- Что такое воркшоп
-
- Зачем нужен воркшоп
- Чем воркшоп отличается от тренинга и мастер-класса
- Пять видов воркшопа
- Как провести свой воркшоп: пошаговая инструкция
- Выводы
Что такое воркшоп
Воркшоп переводится с английского workshop как мастерская. Это мероприятие, на котором люди учатся новому и применяют знания на практике.
Если говорить по-простому, воркшопом можно назвать уроки труда в школе. Когда учитель 5–10 минут вводит в курс дела, а дальше девочки учатся шить на машинках, а мальчики — мастерить табуретки. Учитель курирует каждого, все могут задавать вопросы и обращаться за помощью. В конце занятия получают готовый результат и уходят домой с новыми навыками, активной работой, преисполненные общением.
В современном мире воркшопы проводят фотографы и художники, швеи и керамисты, столяры и кулинары. Также существуют воркшопы на тему интеллектуального труда. Например, работа над маркетинговой кампанией, стратегией развития, стартапом или IT-решением.
Зачастую на проведение крупных мероприятий нужны вложения, которые затем быстро окупаются. Взять большую сумму за короткий срок удобно в банке. В Совкомбанке оформить кредит могут даже самозанятые.
Совкомбанк поддерживает инициативы и начинания и предлагает кредит самозанятым сроком до 5 лет. Вы можете оформить кредит до 5 млн рублей на любые цели, предоставив минимальный пакет документов. Удобный калькулятор поможет рассчитать финансовую нагрузку и покажет, сколько нужно платить каждый месяц. Оформите заявку прямо сейчас, чтобы получить быстрое одобрение, а деньги доставит курьер.
Зачем нужен воркшоп
Воркшопы проводят по разным причинам. Но чаще всего все они переплетаются воедино.
- Для передачи навыков
Художник получает много восхищенных отзывов о своем творчестве и решает поделиться опытом. Для этого он собирает всех желающих и учит их писать картины.
- Для заработка
Гончарная студия регулярно проводит мероприятия, на которых учит людей лепить из глины. После занятия все уходят домой со своими поделками. Люди довольны, студия заработала.
- Как маркетинговый ход, чтобы научить людей полезным навыкам и прорекламировать себя
Фотограф учит людей снимать в его стиле и заодно получает рекламу в виде рекомендаций и отметок в социальных сетях.
- Для поиска новых сотрудников
SMM-агентство проводит воркшоп по ведению социальных сетей и заодно подыскивает себе новых сотрудников среди самых способных учеников.
- Для повышения квалификации нынешних работников
Редакция приглашает опытного журналиста, который в ходе воркшопа учит авторов писать интересные репортажи.
- Для поиска свежих идей и решений
Маркетинговое агентство обучает креаторов и вместе с этим учится у них по-новому смотреть на некоторые вещи.
Чем воркшоп отличается от тренинга и мастер-класса
В англицизмах, особенно новых, иногда сложно разобраться. Но можно! Если хотите быть в тренде, понятия «тренинг», «мастер-класс» и «воркшоп» лучше использовать по назначению.
Мастер-класс — это демонстрация навыков выступающего, то есть урок от мастера. Обычно в течение одного-двух часов он делится своими навыками и, возможно, устраивает небольшой интерактив.
Здесь чаще всего акцент смещен на опыт мастера, а не на навыки, которыми овладеет слушатель.
Иногда на мастер-классах тоже делают что-то своими руками. Но, как правило, подразумевается, что ученики повторяют определенную модель изделия, а не придумывают что-то новое.
Тренинг — это групповое занятие, на котором отрабатывают конкретный навык. Тренинги могут быть разовыми или регулярными.
На первый взгляд различия минимальны, но часто те или иные термины используют в определенных сферах или в зависимости от контекста:
- когда нужно модное слово, привлекающее внимание клиентов, можно сказать «воркшоп». А если нужен термин, понятный для большинства, можно использовать «мастер-класс» или «тренинг»;
- и, например, в отношении мероприятий от фотографов вы чаще услышите слово «воркшоп» или «мастер-класс», но не «тренинг».
Характеристики, по которым можно отличить воркшоп:
- много практики — мастерская подразумевает формат совместной работы;
- строгий тайминг — время на выполнение задач ограничено;
- реальные задачи — как правило, воркшоп позволяет отработать реальные ситуации;
- высокий темп работы — теория сразу же отрабатывается на практике, причем участники могут тут же проводить работу над ошибками и получать обратную связь;
- много коммуникаций и наставничество — участники тесно общаются друг с другом и получают помощь эксперта;
- законченный результат — в конце все получают на руки готовые работы или приходят к единой концепции, проекту.
Где искать заказчиков: подбор сервисов для самозанятых
Пять видов воркшопа
Расскажем, как и где можно провести воркшоп.
- Мастерская
Подойдет для того, чтобы сделать изделие своими руками. Например, сшить пижаму, слепить чашку, вырезать из дерева Буратино.
Участников приглашают в помещение с необходимым оборудованием. Кратко объясняют теорию и переходят к делу. Во время работы эксперт помогает каждому участнику разобраться в технологии и довести изделие до конца.
- Студия
Подходит для работы художников, фотографов, стилистов, визажистов.
Участники также работают над созданием определенного образа вместе с наставником. В результате получают отработанные навыки и работы для портфолио.
- Дискуссия
Подойдет для решения теоретических задач. Участники могут активно обсуждать вопросы и делиться своими идеями, а в результате выбрать наилучшее решение.
Такой формат не только помогает решить задачу, но и дает людям высказаться, наладить коммуникативные навыки и познакомиться ближе.
- Брейншторм (от англ. brainstorm)
Переводится как мозговой штурм. Подойдет для поиска свежих и нестандартных решений.
Участники высказывают все свои предложения: от самых простых и банальных, до сложных и невероятных. В результате обмена и последующего отсеивания рождаются рабочие варианты, которые можно использовать на практике.
Бизнес-идеи для маленького города с минимальными вложениями
- Тимбилдинг
Воркшоп в формате командной работы, нацеленный на улучшение коммуникации между людьми.
Подойдет для проведения внутри какой-либо организации, чтобы сплотить участников.
- Марафон
Проводится в течение длительного времени и/или с разными экспертами. Позволяет работать над масштабными задачами.
Часто такие воркшопы проводят в онлайн-формате.
Как провести свой воркшоп: пошаговая инструкция
Если вы хотите провести воркшоп сами, обратите внимание на ключевые моменты организации.
- Выберите актуальную тему. Тема воркшопа должна быть интересна не только вам. В первую очередь, на нее должен быть спрос у вашей аудитории. Если люди хотят научиться делать фото для маркетплейса, не нужно учить их снимать природу.
Чем более востребованную тему вы выберете, тем больше людей вы сможете пригласить на воркшоп, и в итоге получите бóльшую отдачу.
- Продумайте программу и определите длительность проведения. Перед подготовкой программы изучите свою аудиторию и подумайте, какая информация будет ей полезна.
Вы можете провести опросы в социальных сетях или поговорить с людьми вживую. Много знаний, которыми вы владеете, — это хорошо, но в бизнесе нужно закрывать потребности клиентов.
Помните, что теории должно быть немного. Основное время нужно уделить практике.
Исходя из объема информации, определите время на воркшоп. Достаточно будет одного-двух часов, целого дня или лучше устроить марафон?
- Выберите локацию. Если у вас уже есть готовое помещение — это отлично. А если нет, придется заняться поисками и вопросом аренды.
Предусмотрите, чтобы участникам было удобно добираться до локации. Если это непросто, можете снять небольшое видео или отметить путь на карте.
- Подготовьте все необходимое. Если воркшоп предполагает работу с дополнительными предметами, составьте список и закупитесь заранее. Договоритесь с моделями, подготовьте канцелярию, оборудуйте студию и так далее. Чем больше деталей вы учтете, тем более хорошее впечатление произведете на участников.
Если покупки влетают «в копеечку», рассмотрите рассрочку. Это позволит потратить на расходники не свои, а заемные средства, вернуть которые можно частями в течение нескольких месяцев без переплаты.
Универсальная карта «Халва» — не просто удобное платежное средство. Она словно швейцарский нож содержит десятки полезных финансовых инструментов в одном пластике и мобильном приложении. Кешбэк до 10%, рассрочка в 250 000+ магазинов и доход на остаток до 12% с бесплатным обслуживанием. Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!
- Пригласите людей, сделайте рекламу. Подумайте над тем, как вы соберете аудиторию. Это будет реклама в СМИ, пост в инстаграм или сарафанное радио? В любом случае стоит заранее задуматься об этом, чтобы в нужное время проблем с оповещением не возникло.
- Продумайте обратную связь. Чтобы узнать, насколько результативным оказалось занятие, все ли понравилось участникам и какие пожелания у них есть, позаботьтесь об обратной связи. Используйте онлайн-форму для опроса или поговорите с каждым лично.
Отзывы участников позволят вам провести работу над ошибками и сделать следующие встречи лучше
Выводы
Воркшоп — мероприятие, которое помогает людям быстро изучить теорию и реализовать ее на практике.
