Как составить воронку найма

Традиционно собеседованием сотрудников занимаются руководители. В небольших фирмах они сами просматривают резюме и приглашают на собеседование. В более крупных компаниях этим занимаются рекрутры, которые отсеивают часть кандидатов, а руководитель потом проводит личное собеседование с каждым из них. Однако руководитель ограничен опытом и навыками самого рекрутера. И такой классический процесс найма занимает много времени и сил.

Воронка найма помогает автоматически отсеивать кандидатов на каждом этапе, сэкономить ценное время руководителей и привлечь профессиональных и мотивированных сотрудников. Рассказываем, как построить автоматическую воронку найма.

I Этап: создание профиля вакансии 

Создайте объявление, которое компания разместит на своем сайте в разделе “Вакансии” или на сервисах по поиску работы. Здесь идёт описание важных для компании компетенций. Самая главная ошибка на этом этапе — описание всех возможных компетенций для этой должности. В результате вы ищете “супермена”, которого очень сложно найти. Когда кандидат приходит на собеседование, его оценивают с точки зрения заявленных требований. Какими-то из них он обладает, а какими-то нет. С таким подходом можно упустить  что-то действительно существенное. 

Поэтому при создании вакансии сначала выписывают все компетенции, затем выделяют среди них ключевые, а потом выделяют дешёвые и дорогие компетенции. Ключевые компетенции — это навыки, важные для конкретной должности.

Например, руководитель отдела продаж должен обладать следующими ключевыми компетенциями: уметь контролировать процесс, выстраивать технологию продаж, быстро обучаться и обучать других. Теперь определите, что для вашей компании является дорогими компетенциями. Если у вас уже отстроена технология продажи, то способность выстраивать технологию продаж для вашей компании — дешёвая компетенция. Т.е. вам не нужен сотрудник с опытом построения отдела продаж, и вам не нужно переплачивать за сотрудника, обладающего таким опытом. Если в компании такой технологии нет, то компетенция по выстраиванию продаж дорогая. 

Для разных компаний дорогими и дешёвыми компетенциями будут разные навыки. Например, в компанию по обучению английского языка требуется сотрудник. В этом случае знание английского будет дешёвой компетенцией, даже если она нужна для должности. Потому что компания по своей методике сможет подтянуть кандидата до нужного уровня.

В требованиях к должности должно быть указано три дорогих компетенции, необходимые вашей компании.

При составлении объявления избегайте шаблонные фразы. Это негативно влияет на результаты поиска подходящих кандидатов. Используйте живой язык, расскажите о преимуществе работы в компании. Например: “Мы работаем онлайн и у вас под рукой всегда будут домашний плед, чай и любимые тапочки”.

Самые частые ошибки при составлении объявления:

• не определены “дорогие” и “дешёвые” компетенции для должности;
• нет понимания, какой сотрудник нужен компании; 
• абстрактно составленное объявление;
• использование шаблонных фраз.

Сейчас традиционный найм трансформируется в рекрутинг. И привычные вопросы к кандидату о том, почему его нужно нанять, заменяются на презентацию компании и тех бонусов, которые может получить кандидат от совместного сотрудничества. Такой подход помогает привлечь хорошие профессиональные кадры. 

II Этап: анкета

Самый главный принцип создания воронки найма — это проверка кандидата после “продажи” вакансии. “Мы — классные, а теперь перейди по ссылке и заполни анкету”. Если после описания вакансии нет предложения заполнить анкету — это больше упущение. В объявлении компания должна заинтересовать кандидата и продать ему идею заполнения анкеты. 

Рекрутеры и руководители тратят огромное количество времени на просмотр резюме. Из-за разности в форматах их сложно систематизировать и оценивать. Преимущество анкеты в том, что она составлена по образцу компании. Рекрутер может их быстро просмотреть, оценить и отсеять неподходящие.

Лайфхак: в шапке форме анкеты укажите ссылку на видео с информацией о вашей компании. Это повысит осознанность выбора должности кандидатами.

III Этап: тестовое практическое задание

После заполнения анкеты кандидат получает тестовое практическое задание (ТПЗ). В идеале оно должно автоматически отправляться всем, кто заполнил анкету.

Представьте насколько экономится время рекрутера, руководителя и компании в целом, когда не нужно читать резюме и просматривать анкеты тех, кто не сделал ТПЗ. Зачем тратить на них время? 

Создание ТПЗ — самый сложный момент в создании воронки. Его выполнение не должно занимать много времени (1-2 часа максимум). Вопросы и задания должны быть достаточно глубокие, с указанием, чтобы кандидат обосновал свои ответы: почему этот лендинг лучше, почему нужен другой заголовок и т.п. Чем более формально сформулированы задания, тем тяжелее будет отобрать кандидата. Также практических заданий не должно быть слишком много. Иначе кандидат откажется выполнять “бесплатную” работу. 

