Как составить загруженность своего рабочего дня

Что такое загруженность персонала

О перегруженности работой говорят, когда объем работы превышает количество рабочего времени, которым располагает сотрудник для ее выполнения. Недогруженность предполагает, что после решения рабочих задач у работника остается свободное рабочее время, не занятое работой.

Математически загруженность рассчитывается как отношение объема работы, измеренного в единицах времени (часах или минутах) к фонду рабочего времени.

Как рассчитать загруженность сотрудника

Разберем на примере.

Сотрудник банка обслуживает за 8-часовую рабочую смену 20 клиентов, на каждого из которых по нормативу отводится полчаса. Рассчитаем его загруженность:

20 (количество клиентов) * 0,5 (норматив на одного клиента в часах) / 8 (длительность рабочей смены) *100 (процентов) = 120%.

В каких единицах измеряется загруженность

Как видно из примера выше, загруженность измеряется в процентах. 100%-ная загруженность означает, что рабочее время работника полностью занято решением рабочих задач.

Значение менее 100% означает недогруженность, более 100% — перегруженность сотрудника работой.

Как рассчитать загруженность нескольких сотрудников

Понятие «загруженность» применимо либо к личной загруженности конкретного работника, либо к усредненной загруженности нескольких работников, выполняющих общий объем работы.

Рассчитывая личную загруженность работников Иванова и Петрова, мы используем для расчета выполняемый каждым из них объем работы и их личный фонд рабочего времени.

Если сотрудников несколько, и у них общий объем работы, среднюю загруженность каждого работника рассчитываем следующим образом: делим общий объем работы на количество работников, полученное значение делим на фонд рабочего одного сотрудника.

Пример: за 40-часовую рабочую неделю 10 сотрудников банка обслуживают 810 клиентов, нормативная длительность обслуживания одного клиента — 0,5 часа.

Определяем объем работы на одного сотрудника: 810 (клиентов) * 0,5 (время на одного клиента) / 10 (количество сотрудников) = 40,5 (объем работы в часах на одного сотрудника в неделю).

Теперь рассчитываем загруженность — 40,5 /40*100%=101%

Может ли работник всегда работать со 100%-ной загрузкой

К постоянной 100%-ной загруженности персонала можно и нужно стремиться, на практике достигнуть такого равномерного распределения рабочей нагрузки удается не всегда.

Работы бывает больше или меньше, загруженность работника в пределах рабочих дней, недель и месяцев «плавает» и может быть больше или меньше 100%.

Если средняя загруженность в пределах интересующего нас периода примерно равна 100%, говорить о 100%-ной загруженности можно при условии, что недогруженность и перегруженность работников не достигали в течение этого периода критических значений — о них поговорим далее.

Насколько можно перегружать или недогружать сотрудника

Если следовать канонам экономики труда, то для тех видов работ, на длительность выполнения которых существенно влияют опыт и квалификация работника, отклонение затрат времени на выполнение работы от нормы (100%) не может превышать плюс/минус 20%.

Это означает, что повышение производительности и интенсивности труда в отдельных случаях могут позволить работнику справиться с загрузкой, превышающей нормальную на 20%.

Стоит учитывать, что постоянно работать в режиме такой нагрузки способны немногие — количество «стахановцев» не превышает 5-6% от общего количества сотрудников.

Нормальными можно считать колебания загруженности в диапазоне от 85 до 115% .

Какие управленческие решения можно принимать по итогам оценки загруженности сотрудников

Если загруженность менее 85%, то есть смысл либо догрузить сотрудника дополнительной работой, либо сократить штатную единицу, распределив объем работы между коллегами.

Если загруженность сотрудника выше 115%, то стоит либо распределить сверхнормативную нагрузку между другими сотрудниками, если их загруженность позволяет это сделать, если нет — ввести дополнительную штатную единицу.

Как соотносятся загруженность сотрудников и расчетная численность подразделения

Независимо от того, какой способ мы применяем для расчета численности, полученное значение может оказаться не целым числом. Например, 12,5 человек.

Нужно ли нам округлять расчетную численность до 13 единиц?

Разделим нецелую часть значения численности (0,5) на количество целых штатных единиц (12), полученное значение умножим на 100% и прибавим 100%.

0,5/12*100%+100%=104%

104% — это плановая загруженность каждого из 12 сотрудников, если мы не станем нанимать 13-го.

Она вполне приемлема (меньше 115%), поэтому ограничимся вводом в штатное расписание 12 штатных единиц.