Дополнительное его преимущество в эмоциях и активной работе с другими участниками. Воркшоп улучшает коммуникацию между людьми, учит проявлять себя и находить совместные решения.
Из-за высокого темпа работы занятие проходит бодро и нескучно. Это нетрадиционный способ обучения, который хорошо подойдет и для коммерческой истории, и в качестве нового формата отработки навыков в школе, университете, на работе.
Обучиться какому-нибудь новому делу можно разными способами: мастер-классы, онлайн курсы, самостоятельное изучение материала, групповые занятия с наставником. Есть и еще один интересный подход – workshop. Данный метод в последнее время у многих людей на слуху. Процесс обучения позволяет раскрыть новые грани в человеке. Упор делается на практике, благодаря чему материал хорошо усваивается. Также такой подход универсальный. Воркшоп подходит для любого рода деятельности, будь это гончарное дело, фотография, живопись, кулинария или web-программирование. Часто к такой методике прибегают современные педагоги, владельцы крупных маркетинговых компаний. С помощью такого обучения удастся:
- вывести фирму на новый уровень;
- сделать бренд/продукт более узнаваемым;
- улучшить навыки персонала;
- решить наболевший вопрос;
- вдохнуть в проект новые идеи.
Что такое воркшоп простыми словами?
Воркшоп в переводе с английского языка означает «рабочая мастерская». Метод обучения коллективный. Создаются максимально комфортные условия. В процессе обучения каждый человек принимает активное участие. Собирается группа людей в специально оборудованном помещении, где есть необходимый для работы инвентарь. Реже, когда требуются лишь аналитические способности, организовывают онлайн-конференцию.
Наставник создает необходимые условия, предоставляет исходные данные для анализа, материалы, дает точку отсчета, но сам активного участия при этом не принимает. В процессе познания материала, ученики:
- общаются между собой;
- экспериментируют;
- проводят анализ;
- делятся своими предположениями;
- дискуссируют;
- изучают предмет на конкретных примерах;
- стараются прийти к компромиссу.
Результат зависит от того, насколько сильно человек был вовлечен в процесс. Обучение проходит в легкой игровой форме. Каждый участник сможет высказаться, задать вопрос и услышать компетентный ответ.
Обучение включает в себя и теорию, и практику. Тема посвящается конкретному вопросу, часто задаваемый специалистами той или иной сферы. Совместное обсуждение, обмен мыслями и наработками, познание новых навыков – все это позволяет каждому участнику выйти на новый уровень.
Чем воркшоп отличается от других мероприятий?
Классическая форма обучения эффективна, но, несмотря на это у нее все же есть некоторые недостатки:
- мало практики – 70% приходится на теорию и лишь 30% на практику (в результате чего ученик может наизусть знать, к примеру, таблицу Менделеева, но не всегда удастся применить ее знания на практики, если это потребуется);
- отсутствие взаимодействия в процессе обучения со студентами (в реальности, результат практики во многом зависит от командной работы, как говорится «один в поле не воин»).
Такие недостатки не остались незамеченными, что привело к появлению альтернативных методик:
- Семинар. Суть его заключается в том, что есть преподаватель, который устно объясняет предмет. Результат – получение теоретических знаний. Иногда бывает практика, например, если это касается таких профессий, как кондитер, фотограф. Главная задача аудитории – получить готовые ответы на часто задающие вопросы и понять, как и когда следует применять те или иные инструменты.
- Мастер-класс. Данный тип обучение подразумевает под собой общение со специалистом, который одновременно и рассказывает какую-то определённую одну схему, и наглядно показывает. Организаторы такого мероприятия не ставят цели преподнести максимум знаний. Участники должны хоть немного разбираться в теме. Вряд ли мастер-класс по ковке металлических изделий придет по душе тем, кто совершенно далек от этой темы и никогда с ней не соприкасался.
- Тренинг. Такой подход актуален, как для тех, кто желает обучиться азам, так и тем, что хочет расширить свои знания в каком-то определенном деле. Слушателям рассказывают о готовых техниках, о том, как их применять.
- Workshop. Это совершенно иная стихия. Данный вид разительно отличается от всех вышеупомянутых. Во-первых, на первом месте тут практика. Во-вторых, больше внимание уделяется коллективному общению, в ходе которого удается прийти к чему-то совершенно новому. Тут нет определённых съем и каких-либо требований. Упор делается на увлеченность каждого присутствующего и развитие творческих навыков.
Отличительные черты воркшопа от иных форм обучения:
- Закрепление теории на практике. Проработка каждого пробела в знаниях.
- Интенсивное обучение, которое вырабатывает машинальность действий. Результат – отточенное мастерство.
- Обучение в среднем длится 3-4 часа. За это время удается получить необходимый материал, поработать с ним, поэкспериментировать и прийти к выводу. Конечно, встречаются и сжатые или напротив более расширенные воркшопы, длящиеся по 12 часов.
- Возможность поработать с техникой и инвентарем в процессе обучения.
- Необходимо после обучения уделить некоторое время теории, так как большая часть урока приходит на практику.
- Результат – портфолио с готовыми работами.
Воркшоп – увлекательное путешествие в мир знаний. В отличие от вебинара, все участники с первых минут погружаются в познание материал, начинают бурно обсуждать и дискуссировать. Вебинар же подразумевает под собой сухую подачу информации.
Если тренинги направлены на проработку конкретной схемы, то workshop – это познание дела с разных сторон. Прорабатываются все возможные ситуации, учитываются разные условия.
Мастер-классы нацелены на обучение конкретного момента. Теории и практики тут по минимуму. Мастер рассказывает и показывает лишь основные моменты, касаемо вопроса, которому посвящена тема. Что касается воркшопа, то целью его является расширение горизонтов конкретной тематики.
Если семинар посвящен в основном теории, то воркшоп – это максимум практики.
Нередко на практике часто путают все эти методы обучения. Также часто их сочетают между собой. Так, например, встречаются различные комбинации: воркшоп с элементами тренинга, семинар + мастер-класс и не только.
Где, когда и зачем проводятся воркшопы?
Организовывают workshop с разными целями:
- Если основная задача заработок с аудитории, то уроки проводят регулярно, в арендованных помещениях. Обучение проходит более сжато и сухо. Это связано с тем, что в организации обучения занята группа людей, а не один человек.
- Частныйworkshop более эмоциональный и открытый. Наставник проводит его не только для аудитории, но и для себя. Таким образом, учителю удается показать свой авторитет и найти своих последователей.
- Бесплатное обучение. Мастера объединяются, чтобы усовершенствовать свои знания или создать новый совместный проект.
Воркшоп объединяет исключительно глубоко заинтересованных в конкретной теме людей. Чтобы собрать такой «кружок» организаторам приходится выложиться на все 100%.
Организовывают такие мероприятия тогда, когда аудитория:
- ждет новых решений;
- яро обсуждает наболевшую тему и хочет с ней разобраться и прийти к единому мнению;
- желает усовершенствовать свои навыки;
- желает выйти на новый уровень;
- устала от однообразия.
Типы воркшопов
Существует несколько типов workshop, которые между собой различаются по:
- структуре;
- форме обучения;
- длительности – есть воркшоп, который может длиться 5 часов, а есть сокращенный – 1,5-2 часа;
- способам постановки задач и их решению.
Рассмотрим разные типы workshop и их особенности.
Дискуссионный клуб
Каждый участник может высказывать свою точку зрения и защищать ее. После того, как один участник выскажется, слово передается другому присутствующему.
Мероприятие проходит с ведущим, задачей которого является дать возможность высказаться каждому.
В процессе обучения участники обмениваются личным мнением, профессиональным опытом, исправляют ошибки и неточности.
Мастерская
Данный подход имеет место быть среди профессий, которые подразумевают под собой создание чего-либо своими руками. В процессе обучения используют литературу, оборудование и прочий инвентарь. Например, рукодельница показывает технику плетения бисером. После, выдает всем присутствующим необходимей материал. Ученики начинают пробовать. С помощью данного подхода раньше обучали также гончарному, кожевенному и плотницкому делу.
Мозговой штурм
Суть его заключается в том, чтобы коллективно найти выход из сложной ситуации. Прибегают к мозговому штурму, когда исследовательские разработки и кабинетная практика не работают. Такой подход особенно популярен сегодня в сфере финансов, управления и технологий. С помощью него находят новые рычаги воздействия на потребителей и не только.
Данная методика включает в себя три этапа:
- формулирование задачи;
- генерация идей;
- выбор максимально подходящих идей.
В основном участников делят на две группы. В первую входят те, кто будет придумывать идеи, а во вторую те, кто будет обрабатывать предложения. Такой подход позволяет развить творческие способности, умение нетрадиционно мыслить и фильтровать идеи.
Студия
Данный тип workshop создается для работы над единой концепцией. Пользуется спросом такой подход среди дизайнеров, визажистов, стилистов, фотографов и прочих специалистов, чья деятельность требует творческий подход.
Игровая площадка
Обучение основано на соревновательных моментах среди участников. Такой подход часто практикуют менеджеры в крупных компаниях. Также к нему прибегают в сфере обслуживания персонала и клиентинга.