IV Этап: специальное тестирование

Это не обязательный, но желательный пункт в построении воронки найма. Это могут быть тесты на личностные качества, IQ и результативность. По ним можно отсеять людей с низкими результатами и не приглашать их на собеседование.

V Этап: групповое собеседование

Принципиальное отличие от классического найма — проведение группового, а не индивидуального собеседования. Если предыдущие этапы выполнены верно, то набирается 6-8 кандидатов. Такое собеседование можно проводить онлайн в течении одного-двух часов. 

Когда люди немного расслабятся и устанут, можно подключать задания на взаимодействия. Кандидаты начинают показывать свои настоящие качества. Например, дайте задание оценить выполненное задание конкурента. Здесь будут проявлять не только компетентность, но и важные для командной работы личностные качества. 

Если все правильно организовано, то рекрутер подключается на этапе анализа тестовых заданий и участвует в групповом собеседовании. После этого руководитель смотрит запись группового собеседования с акцентом на кандидатах, на которых указал рекрутер. Таким образом, участие владельца компании в процедуре найма минимизируется. 

VI Этап: курс новичка

Следующим этапом после собеседования будет личное пятиминутное знакомство с руководителем и с компанией. Это может быть гостевой визит или прохождение курса, созданного специально для этих целей: описание её глобальной миссии и цели, история возникновения и становления, этапа развития, политика компании, корпоративная культура и другое. В системе обучения сотрудников — это вводные курсы. Про организацию обучения и проверку знаний персонала рассказали в нашей статье.

Заключение

Создание воронки найма помогает:

• выстроить в очередь соискателей. Покажите преимущества работы в вашей компании и замотивируйте соискателя доказать, что он достоин должности;
• минимизировать, автоматизировать или исключить рутинные процессы: просмотр резюме, анализ анкет, проведение собеседования;
• сэкономить время рекрутера, руководителя и владельца компании.

Уже сегодня можно составить профиль вакансии с точки зрения дорогих и дешевых компетенций для вашей компании, разместить в резюме ссылку на анкету, а в ней ссылку на видео о компании. Не медлите с внедрением рабочих инструментов — внедряйте их уже сегодня.

С термином «воронка продаж» знаком каждый маркетолог. Она помогает выявить потребности клиентов и выстроить правильную стратегию продвижения продукта. Но эта техника не ограничивается только сферой маркетинга и продаж. Также эффективно она используется в HR-сфере, позволяя быстро и точно определить проблемные зоны в найме персонала на первичных этапах и провести анализ на каждой стадии работы.

Воронка найма — это инструмент, который позволяет рекрутеру не только привлечь как можно больше потенциальных сотрудников, но и контролировать статистику. Можно узнать, сколько людей заинтересовались вакансией, и сколько прошли в следующий этап. Таким образом, воронка позволяет измерить конверсию соискателей, которые проходят между этапами отбора. Рассказывает Кристина Гурочкина, руководитель группы подбора персонала IT-компании «Рексофт».

Этот этап я бы назвала подготовительным. Важно составить максимально полный портрет кандидата, которого необходимо найти (образование, опыт, навыки), и определить основные каналы поиска.В классической воронке рекрутинга он часто не отображается, но нельзя недооценивать важность этой ступени.

2 этап: Воронка раздваивается. Что это значит?

Чем детальнее анализ процесса, тем он более управляем, поэтому, в команде рекрутинга «Рексофт» мы, начиная с 2-й ступени разделяем воронку на две так называемых воронки «поиска». Они представляют собой воронки каналов поиска кандидатов. Их может быть гораздо больше двух. Но мы поговорим о двух основных, отличающихся друг от друга, сценариях поиска и привлечения кандидатов – активный поиск и размещение вакансий.

Обе эти воронки приводят нас к промежуточному результату – формированию потока резюме заинтересованных кандидатов.

Надо помнить,что отбор кандидатов – это цепочка последовательных этапов, где после каждого этапа кандидатов становится меньше: либо вы им отказываете, либо они отказывают вам. У вас есть возможность улучшить конверсию на этапах отбора, причем без снижения качества кандидатов, если уменьшите количество тех, кто вам отказывает. Далее я расскажу о том, как можно этого добиться.

