Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.
Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявки на поставку товара .docСкачать образец заявки на поставку товара .doc
На какие товары можно формировать заявку
Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:
- стройматериалы,
- канцелярские принадлежности,
- хозяйственные товары,
- мебель,
- технику,
- оборудование и т.д.
Порядок получения товара
Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.
- Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
- Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
- После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).
При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.
Плюсы и минусы заявки
Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.
Позитивный момент
Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.
Негативный момент
Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.
Можно ли отказаться от заявки на поставку товара
Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.
В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).
Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.
Кто составляет заявку
Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.
Образец заявки на поставку товара
На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.
Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.
- В «шапку» вписываются:
- название той фирмы, которой она адресована,
- название компании–заказчика,
- дата, номер и место составления документа,
- данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
- Далее в документ нужно внести:
- наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
- их количество,
- размер,
- вес,
- тару,
- прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).
При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.
- Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.
При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.
На что обратить внимание при оформлении заявки
Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.
Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).
Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).
Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.
!!!!!11111.jpeg)
Содержание
1. Что представляет собой заявка на поставку товара
2. как оформить заявку на поставку товара
3. как составить заявку на приобретение товара
4. Видео-инструкция принятие заявки на поставку товара поставщиком
1. Что представляет собой заявка на поставку товара
Заявка на приобретение товара — это договор поставки на основании которого формируется некий механизм поставки товара на основе поданной заявки от покупателя.
2. Как оформить заявку на поставку товара
Процедура закупки представляет из себя процедуру, при котором заказчик с помощью документов бронирует продукцию, находящуюся у поставщика.
Время в течение которого будет осуществляться поставка товара обсуждается сторонами договора, как будет получена заявка от покупателя. В самом содержании договора выбирается заявка в свободной форме или же существуют случаи, когда указывается определенный бланк, он прикреплен в качестве приложения к заключенному договору. При наличии второго варианта, заявки указываемые в бланки оформляются особым соглашением к договору.
Поставщик имеет возможность создать свой бланк заявки и потребовать применения только такой формы заполнения при оформлении заказов от контрагентов. В основном данные бланки размещаются на сайтах организаций. Заявки распространяются в случаях, когда две стороны не могут выбрать определенный ассортимент товаров. При этом определенные товары, требующиеся покупателю прописываются в заявке. Заявка требуется при действии резервирования товаров поставщиком на складе. Заявка, обязует покупателя оплатить поставленную продукцию, если качество и количество в полной мере соответствует списку в составленном документе.
Заявка нужна для того, что при наличии условия возникновения судебного разбирательства из-за купли-продажи особых товаров, были обсуждены все условия.
Предоставляем комплексное тендерное сопровождение на всех этапах!
Обратитесь к нам и мы окажем комплексное сопровождение на всех этапах!
Обратиться
3. Как составить заявку на приобретение товара
Заявка может иметь разные формы, может быть составлена в той форме, которая прописана в договоре или же которая установлена поставщиком, а также в свободном виде.
Но кроме того, заявка должна содержать в себе необходимые составляющие
Документ обязан иметь название — “заявка”, дату, когда он был составлен, прописывается название организации-покупателя, данные о лице, являющемся уполномоченным на заказ товара и оформление заявки. При этом потребуется указать ФИО, должность, контактные данные.
Потребуется указать реквизиты товара, при условии того, что процедура поставки товара происходит в соответствии с договором поставки.
В качестве таблицы нужно будет предоставить сведения о товаре:
- наименование
- параметры товара
- количество по каждой из позиций
- цена за 1 единицу
- совокупную стоимость по количеству и цене товара
В заявке указывается дата, в течение которой обязан быть поставлен товар, если покупатель имеет сроки с ограничением. К тому же указывается адрес, по нему и будет осуществлена поставка товара к покупателю.
В заявке отмечается наличие каких-либо скидок при оплате товара, но вместе с этим в заявке указываются реквизиты договора. При отсутствии в договоре указания требований оплаты, в заявке прописывается предложение по оплате за доставку товара или о преждевременной оплате в особом размере.
от уполномоченного лица вместе с указанием должности, которую он занимает.
Проводим анализ для субъектов СМП, оцениваем шансы на победу, уровень конкуренции и коррупционные составляющие, подробнее об услуге смотрите по данной ссылке.
