Как составить устав проекта пример

Начало работы над новым проектом или инициативой может быть радостным событием, но что насчёт последнего шага перед этим — согласования проекта?

Для непосвящённых презентация проекта и процесс его согласования похожи на процесс расшифровки чёрного ящика. Вам необходимо проследить за тем, чтобы у вас были все необходимые для успеха материалы — от сбора нужной информации до её представления в наиболее удобном для заинтересованных лиц виде. Одним из способов добиться этого является устав проекта.

Что такое устав проекта?

Устав проекта — это краткая презентация его задач, объёма и специалистов, ответственных за его выполнение. Этот документ создаётся в целях получения одобрения главных заинтересованных лиц проекта. В уставе следует предложить краткое и исчерпывающее пояснение основных элементов проекта до начала работы над ним. Сформировав устав проекта до начала работы над другими, более подробными документами по его планированию, можно утвердить проект или внести в него необходимые коррективы.

Устав проекта — это один из многих материалов, которые можно создать в процессе его планирования. Далее приводится сравнение устава с другими элементами планирования проектов:

Планировать проекты с помощью Asana

Устав проекта и план проекта

В уставе проекта должны быть приведены всего три элемента: задачи проекта, его объём и специалисты, ответственные за его реализацию. Как только устав будет согласован, можно приступать к выработке план проекта, который будет основываться на уставе и содержать более подробные сведения об основных элементах проекта.

План проекта включает в себя семь основных элементов:

• Цели

• Показатели успешности

• Заинтересованные стороны и роли

• Объём и бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План обмена информацией

Читать о том, как создать план проекта, который будет вести вас правильным курсом

Устав проекта и проектное задание

Проектное задание — это краткий документ, к созданию которого следует приступить после официального согласования проекта. Задание представляет собой сжатую версию плана проекта. К этому документу будут часто обращаться ваши коллеги и заинтересованные лица проекта. В проектном задании, как и в уставе, вкратце рассказывается о достоинствах проекта, а также описывается работа, которую предстоит выполнить в его ходе.

Проектное задание состоит из четырёх частей:

• Общая информация

• Цели проекта и критерии его успешности

• Хронология проекта

• Целевая аудитория

Читать о пяти шагах к созданию отличного проектного задания

Устав проекта и экономическое обоснование

В основе устава проекта и экономического обоснования лежит один и тот же принцип: оба этих документа являются инструментами представления проекта заинтересованным лицам. Главное отличие между уставом проекта и его экономическим обоснованием заключается в объёме.

Экономическое обоснование — это формальный документ, который объясняет преимущества и риски существенных бизнес-вложений. Например, если вы предлагаете крупномасштабный инвестиционный проект с участием внешнего агентства, существенное расширение текущей деловой активности или новый продукт/услугу, вам будет необходимо представить экономическое обоснование. Если же ваш проект нуждается в согласовании, но невелик по объёму (например, схожая с прошлыми кампания или запуск продукта, соответствующий текущей стратегии выхода на рынок), подготовьте устав проекта, а не его экономическое обоснование.

Читать руководство для начинающих по написанию эффективного экономического обоснования проекта

Нужно ли создавать устав проекта?

Существует множество инструментов для планирования проектов, и устав проекта не всегда будет лучшим вариантом. Далее мы расскажем, когда есть смысл его создавать — и когда стоит отдать предпочтение какому-нибудь другому документу.

• Создайте устав проекта, чтобы представить проект и получить его одобрение. Устав даёт заинтересованным лицам чёткое представление о задачах проекта, объёме, а также о том, кто будет отвечать за его реализацию. Главные заинтересованные лица могут использовать устав проекта в целях согласования проекта или внесения изменений.

• Создайте экономическое обоснование, если проект подразумевает серьёзные инвестиции. Экономическое обоснование может содержать дополнительную информацию и документацию, включая оценку рентабельности инвестиций и все сопутствующие риски проекта.

• Создайте план проекта, если проект уже согласован. План проекта будет основан на уставе и предложит дополнительные сведения, такие как хронология проекта и его основные вехи.

