Как составить запись беседы

Нашли ли вы свое последнее собрание достойным внимания? Если нет, то у вас много общего с миллионами рабочих по всему миру.

Вместо того, чтобы встречи стали возможностью для планирования и разработки планов, примерно 65% руководителей высшего звена заявили, что совещания мешают им завершить работу. Подойдите к следующей встрече по-другому и сделайте ее более полезной благодаря эффективному ведению записей.

Запись информации, к которой вы и ваша команда сможете вернуться, жизненно важна для повышения ценности каждого совещания. В этой статье мы рассмотрим наиболее эффективные способы ведения записей на совещаниях и объясним, почему это так важно.

Важность эффективного ведения записей

Организованность и подотчетность — вот два основных принципа, по которым вы должны вести записи на совещаниях.

Независимо от того, какой метод вы предпочитаете, убедитесь, что ваша команда знает разницу между записями совещаний и протоколами совещаний.

Протоколы — это официальные документы, которые могут быть частью аудита. Составление протоколов предназначено для официальных случаев, таких как общественные слушания или заседания совета директоров. Для большинства сценариев достаточно обычных, неформальных записей встреч.

Учитывая это, почему вы должны научиться делать хорошие записи на совещаниях?

Создайте единый источник правды (ЕИП)

Некоторые люди обладают острой памятью, позволяющей им записывать все в своем мозгу, не пропуская ни одной мелочи. Другие забывают многое из того, что слышали, не имея записей для справок.

Просить коллегу о напоминании можно только в том случае, если он все прекрасно помнит, но так бывает редко. Создание ССОТ позволяет избежать игры в телефон, в которой суммарная ошибка снижает точность отзыва.

Документирование знаковых решений и важных моментов формирует SSOT, к которому ваша команда может вернуться, чтобы все были на одной волне.

Предложить асинхронное участие

Сотрудничество является одним из наиболее важных аспектов работы всех команд, улучшая их совместную работу, решение проблем и эффективное общение. Однако, 39% работников утверждают, что их коллеги недостаточно сотрудничают.

Ведение заметок на собраниях улучшает совместную работу благодаря асинхронному участию. Если кто-то не может присутствовать на собрании из-за конфликта расписания, отпуска или отсутствия, обмен подробными заметками поможет быстро ввести его в курс дела.

Улучшение естественного запоминания

Ученые уже более века изучают память и запоминание, чтобы понять, насколько хорошо люди могут помнить то, что они видели, слышали, читали и пережили. Немецкий психолог Герман Эббингауз создал кривую забывания, показывающую, как быстро теряется информация.

Согласно его модели, средний человек забывает 50% информации в течение одного часа после его изучения. Через 24 часа это число увеличивается до 70%.

Ведение записей на совещаниях ускоряет запоминание информации, помогая командам лучше ее сохранять. Это позволяет избежать ненужных повторных встреч для повторения одного и того же содержания снова и снова.

Помимо повышения запоминаемости, сокращение необходимости в повторных встречах повышает продуктивность вашей команды.

Повышение вовлеченности участников совещаний

Мечтательность — распространенное явление на совещаниях. Согласно одному исследованию, 9 из 10 сотрудников признается, что может отключиться в середине встречи. Среднестатистическому человеку трудно сохранять полную сосредоточенность и концентрацию в течение длительного времени. Принятие мер может предотвратить отключение людей на совещаниях и повысить вовлеченность.

Умение вести записи на совещаниях — это занятие, которое вовлекает ум и заставляет его сосредоточиться на излагаемых концепциях. 

Если вам трудно отвлечься, вам может помочь привычка делать записи.

Возьмите на себя ответственность за принятые решения

Подотчетность дает сотрудникам возможность гордиться своей работой, повышает моральный дух и увеличивает удовлетворенность. К сожалению, 82% руководителей признают, что у них ограниченные или вообще отсутствуют возможности привлекать других к ответственности.

Подробные записи совещаний обеспечивают систему подотчетности SSOT, показывая, кто отвечает за ту или иную идею, кто поднял важный вопрос и какие сотрудники достигли конкретных целей в работе.

Это помогает отметить ценных членов команды. Это также обеспечивает последовательную нить, которая проходит через все проекты.

Как делать заметки на совещаниях

Ведение записей на совещаниях — это недооцененная практика, которую многие отвергают как устаревшую. Даже в современной быстро меняющейся рабочей среде эта проверенная техника по-прежнему приносит впечатляющие плоды.

Но в чем секрет ведения ценных записей на совещаниях? Вот что вам нужно знать.

Выберите модель

Не существует единого способа ведения записей на совещаниях. Различные модели лучше согласуются с потребностями компании, ролями, обстановкой и стилями обучения. Некоторые сотрудники могут последовательно придерживаться определенной модели, в то время как другие могут разработать свою собственную.

Как лидеру, вам важно предоставить своей команде гибкость и свободу выбора подходящей для них модели. Очевидно, что если вы ведете официальные протоколы, вы должны выбрать единый формат.

Вот четыре наиболее популярные модели.

1. Метод Корнелла

Метод Корнелла делит страницу на две колонки: меньшую слева и большую справа.

Левая колонка предназначена для выделения ключевых идей и концепций, поднятых на встрече. Она определяет тему. Справа — место для подробного изложения этих ключевых идей.

Поскольку темы разговора меняются в ходе совещаний, улавливание ключевых идей и их внутренней работы поможет вам не отвлекаться.

2. Метод набросков

Метод конспектирования лучше всего подходит для встреч, где вы уже заранее получили повестку дня.

