Как составить топливную карту

Привет всем читателям vc.ru! Сегодня я хочу поделиться с вами личным опытом выбора топливных карт для собственной строительной компании. Аналогичный пост я уже публиковал в Тинькофф-журнале. Тот пост был тепло встречен читателями, поэтому я решил, что посетителям этой площадки мой опыт также будет интересен и полезен. И именно с этого материала я решил начать свой блог здесь.

Меня зовут Сергей Жданов. Я основатель и владелец небольшой строительной организации, которая занимается возведением частных домов в Подмосковье. Это и дачи, и небольшие жилые дома для одной семьи.

Собственной техники в нашем автопарке немного, только самое необходимое: два грузовика, фронтальный погрузчик и экскаватор. Плюс еще мой личный автомобиль Renault Duster, который я использую в том числе и для рабочих нужд: встретиться с клиентами, осмотреть участок, проконтролировать работу бригады.

Понятно, что всю эту технику надо заправлять. И до недавнего времени я поступал, как большинство владельцев небольших компаний: просто закладывал определенную сумму в бюджет на топливо и давал наличку водителям. Сам на заправках рассчитывался своей банковской картой.

Но в какой-то момент пришло понимание, что деньги на топливо я расходую не слишком рационально, и есть способ сэкономить при решении «топливного вопроса».

Я проанализировал, где именно теряю деньги, покупая топливо, и вот к каким выводам пришел.

Во-первых, целых 20% от потраченных денег я мог бы возвращать в виде налогового вычета НДС. По закону я имею на это полное право, т. к. топливо расходуется в коммерческих целях. Однако фактически при нынешнем способе расчетов вернуть налоговый вычет я не мог. Чтобы его получить, необходимо собрать все первичные документы, чеки с заправок, составить на их основании бухгалтерские отчеты и направить в налоговую. Но штатного бухгалтера у меня нет. Все документы для налоговой оформляет специалист на аутсорсе, который просто физически не имеет возможности заниматься этой работой.

Во-вторых, водителям своим я, конечно, доверяю. Но, как говорится, доверяй, но проверяй. А если оплата за топливо идет наличкой, я никак не могу контролировать, где именно заправляются мои водители, сколько топлива в действительности расходуется на нужды дела, а сколько — на их личные. И, конечно, меня это беспокоит.

В-третьих, меня всерьез тревожила проблема простоев на стройплощадке. Когда есть заказ, в наших интересах закончить объект как можно быстрее. И люди, и техника работают зачастую без выходных, с утра до позднего вечера. Понятно, что периодически нужно восполнять запасы топлива. Если гонять технику на заправку — процесс строительства на время останавливается. При этом топливо расходуется зря при езде на заправку. Особенно потери ощутимы, если объект находится в местности, удаленной от трасс и городской цивилизации.

Словом, я понял, что проблема нерационального расхода топлива есть и решать ее нужно. Способ тоже был найден — заказать для всех водителей компании топливные карты процессингового сервиса. Осталось только выбрать, какого именно.

Я решил основательно изучить предложения различных процессинговых компаний, которые занимаются выпуском и обслуживанием топливных карт.

Понятно, что искал я сервис, который лучше всего подходил бы именно под специфику моего бизнеса. Но думаю, что результаты моих изысканий будут полезны и другим читателям vc.ru, в первую очередь, конечно, владельцам небольших компаний.

Сразу скажу, что мне необходим был процессинговый сервис, карты которого принимали бы на большинстве заправок Москвы и МО. Важно быломаксимально простое оформление бухгалтерской отчетности для получения налогового вычета НДС. И возможность полностью контролировать расход топлива моими водителями.

Конечно, хотелось найти такой сервис, который мог бы предоставить услугу доставки топлива на объект. И в качестве бонуса хотелось получить скидки на заправках и бесплатное обслуживание карты.

Почитав тематические форумы, я выбрал для сравнения вот такие топливные карты:

· Вездеход Online;

· Е100;

· Кардекс;

· Единая;

· ГК Трасса;

· Compas;

· Процессинг24.

Должен сказать, что у всех перечисленных топливных карт обнаружились общие положительные моменты:

1. Быстрое онлайн-оформление в течение суток и бесплатная доставка. Можно сэкономить время на визите в офис и при оформлении договора, и при получении карт.