Обучение проходит в игровой форме. Участники учатся по-новому общаться, вживаются в новые роли и открывают себя с новой стороны в общении.
Воркшоп-круиз
Практикуют такое обучение в компаниях, которые занимаются продажами. Организуется workshop-круиз в процессе путешествия во время спец. мероприятий обучения. Программа направлена на создание тесных взаимосвязей между участниками.
Как организовать и провести воркшоп?
Организация воркшопа нуждается в серьезном и ответственном подходе. Важно продумать каждый пункт до мелочей:
- подготовка;
- определение с местом проведения;
- выбор темы;
- тайминг;
- выбор ведущего.
Организация и проведение воркшопа от «А» до «Я»
Важные составляющие эффективного workshop:
- возможность скорректировать заранее составленный сценарий в зависимости от обучающего процесса;
- опыт и талант наставника;
- риск эксперимента;
- демократизм в группе.
- Рассмотрим подробную инструкцию о том, как организовать workshop от «А» до «Я», и что нужно учесть при работе с каждым пунктом.
Предстоит проанализировать свою целевую аудиторию, выявить ее проблему и найти решение с помощью своих инструментов.
Конечно, не обойтись без постановки цели – фундамент успеха проведения воркшопа.
Также нужно грамотно продумать формат. Это может быть онлайн-марафон, мозговой штурм или дискуссионный клуб, а может быть воркшоп-круиз и не только. Также следует оценить свои ресурсы и наладить коммуникации с целевой аудиторией.
Предстоит разработать с нуля и структуру воркшопа. Придется прописать каждый пункт в своем блокноте. Создав скелет, можно постепенно двигаться к своей цели.
Завершающий аккорд – репетиция мероприятия. Предварительно следует протестировать все подготовленные материалы и инструменты. Важно все проверить и перепроверить, чтобы не было ошибок.
Чтобы организовать качественный воркшоп, следует прибегнуть ко всем своим организационным навыкам и знаниям, касаемо темы проведения мероприятия.
Подготовка
Начинают организовывать воркшоп с определения ряда следующих проблем:
- выбор тематики (актуальная, важная, интригующая или резонансная);
- определение цели (проблемная, ориентированная или узкая);
- выбор места проведения мероприятия;
- создание плана с тезисами, обучающими моментами, этапами;
- решение вопроса касаемо попадания воркшопа в СМИ.
Каждый воркшоп является своего рода экспериментом. В ходе обучения инициативные участники могут задать новое направление, касаемо развития темы, если оно окажется интересным и не заезженным.
Если говорить о том, с чего начинается подготовка, то это, несомненно, постановка цели. Воркшоп является мощнейшим инструментом по позиционированию продукта/бренда, поэтому важно, чтобы он был частью общей маркетинговой стратегии.Четко поставленная цель приведет к тому результату, на который вы надеялись.
Прежде чем подыскивать место для проведения мероприятия, также стоит подготовить все необходимые для работы материалы, которые упростят восприятие информации – слайд-шоу, плакаты, видео.
Место проведения
Как правило, организовывают мероприятие на месте постоянной работы мастера или на территории, которая позволяет проводить мастер-классы. Выбор места зависит от целей и задач воркшопа, а также от численности аудитории. Нередко организовывают такое мероприятие и под открытым небом.
В процессе дискуссий, обмена мнений, получения новых знаний, участники мероприятия говорят о новых идеях, находят решение наболевших вопросов, совершенствуют свои навыки и приходят к новым взглядам. Обучающий процесс становится вовлекающим и новаторским.
Выбор темы
Критерии выбора темы:
- живой интерес;
- актуальность;
- смысл;
- польза.
Рассматривают тему под новым углом, под которым ранее на нее не смотрели. С помощью внедрения совершенно новых идей, опросов и инноваций определяют тему.
При этом учитывается не только компетентность учителя, но и интерес/азарт аудитории. Важно, чтобы тема была направлена на актуальные проблемы.
Подумать предстоит не только о самой теме, но и о создании интригующего названия , которое будет вызывать эмоциональный резонанс и интриговать.
Выбор продолжительности мероприятия
Сколько будет длиться мероприятие, зависит от проблемы, которую предстоит решить. Воркшоп может длиться:
- Около 1-2 часа. При этом группы могут быть небольшие.
- Более 5 часов. Масштабные мероприятия.
Имеет значение и сложность вопроса, который будет рассматриваться. Если это, например, плетение бисером, обучение не займет более двух часов. Если речь идет о создании и разработке нового продукта с применением воркшопа, то мероприятие может затянуться на целый день.
Выбор ведущего
В роли наставника обязательно должен выступать человек, который не только на зубок знает теорию, но и имеет большой практический опыт. При этом он должен уметь анализировать действия, связанные с профессией, стремиться к развитию и прорабатывать свои техники, приемы.
Если его сфера деятельности связана с творчеством, он должен был организовывать хотя бы одно мероприятие из списка:
- Фестивали.
- Конкурсы.
- Перформансы.
Если вы выбираете ведущего для обмена опыта и информацией, к примеру, для менеджеров компании, в портфолио будущего наставника должны быть проведенные форумы, презентации и конференции.
В свою очередь «Генерация идей» не должна пройти без дискуссий, круглого стола и мозгового штурма. Здесь всесторонняя активность на первом месте. Важно, чтобы наставник не только был гуру темы, но и умел организовывать дискуссии, задавать провокационные вопросы и не только.
Примеры проведения
Рассмотрим несколько ярких примеров проведения воркшопов:
- для фотографов;
- для свадьбы;
- в обучении.
Воркшоп для фотографов
Мероприятие может быть организовано, как в помещении, так и на улице. Место проведения встречи зависит от тематики. Если главной задачей являются снимки в солнечную погоду, приоритет отдается месту под открытым небом. Если это предметка, чаще всего в таком случае организовывают мероприятие в помещении со всем необходимым для работы инвентарем.
Наставник грамотно продумывает идею будущего снимка. Тщательно работает над образом. Располагает предметы так, как видит их на будущем фото. Также занимается настройкой аппаратуры и света.
В обязанности наставника входит создание всех необходимых условий для участников воркшопа. Важно, чтобы каждый почувствовал себя уютно и комфортно. Только так удастся проникнуться темой и впитать максимум полезной информации, которую тут же можно активировать.
В процессе обучения наставник наглядно показывает не только, как направлять камеру на объект, но и как работать со светом, как настроить фотоаппарат.
Участие в таком воркшопе будет полезно всем, кто любит делать снимки, но в первую очередь начинающим коммерческим фотографам для пополнения своего портфолио удивительными снимками, которые 100% не останутся незамеченными.
Свадебный воркшоп
Свадебный воркшоп проводят в различных стилях. Это может быть рустик, пин-ап, эко-стиль, шебби шик, эклектика, индустриальная тематика и не только. Организатор воркшопа учтет стилистику, расскажет, как данная тематика свадьбы раскроется в разные времена года.
Над организацией данного воркшопа будет работать команда профессионалов. Это и стилисты, и режиссеры, и кондитеры, и декораторы, и флористы, и фотографы.
Все эти специалисты сплотятся и создадут новую идею, которая тут же разделится по миру и будет пользоваться спросом среди всех, кто решил устроить свадьбу.
Воркшоп в обучении
Внедрение в обучающий процесс мероприятия по воркшопу позволит по-новому взглянуть на учебу. Коллективно удастся прийти к новым идеям, развить наболевшие темы, подискутировать, услышать мнения иных участников и прийти к своим выводам, которые дадут толчок к рождению к саморазвитию. Такой подход актуален не только в крупных компаниях, но и в школах, институтах.
Воркшоп – это отличное решение, как способ взаимного обучения. Такой формат актуален не только среди взрослых и целеустремленных людей, но и среди молодежи, которая только начинает себя искать.
Скучно точно не будет! Многие жалуются, что обучаться вместе с тренингами и семинарами – это скучно и не интересно. Отчасти это так. Но когда дело касается воркшопа, никто не уснет. Формат урока подразумевает под собой активное взаимодействие друг с другом. Ученики между собой будут общаться, искать новые решения, спорить.
Воркшоп представляет собой особый формат коллективной работы, в рамках которого участники работают в маленьких группах под руководством. Основная деятельность на такого рода обучениях состоит из решения практических бизнес-задач. По результатам воркшопа каждая команда представляет разработанные концепты решений поставленной задачи. В статье разберем виды, примеры и основы проведения воркшопов.
Что такое воркшоп
Воркшоп — формат обучающего мероприятия, которое помогает участникам получить знания и сразу применить их на практике для формирования определенных навыков.
Понятие воркшоп или «workshop» в переводе с английского означает «мастерская» или «цех». По современным меркам — это способ коллективного образования. К такому относят:
- мастер-классы;
- онлайн-курсы;
- вебинары;
- марафоны;
- тренинги;
- семинары.
Различные онлайн-школы предоставляют возможность коллективно получать знания. При этом каждый участник находится на своем рабочем месте (возможно даже не выходит из дома). Несмотря на то, что образование проходит дистанционно, оно является весьма эффективным.
