Как составить заявку на канцелярию

На практике существует два типа заявок на приобретение канцелярских товаров. Внутренние и Внешние. Давайте рассмотрим их по очереди.

Первая относится к документам. По своей сути это меморандумы, направленные от инициативного лица к руководителю компании. Обычно именно руководителя отдела информируют о том, что те или иные офисные документы исчерпаны.

В крупных компаниях существуют постоянные отделы снабжения. Он является его штатным сотрудником и должен заниматься внутренними запросами и обеспечивать необходимые поставки для всей компании. Если он есть, запрос направляется руководителю. Если нет, то документация доводится до генерального директора.

Внешняя заявка

Внешний запрос — это всегда просьба о помощи от третьей стороны. Руководитель компании или другое уполномоченное лицо направляет документ своему контрагенту, с которым предварительно заключен договор. Условия договора определяют порядок и правила информирования поставщика о необходимости выполнения очередного задания.

Как только представитель компании получает официальный документ, он должен связаться с контрагентом, обсудить все детали заказа и утвердить информацию, указанную в заявке.

Устная или письменная

В связи с тем, что заявка не является отдельной формой документа, участвующего в потоке организационной документации, единого критерия для ее формата не существует. Он может быть определен договаривающимися сторонами конвенции: устный или письменный. Если этот пункт вообще опустить, то допускается любая форма в соответствии с положениями статей 421 и 431 Гражданского кодекса.

Это относится как к внутренним, так и к внешним заявлениям.

Рекомендуется всегда отдавать предпочтение письменной форме. Важно отметить, что, когда дело доходит до суда, доказать факт выступления контрагента очень проблематично. Необходимо получить показания свидетелей и написать заявления. Это довольно болезненный процесс, который не всегда бывает успешным.

Как отправить

Рассмотрим, как направить письменный запрос. Всего их существует несколько:.

• непосредственно представителю службы снабжения, подрядчику или директору агентства занятости; и
• по факсу, по
• По электронной почте; и
• Письмом, зарегистрированным на регистрационном бланке с распиской (для внешних заявок).

Если речь идет о внутреннем заявлении, достаточно устного заявления или внутреннего электронного письма. Обычно проблем не возникает.

Если имеет место внешнее заявление, рекомендуется отдать предпочтение заказному письму. Это служит доказательством того, что контрагент знает или должен был знать об обязательстве. Основной недостаток этого способа уведомления — время. Часто офису требуется как можно скорее, и он не может ждать, пока письмо будет доставлено.

Кто составляет

Запрос на внешнюю доставку должен быть подготовлен человеком, имеющим общее представление об официальном документообороте. Это может быть секретарь, юрист, бухгалтер или сотрудник отдела закупок. Все вышеперечисленные сотрудники в той или иной мере знакомы с процессом оформления документов контрагента.

Кто бы ни составлял заявку, она в любом случае должна быть подписана генеральным директором, казначеем или директором по структурам. Их права подтверждаются законодательством компании или официальным юристом.

Рассказываем, как правильно составить внешнюю заявку

Прежде всего, обратите внимание на то, что документ приложен к договору о закупках и ссылается на него. Далее определите дату и место проведения аннуитета. В основной части заявки контрагент для выполнения обязательств, вытекающих из договора, перечисляет необходимые для закупки товары на основании имеющегося прайс-листа.

Примеры внешних заявок на закупку

Для внутренних заявок следует указывать, кому они были отправлены. Имя получателя и рабочее название должны быть в сокращении. Впоследствии имя заявителя и рабочая должность должны быть в общем падеже.

Ниже документа содержится просьба о приобретении канцелярских товаров, укажите всех сотрудников отдела и приложите полный список необходимых предметов. После согласования с бухгалтерией и руководителем, предметы доставляются.

Пример формы внутренней заявки

Оба варианта заявки должны быть подписаны и утверждены заявителем (ФИО и монография). После того как официальный документ отправлен по нужному адресу, остается только ждать ответа от получателя. Если ответа нет, необходимо обратиться в суд или вышестоящий орган (если он внутренний).

Всегда ли нужна записка

Каждая организация старается максимально упростить бюрократию и исключить «лишние» документы, которые можно устранить. Со своей стороны, мы всегда информируем читателя о необходимости или отсутствии тех или иных документов.

