Как составить журнал продажи товара - Исправление недочетов и поиск решений вместе с Examum.ru

Итак, вы открыли розничный магазин и теперь разбираетесь с вопросом, как вести товарный учет. Ведь от правильного ведения учета зависит судьба бизнеса. Как показывает статистика, ошибки в подсчетах зачастую приводят к серьезным денежным потерям и даже банкротству.

Без товарного учета вы теряете контроль над деньгами и остатками, а за этим следует хаос на складах и в торговых точках. Бухгалтерия не получает точных данных. А у нечистых на руку сотрудников появляются прекрасные условия для хищения.

Звучит не вдохновляюще.

На самом деле, организация учета товаров – дело не сложное. Для этого у вас есть два способа:

ручной (ведется с помощью обычных тетрадей, специальных книг учета или таблиц Excel) – дешево и сердито,
либо автоматизированный (ведется с помощью товароучетной программы) – такая программа стоит примерно 600 рублей в месяц, зато полностью разгружает от бумажной волокиты.

Давайте вместе разберемся со способами учета и выберем подходящий для вашей торговли. Вам помогут примеры из опыта коллег, которые мы здесь собрали.

В общем, если вы хотите научиться правильно вести учет товаров, тогда эта статья для вас.

Товарный учет делится на виды

Зная их, вы лучше поймете как ведется товарный учет. Все виды учета тесно связаны между собой:для каждого нужны данные о продажах, о закупках, об остатках товаров и другие.

Оперативный учет. Ведется для отслеживания работы магазина за короткий период: день, неделю или месяц. Показывает прибыль и текущий денежный баланс, а также фактические остатки товаров, чтобы делать закупки вовремя.

Бухгалтерский учет. Ведение бухучета – это целая наука, и очень важная для бизнеса. Вы видите насколько продуктивно работает магазин, предотвращаете убытки и правильно считаете прибыль.

Если бизнес небольшой, вести бухучет можно и самостоятельно. Еще есть вариант подключить к вашей кассе онлайн-бухгалтерию. Тогда сводить дебет с кредитом и готовить отчеты в налоговую будет программа.

Кстати, все кассы Лайтбокс уже интегрированы с интернет-бухгалтерией.

Статистический учет. Ведется на основе данных бухгалтерского и оперативного учетов. С его помощью вы следите за результатами работы магазина уже за длительный период, например, за квартал, полгода, год, и прогнозируете доходы и расходы.

Складской учет. Ведение складского учета подразумевает учет товаров и материальных ценностей (ТМЦ), которые хранятся на складе. Складской учет контролирует сохранность остатков и денег, помогает регулировать ассортимент, обеспечивать прилавки нужными товарами и вовремя избавляться от неликвидов.

В общем, каждый вид учета даст вам реальную информацию обо всех торговых операциях, а значит вы будете всегда вовремя решать проблемы и устранять возможные ошибки вашего бизнеса.

Как происходит товарный учет в розничном магазине пошагово?

В рознице вы работаете со штучным и весовым товарами, поэтому в товарном учете контролируются все действия, которые происходят во время товарооборота:

поступление,
перемещение,
выбытие,
остаток.

Для ведения бухгалтерской отчетности каждое действие подтверждается специальными документами: приходными и расходными ордерами, накладными, актами, ведомостями, кассовыми чеками. Только в этом случае бухгалтер составит отчет для налоговой, не вызывающий вопросов.

А сейчас давайте посмотрим, как происходит товарный учет пошагово.

Шаг 1. Учет поступления товаров

Поступление ТМЦ сопровождаются товарными накладными от поставщиков с данными о поставщике, товаре, закупочной цене, сумме НДС. Розничные магазины, как правило, ведут товарный учет по отпускным ценам – он понятнее. Поэтому вы приходуете вновь поступивший товар, делаете торговую наценку, и всю информацию заносите в базу данных или записываете в тетрадь (в зависимости от способа учета).

Очень важно рассчитать правильную наценку, иначе будете торговать себе в убыток. Сумма наценки напрямую зависит от себестоимости ТМЦ, за которую многие предприниматели принимают закупочную цену. Не делайте этой ошибки.

Закупочная цена – это фактическая себестоимость товара. А себестоимость ТМЦ включает в себя закупочную цену плюс все затраты магазина на приобретение товара и работу магазина (логистика, арендная плата, зарплатный фонд, налоги и т. д.). Обязательно вычислите минимальную торговую наценку, которая окупит эти затраты.

Шаг 2. Учет на складе (перемещение товара)

После приемки поступивший товар не всегда сразу попадает на полки. Иногда он перемещается на хранение в складское помещение магазина. Здесь уже на сцену выходит складской учет. Важно зафиксировать, какой товар, в каком количестве и на какую сумму находится на складе.

При ручном способе учета вы записываете эти данные в специальную книгу складского учета, при автоматизированном – в складскую программу.

Шаг 3. Учет выбытия (продажи товаров и возвраты)

Выбытие подразумевает продажу, порчу или кражу (так образуется недостача), списание (просрочка) или возврат поставщику (проблемы с качеством).

В розничной торговле продажа товаров оформляется кассовым чеком или товарным чеком (выписывается при отсутствии кассы или дополнительно к кассовому чеку). Оформлением выручки за день занимается кассир. Каждый день в конце смены он составляет отчет кассира и вносит сумму выручки в приходно-кассовый ордер. По данным отчета ежедневно формируются бухгалтерские проводки, которые отражают объем выручки.