При проведении таких курсов наставник (руководитель) настраивает систему, предоставляет условия и точки отсчета. Чаще всего он не ведет активного участия, а просто информирует аудиторию и курирует курс. Ученики, в свою очередь, слушают наставника, спорят, анализируют выданную информацию, в процессе коммуникации приходят к единому мнению и делают выводы.
Из наиболее распространенных характеристик воркшопа можно воспользоваться, например, определением одного из наиболее известных исследователей воркшопов Клауса Фопеля.
Термин воркшоп это:
- Интенсивное учебное мероприятие, на котором участники учатся, прежде всего, благодаря собственной активной работе.
- Учебная группа, помогающая всем участникам стать по окончании обучения более компетентными, чем в начале.
- Учебный процесс, в котором каждый принимает активное участие.
- Учебный процесс, во время которого участники много узнают друг от друга.
- Тренинг, результаты которого зависят, прежде всего, от вклада участников и в меньшей степени — от знаний ведущего.
- Учебный процесс, на котором в центре внимания — переживания участников, а не компетентность ведущего.
- Возможность открыть для себя, что знаешь и умеешь больше, чем думал до сих пор, и научиться чему-то от людей, от которых этого не ожидал.
Присутствующие не могут принимать пассивное участие в происходящем. Смысл заключается в том, что заинтересованные лица собираются вместе для того, чтобы определить требования для конечного продукта. На воркшопе обязательно присутствуют представители исполнителя и заказчика. Как правило, воркшоп занимает не менее половины рабочего дня.
Практика проведения воркшопов разработана компанией IBM в конце 70-х. Тогда они назывались JAD-сессии (Joint Application Development) и позднее легли в основу методологии Joint Application Development. В том или ином виде воркшопы применяются во многих процессах разработки, но могут рассматриваться и как отдельная техника, без привязки к какому-либо процессу.
Можно сказать, что воркшопы появились как эволюционный ответ на традиционную образовательную систему, у которой имеются определенные минусы, а именно:
- Классическая система построена на изучении теории, фундаментальных наук. Практики, которая имеет прикладное значение, внутри учебного процесса или очень мало, или её вообще нет. Студент может прекрасно знать всю таблицу Менделеева, но не сможет опреснить морскую воду, если попадёт на необитаемый остров в океане, например.
- Учащийся выполняет задания самостоятельно и, как правило, не взаимодействует с другими студентами. В реальной жизни результат практически в любом деле зависит от работы в команде. Даже внутри семьи очень много зависит от взаимопонимания супругов, родственников, их коллективных действий. В русском языке есть поговорка: «Один в поле не воин».
Эти минусы решаются воркшопами, марафонами, тимбилдингами и т.д.
Воркшоп отличается от обычного совещания тем, что целью его проведения является не обсуждение разных вопросов, а произведение конкретного результата — решения задачи на практике.
Для чего используют воркшоп
Ключевые цели воркшопа — обмен опытом, приобретение новых знаний, творчество, поиск новых идей, провести анализ и решить поставленную в коллективе проблему. Участниками обучающей встречи могут быть как профессионалы, так и любители. Цель воркшопа заключается в конкретном результате — создании произведения искусства, концепции. Участники должны не только получить практические знания, но и сотворить конечный продукт. Есть два формата работы над проектом:
- Индивидуальная — у каждого участника свой проект, а получившийся продукт он обычно забирает себе;
- Командная — все участники воркшопа обсуждают поставленную задачу, вносят предложения, ищут пути её решения. Результат становится достоянием компании-организатора.
Метод воркшопа применяется в разных сферах, где возможно создание нового продукта путем командной интенсивной работы. Это визуальное искусство (живопись, фотография), изготовление товаров ручной работы (столярное дело, дизайн одежды или украшений), создание концепций (маркетинговая кампания, разработка стартапов, стратегий развития, решение задач в веб-разработке).
На практике воркшопы чаще всего используют фотографы и художники.
Организовывают workshop с разными целями:
- Если основная задача заработок с аудитории, то уроки проводят регулярно, в арендованных помещениях. Обучение проходит более сжато и сухо. Это связано с тем, что в организации услуги обучения занята группа людей, а не один человек.
- Частный Workshop более эмоциональный и открытый. Наставник проводит его не только для аудитории, но и для себя. Таким образом, учителю удается показать свой авторитет и найти своих последователей.
Бесплатное обучение. Мастера объединяются, чтобы усовершенствовать свои знания или создать новый совместный проект.
Воркшоп объединяет исключительно глубоко заинтересованных в конкретной теме людей. Чтобы собрать такой «кружок», организаторам приходится выложиться на все 100%.
Организовывают такие мероприятия тогда, когда аудитория:
- ждет новых решений
- яро обсуждает наболевшую тему и хочет с ней разобраться и прийти к единому мнению;
- желает усовершенствовать свои навыки;
- желает выйти на новый уровень;
- устала от однообразия.
Воркшоп может быть как для новичков, так и для профессионалов. Воркшопы для новичков обычно нужны для обучения. Они помогают выучить новое, получить знания, попрактиковаться. Воркшопы для профессионалов нужны для поиска вдохновения, обмена идеями, появления новых инсайтов.
Воркшопы создают для специалистов с определенной теоретической и практической подготовкой, которые ставят перед собой задачи:
- наработка практических навыков;
- выработка новых идей или создание новых проектов;
- получение знаний, которые можно применить на практике;
- обмен опытом;
- завязывание новых деловых знакомств.
Воркшоп может быть полезным, если выполняются несколько условий:
- Разрабатывается сложная система с нетривиальными бизнес-процессами. Это, пожалуй, главное условие. Например, система предназначена для определенной области промышленности или не имеет готовых аналогов.
- В проекте много противоречивых требований, для разрешения которых необходимо коллективное обсуждение.
- Критичные для бизнеса проекты. Заказчику сложно увидеть пользу от подобных воркшопов, особенно учитывая их трудоемкость. Поэтому чем критичнее проект, тем больше заказчик будет заинтересован в его успешности, а значит, охотнее будет уделять ему время.
- Проект достаточно большой. Согласно статистике(C. Jones. Software assessments, benchmarks, and best practices. Addison- Wesley Longman Publishing Co., Inc. Boston, MA, USA, 2000) воркшопы чаще всего используются на проектах размером более 100 функциональных точек (Functional points).
- В конечном продукте заинтересовано несколько групп пользователей. Например, ERP-системой будут пользоваться специалисты разных профилей.
- Необходимость быстро обозначить требования. Например, в ситуациях, когда рынок уже завоевывают конкурирующие решения.
Обобщив вышесказанное, воркшопы — это инструмент, позволяющий одновременно разрешить конфликтующие требования, проанализировать потребности заинтересованных лиц и убедиться, что требования учитывают эти потребности.
Виды воркшопов
Существует несколько типов workshop. Между собой они различаются по:
- структуре;
- форме обучения;
- длительности – есть воркшоп, который может длиться 5 часов, а есть сокращенный – 1,5-2 часа;
- способам постановки целей и их решению.
Рассмотрим разные типы workshop и их особенности.
- Дискуссионный клуб (формат дискуссии). Каждый участник может высказывать свою точку зрения и защищать ее. После того, как один участник выскажется, слово передается другому присутствующему. Мероприятие проходит с ведущим, задачей которого является дать возможность высказаться каждому. В процессе обучения участники обмениваются личным мнением, профессиональным опытом, исправляют ошибки и неточности.
- Мастерская. Данный подход имеет место быть среди профессий, которые подразумевают под собой создание чего-либо своими руками. В процессе обучения используют литературу, оборудование и прочий инвентарь. Например, рукодельница показывает технику плетения бисером. После, выдает всем присутствующим необходимей материал. Ученики начинают пробовать. С помощью данного подхода раньше обучали также гончарному, кожевенному и плотницкому делу.
- Мозговой штурм (brainstorm). Суть его заключается в том, чтобы в процессе мозгового штурма коллективно найти выход из сложной ситуации. Прибегают к мозговому штурму, когда исследовательские разработки и кабинетная практика не работают. Такой подход особенно популярен сегодня в сфере финансов, управления и технологий. С помощью него находят новые рычаги воздействия на потребителей и не только. Данная методика включает в себя три этапа:
- формулирование задачи;
- генерация идей;
- выбор максимально подходящих идей.
В основном участников делят на две группы. В первую входят те, кто будет придумывать идеи, а во вторую те, кто будет обрабатывать предложения. Такой подход позволяет развить творческие способности, умение нетрадиционно мыслить и фильтровать идеи.
- Студия. Данный тип workshop создается для работы над единой концепцией. Пользуется спросом такой подход среди дизайнеров, визажистов, стилистов, фотографов и прочих специалистов, чья деятельность требует творческий подход.
- Игровая площадка (деловые игры). Обучение основано на соревновательных моментах среди участников. Такой подход часто практикуют менеджеры в крупных компаниях. Также к нему прибегают в сфере обслуживания персонала и клиентинга. Участники учатся по-новому общаться, вживаются в новые роли и открывают себя с новой стороны в общении. Метод обучения позволяет участникам отработать профессиональные навыки, аналитическое мышление, планирование, управление, уровень коммуникативных навыков. Игры часто разрабатывают под отдельную компанию на основе использования данных клиентов, применяют при отборе кадров, чтобы получить представление, как человек себя ведет в команде.
