«Контур.Диадок» — система электронного документооборота (ЭДО) от «СКБ Контур». Работа с документами в «Диадоке» экономит время и средства компании: не нужно распечатывать формы, ждать, пока они дойдут до партнера.
В статье расскажем об этой системе ЭДО, ее взаимодействии с «1С» и СБИС. Объясним, как через «Диадок» получить документы или отправить их контрагенту.
Обучим ваших сотрудников работе в «Контур.Диадок»!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Как создать исходящий документ в «Диадоке»
Через «Контур.Диадок» можно отправлять как первичные, так и другие документы:
- счета;
- реестры сертификатов, протоколы цен для фармацевтических компаний;
- универсальные передаточные документы (УПД);
- универсальные корректировочные документы (УКД);
- договора и прочие неформализованные (произвольного формата) «бумаги».
Любой документ загружается в систему с компьютера или товароучетной программы в формате .doc, .pdf, .xml. Счет-фактуру, накладную, акт и УПД можно создать в редакторе «Диадока». Расскажем, как это сделать.
- Войдите в раздел «Документы» и нажмите на строку «Новый документ», которая появится вверху слева.
- Из перечня под строкой «Редактор» выберите нужный бланк.
- Заполните номер и дату, данные продавца и другие поля формы.
- Предварительно просмотрите документ. Если все верно, нажмите на «Перейти к отправке».
Форма готова, ее не нужно распечатывать и пересылать по почте. А о том, как отправить документ партнеру через «Диадок», расскажем в следующем блоке.
Если пока не хотите отправлять документ и планируете вернуться к нему позже — нажмите на «Сохранить в черновиках».
Как через «Диадок» отправить документы контрагенту
После создания документа и клика по кнопке «Перейти к отправке» откроется окно, в котором нужно выбрать получателя. Если отправляете несколько форм, тогда поставьте галочку напротив надписи «Связать документ в пакет». На этом же этапе можно добавить еще один новый документ через редактор или загрузить его с компьютера, «товароучетки».
Нажмите на «Подписать» и отправьте документ. Чтобы посмотреть его статус, перейдите в раздел «Документы» → «Исходящие».
Если у вас нет времени разбираться с системой и вы хотите делегировать обучение ваших сотрудников работе в ней — обращайтесь к нам. Мы покажем, как отправлять документы через «Контур.Диадок» с демонстрацией экрана.
Как отправить документы из СБИС в «Диадок»: роуминг в ЭДО
СБИС — еще одна система электронного документооборота. Ею, как и «Диадоком», пользуются многие компании. Поэтому предприниматели и организациям часто задумываются о том, как отправить документы в «Диадок» из СБИС».
Для обмена документами между разными операторами ЭДО используется специальная технология — роуминг. Она доступна и для пользователей «Контур.Диадока».
Чтобы подключить роуминг:
- Зайдите в web-версию «Диадока» и нажмите на вкладку «Контрагенты».
- В строке поиска найдите компанию «Тензор»: по названию или ИНН (7605016030).
- Нажмите на кнопку «Оставить заявку на настройку».
Подключение роуминга занимает от 2 дней до 2 недель. Настройку выполняют оба оператора — каждый на своей стороне. Для пользователей «Диадока» процедура бесплатная. После подключения роуминга можно отправлять любые документы из СБИС в «Диадок».
Установим программу «Контур.Диадок» и настроим ЭДО за 1 день!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
«Диадок»: входящие документы
«Бумаги», полученные от партнеров в «Диадоке», находятся во вкладке «Документы», в разделе «Входящие». Чтобы завершить документооборот по поступившим формам и принять их к учету, нужно:
- В счетах-фактурах — отправить извещение о получении. Система создает и передает его контрагенту автоматически.
- В формализованных актах или накладных — подписать и заполнить дополнительные реквизиты, как показано на рисунке ниже.
Документооборот по полученным актам, накладным и счетам-фактурам завершен. Формы можно принимать к учету. Их не нужно распечатывать и переподписывать: в электронном виде документы сохраняют юридическую значимость.
Счет-фактуру принимают к учету по дате получения.