Если у вас в планах увеличить количество нанятых специалистов с 10 до 20, то мы можем либо отбирать больше кандидатов на вход воронки отбора, либо улучшить конверсии этапов отбора. Увеличение показателя по кандидатам на входе воронки отбора – это почти всегда дополнительные расходы на поиск. Для того, чтобы найти 20 кандидатов вместо 10 и подать их на вход воронки отбора, придется в 2-3 раза больше загрузить себя работой по поиску или придется увеличить бюджет на размещение вакансий. Также потребуется больше времени на поиск и отбор большего количества соискателей. Такой путь требует много временного и денежного ресурсов. Но и это не основная проблема. Вы можете вложить весь бюджет в инструменты поиска, но какой в этом толк, если проблема в том, что на рынке, в принципе мало нужных вам кандидатов.

В этом случае вам поможет только оптимизация воронки найма.

Улучшение конверсии этапов – это работа с уже имеющимися кандидатами, направленная на то, чтобы исключить отток кандидатов из воронки отбора по их инициативе. В идеальной картине, нам нужно добиться того, чтобы «отваливались» только те кандидаты, которым скорей всего откажем мы. Это трудно, но возможно. Такое решение требует самосовершенствования и изменения процессов отбора в вашей компании.

Это трудная и болезненная работа над собой, вернее над уже устоявшимися процессами. Но так вы достигните повышения эффективности найма – снизив расходы на поиск кандидатов и повышая скорость найма. Таким образом, вы создаете почти идеальную воронку найма, где вы быстрее и дешевле находите, привлекаете и нанимаете хороших специалистов. И этот эффект долговременный – однажды введенные полезные изменения рабочих процессов приносят пользу и в дальнейшем.

3 этап: Вовлечение и отработка входящих откликов

На данном этапе работодатель просматривает все заявки и назначает собеседование, проводит первичное знакомство с кандидатами и устанавливает с ними прямой контакт.

4 этап: Оценка и подбор

На этом этапе происходит отсев всех соискателей по предварительно заданным фильтрам (параметрам). В зависимости от количества кандидатов около 10-15 % должны перейти на этап собеседования и оценки. Вот здесь и раскрывается важность первого подготовительного этапа. Ведь от правильно составленной профиля поиска кандидата и вопросов к нему будет в целом зависеть эффективность отбора. Данный этап воронки, в свою очередь, может состоять из нескольких шагов, где финальное интервью с техническими экспертами или испытательный срок будут сужать отбор кандидатов.

Отклики на вакансию: откуда приходят люди

Для IT-рекрутера отклики странный предмет: они вроде бы есть, а вроде бы их нет. Почему так происходит? Так уж получается, что в сфере IT рынок полон специалистами уровня junior, но есть дефицит специалистов уровня middle, senior. Поэтому задачей рекрутеров становится выбор эффективных каналов для поиска кандидатов. Сейчас 59% соискателей в мире ищут работу в социальных сетях, включая IT-направление. Ранее самыми релевантными площадками для поиска кандидатов в IT были: Facebook*, Linkedin, Telegram, Вконтакте, классические job-площадки. Однако в свете последних событий актуальными инструментами остались Telegram и ВКонтакте, так как на этих площадках существует множество групп для поиска кандидатов. Конечно, существуют другие каналы найти «своего кандидата», например, Stack Overflow, Boolean Search, конференции, онлайн-школы.

Однако рекрутеры при разработке стратегии поиска сначала будут обращать внимание на высокоэффективные инструменты.

Предлагаю обратиться к статистике:

Статистика отражает наглядно, какие инструменты являются эффективными у рекрутеров. На наш взгляд, очень важно применять работающие инструменты для поиска, но при этом не забывать и экспериментировать с новыми источниками кандидатов. В последнее время было абсолютно нормально встретить кандидата из Tiktok, Instagram**. Так как хороший HR-бренд, грамотная политика компании в сфере социальных сетей может отлично накрутить подписчиков, которые уже завтра могут стать кандидатами.

*, ** – продукты американской компании Meta, признанной экстремистской организацией на территории РФ.

Способы привлечения новых кандидатов (one day offer, маркетинг, соцсети)

Привлекать талантливых и интересных кандидатов сложно в любой отрасли. Но так уж получается, что в IT-компании борются не только за кандидата, но и за внимание к своей компании. Специфика профессии позволяет кандидатам ориентироваться не только на рынок РФ, а значит недостаточно «классно хантить» или быть хорошей компанией. Должны присутствовать все доступные HR-инструменты в совокупности с постоянно развивающимся брендом компании.

Поэтому сегодня очень важно развивать HR-бренд компании. Нужно быть гибким и приспосабливаться к современным тенденциям. Так в этом году в «Рексофт» мы разработали такой инструмент, как one day offer. Cуть one day offer — кандидата проводят по всем этапам собеседований за один рабочий день, чтобы в конце дня либо выставить оффер, либо отказать. С учетом жесткого дефицита IT-специалистов one day offer – это очень крутой аргумент при рекрутинге, который нравится кандидатам своей динамичностью, прозрачностью и дружелюбной атмосферой.