2. Предоставление бухгалтерской отчетности для возврата 20% вычета НДС гарантируют все сервисы. Однако некоторые предоставляют первичные бухгалтерские документы в электронном варианте, некоторые — формируют единый документ, на основании которого можно оформить возврат. Подробнее расскажу об этом чуть позже.

3. Каждый сервис предоставляет клиенту личный кабинет, где владелец контролирует расход средств на топливо и управляет водительскими картами. На сайтах компаний есть карта-схема размещения АЗС, где можно расплачиваться картами сервисов.

4. Практически у всех компаний разработано приложение для смартфонов, что особенно удобно для водителей. Не будет проблемой найти ближайшую АЗС, можно расплатиться за заправку прямо с телефона.

5. Все сервисы имеют достаточно обширную и разветвленную сеть заправок на территории Москвы и Московской области.

А теперь остановлюсь на особенностях каждого сервиса подробнее.

Вездеход Online

Топливные карты «Вездеход» оформляются и доставляются бесплатно, но абонентскую плату за обслуживание сервис берет. Информации о размере абонентской платы на сайте не нашлось.

Решил выяснить этот момент у службы поддержки через форму обратной связи. Отклик получил достаточно быстро, но вместо внятного ответа начали задавать вопросы, чтобы подготовить коммерческое предложение для меня. Менеджер сослалась на то, что, исходя из моих ответов, для меня подберут оптимальный тариф и тогда смогут сообщить размер платы за обслуживание.

Я еще не был уверен, что выберу именно этот сервис, и подробно рассказывать о своем бизнесе мне не хотелось. Так что я так и не выяснил, какую плату за абонентское обслуживание берет этот сервис.

Владельцам карты предоставляются скидки: 1,5 рубля с каждого литра, т. е. около 2-3% экономии в зависимости от вида горючего.

Сервис поддерживает электронный документооборот (ЭДО). Это значит, что владельцу карт будет предоставляться первичная бухгалтерская документация, что для меня не самый оптимальный вариант. Бухгалтеру все равно самостоятельно придется разбирать эти документы, систематизировать и составлять отчетность для налоговой.

В личном кабинете владелец может отслеживать финансовые операции в целом на счете и по карте каждого водителя. Можно также при необходимости блокировать отдельные карты или ограничивать объем топлива при заправке.

Поддержка клиентов работает 24/7. Возможно, это действительно так, судя по тому, что на мои сообщения в чате мне отвечали достаточно оперативно. Сервис также предлагает кредит на топливо сроком на 30 дней. После подачи онлайн-заявления о предоставлении кредита решение примут в течение 1 дня.

Е100

Несомненный плюс этой карты — отсутствие абонентской платы за обслуживание, плата за выпуск также не взимается. Процесс оформления происходит онлайн.

Впечатляет размер скидки, которую обещает сервис — до 2,5 рублей за литр, а это целых 4,7%! Но реальный бонус зависит от вида топлива и заправляемых объемов в течение месяца. Чем больше дорогого топлива заправил, тем большую скидку получил.

Сервис работает с ЭДО, ежемесячно направляет владельцу бухгалтерскую первичку в электронном виде. Это дает возможность подготовить документы для возврата налогового вычета НДС в размере 20%. Но, как я уже говорил, оформление вычета по первичке — довольно хлопотное дело.

В личном кабинете можно отслеживать, где и в каком объеме заправляются водители, а также устанавливать лимит действия карт по времени и ограничивать объемы заправляемого топлива. Техническая поддержка работает 24/7.

Помимо кредита на топливо, который дается максимум на 30 дней, сервис также предлагает услугу «заморозки цены» на горючее. Это дает возможность владельцу внести предоплату на счет и в течение месяца покупать топливо по заранее зафиксированной цене, даже если реальные цены на АЗС поднимутся. Очень полезная услуга, особенно в наше время.

Кардекс

Прочитал несколько положительных отзывов об этом сервисе на тематических форумах. Но после самостоятельного изучения условий на сайте «Кардекс» был разочарован. Возможно, другим компаниям эти топливные карты подойдут, но, в силу специфики моего бизнеса, я не стал бы ими пользоваться.

Главный минус сервиса — неудобный лично для меня график работы службы поддержки — в будние дни с 9 до 18 часов. Учитывая, что у меня могут возникнуть срочные вопросы и в выходной, и в праздник, и поздно вечером, такой режим оказания помощи меня совсем не устраивает.

