на первой встрече предоставить первое слово вашему клиенту. Если вы не знаете деталей проекта, ваш потенциальный заказчик, заговорив первым, поможет вам понять суть задачи. Вам будет проще сориентироваться и подстроить фокус своей презентации под то, что особенно актуально для собеседника. Если же начать со своей презентации, то есть риск того, что вы дадите много лишней и ненужной информации, а о том, что действительно важно, даже не упомянете.

Шаг 2: Организация – продумайте все детали

Представьте себе, на встрече собралась тендерная комиссия, вы должны выступать, а презентация не открывается… Или встреча проходит в одном из филиалов заказчика, а вы традиционно приехали в головной офис. Или зарядка вашего планшета разрядилась, и вместо того, чтобы демонстрировать клиенту важные маркетинговые материалы, вам приходится в красках о них рассказывать…

Конечно, из любой ситуации можно найти выход, но чтобы избежать таких неприятных «случайностей», перед каждой встречей я настоятельно рекомендую проверить и уточнить следующие детали:

· Где будет проходить встреча (точный адрес, как пройти и проехать, есть ли парковка и т. д.).

· В каком формате будет проходить презентация? Есть ли в переговорной экран, нужен ли с собой планшет или ноутбук? Или будет достаточно USB с презентацией. Обязательно перед встречей уточните технические детали оборудования).

Шаг 3: Выглядите подходяще ситуации

В моей практике были довольно забавные ситуации, когда неподобающая одежда коллег и партнеров не лучшим образом влияла на переговорный процесс, ставила под сомнение реноме и профессионализм контрагентов. Когда я работала в международной консалтинговой компании, у нас был строгий подход к дресс-коду: всегда официальная рубашка, костюм с пиджаком и никаких джинсов! Конечно, не все наши клиенты так же одевались, но нам это было не важно, ведь мы — в том числе благодаря дресс-коду — настраивались на эффективные переговоры, и чувствовали себя увереннее, будучи «при параде».

Работая в международном архитектурном бюро, я видела и другой подход к одежде. Здесь в корпоративной среде был более востребован «расслабленный» стиль дизайнеров. Джинсы, яркие рубашки, броские свиншоты и креативные платья — если в офисе данный стиль был вполне уместным, то на встречах он порой становился причиной безмолвного недоумения заказчика.

Поэтому, мой совет: на официальной встрече все-таки беспроигрышным вариантом будет деловой костюм – какую бы сферу бизнеса вы не представляли. На неформальные переговоры можно одеться более свободно. Если же вы сомневаетесь, какую одежду предпочесть, старайтесь придерживаться нейтрального стиля – не впадать в крайности, такие как костюм с бабочкой или рваные джинсы со слишком фривольной рубашкой Например, «business casual» — офисный стиль, спокойный и сдержанный, но не слишком официозный – будет здесь той самой золотой серединой..

Скажу вам честно, российские женщины порой перегибают палку со стилистикой своих нарядов. Декольте, обилие украшений, пестрая цветовая гамма одежды, слишком короткая юбка — в бизнес-среде это выглядит неподобающе и вульгарно. Подобная «свобода» дресс-кода недопустима, особенно с иностранными участниками встречи и негативно влияет на имидж компании. Спокойный, нейтральный бизнес-стиль – это уважение к присутствующим и к самому себе.

Шаг 4: Говорите уверенно, четко структурируя мысли

Мастерство презентации оттачивается годами. Этому можно и нужно учиться. В этом стоит постоянно практиковаться. В каждой презентации есть место небольшому экспромту, диалогу с участниками: никому не интересно слушать ваш монолог или лекцию, гораздо интереснее живое общение по ходу проведения презентации. И, конечно, как бы вы не волновались при первой встрече с новыми людьми, главное в любой презентации и общении – это уверенность в себе и в своем продукте/услуге, которую вы предлагаете. Человек в меру уверенный внушает чувство доверия, гораздо больше имеет шансов убедить в своей компетентности и профессионализме, нежели неуверенный и растерянный собеседник.

Чтобы создать положительную атмосферу на первой встрече, часто прибегают к такой фишке, как «small talk» — по-английски это «маленький, незначительный разговор». Что это? Это легкая неформальная беседа о каких-то общечеловеческих интересах/ценностях, будь то погода, мировые новости или результат национальной сборной по футболу. Это может быть небольшой комплимент собеседнику или любопытное наблюдение, которое вы сделали по дороге на эту встречу. Но, если стартовая тема выбрана верно, она расслабляет собеседников, и настраивает их на позитивную встречу без лишнего официоза.

В начале встречи, если ранее это не было оговорено, стоит уточнить у собеседников, сколько времени у них есть на встречу, кратко остановиться на повестке, распределить время и обозначить порядок презентации. Из моего опыта, я бы советовала распределять часовую встречу на следующие промежутки:

5 минут – представление собеседников, если вы ранее не были знакомы. Кратко представьте всех членов своей команды и попросите то же самое сделать своих собеседников.

15-20 минут – если заказчик согласится, попросите его начать с предмета встречи: проекта, задачи, вопроса, который они хотят обсудить с вами. Это, во-первых, позволит вам лучше разобраться в том, что им нужно. А во-вторых, поможет вам адаптировать фокус вашей презентации.

15-20 минут — непосредственно ваша презентация. Бывает, что заказчики не хотят первыми рассказывать о своем проекте. Не беда. Тогда вы первыми делаете свою презентацию, но оговариваетесь, что, не зная их задач, вы можете рассказать обо всем, что вы делаете, и когда лучше узнаете их проект, дополните другими деталями.

15-20 — вопросы-ответы в конце встречи. Не забирайте все время на презентацию. Собеседникам необходимо высказаться. Чем больше внимания вы уделяете своему потенциальном клиенту, партнеру, тем больше важной информации вы получите, и тем позитивнее к вам будет настроен клиент.

Четкая структура встречи поможет вам не сбиваться и сохранять уверенность, а вашему собеседнику покажет, насколько вы собранный человек. Конечно, особое внимание надо обращать и на саму презентацию. В ней должно быть обязательно:

· Введение – информация о вашей компании и команде

· Ключевые показатели, вехи развития, достижения

· Самые важные проекты, относящиеся к теме разговора

· Другие проекты вашего портфолио, по которым можно судить о масштабе вашего бизнеса, уровне компании и т.д.

· Ваше уникальное предложение — то, чем вы можете действительно помочь своим клиентам

Шаг 5: Свяжитесь с клиентом после встречи

Итак, вы провели первую встречу, довольны собой, вам удалось произвести хорошее впечатление. Что же дальше?

Правилом хорошего тона является письмо с благодарностью после встречи. В этом письме можно еще раз прислать свои контакты собеседнику и поблагодарить его за знакомство и интересное общение.Во-вторых, к этому письму можно приложить вашу презентацию, которую вы делали на встрече, или какую-то дополнительную информацию о вас.

В-третьих, наверняка вы договорились о чем-то на встрече, и пообещали что-то прислать «вдогонку». Это как раз и стоит сделать в письме.

Ну и, в-четвертых, не забывайте поинтересоваться у клиента о статусе принятия решения по вашему сотрудничеству, ведь вы с нетерпением ждете дальнейшего развития событий. Если же ни о чем таком вы не договорились, и встреча была ознакомительной — без обязательств — все-равно стоит обозначить, что вы ждете, когда возникнет возможность для продолжения переговоров.

Такое письмо лучше прислать в течение 1-5 дней после встречи. Это самый оптимальный срок, когда ваш собеседник еще под впечатлением, помнит все ваши договоренности и ждет от вас дополнительную информацию, которую вы ему обещали.

Вместо заключения

Первая встреча – это возможность продемонстрировать клиенту не только ваши профессиональные качества, но и дружелюбие, поддержку, порядочность. Будьте открыты, эмпатичны, разговаривайте с клиентом на равных и стремитесь быть для него максимально полезным, даже если пока это потенциальное сотрудничество. И успех не заставит себя долго ждать.

Удачных переговоров!

Универсальные советы и правила хорошего тона, которые применимы в онлайне и офлайне. 

Убедитесь в необходимости встречи

Прежде чем созывать совещание, проверьте, а можно ли обойтись без встречи. 

Подумайте, можно ли донести информацию другими способами: письмом в почте или сообщением в чате. Если да — напишите текстом и не тратьте время на очередное совещание. Плюс текстового формата в том, что к нему можно всегда вернуться и перечитать ключевые моменты.

Если нужно обсудить всё голосом — собранию быть.  

Назначьте время встречи заранее 

У всех есть свои рабочие задачи и найти время для срочного созвона бывает крайне сложно. А если участники знают про встречу заранее — они могут подготовиться и сформулировать вопросы.

Чем раньше вы уведомите участников, тем больше шансов на то, что встреча состоится и пройдёт успешно.

Регулярные встречи лучше сразу проставить в календарь, а насчёт новых — договариваться заранее сразу, как только появилась необходимость. Если вопрос действительно неотложный, то донесите его важность сотрудникам, чтобы они расставили приоритеты текущих задач, и срочное совещание состоялось. 

Составьте список участников 

Зовите только тех, кому нужно, важно и полезно быть на встрече. 

Мысль простая: любое совещание или созвон отрывает человека от работы. Встреча пройдет эффективнее, если на неё придут только те, без кого ну никак нельзя. 

Зовите только тех, кто может быть действительно полезен. Это могут быть ключевые лица, принимающие решения, эксперты, специализирующиеся на теме совещания, члены команды, заинтересованные в результате и т. д.

Пример: если планируется звонок по обсуждению стратегического развития, то звать на него дизайнеров будет неуместно. 

Ещё один важный совет по поводу количества участников: если вопрос можно решить в личном взаимодействии с конкретным членом команды или один на один с клиентом — не собирайте всех остальных. 

Не забывайте: чем меньше участников, тем лучше. 

Когда определились с нужными людьми — уточните, все ли участники готовы к встрече и смогут ли быть на ней. Если один из ключевых участников в отпуске, на больничном, в дороге или не может нормально подготовиться ко встрече — звонок лучше перенести или решить всё в формате переписки. 

Работа — работой, но ещё есть важный нюанс с эмоционально-физическим состоянием. Если есть возможность перенести звонок на время, когда у человека будет более ясная голова — лучше это сделать. 

Из наблюдений: утренние звонки обычно проходят продуктивнее вечерних.

Помимо этого, назначьте и заранее распределите роли. На крупной встрече желательно должны быть: 

• фасилитатор встречи [контролирует ход разговора];
• ответственный за тайминг [обычно встреча не должна длиться более 45 минут];
• ответственный за заметки и последующую отправку «конспекта» — фоллоу-апа созвона.

Сформулируйте цели встречи

Первое, что нужно сделать при планировании встречи — чётко определить её цель, которая должна быть достигнута к концу.

Чётко сформулированная цель — залог содержательного обсуждения по существу. 

Цель встречи лучше составлять сразу в глагольной форме. Такой подход автоматически выявляет задачу и не позволяет попусту тратить время.

❌ Обсуждение плана ведения имейл-рассылки клиента.	✅ Утвердить контент-план рассылок для клиента.
❌ Совещание на тему ежемесячных отчётов о работе.	✅ Обучить сотрудников самостоятельно делать ежемесячные отчёты.

Из целей формируется структура встречи и какие вопросы на ней будут обсуждаться.

Пример: Игорь, предлагаю созвониться в четверг, 29 сентября, в 12:00. Нам нужно спланировать план промо-активностей на следующий месяц и согласовать смету. 

Если время позволяет, спросите у участников, чего они ожидают от встречи. Важно синхронизировать ответы, чтобы понять, какой должен быть итоговый результат.

Составьте адженду собрания

Адженда — это список тем и вопросов, которые будут обсуждаться на встрече. 

Список может быть в формате отдельного документа или просто зафиксирован в сообщении. Этот материал нужно приложить к приглашению на встречу. В этом документе должны содержаться тезисы для обсуждения, изложенные в логическом порядке, и реалистичный хронометраж обсуждения каждого из них.