Повестки дня предварительных совещаний обычно разрабатываются для знаковых встреч, таких как сессии стратегического планирования или ежеквартальные обзоры. При использовании метода конспекта вы копируете повестку дня и оставляете место для заметок под каждым пунктом.

3. Метод квадранта

Квадрантный метод ведения записей основан на разделении ваших заметок на четыре категории. Создайте на странице четыре квадранта и обозначьте их следующим образом:

1. Общие примечания
2. Пункты действий для себя
3. Пункты действий для других членов команды
4. Вопросы

Вставьте критические моменты и важные детали в первый квадрант, а все остальное разместите в любом из трех других соответствующих квадрантов.

4. Метод слайдов

При использовании метода слайдов вы можете добавлять любые заметки непосредственно к своей копии слайдов, будь то вопросы или более тонкие детали.

Записи непосредственно на слайдах обеспечивают мгновенную структуру и контекст для любых ваших мыслей на потом.

Если вы готовитесь к презентации, попросите ведущего поделиться с вами своими слайдами до начала встречи.

Убедитесь, что все делают заметки

Заметки не похожи на протоколы. Каждый должен делать заметки во время собрания. Ваши заметки предназначены не только для записи того, что было сказано и сделано на собрании. Это просто основа для добавления ваших собственных мыслей.

Ключом к эффективному сотрудничеству является привлечение широкого круга точек зрения. Свежие мысли и инновации появляются благодаря тому, что каждый вносит свой вклад в совещание.

Руководители команд должны следить за тем, чтобы все вели записи, чтобы все понимали, о чем идет речь, и могли использовать весь потенциал своих команд.

Выделите ключевые понятия и расширьте их

Начинающие конспектировать часто считают, что они должны записывать все, что происходит на встрече, дословно. Записывая каждую строчку, вы не вникаете в суть дела и просто предлагаете стенограмму.

Хотя транскрипция удобна для ведения записей, вам все равно нужно извлечь важные моменты вручную.

После начала встречи потренируйтесь записывать ключевые понятия и развивать их. В отличие от протоколов, записи предназначены для вас, поэтому вы должны дополнить их своими мыслями.

Запись пунктов действий

В теории, совещания призваны стимулировать действия. Однако в среднем 31 час в месяц тратятся на непродуктивные совещания. 

Ваши заметки — это золотая возможность подстегнуть действия и превратить непродуктивные встречи в плодотворные.

Выделите место для записи пунктов действий. Нужно ли задать вопрос? Требуется ли дальнейшее разъяснение? Есть ли какие-либо пробелы в презентации продукта, которую вы только что посмотрели?

Записывать лучшие заметки следует с мыслью о том, что вы хотите культивировать действие.

Создание ретроспективы для заметок

Зафиксировать ключевые моменты, добавить свои мысли и превратить свои заметки в пункты действий — это здорово, но что происходит потом?

Ценность записей совещаний заключается в том, что они служат стартовой площадкой для достижения ощутимых реальных результатов. Если вы не размышляете над своими записями, трудно понять смысл встречи и высказанные соображения.

Создание общего пространства для сотрудничества, позволяющего участникам вносить свой вклад и развивать тему встречи, имеет решающее значение для извлечения долгосрочной ценности из проводимых вами встреч.

Опять же, группировка заметок по темам и указание того, как эта тема должна привести к улучшению работы, жизненно важны для того, чтобы сделать ваши заметки более мощным активом для ваших команд.

Дополнительные советы по ведению записей

Обучение ведению записей на совещаниях — это лишь первый шаг к получению максимальной пользы от ваших встреч. Ведение записей наилучшим образом может стать отправной точкой для генерации преобразующих идей.

По словам основателя Virgin Group Ричард Брэнсон»Некоторые из самых успешных компаний Virgin родились из случайных моментов — если бы мы не открыли наши блокноты, они бы никогда не появились».

Учитывая это, вот несколько советов по эффективному ведению заметок, поддержанных экспертами.

Запись невербального языка

Невербальное поведение может многое рассказать об участниках встречи.

Например, если обычно уверенный в себе коллега выглядит нервным или обеспокоенным во время общения, это, скорее всего, говорит о том, что он не очень уверен в своей презентации.

Внимание к невербальным сигналам может помочь вам в интерпретации и послужить маркером для дальнейшего диалога.

Выделите контактные точки

Если вам нужно что-то уточнить позже, запишите имя человека. Отмечая точки соприкосновения, вы знаете, с кем синхронизироваться. Во время совещаний легко потерять представление о том, кто за что отвечает, поэтому выделение этих точек очень важно. 

Доля экрана

Видеоконференции с виртуальными командами могут быть сопряжены с определенными трудностями. Предложение поделиться своим экраном, делая заметки, может принести пользу другим членам команды.

Если вы что-то упустили, это позволяет другим людям в режиме реального времени вклиниться и предложить что-то добавить.

Будьте беспорядочны (если вам это подходит) 

Меньше концентрируйтесь на шаблонах и структуре, а больше на том, чтобы запечатлеть важные моменты на бумаге или экране.

Не стесняйтесь использовать сокращения и символы, если это поможет вам вести записи, оставаясь активным слушателем. Помните, что вы всегда можете привести свои записи в порядок после встречи.

Написать отчет о встрече

Быстрое подведение итогов встречи, пока все еще свежо в памяти, позволяет вам и вашей команде закрепить наиболее важные моменты и подготовить список задач на предстоящие встречи.

Рекапы удобны для размышлений и представляют собой сокращенное изложение всего, что произошло.