- Воркшоп-круиз. Практикуют такое обучение в компаниях, которые занимаются продажами. Организуется workshop-круиз в процессе путешествия во время спец. мероприятий обучения. Программа направлена на создание тесных взаимосвязей между участниками.
- Воркшоп в обучении. Внедрение в обучающий процесс мероприятия по воркшопу позволит по-новому взглянуть на учебу. Коллективно удастся прийти к новым идеям, развить наболевшие темы, подискутировать, услышать мнения иных участников и прийти к своим выводам, которые дадут толчок к рождению к саморазвитию. Такой подход актуален не только в крупных компаниях, но и в школах, институтах.
- Проведение тимбилдинга (team building). Данный метод обучения в команде относится к самым универсальным и предполагает геймификацию процесса. То есть ведущий воркшопа устанавливает правила и роли участников, тогда как последние должны, не выходя за пределы своих ролей, формировать корректные модели поведения и в итоге получить необходимые навыки. Данный подход используется в менеджменте, сфере обслуживания, пр.
- Соревнования. Похоже на тимбилдинг. Это командная работа над поставленными задачами, обычно в формате соревнований. Часто используется в крупных компаниях для обучения менеджеров, поиска свежих решений.
- Марафон. Рассчитан на длительное время — марафоны проводятся от нескольких дней до нескольких недель. Этот вид мероприятия не только позволяет работать с масштабными задачами, но и показывает, кто на что способен. В таких экстремальных условиях возникают неожиданные идеи и концепции, которые невозможно создать в обычном расслабленном состоянии.
- Хакатон, или «марафон для хакеров». Проводится только для разработчиков и соединяет представителей разнообразных областей разработки и позволяет им работать вместе для решения какой-либо проблематики.
Отличие воркшопа от других мероприятий
Классическая форма обучения эффективна, но, несмотря на это у нее все же есть и недостатки.
Это привело к появлению альтернативных методик:
- Семинар. Суть его заключается в том, что есть преподаватель, который устно объясняет предмет. Результат – получение теоретических знаний. Иногда бывает практика, например, если это касается таких профессий, как кондитер, фотограф. Главная задача аудитории – получить готовые ответы на часто задающие вопросы и понять, как и когда следует применять те или иные инструменты.
- Вебинар. В отличие от вебинара, все участники с первых минут погружаются в познание материал, начинают бурно обсуждать и дискуссировать. Вебинар же подразумевает под собой сухую подачу информации. Если тренинги направлены на проработку конкретной схемы, то workshop – это познание дела с разных сторон. Прорабатываются все возможные ситуации, учитываются разные условия.
- Мастер-класс. Данный тип обучение подразумевает под собой общение со специалистом, который одновременно и рассказывает какую-то определённую одну схему, и наглядно показывает. Организаторы такого мероприятия не ставят цели преподнести максимум знаний. Участники должны хоть немного разбираться в теме. Вряд ли мастер-класс по ковке металлических изделий придет по душе тем, кто совершенно далек от этой темы и никогда с ней не соприкасался.
- Тренинг. Такой формат актуален, как для тех, кто желает обучиться азам, так и тем, что хочет расширить свои знания в каком-то определенном деле. Слушателям рассказывают о готовых техниках, о том, как их применять.
- Workshop. Это совершенно иная стихия. Данный вид разительно отличается от всех вышеупомянутых. Во-первых, на первом месте тут практика. Во-вторых, больше внимание уделяется коллективному общению, в ходе которого удается прийти к чему-то совершенно новому. Тут нет определенных схем и каких-либо требований. Упор делается на увлеченность каждого присутствующего и развитие творческих навыков.
Нередко на практике часто путают все эти методы обучения. Также часто их сочетают между собой. Так, например, встречаются различные комбинации: воркшоп с элементами тренинга, семинар + мастер-класс и не только. В целом можно выделить определенные характерные отличия воркшопа от иных форм обучения:
- Закрепление теории на практике и акцент на практике. Проработка каждого пробела в знаниях.
- Интенсивное обучение, которое вырабатывает машинальность действий. Результат – отточенное мастерство.
- Обучение в среднем длится 3-4 часа. За это время удается получить необходимый материал, поработать с ним, поэкспериментировать и прийти к выводу. Конечно, встречаются и сжатые или напротив более расширенные воркшопы, длящиеся по 12 часов.
- Возможность поработать с техникой и инвентарем в процессе обучения.
- Необходимо после обучения уделить некоторое время теории, так как большая часть урока приходит на практику (теоретические знания тоже даются).
- Коллективный процесс решения задачи.
- Поиск идей и принятие решений лежат на плечах участников.
- Каждый участник привносит в процесс что-то своё: личный опыт, наблюдения, эксперименты, мысли, идеи.
- Требования к бэкграунду участников. Недостаток опыта может быть критичным.
Воркшоп — это получение непосредственно практического опыта, оттачивание уже имеющихся теоретических знаний.
Преимущества и недостатки воркшопа
Разберем основные преимущества и недостатки воркшопа. Начнем с плюсов, однако стоит выделить и некоторые минусы, пусть и незначительные. Воркшоп нужен, чтобы выполнять действительно уникальные задачи. К основным из них можно отнести следующие:
|
Плюсы |
Минусы |
|
|
Как провести воркшоп
Встреча с участниками требует сложной, многоплановой подготовки, включающей несколько этапов (тезисный план мероприятия, организационные моменты — транспортировка и приемы пищи, место проведения, реклама, собрать контакты для взаимодействия и написать email напоминания, определить формат — офлайн или онлайн, время, маркетинг, спикеры и т.д.). Разберемся пошагово как проводить воркшоп:
- Выбор тематики. Перед тем как организовать воркшоп, нужно определиться с главным – темой встречи. Необходимо учитывать не только компетентность ведущего, но и интересы аудитории. Тема должна быть направлена на актуальные проблемы. При этом название должно заинтересовать будущих участников воркшопа и вызывать эмоциональный резонанс.
- Определение цели. Ни одно мероприятие нельзя организовать без постановки цели. Воркшоп – это мощный инструмент позиционирования бренда или продукта, поэтому он должен быть частью общей маркетинговой стратегии. Грамотно проведенный workshop гарантированно привлечет внимание и вызовет повышенный интерес.
- Выбор продолжительности мероприятия. Воркшоп может длиться от нескольких часов до нескольких дней. Выбор нужно делать исходя из темы и объема материала. Для первого опыта достаточно организовать двухчасовой workshop, а в дальнейшем можно расширить временные рамки.
- Выбор локации. Аренда в Москве и других крупных городах стоит дорого, поэтому необходимо учесть отведенный бюджет, чтобы подобрать помещение, отвечающее тематике воркшопа.
- Подготовка визуального ряда. Для упрощенного восприятия информации важно подготовить интересную подачу: слайд-шоу, плакаты, видео.
- Определение участников, выбор ведущих. Как правило, в workshop участвуют несколько лиц. Тренер преподносит инновационную информацию, а ведущий управляет аудиторией.
- Составление подробного плана воркшопа, списка тезисов. При проработке материала учитывайте особенность аудитории, возраст, род занятий. Говорите с участниками workshop на понятном им языке.
- Освещение в СМИ. Важно привлечь целевую аудиторию и выбрать надежных информационных партнеров для workshop.
- Продумывание обратной связи. Участники воркшопа наверняка захотят поделиться впечатлениями о событии. Небольшая анкета, чат-боты или опрос в соцсетях помогут не только привлечь дополнительный интерес, но и выявить допущенные ошибки и исправить их в будущем.
Организация любого события требует значительных затрат времени и финансов. Вы можете взять организацию воркшопа на себя или обратиться к специалистам по данному направлению. Они предложат Вам проверенные на практике варианты, а также нестандартные формы проведения воркшопов, помогут создать подходящую атмосферу и привлечь заинтересованных участников.
Как получить максимум результата из воркшопа
Чтобы образовательный процесс показал свою эффективность, воркшоп должен соответствовать нескольким требованиям. А именно:
- Подготовка. Все действия, которые можно сделать оффлайн, должны быть проделаны всеми участниками заранее. К обучению должен быть экспериментальный подход;
- Координатор. Успех проведения воркшопа во многом зависит от уровня организации, потому на роль координатора желательно поставить человека с опытом проведения подобных мероприятий. Обучение должны проводить профессиональные руководители или спикеры. В крайнем случае, того, кто хоть раз присутствовал на воркшопе.
- Участники. Важно собрать людей, способных самостоятельно принять решение за группу, которую они представляют. Кроме того, перед началом воркшопа стоит прояснить, что мнение всех участников одинаково важно. К участию допускают студентов с учебной степенью или реальным опытом в данной сфере. Обязательно оцените их базу знаний.
- Начинайте с требований и целей с наибольшим количеством противоречий. Это очевидно, но не стоит упускать этот момент.
- Если несколько участников не смогут явиться — перенесите воркшоп. Обидно будет потратить столько времени и оставить больше вопросов, чем ответов.
