Как составить законодательную базу - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Нормативно-правовая база – это совокупность официальных письменных (изданных) документов, которые принимаются в определенной форме правотворческим органом. Под правовой нормой следует понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера.

Основное назначение нормативно-правовых документов состоит в закреплении правовой информации, в придании словам юридического значения и в доведении правил поведения до адресата.

Источник

Утверждены

протоколом заседания

Правительственной комиссии

по проведению административной реформы

от 18.08.2016 N 6

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ И ИХ ОТДЕЛЬНЫХ ЧАСТЕЙ

(ПОЛОЖЕНИЙ), СОДЕРЖАЩИХ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, СОБЛЮДЕНИЕ

КОТОРЫХ ОЦЕНИВАЕТСЯ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ ПО КОНТРОЛЮ

В РАМКАХ ОТДЕЛЬНОГО ВИДА ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ

(НАДЗОРА) (ВМЕСТЕ С ТИПОВОЙ ФОРМОЙ ПЕРЕЧНЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ,

СОДЕРЖАЩИХ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, СОБЛЮДЕНИЕ КОТОРЫХ

ОЦЕНИВАЕТСЯ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ ПО КОНТРОЛЮ)

I. Общие положения

1. Настоящие методические рекомендации разработаны с целью оказания методической помощи по организации работы федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора) (далее — органы государственного контроля (надзора)), по составлению перечня правовых актов и их отдельных частей (положений), содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора) указанными органами (далее — Перечень актов, содержащих обязательные требования).

2. Для целей настоящих методических рекомендаций используются следующие понятия:

2.1. обязательные требования — условия, ограничения, запреты, обязанности, предъявляемые к осуществлению гражданами и организациями предпринимательской и иной деятельности, совершению ими действий, результатам осуществления деятельности или совершения действий, использованию ими при осуществлении указанной деятельности, совершении действий производственных объектов, установленные в целях защиты охраняемых законом ценностей международными договорами Российской Федерации, актами органов Евразийского экономического союза, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации также нормативными правовыми актами органов государственной власти СССР и РСФСР, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти СССР и РСФСР «1» и иными нормативными документами. Обязательные требования также могут содержаться в документах, не являющихся нормативными правовыми актами, если для неопределенного круга лиц обязанность соблюдать положения указанных документов предусмотрена законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации применительно к определенным видам государственного контроля (надзора).

———————————

«1» Соблюдение соответствующих законодательству Российской Федерации обязательных требований, установленных нормативными правовыми актами органов исполнительной власти СССР и РСФСР, может проверяться в рамках осуществления государственного контроля (надзора) до 1 июля 2017 года в соответствии с Федеральным законом от 3 июля 2016 г. N 277-ФЗ «О внесении изменений в Федеральным закон «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и Федеральный закон «О стратегическом планировании в Российской Федерации»).

2.2. нормативные документы — документы, принятые федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти СССР и РСФСР в соответствии с ранее действующим регулированием, не являющимся нормативными правовыми актами и применяющиеся в качестве обязательных к деятельности хозяйствующих субъектов до момента урегулирования соответствующих отношений нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с актуальными положениями законодательства Российской Федерации (например, до дня вступления в силу соответствующих технических регламентов — нормативные документы, устанавливающие требования к продукции и процессам (ГОСТы, СНиПы, Своды правил и т.д.);

2.3. обязательные требования технического характера — обязательные требования, регламентирующие производственные процессы хозяйствующих субъектов, эксплуатацию их производственных объектов, а также производимую и (или) реализуемую хозяйствующими субъектами продукцию, в том числе обязательные требования в сфере технического регулирования, в сфере охраны труда, в сфере ветеринарии, в сфере карантина растений, в сфере природопользования, в сфере промышленной безопасности, в области использования атомной энергии, в сфере санитарно-эпидемиологического благополучия и в иных системах нормирования, устанавливаемые в целях обеспечения безопасности указанных процессов, объектов и продукции;

2.4. хозяйствующие субъекты — юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, не зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, но осуществляющие профессиональную приносящую доход деятельность в соответствии с федеральными законами на основании государственной регистрации, лицензии или в силу членства в саморегулируемой организации, в отношении которых федеральными законами предусмотрено осуществление государственного контроля (надзора), физические лица, обратившиеся в уполномоченный государственный орган с заявлением о присвоении одного из вышеуказанных статусов, а также государственные органы и органы местного самоуправления при осуществлении ими вне рамок своих властных полномочий обычной хозяйственной деятельности (в части соблюдения обязательных требований, предъявляемых к организациям независимо от их ведомственной принадлежности).

3. Перечень актов, содержащих обязательные требования, разрабатывается по отношению к отдельному виду государственного контроля (надзора). При осуществлении органом государственного контроля (надзора) нескольких видов государственного контроля (надзора) необходимо разрабатывать самостоятельные перечни актов, содержащих обязательные требования, по отношению к каждому виду государственного контроля (надзора), полномочиями на осуществление которых наделен такой орган. Разработка Перечня актов, содержащих обязательные требования, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации в области защиты государственной тайны и иной информации ограниченного доступа.