Шаг. 4 Учет остатков. В конце смены остатки подсчитываются, корректируются и фиксируются в тетради или программе.

Чтобы знать точные остатки, надо периодически проводить инвентаризацию, т. е. считать фактическое количество товаров и сравнивать его с данными учета. Причем при ручном способе учета из-за большой вероятности ошибок в подсчетах делать это лучше каждый день.

Если товаров окажется меньше — это недостача. Больше — излишки. Если общее количество верное, но одних товаров мало, а других слишком много — это пересортица. Списание недостачи оформляется специальными актами.

Как вести учет розничных продаж, если торговая точка не автоматизирована?

Если вы пока еще не решились на автоматизацию магазина, или считаете, что она вам не нужна, тогда для ведения товарного учета ручным способом у вас есть два стандартных метода: суммовой учет или аналитический учет. Оба ведутся с помощью записей либо в тетрадях, либо таблицах Excel.

Учет вручную в журнале или тетради. Суммовой учет

Чтобы вести тетрадный учет, нужны время, усердие и желание. Сейчас предприниматели используют такой способ крайне редко и отдают предпочтение специальным программам для товарного учета, которые подключаются кассе. Тем более, что цена на них доступна даже самому небольшому бизнесу. А с введением требования по обязательному наименованию товара в чеке такая программа просто напрашивается на использование.

При ведении учета вручную в тетради возможен только суммовой учет. Он ведется по сумме документов и подходит для магазинов с небольшим ассортиментом товаров.

Обычно заводят три тетради, где записываются все движения с деньгами и товарами:

приход,
расход (например, сколько денег отдали поставщику молока, хлеба, дворнику, зарплата и т. д.),
выручка.

Но иногда всего все эти позиции заносят в одну тетрадь «приходов-расходов». Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.

Пришел товар, считаете сумму по цене реализации, записываете. Каждый день от этой суммы минусуете выручку. Получившаяся разница — складской остаток. После чего полученный расчетный остаток сравниваете с фактическим, и подбиваете недостачу.

Одно из главных условий, если вы ведете все учеты вручную, это правильный порядок документов. Последовательность должна основываться на хронологии. Если хотя бы несколько бумаг будут переложены, собьется все отчетность. А поиск ошибок займет кучу времени.

Плюс учета в тетради:

учет несложный и бесплатный, достаточно только тетради и ручки.

Это, пожалуй, единственный плюс. Минусов гораздо больше.

Минусы учета в тетради:

можно забыть внести данные;
у каждого продавца своя тетрадь, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе;
если ошибиться в записях, придется исправлять, и потом будет сложно разобраться в данных;
процесс инвентаризации выглядит сложно: надо руками считать остатки по накладным, продажам. Повезет, если фактический остаток с планом сойдется. Если нет, придется разбираться.
невозможно вести аналитику по товарному ассортименту:видна только общая информация о доходах и расходах;
при суммовом учете сложно поймать за руку продавца, сбывающего «левый» товар
ручной учет очень неудобен при большом товарном ассортименте.

Ксения, г. Тула

«Работала некоторое время продавцом в небольшом отделе. Схема такая. Привоз был раз в неделю. Товара принимала по накладным. В течение дня проданное записывается в тетрадь. Вечером считаю кассу и проданный товар. Делаю так, чтобы совпадало. Пересдаемся — пересчитываем весь товар, записываем каждый в свою тетрадь. Считаем баланс по всему отделу, утром приходит хозяин, должно совпадать. И так каждый раз при пересменке. И целый квест, если не совпадает».

Учет в таблицах Excel. Аналитический учет

Ведение товарного учета в Excel упростит учет:поможет сделать простые расчеты и изменить данные, но все равно не избавит вас от ручного ввода данных, а значит и от ошибок.

Кроме суммового, в таблицах Excel можно вести аналитический способ учета продаж. Этот способ ведения учета более наглядный, чем суммовой. С его помощью вы детально анализируете товарные запасы, следите за динамикой продаж, прибылью магазина.

Аналитический учет ведется по месяцам и включает в себя наименование и количество товара, а также его цену. В конце периода вы увидите, какой товар показал самую высокую маржинальность и принёс больше дохода.

Каждому месяцу в файле Excel отводится новая страничка:

В первую графу файла заносится полная информация о товаре: производитель, вес, цена, вид упаковки.
Во второй графе отмечают объем поступлений в текущем месяце.
В следующей – количество продаж.
В последней – остатки по каждой позиции.
Отдельно записывается информация по возвратам, испорченному или просроченному товару, результатам ревизий.

Плюсы учета в Excel:

данные можно быстро корректировать или пересылать по почте;
если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу – искать нужную страницу в журнале не придется.

Минусы учета в Excel:

одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям;
данные могут пропасть по ошибке сотрудника;
для товароучета придется скачивать платные шаблоны;
невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.