Скидки сервис гарантирует только при заправке «на отдельных АЗС», при этом нигде не указано, на каких именно. Компания не предоставляет услугу заморозки цены на топливо, не дает кредитов. Это еще один аргумент не в пользу «Кардекса».

Но есть у карты и плюсы: отсутствие платы за выпуск и обслуживание, поддержка электронного документооборота с возможностью оформить документы для возврата 20% НДС. Личный кабинет также предоставляет широкие возможности для владельца: можно следить за расходом средств, устанавливать лимиты по литражу и времени использования для каждой водительской карты, а также блокировать карту при необходимости.

Единая

По «Единой» карточке от сервиса Мasters можно получить скидку на топливо. Она составит, в зависимости от вида горючего, до 1 рубля с каждого литра. Мы используем дизельное топливо, т. е. для меня скидка составит около 1,8%.

Как и большинство прочих сервисов, Мasters поддерживает систему ЭДО — оформление налогового вычета 20% НДС возможно на основе предоставленной в электронном виде бухгалтерской документации. Дают по карте и кредит на топливо сроком до 1 месяца, но вот зафиксировать цену на топливо нельзя.

Управляет картами владелец в личном кабинете. Там он может установить лимит для каждого водителя по литражу или заблокировать его карту. К сожалению, ограничить время действия карты рабочими часами невозможно.

На сайте заявлено, что служба поддержки работает круглосуточно. Однако опыт общения с менеджерами сайта заставил меня усомниться в этом. На сайте я не нашел информации об абонентской плате за обслуживание. Я решил выяснить эту информацию по указанному номеру WhatsApp.

Обратился в службу в пятницу вечером. Да, рабочее время уже закончилось, был седьмой час, но я все-таки рассчитывал на оперативную обратную связь. Однако ответили мне только в понедельник в 10 утра:

Подозреваю, что и для клиентов действует тот же режим поддержки, что меня не устраивает.

ГК Трасса

Бесплатный выпуск и отсутствие абонентской платы — один из несомненных плюсов топливных карт Трасса. Кроме того, карты предлагают щедрую скидку на топливо — 4%, но с оговоркой: на АЗС СВОЕЙ сети. У сервиса есть сеть партнерских АЗС, которые карты принимают, однако скидку не предоставляют. Это странно и не слишком удобно.

Ситуация усложняется еще и тем, что в Москве и Московской области собственных заправок у сервиса не так много. И чем дальше от центра столицы — тем меньше. Это наглядно видно на карте, размещенной на сайте компании:

Я уже упоминал, что работаем мы в основном по области. Каждый раз искать нужную заправку, где дадут скидку — для нас не вариант. Больше топлива сожжем, чем сэкономим за счет скидки.

Как и прочие сервисы, этот предоставляет стандартный набор выгод: возможность оформить возврат вычета 20% НДС, пользование приложением и личным кабинетом.

Не слишком понравилась подача информации на сайте сервиса. Например, изучая сайт, я понял, что лимиты по времени пользования топливными картами и объемом заправляемого топлива программируются при выпуске карты. А если ситуация в компании изменится, и я как владелец захочу параметры изменить, возможно ли это?

Чтобы получить эту информацию, мне пришлось обращаться в службу поддержки на сайте. Мне ответили, что менять лимиты по водительским картам, а также блокировать их в личном кабинете владелец может.

Однако я так и не понял, почему эти простые, но достаточно важные сведения нельзя было сразу разместить на сайте.

Кстати, еще несколько слов о службе поддержки сервиса. Хотя я и не являюсь клиентом компании, менеджер поддержки ответил на мои вопросы очень оперативно: не прошло и пары минут. Однако, как сообщил мне тот же менеджер, в будние дни с 9 до 18 часов клиент может воспользоваться помощью персонального менеджера. В остальное время работает «горячая линия». Но насколько оперативно сотрудники этой линии смогут решать «горящие» вопросы, знают, наверное, только клиенты сервиса.

Однако один большой плюс карты «ГК Трасса» для себя я все же нашел. Сервис доставляет топливо на объекты! Кстати, если вы заметили, ни одна из перечисленных мною ранее компаний такой услуги не предлагает. А для моего строительного бизнеса крайне важно, чтобы техника не испытывала перебоев с горючим. Как я уже говорил, такая услуга поможет мне избежать простоев и порожних поездок, а значит — избежать и временнЫх, и денежных потерь.