4. Разработка Перечня актов, содержащих обязательные требования, осуществляется в следующих целях:

4.1. актуализация информации о действующих и применяемых органом государственного контроля (надзора) при проведении мероприятий по контролю обязательных требованиях;

4.2. систематизация практики осуществления государственного контроля (надзора) различными территориальными органами, подразделениями и должностными лицами в рамках одного органа государственного контроля (надзора) в части приведения к единообразному пониманию предмета соответствующего вида государственного контроля (надзора) и массива обязательных требований, подлежащих проверке;

4.3. обеспечение доступности информации об обязательных требованиях для хозяйствующих субъектов, деятельность которых подлежит государственному контролю (надзору).

5. Разработка и дальнейшее ведение Перечня актов, содержащих обязательные требования, позволит решить следующие задачи:

5.1. проведение инвентаризации в сфере деятельности соответствующего органа государственного контроля (надзора) массива накопленных актов, содержащих контролируемые таким органом обязательные требования, принятых ранее самим органом государственного контроля (надзора), его правопредшественниками или иными государственными органами, международными организациями;

5.2. ведение постоянного учета выявленных и вновь принимаемых актов, устанавливающих обязательные требования в сфере деятельности органа государственного контроля (надзора);

5.3. размещение в открытом доступе Перечня актов, содержащих обязательные требования, обеспечение открытости и доступности для хозяйствующих субъектов текстов актов, включенных в Перечень актов, содержащих обязательные требования.

6. При разработке и последующем применении Перечня актов, содержащих обязательные требования, рекомендуется придерживаться следующих принципов:

6.1. обеспечение исчерпывающего Перечня актов, содержащих обязательные требования, включающего в себя весь массив фактически применяемых и контролируемых обязательных требований при осуществлении соответствующего вида государственного контроля (надзора);

6.2. обеспечение фактического применения Перечня актов, содержащих обязательные требования, территориальными органами и иными подразделениями органа государственного контроля (надзора) и его должностными лицами при планировании и проведении мероприятий по контролю;

6.3. обеспечение актуальности Перечня актов, содержащих обязательные требования, после его разработки и утверждения посредством своевременного внесения в него изменений и дополнений в связи с вновь выявленными обязательными требованиями или изменениями нормативного правового регулирования;

6.4. обеспечение доступности Перечня актов, содержащих обязательные требования, в том числе посредством его размещения на официальном сайте органа государственного контроля (надзора).

7. Перечень актов, содержащих обязательные требования, утверждается приказом соответствующего органа государственного контроля (надзора) с учетом настоящих методических рекомендаций.

II. Содержание Перечня актов, содержащих

обязательные требования

8. В Перечень актов, содержащих обязательные требования, включаются любые акты, которыми устанавливаются обязательные требования, соблюдение которых подлежит проверке при осуществлении государственного контроля (надзора), в том числе:

8.1. международные договоры Российской Федерации;

8.2. акты органов Евразийского экономического союза;

8.3. федеральные законы;

8.4. указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

8.5. нормативные правовые акты и нормативные документы федеральных органов исполнительной власти;

8.6. нормативные правовые акты органов государственной власти СССР и РСФСР, нормативные правовые акты органов исполнительной власти СССР и РСФСР (до 1 июля 2017 г.);

8.7. законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации;

8.8. иные документы, обязательность соблюдения которых установлена законодательством Российской Федерации, в том числе документы методического характера, если положения таких документов до такой степени уточняют содержание применяемых обязательных требований, установленных актами большей юридической силы, что приобретают самостоятельное правовое значение, акты федеральных органов исполнительной власти, содержащие разъяснения законодательства и обладающие нормативными свойствами.

9. В Перечень актов, содержащих обязательные требования, включаются как акты, содержащие обязательные требования, касающиеся соблюдения различных административно-правовых и разрешительных режимов, так и акты, содержащие обязательные требования технического характера.

10. В Перечень актов, содержащих обязательные требования, включаются все акты, в которых определены обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю соответствующим органом государственного контроля (надзора), в том числе акты, утвержденные иными органами власти.

11. В Перечень актов, содержащих обязательные требования, рекомендуется включать только те акты, которые фактически применяются органом государственного контроля (надзора) при проведении мероприятий по контролю в текущей практике. Не следует включать в перечни актов, содержащих обязательные требования, акты, формально относящиеся к сфере ведения органа государственного контроля (надзора), в том числе нормативные документы с неясным правовым статусом, информация об отмене или прекращении действия которых отсутствует, если в отношении указанных актов сложилась практика их неприменения при осуществлении государственного контроля (надзора).

12. Если в акт, подлежащий включению в Перечень актов, содержащих обязательные требования, включены обязательные требования, составляющие предмет проверки при осуществлении различных видов государственного контроля (надзора), то в отношении такого акта рекомендуется указывать ссылки на внутренние структурные единицы акта, которыми устанавливаются обязательные требования по соответствующему виду государственного контроля (надзора).

13. Типовая форма Перечня актов, содержащих обязательные требования, приведена в приложении 1 к настоящим методическим рекомендациям.