Как извлечь пользу из воркшопа участнику? Давайте разберем основные советы и рекомендации по подготовке к воркшопу:
- Проштудируйте материалы по основной проблеме и запишите вопросы, которые непонятны или вызывают интерес.
- Попробуйте использовать часть информации на практике и посмотрите, что из этого получится.
- Будьте активны на занятиях, не бойтесь высказывать собственное мысли и предлагать самые неожиданные идеи.
- Предложите часть информации, которую вы собрали для более глубокого изучения вопроса, чтобы доказать свою точку зрения.
- Следуйте за тем результатом, который вы установили при прочтении программы: задавайте вопросы, требуйте объяснений, пользуйтесь.
Результат — закрепление студентами полученных знаний, доказательство этого практическими умениями и работа над реальным проектом.
Примеры проведения воркшопа
Мероприятий по коллективному обучению очень много. В нашей стране практикуют всего несколько направлений. О них сейчас и поговорим, рассмотрим популярные кейсы.
- Воркшоп у фотографов. Данное направление считается самым перспективным и популярным. Во время организации проекта, разработчик или руководитель подбирает моделей, которые будут помогать во время обучения. Участники проникаются идеями и делают впечатляющие снимки на основании полученных знаний. Порой во время обучения удается сделать самые эффектные снимки интерьеров, пейзажей, семейных портретов или провести фотосессию.
- Свадебный воркшоп. На этом мероприятии обучают студентов делать профессиональные фотографии. Обязательно разрабатываются методики по выполнению красочных, ярких и торжественных снимков. Сюда же относят обучение в проведении видео режиссуры. Правильно применяя навыки в фотографировании, начинающий специалист сможет заполнить портфолио лучшими работами.
- Воркшоп, как обучение. Данный вид подачи материала — настоящая находка для учителя. Такие мероприятия устраивают репетиторы или тьюторы. Они могут проходить в режиме онлайн. Как правило, в привычном формате образования мало кто желает обучаться. Воркшоп, в свою очередь, помогает генерировать новые идеи, тем самым повышая объем получения знаний до 95 %.
- Обучение от Wrike Tech Club. В прошлом году компания организовала бесплатный онлайн-воркшоп, темой которого стала итерационная разработка. Он был выстроен по принципу лекции, во время которой студенты активно задавали вопросы. Авторы разобрали большинство аспектов итерационной модели разработки и показали, как решать проблемы, возникающие в процессе деятельности.
- Воркшоп от IKEA. Шведский производитель регулярно проводит обучения в различных форматах. Пандемия заставила IKEA перевести все курсы в Интернет, хотя прежде некоторые встречи проводились оффлайн. Компания предлагает самые разные темы: самостоятельная сборка стульев, расхламление на кухне, систематизация посуды, консультации по выбору мебели, оформление гостиной. Занятия больше всего напоминают школьные уроки труда, дополненные элементами дизайна и базовой инженерии – может показаться невероятным, но разбор посуды на кухне по методу IKEA близок к игре в тетрис.
- Workshop у геймеров. В игровой среде существует сервис Steam Workshop (стим воркшоп). Другое его название – Мастерская Steam. Это место, а точнее отдел в приложении Steam, где простые пользователи или их сообщества могут загружать и скачивать контент для своих любимых игр. В этой мастерской можно создавать различные предметы: моды, обложки, скины, карты и др. Чтобы найти моды, переходим во вкладку «Сообщество», затем «Мастерская». В самом верху должна быть надпись «Create, discover, and download content for your game». Справа находится меню, с помощью которого можно искать игры по различным категориям.
- Воркшопы в маркетинге. Этот вид обучения и обмена опытом нередко применяется в маркетинге. На воркшопах разрабатываются маркетинговые стратегии, рекламные кампании, интернет-маркетинг, стратегии позиционирования. Собственники бизнеса, руководители отделов продаж, SEO и маркетинга, а также маркетологи объединяются в команду, где у каждого участника есть ценные идеи и свежий взгляд. В процессе работы они узнают много нового друг у друга и совместно создают новые подходы к решению тех или иных задач. Впоследствии эти идеи воплощаются в реальной работе (например в интернет-магазинах). На таких встречах тоже есть куратор, который руководит командой и делится информацией о собственном маркетинговом инструментарии. Популярен на таких воркшопах метод соревнований между командами, которые на конкурсной основе создают свою презентацию и представляют собственную стратегию.
Часто задаваемые вопросы
Вводная часть, в которой руководитель рассказывает тему и о чем будет идти речь на уроке занимает от 10 до 15 минут. На WorkShop выделяют 30-40 минут. Завершающая часть (итоги) — не более 10 минут.
В западных странах воркшопы используются очень давно и уже доказали свою эффективность. В России они пока не особенно популярны и только начинают приживаться. Характерные особенности этих школ:
- экспериментальный подход к обучению
- занятия и консультации ведут практикующие эксперты архитектурных бюро и строительных компаний всего мира
- процесс обучения завязан на командную основу, работа над каждым проектом идёт в коллективной форме
- на учебу принимают студентов, уже имеющих ученую степень и практический опыт работы по специальности; при рассмотрении заявок абитуриентов закладывают возможность последующей реализации ими полученных знаний в конкретном проекте
Изначально перед участниками стоит определенная проблема/идея, которая интересна пришедшим на данный воркшоп людям. Каждый приходит на мероприятие со своими взглядами на нее, знаниями и отношением. То есть все участники индивидуальны и активны, а значит, вносят свою лепту в процесс работы. Стоит ли пробовать? Если вас интересует получение новой профессии, вы хотите попробовать свои силы в интересующей сфере и сразу прикоснуться к практике — стоит.
Существуют различные способы и места проведения воркшопов. Рассмотрим проверенные варианты:
- на Ютубе можно провести Воркшоп через онлайн-трансляцию или видео;
- различные платформы вебинаров;
- проведение презентаций онлайн;
- интерактивные доски онлайн;
- другие обучающие платформы в Интернете;
- социальные сети. В группах и пабликах Вконтакте (есть возможность проводить групповые созвоны, обсуждения, работать по видеосвязи);
- с помощью мессенджеров, организовывая групповые звонки (Skype, WhatsApp, Telegram, Viber).
Заключение
Простыми словами — воркшопы позволяют закрепить материал, научиться создавать что-то новое. Специалистам такие мероприятия помогают найти новые идеи и направления для роста, новичкам — разобраться в том или ином навыке.
Существует множество видов воркшопов, подходящих для точечного решения ряда задач. Несмотря на определенные трудности как со стороны организации мероприятия, так и со стороны участника, преимущества воркшопов явно стоят того, чтобы получить ценный опыт.
Мария Булохова
Контент-менеджер
Все статьи автора
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter
Организовать выступление руководителя, встречу отдела или даже лекцию приглашенного эксперта в онлайне не так уж сложно. Более нетривиальная задача — провести воркшоп. Решить ее помогает Станислав Моисеев, директор по исследованиям компании Aventica
Формат воркшопа требует тщательной подготовки и высокой степени интерактивности. Как перевести из офлайна флипчарты, деление на группы и совместное решение задач? Какие инструменты использовать и как добиться того же результата, что в офлайне? Наконец, как достичь всех поставленных задач, не запутавшись в технических деталях? Расскажу по порядку.
Выбор платформ и сервисов
При планировании онлайн-воркшопа нужно ответить себе как минимум на два вопроса:
- Как собрать в одном онлайн-пространстве большое число людей и дать им возможность в одном месте сочетать групповую, индивидуальную работу и общие обсуждения?
- Каким образом в реальном времени одновременно придумывать идеи и прорабатывать задачи так, как если бы участники воркшопа находились в одном пространстве?
Доступные и эффективные инструменты для этого — ставшее незаменимым за время действия режима самоизоляции приложение Zoom и платформа для онлайн-коллаборации Miro.
В Zoom, который мы все, кажется, изучили вдоль и поперек, есть жизненно необходимая для воркшопа функция — сессионные залы. С помощью этой функции можно управлять составом участников: разводить их по группам и возвращать в общую конференцию. Это позволяет включить в сценарий задания для мини-групп.
Зачем вообще писать о каких-то воркшопах? Ведь требования можно собрать более простыми способами, например, организовав несколько звонков по скайпу или серию интервью. Но всегда ли это сработает?
Представим себе создание информационной системы для государственной организации. У такой организации, как правило, сложная иерархическая структура со множеством подразделений: департаменты, управления, всяческие отделы — юридический, финансово-экономический, отдел кадров, отдел по работе с общественностью и т.д. У всех этих подразделений есть устоявшиеся процессы, которые, максимально оптимизировав, нужно перенести в создаваемую систему.
Какие здесь могут возникнуть трудности?
На сбор требований отдельно с каждого подразделения уйдет масса времени. И вряд ли можно будет сделать это посредством звонков по скайпу.
При попытке соединить требования разных подразделений в одну общую картину непременно возникнут конфликты: у каждого отдела свое видение интерфейса и бизнес-процессов.
Требования не уместятся в заранее обговоренный бюджет, придется уменьшить объем работ, и, конечно же, ни одна из заинтересованных сторон не захочет убрать функционал, который был бы полезен ей.
Что делать?