Compas

Сервис предлагает 3 тарифных плана для карты Компас:

Сервис предоставляет необходимую бухгалтерскую документацию для оформления возврата налогового вычета НДС в размере 20%. Предоставляются по карте и скидки на топливо в размере 3%.

У «Компаса» есть приложение и личный кабинет для владельца. Единственным минусом я бы назвал невозможность ввести ограничения для водителей на пользование картой по времени.

Но главный минус сервиса — мягко говоря, очень странный график работы службы поддержки. Да, он еще более неудобный, чем у «Кардекса». На вопросы клиента тут готовы отвечать строго в рабочие дни и только с 9 до 16 (!). Дальше сотрудники отдыхают и не желают решать ваши проблемы. Как я уже упоминал, меня это категорически не устраивает. Оперативно решить финансовый или бухгалтерский вопрос, связанный с топливной проблемой, мне зачастую требуется не только в рабочее время. Наша команда работает без выходных и праздников, иногда по 12-14 часов в сутки.

Процессинг24

Забегая вперед, скажу, что я выбрал именно этот процессинговый сервис. Объясню, почему.

С одной стороны, «Процессинг24» предлагает тот же стандартный набор услуг, что и большинство изученных мною сервисов. С другой, некоторые бонусные услуги оказались особенно полезными и удобными именно для моего бизнеса. Этим и объясняется мой выбор.

Топливные карты этого сервиса можно заказать онлайн — их выпустят в течение суток. Плата за обслуживание карт или договора не взимается. На партнерских АЗС предоставляется скидка на топливо до 3% + на некоторых заправках можно получить дополнительную партнерскую скидку на горючее.

У владельцев карт есть возможность взять беспроцентный топливный кредит на 1 месяц, а также «заморозить» стоимость горючего.

Для удобства водителей разработано мобильное приложение. Все движение средств на едином счете отображается в личном кабинете. Карту каждого водителя можно заблокировать при необходимости, а также задать лимит на объем топлива или время использования. Вот как выглядит страничка личного кабинета:

Из существенных для моего бизнеса плюсов хочу отметить следующее:

Без лишней возни с бухгалтерской первичкой на его основании можно оформить документы в налоговую и получить вычет. Лучше и не придумать для моего бухгалтера-аутсорсера.

Именно эти три фактора и повлияли главным образом на мой выбор процессинговой компании. Остальные сервисы в чем-то были хороши, в чем-то не слишком удобны лично для моей сферы деятельности. И только «Процессинг24» оказался способным «под ключ» решить все вопросы, связанные с топливом.

Для сравнения обобщил плюсы и минусы рассмотренных мной процессинговых компаний в виде таблицы:

Для наглядности красным цветом я выделил параметры, которые меня категорически не устроили, желтым — приемлемые, зеленым — несомненные плюсы. Из таблицы ясно видно, что в полной мере меня устроил только «Процессинг24».

Буду благодарен, если в комментариях вы напишете, какими топливными картами пользуется ваша компания. Какие плюсы их использования вы видите? Какие услуги хотели бы добавить к тем, что предлагает ваша процессинговая компания?

Топливная карта — это платежное средство, при помощи которого можно оплачивать топливо и другие услуги АЗС. Расчетный инструмент позволяет экономить и контролировать расход денежных средств в режиме реального времени.

Зачем нужны

Основные преимущества этого финансового инструмента — быстрота, безопасность и удобство. Что такое топливная карта сегодня? Это платежное средство с возможностью получать бонусы и подарки от эмитента. В расчетах не участвуют наличные денежные средства, а списание средств контролируется оператором. Еще одно преимущество — возможность махинаций с безналичным пластиком стремится к нулю. Область применения этого платежного средства не ограничена куплей-продажей горючего. Этот финансовый инструмент используется для покупки сопутствующих товаров:

• машинные масла;
• мойка;
• незамерзайка и другие расходники;
• хот-доги, бургеры, сигареты и газировка.

Ассортимент приобретаемых товаров и услуг зависит от компании-эмитента и владельца карточки. Владелец может ограничить использование платежного инструмента только приобретением горючего. А может и не ограничивать, распространив его действие на весь ассортимент заправки.

Внешний вид

Варианты того, как выглядит топливная карта, различны, но форма их одинаковая — пластиковый носитель прямоугольной формы с микрочипом, магнитной полосой или штрихкодом. На носителе содержатся сведения о владельце, балансе и другая информация. Существуют платежные инструменты в виде ключа-таблетки или брелока, но они не получили широкого распространения.