14. Органам государственного контроля (надзора), оценивающим при проведении мероприятий по контролю соблюдение актов, утверждаемых самими хозяйствующими субъектами, либо иных документов, обязательность которых для хозяйствующего субъекта основана на его действиях, рекомендуется в дополнение к Перечню актов, содержащих обязательных требования, разрабатывать и размещать на официальном сайте в сети «Интернет» перечень наименований соответствующих актов и документов (их видов).

III. Организация работы по составлению и ведению Перечня

актов, содержащих обязательные требования

15. Работа органов государственного контроля (надзора) по составлению Перечня актов, содержащих обязательные требования, заключается:

15.1. в первичной разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования;

15.2. в дальнейшем ведении Перечня актов, содержащих обязательные требования, и поддержании его в актуальном состоянии.

16. Первичную разработку Перечня актов, содержащих обязательные требования, рекомендуется проводить в соответствии со следующими этапами:

16.1. подготовительный этап;

16.2. аналитический этап;

16.3. этап апробации;

16.4. общественное обсуждение проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования;

16.5. утверждение Перечня актов, содержащих обязательные требования.

17. В рамках подготовительного этапа рекомендуется принять распорядительный акт органа государственного контроля (надзора) о разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования.

18. В акте, указанном в пункте 17 настоящих методических рекомендаций, целесообразно определить:

18.1. заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора), возглавляющего (курирующего) работу по разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования, и являющегося председателем рабочей группы по разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования;

18.2. создание рабочей группы по разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования (далее также — рабочая группа), и ее персональный состав;

18.3. секции рабочей группы по разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования, их руководителей и персональный состав таких секций (при необходимости учета специфики отдельных направлений осуществления вида государственного контроля (надзора) и (или) специфики отдельных объектов государственного контроля (надзора));

18.4. календарный план работы рабочей группы с указанием окончательных и промежуточных сроков разработки Перечня актов, содержащих обязательные требования (в том числе сроков прохождения этапов разработки Перечня актов, содержащих обязательные требования).

19. В состав рабочей группы по разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования, (ее секций) рекомендуется включать:

19.1. представителей подразделения органа государственного контроля (надзора), ответственного за правовую работу;

19.2. представителей структурных подразделений центрального аппарата органа государственного контроля (надзора), ответственных за реализацию полномочий по осуществлению вида государственного контроля (надзора), в том числе представителей инспекторского состава, имеющих значительный опыт непосредственного проведения мероприятий по контролю;

19.3. представителей общественного совета органа государственного контроля (надзора);

19.4. представителей подведомственных учреждений, в том числе привлекаемых к проведению (обеспечению проведения) мероприятий по контролю (при наличии);

19.5. представителей экспертных организаций, в том числе привлекаемых к проведению мероприятий по контролю;

19.6. представителей научных организаций, осуществляющих разработку технических норм и правил, применяемых в качестве обязательных требований при осуществлении вида государственного контроля (надзора), в отношении которого разрабатывается Перечень актов, содержащих обязательные требования (в том числе функционирующие ранее в качестве головных научных организаций отрасли) (при их наличии);

19.7. представителей объединений юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, саморегулируемых организаций в сфере осуществления государственного контроля (надзора).

20. Информацию о начале разработки органом государственного контроля (надзора) Перечня актов, содержащих обязательные требования, рекомендуется раскрывать для всеобщего сведения путем размещения на официальном сайте органа государственного контроля (надзора) распорядительного акта, указанного в пункте 17 настоящих методических рекомендаций. При этом размещать такой акт на сайте органа государственного контроля (надзора) следует в полном объеме с учетом всех его приложений, в том числе касающихся персонального состава рабочей группы по разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования.

21. В рамках аналитического этапа рекомендуется провести работу по выявлению актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю. Аналитический этап организуется и проводится рабочей группой по разработке Перечня актов, содержащих обязательные требования.

22. Для составления первоначальной версии Перечня актов, содержащих обязательные требования, рекомендуется использовать следующие источники информации:

22.1. нормативные правовые акты и нормативные документы в сфере осуществления государственного контроля (надзора), в том числе посредством их поиска в справочно-правовых системах;

22.2. затребование информации о применяемых актах, содержащих обязательные требования, в территориальных органах и иных подразделениях органа государственного контроля (надзора), непосредственно осуществляющих мероприятия по контролю;

22.3. выборочное или сплошное изучение материалов проверок, актов проверок, выданных предписаний, а также материалов дел об административных правонарушениях за определенный период;

22.4. ведомственные информационные системы в сфере государственного контроля (надзора), если функционал данных систем обеспечивает хранение и обработку информации о результатах проверочных мероприятий, и в них содержатся указания на нормативные правовые акты и нормативные документы и их структурные единицы, в отношении которых по результатам проверок были выявлены нарушения;

22.5. данные отраслевых систем регистрации (банков данных) актов нормирования (например, Федеральный информационный фонд технических регламентов и стандартов. Единая федеральная база данных в области государственного санитарно-эпидемиологического нормирования и так далее).

23. При наличии возможности в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации и законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд орган государственного контроля (надзора) может привлекать сторонние организации для оказания консультационных услуг по составлению первоначальной версии Перечня актов, содержащих обязательные требования.