Елена Огородникова, г. Челябинск, владелец магазинов «Все для парикмахера»

Учет товаров в тетради треш, а чем проще Excel, я так и не поняла

«Я недавно открыла два небольших магазина на пару с сестрой. Не ожидала, что столько законов придумали на одного предпринимателя. Мы в итоге попросили помощи у знакомого, который давно занимается торговлей. Тем более, все продавцы у нас наемные, и хочешь-не хочешь контролировать надо. Ничего не хочу сказать плохого, но вести в тетрадях записи прихода товара, продажи, расходов в тетрадях и потом все вручную сводить!!! Это жесть!! Я так протянула полгода. Времени уходит ВАГОН!!

Какие выводы я сделала: в причинах недостачи я толком так и не разобралась. Я не уверена, что правильно считаю прибыль. Правильно ли у нас все с ассортиментом? Откуда взялись отрицательные остатки? Попробовала перенести все в Excel. Работы и бессонных ночей меньше не стало. Картина не прояснилась. В общем, мой вам совет, подключайте товароучетную программу сразу. Тем более, в кассе она уже есть. Стоит копейки. Зато все как на ладони! Абсолютно все, что мне надо, видно в личном кабинете. Недостач больше нет».

Учет розничных продаж с помощью специальной программы

Какой способ лучше: ручной или автоматизированный? Это решать вам. Но большинство предпринимателей ведут учет с помощью простых товароучетных программ. Ведь сегодняшние 50 товаров через месяц разрастаются до 100, а через полгода и до всей 1000.

Время и конкуренция диктуют свои условия, и желание зарабатывать с каждого товара на полке вполне оправданно. Прибавим к этому ценность вашего времени и необходимость контроля все более изощренных способов воровства на кассе. И получается, что применение программы окупается по всем параметрам. Тем более, что цена на нее примерно 600-800 руб в месяц.

Какие конкретно плюсы даст вам автоматизированный способ ведения учета:

Учет фактических остатков товаров. Вы всегда будете в курсе, сколько товара осталось на складе, какие товары продаются лучше других, а какие наоборот не пользуются спросом. Решения по оптимизации ассортимента, снижению издержек станут очевидными.
Контроль закупок. Благодаря оперативному отслеживанию остатков, вы будете грамотно планировать закупки.
Контроль всех движений товаров: поступление, продажа, перераспределение, списание, пересортица, возврат. Ваш склад и деньги полностью под контролем.
Простой и недолгий процесс инвентаризации. Остатки для проверки выгружаются в два клика.
Контроль работы персонала. Сокращается количество ошибок и краж. Действия сотрудников будут как на ладони. Каждый продавец заходит в систему под индивидуальными логином и паролем. Вы всегда можете определить, в чью смену произошла подозрительная продажа.
Оперативный сбор статистики для анализа деятельности компании. Вам не придется вести учет в тетрадях, сводить цифры в разных таблицах и тратить время на подсчет товара. Вы получите любой отчет по движению товаров.

Константин Бирюков, г. Иркутск

У меня не так много товаров, мне не нужна программа для учета

«Я именно так ответил менеджеру, который мне предлагал товароучетную программу вместе с покупаемой кассой. Почему-то упоминание программы для учета у меня тогда вызвало ассоциацию с громоздкой программулиной. Типа тех, которые устанавливаются на ПК и рассчитаны в лучшем случае на средний бизнес, крепко стоящий на ногах, но точно не на меня.

Ну и когда, собственно, торговля закрутилась и завертелась, я, как добропорядочный ИП, стал вести учет. Только из-за своей природной прижимости вручную. В конце смены каждого продавца (а у меня их целых два было) проводил подсчет имеющегося товара и денег в кассе. Делал товарные отчеты и высчитывал остаток товаров. Продавцы же записывали сумму прихода товара и вели расход денежных средств из магазина + возвраты поставщикам. И что вы думаете? Недостачи все равно были, и в деньгах, и в товарах! И пойди разберись, что на этот раз. А тем временем на глаза все время типа невзначай попадались объявления, что в моей кассе учет есть. Короче, я сдался и подключил :)). Все не так страшно, как оказалось. Программа простая. Да, бабок стоит, но небольших. Зато теперь руками не считаю, отчеты сам не делаю, деньги вижу, товары вижу, все вижу. Открыл в прошлом месяце вторую точку».

После автоматизации магазина, вы сможете не только анализировать и контролировать продажи, еще и все бизнес-процессы упростятся. В магазине начнется новая жизнь.

Почему предприниматели для автоматизации небольших магазинов выбирают товароучетный сервис от кассы Лайтбокс?

В товароучетном сервисе от кассы Лайтбокс есть все инструменты для автоматизации торговли и ведения учета:

Работа с маркированными товарами. ТУ программа кассы Лайтбокс интегрирована с ЭДО. Все УПД поступают напрямую в личный кабинет сервиса.
Сервис сам рассчитывает розничную цену. При поступлении товара достаточно один раз задать фиксированную цену или процент наценки н товар, и потом система справится с расчетами сама. После инвентаризации переоценка также автоматическая.
Частичная инвентаризация по группам товаров. Приезжайте с проверкой в магазин и проводите внеплановые проверки для выбранной группы. Даже магазин не придется закрывать.
Более 40 аналитических отчетов. Основные отчеты с графиками. Отчет по продажам за день в разрезе часов, товарные остатки по поставщику на дату, ТОП популярных товаров в чеках, неликвидные и маржинальные товары, выручка и прибыль.
Статистика продаж. Ежедневная оперативная статистика по магазину с ключевыми показателями работы: время открытия и закрытия магазина, выручка, наличные в кассе, суммы выдачи и возвраты.
Контроль остатков в интернет-магазине. Если вы дополнительно торгуете через Интернет, то при подключении кассы Лайтбокс к сайту, ТУ сервис учтет все продажи и автоматически будет обновлять остатки в интернет-магазине.
Документооборот. Предусмотрены шаблоны для всех торговых документов: акты списания, товарные отчеты, возвратные документы и т. д. Принимайте, создавайте и распечатывайте их прямо из сервиса.
Бухгалтерия. ТУ кассы Лайтбокс интегрирована с бухгалтерскими сервисами. По внесенным первичным данным создаются налоговые отчеты и платежные документы в банк.
ЕГАИС и продажа алкоголя. Формирование алкодеклараций, “слепая приемка”, т. е. прием алкоголя без сканирования марок, запрос нечитаемой марки, подбор партии по марке, выравнивание остатков – поддержка соответствия фактических и запасов и учетных данных ЕГАИС и другие фишки для удобной продажи алкоголя.
Маркетинговые акции. С сервисом Лайтбокс вы управляете персональными скидками клиентов, создаете программы лояльности и формируете отчеты об их эффективности.

“

Галина Иванова, г. Сургут

Инвентаризация перестала быть полем военных действий.

«Что такое инвентаризация, как и зачем ее проводить, все в курсе. Я пять лет занимаюсь торговлей, и для меня инвентаризация всегда была полем военных действий. Ты можешь к ней готовиться, заранее рассчитывать остатки и составлять акт, можешь просто прийти пересчитать и потом уже все свести с бумажными цифрами. Надо сказать, что мы всегда все делали руками. Рассказывать, какой это труд, и что не все проходит гладко, смысла большого нет. Точно знаю, что это проблема практических всех небольших предпринимателей.

Так вот, понапрасну мы себя изводили и изводим, товарищи! Я на новой кассе попробовала подключить товарный учет. Завела туда все товары. Это не отменило инвентаризацию, конечно. Но! Насколько все прозрачно стало. Понятно сколько пришло-ушло-осталось. Какая выручка в личном кабинет – вижу, остатки есть. Под инвентаризацию просто акт выгружаю. Это занимает считанные минуты. Иду потом сверяюсь с фактом и все. Кстати, тут инвентаризацию можно и не по всем остаткам делать. Недавно попробовала делать по товарам одного поставщика. Проверить надо было одну серую схему. В общем, я очень довольна. Спасибо. 5 звезд Лайтбоксу заслуженно!»

“

Григорий Васильев, г. Екатеринбург

Магазины, как на ладони. А кассира я все-таки уволил
«У меня три небольших магазина продуктов «У дома». Возникла проблема: недостачи в кассах стали чаще, сверять все в тетрадях замучался. Инвентаризация – это вообще стресс. Кассиры руками разводили и на все находили объяснения. Как завел все товары в кассу Лайтбокс и подключил товароучетный сервис, все магазины стали, как на ладони. Теперь я вижу в личном кабинете и продажи, и деньги, и остатки. В причинах разобрался. Одного кассира так и уволил».

Дата публикации: 24.03.2021

Источник

Деньги

Как вести товарный учёт в рознице

Чтобы не было недостач, на складе всегда всего хватало, а продавцы не крали с полки, предприниматели ведут товарный учёт. И делают это по-разному — в тетради, Экселе или товароучётных приложениях.

Между учётом в тетради и в приложении целая пропасть, но не все готовы платить 800 ₽ в месяц за нормальную автоматизацию. Давайте на берегу раскроем карты: моя задача — показать вам, что вести товароучёт в хорошем сервисе круто, а в тетради — можно, но так себе.

Я потратила месяц на изучение товароучётных программ. И теперь расскажу вам, где вести учёт товаров удобно, а где — нет. История длинная, давайте начинать с главного.

Лучшее, что с вами может случиться после встречи с Эвотором, — приложение «Управление ассортиментом». Правильная товароучётная программа помогает избежать пересортицы и бессонных ночей за инвентаризацией.

Зачем нужен товароучёт

Помогли разобраться эксперты Эвотора

Предприниматели ведут товарный учёт, чтобы:

контролировать работу точек и продавцов;
быстро принимать товар и тут же ставить его на витрину;
сводить остатки и избегать недостач;
знать, какие товары лежат на складе, а какие продали и нужно срочно заказать;
не было пересортицы — когда числится один товар, а по факту на полке лежит другой;
понять, какой товар ходовой, чтобы регулярно его заказывать.

Когда товаров мало и они однотипные, можно справиться работой в тетради или таблицах. Если позиций много, делать всё вручную сложно, проще через программу. Смотрите: для небольшого газетного киоска хватит и эксельки, а магазину с 5000 товарных позиций без программы никак.

У меня магазин детской одежды, в котором примерно 1200 позиций. Сводить каждую по тетради, смотреть, где она и сколько остатков, — сложно, особенно в момент продажи.

Как только открыли магазин, я начала работать в бесплатной программе. Она очень простая, можно ставить приход и расход, но у неё есть минусы.