Как загрузить документы из «Диадока» в «1С»
«Контур.Диадок» интегрируется с товароучетной программой «1С» при помощи специального модуля. Это позволяет без ручного ввода, на основании данных одной системы, создавать документы в другой. Также можно отправлять и получать:
- товарные накладные (ТОРГ-12);
- акты выполненных работ;
- счета-фактуры и корректировки к ним;
- неформализованные электронные документы (ЭД).
С помощью модуля интеграции можно загрузить документы из «Диадока» в «1С». Для этого нужно:
- Войти в «товароучетку» и открыть модуль работы с первичными ЭД через «Диадок».
- Перейти во вкладку «Полученные» и обновить список.
- Открыть карточку формы и нажать на «Создать документ в 1С».
- В графе «Номенклатура» нажать на знак многоточия. Указать товары или услуги в «1С», с которыми нужно сопоставить перечень из полученной накладной.
- Нажать на кнопку «Создать», заполнить недостающие данные.
- Нажать на «Провести и закрыть».
Документ обработан и загружен в товароучетную программу. Через карточку формы можно сопоставлять накладные, акты, счета. Для этого после клика на «Создать документ в 1С» нажмите на «Сопоставить с документом 1С».
Научим работать с модулем «Контур.Диадок» для «1С»!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.
Посмотреть весь каталог
Документооборот УПД¶
Приказом ФНС России от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@, утвержден электронный формат универсального передаточного документа УПД.
Примечание
Подробнее про УПД можно прочитать здесь
Новый формат документа можно будет использовать:
- как счет-фактуру;
- как первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции;
- как универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции.
Примечание
Форма универсального передаточного документа, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@.
УПД с функцией СЧФ¶
Структуры¶
Для документов, возникающих в ходе документооборота УПД с функцией СЧФ, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей.
Для УПД с функцией СЧФ можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalTransferDocument (FunctionType.Invoice),
Для исправления УПД с функцией СЧФ можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalTransferDocumentRevision (FunctionType.Invoice),
Для корректировки УКД с функцией КСЧФ можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalCorrectionDocument (FunctionType.Invoice),
Для исправления корректировки УКД с функцией КСЧФ можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalCorrectionDocumentRevision (FunctionType.Invoice),
Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, можно использовать следующую структуру:
- Attachment/InvoiceConfirmation (подтверждение оператора электронного документооборота, для обоих приказов),
- Attachment/InvoiceCorrectionRequest (уведомление об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, для обоих приказов),
- Attachment/InvoiceReceipt (извещение о получении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, подтверждения оператора электронного документооборота или уведомления об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, для обоих приказов).
Порядок обмена¶
В случае, когда УПД используется с функцией СЧФ (FunctionType.Invoice), документооборот повторяет документооборот СФ.
- Продавец формирует УПД (СЧФ) UniversalTransferDocument1, подписывает его и направляет Покупателю.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2о дате получения УПД (СЧФ), подписывает его и направляет Продавцу.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2“о дате отправки УПД (СЧФ), подписывает его и направляет вместе со счетом фактурой Покупателю.
- Продавец получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt3о получении подтверждения.
- Покупатель получает УПД (СЧФ) и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанные извещение InvoiceReceipt5о получении УПД (СЧФ) и извещение InvoiceReceipt4о получении подтверждения.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation6о дате отправки извещения о получении УПД (СЧФ), подписывает его и направляет Покупателю.
- Покупатель получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt7о получении подтверждения.
- Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном УПД (СЧФ), он формирует уведомление об уточнении УПД (СЧФ) InvoiceCorrectionRequest8, подписывает его и направляет Продавцу.
- Продавец получает уведомление об уточнении УПД (СЧФ), и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt9о получении уведомления.
Таким образом:
- со стороны получателя необходимо отправить InvoiceReceipt на InvoiceConfirmation от оператора, а также отправить InvoiceReceipt на документ УПД с функцией СЧФ.
- со стороны отправителя необходимо сформировать InvoiceReceipt на InvoiceConfirmation от оператора и получить InvoiceReceipt по документу УПД.
УПД с функцией ДОП¶
Структуры¶
Для документов, возникающих в ходе документооборота УПД с функцией ДОП, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей.