Не выносите больше 5 идей на обсуждение [помним про 45 минут]. Сама адженда не должна быть больше 1 страницы.

Во время встречи двигайтесь по вопросам адженды и следите за тем, чтобы обсуждение не отдалялось от их сути. Сложные вопросы, требующие отдельного звонка, лучше вынести на дополнительных совещаниях.

Подготовьтесь ко встрече

Собрание пройдёт быстрее, если собрать все материалы, которые будут обсуждаться, и держать их под рукой. Лучше выслать их на ознакомление до звонка участникам заранее, чтобы все были в контексте.  

Это касается как регулярных, так и креативных встреч. Если нужно согласовать смету — убедитесь, что данные актуальны и вышлите клиенту ссылку до встречи. Если созвон посвящён брейншторму, то нужно заранее описать идею для креатива и дать ссылку на изучение проекта, чтобы не тратить время на звонке. 

Так все смогут качественно подготовиться ко встрече и прийти на неё уже с предложениями, решениями или идеями. 

После встречи составьте план действий и напишите фоллоу-ап

Фоллоу-ап — это итоги встречи, зафиксированные в сообщении: что обсудили и о чём договорились. Другими словами, ёмкий конспект встречи.

Без фоллоу-апа есть риск, что важные договорённости или нюансы потеряются. Всегда отправляйте письмо или сообщение по итогам встречи. Поверьте, никто ничего не запомнит полностью.  

Заканчивайте встречу на том, чтобы каждому участнику был понятен финальный план действий вместе с дедлайнами конкретных задач и их исполнителями. 

Сообщение по итогам встречи помогает участникам выделить ключевые пункты обсуждения и понять, какой план действий дальше. 

Не забудьте поблагодарить участников за уделённое время, внимание и проделанную работу.  

Также после встречи важно оценить, насколько эффективно она прошла. Можно собрать обратную связь участников с помощью короткого опроса.

• Было ли полезно проведённое мероприятие? Да/Нет
• Как вы оцениваете эффективность встречи по шкале от 1 до 5?
• Почему вы поставили такую оценку?

Коллеги vs клиенты: есть ли разница?

Короткий ответ: нет.

Развёрнутый: нет, потому что любая встреча затрагивает рабочее время других участников. Каждая встреча должна иметь чёткую цель и заранее сформулированные задачи. 

Какой бы ни была ваша встреча — среди команды или с важными клиентами — ещё раз проанализируйте её с помощью этой статьи. Цените своё время и время ваших коллег.

Была ли эта статья полезной?

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

• Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет  1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

• Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

• Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

• приобретение новой поточной линии;

• технологическая подготовка производства;

• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

• материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

• компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

• достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

• высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

• владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

• представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

• Ф.И.О. участников;

• их должности;

• наименование организации, которую представляет каждый участник;

• населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

• логотип организации, которую представляет участник;

• логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко,  если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Чтобы рассчитать продолжительность совещания:

• Уточните у председателя регламент каждого выступления.

• Запланируйте перерывы, если это необходимо.

• Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

20 %.

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол[1] документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

Выделяют следующие виды протоколов:

• Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

• Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

• Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

• Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

• Запаситесь канцелярскими принадлежностями. Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

• Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2: «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6: «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ». На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада: «В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям» – прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно. А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале. Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график.

5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования.

Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.

Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:

Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался».

Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.

Шаг 3: Оформляем протокол

Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству).

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .

Бланк протокол[2](Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.

[2] Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ПРИМЕР 5

Бланк протокола

Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:

• Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:

• Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:

В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:

• Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указывают:

• Ф.И.О. председателя и секретаря совещания;

• после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О. сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке). Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации);

• повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании. Их формулируют с предлогом «о» («об»).

В основной части указывают (по каждому докладу):

• после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О. оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня;

• после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О. выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу;

• после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу. Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…».

Шаг 4: регистрируем протокол

После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).

Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».

Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.

Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6).

Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют:

• дроби;

• дефисы;

• буквенные индексы.

После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается.      

ПРИМЕР 6

Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов

Шаг 5: контролируем поручения

Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel

По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см. столбец «Срок исполнения» Примера 7).

Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия. В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.