Ещё одним отличным способом привлечения кандидатов будет являться развитие собственного карьерного сайта и телеграм-канала. Это поможет не только публиковать свежие вакансии, но и рассказывать про жизнь компании.

Есть ещё множество привлекательных способов привлечения кандидатов, таких как: деврел (англ. Developer Relations — отношения с разработчиками), запуск образовательных программ, программа «приведи друга», активное развитие развлекательного контента в социальных сетях, привлечение помощи от коллеги из маркетингаи PR. Всё это подчеркивает важность развития нетворкинга, расширения круга связей и выстраивания долгосрочных отношения с кандидатами. Без всякого преувеличения сегодня можно говорить о том, что «сильная команда = вхождение в рейтинг лучших IT-компаний».

Этапы собеседований и ошибки

Каждый этап – это контакт с кандидатом. Между этими этапами проходит какое-то количество времени, в свою очередь кандидат не сидит сложа руки, он ходит по другим компаниям, смотрит, выбирает лучшую для себя команду. Поэтому если у другой компании дистанция воронки короче, то и до финала, то есть до оффера он пройдет быстрее, следовательно, та компания, которая первая выставила оффер имеет больше шансов заполучить специалиста. Из этого делаем вывод – нужно сокращать этапы собеседований и не тянуть с обратной связью.

Хорошая практика совмещать HR-собеседования с техническим, то есть в рамках одного дня вы узнаете мотивацию, критерии поиска кандидата, а также проверяете вместе с коллегой технические скиллы нужного вам специалиста. У вас уже складывается картина относительно соискателя и вам остается решить – готовы ли делать предложение ему.

На современном IT-рынке давать тестовое задание – это непозволительная роскошь, особенно если тестовое предлагается на первом этапе отбора. Вы теряете уже сразу большой процент релевантных кандидатов. Рынок давно работает по принципу win-win, и мы должны оперативно рассказать, что получит кандидат, придя к нам в компанию, какой проект и стек технологий его ждут. Тестовое задание релевантно, когда кандидат понимает ради чего он его выполняет, и куда попадет, если он покажет хороший результат.

Уже сейчас порядка 30-40% IT-компаний не практикуют тестовые задания, заменяя их на изучение резюме кандидата перед собеседованием и более глубокое техническое интервью.

Уже на этапе job offer кандидаты отказывают по 3 причинам:

В заключение хотелось бы зафиксировать некоторые выводы:

Привлечь, конвертировать и заполучить — элементы воронки продаж в маркетинге. И если всем хотя бы в общих чертах понятно, как и зачем отслеживать путь от потенциального клиента до постоянного покупателя — воронку продаж, то о воронке hr-рекрутинга этого не скажешь. Возможно, многие сейчас и вовсе впервые прочитали о ней.

Что такое рекрутинг? Рекрутинг — та же покупка. Итог работы эйчара — деньги клиентов, знания, опыт и потенциал сотрудников. А теперь поговорим подробнее, для чего нужен рекрутинг.

Согласно данным ВЦИОМ, 73% людей не хотят менять работу. На 17% больше, чем в прошлом году! Согласно исследованию ушедшего из России «Келли Сервисиз» (опубликованы в «Ведомостях»), 7 из 10 человек продолжают искать работу прямо сейчас. Правда, делают они это скрыто: сохраняют подписки на рассылки с агрегаторов, скрывают, но не удаляют резюме с порталов, регулярно отсматривают вакансии в своей сфере.

Получается, почти 75% специалистов хотят сменить работу, найти лучшие перспективы и условия, но боятся делать это открыто из-за нестабильности на рынке труда в последние годы. Пандемия, санкции, экономические качели сделали людей более настороженными, аккуратными и педантичными в вопросах смены работы.

В ситуации, когда люди боятся потерять имеющуюся работу, но в тоже время не перестают искать новую, лучшую, в рекрутинге персонала нужен профессиональный подход. Изучение и построение воронки рекрутинга — одна из его базовых составляющих. Ведь только проследив путь кандидатов от первого контакта с вакансией до оффера, мудрый эйчар увидит слабые места воронки, ошибки в работе с кандидатами и сможет их устранить или хотя бы минимизировать.

По данным ВЦИОМ, с 2017 года россияне на 17% реже стали полагаться на случай при поиске работы, но стали внимательнее к зарплате (+6%), собственным интересам (+5%) и репутации компании (+4%). Получается, роль рекрутера в поиске и подборе персонала стала сложнее, но интереснее.

Дальше подробно расскажем о воронке подбора персонала, о том, как её построить и использовать. Оставайтесь с нами, если хотите, чтобы работать стало проще и приятнее. Объясним, как создать рабочий и масштабируемый инструмент работы с кандидатами.