• Создайте проектное задание, если вам нужен документ, в котором собрана вся ключевая информация общего характера из плана проекта.

Планировать проекты с помощью Asana

Как создать устав проекта

В уставе проекта вы делитесь сведениями о проекте с главными заинтересованными лицами, чтобы добиться согласования и запустить проект. Устав проекта включает в себя три основных элемента:

«Зачем»

В начале устава поделитесь задачами проекта и его предназначением. В этом разделе нужно указать, почему этот проект важен и чего вы хотите добиться по его итогам. Предназначение проекта должно объяснять важность работы над ним и то, как этот проект впишется в цели компании.

В дополнение к предназначению проекта следует также прояснить его задачи. Это то, чего вы планируете добиться по итогам проекта, например, ожидаемые результаты или активы. Для постановки качественных целей и задач проекта используйте метод SMART. Цели должны быть:

• Specific — конкретными

• Measurable — измеримыми

• Achievable — достижимыми

• Realistic — реалистичными

• Time-bound — ограниченными по времени

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

«Что»

Второй важный элемент устава — это объём проекта. Под объёмом подразумевается то, что входит и не входит в состав проекта. При определении объёма вы устанавливаете границы и, что ещё важнее, указываете на то, чего не будет в хронологии проекта.

При создании устава проекта и определении объёма важнее всего будет обозначить идеальный бюджет проекта. Помните, что вы будете использовать устав проекта для его представления заинтересованным лицам, поэтому нужно чётко показать, каков бюджет проекта и на что пойдут эти деньги.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

«Кто»

В заключительном разделе устава проекта следует объяснить, кто будет работать над ним. Сюда входят все главные заинтересованные лица, высшее руководство, спонсоры проекта и общая группа проекта. Если вы ещё этого не сделали, подготовьте краткий план управления ресурсами, чтобы показать, как различные ресурсы будут использоваться во время работы над проектом.

Читать руководство по первым шагам в управлении ресурсами

Пример устава проекта

Шаблон устава проекта

Когда вы будете готовы приступить к работе, создайте устав своего очередного проекта с помощью этого простого шаблона.

Название проекта

Озаглавьте свой проект. Название должно быть достаточно информативным, чтобы большинству было понятно, над чем вы работаете.

Менеджер проекта

Кто является контактным лицом по этому проекту?

Дата последнего изменения

Устав проекта — живой документ. Добавление даты последнего изменения может быть полезным для участников группы, которые часто сверяются с уставом.

Назначение проекта

Зачем вы работаете над этим проектом?

Задачи проекта

Какие результаты и активы вы планируете получить по завершении проекта?

Объём проекта

Каковы рамки ожидаемых результатов проекта? Какие инициативы не входят в него?

Проектная группа и ресурсы

Кто работает над этим проектом? Какие ресурсы (люди, инструменты и бюджет) доступны для выполнения этой работы?

Заинтересованные согласующие лица

Кто является заинтересованными лицами проекта? С кем нужно согласовать его устав и ожидаемые результаты?

От устава к успеху проекта

После утверждения устава проекта можно будет продолжить процесс планирования. По мере создания дополнительной документации по планированию проекта и после начала управления им обязательно сохраняйте все важные сведения о проекте в централизованном инструменте, к которому у всех есть доступ.

Конечно, мы считаем, что лучшим инструментом для этого является Asana. С её помощью можно управлять проектами и задачами коллектива, чтобы работать согласованно и укладываться в сроки. Читайте дальше о преимуществах управления проектами.

Планировать проекты с помощью Asana

Не спешите запускать проект, когда имеете лишь общее представление, что вас ждет впереди и как к этому двигаться. Потратьте время на создание документа, который станет и верным компасом, и бесценной шпаргалкой!

Устав проекта (УП) разъясняет,
в каком направлении будет идти ваша компания и зачем,
что изменится и какие риски при этом возникнут.

Этот документ не только содержит базовую информацию, но и отражает общее видение стейкхолдеров.