Резюме

Понятие «загруженность» не в ходу у экономистов по труду и нормировщиков и в практике их работы не используется, хотя по смыслу и логике напрямую связано с расчетом численности и нормированием труда, но понимание того, что считать загруженностью и как ее оценивать, существенно облегчает руководителям принятие управленческих решений.

Кроме того, оптимизация загруженности сотрудников напрямую влияет на возможность привлечь и удержать сотрудников.

Безусловно, для точного расчета загруженности стоит учитывать, какой процент от общего времени работы составляет оперативное время, но такой расчет можно поручить специалистам.

Денис Карандашев, /hr-praktika.ru

Современный темп жизни диктует свои правила: растет число задач, нагрузки увеличиваются, переработки и ненормированный рабочий день становятся обычным делом. Но практика показывает, работа на износ не приводит ни к чему хорошему. Какие последствия у постоянных переработок, как грамотно распределять нагрузку, чтобы работа была эффективной, а бизнес в конечном итоге успешным? Вариантами справедливой организации труда во имя здоровья персонала поделимся в этой статье.

Еще в 80-е годы в Японии появился термин “кароси”, который означает смерть от переработки. Конечно, это самый печальный итог, но статистика говорит, что повышенные рабочие нагрузки испытывают порядка 9% населения мира, при этом уровень переработок доходит до 50%, то есть вместо положенных 40 часов в неделю люди работают 55 часов и больше. Цифры впечатляющие. В них кроется и прямая угроза здоровью персонала, и скрытая – эффективность человека, который работает в напряженном графике, количество задач которого превышает возможности, как правило, стремится к нулю. И здесь ответственность лежит не только на самих сотрудниках. Грамотно распределить нагрузку в коллективе может в первую очередь управленец. Именно руководитель должен видеть, кто перегружен, кому не хватает рабочих задач.

Как определить рабочую нагрузку офисных сотрудников

Определять рабочую нагрузку офисных сотрудников “на глазок” – дело неблагодарное. Такой подход вызывает недовольство в коллективе, да и на общий результат не влияет положительно. Если сотрудник постоянно передвигается по офису с очень занятым видом или сидит за компьютером, не отрываясь от монитора ни на минуту, это еще не значит, что он увлечен непосредственно рабочими задачами. В каждой команде найдется искусный имитатор бурной деятельности. Поэтому объективность оценки загруженности персонала – один из важнейших критериев в этом вопросе.

В то же время многие офисные сотрудники отмечают волнообразный характер своей загруженности. Ситуация тоже знакома каждому: то полный аврал, то работа в расслабленном режиме. Это говорит в первую очередь об огрехах в управлении внутренними процессами компании.

Равномерная загрузка сотрудников

Равномерная нагрузка сотрудников – это работа в стабильном режиме, без цейтнотов и откровенных просиживаний рабочего времени и справедливое распределение обязанностей внутри коллектива, когда каждый занят работой, а задачи ставятся в зависимости от компетенций. Только такое определение кажется откровенной утопией: статистка говорит, что 90% офисных сотрудников хоть раз за свою карьеру приходилось задерживаются на работе, а 30% перерабатывают регулярно. При этом 60% тех, кто отдает работе личное время, делают это безвозмездно.

Долгие засиживания на работе негативно сказываются и на физическом, и на моральном состоянии сотрудников, и на показателях эффективности. Решить вопрос излишней загруженности выгодно всем. Главное, сделать это мягко, результативно и объективно. Понять, почему персонал вынужден работать больше, чем положено, найти ключи к равномерному распределению нагрузки помогает достаточно простой инструмент – учет рабочего времени.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени – тема не новая. Сколько существуют трудовые отношения, столько отслеживают рабочие часы. Потому что количество отработанного времени напрямую влияет на заработную плату. Прием нехитрый и заключается в подсчете часов и минут, которые тратит сотрудник на выполнение прописанных в трудовом договоре обязанностей. Тем не менее, организовать учет рабочего времени можно несколькими способами:

• с помощью кадровика. Этот человек следит за тем, чтобы табели учета рабочего времени заполнялись вовремя. Данные в формы отчетности вносит сам или принимает документы у ответственных лиц (руководителей подразделений, начальников отделов и т.п.);
• с помощью пропускных систем. Они бывают разных видов: привычные турникеты с вахтером, автоматические системы контроля и управления доступом, биометрические системы. Первые стали привычными еще в советские времена и до сих пор особенно распространены в госучреждениях, вторые впускают персонал на работу с помощью электронных карт и фиксируют время в специальных программах, третьи используют в качестве пропуска биометрию сотрудников (отпечаток пальца, радужку глаза и т.п.);
• с помощью видеонаблюдения. Камеры следят не только за входом/выходом, но и за перемещениями внутри периметра, занятостью в кабинетах;
• с помощью IT-решений. Это специализированное программное обеспечение, которое устанавливают на компьютеры офисных сотрудников. Вариантов здесь тоже немало – от простейших тайм-трекеров до полноценных систем учета рабочего времени.

