Как составить точный график

Узнайте, как сделать более точную оценку проекта — и сделать ее быстрее.

Canva

Почему важна точность

Как менеджеры проектов, мы часто вынуждены делать оценки очень быстро и со слишком малой информацией. Хуже того, нас заставляют сказать то, что хотят услышать исполнительные спонсоры: «У меня есть только 15 000 долларов на обновление базы данных. Вы можете это сделать, верно? И это тоже нужно сделать за два месяца!»

Но если мы скажем «да», а это просто невозможно, это только усугубит ситуацию. Мы не очень хорошо выглядим через два месяца и пятнадцать тысяч долларов, когда мы возвращаемся и просим еще десять тысяч долларов и еще один месяц. И все же 3 месяца и 25000 долларов — лучшее, что можно было сделать, и мы могли знать это заранее.

Профессиональный мир ожидает плохих оценок

К сожалению, многие организации привыкли принимать заниженные оценки и полагать, что большинство проектов выйдут за рамки бюджета и будут выполнены с опозданием. По данным Project Management Institute, 55% всех проектов не дают удовлетворительных результатов. Процент проектов, которые приносят удовлетворительные результаты в срок и в рамках бюджета, намного ниже этого показателя.

Руководители проектов тоже пришли к выводу, что мы не можем делать реалистичные оценки или, даже если бы могли, мы не можем сделать это в отведенное нам время. И если бы мы могли, босс не захотел бы это слышать.

Проще говоря, профессиональный мир привык ожидать плохих оценок.

Зачем нужны хорошие оценки

Это означает, что мы будем хорошо выглядеть, если сможем сделать хорошие оценки. Честно говоря, представить их будет непросто. Убедить начальство в том, что нам нужна хорошая информация и достаточно времени, чтобы хорошо оценить, будет сложной задачей. Представление реалистичных оценок будет означать, во-первых, представление более высоких бюджетов проектов и более длительных графиков — больше аргументов. Но посмотрите, что происходит с другой стороны: мы начинаем выполнять наши проекты вовремя и в рамках бюджета — или чертовски близко. И мы единственные, кто это делает.

Это на вес золота.

Повязка на глаза женщине-правосудию — признак ее слепоты по отношению к личным программам, статусу, взяточничеству и другим элементам, которые уводят нас от истины.

По собственной работе (отредактировано), через Wikimedia Commons

Устранение смещения

При оценке предвзятость — это давление, которое заставляет нас делать слишком низкую или слишком высокую оценку. Таким образом, первое, что мы должны сделать, это хочет сделать точную оценку. Просто помните, что в конце проекта вы хотите оглянуться назад и сказать: Моя оценка была правильной; мой менеджмент был хорошим, и я выполнил задание точно.

На самом деле, один из способов понимания предвзятости, чтобы думать, что это то, что делает вас последовательно от цели. При стрельбе из лука боковой ветер сдувает стрелы с цели по направлению ветра. Это предвзятость. Мы компенсируем предвзятость, осознавая давление и не позволяя нам сбить нас с толку.

Вот некоторые вещи, которые могут нас сбить с толку, и что делать с каждым из них:

• Обязательные или обязательные бюджеты и отчеты о доступных средствах. Требуемый или установленный бюджет — это заявление о том, что спонсоры проекта или заказчик готовы потратить. В ведомости свободных средств указано, сколько денег в бюджете. Дайте понять, что все это не имеет ничего общего с оценкой. Либо не знайте эту сумму, пока не оцените (как слепая женщина-судья на рис. 2), либо, если вы ее знаете, отложите ее. После того, как вы сделаете реалистичную оценку, вы можете представить сравнение предполагаемого бюджета и требуемого бюджета.
• Принятие желаемого за действительное или обиды. Если нам нравится наш босс, мы захотим приспособить его к тому, что он, по его словам, может себе позволить. Если мы думаем, что наш босс нереалистичен, мы захотим потребовать вдвое больше. Это естественные человеческие реакции дружелюбия или обиды. Пожалуйста, отложите их в сторону. Сосредоточьтесь на профессиональной гордости, связанной с созданием реалистичной и точной оценки предстоящей работы, ее стоимости и времени.
• Хотите просто использовать копию старой сметы проекта. Не копируйте смету из другого проекта просто так. Если вы это сделаете, будут две ошибки. Во-первых, эта оценка могла быть неточной. Всегда используйте точные отчеты и графики фактических затрат, а не прошлые оценки. Во-вторых, нет двух одинаковых проектов. Даже если ваш проект очень похож на предыдущий, сосредоточьтесь на различиях, а не на сходстве.
• Оценить весь проект как одно. Это не работает. Точные оценки строятся на деталях. Подумайте, сколько будет стоить каждая часть проекта и сколько времени это займет. Вы получите более точную картину. Кроме того, если один элемент высокий, а другой низкий, все это уравновесится.

Теперь вы знаете, как избежать давления, создающего предвзятость. Давайте рассмотрим несколько советов, как сделать точную оценку.

Слишком часто люди на работе спорят, не слушая. Доведение реалистичных оценок до нашего начальника может стать проблемой в вашей корпоративной культуре.

Ягуар Тамбако (CC BY-ND), через flickr

Советы по составлению точной оценки

Вот несколько советов, которые помогут сделать точную оценку:

• Убедитесь, что вы знаете, что должен дать проект. Без четко определенного объема точная оценка невозможна.
• Уделите себе как можно больше времени. Ваши первые несколько оценок с новым методом будут проходить медленно. После этого вы узнаете, сколько времени вам нужно.
• Получите хорошую информацию. Не надо просто рассылать несколько писем. Найдите время, чтобы поговорить с людьми, объяснить, что вы делаете, чтобы убедиться, что они понимают, и чтобы они думали о том, о чем вы спрашиваете, и давали вам хорошую информацию.
• В первую очередь сосредоточьтесь на уникальных предметах. В каждом проекте есть уникальные элементы. Сначала внимательно оцените их. Затем вы можете скопировать фактический бюджет и графики из прошлого проекта для более рутинных частей.
• Не упускайте ничего. После устранения предвзятости самые большие ошибки в оценке возникают из-за того, что просто забывают часть плана проекта.

Процесс и методы оценки

В среднем или крупном проекте мы можем сделать две оценки. Первая, или ранняя оценка, делается после того, как у нас есть четкое определение объема работ, но до того, как она будет точно проработана в Иерархической Структуре Работ. Ранняя оценка может быть получена путем сравнения с ранними проектами, методом Bucket или сложным (и дорогостоящим) методом под названием Modified Wide-Band Delphi.

После того, как WBS и список действий завершены, очень точные оценки создаются с помощью PERT, метода оценки и анализа проекта. Взаимосвязь между процессом планирования проекта и ранней и поздней оценкой более подробно описана в разделе Методы оценки времени и стоимости управления проектом: Обзор.

Где бы вы ни находились в процессе планирования проекта и какой бы метод оценки вы ни использовали, все методы, описанные в этой статье, помогут предотвратить систематическую ошибку и упростить оценку.

Сделать хорошую оценку — быстро

Сделав несколько первых оценок, вы захотите настроить все так, чтобы в следующий раз сделать это быстрее. Вот как:

• Организуйте и храните свои данные. Вы будете часто использовать фактические данные из прошлых проектов (графики и бюджеты). Убедитесь, что он легко доступен, хорошо организован и, если возможно, имеет стандартные форматы и доступен для поиска. В идеале он должен быть в формате, который легко копировать, например в базе данных, электронной таблице или редактируемом документе, а не в готовом к печати документе, таком как файл PDF.
• Составьте список контактов. Вы обнаружите, что некоторые люди действительно полезны. Они понимают, какой тип данных вам нужен. Некоторые будут другими руководителями проектов. Некоторые будут бухгалтерами. Некоторые будут продавцами, которые будут рады сделать быструю оценку в надежде, что вы купите у них. Составьте список контактов людей, которые особенно хорошо умеют давать вам информацию об оценках, и отметьте их области знаний.
• Создавайте шаблоны. Создавайте собственные шаблоны оценок, формы и электронные таблицы. В следующий раз все будет очень быстро. Убедитесь, что вы удалили все данные из текущей оценки из вашего шаблона — вы не хотите, чтобы ошибки закрались. Наличие этих шаблонов также очень упрощает обучение других, чтобы помочь вам быстрее делать оценки.
• Создайте команду. Самый быстрый способ проверить цифры — попросить одного человека прочитать исходный текст, а другой проверить окончательный документ. Вы также можете разделить проект на части и попросить рабочих оценить свое время и затраты. Это намного точнее, а также побуждает владеть оценкой, чтобы они пытались оправдать то, что они сказали, что они могут сделать.