УП обычно создается на самой ранней стадии проекта, еще до формирования проектной команды (ПК). Обычно он составляется совместно с другими участниками проекта и передается на финальное рассмотрение стейкхолдерам. В большинстве случаев устав подписывается спонсорами.

Что такое устав проекта

Можно написать документ на несколько десятков страниц, наполнив его всевозможными деталями, однако вряд ли вы захотите потом это перечитывать. Поэтому лучше все вместить максимум в 3-5 страниц, идеально — 1-2 страницы.

Как пример, устав проекта может выглядеть как текстовый документ, Google-документ или презентация. Также он может выглядеть как задача с метками «Документы» и «Стратегическая» в программе управления проектами Worksection:

Что проясняет УП?

Когда создается УП?

Перед запуском проекта. В это же время с ним должны ознакомиться стейкхолдеры.

Кто разрабатывает и одобряет УП?

Разработкой УП обычно занимаются опытные ПМ. Документ одобряется спонсором проекта.

Что должно содержаться в УП?

Разработка устава проекта

Шаг 1. Определите конечную цель.

Составьте список от 3 до 5 целей поменьше, которые нужно достигнуть в ходе проекта. Убедитесь, что они конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные во время — то есть соответствуют критериям SMART.

Проанализируйте, как проект может повлиять на бизнес-показатели организации.

Шаг 2. Создать организационную структуру.

Определите конечных пользователей, стейкхолдеров, спонсоров, проектного менеджера, участников проектного комитета и проектной команды. Теперь вы сможете создать организационную структуру для проекта.

В Worksection всех их можно внести учасниками или гостями (статус, удобный для заказчиков, спонсоров и стейкхолдеров) в проект.

Шаг 3. Подготовить план имплементации УП.

Перечислите этапы и процессы во время жизненного цикла проекта. Отметьте ключевые точки и зависимости между процессами. Составьте список с необходимыми ресурсами: оборудованием, ПО, материалами.

Шаг 4. Предусмотрите риски и проблемные моменты.

Если они возникнут, вы уже будете готовы и будете знать, как минимизировать их влияние.

3 главные причины, почему без устава ваш проект рискует провалиться

1. Проектному менеджеру будет не хватать полномочий, а проекту — ресурсов. Готовый устав проекта же документирует одобрение от стейкхолдеров. Поэтому ПМ не придется постоянно выбивать дополнительное финансирование или сражаться за свои полномочия.
2. Нет понятных ожиданий от проекта. А вот в уставе его цели и задачи подробно описаны. Это уменьшает вероятность, что содержание проекта начнет в дальнейшем разрастаться.
3. Проект приведет вас к результатам, которые идут вразрез с целями организации. Ведь в УП, наоборот, обосновывается важность проекта для бизнеса и как он соответствует видению компании.

8 вопросов для создания более эффективного УП

Сперва создайте проект, придумайте для него название соответственно целям. С помощью меню «Пригласить в проект» пригласите пользователей, которые помогут вам создать устав. Заполните поля с информацией об участниках проекта: имя, фамилия, e-mail, отдел.

Также вы можете пригласить заказчиков, выбрав тип «Клиент» при добавлении компании.

Теперь создавайте задачи, которые соответствуют 3-5 целям вашего проекта, упомянутым в уставе. Выбирайте меню «Поставить новую задачу», добавьте ее подробное описание: к чему вы стремитесь, какие критерии успешности, есть ли привязка к другим целям.

Далее установите приоритет задачи, назначьте ответственного за выполнение, укажите сроки и затраты.

Определите круг подписчиков для каждой из задач — кого-то она касается прежде всего, а кого-то наоборот мало интересует. При необходимости прикрепляйте файлы и устанавливайте метки для отслеживания выполнения.

Чтобы завершить создание задачи, нажмите «Создать задачу». Если нужно разбить задачу на несколько подзадач, вы можете сразу добавить в режиме «Пакетного добавления задач».

Когда понадобится создать новый проект для другого клиента по этому же уставу, проект и задачи можно скопировать целиком.