Иногда записка действительно не нужна, и ее можно выделить. Однако в данном случае быть «официальным» — не лучшая идея, поскольку сделки по продаже должны быть отражены в бухгалтерских документах, как и любые другие финансовые операции организации.

И меморандум о взаимопонимании здесь носит не только информационный характер, но и является основным бухгалтерским документом, инициирующим рынок.

Канцелярские товары

Под офисными принадлежностями понимается широкий спектр товаров, обеспечивающих выполнение офисных функций. От ручек до скрепок, от мультиварки до ластика.

Как правило, организация знает, что почти целый ряд канцелярии того или иного типа «потребляется» отдельными отделами заранее, на месяц или квартал вперед.

В этом случае руководитель секции должен связаться со службой логистики и запросить канцелярские принадлежности со склада.

Однако если канцелярские товары отсутствуют на складе, их необходимо достать. Процесс снабжения может отличаться в зависимости от структуры органа. Ниже приводится общий обзор процесса снабжения офиса

• Напишите меморандум. Меморандумы определяют количество и тип канцелярских товаров, которые необходимо приобрести.
• Рассмотрение меморандума администрацией. Руководитель организации принимает решение о закупке канцелярских товаров.
• Если решение положительное, служебная записка поступает в отдел логистики, который организует фактическую продажу.

Служебная записка вместе с другими документами, подтверждающими расходы, остается в бухгалтерии в качестве «первоисточника».

Следует отметить, что о потребности в канцелярских товарах может быть проинформирован руководитель отдела, а также любой сотрудник, которого он считает необходимым. Это можно сделать с помощью меморандума о взаимопонимании.

Форма служебной записки

• сведения о директоре, которому направляется меморандум (имя, местонахождение), название организации, имя
• элементы лица, создавшего служебную записку (имя, должность, служба),.
• Заголовок (необязательно)
• Тип и количество канцелярских товаров, которые необходимо приобрести, стоимость приобретения (необязательно)
• Раздел, в котором требуется канцелярский предмет, пункт
• Дата редактирования.

К служебной записке может прилагаться прайс-лист, обосновывающий сумму, которую необходимо приобрести.

Служебные записки хранятся в течение пяти лет, после чего уничтожаются в соответствии с процедурами организации.

Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

Если канцелярские принадлежности любого вида подходят к концу или уже исчерпаны, составляется меморандум. Однако ответственным за составление меморандума должен быть не сотрудник, составивший запрос, а старший или равнозначный сотрудник компании.

С помощью документа сотрудник, составивший его, снимает с себя ответственность за выполнение задания, которым должен заниматься другой сотрудник организации. Документ является подтверждением действий, предпринятых для решения проблемы.

Меморандумы о взаимопонимании — это документы, которые ссылаются на ключевые бухгалтерские документы. Они используются в качестве подтверждающей документации для коммерческих расходов. В результате, при получении, меморандум отправляется на хранение, чтобы быть представленным в качестве доказательства сотрудникам ФНС.

Особенности оформления

В законодательстве нет такого понятия, как «меморандум о взаимопонимании». Следовательно, нет и строгого вида составления документа. В результате всем сотрудникам разрешается составлять их в свободной форме, если законодательством компании не установлен конкретный образец.

Некоторые организации также выпускают специальные бланки, которые необходимо составлять. Допустимы рукописные или печатные формы. Обязательным условием является собственноручная подпись автора.

Документ обязательно должен содержать определенную информацию

1. Название организации.
2. Дата составления служебной записки.
3. Реквизиты руководителя, на которого составлена служебная записка.
4. Элементы сотрудника, являющегося получателем служебной записки.

В основной части служебной записки должны быть кратко изложены пропорции служебной записки. Информация должна быть дополнена предлагаемым решением проблемы.

Проверка документа необходима для признания того, что полученный документ был прочитан. Процесс проверки должен осуществляться лицом, являющимся получателем. Служебная записка также должна быть зарегистрирована в бухгалтерии компании.

Структура документа

Отсутствие предусмотренной законом формы служебной записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. В основе документа лежит стандартный формат.