Соберите все воедино

Чтобы создать свой SSOT, определите место, где вы сможете поделиться своими выводами и заметками. Вы можете даже провести небольшую встречу, чтобы обсудить ключевые понятия и моменты с вашими непосредственными коллегами.

Принятие этого метода также является отличной практикой, если вы беспокоитесь о том, что невольно заставите своих коллег замолчать.

Использование транскрипции для ведения записей совещаний

Умение вести записи на совещании от руки полезно, но мы, как люди, склонны к ошибкам, заблуждениям и неверному толкованию.

Использование технологии расшифровки следующего поколения, такой как Sonix, может сделать ваши встречи более эффективными и гарантировать, что все будет записано. 

Расшифровка может быть использована многими способами для повышения эффективности и сотрудничества, а также для получения более глубоких знаний. Давайте обсудим, как вы можете использовать потенциал расшифровки записей совещаний.

Стенографические записи и транскрипции

На некоторых совещаниях может потребоваться стенографическая запись. Запись всего может позволить командам убедиться, что ничего не упущено. Запись и расшифровка всего в единый стандартный шаблон могут облегчить проведение небольших совещаний для обсуждения сказанного.

Дословное ведение записей может быть неуместно для протоколов совещаний, но для других форм ведения записей оно позволяет понять контекст и течение разговора. 

Сосредоточьтесь на встрече

Умение составлять заметки для совещания — важный навык, но легко увлечься составлением заметок, когда нужно активно участвовать.

Кроме того, легко отвлечься, пытаясь все записывать. Средний человек говорит со скоростью четыре-пять слогов в секунду. Во время напряженной творческой дискуссии может быть сложно слушать и одновременно активно делать заметки.  

Использование транскрипции для записи заметок — это простой способ переложить бремя и дать вам возможность полноценно участвовать в беседе.

Создайте стандартизированный источник данных, чтобы избежать путаницы

Большинство экспертов рекомендуют записывать свои заметки от руки вместо того, чтобы делать их на компьютере. За этим стоит наука, поскольку это позволяет не отвлекаться на многозадачность и улучшает запоминание.

Однако заметки предназначены для будущего сотрудничества. Без использования этих заметок это бессмысленное действие. Реальность такова, что большинство людей создают скрупулезные заметки и никогда к ним не обращаются.

Проблема в том, что многие люди не могут прочитать свой собственный почерк, не говоря уже о чужом. Различные стили и структуры ведения записей могут усложнить процесс анализа записей друг друга.

Интеллектуальные расшифровки на основе ИИ обеспечивают ценность, предлагая чистый шаблон, к которому каждый может обратиться и понять. Стандартизация записей с помощью расшифровки может повысить эффективность и производительность. Это выгодно для всей команды. 

Сделайте свои собрания более эффективными с помощью Sonix

Расшифровка — это мощный инструмент для получения большей отдачи от ваших встреч. Sonix позволяет быстро создавать расшифровки аудиозаписей. Мы предлагаем звуковой перевод опции на более чем 39 языках и такие функции, как автоматическое ведение дневника, маркировка дикторов и временные метки от слова к слову.

Мы помогаем миллионам людей лучше организовывать, расшифровывать и переводить аудио- и видеофайлы с их встреч. Выберите быстрый, точный и доступный программное обеспечение для автоматической транскрипции Решение для эффективного ведения записей на совещаниях. Готовы ли вы сделать свои совещания более ценными? Узнайте, почему компании по всему миру обращаются к Sonix, подписавшись на бесплатную пробную версию нашего решения. программное обеспечение для транскрипции сегодня!

Подготовка переговоров

Организационные вопросы

Протокольные аспекты приема делегации

Сами переговоры

Документальное оформление преддоговорных отношений

О тонкостях офисного гостеприимства читайте в следующей статье.

И.В. Топчиева, к.и.н., доц. РГГУ

• Организация и документирование деловых бесед

• Организация и документирование переговоров

• Организационные аспекты подготовки и проведения деловых встреч и переговоров

• Оформление результатов деловых встреч и переговоров

В современной коммерческой, производственной, общественной, культурной сферах деятельности важную роль играют деловые встречи и переговоры. При их организации и проведении большое значение придается этике и психологии переговорных процессов, методике ведения самих переговоров1. Однако, не следует пренебрегать таким важным этапом, как подготовка подобного рода мероприятий.

Деловая беседа – обмен мнениями и информацией представителей двух и более сторон2. Цель ее не состоит в заключении договора или выработки решений, обязательных для исполнения. Она может иметь следующие задачи:

• быть самостоятельным мероприятием;

• предварять переговоры;

• быть их составной частью.

Проведение деловой беседы планируется заранее, руководитель с помощью секретаря определяет следующие вопросы:

• предмет беседы;

• проблемы, которые необходимо обсудить;

• основные моменты, которые можно осуществить по результатам беседы.

При подготовке к беседе секретарь должен представить:

• необходимые основные документы, например, заключения экспертов по обсуждаемым вопросам;

• дополнительные материалы (приложения, схемы, графики).

Секретарь также может обеспечить представление на беседу справок, других внутренних документов, на основании которых были сделаны выводы для подготовки заключения, которое должно быть представлено в качестве документированного аргумента в ходе предстоящего мероприятия.

По мнению специалистов, деловая беседа состоит из пяти фаз:

• начало;

• передача необходимой информации;

• аргументирование;

• опровержение доводов собеседника;

• принятие решения3.

В обязанности секретаря руководителя входит документирование всех видов делового общения, то есть запись служебной информации по установленным правилам4.

Результатом документирования деловой беседы, как правило, является запись беседы – краткое изложение обмена мнениями в ходе обсуждения и их результатов в официальной форме.