Вы можете настраивать вид задач в Worksection, сортировать их по приоритетности, ответственным лицам, меткам и др. Также удобно отслеживать, как продвигается выполнение задач в целом и какую часть из запланированного бюджета уже потрачено.

Подписчики могут оставлять свои комментарии к задаче, прикреплять файлы и получать уведомления на электронную почту о других комментариях.

Пример устава проекта

Обоснование

Зачем инициирован проект, какие возможности он откроет для компании?

Цели и критерии их выполнения

Краткий план

Какие процессы будут выполнены?

Стейкхолдеры

Ключевые этапы

Обозначьте важные даты: время запуска и завершения проекта, когда нужен переход на следующую стадию и сдать заказчику отчет.

Бюджет

Внесите главные расходы.

Ограничения, предположения, риски и зависимости

Подписи

Вердикт

Устав проекта — это документ, который перечисляет ключевые цели проекта, определяет его участников, указывает критерии успешности. Устав важен для проектного менеджера и команды, ведь он закрепляет их полномочия и удостоверяет наличие необходимых ресурсов.

В документе раскрываются новые возможности и потенциальные риски, методология, бюджет и сроки.
Важно, чтобы в уставе была доказана ценность проекта
для компании в разрезе ее долгосрочных целей.

Без составленного вовремя УП проектный менеджер и участники команды рискуют постоянно бороться за круг их влияния и финансирование. Также отсутствие документа может привести к разрастанию проекта.

Одним из самых первых шагов на этапах жизненного цикла управления проектом является разработка устава проекта. Это помогает информировать каждого члена команды о том, за что он отвечает и что необходимо сделать.

Давайте дадим определение устава проекта и обсудим, как его создать. Мы добавили несколько полезных шаблонов устава проекта, которые помогут вам начать работу над проектом. Настройте их по своему вкусу и экспортируйте в виде изображений или SVG для добавления в презентации или документы.

Что такое устав проекта?

Устав проекта – это документ, в котором излагается видение проекта, его масштаб, цели, команда проекта и их обязанности, основные заинтересованные стороны, а также то, как он будет осуществляться, или план реализации. Он также известен как заявление о проекте и отчет об определении проекта.

Он помогает определить уровень полномочий руководителя проекта и направление проекта.

Устав проекта

• Описывает цель и результаты проекта
• Юридически санкционирует начало проекта
• Помогает следить за сроками выполнения проекта
• Помогает выявить ограничения и риски и определить превентивные меры
• Описывает общий обзор бюджета
• Помогает согласовать цели проекта с интересами заинтересованных сторон

Устав проекта в сравнении с планом проекта

Устав проекта – это инициативный документ высокого уровня, состоящий всего из нескольких страниц. В нем перечисляются цели проекта, объем, видение, команда, их обязанности и заинтересованные стороны.

С другой стороны, план проекта – это подробный документ, в котором описывается, как достичь целей проекта. В нем указываются результаты проекта, план действий, необходимые ресурсы и этапы.

Как разработать устав проекта

Здесь мы рассмотрим, как создать устав проекта и определим его ключевые элементы.

1. Определите видение проекта

Видение проекта выражается через его конечную цель и назначение. Его можно разделить на,

Область применения: Объясните границы проекта с точки зрения целей проекта, результатов, затрат, сроков и выполняемой работы. Определение объема проекта на ранней стадии жизненного цикла проекта очень важно, так как это повлияет на стоимость проекта и график его выполнения.

Задачи: При постановке целей убедитесь, что они соответствуют критериям SMART, или, другими словами, являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и своевременными. Принимая во внимание общие цели организации, поставьте около 5 целей, которые должны быть достигнуты к концу проекта.

Результаты: Перечислите результаты, которые будут получены в конце каждого успешного достижения цели.

2. Определите заинтересованные стороны и клиентов

Заинтересованные стороны – это лица, которые имеют ключевую долю или интерес в успешном завершении проекта. Они могут быть как внутри компании, так и за ее пределами, и включать тех, кто финансирует ваш проект, а также членов команды и клиентов.

