Докладная записка — образец ее структуры какими-либо нормативными актами не установлен. Рассмотрим, как может выглядеть образец докладной записки, и определим, какие элементы ее составляют, в нашей статье.
Что это за документ — докладная записка
Докладная записка — это инструмент информирования руководства фирмы или иных сотрудников, компетентных принимать кадровые и управленческие решения, о событиях, значимых с точки зрения устойчивости системы менеджмента, перспектив развития бизнеса.
Бывают докладные записки позитивного характера, например о значительном перевыполнении тем или иным сотрудником установленного плана по продажам или выпуску товара. Но иногда в фирме может составляться и негативная докладная записка — в этом случае она часто содержит информацию о пренебрежении работником своими должностными обязанностями.
Как зафиксировать факт невыполнения работником должностных обязанностей, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Составителем докладной записки может быть:
- рядовой сотрудник — в этом случае документ, как правило, адресуется его непосредственному руководителю;
- начальник структурного подразделения фирмы — тогда записка обычно направляется руководителю фирмы.
Так или иначе, докладная записка в основном составляется человеком, занимающим более низкую должность, и направляется вышестоящему сотруднику с тем, чтобы тот, имея определенные полномочия, принял какое-либо решение в отношении описанного в документе события.
Как написать докладную: правила составления и структура документа
Докладная записка — документ, который должен включать:
- сведения о составителе (Ф. И. О., должность);
- сведения о получателе (Ф. И. О., должность);
- наименование: «Докладная записка»;
- текстовый блок, где описывается событие, о котором составитель счел нужным проинформировать руководство, анализируются возможные вызвавшие его причины, мотивы действующих лиц;
- текстовый блок, где составитель записки рекомендует руководству принять определенное решение относительно события, о котором рассказано в предыдущем блоке.
Составитель докладной записки также должен указать в документе дату его составления и поставить свою подпись.
Где ознакомиться с примером докладной записки
Не знаете, как писать докладную записку? Наши эксперты решили помочь вам в ее составлении. Образец докладной записки вы можете скачать на нашем сайте.
Скачать образец докладной записки
Итоги
Докладная записка — инструмент, предназначенный для оперативного информирования руководства о значимых для фирмы событиях на уровне взаимоотношений в коллективе, коммуникации сотрудников с менеджерами, клиентами, представителями других фирм.
Исследовать иные значимые аспекты кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:
- «Как провести кадровый аудит?»;
- «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.
Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
- Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
- Поиск пути решений проблемы.
- Согласование предстоящей работы.
- Запрос необходимых сведений.
- Формирование инструкций.
- Извещение о чем-либо.
- Объяснение той или иной вещи.
- Согласование с сотрудниками или руководителями.
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
- Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
- Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
- Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
- Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
- Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
- Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
- ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
- Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
- СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
- СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
- СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
- Факт правонарушения.
- Причины этого нарушения.
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
- Нарушение трудовой дисциплины.
- Внештатная ситуация на производстве.
- Материальный ущерб со стороны сотрудника.
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
В целом докладная записка необходима для сохранения на предприятии порядка и надлежащего течения рабочего процесса. Нередко в ходе работы происходят форс-мажорные ситуации, виной которым могут быть различные обстоятельства и лица.
Что такое внешняя докладная записка
Это документ, обладающий информационно-справочным характером, который может предназначаться для передачи только вверх по служебной цепочке к вышестоящему специалисту.
Предназначение данного документа – сообщение о сложившихся обстоятельствах организациям, курирующим решение подобных вопросов. Формируется внешняя бумага в случае невозможности решения вопроса внутри предприятия.
Данный тип докладной записки встречается крайне редко, однако он является допустимым в качестве официального общение с вышестоящими инстанциями. Тут вы узнаете, по каким правилам составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника.
Важно: для подобного рода общения между организациями используется официальное письмо.
В чем разница между докладными и служебными записками – смотрите в этом видео:
Отличия документа от внутренней записки
Разница этих двух документов заключается в небольшом перечне:
- Во-первых, внутренняя докладная записка при составлении должна содержать наименование подразделения, из которого адресована, в то время, как внешняя содержит реквизиты организаций получателя и отправителя, место составления и исходящий регистрационный номер;
- Во-вторых, подписи на документах – внутреннюю подписывает, составитель, если она предназначена непосредственному начальству, если же на голову выше, то удостоверять ее должен начальник составителя, а вот внешняя всегда подписывается руководством организации;
- В-третьих, предназначение – внешняя предназначена для доклада за пределами организации, с целью привлечения к решению вопроса специалистов из вне, в то время как внутренняя призывает руководство предприятия решить вопрос в его пределах;
- В-четвертых, внутренняя докладная записка может иметь свободную форму, а вот внешняя составляется только согласно образцу.