Однако если сконцентрироваться на вопросе грамотного распределения нагрузки, становится ясно, что вахтеры, пропускные системы и видеонаблюдение здесь не дадут полезной информации руководителю, не покажут, кто и чем был действительно занят, как долго выполнял поставленные задачи, а если сотрудник и задерживается после работы, то почему. Остается вариант программного наблюдения за работой коллектива – это самый объективный и всеобъемлющий инструмент учета рабочего времени, без которого составить полную картину рабочих процессов с причинами и следствиями сложно.

Самофотография рабочего процесса

Самофотография рабочего процесса – первый шаг на пути к эффективности использования рабочего времени и равномерного распределения нагрузки. Само название говорит, что составлять отчет о потраченных часах должен сотрудник. Каждый работник самостоятельно фиксирует свою занятость и отражает данные в специальных бланках. Главная цель – получить реальную картину использования рабочего времени.

Повышение эффективности работы

Сам по себе метод самофотографии рабочего процесса нацелен на повышение эффективности работы. Во-первых, необходимость отчитываться заставляет ответственнее относиться к работе. А при высоком уровне мотивации проанализировать результаты самостоятельно и увидеть свои огрехи, понять, что отнимает рабочее время настолько, что потом приходится корпеть над задачами в ночи. Во-вторых, из полученных данных руководитель может извлечь массу полезной информации:

• как организован рабочий день сотрудника. Это становится видно, когда персонал отмечает последовательно все свои действия в течение дня;
• насколько велики временные потери, и как они отражаются на эффективности. Это показывают пробелы в отчетах за день или непосредственное указание потерь персоналом;
• сколько времени тратится на отдельные операции конкретным сотрудником.

Однако у метода, кроме несомненных плюсов, есть и очевидные минусы:

• отсутствие гарантии объективности. Здесь поправка на человеческий фактор: никто не хочет выглядеть в глазах начальства бездельником и прокрастинатором. Поэтому самофотография приемлема в коллективах с высоким уровнем доверия;
• отсутствие гарантии полноты данных. Здесь говорим о том, что никто из сотрудников не застрахован от того, чтобы в агонии горящего дедлайна просто забыть сделать отметку о своих действиях;
• сложность аналитики. Собрать отчеты – это полдела. Они так и останутся лежать “мертвым грузом”, если не провести качественный анализ занятости внутри коллектива. Это, безусловно, задача руководителя, у которого, как правило, и других дел огромное множество.

Поэтому все чаще руководители компаний, особенно тех, чья деятельность сконцентрирована в офисном пространстве, приходят к использованию автоматических систем учета рабочего времени. В них отсутствуют недостатки, присущие самофотографии рабочего дня и другим методам контроля рабочего времени.

Программа учета рабочего времени

Программный подход к учету рабочего времени – не дань моде, как может показаться на первый взгляд. Это один из самых надежных и эффективных способов наладить внутренние процессы компании ради дальнейшего развития и повышения конкурентоспособности, поскольку позволяет увидеть все, что происходит, как есть.

Программы учета рабочего времени показывают каждое действие каждого сотрудника: от включения персональной рабочей машины (а значит, начала непосредственной работы) до выключения (то есть переработки за пределами установленного графика тоже учитываются). При этом из поля зрения не ускользает вопрос наполненности рабочего дня. Например, система учета рабочего времени CrocoTime:

• делает точную фотографию рабочего дня каждого сотрудника, тем самым освобождая персонал от дополнительной нагрузки по заполнению бланков отчетностей;
• точно фиксирует время, затраченное на отдельные операции, что позволяет сделать выводы о квалификации сотрудника и степени его вовлеченности в рабочий процесс;
• отмечает простои в работе, снимая проблему излишних чаепитий и перекуров;
• отслеживает использование приложений и интернет-ресурсов, раскладывая их на профильные и непрофильные для сотрудника в зависимости от внесенной в систему градации. Тем самым не позволяет, прикрываясь работой, заниматься личными делами или банально играть в игры;
• учитывает внекомпьютерную занятость, отмечая запланированные совещания, встречи, переговоры онлайн и офлайн с клиентами как продуктивно потраченное время;
• предоставляет готовую аналитику руководителю, а при необходимости и самому сотруднику, в наглядной и понятной форме.