Вы можете использовать карту заинтересованных сторон, подобную приведенной ниже, чтобы распределить их по категориям и сделать имеющуюся у вас под рукой информацию более презентабельной и легкой для восприятия.

3. Создайте организационную схему

Теперь, когда вы определили команду проекта, уточните их обязанности.

Используйте оргсхему, чтобы перечислить их имена, роли и обязанности. В то же время, вы можете подчеркнуть отчетные отношения между членами с помощью соединительных линий.

4. Определите этапы проекта

Вехи представляют собой важные события в жизненном цикле проекта и включают даты начала и окончания проекта, успешное завершение ключевых результатов и т.д.

5. Создание плана ресурсов

Перечислите все ресурсы, которые вам понадобятся для проекта: оборудование, машины, люди, материалы и т.д. Это может помочь вам при распределении бюджета.

6. Установите бюджет проекта

Перечислите расходы, которые ваша организация должна будет понести для реализации плана. Поскольку эти расходы могут меняться в ходе проекта, вы можете сделать приблизительные расчеты. Кроме того, запишите лицо, которое будет отвечать за утверждение расходов.

7. Перечислите зависимости, ограничения и риски

Зависимости: Определите и перечислите зависимости проекта, или виды деятельности, которые окажут влияние на начало или завершение другой задачи.

Ограничения: Выясните факторы, которые будут препятствовать достижению результатов проекта. Например, нехватка ресурсов или времени.

Риски: Риски могут возникнуть на любом этапе жизненного цикла проекта. Важно, чтобы вы заранее определили их и приняли меры предосторожности. Вот несколько отличных приемов управления рисками, которые могут пригодиться здесь.

8. Наметьте план реализации

Здесь вы составите план действий, выделив основные даты или этапы.

Визуальный устав проекта

Обычно устав проекта занимает 5-6 страниц. Это одна из основных причин, почему их упускают из виду в процессе управления проектами. Более простой способ написать устав проекта, который все смогут быстро прочитать и понять, приложив минимум усилий, – это визуализация.

Визуальные уставы проектов, подобные приведенным ниже, помогут вам собрать все элементы устава проекта на одной странице. Они легко читаются и визуально приятны.

Ниже приведены несколько примеров визуальных уставов проектов. Вы можете редактировать их в режиме онлайн, добавляя или удаляя элементы и настраивая их в соответствии с потребностями вашего проекта. Загружайте их как SVGs или как изображения для добавления в презентации, веб-сайты, вики компании, документы и т.д.

Шаблон 1

Шаблон 2

Шаблон 3

Каковы ваши мысли по поводу руководства?

На протяжении всего жизненного цикла проекта устав проекта играет важнейшую роль в поддержании заданного курса. В этом руководстве мы рассмотрели, что такое устав проекта, как его создать, а также некоторые редактируемые шаблоны устава проекта.

Есть ли лучшие практики, которым вы следуете при создании устава проекта? Поделитесь ими с нашими читателями в разделе комментариев ниже.

Initiation is one of the most crucial stages of every project. If you fail to gain sufficient support for a planned endeavor, it will never see the light of day. A project charter is a document (and planning tool), designed to help managers secure support for a new project, plus shape its overall trajectory. After reading this post, you too will be able to develop a project charter and effectively “sell” it to sponsors during a presentation. 

What is a Project Charter?

The PMBOK® Guide gives the following definition of project charter in project management:  

A project charter is a document issued by the project initiator or sponsor that formally authorizes the existence of a project, and provides the project manager with the authority to apply organizational resources to project activities.  

In layman’s terms, a project charter sets the scene for an upcoming execution by specifying: 

• What needs to be done
• Who’s responsible for which objective 
• What timeline and resources should be allocated.  

Who creates the project charter? Typically, that’s the job of the project initiator — a project leader, manager, or another stakeholder who’s going to be in charge of the initiative. This is an overview document, worth creating at the early phase of the project management lifecycle to ensure better alignment between all the parties involved. 

The main elements of the project charter include:

• Requirements — a succinct overview of jobs-to-be-done and main deliverables to be completed.
• Business needs — a summary of the reasoning behind the project, a short business/use case.
• Summary schedule — a timeline for when all the planned items will be done and the set results reached. 
• Assumptions and constraints — an acknowledgment of the risks/blockers that can derail the project from the proposed track.
• Results or Return on Investment — a list of outcomes, obtained after successful project completion.

A simple project charter runs 1-2 pages long and provides a bird-eye overview, rather than an exhaustive list of details. For complex, long-term initiatives managers usually create a set of supporting documents such as the scope of work (SOW), workload breakdown structure, project communication matrix, and so on. 

Helpful template: Project Management Pack PowerPoint Templates

The Purpose of a Project Charter

Depending on the project size and the company’s project management (PM) practices, a project charter can be treated as either:

• A formal document that’s a part of a more comprehensive project management plan.
• A self-contained informal document used internally as a reference.

In either case, the main purpose of the project charter document is to formalize the planned endeavor, plus gain authorization for it from senior stakeholders/sponsors for execution. 

In that sense, the key components of the project charter serve as a ‘sales’ document for promoting the suggested project. Your goal is to persuade others that there’s a strong need for pursuing it and justify the provisioning of requested resources. PMI research found that projects with highly engaged sponsors are 40% more likely to be successful. Additionally, one in four companies reports that inadequate sponsorship is the primary reason for project failures. A project charter helps prevent low engagement scenarios. 

Also, a project management charter is a great place to “connect the dots” between the project scope and wider organizational strategy. For example, when writing a project charter for implementing a new MarTech platform, you can reference the company’s go-to-market strategy and explain how the new tool can help drive greater brand awareness in the new market. 

Thirdly, the project charter serves as the underlying reference document for planning subsequent steps in the project lifecycle. It helps ensure that your project:

• Stays within scope
• Remains on budget
• Is sufficiently stuffed

To sum up, the importance of project charter is manifold. First, this document helps secure sufficient sponsorship for your project (from top-to-bottom). Engaged stakeholders are more likely to facilitate the project execution by removing roadblocks, assisting with change management, and provisioning extra resources should the need arise. Well-aligned grassroots teams, in turn, are less likely to lose focus or become disengaged/derailed by slow approvals or issue resolutions from the top. 

Project Charter Example + Project Charter Template

To provide you with a working example, we’ll use our project charter template (PPT) as a reference point for writing:

Here’s how a sample project charter can look launching a new workplace mentorship program. 

Project Goals

1. Formalize the scope and format of mentorship engagements. 
2. Enlist 10 department heads and c-suits for participation.
3. Conduct at least 5 group mentorship sessions and 15 private ones in 6 months. 

Scope 

• Objective 1: Collect employee feedback on the training & mentorship format they’d like to receive. 
• Result: Determine the optimal session format and preliminary program structure. 

• Objective 2: Develop an internal mechanism for matching mentors with mentees. 
• Result: Introduce a formal assessment process for match-making mentorship tandems. 

• Objective 3: Prepare supporting resources for facilitating meeting sessions.
• Result: Deliver a set of the syllabus of sessions, meeting agendas, and extra training materials. 

Team: 

• Project Manager: Sarah Tompson
• Mentorship Coordinator: Jim Robins
• Confirmed Executive Participants: Loty Johns, Samuel Lorry, Mitchel Walles, Suzan Morris, Patric Delon, Kiki Liu. 
• Unconfirmed participants: Jamal Singh, Katie Cardozo, Amanda Leeds, Jeffrey Chong. 

Results: 

• Create a 6-month mentorship program (with regular group and 1:1 sessions)
• Improve employee engagement by 5%. 