Наконец, когда проект будет завершен, сравните то, что на самом деле произошло в проекте, с вашей оценкой. Если ваша оценка верна, у вас отличный процесс. Если ваша оценка была неправильной — и это нормально, иногда так и будет, — тогда копайтесь и выясните, почему, и обновите свои шаблоны, чтобы улучшить свой процесс.

Вы сразу же станете быстрым и точным оценщиком. Нет, это не совсем так. Это необъективная шумиха. Вы очень скоро станете быстрым и точным оценщиком, и еще раньше, если приложите все усилия!

Информация воспринимается легче, если представлена наглядно. Один из способов презентации отчетов, планов, показателей и другого вида делового материала – графики и диаграммы. В аналитике это незаменимые инструменты.

Построить график в Excel по данным таблицы можно несколькими способами. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками для конкретной ситуации. Рассмотрим все по порядку.

Простейший график изменений

График нужен тогда, когда необходимо показать изменения данных. Начнем с простейшей диаграммы для демонстрации событий в разные промежутки времени.

Допустим, у нас есть данные по чистой прибыли предприятия за 5 лет:

Год	Чистая прибыль*
2010	13742
2011	11786
2012	6045
2013	7234
2014	15605

* Цифры условные, для учебных целей.

Заходим во вкладку «Вставка». Предлагается несколько типов диаграмм:

Выбираем «График». Во всплывающем окне – его вид. Когда наводишь курсор на тот или иной тип диаграммы, показывается подсказка: где лучше использовать этот график, для каких данных.

Выбрали – скопировали таблицу с данными – вставили в область диаграммы. Получается вот такой вариант:

Прямая горизонтальная (синяя) не нужна. Просто выделяем ее и удаляем. Так как у нас одна кривая – легенду (справа от графика) тоже убираем. Чтобы уточнить информацию, подписываем маркеры. На вкладке «Подписи данных» определяем местоположение цифр. В примере – справа.

Улучшим изображение – подпишем оси. «Макет» – «Название осей» – «Название основной горизонтальной (вертикальной) оси»:

Заголовок можно убрать, переместить в область графика, над ним. Изменить стиль, сделать заливку и т.д. Все манипуляции – на вкладке «Название диаграммы».

Вместо порядкового номера отчетного года нам нужен именно год. Выделяем значения горизонтальной оси. Правой кнопкой мыши – «Выбрать данные» — «Изменить подписи горизонтальной оси». В открывшейся вкладке выбрать диапазон. В таблице с данными – первый столбец. Как показано ниже на рисунке:

Можем оставить график в таком виде. А можем сделать заливку, поменять шрифт, переместить диаграмму на другой лист («Конструктор» — «Переместить диаграмму»).



График с двумя и более кривыми

Допустим, нам нужно показать не только чистую прибыль, но и стоимость активов. Данных стало больше:

Но принцип построения остался прежним. Только теперь есть смысл оставить легенду. Так как у нас 2 кривые.

Добавление второй оси

Как добавить вторую (дополнительную) ось? Когда единицы измерения одинаковы, пользуемся предложенной выше инструкцией. Если же нужно показать данные разных типов, понадобится вспомогательная ось.

Сначала строим график так, будто у нас одинаковые единицы измерения.

Выделяем ось, для которой хотим добавить вспомогательную. Правая кнопка мыши – «Формат ряда данных» – «Параметры ряда» — «По вспомогательной оси».

Нажимаем «Закрыть» — на графике появилась вторая ось, которая «подстроилась» под данные кривой.

Это один из способов. Есть и другой – изменение типа диаграммы.

Щелкаем правой кнопкой мыши по линии, для которой нужна дополнительная ось. Выбираем «Изменить тип диаграммы для ряда».

Определяемся с видом для второго ряда данных. В примере – линейчатая диаграмма.

Всего несколько нажатий – дополнительная ось для другого типа измерений готова.