Запись деловой беседы, как вид документа, не входит в УСОРД5, а, следовательно, не имеет установленного формуляра документа, то есть совокупности реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности6.

Поскольку запись деловой беседы носит произвольную форму, каждая организация сама определяет, как будет она оформлена. Безусловно, что этот документ будет иметь следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения (управление, руководство, дирекция, администрация и т.д.);

• вид документа (запись деловой беседы);

• дата;

• заголовок к тексту (в случае необходимости);

• текст;

• подпись.

Ведение деловых бесед, которые регулярно проводятся с партнерами, компаньонами, другими участниками совместной деятельности, относится к группе вопросов деятельности данной организации, подлежащих обязательному документированию.

Учитывая специфику работы организации, целесообразно включить в ее Инструкцию по делопроизводству, как основной нормативный акт, регламентирующий процесс создания документов, технологию работы с ними, формуляр записи деловой беседы. Его следует поместить в подраздел «виды и разновидности документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационной деятельности» тематического раздела «Документирование деятельности организации».

В тех организациях, где практикуется издание самостоятельного документа – Правил (или Регламента) подготовки и оформления документов, формуляр записи деловой беседы должен быть помещен в соответствующий раздел для решения следующих задач:

• регламентирование единого порядка документирования всех видов деятельности организации;

• придания официального характера такому виду документа, как запись деловой беседы.

Если деловая беседа носит самостоятельный характер, то, как правило, ее результатом является договоренность – соглашение, достигнутое путем обсуждения различных точек зрения. Чаще всего договоренность, как соглашение сторон, не детализируется и юридически не оформляется.

Переговоры – обсуждение каких-либо вопросов между официальными сторонами с целью выяснения позиций сторон и заключения возможного договора7.

Переговоры, в отличие от деловой беседы, носят более официальный характер. Их цель – подписание документов, таких как соглашение, договор, контракт и др., которые конкретно и детально определяют взаимные обязательства сторон.

Переговоры, таким образом, организуются и проводятся для взаимного обмена мнениями, которые содержат различные предложения по решению проблемы, поставленной на обсуждение во время их проведения.

Задача обмена мнениями заключается в достижении соглашений и результатов, отвечающих интересам обеих сторон, поэтому переговоры предполагают выступление одной стороны, ответных выступлений второй стороны, вопросов и ответов, возражений и доказательств.

Ход переговоров состоит из следующих этапов:

• начало переговоров;

• обмен информацией: аргументация и контраргументация;

• выработка и принятие решений;

• завершение переговоров.

Переговоры являются средством взаимосвязи между людьми и предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие, либо противоположные интересы.

Переговоры организуются по инициативе одного из их участников и начинаются, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения договора, контракта и т.п. Предложение может быть сделано лично при встрече, в процессе переписки или по телефону. С того момента, когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важных этапов – подготовка. На этом этапе закладывается основа для успешного проведения переговоров.

От того, насколько успешно будут они подготовлены, зависит сам переговорный процесс, а также его результат.

Подготовка к деловым беседам и переговорам состоит из 2-х направлений работы:

• Проработка основного содержания переговоров;

• Решение организационных вопросов.

В самом переговорном процессе секретарь, как правило, не участвует. Однако, организационные вопросы по указанию руководителя возлагаются на секретаря. Таким образом, проработку основного содержания переговоров осуществляют другие должностные лица.

Организационная подготовка деловых встреч и переговоров предусматривает следующие этапы:

• Определение места;

• Определение времени;

• Состав участников;

• Подготовку необходимых материалов.

По указанию руководителя секретарь решает данные вопросы, при этом секретарю не надо стремиться «объять необъятное»8.

Если предполагается проведение международных переговоров, то в процессе их подготовки проводят совещания, которые считаются общепризнанным методом подготовки.

В зависимости от поставленных задач переговоры могут различаться:

• По числу участников;

• Периодичности их проведения;

• Количеству обсуждаемых вопросов.

О времени поведения беседы или переговоров стороны договариваются заранее, не менее чем за 3-5 дней.

Если организация, в которой работает секретарь, является инициатором, то лучше всего выяснить предпочтения по времени проведения мероприятия у второй стороны, предложив какой – либо свой вариант. Как правило, переговоры назначаются на 9.30 или 10.00 . Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00 – 17.30. Не стоит назначать важные переговоры в понедельник утром или в пятницу вечером.

Если речь идет об ответственных переговорах, то при определении времени проведения переговоров необходимо учитывать следующие обстоятельства:

• время года, его сезон, т.к. в конце месяца, квартала, года, когда обычно подводятся итоги и делаются финансовые отчеты, крупные встречи могут быть недостаточно подготовлены из-за занятости сотрудников;

• когда принимающая сторона реально будете готовы к переговорам;

• когда участникам нужно данное соглашение: договор, контракт и т.п.

В международной практике принято, чтобы принимающая сторона планировала длительность переговоров не более двух часов в день. Однако, в случае обоюдного согласия, длительность может быть увеличена.

В международной практике обе стороны должны также заранее согласовать язык, на котором будет вестись деловая беседа (переговоры). Секретарю необходимо также выяснить особенности национальных традиций, если переговоры ведутся с представителями дальнего зарубежья9.

Выбор места встречи может повлиять на ее результаты. На своей территории деловые люди обычно чувствуют себя комфортнее и увереннее, ведут себя энергичнее и имеют больше шансов на успех. Однако, нужно помнить, что основные расходы по проведению переговоров берет на себя принимающая сторона.