Кто является составителем
Составителем документа может быть любой из работников предприятия, при этом необходимы основания для ее составления, которые могут заключаться в следующем:
- Ухудшение производственных процессов по чьей-либо вине. Как составляется докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – читайте по ссылке;
- Улучшение производственных показателей благодаря чьей-либо работе;
- Отчет о выполненной работе, командированным человеком или сотрудником, которому вменялось выполнения любых процессов;
- Изложение точки зрения по спорному вопросу, имеющему отношение к рабочему процессу;
- Выражение несогласия, связанного с необходимостью выполнять поставленную задачу.
Форма и реквизиты внешней докладной
Форма документа может немного видоизменяться в зависимости от основания ее составления, так как она может быть:
- Отчетной – когда составитель обязан отчитаться за результаты порученной к выполнению работы;
- Информативная – обычно она применяется для ходатайства в поощрении кого-либо из сотрудников за достижения в труде;
- Информационная – предназначена для просьб и требований к наказанию нарушителей трудовой дисциплины (докладная записка о нарушении трудовой дисциплины) или проведению дополнительных мер по выявлению недостач, недочетов и прочих нарушений.
Здесь вы узнаете, как правильно составить и оформить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.
Но в целом внешняя форма документа должна содержать:
- Наименование организации, в которую направляется документ с полными реквизитами и ФИО руководителя;
- Сведения о составителе – ФИО, должность;
- Место составления и дату;
- Исходящий регистрационный номер;
- Название записки с основанием, в котором отчасти раскрывается тема написания;
- Изложение сути;
- Требования к принятию мер или предложение по устранению недочетов;
- Перечень имеющихся приложений;
- Дата и подпись с расшифровкой руководителя предприятия.
Пошаговая инструкция составления
Важно: для составления внешнего документа всегда используется фирменный бланк с логотипом.
Далее необходимо формировать шапку записки в правом верхнем углу, необходимо указать все реквизиты организации и инициалы руководителя, а также свои без ошибок.
По центру следует указать название документа с основанием, чтобы изначально стало ясно в чем суть дела.
Само изложение необходимо писать сжато в официальной форме, при этом если происходит жалоба необходимо указать на факт, почему действия, к примеру, начальства были оскорбительны. Требования или предложения необходимо подкрепить ссылками на статьи закона.
Совет: при этом не стоит использовать пафосных, громоздких и неграмотно построенных фраз, недопустимо употребление нецензурной лексики или излияние своего негодования.
Все свои изложения необходимо подкреплять документальными доказательствами в виде приложения к записке.
Излагая свои требования необходимо быть предельно лаконичными, с употреблением слов типа «Прошу» и прочее.
При составлении записки на нескольких листах необходимо их нумеровать. Формируется внешний документ, как правило, машинописным способом.
Как избежать ошибок
Начиная составлять подобный документ, особенно если он касается наказания кого-либо или взысканий с него, необходимо в первую очередь все хорошо взвесить – существует ли достаточное количество доказательств, оснований и при необходимости свидетелей, чтобы записка не показалась фальшью.
Ведь, если начальство сочтет ее ложью, составитель рискует получить не только выговор, но и потерять место, привлечься к административной ответственности.
Неплохо подкрепить документ не только приложениями, но и свидетельскими показаниями или видеосъемками, фотографиями.
Важно: составленная докладная записка с ошибками или не по форме считается юридически ничтожной, и не имеет оснований для побуждения начальства к действиям.
Пример внешней докладной записки
ООО «АЛМАЗ» Генеральному директору ЗАО «Альтернатива»
Отдел продаж Петрову Ивану Васильевичу
Докладная записка №5 «О недостаче»
Довожу, до Вашего ведома, что 1.01. 2017 года при инвентаризации склада были обнаружены неучтенные ящики с моторами для пусконаладочной установки на сумму 1 млн. рублей.
Прощу издать указ об инвентаризации склада уполномоченной комиссией, на основании приложенных документальных доказательств.
С уважением
Директор по продажам ООО «АЛМАЗ»
Антонец Егор Егорович (подпись)
3.02.2017 года
Заключение
В целом докладная записка любого типа составляется практически одинаково, разница лишь появляется в адресате, подписях документа и ее виде, ведь она может иметь, как негативный характер, так и положительный.
При этом форма и бланки документа – одинаковых вариантов для направления в любое вышестоящее учреждение.
Какие дисциплинарные взыскания могут быть использованы после получения докладной записки – смотрите тут:
Добавьте FBM.ru в избранные новости
Добавьте FBM в избранные новости
Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru