Как составить заявку на учебники

Как правильно составить заявку на поставку учебников в ОУ? Какие нормативные документы позволяют отстоять право на выделение средств для  пополнения библиотечного фонда ОУ? Можно ли избежать распространенных ошибок? Эти вопросы часто задают  ответственные лица в ОУ за составление заявки, будь это завуч или персонал библиотеки. Поэтому в своей статье я старалась ответить на эти вопросы и устранить некоторые Причины неэффективности заказа учебников.  

В журнале «Школьная библиотека» за 2011 год №8 опубликована моя статья «Комплектование библиотек образовательных учреждений как условие реализации Федеральных государственных образовательных стандартов: методический практикум» . 

Как и положено, сначала я даю ссылки на нормативы, а потом и сам алгоритм составления заявок на литературу в библиотеку ОУ. Нормативы Вам пригодятся для составления плана комплектования, анализа работы с учебным фондом, для формирования заявки и для составления программы развития библиотеки в части комплектования фондов.

Полностью материал прочитаете в №8, здесь я публикую извлечение  по  составлению заказа.

«После
всех бухгалтерских  расчетов,  ОУ получает определенную сумму, на счет, для
пополнения библиотечного фонда и методику расчета  заказа.

Если
заявка выполняется централизованно по всем ОУ, то приказом отдела образования  назначается 
ответственный специалист /методист за формирование заказа на уровне
муниципального образования. Если 
учреждение самостоятельно работает с заказом, то приказ составляется на
уровне ОУ, также с указанием ответственного лица и сроков исполнения.

Показатель
обеспеченности средствами на одного обучающегося можно рассчитать так:
выделенная сумма, делится на контингент обучающихся ОУ. В сравнении со средней
оптовой стоимостью учебника, рассчитаете приобретаемое количество учебников на
выделенные средства. Этот показатель, пригодиться при подготовке финансовых и
аналитических материалов.

Для
определения списка учебников подлежащих включению в заявку, необходимо на общем
педагогическом совете ОУ:

·             
заслушать доклад о состоянии
библиотечного фонда учреждения;

·             
рассмотреть списки недостающей
литературы, согласно приложения к учебному плану «Перечень
программно-методического обеспечения учебного плана на 20__/20__ учебный год» ОУ; 

·             
распределение
списка недостающих учебников по источникам комплектования: за счет спонсорских
средств, из средств муниципалитета, для самостоятельного приобретения законными
представителями и т.д.;

·             
решение педсовета внести в протокол,
оформить выписку, проставить реквизиты и заверить.

Выписка
из протокола педсовета ОУ должна храниться у ответственного за составление
заказа и может быть представлена как доказательство общего решения педсовета в
случае возникновения претензий, конфликтных ситуаций.

Далее
оформляете бланк заказа, который должен быть выдержан в единой форме, установленного
образца, утвержденный приказом отдела образования/учреждения. Табличный вариант
бланка заказа на учебники целесообразно составлять на основе действующего, на
момент составления заказа, Федерального перечня учебников, рекомендованных
(допущенных) к
использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях,
реализующих образовательные программы общего образования и имеющих
государственную аккредитацию. Пояснение к приказу/пояснительной записке: «Заказ
формируется на основе ФП утв. приказом Минобрнауки от ____, № ____».

На
бланке заявки в верхнем правом углу располагается гриф «Утверждаю» с ФИО
руководителя ОУ, датой, подписью и печатью. Ниже, в центре, наименование заказа
с обязательным указанием источника финансирования. Год издания учебника
проставлять обязательно, с целью исключения выгоды в пользу поставщика.

В
моей практике был заказ, в котором год издания не был указан, поскольку в ФП
учебников он отсутствовал. Поставщик (известная российская книготорговая фирма)
усмотрел в этом выгоду и поставил учебники на 2-3 года позднее издания, чем год
исполнения заказа. Данный прецедент повлек за собой долгие административные
разбирательства.

В
конце таблицы выводится итоговая сумма заказа и общее количество учебников. В нижнем
левом углу бланка, как в любом официальном документе, принято указывать ФИО
лица составившего бланк (Исполнил:), контактный телефон. Бланк  составляется в двух экземплярах один остается
в ОУ для сверки.

 Методист/специалист, ответственный на уровне
муниципалитета, за заказ, собирает такие бланки с каждого ОУ и составляет
сводный заказ на учебники в формате Excel.

Далее,
работа продолжается в тандеме со специалистами экономического отдела
бухгалтерии – сверка, проставление цен, выверка итоговых сумм, подготовка и
отслеживание заказа.

 Порядок
и сроки поставки заказа по количеству и качеству регулируются условиями
поставки (договор). Передача товара от поставщика к заказчику оформляется
товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки
товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, счета,
счета-фактуры. Приемка товаров по количеству предусматривает проверку
соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных,
сопроводительных и (или) расчетных документах.

В
пакет сопроводительных документов, поставляющая организация, обязана вложить
сертификаты соответствия на поставляемые учебники.

Сертификат соответствия – документ, выданный по правилам государственной
системы сертификации, указывающий, что обеспечивается необходимая уверенность в
том, что должным образом идентифицированная продукция, процесс, работа, услуга
соответствуют требованиям технических регламентов, стандартов или иных
нормативных документов.

После
получения заказ сверяете с сопроводительными документами и своим экземпляром
бланка заказа, в случае выявленной недостачи товара или несоответствия условиям
поставки, составляете «АКТ об обнаружении несоответствия качества и
комплектности продукции (товара) требованиям договора, удостоверяющих качество
при приемке заказа».

Примерная
форма АКТа:

___________________________

     
(наименование получателя)

     ____________________________

        (адрес получателя)

При поступлении заказа в
школьные библиотеки все издания проходят процедуру приема, учета и оформления
согласно «Инструкции по учету библиотечного фонда[1]».

При
заказе художественной, отраслевой или справочно-энциклопедической литературы ознакомиться
с каталогами и прайс-листами можно на сайтах издающих организаций.

Понимание
со стороны администрации ОУ необходимости комплектования фондов школьной
библиотеки, позволит восстановить фонды за счет обновлений учебно-методических
комплексов, поступлений  новинок
литературы для детей и юношества, создавая, таким образом, необходимые условия
реализации положений ФГОС и предоставляя информационно-библиотечные
ресурсы  для обеспечения высокого уровня
качества образования обучающимся.»