Строим график функций в Excel

Вся работа состоит из двух этапов:

1. Создание таблицы с данными.
2. Построение графика.

Пример: y=x(√x – 2). Шаг – 0,3.

Составляем таблицу. Первый столбец – значения Х. Используем формулы. Значение первой ячейки – 1. Второй: = (имя первой ячейки) + 0,3. Выделяем правый нижний угол ячейки с формулой – тянем вниз столько, сколько нужно.

В столбце У прописываем формулу для расчета функции. В нашем примере: =A2*(КОРЕНЬ(A2)-2). Нажимаем «Ввод». Excel посчитал значение. «Размножаем» формулу по всему столбцу (потянув за правый нижний угол ячейки). Таблица с данными готова.

Переходим на новый лист (можно остаться и на этом – поставить курсор в свободную ячейку). «Вставка» — «Диаграмма» — «Точечная». Выбираем понравившийся тип. Щелкаем по области диаграммы правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».

Выделяем значения Х (первый столбец). И нажимаем «Добавить». Открывается окно «Изменение ряда». Задаем имя ряда – функция. Значения Х – первый столбец таблицы с данными. Значения У – второй.

Жмем ОК и любуемся результатом.

С осью У все в порядке. На оси Х нет значений. Проставлены только номера точек. Это нужно исправить. Необходимо подписать оси графика в excel. Правая кнопка мыши – «Выбрать данные» — «Изменить подписи горизонтальной оси». И выделяем диапазон с нужными значениями (в таблице с данными). График становится таким, каким должен быть.

Наложение и комбинирование графиков

Построить два графика в Excel не представляет никакой сложности. Совместим на одном поле два графика функций в Excel. Добавим к предыдущей Z=X(√x – 3). Таблица с данными:

Выделяем данные и вставляем в поле диаграммы. Если что-то не так (не те названия рядов, неправильно отразились цифры на оси), редактируем через вкладку «Выбрать данные».

А вот наши 2 графика функций в одном поле.

Графики зависимости

Данные одного столбца (строки) зависят от данных другого столбца (строки).

Построить график зависимости одного столбца от другого в Excel можно так:

Условия: А = f (E); В = f (E); С = f (E); D = f (E).

Выбираем тип диаграммы. Точечная. С гладкими кривыми и маркерами.

Выбор данных – «Добавить». Имя ряда – А. Значения Х – значения А. Значения У – значения Е. Снова «Добавить». Имя ряда – В. Значения Х – данные в столбце В. Значения У – данные в столбце Е. И по такому принципу всю таблицу.

Скачать все примеры графиков

Готовые примеры графиков и диаграмм в Excel скачать:

Скачать шаблоны и дашборды с диаграммами для отчетов в Excel.
Как сделать шаблон, дашборд, диаграмму или график для создания красивого отчета удобного для визуального анализа в Excel? Выбирайте примеры диаграмм с графиками для интерактивной визуализации данных с умных таблиц Excel и используйте их для быстрого принятия правильных решений. Бесплатно скачивайте готовые шаблоны динамических диаграмм для использования их в дашбордах, отчетах или презентациях.

Точно так же можно строить кольцевые и линейчатые диаграммы, гистограммы, пузырьковые, биржевые и т.д. Возможности Excel разнообразны. Вполне достаточно, чтобы наглядно изобразить разные типы данных.

Простой график для одной переменной 

Проще всего разобраться, как построить график в Эксель по данным таблицы, состоящей всего из двух колонок. Для наглядного примера можно взять названия месяцев и объем полученной за это время прибыли. Ряд будет только один, а осей на графике — две. Строить диаграмму можно по следующей пошаговой инструкции: 

1. Выделить таблицу с данными. 
2. Перейти на вкладку «Вставка», где можно выбирать вариант диаграммы: например, простой график функции, круговой или точечный. 
3. Убедиться в том, что данные в таблице были автоматически распределены так, как это было запланировано. В данном случае ошибки нет: значения указаны по оси X, даты — по OY. 

Если пользователь случайно ошибся при построении графика или хочет изменить информацию, он может поменять настройки, выделив область построения диаграммы и использовав контекстное меню. Попасть в него легко с помощью клика правой кнопкой мыши. Изменению подлежат тип графика, данные для его построения, форматы сетки и каждой оси.