24. Региональным органам государственного контроля (надзора) при разработке Перечней актов, содержащих обязательные требования, по отношению к видам государственного контроля (надзора), осуществляемых одновременно как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации, в части применяемых ими нормативных правовых актов Российской Федерации и нормативных документов, действующих на федеральном уровне, рекомендуется основываться на перечнях актов, содержащих обязательные требования, утвержденных федеральными органами исполнительной власти, уполномоченными на осуществление таких же видов государственного контроля (надзора) (при наличии утвержденных ими перечней).

25. В отношении выявленных актов, содержащих проверяемые обязательные требования с неясным правовым статусом, информация об отмене или прекращении действия которых отсутствует, и правоприменительная практика которых является несистематичной, рекомендуется проводить правовую экспертизу. Такая экспертиза проводится на основании протокольного решения рабочей группы уполномоченным подразделением органа государственного контроля (надзора). При невозможности определения правового статуса акта по результатам правовой экспертизы, запрос о рассмотрении статуса указанного акта направляется в орган, принявший указанный акт, или являющийся правопреемником такого органа.

26. Выявленные акты, содержащие обязательные требования, рекомендуется формировать в перечень по форме приложения 1 к настоящим методическим рекомендациям.

27. Разделы и подразделы рекомендуется делить на дополнительные структурные единицы в целях необходимости учета специфики отдельных направлений осуществления вида государственного контроля (надзора) и (или) специфики отдельных объектов государственного контроля (надзора)).

28. В отношении каждого включаемого в перечень акта, содержащего обязательные требования, рекомендуется приводить краткое описание круга лиц и (или) перечня производственных объектов, в отношении которых устанавливаются соответствующие обязательные требования.

29. Подготовленную версию Перечня актов, содержащих обязательные требования, рекомендуется рассмотреть на заседании рабочей группы или ее секции. Члены рабочей группы могут принять решение о направлении перечня на доработку или об одобрении проекта Перечня актов, содержащих обязательные требованиям, протокольным решением.

30. Одобренный рабочей группой проект Перечня актов, содержащих обязательные требования, направляется руководителю органа государственного контроля (надзора) для принятия им решения о передаче перечня на апробацию в территориальные органы и иные подразделения органа государственного контроля (надзора), непосредственно осуществляющие мероприятия по контролю.

31. Одновременно с проектом Перечня актов, содержащих обязательные требования, рабочая группа направляет руководителю органа государственного контроля (надзора) перечень актов, формально продолжающих действовать, но не применяемых на практике и рекомендуемых к отмене, для принятия им решения о признании их утратившими силу (при наличии соответствующей компетенции) или решения о направлении соответствующего предложения в иные органы власти.

32. Этап апробации начинается с момента принятия решения руководителем органа государственного контроля (надзора) о направлении проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, на апробацию в территориальные органы и иные подразделения органа государственного контроля (надзора), непосредственно осуществляющие мероприятия по контролю, а также в подведомственные учреждения, привлекаемые к проведению (обеспечению проведения) мероприятий по контролю (при наличии).

33. Руководитель органа государственного контроля (надзора) может принять решение об отсутствии необходимости проведения апробации проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования. В этом случае данный этап разработки Перечня актов, содержащих обязательные требования, не проводится.

34. Апробацию проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, рекомендуется проводить в срок не более одного месяца. Апробация проводится путем ознакомления практикующих работников с проектом перечня и применением его в конкретных текущих проверочных мероприятиях.

35. Каждому подразделению органа государственного контроля (надзора), участвующему в апробации, рекомендуется формировать отзывы на проект Перечня и давать предложения об изменении (дополнении) такого перечня.

36. Этап апробации завершается после утверждения на заседании рабочей группы протокола об итогах апробации и сводной таблицы замечаний подразделений, участвующих в апробации, с заключением о целесообразности учета таких замечаний и предложений. При необходимости в проект Перечня актов, содержащих обязательные требования, вносятся изменения и дополнения.

37. В отношении проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования. рекомендуется провести этап общественного обсуждения посредством:

37.1. обсуждения проекта на экспертных площадках, в том числе на общественном совете органа государственного контроля (надзора) при его наличии:

37.2. направления проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, на отзыв:

Уполномоченному по защите прав предпринимателей в Российской Федерации — федеральными органами государственного контроля (надзора) и уполномоченным по защите прав предпринимателей в субъектах Российской Федерации — региональными органами государственного контроля (надзора);

объединениям юридических лиц, индивидуальных предпринимателей;

саморегулируемым организациям в сфере осуществления государственного контроля (надзора) (при их наличии).

38. размещения проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, на официальном сайте органа государственного контроля (надзора), с возможностью оставления пользователями сайта своих комментариев и предложений.

39. Срок направления отзывов на проект Перечня актов, содержащих обязательные требования, а также срок, в течение которого пользователи сайта могут оставлять свои комментарии и предложения, рекомендуется устанавливать не менее чем 15 календарных дней.

40. Этап общественного обсуждения проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, может проводиться одновременно с этапом апробации.

41. Этап общественного обсуждения проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, завершается после утверждения на заседании рабочей группы протокола об итогах общественного обсуждения и сводной таблицы поступивших замечаний и предложений с заключением о целесообразности учета таких замечаний и предложений. При необходимости в проект Перечня актов, содержащих обязательные требования, вносятся изменения и дополнения.