Все эти возможности одной программы позволяют принимать грамотные управленческие решения и контролировать распределение нагрузки среди персонала, поскольку в отчетах легко увидеть:

• тех, кто банально нарушает дисциплину и потому не успевает выполнять задачи в течение рабочего дня;
• тех, кому не хватает нагрузки, у кого остается много свободного времени;
• тех, кто выполняет задачи дольше других из-за недостатка компетенций;
• тех, кто тратит рабочие часы на решение личных вопросов;
• тех, кто берет на себя просто много задач и оттого вынужден засиживаться на работе допоздна;
• тех, чью работу можно автоматизировать, усовершенствовав внутренний бизнес-процесс.

CrocoTime – проверенный инструмент для грамотного распределения рабочей нагрузки, что составляет основу успеха и эффективной работы любой компании.

Что такое тайм–менеджмент и для чего он нужен

Большое количество задач порождает стресс и растерянность Человек хватается то за одно, то за другое. В результате оба дела остаются невыполненными или следанными наспех, некачественно.

Распорядившись своим временем умело, без суеты и спешки можно выполнить намного больше заданий. К тому же качество работы будет намного выше.

Постоянная спешка выбивает из колеи, нарушает душевное равновесие и вызывает стресс. В результате решается меньше задач, качество выполнения становится хуже.

Из-за этих причин грамотный тайм-менеджмент приобретает большое значение. Он нужен и рядовым сотрудникам, и руководителям. Но каждом случае подход должен быть индивидуален.

Таким образом, система управления временем позволяет не только выполнить как можно больше работы, но и повысить ее качество, успокоиться и сделать свой труд более эффективным.

Основные принципы управления временем

Все основные принципы правильного распоряжения временем сводятся к 3 категориям:

• выделение приоритетов;
• планирование;
• структурирование.

Первая ступень – разделение задач по степени их важности. После этого важно правильно составить план, руководствуясь выделенными приоритетами. Структурирование предполагает отслеживание результатов деятельности.

Один из способов структурирования – т н. «календарь Сайнфелда». Визуальное наблюдение за своими результатами мотивирует к дальнейшему развитию.

Идея заключается в том, чтобы каждый день отмечать в календаре выполнение поставленной задачи и создать как можно более длинную цепочку. Если она прерывается, следующая линия должна быть на единицу длинней. Например: цель – наводить порядок на рабочем столе в конце рабочего дня. Вы добросовестно выполняли эту задачу в течение 8 рабочих дней подряд, потом произошел сбой. Запланируйте следующий интервал в размере 9 дней и т д.

Планирование рабочего дня

Опыт успешных людей нашего времени доказывает, что наибольших результатов достигает тот, кто лучше планирует и распределяет свои ресурсы. Грамотное планирование не только повысит эффективность труда, но и освободит часть времени для других дел или отдыха.

Закон Парето гласит, что 20% усилий обеспечит 80% успеха. Задача планирования – найти те самые 20%. Для этого существует множество инструментов.

Для руководителя

Важность умелого руководства трудно переоценить. От того, насколько грамотно оно будет осуществляться, зависит успех предприятия. Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время.

Глава организации работает в режиме многозадачности. Нужно уметь выделить из всей массы дел самые важные, приносящие максимальную отдачу. Остальные мероприятия можно поручить подчиненным. Обязательно нужно предусмотреть время для отдыха. Каждому этапу отводится установленное время.

На непредвиденные, спонтанные дела и отдых отводят по 20%. Остальные 40% времени должны занимать запланированные задачи.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют придерживаться следующих правил:

1. Каждый день заканчивать составлением плана на завтра.
2. Четко разграничить время для выполнения своих задач, работы с коллективом и отдыха.
3. Не решать все задачи самостоятельно. Научиться делегировать полномочия.
4. Для всех мероприятий отвести четко ограниченный промежуток времени и строго его придерживаться.
5. В конце рабочего дня подводить итоги, сверяясь с планом.

Для сотрудников

Рядовым работникам тоже нужно уметь организовать свой день путем грамотного планирования. Больше всего составление графика важно для бизнесменов, работающих на себя, фрилансеров. Ряд советов поможет составить план:

1. Планируйте работу заранее. Тогда, начиная новый период, не придется думать о том, что нужно сделать и тратить на это время.
2. В процессе составления плана продумайте сразу, как можно упростить и оптимизировать задачи.
3. Отделите планирование от работы, не смешивайте эти два занятия. Можно больше успееть сделать, если сначала продумать свои шаги, а затем взяться за дело. Не стоит продумывать свои действия в процессе выполнения задачи.
4. Многие разработанные инструменты планирования противоречивы. Выберите из них те, которые наиболее помогают в вашей ситуации.
5. Занимаясь планированием рабочего времени, всегда включайте в список дел то, что способствует общему развитию, повышению квалификации и уровня знаний. В плане должна быть не только рутина. Неважно, если сегодня этот пункт плана не сработает. Возможно, его удастся выполнить завтра.
6. Научитесь отсортировывать задачи по степени их значимости.
7. Избегайте суеты и недоделанных дел.