Не работают возвраты: то товар не становится на остаток, то цена ставится розничная.
Здесь неудобная инвентаризация: распечатываю список — численность по компьютеру — и вручную проставляю фактическое наличие.
Я не могу поставить программу продавцу и себе, нет связки. Поэтому продавцы записывают продажи в тетради, а я потом переношу в программу.

рассказывает Светлана Семенюк, владелица магазина детской одежды

Как обычно устроен товароучёт

Иногда могут быть особенности из-за налогов, ассортимента и бухгалтерии, но обычно так:

Предприниматель изучает спрос и собирает заказ поставщику: смотрит по продажам, что чаще всего покупают, и делает заявку поставщикам.
Товар привозят, все позиции записывают или вносят в программу и добавляют наценку. Потом отправляют на склад или в магазин.
Если товар со склада привозят в магазины, оформляют перемещение.
При продаже товара через кассу он автоматически списывается с товарного учёта.
Если покупатель возвращает товар, надо оформить возврат и поставить его на остаток, чтобы на переучёте сошлись цифры. При возврате через кассу товар вернётся автоматом.
Регулярно нужно делать переучёт: считать сумму товаров по факту и в тетради, Экселе или программе. Цифры должны сойтись. Если нет, материально ответственные сотрудники платят за недостачи из своего кармана (ст. 233 ТК РФ).

Как вести учёт товаров: в программе, в Экселе или вручную

Глобально есть три варианта, как вести учёт товаров. В программе и эксельке ведут количественный учёт — это когда подробно и понятно. А в тетради суммовой — это когда записывают, сколько заплатили поставщику за товары и сколько в итоге заработали, сколько штук/килограммов привезли и продали.

1. Просто — в программе

Сложность: ❌

Качество учёта: ⭐⭐⭐⭐⭐

Для кого: для всех розничных магазинов, супермаркетов, сетей, которые хотят контролировать бизнес.

Есть подвох: в некоторых программах, например в 1С, сложно разобраться.

Вот у нас продуктовый у дома.

Предприниматель смотрит отчёт по продажам и видит, что покупают чаще всего и какой товар заканчивается. Делает заказ, получает продукты, которые точно раскупят. Просрочки станет меньше.
Товар приходит, предприниматель просит у поставщика накладную в Экселе, загружает в программу и за пять минут заводит товар в базу. У него 100 новых позиций, которые он начнёт продавать через 15 минут после поставки: товар уже в базе.
Продажи фиксируются сами: продали товар через кассу — и в программе автоматически создаётся документ «Продажа», меняются остатки.
В конце дня предприниматель смотрит результаты торговли в приложении: там есть статистика по точкам за смену. Тут же смотрит, сколько денег в кассе.
Если надо поднять цены, можно сделать массовую переоценку. Например, за две минуты поднять цены на всё на 3%. Или на товары какой-то марки/группы на 8% — и тут же распечатать ценники.
Программа ускорит процесс инвентаризации. Если подключить сканер, пересчитывать фактическое количество товаров намного проще: продавец сканирует штрихкоды, программа считает остатки и находит расхождения, если они есть.

Вывод. Программа делает учёт товаров приятным и простым. Человеку хочется им заниматься, это даёт возможность до мелочей понять, что происходит в точке и как улучшить результаты бизнеса.

Я использовала «Управление ассортиментом» — от разработчиков Эвотора. Здесь легко контролировать сотрудников и деньги в кассе. В программе удобно работать с УПД и товарами, подлежащими маркировке.

«Управление ассортиментом» умеет много чего. Проще заглянуть в описание, но что особенно ценно — приёмка маркированных товаров по УПД с быстрым обновлением остатков и внесением новых позиций в базу.

Ещё классная штука — это разукомплектация. Нам привезли головку сыра, принимаем товар, создаём документ «Разукомплектация», и он делает три операции:

Списывает с товарного учёта маркированный товар.
Создаёт карточку с типом «Товар», приходует как обычный товар.
Оформляет выбытие марки в «Честном знаке».

А вот так выглядит товароучётная программа.

В товароучётных программах все функции под рукой: быстрое добавление товаров, массовая переоценка, создание документов, выгрузка накладных, отчёты по продажам, остатки

2. Сложно — вручную в Экселе

Сложность: ❌❌❌

Качество учёта: ⭐⭐

Для кого: для небольших магазинов с маленьким набором товаров.

Есть подвох: недостачи, пересортица, сложно делать переоценку товара, можно случайно удалить данные.

Покажу процесс на примере киоска с продуктами и примерно 150 наименованиями — крупы, хлеб, мука, сахар, молочка. Учёт выглядит так:

Предприниматель спрашивает у продавца: что нужно заказать, какие продукты покупают чаще всего. Говорят, боги Экселя умеют настраивать таблицы так, чтобы они сами выводили популярные товары. Но у нас тут обычный предприниматель, только ИП оформил. Он заказывает то, что, на взгляд продавца, берут чаще всего.
Товар приходит, предприниматель вбивает руками в Эксель всё из накладной или копирует, если накладная электронная.
Если продавец что-то продал, он вносит это в таблицу. Обычно у продавцов здесь рождается много вариантов, как положить деньги в карман. Предприниматель не видит, что продали, и не сможет проследить, если продавец не запишет продажу. Если в магазине есть касса, предприниматель может отследить махинации, но тогда нужно отслеживать чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
В конце дня продавец считает сумму в таблице, сверяет с кассой, исправляет остатки в таблице. На это часто нужно тратить время уже после закрытия точки.
Если цена на товар изменилась, надо исправить её в Экселе, исправить каждую карточку товара в кассе. А ещё сделать новые ценники.
Раз в неделю или месяц предприниматель вручную считает остатки — проводит инвентаризацию. Параллельно считает в Экселе с помощью формул, всё сверяет.