Область применения

Для чего нужны топливные карты? Для покупки, получения, учета топлива и автоматизации расчетов за него. Количество автомобилей неуклонно растет, как и потребность в горючем. Покупка его за наличные деньги или по топливным талонам становится все менее практичным решением для организации. В этой связи удобнее использовать иные платежные средства, позволяющие не только оплатить топливо, но и следить за его расходом. Кроме того, при утрате пластика есть возможность ее моментально заблокировать и в последующем перевыпустить, в отличие от тех же талонов.

Разновидности

На рынке предлагаются различные варианты этих платежных средств. Итак, топливные карты — что это такое? По каким признакам их классифицируют? Виды топливных карт бывают такие.

В зависимости от статуса держателя:

• для юридических лиц;
• для физических лиц.

По способу хранения информации:

• с магнитной полосой;
• со штрихкодом;
• с микрочипом.

По количеству обслуживаемых АЗС:

• однобрендовые (Ликард). Эмитируются одной сетью АЗС и используются только в ее пределах;
• мультибрендовые (Вездеход, Е-100). Позволяют заправляться на различных АЗС.

По способу учета потребления:

• литровые — учет топлива ведется в литрах (в условиях постоянного роста цен они наиболее удобны, так как позволяют фиксировать стоимость литра горючего);
• денежные — расчеты сразу производятся денежными средствами (используются, когда необходимо закупать различные виды топлива).

По наличию лимитов:

• лимитированные — ограничивается литраж или денежный эквивалент на период, который определяет владелец;
• безлимитные — объем заправки ограничен только доступной суммой денежных средств на специальном счету.

Краткий обзор некоторых карт

Как выглядит	Как называется	Что предлагает
	BP Plus	удобный менеджмент, исключающий выделение наличных денежных средств персоналу; полный набор допуслуг и сервиса на заправках; онлайн-управление с прямым доступом к счету, лимитам, разрешениям и документам.
	Shell	можно настраивать отчетность, контролировать потребление топлива и отслеживать транзакции в реальном времени; обмен документами по электронной почте на регулярной основе; возможность настройки уведомлений о подозрительных транзакциях; беспроцентный кредит от 14 дней; возврат НДС; оплата топлива и услуг.
	Neste	возможность приобретения топлива, товаров и услуг на АЗС сети; скидки на все виды топлива, товары и услуги; обслуживание счета в режиме онлайн, текущий остаток средств указывается в каждом чеке; детальная отчетность обо всех покупках по картам.
	Лукойл	Возможность выбора предоплатной или кредитной схемы работы.
	Газпром	Практически аналогично Лукойлу с возможностью приобретения топлива со скидкой в зависимости от объемов.
	Роснефть	возможность оплаты заправки без подключения к сети Интернет (для виртуальных карт); онлайн-управление; могут работать с компаниями, где есть даже один автомобиль.

Преимущества и недостатки

Основные плюсы топливных карт заключаются в следующем:

1. При заправке не используются наличные денежные средства, что значительно облегчает жизнь как водителю, так и бухгалтеру.
2. Вся информация о сроках заправок, марке, количестве и стоимости полученного топлива в любой момент доступна к просмотру в личном кабинете, там же есть возможность установить лимит потребления, что упрощает контроль за расходованием горючего.
3. Многие компании предоставляют различные скидки и бонусы, что значит топливная карта в этом случае, говорить не приходится, когда цена литра бензина ниже, чем при наличном расчете.
4. Исключены махинации со стороны водителей и(или) операторов АЗС.

Недостатков у такого способа расчетов практически нет. Разве что, приобретая такую карту, становишься жестко привязанным к конкретной сети эмитента АЗС. Но и эту проблему успешно решает использование мультибрендовых карт.

Как работают

Для пользователя процесс использования максимально прост: работают карты полностью в автоматическом режиме, пользователь расплачивается за товар так же, как обыкновенной банковской карточкой. Деньги списываются с установленных лимитов без участия продавца и покупателя, транзакции идут через специальные программы. Как работают топливные карты для владельца бизнеса? В отличие от пользователя, владелец имеет возможность контролировать движения по счетам, у него для этого есть личный кабинет, где видны все расходные и приходные операции. Кроме того, в этом же личном кабинете имеются возможности установить лимиты как для всех карт одновременно, так и для каждой отдельной в частности. Специальных программных средств для управления карточками не требуется, оно осуществляется через любой интернет-браузер.