IV. Утверждение Перечня актов, содержащих

обязательные требования

42. После завершения этапа апробации (при его проведении) и этапа общественного обсуждения проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, рабочая группа одобряет окончательную версию проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, и направляет ее руководителю органа государственного контроля (надзора).

43. По результатам рассмотрения руководителя органа государственного контроля (надзора) или утверждает перечень приказом органа государственного контроля (надзора), или отправляет его на доработку.

44. В случае если один и тот же вид государственного контроля (надзора) осуществляется одновременно несколькими органами государственного контроля (надзора) после разработки одним из таких органов Перечня актов, содержащих обязательные требования, рекомендуется направлять проект Перечня иным органам государственного контроля (надзора), осуществляющим такой вид государственного контроля (надзора) для подготовки отзыва в течение 10 рабочих дней. Направление проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования, на отзыв в иные органы государственного контроля (надзора) может осуществляться заранее на этапе общественного обсуждения проекта Перечня актов, содержащих обязательные требования. Замечания иных органов государственного контроля (надзора) при необходимости учитываются при утверждении Перечня актов, содержащих обязательные требования.

45. При утверждении Перечня актов, содержащих обязательные требования, региональными органами государственного контроля (надзора) в отношении видов государственного контроля (надзора), осуществляемых такими органами в рамках исполнения полномочий Российской Федерации, переданных для осуществления субъектам Российской Федерации, рекомендуется согласовывать утверждаемые перечни с федеральными органами исполнительной власти, ответственными за организацию и осуществление контроля, мониторинга эффективности и качества осуществления переданных полномочий.

V. Размещение Перечня актов, содержащих обязательные

требования, на официальном сайте органа государственного

контроля (надзора)

46. Утвержденный Перечень актов, содержащих обязательные требования, размещается на официальном сайте органа государственного контроля (надзора) в сети «Интернет» (далее — сайт).

47. При размещении Перечня актов, содержащих обязательные требования, на сайте рекомендуется придерживаться следующих требований:

47.1. на сайте следует создать специальную страницу, которая должна иметь собственное наименование «Перечень обязательных требований»;

47.2. на главной странице сайта, а также на страницах сайта, посвященных вопросам осуществления государственного контроля (надзора) должны располагаться гиперссылки, обеспечивающие доступ на специальную страницу с названием «Перечень обязательных требований»;

47.3. на специальной странице сайта «Перечень обязательных требований» должны быть доступны перечни актов, содержащих обязательные требования, по отношению ко всем видам государственного контроля (надзора), которые осуществляет орган государственного контроля (надзора);

47.4. перечни актов, содержащих обязательные требования, размещаются для просмотра в формате html, а также в форматах, доступных для скачивания и пригодных для обработки в текстовых редакторах;

47.5. в открывающихся перечнях актов, содержащих обязательные требования, наименования актов должны содержать гиперссылки на полные тексты актов, которые включены в перечень. Открытие такой гиперссылки должно позволять получить доступ к полному тексту соответствующего акта для просмотра в формате html, а также в форматах, доступных для скачивания и пригодных для обработки в текстовых редакторах. Данная рекомендация может быть учтена посредством перенаправления пользователя сайта к тексту соответствующего акта, размещенного на Официальном интернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru). В случае, если обязательные требования устанавливаются незначительной частью акта, включенного в Перечень актов, содержащих обязательные требования, допускается обеспечивать доступ к содержанию проверяемых требований путем размещения выписок из соответствующих актов;

47.6. при включении в Перечни актов, содержащих обязательные требования, значительного количества таких актов, на специальной странице сайта «Перечень обязательных требований» должны иметься поисковые средства, позволяющие проводить контекстный поиск актов, содержащих обязательные требования, и их содержания, а также поиск по реквизитам и наименованиям лиц и производственных объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования;

47.7. на специальной странице сайта «Перечень обязательных требований» следует разместить форму обратной связи для пользователей сайта. Такой сервис должен позволять оставлять обращения, связанные с содержанием, ведением и применением Перечня актов, содержащих обязательные требования. Рекомендуется в соответствующей форме сайта устанавливать следующие фильтры обращений пользователей сайта:

«сообщить о применении при проведении мероприятий по контролю обязательных требований, установленных актами, не включенными в Перечень актов, содержащих обязательные требования»;

«предложить исключить из Перечня актов, содержащих обязательные требования, отдельные акты и (или) их структурные единицы»;

«предложить включить в Перечень актов, содержащих обязательные требования, новые акты и (или) их структурные единицы».