Методики тайм–менеджмента

Чтобы выполнить все задачи по упорядочиванию рабочего процесса, ведущими научными деятелями разрработаны разные методики. Все они основаны на основных принципах тайм–менеджмента. Но в каждом случае есть свои нюансы, поэтому к выбору инструмента для планирования стоит подходить индивидуально.

Матрица Эйзенхауэра

Известный экономист, бывший президент Америки Дуайт Эйзенхауэр предложил разделять весь массив дел на 4 категории:

1. Важные и срочные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, как можно скорее. Это может быть составление конспекта сегодняшней речи на общем собрании, или написание статьи, которую нужно сегодня сдать. Возможно, сюда попадут необходимость закончить проект для клиента или забрать детей из школы.
2. Важные, но не срочные задания. Например: записаться на курсы по английскому языку, просмотреть статьи по теме увеличения количества продаж, ознакомиться с новейшими разработками и т.д.
3. Срочные, но маловажные задачи. Это мелкие повседневные дела, которые можно поручить другому: создать рассылку, позвонить клиентам, сходить в магазин.
4. И наконец, несрочные и неважные дела. Их вообще выполнять не обязательно. Они не приносят пользы в работе, не помогают достигать цели. Это компьютерные игры, просмотр телепередач или ленты в соцсетях и т.п. Если такие занятия все же есть, время на них нужно контролировать.

Правило «лягушки»

Этот способ предусматривает выполнение самых трудных и важных дел в первую очередь. После этого все остальные задачи покажутся легкими.

Правило разработал канадский психолог и биснес-тренер Брайан Трейси. Перед началом выполнения работы организм полон энергии и психологически устойчив, поэтому выполнять задачи будет легче.

Составление плана действий заранее
Врач-психолог Ник Уигнал считает, что самым важным является полноценная подготовка к работе. Для этого нужно:

1. Собрать с вечера все, что может понадобиться для завтрашней работы: одежду, еду, инструменты, блокнот, телефон или ноутбук, зарядное устройство и т.п.
2. Хорошо выспаться. Если человек недосыпает, неорганизован и раздражителен, он не сможет работать в полную силу.
3. Завести ритуал. Например, всегда перед работой слушать одну и ту же музыку, или постоянно начинать день с выполнения какого-либо дела.
4. Продумать с вечера план действий на завтра. Неплохо оставлять его на рабочем столе.

Осмысленная работа не происходит сама по себе. Неважно, как рано вы просыпаетесь – если вы недосыпаете, неорганизованны и раздражительны, то не сможете работать в полную силу.

Чтобы максимально использовать наше утро, нужно сделать его легче, а не встать пораньше. И секрет облегчения заключается в создании системы, которая устранит отвлекающие факторы, подготовит ум и укрепит привычки.

Метод дедлайнов

Методика разделения

Этот способ предполагает разбиение задач на небольшие части. Тогда выполнение дела не кажется столь глобальным и начинает обрастать конкретикой. Решение маленькой задачи не вызывает страха перед масштабом задачи.

Правило 5 минут

Генеральный директор и соучредитель Инстаграма Кевин Систрем считает, что преодолеть нежелание что-либо делать поможет решение посвятить делу только 5 минут. В результате, когда это время пройдет, выполнение задачи незаметно для самого себя продолжится и в конце концов все окажется выполненным. По мнению Система мы настолько погружаемся в деятельность, что забываем о том, что нас окружает. Тогда кажется, что время летит незаметно.

Такого же мнения придерживалась профессор Лейпцигского университета Джулия Мюллер. Разработанная ею теория основана на том, что решив выполнять задачу 5–10 минут, человек чувствует себя более свободным от обязательств. На него не давит груз ответственности, а через небольшой интервал времени он может отказаться от задания.

«Помидоро»

Итальянский психолог разработал методику, суть которой сводится к тому, что время для выполнения дел разбивается на равные промежутки – «помидоры». Эти интервалы составляют 30 минут, 25 из которых – работа, а 5 – отдых. Через 4 цикла нужно сделать большой перерыв в течение 30 минут. Аналогичная тактика предлагает работать 52 минуты, а отдыхать – 17. Это время определено в результате исследований. Оказывается, 10% самых продуктивных сотрудников действовали так. Из этого исследователи американского сервиса The Muse сделали вывод, что секрет сохранения высочайшего уровня производительности в течение рабочего дня не в том, чтобы работать дольше, а в том, чтобы работать умнее с частыми перерывами на отдых. Но периоды расслабления нельзя затягивать.