Что такое воронка рекрутинга

Воронка рекрутинга (воронка подбора персонала) — инструмент эйчара, который наглядно покажет процесс работы с кандидатом от размещения резюме до найма. Преимущество воронки — наглядность. Она продемонстрирует, сколько кандидатов пришло и сколько — отвалилось на каждом из этапов, локализует проблему и даст возможность оперативно её решить. 

И если задача рекрутера — «продать вакансию», то задачи воронки:

• повысить эффективность отбора кандидатов;
• оптимизировать каналы, тексты и подходы в размещении вакансий, чтобы сэкономить бюджет;
• сделать сроки закрытия вакансий предсказуемыми и короткими;
• отследить и повысить конверсию;
• скорректировать критерии отбора, чтобы отсечь незаинтересованных кандидатов;
• управлять процессом поиска кандидатов в реальном времени;
• увидеть слабые места в воронке и проработать их.

Если воронки только строить, но не анализировать — впустую потратите время. В самом деле, лучше уж отвлечься и посмотреть сериал.

Эффективность воронки отслеживают регулярно — от раза в неделю до раза в день. Так, если верить эйчар-директору компании еЛама, опытный рекрутер уже через 2-3 дня увидит, что на вакансию откликаются нецелевые кандидаты и поменяет описание вакансии или площадки размещения.

Бывает, начинающие эйчары пытаются подогнать воронки под показатели с форумов, из статей или учебников. И это первая ошибка. Статистика и бенчмарки (эталонные показатели) отличаются не только для разных вакансий, но и для регионов, городов и компаний, поэтому правило № 0 — сравнивать данные только своей воронки рекрутинга и только в регулярной динамике: неделю назад – вчера – сегодня.

Воронка рекрутинга включает в себя от 5 до 8 этапов:

• создание портрета кандидата;
• информирование;
• привлечение;
• вовлечение;
• отклик;
• предварительная проверка (тестовое задание);
• собеседование;
• наём.

Дальше о каждом из них расскажем подробнее.

Виды воронок рекрутинга

Как и в маркетинге, в сфере найма персонала пользуются воронками двух видов: прямой и обратной.

• Прямая воронка — это реальные данные по закрытию конкретной вакансии: от поиска кандидатов до найма. 

Прямая воронка найма персонала индивидуальна и неповторима, она строится сверху вниз под каждую компанию и под каждую вакансию. Задача эйчара — выделить этапы воронки и отслеживать путь кандидатов в абсолютных и относительных показателях.

Например, эйчар может отследить количество кандидатов на каждом из этапов воронки подбора персонала: количество просмотров вакансии, число откликов, количество тех, кто прошел телефонный отбор, тех, кто сделал тестовое и т. д

Именно прямая воронка найма сотрудников показывает проблемы, позволяет оптимизировать и дорабатывать процесс найма.

Например, если рекрутер часто сталкивается с подбором менеджеров, то он может отследить, на каких этапах и почему «отваливаются» кандидаты. Так он отсеет их еще на этапе привлечения, а значит, сэкономит время и силы.

• Обратная воронка — это инструмент прогнозирования. 

Такая воронка строится на основе данных об уже закрытых аналогичных вакансиях. Позволяет прогнозировать время на закрытие и объём трафика на входе.

Так, например, если прямая воронка поиска менеджеров уже отлажена и позволяет за неделю подобрать одного человека из 60 откликнувшихся, то на её основе можно построить обратную воронку. Она покажет, что на входе будет +/- 60 кандидатов, а на закрытие вакансии уйдёт около недели.

Просто и понятно? Тогда двигаемся дальше!

Этапы воронки рекрутинга

Как и обещали, возвращаемся к этапам воронки найма. Пройдём семь базовых шагов, которые помогут найти того самого кандидата.

Универсальной схемы этапов нет — для каждой отдельной вакансии она будет своей. Так, например, в некоторых вакансиях есть собеседование с ботом, в других — обязательное творческое тестовое, в третьих — привлечение идёт не через публикацию вакансии, а через советы действующих сотрудников. Оценивайте свой кейс и опыт. Изучайте теорию, чтобы применить её на практике — построить собственную воронку. И не одну.

Основные этапы воронки подбора персонала:

1. Разработка портрета кандидата — подготовительный этап. Его часто нет в классической воронке, но недооценивать его не стоит. 

Вы должны чётко осознать, кого ищете. Опишите максимально полно образование, опыт, навыки кандидата. Подумайте над его кругом общения, мотивами поиска работы и интересами. Зачем? Чтобы лучше понять кандидата и правильно отобрать каналы поиска.