VI. Ведение Перечня актов, содержащих обязательные

требования, и поддержание его в актуальном состоянии

48. При утверждении Перечня актов, содержащих обязательные требования, вместе с ним одновременно утверждается порядок ведения Перечня актов, содержащих обязательные требования. Такой порядок определяет осуществление следующих функций:

48.1. проведение мониторинга и обобщение практики фактического применения Перечня актов, содержащих обязательные требования, территориальными органами и иными подразделениями органа государственного контроля (надзора) и его должностными лицами при планировании и проведении мероприятий по контролю;

48.2. обеспечение размещения на официальном сайте Перечня актов, содержащих обязательные требования, и поддержание его в актуальном состоянии, а также обеспечение размещения на официальном сайте информационных материалов и разъяснений, связанных с применением Перечня актов, содержащих обязательные требования;

48.3. проведение мониторинга изменений актов, включенных в Перечень актов, содержащих обязательные требования, в том числе отслеживание признания их утратившими силу;

48.4. подготовка предложений о внесении изменений в Перечень актов, содержащих обязательные требования, в том числе в связи с принятием или выявлением новых актов, устанавливающих обязательные требования;

48.5. разработка предложений о необходимости отмены отдельных актов, содержащих обязательные требования или о необходимости их актуализации;

48.6. взаимодействие с территориальными органами и иными подразделениями органа государственного контроля (надзора), непосредственно осуществляющими мероприятия по контролю, по вопросам фактического применения Перечня актов, содержащих обязательные требования;

48.7. рассмотрение обращений, поступивших в орган государственного контроля (надзора) в соответствии с пунктом 47.7 настоящих методических рекомендаций и ведение их учета.

49. Порядком ведения Перечня актов, содержащих обязательные требования, также предусматривается:

49.1. предельный срок, в течение которого должны быть внесены изменения в Перечень актов, содержащих обязательные требования, с момента отмены, изменения актов, включенных в такой перечень, или с момента принятия или выявления новых актов, устанавливающих обязательные требования (рекомендуется устанавливать срок не более 10 рабочих дней);

49.2. предельный срок актуализации размещенного на официальном сайте органа государственного контроля (надзора) Перечня актов, содержащих обязательные требования, с момента его изменения (рекомендуется устанавливать срок не более 2 рабочих дней);

50. Внесение изменений в Перечень актов, содержащих обязательные требования, осуществляется в оперативном порядке без прохождения этапов, предусмотренных разделом III настоящих методических рекомендаций.

51. На официальном сайте органа государственного контроля (надзора) рекомендуется предусматривать специальный сервис по автоматическому уведомлению зарегистрированных пользователей сайта о внесении изменений в Перечень актов, содержащих обязательные требования, а также возможность подписки пользователей сайта на иные информационные рассылки органа государственного контроля (надзора), относящиеся к вопросу применения и толкования таким органом обязательных требований, применяемых им при проведении мероприятий по контролю (подписка на информационные письма органа государственного контроля (надзора)).

Приложение 1

ТИПОВАЯ ФОРМА ПЕРЕЧНЯ

АКТОВ, СОДЕРЖАЩИХ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ,

СОБЛЮДЕНИЕ КОТОРЫХ ОЦЕНИВАЕТСЯ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ

ПО КОНТРОЛЮ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ВИДА ГОСУДАРСТВЕННОГО

КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА)

___________________________________________________________

наименование органа государственного контроля (надзора)

Перечень актов,

содержащих обязательные требования, соблюдение которых

оценивается при проведении мероприятий по контролю

при осуществлении

___________________________________________________________

наименование вида государственного контроля (надзора)

Раздел I. Международные договоры Российской Федерации

и акты органов Евразийского экономического союза

N	Наименование и реквизиты акта	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю «*»

Раздел II. Федеральные законы

N	Наименование и реквизиты акта	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю «*»

Раздел III. Указы Президента Российской

Федерации, постановления и распоряжения Правительства

Российской Федерации

N	Наименование документа (обозначение)	Сведения об утверждении	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю «*»

Раздел IV. Нормативные правовые акты федеральных органов

исполнительной власти и нормативные документы федеральных

органов исполнительной власти

N	Наименование документа (обозначение)	Сведения об утверждении	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю «*»
…
…

Раздел V. Нормативные правовые акты органов

государственной власти СССР и РСФСР, нормативные правовые

акты органов исполнительной власти СССР и РСФСР

N	Наименование документа (обозначение)	Сведения об утверждении	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю «*»
Подраздел 1. Нормативные правовые акты органов государственной власти СССР и РСФСР
…
…
Подраздел 2. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти СССР и РСФСР (до 1 июля 2017 г.)
…
…

Раздел VI. Законы и иные нормативные правовые акты

субъектов Российской Федерации «**»

N	Наименование документа (обозначение) и его реквизиты	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю «*»

Раздел VII. Иные нормативные документы,

обязательность соблюдения которых установлена

законодательством Российской Федерации

N	Наименование документа (обозначение)	Сведения об утверждении	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю «*»
.,.
…
…
…

———————————

«*» Структурные единицы акта указываются в случае содержания в одном акте обязательных требований, соблюдение которых оценивается при осуществлении нескольких видов государственного контроля (надзора). В иных случаях указание на структурные единицы акта может в Перечень актов не включаться.

«**» Раздел VI формируется при составлении Перечня актов, содержащих обязательные требования, региональными органами государственного контроля (надзора).