Техника 1–3–5

Методика основана на том, что каждый день нужно выполнять 1 крупное дело, 3 менее значительных и 5 мелких. Применение этого праваила поможет постепенно уничтожить накопления.

Принцип трех дел

Этот способ поможет тем, у кого не хватает времени для выполнения долгосрочных задач по развитию, достижении целей. Согласно этой теории нужно сделать следующее:

1. Записать 3 задачи, которые нужно сделать сегодня.
2. Обозначить 3 вещи, которые требуется выполнить на этой неделе.
3. Зафиксировать 3 цели, которых нужно достичь в этом году.

Рекомендации для того, чтобы выполнить намеченное :

1. Начинайте каждый день с выяснения того, на чем сосредоточиться в течение дня.
2. Проверяйте себя в течение дня — помните ли вы, какие у вас три приоритета?
3. Совершенствуйте свои навыки — обратите внимание на то, сколько времени, по вашему мнению, займет процесс, и улучшайте свои результаты с течением времени.
4. Радуйтесь достигнутому! Поощрайте себя каждый раз, когда вы достигнете того, к чему стремились.

Японский канбан

Система, разработанная в Японии, предлагает сделать рабочий процесс наглядным. Для этого на доске размещают стикеры с заданиями в 3 столбца: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Благодаря этой методике сразу видна рабочая загрузка, а переход в другую колонку приносит удовлетворение.

По мере выполнения дел стикеры перемещают в соответствующую графу. Можно пользоваться бумагой разного цвета в зависимости от степени важности задания.

Метод айсберга

Этод способ помогает создать собственную базу данных. Он заключается в том, чтобы сохранять всю информацию – письма, статьи, отчеты, предписания – в одном месте, например в приложении «Заметки». Каждые 4–6 недель весь собранный материал просматривают, ненужное удаляют, распределяют по папкам.

Метод 90/30

Многие известные люди пользуются этим способом. Его суть заключается в том, что 90 минут посвящается работе, а 30 минут – отдыху. Причем во время первого интервала выполняют самые трудные дела, а затем – в порядке убывания их сложности. По мнению психологов, 90 минут – это тот период, который человек может плодотворно работать. Причем поначалу мозг находится на пике своей продуктивности, а потом начинает уставать.

Одна задача в один период времени

Социологи предполагают, что невозможно обрабатывать более одной строки информации за раз. Мозг просто не может этого сделать. Исследователи из Стэнфордского университета доказали, что люди, которые выполняют одновременно несколько задач – смотрят телевизор, разговаривают, составляют отчет – плохо справляются со всеми. Они не могут полностью контролировать то, о чем они думают и на что обращают внимание.

Есть подарок?

Наиболее частые ошибки при планировании

Возможные причины, из-за которых план срывается, можно разделить на 3 категории:

1. Технические. Сюда входят неправильно рассчитанное или неопределенное время на выполнение дела, нечетко поставленная задача, чрезмерно сложная работа.
2. Психологические. Это страх неудачи, предпочтение работать в постоянном состоянии цейтнота, неопределенность собственных целей и отношения к делу.
3. Внешние. Сюда относятся слишком большой объем возложенных задач, невыполнение коллегами своей деятельности и т.д.

Планирование необходимо всем: как рядовым сотрудникам, так и руководителям, поскольку повышает эффективность труда, организует деятельность и способствует успеху. Каждый должен выбирать подходящие ему методы.

Главное, что нужно знать про тайм-менеджмент

Универсального способа, как организовать рабочий день, чтобы все успеть, не существует!

Мы проверяли, правда. Во-первых, потому что все люди разные, и не все любят планировать и делать задачи по списку. Во-вторых, потому что рабочие дни у одного и того же сотрудника тоже бывают разные. Иногда нужно за 8 часов провести два мозговых штурма, три совещания, сдать очень важный проект, а иногда — не отрываясь на разговоры, сделать сотню мелких, но требующих высокой концентрации дел. Одним способом тут не отделаешься. Чтобы лучше понять, как распланировать свой день, полезно знать много разных инструментов и принципов и научиться вовремя их применять.