1. Информирование — этап, на котором надо привлечь внимание, познакомить с эйчар-брендом или напомнить о нём.

На этапе информирования вы работаете над эйчар-брендом: выделяете и упаковываете преимущества, размещаете информацию о вакансии на релевантных площадках. Общайтесь в тематических сообществах от имени бренда, участвуйте в офлайн- и онлайн-мероприятиях в вашей отрасли. Поддерживайте образ и историю бренда на вашей платформе: ведите блог, ТГ-канал, группу в ВК и т. д.

И помните: ваше главное оружие — честность. Печеньки, уютный офис, дружный коллектив и белая зарплата — забудьте избитые фразы. Расширенный ДМС со стоматологией, удалённая работа на оборудовании компании, предоплаченные карты здоровья, по которым можно оплатить сеансы психолога, — вот, чем можно заинтересовать. Только не пережмите: если описание будет лучше реальности, вы рискуете получить повышенный спрос на вакансию и большой отток кандидатов по мере продвижения по этапам воронки. 

1. Привлечение — этап перестановки акцента с бренда на вакансию. И этот этап — зона исключительной компетенции эйчара.

На этом этапе вы пишете и размещаете вакансию. И именно тут вы должны попасть в того кандидата, которого представили себе на этапе разработки портрета.

Уверены, у вас уже есть опыт в этом. Мы лишь посоветуем писать просто и понятно, говорить с кандидатом на его языке, забыть о копипасте — под каждую вакансию создавайте новый текст. Так вы не потеряетесь в безликом потоке и делом докажете, что даже на этапе подбора компания заботится о персонале.

На этапе привлечения смотрим на количество присланных резюме к просмотрам страницы с вакансией. Хорошим результатом будет 11% и больше.

1. Отклик — этап сбора резюме активных кандидатов. Чтобы упростить процесс и собрать всех значимых специалистов поработайте над формой отправки резюме: она должна быть быстрой (до 10 минут), понятной, адаптированной для мобильных (мобильный сайт или приложение). Также убедитесь, что настроены письма с автоответами и корректно работает база для сбора откликов.Лучший способ убедиться, что этап отлажен, — подать резюме самому с мобильного телефона. Если процесс был простым и приятным — вы всё сделали правильно.На этапе отклика смотрим общее количество кандидатов, отношение присланных резюме к просмотрам, отношение среднего количества откликов к просмотру страницы.
2. Первичная проверка кандидатов — этап, когда рекрутер просматривает резюме и отбирает кандидатов, с которыми хотел бы продолжить работу. Иногда уже на этом этапе эйчар видит лучшего кандидата.Здесь нужно отсеять неподходящие резюме, составив шорт-лист с отметками наиболее перспективных кандидатов и тех, кто связался с вами проактивно. Последние будут наиболее старательны и лояльны к компании, даже если не попали в топ кандидатов общего списка. Также нужно дать обратную связь всем кандидатам из шорт-листа. На этом этапе часто применяют автоматическую проверку резюме. И это может стать проблемой: часто программа отсеивает тех, кто на самом деле подходит и даже может оказаться лидером среди претендентов на вакансию. Поэтому важно максимально точно попасть в кандидатов, чтобы сократить количество резюме и суметь обработать их вручную.
3. Собеседование — этап непосредственной работы с кандидатом. Впрочем, правильнее было бы назвать его «Собеседования», так как обычно их несколько: с рекрутером, непосредственным руководителем и — опционально — с высшим руководством и другими членами команды. Прогрессивные компании (особенно из сферы IT) проводят кандидата через собеседования за один день. Некоторые — даже онлайн. Так они экономят время и энергию обеих сторон, а общение, даже если не закончилось наймом, оставляет приятные впечатления. Главная сложность на этом этапе — объективная оценка. И решается эта проблема только отточенной методологией: едиными для всех критериями оценки, учётом границ возможных расхождений во взглядах и мнениях внутри команд, определения лица, которое примет итоговое решение в спорной ситуации. На этапе собеседования контролируйте количество собеседований на одного кандидата, оценочные карты, соотношение количества офферов к числу проведённых собеседований.
4. Оффер/наём — этап, который закрывает эйчар-воронку и вакансию. На этом этапе рекрутер, нанимающий менеджер и другие заинтересованные лица принимают решение. Обсуждаются особенности выхода кандидата, зарплата, согласовываются отпуска. Так, например, можно сдвинуть дату выхода кандидата-лидера, если он ещё не отработал 2 недели на прошлом месте, или согласовать увеличение зарплаты, чтобы переманить его, или согласовать отпуск через две недели после выхода на работу, потому что у кандидата на это время уже запланирована поездка. Важно действовать быстро, чтобы кандидат не успел остыть — здесь помогут заготовленные шаблоны офферов, высокая степень автоматизации общения и постоянная вовлеченность эйчара в процесс. Но при этом надо рассмотреть и альтернативных кандидатов на случай отказа лидера. На этапе оффера отслеживают процент принятых предложений и время на принятие решения.