Вывод. В Экселе главная проблема — любое действие отнимает много времени. Например, чтобы сделать переоценку нескольких позиций, нужно каждую считать вручную или настраивать формулы.

Или, допустим, надо сделать разукомплектацию товара. Нам привезли головку сыра, и мы нарезали сыр на десять кусочков. В Экселе нужно убрать головку сыра из остатков и вручную записать каждый кусок. А ещё зайти в личный кабинет на сайте «Честного знака» и оформить выбытие маркированного товара. Программа сразу оформит выбытие товара, спишет головку сыра и создаст новую карточку товара, чтобы сыр легко было продавать кусочками.

Вообще работа в Экселе — это тренировка внимательности. Здесь простыни товарных позиций, формулы и числа — всё связано. Неправильно вручную поставили цифру или случайно влезли в формулу — дальше Эксель всё посчитал неправильно.

Пока я вручную вбивала количество товаров, Эксель начал тормозить и местами сохранил по одному товару в колонку «Количество». Потом пришлось проверять и менять цифры. Очень удобно, конечно

3. Сложнее всего — вручную в тетради

Сложность: ❌❌❌❌❌

Уровень учёта: ⭐

Для кого: для небольших точек с маленьким набором товаров.

Возможные проблемы: много ошибок, не сходятся остатки, недостачи, продавец может обмануть, пересортица.

Та же небольшая точка, те же 150 товаров. В тетради обычно ведут суммовой учёт, это выглядит так:

Предприниматель спрашивает продавца: что нужно заказать, какие продукты покупают чаще всего. Это и заказывает. Провести анализ по тетради сложно. Чтобы просмотреть здесь все продажи и выделить ходовой товар, предприниматель потратит кучу времени. И это при условии, что продавец будет успевать записывать не только сумму покупки, но и товар. Или надо будет сверять по чекам — что продавалось чаще всего.
Товар приходит, предприниматель переписывает из накладной сумму прихода.
Каждую продажу продавец записывает в тетрадь: просто сумму или сумму и набор продуктов. Предприниматель опять же не видит, честно ли продавец всё записывает или что-то прилипает к рукам. Чтобы проконтролировать продавца, ему придётся проверять чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
В конце дня продавец считает сумму продаж по тетради, сверяет с кассой, иногда делает это в нерабочее время.
Если цена на товар изменилась, надо пересчитать, на какую сумму товара в магазине. Записать это в тетради, исправить на кассе и сделать новые ценники на товар с изменённой ценой.
На инвентаризации нужно вручную посчитать сумму остатка по тетради, после этого вручную пересчитать сумму фактического товара. Сверить. Ад с ручным пересчётом товаров, калькулятором и сведением остатков по тетради.

Вывод. Я бы не стала вести учёт в тетради. Это гарантия недостач или пересортицы. Если точка с продуктами, даже небольшой набор товаров вести в тетради неудобно.

Контроля за продавцами нет. Они могут действовать аккуратно — списывать товар, указывать бой или порчу. Даже если вести учёт всех списаний в тетради, отследить махинации сложно.

Если за день мало продаж — их можно записать и посчитать вручную. Если постоянный поток — записывать вручную нереально

«Если вести суммовой учёт в тетради, особенно сложно отследить мошенничество продавцов. У нас есть недостача — не хватает молока на 300 ₽. Но непонятно, какое количество товара исчезло и куда.

В Экселе чуть проще, тут удобнее вести количественный учёт и отслеживать недостачи. Например, можно посмотреть, что не хватает пяти пакетов молока на сумму 300 ₽.

Но в Экселе нельзя вести партионный учёт. То есть нельзя посмотреть, из какой партии молоко, которое куда-то исчезло. В программе это отследить легче».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

Дальше я хотела закончить, но редактор попросил подробнее рассказать, как предприниматели делают те или иные операции учёта разными способами. Что ж, читать вам ещё долго😏

Как планировать заказы с помощью товароучёта

Учёт товаров помогает предугадать спрос и заказать поставщикам то, что точно купят. Есть три варианта, как это сделать.

1. Просто — в программе

В приложении «Управление ассортиментом» планировать заказы можно по отчётам о продажах: открываем и смотрим, что покупали чаще всего.

Допустим, у нас магазин обоев. В программе мы видим, что в предыдущем месяце покупатели чаще всего брали пять видов обоев:

Elysium Эрмитаж S41256 — 1495 рулонов;
Decori.Decori Carrara 84601 — 1453 рулона;
Zambaiti Parati Academia Z 10933 — 1415 рулонов;
Grandeco Muse MU 3209 — 1382 рулона;
Marburg Parice Loveday 33706 — 1377 рулонов.

Смотрим, сколько осталось рулонов, и видим, сколько нужно заказать, чтобы товара хватило ещё на месяц.