Важно не то, что вы в итоге сделаете дела, а то, КАК вы их сделаете

В этом тексте мы собрали принципы тайм-менеджмента, которые не просто помогают успеть сделать все важные и неважные дела на день (в этом лучше всего помогает догорающий дедлайн), но еще и сохраняют ваши нервы, силы и желание приходить на работу каждый день. Потому что можно, конечно, в спешке закрывать проект за проектом без отдыха и с переработками, но насколько это будет продуктивно и правильно, надолго ли хватит рабочего настроя? Звучит как начало истории про профессиональное выгорание. Итак, о принципах организации дня.

Принцип № 1: ведите бэклог задач

Всегда. Это важно выполнять. Можете даже личные дела также вести. Потому что прежде чем понять, как правильно распланировать свой день, надо определить, что вам собственно нужно делать? Без списка тут не обойтись.

Todo-листы, канбан-доски типа Trello, Bullet journal и простой бумажный ежедневник идеально для этого подходят. Есть даже notion — объединяет в себе всё, что только хотите.

Принцип № 2: приоритезируйте бэклог

Хвататься за всё подряд — совсем не эффективно. Глядя на список дел, вы должны сразу понять, что из этого нужно делать срочно, а что можно планировать на потом.

Расставить приоритеты можно тоже по-разному. Например, разделив все дела на 4 части по матрице Эйзенхауэра: в основе — квадрат. Или воспользоваться методом 1-3-5, когда у вас всего одно важное дело на день, три средней значимости и пять мелких, их легко сделать. Или вообще распределить свои задачи на основе принципа Парето и научиться начинать с тех, которые принесут 80% результата.

Принцип № 3: фиксируйте всё, что вы делаете в течение дня

Запишите, а потом вычеркивайте из списка то, что сделали. Во-первых, это поможет сохранить актуальность списка. Во-вторых, подстегивает ваш энтузиазм.

Особенно круто будет, если при этом вы еще засечете время, которое потратили на каждую задачу. Приложения типа toggl созданы специально для того, чтобы знать, сколько времени ушло на какой-нибудь отчет, и учитывать эту скорость важно при дальнейшем планировании.

Принцип № 4: давайте себе отдохнуть

Это может быть 10 минут на поболтать с коллегами или полчаса йоги. Всё зависит от того, как долго вы можете фокусироваться на одной задаче и как вам нравится расслабляться на работе.

Если вы расписываете важные задачи и список дел не только по приоритетам, но еще и по времени, проследите, чтобы в плане на день нужное вам время для отдыха тоже было учтено.

Принцип № 5: узнайте, что помогает вам концентрироваться

Кому-то нужно включить драйвовую музыку, а кому-то нужна полная тишина. Если необходимо, отключите все оповещения, уберите телефон в сумку, вставьте беруши в уши или наоборот, идите работать за большой стол с шумными коллегами.

Даже самое качественное планирование может потерпеть неудачу, если сфокусироваться на делах не получается. И не пренебрегайте медитациями. Тем более, что их можно делать даже в офисе. Они также эффективны для внимания, как спортивные тренажеры для мышц.

Принцип № 6: выстройте подходящую очередность задач

Если перспектива несколько часов подряд делать одно и то же кажется вам классной — составляйте план на день из групп одинаковых задач, которые нужно сделать.

Но если вы скорее всего уснете за пятым отчетом подряд — разбавляйте похожие задачи другими делами. Сделали два отчета? Позвоните клиенту, разберите почту и только потом делайте третий.

Принцип № 7: поймите, как на вас влияют встречи и обсуждения

Общение и коллективные встречи-обсуждения могут здорово выматывать или наоборот заряжать энергией. Вспомните, как обычно они влияют на ваш настрой и в соответствие с этим планируйте другие свои задачи на день.

Если вы можете влиять на время собрания, назначайте его так, чтобы зарядиться энтузиазмом от него на весь день. Или наоборот, ставьте встречу на вечер, чтобы сразу после пойти отдыхать.

А если время для брейнштормов обычно устанавливаете не вы — постарайтесь понять, как организовать рабочий день и дела из списка так, чтобы ваше настроение после встречи или вообще на них не повлияло, или повлияло только положительно.

Планируем начало рабочего дня

Мы много раз слышали, что для эффективной работы надо вставать ужасающе рано, мчать в спортзал, завтракать мега-полезным смузи и как можно больше улыбаться. Ну, что тут сказать? Кто-то действительно любит встать пораньше и переделать самые важные дела еще до 10 утра, но кто-то скорее уснет за рабочим столом, если проснется раньше 11.

Не важно, в какое время вы просыпаетесь и начинаете работать.Чтобы все успеть, рекомендуем в начале дня следовать трем простым советам, чтобы создать настрой:

1. Быть в базовом состоянии

Это значит быть бодрым, сытым и здоровым. Без этого о продуктивной работе можно забыть. Если что-то идет не так, лучше вообще отложить дела (даже срочные) и вернуться к ним как только поправите состояние. Завтраком, коротким сном или больничным.