Эффективности воронки: рассчитать и увеличить

Чтобы рассчитать эффективность воронки, воспользуйтесь формулами конверсии:

• Количество нанятых сотрудников / количество кандидатов на первом этапе воронки * 100% — для расчёта конверсии воронки в целом.

Например, на объявлении о поиске бухгалтера откликнулось 124 человека. Из них оффер приняли 2 человека. Тогда конверсия воронки 124 / 2 * 100% = 1,6%. Есть потенциал для оптимизации воронки. Возможно, стоит детализировать описание вакансии или подробнее поработать над составлением портрета кандидата.

• Количество кандидатов, прошедших этап / количество кандидатов на предыдущем этапе * 100% — для расчёта конверсии на каждом их этапов воронки найма.

Например, компания ищет корректора. Тест на внимательность и грамотность сдали 30 человек. Из них на собеседование эйчар пригласил 10. Получается, конверсия этого участка воронки: 10 / 30 * 100% = 33%. Можно повысить уровень сложности теста или минимальный проходной балл, чтобы увеличить эффективность этапа.

Впрочем, сегодня даже не придётся самому отслеживать этапы и вручную рассчитывать конверсию — специальные программы сами построят воронку найма персонала, отследят показатели и предоставят цифры. Останется проанализировать их и принять меры.

Чтобы увеличить конверсию между этапами, нужно проанализировать процесс, увидеть слабые места и с ювелирной точностью подойти к их усилению. Сложно? Тогда рассмотрим примеры:

Если от этапа резюме к этапу собеседования доходит слишком мало кандидатов значит, вакансия притягивает нецелевую аудиторию. Решение — уточнить вакансию или усложнить отклик: добавить собеседование с ботом или экспресс-тестовое, попросить написать письмо по шаблону.

Так отсеете тех, кто интереса ради откликается вообще на все вакансии по своему или похожему профилю.

Если провал в конверсии на этапе между оффером и собеседованием, значит, итоговое предложение не выдерживает конкуренции. Решение — проанализировать текущее предложение и ситуацию на рынке, подсветить слабые места оффера и предложить заказчику варианты улучшения: снизить требования или улучшить условия.

Если нанятые специалисты не выходят на работу или отказываются от вакансии до окончания испытательного срока, то, скорее всего, не налажена система адаптации новичков. Решение — обеспечить сопровождение: познакомить с компанией, коллективом, назначить наставника, обучать и давать оперативный фидбек по задачам и процессам.

Инструменты отбора для настоящих профи: канбан и эджайл

Для улучшения работы воронок и устранения ошибок опытные эйчары прибегают к различным техникам. Наиболее популярны среди них канбан и эджайл.

Канбан — метод улучшения бизнес-процессов при помощи их визуализации. В случае с воронкой рекрутинга инструмент канбан — это таблицы и графы, иллюстрирующие процесс работы на каждом этапе воронки:

• задачи, которые надо взять в работу;
• задачи в работе;
• завершённые задачи.

Преимущество такого подхода — анализ ситуации в моменте. Например, вы можете усовершенствовать каждый этап воронки тремя базовыми элементами канбан и|контролировать как минимум процесс и сроки.

Предупредим: система будет неудобной и нецелесообразной для описания полного процесса рекрутинга, поэтому для максимального эффекта стоит сделать её частью воронки.

Например, доска канбан на этапе собеседований покажет, сколько собеседований еще нужно провести, сколько — идут прямо сейчас, а сколько — уже закончились. Так вы всегда будете в курсе происходящего на этапе, а также сможете увидеть, если процесс подвиснет.

Эджайл — гибкая система адаптивных методик, которая подразумевает, что люди и взаимодействие между ними важнее инструментов и процессов. Термин пришёл в эйчар-среду из мира ИТ. И подарил эйчарам гибкость и изменчивость — качества, которые помогают наладить общение, подстраиваться под обстоятельства вместо того, чтобы следовать жёсткому первоначальному плану. 

Это постоянный диалог между участниками процесса. Он позволяет мгновенно получать обратную связь и так же мгновенно отсеивать неподходящих для конкретного проекта кандидатов. Так, например, будущий непосредственный руководитель просмотрит успешные тестовые и уже на этом этапе отсеет слабых или не подходящих под задачи группы кандидатов. 

В итоге все в выигрыше: процесс становится более гибким, участники — осведомлёнными, и никто не тратит время на проработку заведомо неподходящих кандидатов.