Вывод. В программе посмотреть самый популярный товар и спрогнозировать спрос просто: она считает продажи и показывает остатки автоматом. Здесь легко оценить, сколько рулонов нужно дозаказать. Программа не ошибается.

В приложении «Управление ассортиментом» видно, какое количество каждой товарной позиции покупают

В аналитике можно увидеть, какие товары покупают чаще всего, и оценить стабильность спроса. А ещё спрогнозировать, на сколько дней хватит товаров

В приложении «Управление ассортиментом» видно, какое количество каждой товарной позиции покупают

2. Сложно — в Экселе

Вот мы ведём список продаж в Экселе. Чтобы выбрать самые популярные товары, нужно анализировать всю таблицу. Перед глазами снегопад из артикулов, и вероятность, что я что-то напутаю и потеряю какой-то популярный товар, огромная.

Чтобы определить ходовой товар, мне нужно посчитать, сколько чего продали — по каждому товару. Например, 7 апреля продали 15 рулонов Grandeco Muse MU 3209, 9 апреля — десять рулонов, 15 апреля — пять, 20 апреля — 12 рулонов. Складываем все продажи и выводим сумму вручную или с помощью формул.

Ежедневные продажи сводим в месяц и только тогда видим, сколько всего рулонов продали за апрель. Точно так же подбиваем количество для каждого популярного вида обоев. Дальше нужно посмотреть остатки и подумать, сколько рулонов нужно дозаказать.

Вывод. Я, пока это писала, уже запуталась. Планировать заказы в Экселе точно сложнее, чем в программе. Можно потерять что-то важное и не включить это что-то в заказ. Держите аксиому: нет популярных позиций — меньше денег в кассе.

В таблице нужно выбрать популярный товар на глаз, потом суммировать покупки, чтобы понять, сколько рулонов заказывать. Это долго и сложно

Анализируйте продажи в приложении «Управление ассортиментом». В отчётах по продажам видно, какой товар пользуется спросом у покупателей. Используйте эти данные, чтобы вовремя заказать популярный товар.

3. Сложнее всего — в тетради

С тетрадным учётом у нас есть два варианта:

Проанализировать все записи и определить популярные. На калькуляторе посчитать, сколько купили рулонов в этом месяце. Потом посчитать остатки и прикинуть, сколько чего нужно заказать. Всё как в Экселе, только с калькулятором в руках и в три раза дольше.
Ещё можно спросить продавца — пусть прикинет, какие обои популярные, сколько нужно заказать.

Первый вариант — сложный и придётся потратить много времени, поэтому чаще всего выбирают второй. Но тут есть проблема.

Предприниматель едет в магазин и просит продавца прикинуть, что нужно заказать. Тот помнит, что люди часто берут обои Marburg Parice Loveday, их можно продать и 100 рулонов. А ещё Zambaiti Parati Academia — рулонов 70 хватит. И 50 рулонов Decori.Decori Carrara.

Продавец передаёт предпринимателю записку с количеством и бежит работать дальше. А про Grandeco Muse MU забыла — их тоже берут часто, а на складе осталось всего семь рулонов. Но продавец об этом не знает, а предприниматель делает заказ по бумажке, остатки по тетради не сводит. Вот и косяк.

Вывод. Продавцы знают, что часто покупают, и могут сориентировать, что заказывать. Но они могут ошибаться, если позиций много. Вот, смотрите, для примера я сделала достаточно подробную таблицу в тетради. От этих записей мороз по коже: так сложно понять, что тут происходит.

Так продажи мало кто записывает — в основном пишут суммами. Но даже если записывать каждую покупку, проанализировать спрос в тетради очень сложно

В приложении «Управление ассортиментом» есть отчёты по остаткам, чтобы быстро заказать то, что заканчивается на складе. В программе видно, сколько денег лежит в кассе. Так проще понять, хватит ли текущей выручки на закупку товара.

Как принимать товар

Мы заказали обои, поставщик собрал заказ и отправил его нам. Нужно принять товар и добавить его в базу магазина.

1. Просто — в программе

В программе создаём новый документ «Поступление товара». Дальше есть три варианта, как добавить товары.

Импортировать данные из накладной в Экселе. Если в накладной есть новые позиции, программа предложит добавить карточки товаров. Все данные, которые внёс поставщик, загрузятся автоматически: название товара, количество, цена. Розничную цену надо указать самим. Товары, которые уже есть в базе, программа найдёт и обновит остатки. Тут же можно поменять цену закупки и продажи. Как только провели документ, данные о товарах в программе и на терминале обновляются.
Принять товар с помощью сканера. Считываю штрихкоды на товарах 2D-сканером, они добавляются в документ. Если в накладной есть новые позиции, программа предложит добавить карточки товаров. Кра-со-та.
Добавить сразу группу товаров. Выбираем во вкладке нужную группу, например клей для обоев. И десять видов клея автоматом попадают в документ. Заполнить их фактическое количество можно, введя вручную или отсканировав штрихкод товара.

Вывод. В товароучётной программе «Управление ассортиментом» получается моментально заводить новые карточки на товар, которого ещё нет в базе. Приёмка происходит быстро. Можно добавить 500 позиций за десять минут, и данные об остатках через 15 минут обновятся в программе и на терминале.