1. В правом верхнем углу перечислены данные получателя. Это получатель служебной записки. Сюда входит информация о месте нахождения, имя и фамилия.
2. Ниже указывается аналогичная информация о заявителе.
3. Затем необходимо указать дату служебной записки, номер, присвоенный внутреннему документу, и юридический адрес организации.
4. По центру располагается заголовок документа «служебная записка».
5. Основной текст касается причины подачи заявления. В нем должно быть перечислено, что именно необходимо для решения вопроса. Сюда должна входить информация о том, как решить проблему.

Меморандум должен заканчиваться подписью автора. Подпись директора также должна санкционировать направление.

Каких ошибок стоит избегать

Если меморандум составлен неправильно, получатель не примет его. Для этого нужно учесть ошибки, которые часто допускаются при написании меморандумов.

1. Не указан адресат или введены неверные данные.
2. В тексте не указаны причины обращения.
3. Не дается информация о том, как решить вопрос.
4. В тексте используются разговорные выражения.
5. Документ оформлен не на бланке органа (если таковой имеется).
6. Введенные данные не соответствуют действительности.
7. Отсутствует официальная подпись.

Перед отправкой служебной записки сотруднику ее следует перечитать и исправить все ошибки или упущения. Если они исправлены, у директора нет причин отказывать в принятии апелляции.

Электронная форма

Процесс подачи служебной записки упрощается, если организация направляет обращение с использованием электронных средств связи. Этот способ не только облегчает подачу, но и делает документ более быстрым.

Процесс написания служебной записки не меняется, если она отправляется в электронном виде. Используется та же модель. Есть только два исключения: первое — это получатель.

Это связано с тем, что он регистрируется в адресной строке при отправке электронного письма. Получателя необходимо повторно уточнить в теме письма; второй случай — неподписанные документы, поскольку в большинстве случаев каждый сотрудник имеет личную электронную подпись, прикрепленную к автоматически отправляемому документу.

Характеристики служебных записок

Данные документы являются внутренними документами, распространяемыми только внутри компании. Бланки писем и официальные адреса используются для записи той же информации для внешних пользователей. Записки — это простые, структурированные и неструктурированные формы.

Их основное назначение — передача конкретных просьб в вышестоящие инстанции. При этом одобрение требуется только составителю документа.

Часто служебные записки пишутся для закупки канцелярских товаров. Прежде чем выдать документ, ответственное лицо определяет количество и тип расходных материалов, которых не хватает для выполнения всех задач в отделе, и подробно документирует запрос.

Не следует покупать канцелярские принадлежности оптом. Важно покупать только то, что необходимо в данный момент.

Требования к оформлению служебных записок на канцелярские товары

Единого формата для внутренних служебных записок не существует, но есть требования к содержанию документа. Данные требования определены в ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Основные требования к канцелярским принадлежностям включают в себя следующие пункты

Как расположены реквизиты служебной заявки на канцелярские товары: образец

Информация о получателе документа должна быть размещена в правом верхнем углу. Там же, чуть ниже, важно указать общие сведения об авторе документа. Здесь же следует указать дату составления документа и номер заказа канцелярских принадлежностей.

Далее в центре листа следует написать название документа прописными буквами. Следующая строка подходит для указания цели запроса. Другими словами, фраза «приобретение канцелярских товаров».

Основная часть записки должна гласить Важно обосновать запрашиваемые расходы. Также уместно сослаться на местные нормативные акты, регулирующие необходимость регулярного приобретения этих товаров для офисного использования.

Ниже приведен подробный список графики, необходимой в офисе, и количество единиц каждого вида из списка. Количество каждого товара, который необходимо приобрести, должно быть актуальным. В противном случае руководитель отдела может потребовать внести изменения в документ, ссылаясь на недостаточную актуальность запрашиваемых расходов.

Это увеличивает общую продолжительность процесса.

В конце документа компетентный орган подписывает документ и расшифровку к нему. Также указывается дата. После того как документ доставлен получателю, субъект делает отметку в канцелярии. При этом руководитель службы не подписывает записку, так как факт получения документа уже зафиксирован.

Заявка на получение канцтоваров со склада

Если предполагается, что запрос поступит в «Офисные принадлежности» со склада, его следует сформировать в формате таблицы. В документе должны быть указаны все необходимые наименования и количество каждого вида. Часто такие документы составляются в электронном виде.

Формулировка меморандума в виде таблицы упрощает работу склада, и канцтовары быстрее поступают в офис.