Простые, но работающие инструменты совершенствования воронки

Hr-рекрутинг — что это? Это процесс постоянного анализа и отлаживания механизмов поиска и найма. Рассмотрим три инструмента оптимизации (но помним, что их намного больше): анализ каналов поиска, анализ рынка труда, составление портрета кандидата. Работа с ними поможет усовершенствовать воронку найма персонала и улучшить процесс закрытия вакансий.

Анализ каналов поиска — инструмент для аналитической работы. На этом этапе эйчар составляет сводную таблицу каналов: рекрутинговых платформ, соцсетей, кадровых агентств, референтных программ, печатных изданий и др. Данные берут за конкретный период и отмечают в таблице ключевые показатели:

• число сотрудников, привлечённых через канал; 
• количество дней на закрытие вакансии; 
• оценка эффективности привлечённых сотрудников; 
• коэффициент текучести; 
• затраты на закрытие вакансии.

Анализ проводят регулярно (например, раз в полгода) и отдельно для каждой вакансии. Так вы увидите, какой канал позволяет быстрее и эффективнее закрывать вакансии менеджеров, а какой — бухгалтеров, где не стоит искать айтишника, а где — руководителя направления.

Анализ рынка труда — инструмент для ежегодного исследования ситуации на рынке по отрасли или для конкретной вакансии. Эта работа покажет реальное положение дел, откроет новые и неочевидные каналы поиска, позволит найти и нанять редких специалистов. 

Для анализа рынка труда раз в год или раз в полгода собирают данные:

• средний размер зарплаты требуемого специалиста; 
• требования к квалификации;
• количество требуемых специалистов на рынке труда;
• рейтинг компании в кадровой сфере.

Анализ рынка поможет при создании оффера: появится понимание, как сформировать привлекательное (но не чрезмерно) предложение, улучшить имидж компании среди потенциальных кандидатов.

Разработка портрета кандидата — первый (подготовительный) этап воронки рекрутинга. Чем подробнее опишете кандидата, тем точнее подберёте стратегию и канал привлечения. Чем чётче представите себе требуемого специалиста, тем выше вероятность попасть в нужную аудиторию, отсеяв неподходящих кандидатов уже на этапе привлечения, а значит, сэкономив бюджет.

Разработка портрета кандидата включает в себя:

• Сбор сведений — используете статистику, опросите сотрудников на похожих должностях, изучите кейсы топовых представителей и успешных специалистов.
• Определение требуемых качеств — составьте максимально подробный список качеств, навыков и умений будущего кандидата. Акцент сделайте на soft skills, так как креативность и доброжелательность нельзя прокачать или приобрести, тогда как профессиональные hard skills прокачиваются в процессе работы уже на испытательном сроке.
• Моделирование — на основе полученного списка составьте описание человека. Убедитесь, что ожидания реалистичны. Добавьте к портрету негативные штрихи — качества, которые вам не очень нравятся, но с которыми компания и коллеги могут мириться.

Вместо итогов

Теперь, когда вы знаете, что такое воронка найма сотрудников и как с ней работать, вынуждены сказать неприятную правду. Даже идеально настроенная воронка не гарантирует 100%-ное закрытие вакансии. 

Реальность такова, что даже если все семь шагов пройдены идеально, на выходе можно получить по прежнему открытую вакансию. Дело в том, что воронка работает только с теми специалистами, которые ищут работу. И среди них может просто не быть того единственного, идеального, вашего. 

В остальных же ситуациях воронка рекрутинга — популярный и работающий инструмент. Он позволяет настроить, контролировать, совершенствовать и прогнозировать закрытие вакансий. Главное — не лениться: грамотно выделить и пристально отслеживать все этапы воронки.

Впрочем, раз вы дочитали статью до конца, то лень — это не про вас. 

Мы в вас верим, поэтому бонус в конце! Улучшить репутацию бренда на рынке труда поможет небанальная финансовая мотивация сотрудников, например, предоплаченные карты.

Источники:

Cleverstaff.net: Воронка рекрутинга или как построить маршрут для лучших кандидатов

DEYNEKINA HR&BA: Расчет и анализ прямой воронки подбора

Блог «Хантфлоу»: MarHR: 5 шагов по улучшению воронки подбора

«Ведомости»: Почему соискатели стали чаще искать работу тайком

ВЦИОМ: Профессия, которую мы выбираем: факторы и мотивы решения

ВЦИОМ: Рынок труда: главные тренды

Воронка рекрутинга: что это?

Задача рекрутера при массовом подборе персонала — привлечь как можно больше кандидатов, произвести первичный отбор и выбрать подходящих специалистов для собеседования. Для этого HR’ы используют так называемую «воронку рекрутинга». Но как применять этот инструмент на практике?