На переговорах придерживаются правил этикета и особенностей протокола, принятых в стране проведения. Таким образом, зарубежная делегация, в отличие от принимающей стороны, вынуждена преодолевать ряд связанных с этим сложностей, прямо пропорциональных культурным различиям между странами.

В любом случае, преимущественное право выбора места проведения находится у страны, к которой обратились с инициативой.

Местом проведения деловых бесед и переговоров обычно является служебное помещение одного из участников, но не исключена и нейтральная территория. Тот, кто проводит беседу в своем офисе, получает преимущество «своей территории», что отчасти нарушает принцип равноправия. Это должно быть уравновешено предупредительным и подчеркнуто внимательным отношением к участникам встречи.

Для проведения беседы выбирают тихое, изолированное, комфортное помещение, в котором на столах нет лишних документов, а сейфы и шкафы заперты. Обязательное требование – отсутствие телефона, на время беседы мобильные телефоны отключают; в комнате не должно быть сотрудников, не участвующих в разговоре. Комнату стараются красиво оформить, создать положительный настрой, способствующий взаимопониманию. На столе должно быть все, что может понадобиться в ходе переговоров: бумага для записей и ручка для каждого участника, вспомогательные информационные материалы в достаточном количестве экземпляров, вода, фужеры и т.д. Чтобы не возникло лишних проблем с размещение представителей участников встречи, секретарь принимающей стороны может подготовить таблички с указанием фамилий участников переговоров и их должностей. Эти таблички размещаются на столе переговоров и размещение указанных лиц происходит в соответствии с ними.

Согласно современным международным и отечественным стандартам курение в общественных местах не предусмотрено, поэтому на столах ни в коем случае не должны стоять пепельницы.

Комната для переговоров должна иметь надлежащий вид. В ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья или кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь неблаговидный пейзаж.

В крупных организациях для проведения деловых переговоров и бесед используется специально оборудованное помещение – переговорная, которая отвечает всем требованиям, предъявляемым к помещению для проведения подобных мероприятий.

Перед началом проведения деловой беседы или переговоров необходимо определить состав участников:

• количественный (сколько человек будет в переговорах);

• персональный (кто конкретно примет участие в мероприятии).

Количественный и персональный состав делегации определяется количеством вопросов, подлежащих обсуждению, параллельным обсуждением нескольких вопросов, уровнем представительства. Делегации для двухсторонних переговоров рекомендуется формировать на основе примерного равенства статуса членов делегации. При формировании состава делегации сразу же определяются функции каждого участника.

Численность делегаций регулируется принципом паритета (равенства) количества членов делегации. Численность оговаривается предварительно.

При формировании количественного состава обычно принято исходить из примерно равного состава делегаций и одинакового уровня представительства. Слишком большая численность делегации создает проблемы ее руководителю. Он будет вынужден решать множество организационных вопросов, что отвлекает от основной задачи – проведения переговоров.

Главой делегации назначается, как правило, человек, наделенный определенными полномочиями: принимать решения, подписывать документы, говорить от лица руководителя организации и ориентирующийся в трех группах проблем:

• предмет переговоров (например, если переговоры ведутся по поводу закупки товаров, глава делегации должен быть ориентирован в них);

• экономические и юридические аспекты соглашения, которое предполагается заключить;

• технология ведения переговоров.

По решению руководителя в состав делегации могут быть также включены:

• эксперт;

• переводчик;

• секретарь или другой работник, который будет вести протокол заседания.

Если участники деловой беседы или переговоров имеют высокий должностной статус и беседа носит в высшей степени официальный характер, то прибывающих на встречу участников должен встретить недалеко от входа и проводить к месту проведения разговора сотрудник более низкого статуса, например, секретарь. Поведение участников встречи регулируется правилами этикета в соответствии с их должностями. Если участники беседы ранее не были знакомы, то их взаимное представление сопровождается обменом визитными карточками.

Общий список участников деловой беседы или переговоров включает представителей обеих сторон. Этот документ готовится секретарем и утверждается руководителем.

Основная задача списка участников заключается в том, что именно он позволяет осуществить следующий этап работы – оповещение участников и рассылку приглашений.

Список участников, как правило, составляется по определенной форме и включает следующие разделы:

• фамилия, имя, отчество;

• организация, должность;

• дата приглашения;

• подтверждение получения приглашения;

• согласие принять участие (да/нет);

• тема выступления, сообщение;

• нуждается ли в гостинице;

• нуждается ли в билетах на обратный путь;

• прибыл на переговоры.

Для составления приглашения секретарь должен иметь два документа:

• список участников;

• повестку дня.

В тексте приглашения указывают:

• название учреждения;

• час, дату и место проведения переговоров;

• рассматриваемые вопросы;

• инициалы и фамилию приглашаемого.

Отправлять приглашение с повесткой дня секретарь должен не позже, чем за 48 часов до переговоров, желательно за 4–5 рабочих дней. За день до переговоров секретарю необходимо обзвонить участников для получения подтверждения об их присутствии. Вместе с приглашением необходимо отправить все документы, требующие предварительного ознакомления второй стороны.

В процессе подготовки деловой встречи и переговоров секретарь руководителя должен подготовить материалы, необходимые для проведения мероприятия. Состав документов определяется масштабом, видом встречи и, как правило, включает следующие материалы:

• повестка дня;

• список участников;

• регламент деловой беседы или переговоров;

• регистрационная форма для регистрации участников;

• проекты документов, которые могут быть приняты на переговорах (договоры, дополнительные соглашения и т.п.), а также различные справочные материалы.