Приложение 2

ПРИМЕРЫ

ЗАПОЛНЕНИЯ СТРОК ТИПОВОЙ ФОРМЫ ПЕРЕЧНЯ АКТОВ, СОДЕРЖАЩИХ

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, СОБЛЮДЕНИЕ КОТОРЫХ ОЦЕНИВАЕТСЯ

ПРИ ПРОВЕДЕНИИ МЕРОПРИЯТИЙ ПО КОНТРОЛЮ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ

ГОСУДАРСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ (НАДЗОРА)

Пример 1. Включение в перечень федерального закона

N	Наименование и реквизиты акта	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, подлежащие обязательному применению
	Федеральный закон от 20 июня 1996 г. N 81-ФЗ «О государственном регулировании в области добычи и использования угля, об особенностях социальной защиты работников организаций угольной промышленности»	Организации по добыче (переработке) угля (горючих сланцев) независимо от их форм собственности	ст. ст. 13 — 25

Пример 2. Включение в перечень акта Правительства

Российской Федерации

N	Наименование документа (обозначение)	Сведения об утверждении	Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования	Указание на структурные единицы акта, подлежащие обязательному применению
	Правила противопожарного режима в Российской Федерации	Постановление Правительства РФ от 25 апреля 2012 г. N 390	Граждане и организации и используемые ими территории, здания, сооружения, помещения и другие объекты

Пример 3. Включение в Перечень нормативного документа

органа исполнительной власти СССР и РСФСР

Наименование документа (обозначение)

Сведения об утверждении

Краткое описание круга лиц и (или) перечня объектов, в отношении которых устанавливаются обязательные требования

Указание на структурные единицы акта, подлежащие обязательному применению

СНиП 3.03.01-87. Несущие и ограждающие конструкции

Постановление Госстроя СССР от 04.12.1987 N 280

Организации, осуществляющие строительство; объекты строительства

Разделы 1 (пункт 1.1), 3

(пункты 3.3, 3.5, 3.6, 3.20, 3.23), 4

(пункты 4.5.1, 4.5.3, подразделы 4.6, 4.9, пункты 4.10.6, 4.10.7, 4.12.1 — 4.12.3, 4.14.1 — 4.15.4, пункты 4.16.6, 4.19.11), 5

(пункты 5.2.3 — 5.2.6, 5.3.3, 5.3.6, 5.3.12, 5.3.13, 5.4.1 — 5.4.3, 5.11.1 — 5.11.17, 5.12.2 — 5.12.5, 5.16.4, 5.16.10, 5.16.11, 5.16.19 — 5.16.21, 5.16.24, 5.17.6, 5.17.8, 5.18.3, 5.18.8, 5.18.15, 5.18.16, 5.18.20), 6

(пункты 6.1.2, 6.1.7, 6.2.2, 6.2.4, 6.2.5, 6.2.6, 6.2.11, 6.2.15, 6.3.1 — 6.6.3), 7

(пункты 7.3.23, 7.4.13, 7.6.19), 8 (пункт 8.1.7), 9

(пункты 9.1.4, 9.1.9, 9.2.9, 9.3.1, 9.11.1 — 9.12.5, 9.14.1 — 9.14.3, 9.16.1 — 9.16.7, 9.18.1 — 9.18.5), 10.

ГОСТ 14695-80. Подстанции трансформаторные комплектные мощностью от 25 до 2500 на напряжение до 10 кВ. Общие технические условия

Постановление Госстандарта СССР от 31 октября 1980 г. N 5230

Комплектные трансформаторные подстанции (КТП) трехфазного переменного тока частоты 50 и 60 Гц на напряжение до 10 кВ общего назначения

Пп. 3.12, 3.14, 3.18, 3.19, 3.20, 3.25, 3.32

Источник

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

документирование деятельности;
организация документооборота;
формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

порядок выдачи документов для использования работникам организации;
предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

образцы бланков документов;
образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
примерные перечни утверждаемых документов;
примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
в третьем звене – организации-заказчики;
в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.

Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.

Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:

В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.

Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.

Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).

Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.

В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.

Положения стандарта рассматривают:

документы, метаданные к документам, документные системы;
политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
анализ деловых процессов;
средства (процессы) управления документами;
процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.

В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.

Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.

В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.

Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:

распределение функций и ответственности;
процессный подход к деловой деятельности;
измерение и оценку;
анализ и улучшение.

Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2020.

Источник

Какие документы относятся к категории ЛНА

Расшифровывается аббревиатура, как локальные нормативные акты. Это определенный тип документов, регулирующих правила поведения сотрудников и руководителей в тех или иных рабочих ситуациях. Соблюдение указанных правил обязательно для всех.

Правила поведения, описанные в ЛНА, разрабатываются индивидуально для каждого предприятия. Основные требования к содержанию подобных документов указаны в статье №8 Трудового кодекса. Там же оговаривается, что установленные правила не должны нарушать нормы государственного законодательства.

Документы разрабатываются для всего коллектива или группы сотрудников, но не для каждого отдельного работника. Действуют акты только внутри предприятия. К рабочим взаимоотношениям вне конкретной фирмы они никакого отношения не имеют.

При составлении нормативных актов важно учитывать, что они могут предлагать сотрудникам различные объемы поощрений и премий. Уменьшать минимальный социальный пакет, установленный законодательством, недопустимо.

Справка! Как установлено статьей №8 ТК, коллективный договор — один из документов, являющихся основополагающими для создания ЛНА. Но сам он к данному типу не принадлежит.

К локальным нормативным актам относят:

штатное расписание;
трудовой распорядок;
документы о премировании;
должностные инструкции;
график отпусков;
нормативы по повышению квалификации, обучению сотрудников, аттестации.