4. Видео-инструкция принятие заявки на поставку товара поставщиком
Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!
Обратно к списку
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1
Тема: Составление заявки на сырье
Цель работы: приобрести практический опыт по составлению заявки на получение сырья со склада
Задачи:
— Обучающая: формирование способностей к творческому мышлению и самостоятельной деятельности; устранение пробелов в знаниях об организации рабочего места повара по приготовлению различных групп полуфабрикатов.
— Развивающая: развитие умений анализировать и классифицировать, делать самостоятельные выводы, находить ошибки, анализировать их, корректировать свою работу; развитие внимания и памяти.
— Воспитательная: воспитать умение работать в группах и индивидуально, помогать друг другу; воспитать чувства личной ответственности за результат своего труда; воспитать культуру учебного труда, навыков самообразования, экономного расходования времени.
Оборудование: ручки, раздаточный материал.
Теоретическое обоснование:
Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов. Данные документы являются первичной учётной информацией, используя которую ведётся бухгалтерский учёт.
Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт её свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учёта и ответственные лица. Документом в учёте подтверждается законность и обоснованность всех текущих учётных записей. В составе документов бухгалтерского учёта различают:
— первичные документы;
— учётные регистры;
— отчётные документы.
Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведётся бухгалтерский учёт. Первичны учётные, документы могут, составляются на бумажных и машинных носителях информации. Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгалтерском учёте называют реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные. Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:
-
наименование документа (формы), код формы;
-
дата составления;
-
наименование организации, от имени которой составлен документ;
-
содержание хозяйственной операции;
-
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
-
наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
-
личные подписи указанных лиц и их расшифровка.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные следующие реквизиты:
-
номер документа;
-
расчётные счета организации;
-
основание для совершения хозяйственной операции.
Вашим поставщиком может стать не только фирма или индивидуальный предприниматель, но и обычный человек. Как правило, у населения покупают продовольственные товары, выращенные на личном подсобном участке, или какое-нибудь сырье. Многие компании охотно сотрудничают с такими продавцами, поскольку цены у них обычно ниже, чем у «коллег»-организаций. Как правильно оформить эту сделку?
Чаще всего продукты у населения закупают торговые фирмы, чтобы потом перепродать их.
Заметьте: как правило, товары у граждан приобретают лишь те сотрудники, которых директор специально назначил для этого своим приказом. Им выдают деньги под отчет из кассы фирмы (впоследствии сотрудник представит авансовый отчет). Чтобы обеспечить сохранность денег и купленной продукции, с такими работниками заключают договор о полной материальной ответственности
Этот же акт могут использовать и любые другие компании при покупке любых других товаров. Но это не значит, что бланк надо полностью копировать. Главное, чтобы в документе были указаны все обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Вот они:
-
название документа;
-
дата, когда его составили;
-
название фирмы, от имени которой оформлена бумага;
-
содержание хозяйственной операции (в нашем случае – покупка товаров);
-
количество, цена и стоимость продукции;
-
должность и фамилия того, кто покупает товары от имени вашей фирмы;
-
личные подписи продавца и представителя вашей компании.
Кроме того, обязательно назовите в акте фамилию, имя и отчество продавца (полностью). А также впишите его паспортные данные и домашний адрес. Будет нелишним, если руководитель вашей фирмы поставит на документе свою визу («утверждаю»).
Закупочный акт составляют в двух экземплярах. Один экземпляр остается у гражданина-продавца, а другой передают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Прежде чем приступать к формированию требования в кладовую, нужно:
Утвердить меню: блюда, которые организация будет готовить.
Определиться с рецептурой.
Рассчитать количество необходимого сырья для непрерывного процесса.
Подтвердить возможность и заручиться документальным согласием начальника производства и руководителя компании.
Для учета движения товаров разработана унифицированная форма накладной ОП-4. Этот документ позволяет списать продукты питания со склада предприятия.
Накладная относится к первичной документации и для ее составления требуется основание. Им в данном случае выступает требование на отпуск товара со склада.
Составляется документ в двух экземплярах:
один из которых передается в бухгалтерию предприятия ;
второй остается у работника, который непосредственно получил отпущенный товар — с момента получения продукции и до передачи ее в работу он считается материально-ответственным за нее лицом.