Повестка дня позволяет знать сторонам, участвующим в переговорах, по какому сценарию будет проходить встреча, каков порядок рассмотрения вопросов. Будет удобно, если данный документ будет подготовлен в количестве экземпляров, соответствующих числу участников делегации, и роздан секретарем до начала переговоров.

Регламент устанавливается согласно имеющейся практике: продолжение переговоров 1,5–2 часа, а продолжительность выступлений во время обсуждения – до 10 мин. Регламент принято утверждать в начале проведения мероприятия.

Регистрационные формы разрабатываются, как правило, на основе списка участников.

Если секретарь руководителя принимает участие в переговорах, то его обязанности, помощь руководителю во время переговоров заключается в следующем:

• раздача материалов участникам беседы или переговоров;

• подборка документов для руководителя;

• протоколирование переговоров (при необходимости);

• предупреждение о наступлении времени перерыва (при необходимости).

Вопрос о протоколировании переговоров требует особого обсуждения, т.к. их проведение предполагает конфиденциальность содержания, поэтому документировать ход беседы или отдельные обсуждаемые положения можно только при взаимном согласии сторон.

Протокол – организационно-распорядительный документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Важность протокола для управленческой деятельности заключается в том, что он содержит:

• принятые решения;

• исполнителей;

• сроки исполнения поручений и заданий10.

Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят:

• наименование учреждения – автора;

• указание вида документа – протокол;

• дата заседания;

• номер;

• место заседания;

• гриф утверждения (в том случае, когда протокол подлежит утверждению);

• заголовок;

• текст;

• подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после переговоров. Если они продолжались несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 11-14.05.2015 или 11-14 мая 2015 г.. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер переговоров в текущем году. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) проведения переговоров руководства организации с представителями компании «Вымпел». Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2-3 межстрочными интервалами от реквизита «место составления документа». Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).

Особое внимание следует уделить тексту протокола, который делится на две части: вводную и основную части. Особенность протоколирования переговоров заключается в том, что в этом виде деятельности нет председательствующего, поэтому в вводной части, в отличие от протокола заседания коллегиального органа, он не указывается.

Вводная часть содержит:

• фамилия и инициалы присутствующих;

• повестка дня.

В повестке дня перечисляются вопросы, вынесенные на обсуждение в ходе переговоров. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).

В основной части фиксируется ход переговоров, она является основным текстом документа, который строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ/ ВЫСТУПИЛИ/ РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). В ходе проведения переговоров и их документирования, как правило, пишут слово РЕШИЛИ, а не ПОСТАНОВИЛИ. Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы выступавших указываются с новой строки с абзаца. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись решения, принятого по обсуждаемому вопросу.

Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В документоведении различают два вида протоколов:

• краткий;

• полный.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на переговорах вопросы, фамилии выступавших и принятые решения. Такой протокол ведут только в тех случаях, когда переговоры стенографируются, а тексты выступлений будут представлены секретарю.

Полный протокол фиксирует обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. Он содержит достаточно подробные записи, передающие содержание выступлений участников переговоров, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

Протокол оформляет секретарь руководителя, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с ним. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – руководителя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2-3 межстрочными интервалами, от границы левого поля.

Результатом проведения переговоров является, как правило, итоговый документ, вид которого определяет сфера деятельности организации.

Принято считать итоговыми документами:

• соглашение;

• договор;

• контракт.

Соглашение выражает взаимное согласие, договоренность, устанавливающую взаимное обязательство сторон. Текст соглашения носит юридический характер, заключается, как правило, в сфере экономических, торговых отношений. Приложением к соглашению может быть план о сотрудничестве.

Договор – письменное или устное соглашение, условие о взаимных обязательствах. Договоры распространены практически во всех сферах деятельности: экономической, торговой, культурных связей, общественных отношений и т.д.

Контракт (от лат. contractus – сделка) – письменный договор, соглашение со взаимными обязательствами, заключивших его сторон11. Учитывая этимологию этого слова, его финансовый характер, термин и документ применяются, преимущественно, в сфере предпринимательства и экономики.

Следовательно, хорошая подготовка, проведенная секретарем руководителя, позволяет добиться следующего:

• облегчения самого процесса переговоров, исходя из уровня подготовки, отсутствия негативных эмоций и проблем;

• положительного результата переговоров.

Процесс документирования переговоров позволяет обеим сторонам иметь финансовые, юридические и другие гарантии, закладывает основы и обеспечивает дальнейшее успешное сотрудничество.

1 Лебедева М.М. Уметь вести переговоры: практические рекомендации к ведению переговоров. – М., 1991

2 Емышева Е.М., Мосягина О.В. Особенности ведения деловых бесед // Секретарское дело. 2005. №1

9 Емышева Е.М., Мосягина О.В. Некоторые особенности переговоров с представителями разных стран // Секретарское дело. 1999. №4.

Дипломатические беседы: оформление записей

По итогам беседы
оформляется дневниковая запись. В дип.
практике сложилась определенная форма
таких записей. Указываются фамилия
собеседника, его должность, звание,
день, час беседы, ее продолжительность,
место беседы и по чьей инициативе она
состоялась. Следует указать, была ли
беседа «один на один» или велась с
помощью переводчика.Запись беседы
должна точно отражать ее содержание. В
случае необходимости, если в разговоре
упоминаются цифры, можно их сразу же
записать. Иногда делаются пометки по
ходу всей беседы, если заранее было
сказано, что будет сделано устное
заявление без передачи письменного
текста. Вслед за изложением сделанного
ему сообщения дипломат записывает свой
ответ. Запись должна точно отражать
сказанное дипломатом. Важные и срочные
вопросы, поднятые в беседе, передаются
в страну с помощью шифрованной телеграммы.
Более подробная информация, а также
записи бесед, не имеющие срочного
характера, пересылаются с дип. почтой.
Некоторые дипломатические сотрудники
ведут книгу записей встреч и контактов^
с представителями страны пребывания,
коллегами по дип. корпусу. В ней они
фиксируют свои наблюдения, отдельные
замечания, впечатления. Собираемый по
крупицам материал дает возможность
сложить представление о круге знакомых,
некоторых чертах их характера,
наклонностях, привычках. Знание таких
мелочей может оказать большую услугу.