Как получить

Процесс получения включает такие шаги:

1. Определить, какими АЗС удобнее всего пользоваться водителям фирмы и, исходя из этого, выбрать компанию.
2. Обратиться в выбранную компанию для заключения договора. Топливные карты — что это и для чего, прописывается в договоре, там же определяется вид и необходимое потребителю количество носителей.
3. После оформления договора и перечисления денежных средств остается только дождаться выпуска пластика, в случае необходимости настроить лимиты и начать ими пользоваться.
4. При дальнейшем использовании остается лишь не забывать пополнять баланс либо оплачивать счета поставщику.

Как использовать

Процесс списания денежных средств аналогичен использованию банковской карточки. Разница в том, что оплачивается только горючее или другие сопутствующие товары конкретного продавца. Рассмотрим подробнее, как пользоваться топливной картой. Чтобы заправить машину, водителю необходимо:

1. Сообщить о предпочитаемом способе оплаты кассиру и озвучить необходимое количество товара.
2. Вставить носитель в терминал или приложить носитель.
3. Ввести специальный ПИН-код.
4. Подписать выданный терминалом чек. Один экземпляр чека остается у водителя.
5. Осуществить заправку автомобиля (на некоторых АЗС сначала идет заправка, а потом оплата).

При этом списывается со счета либо количество литров топлива, либо эквивалентная его стоимости сумма денежных средств. Чтобы узнать, что именно, когда и как списывается, загляните в договор в раздел «Определение топливной карты». Там указаны литры или деньги и возможные лимиты. Бухгалтер предприятия сможет сразу увидеть всю информацию по транзакции в личном кабинете, а в конце отчетного периода (обычно месяц) получить от поставщика комплект документов, позволяющий списать истраченные средства.

Как отчитываться

Так как водитель при заправке не использует денежные средства, то составлять авансовый отчет ему не нужно. В качестве финансовой дисциплины целесообразно закрепить за водителями обязанность предоставлять чеки, получаемые ими при заправке. Это понадобится при возникновении разночтений с данными из топливной компании либо при подозрениях в нечестности водителя. На практике чеки чаще всего прикрепляют к путевому листу. Эти нюансы следует предусмотреть, заключая договоры на приобретение горючего.

Можно ли вернуть НДС

В стоимость топлива, приобретаемого на АЗС, заложен НДС. У организаций, использующих топливные карты, есть возможность вернуть взносы. Но для этого необходимо соблюдение некоторый условий:

1. Организация должна быть плательщиком НДС.
2. Договор на выпуск и использование топливных карт заключен между организацией и топливной компанией.
3. Поставщик бензина передал организации счет-фактуру, в которой отражено количество, стоимость приобретенного топлива и сумма НДС. Счет-фактура оформляется в соответствии с требованиями постановления 1137.

В этом случае организация вправе заявить возврат НДС со стоимости приобретенного бензина к вычету, отразив операцию в книге покупок и декларации по НДС.

Чтобы сэкономить, все средства хороши. А хорошие средства – еще лучше. Вот почему топливные карты стали популярным способом экономии при оплате горючего, а удобства использования карт были оценены по достоинству. По той же причине часто звучит вопрос: как сделать топливную карту в Больших Базах?

А получить ее довольно просто. Но для начала стоит прислушаться к отзывам о компаниях, выпускающих карты, к мнениям знакомых, которые тоже имеют автомобиль и уже пользуются картами. Узнать о преимуществах, взвесить все за и против. Другими словами, выбрать свою топливную компанию и самый подходящий лично для вас вариант карты, опираясь на мнения более опытных пользователей.

Сегодня практически все топливные компании, аккредитованные в России, выпускают карты с привлекательными условиями для клиентов и различными вариантами экономии. Среди них есть предложения и для корпоративных клиентов, и для частных автомобилистов. Они могут отличаться в плане географии применения, выбора производителей ГСМ, размеров скидок при покупке. Поэтому и встают вопросы не только о том, как сделать топливную карту в Больших Базах, но и о том, какую именно карту выбрать.