Из всего разнообразия техник по сбору требований стоит выделить одну, которая нацелена на решение подобных проблем (проблем масштабных проектов со множеством заинтересованных лиц и конфликтующих требований), — это воркшоп по сбору требований, о нем мы и хотим вам рассказать.
Что такое воркшоп?
Воркшоп — одна из стандартных практик сбора требований, которой в литературе уделяется незаслуженно мало внимания, вероятно, ввиду сложности формализации процесса. Из самого названия “Workshop” понятно, что в его рамках происходит активная деятельность. Соответственно, присутствующие по определению не могут принимать пассивное участие в происходящем. Смысл заключается в том, что заинтересованные лица собираются вместе для того, чтобы определить требования для конечного продукта. На воркшопе обязательно присутствуют представители исполнителя и заказчика. Как правило, воркшоп занимает не менее половины рабочего дня.
Воркшоп отличается от обычного совещания тем, что его цель — не обсуждение разных вопросов, а произведение конкретного результата — в нашем случае это документ с выявленными требованиями.
Практика разработана компанией IBM в конце 70-х. Тогда они назывались JAD-сессии (Joint Application Development) и позднее легли в основу методологии Joint Application Development. В том или ином виде воркшопы применяются во многих процессах разработки, но могут рассматриваться и как отдельная техника, без привязки к какому-либо процессу.
Когда и зачем их проводить?
Если речь идет о разработке очередного клона Candy Crash или стартапа, где требования формируете вы сами и пользователи, воркшоп будет пустой тратой времени – это точно.
Воркшоп может быть полезным, если выполняются несколько условий:
- Вы разрабатываете сложную систему с нетривиальными бизнес-процессами. Это, пожалуй, главное условие. Например, система предназначена для определенной области промышленности или не имеет готовых аналогов.
- В проекте много противоречивых требований, для разрешения которых необходимо коллективное обсуждение.
- Критичные для бизнеса проекты. Заказчику сложно увидеть пользу от подобных воркшопов, особенно учитывая их трудоемкость. Поэтому чем критичнее проект, тем больше заказчик будет заинтересован в его успешности, а значит, охотнее будет уделять ему время.
- Проект достаточно большой. Согласно статистике(C. Jones. Software assessments, benchmarks, and best practices. Addison- Wesley Longman Publishing Co., Inc. Boston, MA, USA, 2000) воркшопы чаще всего используются на проектах размером более 100 функциональных точек (Functional points).
- В конечном продукте заинтересовано несколько групп пользователей. Например, ERP-системой будут пользоваться специалисты разных профилей.
- Необходимость быстро обозначить требования. Например, в ситуациях, когда рынок уже завоевывают конкурирующие решения.
Обобщив вышесказанное, воркшопы — это инструмент, позволяющий одновременно разрешить конфликтующие требования, проанализировать потребности заинтересованных лиц и убедиться, что требования учитывают эти потребности.
Немного статистики
Сложность проведения данного мероприятия вкупе с количеством времени, которое уйдет на воркшоп, может отпугнуть любого энтузиаста. Но если верить цифрам, приведенным компанией EBG Consulting, воркшопы:
- Уменьшают количество дефектов в конечном продукте на 20-50%
- Снижают риск неконтролируемого увеличения объема работ на 10-80%; при этом максимальный результат достигается при применении прототипирования наряду с воркшопами
- Экономят 5-15% времени и трудозатрат на сбор требований в течение всего проекта
С чего начать?
Хорошей практикой считается начинать все с планирования, в случае с воркшопами это актуально как никогда. Для этого в первую очередь необходимо определиться с тем, чего мы хотим от воркшопа, какие цели преследуем? Это может быть улучшение бизнес-процесса, выявление функциональных требований (например, в виде сценариев использования, пользовательских историй), уточнение архитектурно значимых требований и т.д. Кроме того, целью воркшопа может быть создание как черновой, так и окончательной версии документа с требованиями.
Когда известны цели, понятен масштаб работ, можно прикинуть, сколько таких мероприятий понадобится под ваши задачи. Если в один воркшоп уложиться не получается, то нужно спланировать расписание всех сессий и документов, которые должны быть созданы.
Ниже приведены сводные данные, описывающие применение воркшопов в западных компаниях. Можно смело ориентироваться на них при организации собственного воркшопа.
| Количество участников | В среднем 4-12, не более 25 |
|---|---|
| Длительность сессии | От 3 до 8 часов |
| Частота сессий | 2-3 раза в неделю |
| Количество воркшопов на проект | 1-8 |
| Время на подготовку | В 2 раза больше, чем на саму сессию |
Существует несколько различных техник проведения воркшопов по сбору требований. Мы решили подробно остановиться на технике, описанной в рамках методологии ACDM. ACDM (Architecture Centric Design Method) — это подход к разработке программного обеспечения, его особенность — упор на архитектуру. Это далеко не самая популярная методология (недавно кто-то даже удалил страничку с ее описанием на Википедии), однако именно в ней приводится наиболее детальное описание техники проведения воркшопа, которое (дополнив своими замечаниями и наблюдениями) мы здесь и приведем.
Итак, воркшоп состоит из трех основных частей: планирование, проведение и заключительная часть.
1. Планирование
Исход воркшопа во многом определяется тем, насколько тщательно к нему подготовились. Не подумали про транспортировку — половина участников опоздало; поздно отправили документы по проекту — половина воркшопа уйдет на их прочтение; забыли пригласить нужного человека — всю работу нужно будет переделать. Одним словом, нужно понимать, что вы занимаете время многих людей (как правило, руководителей, а, значит, их время наиболее ценно), и нужно сделать все возможное, чтобы получить от действа максимальную отдачу.
На этапе планирования нужно определиться со следующими основными моментами:
- Место
- Участники
- Программа
- Обзорная презентация проекта>
- Материалы
- Питание
- Транспортировка
Место. Очень важно, чтобы все главные действующие лица физически присутствовали на воркшопе, потому что, как показывает опыт, людей, присутствующих виртуально, трудно вовлечь в процесс, а также задержки и сбои связи мешают остальным участникам сконцентрироваться.
Если это возможно, то лучше выбрать нейтральное место — такое, где участников воркшопа не будут дергать коллеги по работе.
Участники. Для начала нужно определиться, кто является заинтересованными в проекте лицами. Потенциальные участники воркшопа — это заказчики, конечные пользователи, разработчики, аналитики, интеграторы, тестировщики, системные администраторы…словом, все, кто имеет отношение к проекту. Причем если проект объединяет несколько компаний-заказчиков и/или несколько компаний-исполнителей, то, разумеется, присутствие представителей всех этих компаний на мероприятии обязательно. Помимо заинтересованных лиц на воркшоп могут быть приглашены эксперты в предметной области.
Команда — организатор (это может быть команда аналитиков или архитекторов, в зависимости от процесса) должна крайне тщательно подходить к выбору участников воркшопа. Нужно оценить роль каждого участника в организации, которую он представляет, его отношение к разрабатываемому продукту — недостающий участник, также как и лишний, может доставить массу неприятностей. Поэтому в каких-то случаях стоит вежливо отказаться от присутствия потенциального участника или, наоборот, не проводить воркшоп, пока не удастся договориться с нужным человеком.
Как правило, собрать всех нужных людей вместе — непростая задача, особенно если не все участники понимают, зачем вообще сдался этот воркшоп. Поэтому идеально иметь на стороне клиента “своего” человека, чаще в лице менеджера, — он будет координировать участников, назначит дату и убедит их, что воркшоп — приоритетная задача.
Автор методологии ACDM рекомендует ограничиться 25 участниками, большее количество координировать очень сложно.
Также до воркшопа важно определить роли. Условно все участники воркшопа разбиваются на представителей заказчика и представителей исполнителя. Первые являются основным источником требований, вторые же — пассивные слушатели, цель их присутствия — погрузиться в контекст проекта, а также делать заметки по ходу встречи. Однако, между ними необходимо распределить минимальный набор ролей:
- Координатор. (ведущий воркшопа) Это должен быть опытный человек, способный вести воркшоп и координировать дискуссию. Как правило, в этой роли выступает ведущий аналитик.
- Таймкипер. Следит за временными рамками воркшопа (каждый пункт в плане встречи должен иметь определённую продолжительность) и подсказывает координатору, если он выходит за их пределы.
- Секретарь. Очень важная роль, этот человек будет записывать все принятые решения и открытые вопросы. Так как это занятие очень утомительное, стоит подумать о чередовании роли.
Также команде исполнителя рекомендуется провести предварительное собрание, где участников формально представят друг другу, введут в курс дела, назначат роли.
Программа воркшопа. Координатор должен подготовить черновую версию программы и заранее разослать ее всем участникам, так, чтобы у них появилось представление о плане мероприятия и они могли внести свои изменения.
Ниже мы приведем примерный шаблон программы. В том виде, который предлагается методологией ACDM, воркшоп занимает целый рабочий день, т.е. восемь часов.