Билет 65

Агреман Термин,
употребляемый в дип. практике (от
французского agreer — согласие), подразумевает
согласие правительства принимающего
гос-ва на назначение определенного лица
дип. представителем направляющего
гос-ва. Агреман запрашивается только
на глав дипломатических миссий (в
современной практике — на послов) и, как
правило, через ведомство иностранных
дел принимающей страны убывающим послом
или старшим сотрудником дип. миссии. В
ходе личного визита ответственному
лицу страны пребывания устно излагается
суть дела и передается краткая
биографическая справка вновь назначаемого
представителя. В некоторых странах
практикуется направление в ведомство
иностранных дел также и официальной
ноты с просьбой о выдаче агремана. Во
многих случаях об отказе в агремане не
сообщается — истечение уместного срока
(4-8 недель) является сигналом нежелательности
предложенного кандидата. В случае
устного запроса агремана, положительный
ответ дается также устно. После получения
агремана назначаемый кандидат на
должность главы дип. представительства
рассматривается в качестве персоны
грата, отрицательная реакция или ответ
принимающей стороны означает, что данный
представитель является персоной нон
грата. Мотивы отказа в агремане гос-во
пребывания сообщать не обязано. В
соответствии с международной практикой
возможная переписка или обсуждение
вопроса об агремане не предаются огласке.

Вежливость
международная(лат.
comitas gentium), совокупность правил поведения
государств, участвующих в международном
общении (например, освобождение дип.
агента и его личного багажа от таможенного
досмотра и уплаты таможенных сборов,
если нет соглашения об этом). Предоставление
каким-либо гос-вом дип. агенту больших
привилегий и иммунитетов, чем это
необходимо для его беспрепятственного
проезда через данное гос-во, также
является выражением В. м. Применяются
на началах взаимности или по желанию
того или иного гос-ва. Правила В. м. не
являются юридически обязательными, что
их отличает от норм международного
права. Вместе с тем несоблюдение их
часто рассматривается как акт недружелюбия,
хотя и не влечёт за собой международно-правовой
ответственности и не может служить
основанием для реторсий или предъявления
каких-либо претензий. Исторически В. м.
явилась основой возникновения норм
международного права. В древности и
даже в средние века предоставление
дипломатических привилегий и иммунитетов
было выражением

Билет 66

Ad hoc
для данного случая, для определенной
цели, специальный. В дип-ии – нормы,
регулирующие деятельность специальных
миссий, специальных представителей,
специальных организаций, комитетов или
рабочих групп, имеющих временный характер
и предназначенных для выполнения
специально поставленных задач.Термин
дип-я ad hoc впервые был использован в 1960
г. Комиссией международного права ООН
в рамках дискуссий VI Комиссии Генеральной
Ассамблеи. Комиссия выделила три
категории дип-ии ad hoc: а) делегации на
международных конференциях; б) временные
посланники (правительственные делегации,
уполномоченные выполнять миссии во
многих странах);в) специальные миссии
(временные миссии, имеющие представительский
гос-ный характер, направляемые одним
гос-вом в другое с согласия последнего
для обсуждения определенных вопросов
или для выполнения в этом государстве
определенной задачи).Согласно доктрине
международного права17 в категорию
дипломатов ad hoc входит любой делегат,
который не принадлежит к постоянной
дип. миссии. К ним могут относиться:а)
главы государств, главы правительств,
министры иностранных дел и др. члены
правительств, находящиеся с официальными
визитами за рубежом;б) посол или временный
посланник;в) дипломаты ad hoc, выполняющие
функции в качестве делегатов или членов
специальной миссии, направляемые для
участия в официальных церемониях;г)
дипломат ad hoc в качестве курьера;д)
секретные эмиссары; е) конфиденциальные
наблюдатели; ж) наблюдатели и делегаты
на конференциях и других международных
заседаниях;з) исполнительные и политические
агенты;и) группа сопровождения главы
гос-ва.

Атташе (франц.
attache, букв. — прикрепленный) -1) одна из
младших дипломатических должностей. В
ряде государств — младший или один из
младших дипломатических рангов, 2)
официальное лицо, причисленное к дип.
представительству как специалист в
какой-либо области. Существуют военные
и специальные А. (например, пресс-атташе)
— должности, более высокие, чем должность
А., но не являющиеся дип.и. А., с добавлением
к этому званию указаний на характер их
функций, называются также работники
других ведомств, состоящих при посольствах
и миссиях для изучения специальных
вопросов. В этом случае А. могут занимать
высокое место в порядке старшинства.
Так, А. военные, военно-морские и
военно-воздушные в порядке старшинства
следуют непосредственно за советниками.
Наибольшее значение имеют: А. военные
— представляющие военное ведомство
своего гос-ва перед военным ведомством
страны пребывания. А. военные осуществляют
постоянную связь между военными
ведомствами обеих стран, ведут переговоры
по вопросам военного характера, а также
о военных поставках, наблюдают за
выполнением этих поставок и т. п.
Одновременно А. военные являются
советниками дип. представителя по
военным вопросам. На смотрах, манёврах
или при церемониях военного характера
А. военные представляют свою армию или
своё военное ведомство.