Для титула продавца УПД с функцией ДОП можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalTransferDocument (FunctionType.Basic),
Для титула покупателя УПД с функцией ДОП можно использовать следующую структуру:
- Attachment/UniversalTransferDocumentBuyerTitle (FunctionType.Basic),
Порядок обмена¶
В случае, когда УПД используется с функцией ДОП (FunctionType.Basic), документооборот повторяет документооборот актов и накладных.
- Продавец формирует титул продавца УПД (ДОП) UniversalTransferDocument1, подписывает его и направляет Покупателю.
- Диадок доставляет титул продавца УПД (ДОП) UniversalTransferDocument1до Покупателя.
- Покупатель получает титул продавца УПД (ДОП) UniversalTransferDocument2, и формирует в ответ титул покупателя UniversalTransferDocumentBuyerTitle3, подписывает его и отправляет в сторону Продавца.
- Диадок доставляет титул покупателя УПД (ДОП) UniversalTransferDocumentBuyerTitle4до Продавца.
- Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном титуле продавца УПД (ДОП), он формирует отказ в подписи XmlSignatureRejection5, подписывает его и направляет Продавцу.
- Диадок доставляет отказ в подписи XmlSignatureRejection5до Продавца.
Таким образом:
- со стороны получателя необходимо сгенерировать и отправить ответный титул покупателя, либо отказ в подписи.
- со стороны отправителя необходимо сгенерировать и отправить первичный титул продавца.
УПД с функцией СЧФДОП¶
В случае, когда УПД используется с функцией СЧФДОП (FunctionType.InvoiceAndBasic), объединяются документообороты для FunctionType.Invoice и FunctionType.Basic.
- Продавец формирует титул продавца УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocument1, подписывает его и направляет Покупателю.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2о дате получения титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет Продавцу.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2“о дате отправки титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет вместе со УПД (СЧФДОП) Покупателю.
- Продавец получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt3о получении подтверждения.
- Покупатель получает титул продавца УПД (СЧФДОП) и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанные извещение InvoiceReceipt5о получении титула продавца УПД (СЧФДОП) и извещение InvoiceReceipt4о получении подтверждения.
- Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation6о дате отправки извещения о получении титула продавца УПД (СЧФДОП), подписывает его и направляет Покупателю.
- Покупатель получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt7о получении подтверждения.
- Покупатель формирует в ответ на титул продавца УПД (СЧФДОП), титул покупателя УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocumentBuyerTitle8, подписывает его и отправляет в сторону Продавца.
- Диадок доставляет титул покупателя УПД (СЧФДОП) UniversalTransferDocumentBuyerTitle9до Продавца.
- Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном титуле продавца УПД (СЧФДОП), он формирует отказ в подписи XmlSignatureRejection10, подписывает его и направляет Продавцу.
- Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном титуле продавца УПД (СЧФДОП), он формирует уведомление об уточнении УПД (СЧФДОП) InvoiceCorrectionRequest11, подписывает его и направляет Продавцу.
- Порядок отправки структур InvoiceReceipt4и UniversalTransferDocumentBuyerTitle9покупателем не важен.
- Продавец получает уведомление об уточнении УПД (СЧФДОП), и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt12о получении уведомления.
Таким образом:
- со стороны покупателя нужно сформировать и отправить InvoiceReceipt на InvoiceConfirmation, InvoiceReceipt на документ УПД (СЧФДОП), а также титул покупателя УПД (СЧФДОП).
- со стороны отправителя необходимо сформировать InvoiceReceipt на InvoiceConfirmation от оператора, получить InvoiceReceipt по документу, получить титул покупателя УПД (СЧФДОП).
Подписанты¶
Набор необходимых полей для подписания счетов-фактур, актов и накладных был значительно меньше, чем для подписания УПД и УКД.
Все данные подписанта доставались из сертификата и данных его организации — автоматическое заполнение данных подписанта происходило при заполнении BoxId и Certificate/CertificateThumbprint.
Форматы УПД и УКД подразумевают расширенный набор полей для подписантов. Этот набор полей не содержится ни в сертификате, ни в данных организации.
Но логика автоматического заполнения данных о подписантах сохранилась и при подписании УПД и УКД.
Автоматическое заполнение происходит, если в Диадоке есть дополнительные данные, необходимые для подписания. Если дополнительных данных, необходимых для подписания в Диадоке нет, то будет возникать ошибка.
Расширенные данные можно заполнить методом ExtendedSignerDetails.
Для указания этих данных в Диадоке добавлены следующие структуры и методы:
- структура для описания реквизитов продавца, покупателя и грузоотправителя, используемая в УПД и УКД — ExtendedOrganizationInfo
- структура для описания реквизитов подписанта, используемая в УПД и УКД — ExtendedSigner
- структура для описания реквизитов подписанта, используемая в методе ExtendedSignerDetails — ExtendedSignerDetailsToPost
Оформление УПД в Диадок
УДП — универсальный передаточный документ. Он применяется при реализации товаров или оказании определенных услуг. Полезность УПД в том, что он сочетает в себе сразу два документа – бухучет и счет-фактуру. Тем самым экономится время на составление бумаг и проведение документооборота.
Особенности оформления УПД в бумажном и электронном виде (ЭДО). Основные форматы универсального передаточного документа. Упростите работу с УПД через сервис Контур.Диадок.
Бумажный вариант УПД: как применяется и оформляется
В бумажном варианте УПД используется либо в виде одного первичного документа, либо совмещенный со счет-фактурой. УПД оформляется выполнение услуг, заказов, поставка продукции, проведение работ, а, кроме того, передача прав на распоряжение имуществом.
Закон не требует обязательно передавать исключительно УПД вместо применяемых ранее документов, выбор остается за пользователем. Но с 21 октября 2013 г. Федеральная налоговая служба обязала налоговые и прочие контролирующие органы принимать УПД на равных с пакетом прочей документации.
Электронный УПД:
единый формат для документов
В 2016 году приказом ФНС был введен электронный вариант УПД, который удобнее и шире бумажной версии. Пользователь определяет самостоятельно, какие поля формы нужно заполнить в соответствии с типом документации и ее функциями.
Есть 3 типа документов соответствующие набору реквизитов каждого из них:
- УПД;
- Счет-фактура (далее СЧФ);
- Первичный документ (далее ДОП).
К последним относятся акты, накладные и т.п. Документация СЧФДОП и ДОП подписывается двумя сторонами сделки, а СЧФ – лишь продавец или отправитель. Передачу электронной документации (ЭДО) можно проводить посредством сервиса Контур.Диадок.
Правила заполнения электронных файлов
Заполнение зависит от того, какую функцию выполняет тот или иной документ. Каждый тип имеет свой формуляр. При заполнении данных руководствуемся п. 5 ст. 169 НК РФ
Реквизиты СЧФ:
- Название и юридические адреса продавца и получателя товара;
- Номер документа, который показывает аванс за будущие поставки;
- Стоимость без налога поставленного груза или имущественных прав;
- Дата, номер;
- Размер акциза;
- Размер ставки по налогам;
- Налог, оплачиваемый клиентом
- Место, где произведена продукция;
- Объем содержимого, используемая валюта;
- Общая стоимость поставленного товара с налогом;
- Данные обоих участников операции – ИНН, название, адрес;
- Что входит в поставку, указание единиц измерения груза (по возможности);
- Стоимость одной единицы измерения груза без учета налога, кроме варьирующейся гос. цены, в которую уже включен налог;
- Код товара, соответствующий единой номенклатуре стран ЕЭС при вывозе товара с территории РФ в любую из входящих в ЕАЭС стран.
В отличие от бумажной версии, в электронном формате имеется обязательное поле с названием субъекта, который составил файл продавца товара или услуги. Если составитель электронного файла не является продавцом, он записывает в специальном поле основание, на котором действует от имени продавца. Это понадобится для аутсорсинга.
Реквизиты ДОП:
- Наименование;
- Дата создания;
- Название хозяйствующего субъекта, сформировавшего документ;
- Содержание операции; сумма или общий объем поставки;
- Подписи и ФИО всех ответственных лиц.
Реквизиты СЧФДОП:
- Счет-фактура, по которому будет рассчитан НДС, также документ о передаче потребителю товара;
- Документация, обозначенная Приказом Министерства финансов от 10.11. 2015 № 174н;
- Реквизиты, указанные в Налоговом Кодексе РФ и Законе О бухучете;
Формат УПД
При использовании УПД как ДОП или СЧФДОП, название его может быть двойным – как официальное, отражающее хозяйственный факт, так и принятое по договоренности между сторонами. Данные о перевозчике выделены в особое поле. Обязательна подпись лица, оформлявшего файлы. При использовании УПД для всех видов документов можно включать любую информацию. Если у товара имеется маркировка, то ее код должен быть указан.
Основание полномочий определяется установленным статусом. В частности, относительно 1-3 пунктов таким основанием могут быть должностные обязанности. В п.4 это доверенность, реквизиты которой следует указать. Поле «Основание полномочий организации» заполняется при условии, что статус соответствует пункту 3.
Файл документа может иметь несколько подписей. Содержание подписи должно соответствовать статусу подписанта. Физическое лицо указывает лишь фамилию и имя, индивидуальный предприниматель – имя, фамилию и ИНН, юридическое лицо – ИНН, фамилию, имя и должность.
Диадок – это лучший способ работать с электронными версиями деловой документации. Подключившись к этой системе, можно значительно сократить время на создание, оформление и передачу деловой документации с помощью электронного документооборота (ЭДО), а также избежать многих ошибок.
- Для кода ОКПО;
- Название структурного подразделения;
- Индивидуальные предприниматели указывают ИНН, реквизиты госрегистрации своего предприятия, а также свое ФИО;
- Контактные данные участников;
- Официальный адрес участников сделки;
- Банковские реквизиты;
- Официальный адрес участников сделки;
- Юридические лица – ИНН, код КПП, официальное название;
- Иностранные участники сделки, не зарегистрированные в налоговом органе РФ – наименование и прочие сведения;
- Сведения для сторон документооборота.
- Подпись того, кто отвечает за счета-фактуры – СЧФ, СЧФДОП;
- За соглашение – СЧФДОП, ДОП;
- За сделку или операцию и за оформление — СЧФДОП, ДОП;
- За оформление договора — СЧФДОП, ДОП.
- Подпись совершившего соглашение — СЧФДОП, ДОП;
- Совершивший соглашение и ответственный за оформление — СЧФДОП, ДОП;
- Отвечающий за оформление совершенной сделки — СЧФДОП, ДОП.
- Сотрудник организации или предприятия продавца;
- Сотрудник службы, от имени продавца составивший файл;
- Работник другой уполномоченной на составление документа организации;
- Физлицо, а также индивидуальный предприниматель.
Начните сотрудничество с провайдером Диадок уже сейчас!
Заполните эту форму и нажмите кнопку «Подать заявку». Наши сотрудники позвонят вам в течение часа, чтобы помочь подобрать выгодный тариф, и расскажут о доступных способах интеграции.
Отзывы наших клиентов
BMW Group
Немецкий производитель автомобилей, мотоциклов, двигателей, а также велосипедов.
Выделим очевидные достоинства сервиса для нашего концерна: минимизация трат на документооборот, как финансов (на покупку канцелярии), так и времени. Значительно повысилась производительность труда, сотрудники стали более ответственно подходить к процессу. Мы имеем доступ…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
Деловые Линии
Автомобильные грузоперевозки
Если вы хотите забыть о бумажной волоките, в таком случае Контур.Диадок – отличное решение. Мы перевели весь документооборот в онлайн, подписи осуществляем с помощью облачной ЭЦП. Подтверждение приходит на телефон в приложение. Работа…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
Wildberries
Международный маркетплейс
С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учетом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
Энергосбыт
Крупная энергетическая компания
Если бы не карантин, то долго бы еще решались оптимизировать документооборот. Уже 2 года прошло, как мы отказались от бумажных экземпляров. С помощью системы электронного документооборота мы удерживаем показатели эффективности бизнеса в новых…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
Газпром Нефть
Разведка и разработка месторождений нефти и газа, нефтепереработка, а также производство и сбыт нефтепродуктов.