2. Заранее знать план на день

Хотя бы примерный. Держать все рабочие дела первостепенной важности в голове неудобно и ненадежно. Чтобы лучше понимать, как распланировать свой день, нужно сразу иметь перед глазами весь список задач, которыми нужно заняться сегодня. Первым делом открывайте свой todo, календарь или что угодно еще и распределяйте по приоритетам всё, что там видите.

3. Начать с подходящего дела

Есть два типа людей. Первые предпочитают начинать с самой сложной и трудоемкой цели на день. Это принцип «eat that frog», когда вы безотлагательно приступаете к самому главному делу, тратите на него столько, сколько нужно ресурсов в начале дня и приступаете к остальным более простым и приятным задачам только когда покончите с первым монстром.

Второй тип людей — любители практики маленьких шагов. Они скорее уволятся, чем с самого утра возьмутся за что-то жесткое и сложное. Им нужно раскачаться, войти во вкус. Убедиться, что они молодцы, набрать скорость на задачах попроще и только потом на этой энергии браться за неприятные задачи.

Если вы уже знаете, какой принцип вам ближе — отлично. Теперь понятно, с чего начинать день. Всем, кто сомневается, советуем поэкспериментировать в течение недели и определить свой тип.

Планируем основное рабочее время

Здесь главное не испортить всё, что было заложено с утра, и при этом не устать раньше времени. Для этого:

Придерживайтесь изначального плана на день

И учитесь говорить «я сделаю это завтра». Скорее всего во время работы вам будут прилетать новые задачи. И первая реакция в таких случаях — отложить всё, что делали до этого и взяться за новое прямо сейчас. Но только если эти задачи реально не горят как костры святой инквизиции, полезнее будет отложить их на завтра. Или на послезавтра. В общем на тогда, когда в вашем списке дел есть свободное место.

Про все плюсы такого подхода есть даже целая книга, почитайте, если интересно.

Не увязайте в одной задаче

Это не значит, что нужно жестко ограничивать время на выполнение одного дела из вашего списка. Но значит, что для сохранения продуктивности, лучше работать короткими подходами.

Можно использовать для планирования квадрат Эйзенхауэра, помодоро-таймер или просто ставить будильник на периоды работы и отдыха. Главное, чтобы в порыве рабочего энтузиазма не пропустить момент, когда мозги уже перестали соображать и вы читаете одно и то же предложение уже 5 минут.

Модерируйте коллективные обсуждения и встречи

Заранее согласовывайте план встреч и главную задачу для решения. Приходите подготовленными, со списком вопросов на обсуждение, например.

По возможности, отведите на обсуждения не больше 30 минут и модерируйте весь процесс. Да, даже если это брейн-шторм или просто обед с деловыми партнерами. Вы ведь встречаетесь с ними, чтобы получить рабочий результат, а не просто приятно провести время.

Планируем конец рабочего дня

Основная задача — подготовиться к завтрашнему дню и уйти отдыхать со спокойной душой.

Проверьте свой план на прошедший день

Пройдитесь по списку задач на день: проверьте, что вы сделали, какие задачи остались нерешенными. Если есть силы и время дорешать несделанное — займитесь этим. Если нет — перенесите задачи на следующий день.

Заранее составьте план на завтра

И минимально приоритезируйте его. Теперь вы знаете, что завтрашний день зависит от того, каким будет этот список.

Не засиживайтесь допоздна

Чтобы поддерживать эффективность на работе, надо качественно отдыхать в свободное время. Заряжаться энергией, получать новые впечатления и просто банально отсыпаться. Базовое состояние само себя не поддержит. Так что научитесь тому, как организовать свой день, чтобы все успевать. И как нормально планировать свой отдых (и активный, и пассивный). Хватит с вас ночных переработок! Профессиональное выгорание наступает незаметно.

Вместо итога

Планирование — это привычка. Вы просто в какой-то момент понимаете, что гореть на каждом дедлайне совсем не обязательно, а если всё продолжать в том же виде, стресс станет хроническим, а пропущенных и не сделанных задач будет только больше.

С этого момента и система приоритетов сама собой подбирается подходящая, и помодоро-таймеры появляются сами собой.

Просто начните. И идеальные способы найдут вас сами.

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней. 

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

1. Глобальная цель.
2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
3. План на ближайшие 3–5 лет.
4. Планы на год и месяц.
5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

1. Быть инициативным, искать возможности.
2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.