Билет 67

Дип. аудиенция
(от лат. audientia — слушание; англ. audience) — 1)
официальный прием у лица, занимающего
высокий гос-ный пост; в международных
отношениях прием главой гос-ва, главой
правительства, министром иностранных
дел или др. членом правительства дип.
представителя. Имеет место при вручении
верительных и отзывных грамот, а также
в др. случаях. В зависимости от местных
протокольных правил, класса дип.
представителя и характера А. прием может
проходить в торжественной обстановке
или без соблюдения протокола; 2) в Европе
в XIX в. допрос, вызов в суд и устное
разбирательство в некоторых судебных
органах.. (в международном праве) – приём
главой гос-ва дип. представителя. А.
имеет место при вручении верительных
и отзывных грамот, а также в других
случаях. Согласно Венскому регламенту
правом испрашивать А. пользуется только
посол; дипломатические представители
других рангов

Билет 68

Дуайен
дип. корпуса (французское doyen — старейшина)
— глава дип. корпуса в стране пребывания,
который представляет всех аккредитованных
дипломатов; он обладает высшим дип.
классом и раньше других дипломатических
представителей аккредитовался в стране
пребывания. Функции дуайена носят в
значительной степени протокольный
характер. Он выступает от имени дипкорпуса
при передаче поздравлений или выражении
соболезнований, возглавляет дипкорпус
на протокольных мероприятиях, с согласия
других глав миссий может вступать в
переговоры с ведомством иностранных
дел страны пребывания по вопросам
дипломатических привилегий и иммунитета.
Дуайен консультирует своих вновь
прибывших коллег по вопросам протокола
страны пребывания. По прибытии к новому
месту службы вновь назначенный посол
обычно наносит дуайену свой первый
визит вежливости и лишь после этого
посещает других послов. Через дуайена
власти страны пребывания зачастую
распространяют общую для всего дип.
корпуса информацию. В этом случае дуайен
должен проследить, чтобы эта информация
дошла до каждой миссии. Дуайеном всегда
является дип. представитель высшего
класса (посол, нунций). Согласно
установившейся практике дуайеном
является глава представительства,
первым среди коллег по дип. корпусу
вручивший свои верительные грамоты.
Ранее в ряде католических стран был
принят порядок, когда дуайеном являлся
представитель Ватикана нунций. Бывает
так, что некоторые страны не имеют
дипломатических отношений со страной,
представляемой дуайеном. В таких случаях
они поддерживают контакт со следующим
по старшинству послом.

Многосторонняя
дип-я — форма
дип-ии в рамках международных организаций,
осуществляемая через делегации и
постоянные представительства государств
при международных организациях.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

§ 31. Оформление итогов переговоров и бесед

В дипломатической и деловой практике принято по итогам состоявшихся переговоров оформлять их подробную запись. Это делается независимо от того, закончились переговоры принятием конкретных документов (договоры, соглашения, совместные коммюнике и т. п.) или нет. Урегулирование двустороннего или многостороннего вопроса, сложной торгово-коммерческой сделки, как правило, не завершается «в один присест». Переговоры подчас затягиваются, прерываются для консультаций, после которых стороны нередко вносят изменения в свои предварительные позиции, что требует тщательного учета всех ранее высказанных соображений и аргументов, а тем более вносившихся конкретных предложений. Даже если переговоры проведены в один тур, их запись также позволит в дальнейшем при необходимости устранения недоразумений, прояснения обстоятельств дела в любой момент восстановить картину дискуссии, без труда найти «камень преткновения».

В записи переговоров фиксируется точное название сторон страна, организация и др.); фамилии и должности участников; место, дата (день и час) и продолжительность встречи; основные обсуждавшиеся вопросы и высказанные по ним мнения; достигнутые договоренности или позиции сторон по несогласованным вопросам; запись о вручении каких-либо документов (с приложением их копий). Запись переговоров рекомендуется оформлять сразу же, по «горячим следам», в крайнем случае на следующий день. Впротивном случаемогут уйти из памяти некоторые детали, смысловые нюансы, имеющие подчас немаловажное значение.

Примерно те же критерии действуют в отношении повседневных «рутинных», или, как их еще называют, дневниковых записей бесед дипломата. Помимо отмеченных выше формальных атрибутов в таких записях принято указывать, по чьей инициативе беседа состоялась и была она проведена «один на один» или с помощью переводчика. Важные и срочные вопросы, затронутые в беседе передаются в ведомство иностранных дел шифрованной телеграммой, а более подробная информация, равно как и записи, не имеющие срочного характера пересылаются с дипломатической почтой. Естественно, к беседам деловых партнеров предъявляются менее серьезные требования оформительского характера. Здесь все решают вопросы существа, и составитель беседы волен сам определить, делать ему подробную запись или ограничиться двумя-тремя фразами, своеобразными «узелками на память», которые могут пригодиться в дальнейшем.

Есть, впрочем, одно неотъемлемое условие, которому должны соответствовать запись беседы как дипломата, так и бизнесмена — точное отражение ее содержания. Конечно, каждая беседа несет в себе немало индивидуальности, опыта, субъективности в восприятии тех или иных затрагивавшихся вопросов. В департаментах ведомств иностранных дел, торговых представительствах и других организациях, поддерживающих контакты с иностранцами на регулярной основе, заводятся, как правило журналы учета телефонных разговоров, в которых отражается их содержание и продолжительность.