На Диадоке мы уже 4 года, встречали и взлеты, и падения. Данная система полностью удовлетворяет наши потребности. Диадок для нас – это отличная «Фокус-проверка» контрагентов на благонадежность. Тут гибкая система поддержки, аккуратный подход…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
Вконтакте
Российская социальная сеть
Ранее мы делали отправку и получение документов только в бумажном виде. Сейчас существенно упростили бизнес-процессы и начали использовать ЭДО с Диадоком. Тут мы можем отправлять большие объемы документации за один раз и подписывать…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
Американская транснациональная корпорация
Мы доверяем Контур.Диадок, он надежно защищает наши данные. Войти в систему тут можно с помощью ЭЦП или через логин/пароль аккаунта. Мы выбрали первый вариант: в сертификат попадает ФИО сотрудника, подписывающего документы, должность и…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
АШАН
Крупный международный ритейлер
Диадок сокращает электронный документооборот, экономит время, обеспечивает хорошую защиту данных. Документы можно хранить в облаке, запускать СЭД можно с телефона или ПК, есть удобные фильтры поиска. Это колоссально экономит наше время, при этом…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
Мегафон
Российская телекоммуникационная компания
Мы используем сервис Диадок 8 месяцев. Процедура оформления сертификата квалифицированной ЭЦП заняла некоторое время, но в процессе мы разобрались быстро. Работа с Контур.Экстерн занимает минимум времени, все автоматизировано. Мы давно отказались от обмена…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
2GIS
Международная картографическая компания
С помощью Контур.Диадок мы ведем электронный документооборот, существенно упростили подписание и отправку документов и сделали взаимодействие между отделами намного быстрее. Мы не нагромождаем стопки бумаг, поскольку их подписи теперь возможны в 1 клик….
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
OZON
Международный маркетплейс
Используем Контур.Диадок 2 года, документацию полностью перевели в электронный вид. Удобно, что сервис работает с облаком, это исключает вероятность потери важной документации и необходимость загружать ее на жесткий диск. В сравнении с затратами…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
METRO
Международная компания, которая специализируется на мелкооптовых продажах
С помощью Диадока у нас ведется работа с накладными, выписками и счетами-фактурами. Перешли на электронный документооборот после начала карантина, и о своем решении не пожалели. СЭД учитывает поправки в законодательстве, обновления происходят регулярно,…
Тема: Контур.Диадок
Подробнее
Больше отзывов
Диадок уже подключили:
Предпосылки для применения УПД
Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:
- первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).
При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.
Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.
ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.
Какой документ предложила ФНС?
Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).
Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.
Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.
Как перейти на УПД? Как правильно его заполнять? Когда обязательно применение счета-фактуры, а не УПД? Ответы на эти и другие вопросы детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в Путеводитель.
Соответствие УПД и счета-фактуры
С 01.07.2021 форма счета-фактуры изменилась и действует в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:
Бланк счета-фактуры
Скачать
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.
Бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе в добавлении:
- Строки 5а для указания данных о документе основании отгрузки.
- Графы 11 для отображения регистрационного номера партии товара, подлежащего прослеживаемости.
- Графы 12 и 12а для отражения кода и единицы товара, который подлежит прослеживаемости.
- Графы 13 для указания коичества товара, подлежащего прослеживаемости.
Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».
Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.
Сроки оформления универсального передаточного документа
УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.
В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».
При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:
- если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
- если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.
В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.
Порядок и образец заполнения УПД
Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.
В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.
После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.
В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.
Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).
Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.
Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.
В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.
Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:
- В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
- Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):
- графа 6 «В том числе сумма акциза»;
- графа 7 «Налоговая ставка»;
- графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
- графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
- графа 11 регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
-
графы 12 и 12а единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения;
-
графа 13 количество товара в указанных единицах.
Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.
Подписи в УПД проставляются следующим образом:
|
Строка |
Значение |
Особенности заполнения |
|
10 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
13 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
|
15 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа |
|
18 |
Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя |
Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О. |
В УПД присутствуют три строки для указания даты:
- строка 1 — дата составления документа;
- строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
- строка 16 — дата получения.
Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).
В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.
В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.
Итоги
Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.