Выбирая топливную карту, стоит обращать внимание вот на какие нюансы:

• Известность топливной компании, ее репутация и широкое присутствие в регионах.
• Мнения опытных водителей и механиков о качестве ее нефтепродуктов.
• Отзывы об удобстве использования карт, качестве связи, отсутствии сбоев при оплате, наличии доброжелательной и профессиональной техподдержки.
• Число заправок на той территории, где вы живете и работаете, и где планируете заправлять автомобиль, их грамотное размещения, легкая доступность.
• Ну и конечно, размер скидок, бонусов, интересных предложений от брэнда, в общем, на все, что делает его живым и динамичным, вызывает симпатию и доверие.

Собирая информацию о том, как сделать топливную карту в Больших Базах, желательно учитывать свою собственную специфику: какие нефтепродукты и где вы планируете покупать чаще всего, есть ли необходимость снабжать топливом членов семьи, придется ли заправляться при поездках в другой регион и есть ли там АЗС вашей топливной компании. В общем, все те особенности, которые могут отличать любого человека.

Почему это важно? Просто потому, что экономить вы будете в любом случае, но размер экономии, а также удобство использования могут зависеть от таких вот небольших, но весьма важных личных нюансов.

Как выбрать топливную карту?

Прежде всего, давайте разберемся: что-такое топливная карта и почему стоит ей пользоваться? Топливная карта – это специальный сервис для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, позволяющий оптимизировать их топливные расходы.

Топливная карта позволяет:

Выбирая топливные карты для своей организации, в первую очередь обратите внимание на следующие моменты:

Нужна консультация специалиста – заполните форму

Отметим сразу тот факт, что предоставить максимально выгодные условия сотрудничества по всем вышеперечисленным пунктам вряд ли кто-то сможет. Основная задача сводится к тому, чтобы среди большого количества предложенных на рынке вариантов выбрать наиболее оптимальный.

Тип АЗС и их количество

Большое количество АЗС – это, скорее всего, психологический фактор, но далеко не главный показатель! Зачастую многие заправляются только на АЗС определенной сети, а остальные им не нужны.

1. Выбирайте топливную карту с максимально выгодными условиями обслуживания на АЗС той сети, на которой вы заправляетесь.
2. Рассмотрите вариант перехода на сеть АЗС с более низкой стоимостью топлива, но таким же качеством.
3. Выясните, входит ли в сеть АЗС необходимое Вам количество станций.

А что насчет качества топлива? Если рассматривать основные бренды: Роснефть, Газпромнефть, Лукойл, ЕКА, Shell и другие, то можно с уверенностью сказать, что топливо на этих АЗС давным-давно одинакового качества, а вот ценообразование – разное.

Отсрочка платежа

Нынешняя ситуация на рынке сложилась таким образом, что многие компании хотят заправлять свой автопарк сейчас, а платить за топливо
потом. Поэтому немалое количество фирм-эмитентов топливных карт готовы предоставить своим клиентам отсрочку платежа за потребляемое топливо. Однако эта услуга не является бесплатной, и каждая компания устанавливает свои правила. Поэтому обратите внимание на следующие моменты:

1. На каких условиях предоставляется отсрочка?
2. Как получить отсрочку?
3. Максимальная сумма отсрочки?

Как часто стоит анализировать условия топливных компаний?

Напоследок, хотелось бы отметить, что мы рекомендуем делать сравнительный анализ условий топливных компаний не меньше одного раз за год. Почему это стоит делать? Потому что постоянно меняется ситуация на топливном рынке, появляются новые тарифы и более выгодные условия сотрудничества.

Подробный чек-лист по выбору топливной карты

Зачем нужна топливная карта

Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.

Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.

Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.

Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.

Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.

В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.

Об НДС по авансовым отчетам мы писали в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».

Нюансы топливных карт

Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:

В чем заключаются преимущества топливной карты:

О порядке работы с авансовыми отчетами вы узнайте из статьи «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.

Топливные карты поступили: как учесть

Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?

Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.

Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.

Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.

Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.

Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:

О новом ФСБУ 6/2020 читайте в нашей статье «Порядок учета основных средств согласно ФСБУ 6/2020».

Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:

Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть

Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.

Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.

Передача карт на топливо оформляется таким образом:

После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.

Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.

В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.

Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:

• оприходование карт для заправки — функционал «Поступление»;
• отпуск карт для заправки — функционал «Требования-накладные».

Как проводить топливо, купленное по заправочным картам

Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.

Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:

Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.

О порядке работы с путевыми листами мы писали в статье «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2022-2023 годах».

Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.

Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.

Итоги

Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.