Timeline:

• Project start date: March, 15th
• Milestone 1: Employee survey launch: March, 18th
• Milestone 2: Results analysis and reporting on findings: March, 23rd
• Milestone 3: Program presentation to mentors confirmation of participation: March 27th. 
• Milestone 4: Match-making assessment development and presentation: March, 30th. 
• Milestone 5: Company-wide announcement of the program: April, 1st.
• Milestone 6: Finalization of syllabus and agendas: April, 3rd.
• Project End: First group mentorship session launch: April, 5th. 

How to Write a Project Charter: Best Practices

The above example provides a general overview of the information that should be highlighted in your project charter. Now let’s zoom in on how you should approach data collection and structuring as you develop a project charter for your initiative.

Formalize Your Project Vision, Goals, and Key Objectives

To “sell” the idea both to the stakeholders and other project participants, you need to clearly articulate the ‘why’ behind your project. 

To arrive at that ideal wording, seek input from your team first. Ask their opinion on the main opportunities, values, and possible risks they see within this project. Going back to the above example, a workplace mentorship program may flop if not enough mentors will want to participate. Thus, you may want to enlist some of your team members to help with conveying the value of the program to them. Check out our Team Charter guide to learn more.

Also, take into account wider market implications and corporate environment and connect your project goals with them. For example, you know that the company struggles with hiring for certain roles. When presenting your project charter, you can focus on how mentorship can help with upskilling certain employers and positioning them as better candidates for an internal promotion. 

Define The Scope of Work (SOW)

Provide a preliminary overview of the objectives your project will pursue. Clearly explain what issues you plan to solve and which ones to leave out. To ensure the project’s ability to deliver on its promised goals, set project boundaries via the SOW.

To create a solid SOW statement for a project charter, do the following: 

• Identify the main deliverables first 
• Determine which tasks support their successful delivery
• Indicate project charter roles and responsibilities for parties who’ll complete those tasks 
• Set a timeline for completing different tasks (milestones) 
• Provide any extra information for associated payment costs, terms, and deadlines 
• Specify if any extra work resources, software, or equipment will be needed 
• Spell out the criteria you’ll use to determine which deliverables are acceptable 

While not all of the above information should go into a less formal project charter, it’s still important to produce for your internal reference and subsequent reporting to stakeholders. 

Determine the Project Organization Structure

Based on the scope of work, list the roles you’ll need for the project, including stakeholders (internal and external), and the execution project team. If you plan to rely on extra resources (e.g. subcontractors or freelancers), specify this too. 

To effectively determine who should be on your project team and what they should be responsible for, use a RACI matrix. 

Pro tip: You can also add a RACI slide to your project charter persuasion to provide a quick overview of the main roles and responsibilities of the project. 

Map Out an Implementation Timeline

Break down your SOW into specific milestones with fixed dates. Then set a proposed start and end date for the projects. It’s okay to use preliminary dates in an Agile project charter, as long as you have the capabilities to make rapid adjustments.

Recommended article: How to Kick off a project with a Project Kick off meeting

Also, map the dependencies between different tasks on the timeline to ensure that you’d be pursuing the right course of action at the right time.  

Mention The Project Risks

Show the stakeholders that you are being realistic with your plans by referencing potential blockers and disruptors. Briefly, specify what can jeopardize the project’s success. On top, provide a brief walkthrough over how you plan to mitigate those risks and what plans you have put in place to prevent them. 

You can borrow a few slides from this risk mitigation template from SlideModel to better communicate your ideas to other stakeholders. 

Final Tip: Presenting Your Project Charter 

Given the current circumstances, you’d be most likely doing so remotely, rather than in-person. So be sure that your PowerPoint presentation looks good in digital format. In particular: 

• Ensure that the font sizes will work for different screen sizes 
• Avoid using animations as these may not look great during screencasting if someone’s connection is slow 
• Provide enough white space to make the on-screen reading experience easier. 

Also, when doing your virtual project charter presentation, always look directly at the camera (viewers), rather than at your slides. Maintaining eye contact is important for making such interactions more personable and delightful! 

Finally, remember that a project charter should be short and snappy. It has to succinctly summarize the main points of your initiative, rather than provide a complete walkthrough over the entire project life cycle.You can always email supporting project documents to those interested in more details!