Место: …
Дата: …
Время начала: …
Время окончания: …
NB: Внимание, выключите телефоны на время воркшопа
| Активность | Кто | Время |
|---|---|---|
| Представление участников | <Координатор> | ~15 мин |
| Обзорная презентация проекта | <Представитель заказчика> | ~1 час |
| Перерыв | Все | ~15 мин |
| Выявление функциональных требований | <Обсуждение под контролем координатора> | ~2 часа |
| Обед | Все | ~1 час |
| Выявление качественных характеристик (нефункциональные требования) | <Обсуждение под контролем координатора> | ~2 часа |
| Перерыв | Все | ~15 мин |
| Выявление бизнес-ограничений и технических ограничений | <Обсуждение под контролем координатора> | ~1 час |
| Подведение итогов | <Координатор> | ~15 мин |
Обзорная презентация проекта. Этап планирования — самое время попросить клиента подготовить такую презентацию. Зачем это нужно, если и так уже есть кипа документации по проекту?
Дело в том, что некоторые документы могут содержать ряд неясных моментов, другие могут и вовсе устареть, поэтому в процессе проведения презентации у участников часто возникают вопросы, которые выявляют проблемные места в проекте.
В идеале, клиент должен подготовить графическую презентацию (а не устную). Ниже приведем примерный шаблон презентации:
| Тема | Описание |
|---|---|
| Общий бизнес-контекст | Опишите:
|
| Заинтересованные лица | Опишите тех, кто является ключевыми заинтересованными в проекте лицами (юр/физ), их роли и области ответственности. Если заинтересованные лица будут непосредственно пользоваться системой, объясните как. |
| Общий функционал | Опишите примерный функционал системы. Сконцентрируйтесь на главном, избегайте деталей |
| Технические ограничения | Опишите:
|
| Бизнес-ограничения | Опишите:
|
| Качественные характеристики | Расскажите о качественных требованиях к системе, таких как производительность, доступность, безопасность. Дословно объясните, зачем и кому (из заинтересованных лиц) они нужны. |
Презентация должна быть согласована с представителями исполнителя — кроме релевантности самого содержания нужно обратить внимание на размер презентации. Если она не укладывается в выделенное время, то надо попросить клиента уменьшить её объем, избавившись от ненужных деталей, или увеличить выделенное время. Кроме того, можно разбить воркшоп на несколько частей, однако надо понимать, что это оправдано только в случае с действительно очень большими проектами
По мере приближения воркшопа нужно будет разобраться и с логистикой:
Материалы. Все необходимые материалы должны быть на месте заранее. И это не только бумага и ручки. Нужно продумать рассадку людей, рассчитать количество флипчартов, проекторов, кабелей, подготовить шаблоны документов и т.д.
Организовать пространство можно следующим образом:
Питание. Голодное брюхо к работе глухо. Чтобы сэкономить время на обеде, лучше провести его неподалеку от места проведения воркшопа, например, в том же самом здании. В этом случае можно избежать ситуаций, когда обед затягивается из-за того, что кто-то слишком долго искал, где перекусить. Не забудьте заранее забронировать место, сделать заказ. Также, чтобы присутствующие не проголодались и не заскучали во время воркшопа, подумайте о небольшом перекусе: чай-кофе, снеки.
Транспортировка. Обычно команда исполнителей прибывает в офис к заказчикам, но могут быть и альтернативные варианты. Иногда имеет смысл организовать совместную транспортировку участников до места проведения воркшопа, а если это требует междугородних перелетов, необходимо заранее решить вопрос с билетами.
2. Проведение воркшопа
Для начала координатор представляет всем участникам программу воркшопа и объясняет основные правила:
- Отключить телефон
- Не критиковать идеи других участников
- Не отвлекаться — от того, насколько вовлечены участники воркшопа, зависит полнота собранных требований
После объявления правил стоит кратко описать цели и процедуру проведения воркшопа.
Далее заказчик презентует проект (презентация, как мы помним, была подготовлена заранее заказчиком). Проводит ее менеджер проекта со стороны заказчика.
Далее начинается процесс сбора требований:
- Функциональные требования. Здесь важно следить за тем, чтобы участники не начали описывать готовое техническое решение, а сконцентрировались на том, какие задачи система будет решать.
- Качественные характеристики системы. Сначала определяется их полный список, это должно занять не более десяти минут, затем пишутся подробные сценарии для каждой из качественных характеристик.
- Бизнес-ограничения, такие как сроки, бюджет, законодательные аспекты и прочее.
- Технические ограничения включают необходимость использования какой-то определенной технологии (библиотеки, фреймворка, платформы, ОС и прочее).
Указанные категории специфичны для процесса ACDM. В вашем же случае это могут быть сценарии использования, пользовательские истории и прочие документы.
Для каждой категории требований мы рекомендуем заранее подготовить шаблон. Например, шаблон для сценариев использования можно посмотреть здесь. Так участникам будет проще сориентироваться и они смогут записывать свои идеи. К тому же шаблоны помогают добиться единообразия в оформлении требований. На запись предварительных идей участникам отводится некоторое время. Одним из описанных ниже способов координатор собирает предварительные варианты требования с каждого из участников. Когда участником озвучивается очередное требование, остальные помогают ему дополнить его, делают замечания, а координатор контролирует дискуссию. Когда требование полностью описано, его следует отобразить на проекторе или записать на доске — так можно избежать повторений.
Организовать процесс сбора требований можно несколькими способами:
- По желанию. Каждый озвучивает требования, которые он написал, когда захочет. Это может сработать в коллективах с достаточно разговорчивыми людьми, иначе комментариев можно и не дождаться.
- По кругу. Плюс этого метода в том, что все задействованы в процессе сбора требований. Однако после того, как человек озвучил свою идею, он может отвлечься от процесса. Стоит предусмотреть возможность пропуска круга на случай, если у участника закончились идеи.
- Случайный опрос. Что-то среднее между двумя предыдущими подходами, но в этом случае координатор выбирает следующего спикера случайным образом. Основная прелесть этого механизма в том, что все следят за ходом событий.
- По интересам. Каждый описывает ту часть системы, которая интересна ему. Этот способ эффективен, когда несколько пользователей используют систему с разной целью. Но, в отличие от предыдущего способа, велика вероятность, что участники потеряют нить событий. Кроме того, часть присутствующих и вовсе могут не высказать желания принимать участие в обсуждении.
По окончании каждого этапа расставьте приоритеты следующим образом: раздайте всем участникам голоса (по количеству они должны составлять от трети до половины количества требований). Каждый участник может отдать голоса требованиям так, как считает нужным. Таким образом, при голосовании участники могут определить относительную степень важности требований, в отличие от приоритизации в духе high-medium-low. Голосовать можно как открыто, так и закрыто.
Важные моменты:
- Не переходите к следующему, пока не опишете текущее требование
- Если возникают какие-то важные темы, не относящиеся к текущему обсуждению, или если для какого-то требования не хватает информации, отложите возникшие вопросы (например, запишите на стикере и повесьте на отдельную доску), чтобы вернуться к ним в дальнейшем после встречи.
На этом основная часть воркшопа заканчивается. Стоит предупредить участников, что их помощь может понадобиться на этапе обработки собранной информации.
3. Заключительная часть
Обработка полученной информации
После начального этапа сбора требований от заинтересованных лиц, команда исполнителя собирается отдельно для обработки полученной информации. Предполагаемый ход событий: секретарь предыдущей встречи показывает свои записи на проекторе, команда дополняет и вносит правки, сверяя со своими заметками. Этот этап — самое время для того, чтобы вернуться к отложенным ранее темам.
Финальная версия документа отправляется всем участникам воркшопа.
На схеме снизу представлен процесс обработки требований, собранных в рамках одного или нескольких воркшопов:
Секрет успеха
- Подготовка. Все действия, которые можно сделать оффлайн, должны быть проделаны всеми участниками заранее.
- Координатор. Успех проведения воркшопа во многом зависит от уровня организации, потому на роль координатора желательно поставить человека с опытом проведения подобных мероприятий. В крайнем случае, того, кто хоть раз присутствовал на воркшопе.
- Участники. Важно собрать людей, способных самостоятельно принять решение за группу, которую они представляют. Кроме того, перед началом воркшопа стоит прояснить, что мнение всех участников одинаково важно.
- Начинайте с требований и целей, вызывающих наибольшее количество противоречий. Это очевидно, но не стоит упускать этот момент.
- Если несколько участников не смогут явиться — перенесите воркшоп. Обидно будет потратить столько времени и оставить больше вопросов, чем ответов.
Подведем итоги
Итак, воркшоп состоит из трех частей: планирование, проведение и обработка полученной информации. На этапе планирования все участники знакомятся с имеющейся документацией, в ходе проведения требования выявляются и уточняются, на этапе обработки на основе собранных требований формируется документация.
Конечно, воркшоп не решит все проблемы взаимодействия с заказчиком и при неумелом проведении окажется пустой и утомительной тратой времени. Однако при грамотной организации воркшоп — мощный инструмент для вовлечения заказчика в процесс разработки, позволяющий прийти к общему видению конечного продукта и максимально учесть все особенности разрабатываемой системы.
Материал был подготовлен программой MSIT-SE Университета Иннополис. Подробно аспекты сбора требований разбираются в курсе “Методы проектирования программного обеспечения”.
Подробнее о программе MSIT-SE можно узнать здесь.