Документ является отчетным, следует стремиться избегать ошибок, но если они будут допущены, необходимо аккуратно их исправить, путем зачеркивания неверной информации и внесения верной.
Рядом с корректировкой ставят подписи ответственных за составление накладной лиц с надписью «Исправленному верить».
Заполнение лицевой стороны бланка формы ОП-4
Вначале указывается наименование предприятия и структурное подразделение, которое выписывает документ.
Затем справа в колонку с кодами вносятся шифры различных классификаторов (по необходимости).
Ниже в соответствующих ячейках вписывается номер документа, а также дата его составления.
После этого нужно дать ссылку на основание: здесь пишется номер требования на отпуск товара, а рядом вносится точное время передачи продукции (часы и минуты) — это связано с тем, что продукты питания являются скоропортящимся товарам.
Потом указывается фамилия, имя, отчество материально-ответственного лица, т.е. того сотрудника, который непосредственно забирает продукцию из кладовой.
Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. Сюда вписываются сведенияо наименовании товара (т.е пишутся конкретные виды продуктов питания), их единица измерения (килограммы, литры и т.п.), количество затребованной по накладной-требованию и реально отпущенной продукции, цена за одну единицу товара и общая сумма.
о наименовании товара (т.е пишутся конкретные виды продуктов питания),
их единица измерения (килограммы, литры и т.п.),количество затребованной по накладной-требованию и реально отпущенной продукции,
цена за одну единицу товараи общая сумма.
В строке «Итого» подводится итог внесенным выше сведениям.
Заполнение оборотной стороны бланка формы ОП-4.
С обратной стороны документа идет продолжение таблицы.
После внесения в нее полного списка получаемых со склада продуктов, подводятся результаты общих показателей по отпущенному количеству и стоимости товаров.
Ниже прописью вносится опять же общая сумма по накладной и ставятся подписи всех сотрудников, задействованных в процессе, с указанием их должностей, фамилий и инициалов.
Также документ должен быть удостоверен подписями заведующего производством и руководителя компании. Все автографы должны быть расшифрованы.
Указания по выполнению практической работы:
Задание 1. Сведения по предприятию: Кафе «Встреча». Директор Петров М.Н., зав.производством Иванова Т.В., кладовщик – Круглова М.М.
На основании Плана меню и Сборников рецептур произвести расчет потребности количества сырья.
Задание 2. Составить требование в кладовую от 11.02.21г, через Исаеву Г.И.
Задание 3. Составить накладную от 12.02.21г.
Задание 4. Ответить на контрольные вопросы
-
Что является бухгалтерским документом?
-
Дайте определение реквизиту. Перечислите виды реквизитов.
-
Сколько экземпляров Акта закупки необходимо заполнить, при покупке продуктов у населения?
-
Какой документ заключают с работником для сохранности денежных средств?
Задание 5. Сделать вывод о проделанной работе.
Для практической работы каждому студенту распечатываются пустые бланки для заполнения (накладную на отпуск товара лучше скачать по унифицированной форме № ОП-4).
Заявка на поставку товара оформляется в свободной форме. Скачайте бесплатно бланк заявки на поставку товара и заполните его с учетом своих данных. Также вам доступен заполненный образец такой заявки.
Вам поможет
Образец заявки на поставку товара
Тема 1.1. Характеристика процессов
обработки сырья, приготовление и подготовки к реализации полуфабрикатов их них
Тема: Правила
составления заявки на сырье. Правила приемки товара
Расчет количества сырья и продуктов, предназначенных для
переработки в производственном цехе, производится на основании плана-меню и
Сборника рецептур блюд.
План-меню
составляется заведующим производством. При составлении плана-меню учитывается:
ассортимент выпускаемой продукции, в зависимости от его типа и класса,
потребительский спрос, наличие сырья в кладовых, оснащенность технологическим
оборудованием.
План-меню
представляет собой перечень блюд, с указанием номеров блюд по «Сборнику
рецептур» или ТТК записанных в определенном порядке с указанием выхода блюд:
основного продукта, гарнира и цены, а также количество блюд к приготовлению.