Разрабатываются правила руководителями или владельцами компаний. Принимая на работу нового сотрудника, кадровик обязан ознакомить его с большей частью нормативных актов, регулирующих профессиональную деятельность. Исключением является только штатное расписание. Даже учитывая то, что технически оно считается ЛНА, необходимости в ознакомлении с ним персонал нет.

Немного запутана ситуация с графиком ухода в отпуска. По распоряжению Роструда он учитывается, как ЛНА, но при этом имеет некоторые признаки распорядительной документации.

Распоряжения и приказы могут считаться ЛНА, если они регулируют работу группы сотрудников. То есть, приказ о назначении премии или поощрительных выплат отдельному сотруднику не относится к ЛНА, а изменение премиальных выплат для всего персонала является нормативным актом.

Ответственность за нарушение правил оформления локальных нормативных актов

Список ЛНА, которые должны быть на каждом предприятии, утвержден Рострудом. Также предусмотрено и наказание за их отсутствие. Уровень ответственности за нарушение предусмотрен ст. 5.27 КоАП. Там же указаны и наказания за невыполнение и изменение сути ЛНА. В некоторых случаях подобный тип нарушений предусматривает не только административную, но и уголовную ответственность.

При отсутствии одного из необходимых актов предприятие ожидает штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. Должностное лицо, допустившее нарушение, обязано оплатить 1000-5000 руб.

Законодательная база по составлению ЛНА

Несмотря на то, что локальные нормативные акты создаются произвольно в каждой организации, существует и набор обязательных документов. Их структура и общее содержание регулируются государственным законодательством.

Создавая ЛНА, нужно опираться на следующие статьи:

— часть 4 статьи №189 ТК РФ для правил внутреннего распорядка;

— часть 4 статьи №123 ТК РФ для нормативных актов по оплате труда;

— пункт 8 статьи №86 для документов по работе с персональными данными;

— часть 2 статьи №57 для штатного расписания.

Как оформить локальные нормативные акты

Каждый документ требует немало усилий для создания. Сначала необходимо разработать концепцию, после чего оформить ее на бумаге. Этим могут заниматься несколько специалистов разного профиля. На следующем этапе акт согласовывают с руководителем и утверждают. Завершающим шагом является ознакомление сотрудников с содержанием документа.

Разработка

Для разработки документа руководитель назначает ответственных лиц. Выполнять задачу может любой сотрудник. Обычно это зависит от особенностей документа. Для актов, связанных с финансовыми выплатами, логично привлекать бухгалтеров. С внутренними правилами прекрасно справится кадровик. Также может потребоваться рекомендация представителей государственных контролирующих структур. Результатом работы становится проект документа.

Оформление

Строгих правил оформления документации не существует. Каждая компания может применять свой собственный стиль. В качестве основы используют ГОСТ Р 7.0.97-2016. Здесь указаны основные требования к содержанию нормативных документов. Согласно ГОСТу в них должны быть размещены:

1) юридическое название организации;

2) название документа;

3) порядковый номер;

4) дата и место составления;

5) основной текст, описывающий устанавливаемые правила;

6) сведения о согласованиях;

7) ссылки на приложения (если есть);

должность руководителя, утвердившего документ;

9) дата вступления в силу.

Согласование

Согласно статье 372 документы такого типа обязательно необходимо обсуждать с представителями профсоюзов или сотрудниками, защищающими права рабочих отдельного подразделения. Документ передают ответственным лицам на рассмотрение. Все возникшие вопросы или правки представители профсоюза передают кадровику в письменном виде. Срок согласования — не более 5 дней.

Утверждение

Руководитель или его представитель должен внимательно ознакомиться с документом. Если вопросов не возникает, акт подписывается. Создается приказ об утверждении, где обязательно указывают, с какого числа изменения вступают в силу.

Ознакомление

Законодательство обязывает проводить ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами под роспись. Требование касается только тех работников, кого напрямую касаются изложенные в документе правила.

Когда ЛНА существует в компании уже давно, ознакомление проходит при приеме на работу. Если нормативный акт создан недавно или в него внесены существенные изменения, процедуру необходимо проводить заново.

Росписи об ознакомлении можно собирать в специальный журнал или прикрепить отдельный лист непосредственно к акту. Также допустимо создать приложение к трудовому договору. В нем указывают название актов, с которыми ознакомлен сотрудник.

Кадровое делопроизводство требует от сотрудника не только большой ответственности, но и огромных знаний. Законодательство постоянно обновляется, и работник не в состоянии уследить за всеми изменениями. А это чревато наложением штрафов на компанию за допущенные нарушения. Отличным выходом служит регулярное обучение кадровиков. Курс по изменениям в трудовом законодательстве позволяет работнику получить самую свежую и актуальную информацию. Благодаря этому можно избежать проблем с контролирующими органами и уплаты штрафов.

Источник

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Рекомендации по оформлению ссылок на КонсультантПлюс

Какие документы относятся к категории ЛНА

Ответственность за нарушение правил оформления локальных нормативных актов

Законодательная база по составлению ЛНА

Как оформить локальные нормативные акты

Разработка

Оформление

Согласование

Утверждение

Ознакомление