Группировка блюд в
плане-меню осуществляется по видам:
холодные блюда
и закуски: рыбная гастрономия, холодные рыбные блюда, салаты и винегреты,
холодные блюда из мяса и из птицы;
горячие
закуски: рыбные, мясные, из домашней птицы и дичи, овощные, грибные,
яичные;
первые: супы
прозрачные, заправочные, пюреобразные, молочные, холодные, сладкие;
вторые блюда: рыбные,
мясные, из домашней птицы и дичи, из котлетной массы, из субпродуктов, из
овощей, круп, бобовых, макаронных и мучных изделий, из яиц и творога;
сладкие блюда
(горячие, холодные);
горячие
напитки;
холодные напитки
собственного производства;
мучные
кулинарные и кондитерские изделия
Используя
план-меню определяют суточную потребность в продуктах, на основании которой
выписывается меню-требование на выдачу продуктов питания, где указываются дата
и номер заявки, наименование затребованных продуктов, единицы измерения, их
количество. Для
составления требования необходимо по рецептурам подсчитать, какое количество
продуктов нужно для приготовления, запланированного количество блюд.
План – меню так
же, как и оформленное на его основание требование, составляется в одном
экземпляре, подписывается заведующим производством и утверждается руководителем
предприятия. На основании плана-меню в бухгалтерии составляются калькуляции и
устанавливаются розничные цены на блюда, а также составляется меню на каждый
день непосредственно для посетителей.
Правила приемки
товаров
ПОП получают сырье
от поставщиков или закупают сами в магазинах и у физических лиц.
Сотрудник,
ответственный за приёмку и сохранность товаров отвечает за приёмку товаров и следит за их сохранностью и
списанием (расходованием).
В зависимости от
масштаба и формата предприятия общественного питания ответственным может быть:
заведующий складом или кладовщик, управляющий заведением, шеф-повар и так
далее.
Договор о материальной
ответственности
С ответственным
сотрудником заключается договор о материальной ответственности. Также составляется доверенность на ответственного сотрудника, который имеет право
подписывать документы по приёмке товара.
Сырье от
поставщиков поступает на производство на основе договоров поставки. Договор
поставки является правовым документом, определяющим права и обязанности
поставщиков и покупателей.
В договоре должны быть отражены условия поставки, в том
числе наименование товаров, их количество, цена.
(График
поставок определяется, с теми условиями насколько
необходимо закупать те или иные товары. Учитывается допустимый период хранения
скоропортящихся продуктов и наличие денег в обороте.)
При приемке
продовольственных товаров учитывается следующее:
1.
Мясо
принимается только при наличие ветеринарного клейма и ветеринарного
свидетельства;
2.
Запрещается
принимать сельскохозяйственную птицу и яйца без ветеринарного свидетельства.
Птица
принимается только в потрошённом виде за исключением дичи. Яйца должны быть без
нарушения целостности оболочки;
3.
Рыба принимается только с ветеринарным
свидетельством;
4.
Молочные
продукты должны принимать в чистой таре и не нарушенной упаковки;
5.
Запрещается прием товара с нарушением или
повреждением индивидуальной упаковки продукта (например, «развакуум» упаковки,
дефект, бомбаж консервных банок);
6.
Запрещается прием товара с нарушение индивидуальной этикетки продукта, на которой нет
информации о дате изготовления, условиях хранения, сроках годности, составе,
производителе;
7.
Запрещается прием товара с наличием жучков в сухой продукции (мука, специи, крупы);
8.
Не принимаются овощи и
фрукты с признаками гнили;
9.
Запрещается прием
безалкогольных и алкогольных напитков с истекшим сроком реализации и без
этикетки;
10.
Хлеб и хлебобулочные
изделия должны приниматься с проверкой качества продукции по органолептическим
показателям;
Поступивший товар
взвешивают, проверяют целостность упаковки, срок годности. Овощи, зелень,
фрукты взвешивают, проверяют на наличие порчи и повреждений.
Тара и упаковка
пищевых продуктов должны быть прочными, чистыми, сухими, без постороннего
запаха и нарушения целостности. При наличие открытой или не маркированной тары,
а также признаков порчи на товаре, дальнейшая приемка товаров
приостанавливается и составляется акт. Акт
оформляется и подписывается в двух экземплярах — один для вас, второй — для
поставщика.
В большинстве
случает сырье сначала поступает в кладовую, после чего его отпускают на
производство.