В программе можно добавить сразу пачку товаров, если импортировать накладную из Экселя

Попробуйте программу «Управление ассортиментом» бесплатно — есть семь дней на тестирование. Принимайте товар быстро на терминале или в приложении на компьютере. Несколько минут — и сотни новых позиций в товарной базе с ценой. Отсюда же печатаете ценники, и товар уже на полке.

2. Сложно — в Экселе

В Экселе для приёмки я завожу отдельную вкладку «Приход» и записываю весь товар. Тут тоже два варианта:

Вписывать все позиции вручную: название, количество, цену, артикул. Кошмар. Менять количество товаров в базе тоже вручную. Оставалось 20 рулонов обоев и пришло ещё 100 → нужно изменить остаток.
Попросить поставщика прислать накладную в Экселе и скопировать все позиции. А дальше тоже изменить количество товаров в базе. Если есть новые позиции, их нужно добавить в товарную базу.

Вывод. В Экселе принимать товары и добавлять новые позиции дольше, чем в программе. Если позиций 500 или хотя бы 100 — потрачу слишком много времени. А ещё самой менять остатки. Где эта программа, которая всё делает автоматом🙄

Если получили 15 видов обоев, можно вбить вручную. Если 200 или 500 — это долго

3. Сложнее всего — в тетради

Вести учёт поступлений можно в отдельной тетради или вместе с расходами и продажами. Чаще всего записывают не весь товар, а только сумму по накладной. Это быстро, но неудобно: сложно сверять остатки.

Вывод. Вести учёт поступлений в тетради можно только на небольшой точке. В обычном магазине, где много товара и приёмка каждые три дня, а то и каждый день, это ад. А когда я сверяю остатки, вижу недостачи, но не знаю, откуда они.

Чтобы внести 15 позиций из накладной в тетрадь, нужно 15 минут. Сколько времени займёт внесение 100 позиций, решила не проверять

Переоценки и акции в товароучёте

Чтобы не работать себе в убыток, надо следить, чтобы цены были актуальными всегда. Для этого делают переоценку. Если подходят сроки или нужно быстро распродаться — делают акции и скидки.

1. Просто — в программе

Переоценка. Если цена закупки выросла, надо быстро поменять розничную цену. Например, раньше поставщик отпускал рулон за 1500 ₽, а теперь — за 1600 ₽. Создаём документ в программе, выбираем нужный товар: его можно найти в строке поиска по названию или артикулу. Тут же меняем цены и печатаем ценники.

В программе можно переоценить одну позицию, или несколько, или даже группу товаров разом — по формуле или произвольно. Цены на терминале обновятся автоматически.

Так выглядит переоценка в программе «Управление ассортиментом». Можно переоценить сразу группу товаров

В программе «Управление ассортиментом» можно делать массовую переоценку товаров. Меняйте цену на 500 или 1000 товаров примерно за две минуты.

Акции и скидки. Если нужно быстро распродать часть товаров и напечатать ценники со скидками, тоже всё просто. У меня есть десять видов обоев, которые вообще не берут. Для этого выбираем нужные артикулы, делаем уценку и печатаем яркие ценники с надписью «Скидка». Ну класс же.

Так выглядит конструктор ценников в программе. Можно менять размер ценников и содержание

В программе «Управление ассортиментом» есть конструктор ценников. Здесь сразу можно создать акционные ценники, подсветить скидку — чтобы покупатели заметили — и тут же распечатать.

2. Сложно — в Экселе

Переоценка товара. В Экселе нужно поменять цену на товар в таблицах вручную. Для этого через поиск находим нужный товар и пишем новую цену, потом идём в ценники.

Меняю цену на все обои Marburg. Открываю Эксель с базой → ищу нужные позиции через Ctrl + F → меняю цену. Иду куда-то в другую программу печатать ценники.

Если я хочу отслеживать изменение цен, придётся создавать документ и вносить в него все артикулы, старую и новую цену. В таблице никак не отследить изменения цен, поэтому лучше делать акты о переоценке. А что же будет в тетради?

Искать нужные товары и менять цены в Экселе — то ещё удовольствие

«Ведение товарного учёта не является законодательно обязательным. Поэтому все документы в рамках товароучёта — на усмотрение предпринимателя.

Есть бухучёт и товарный учёт. Бухгалтерский учёт — это документы определённого формата, и вести их нужно обязательно, так как придётся сдавать отчёты.

В товароучёте нет установленных документов. Если удобно делать акты о переоценке товара — можно делать. Не хочется заморачиваться с документами — и не надо.

Но это работает, пока товар не попадёт в зону интересов государства. Например, алкоголь, сигареты, молочка уже попали. И для них есть чётко установленная документация. Например, перевозить алкоголь из магазина в магазин нужно с документом о перемещении».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

Акции и скидки. То же самое, что с переоценкой, только цена станет ниже, а не выше. Лучше расскажу про ценники: их можно печатать с помощью онлайн-сервисов и даже выгружать информацию из Экселя для печати. Но это долго:

Нужно изменить цены в Экселе и сохранить файл.
Зайти на сайт, загрузить файл.
Настроить макеты, сохранить.
Отправить файл на печать.

Боюсь представить, сколько надо времени на работу с ценниками, если делать скидки и переоценку регулярно.

ВЭкселе переоценить десять позиций, создать акт о переоценке и напечатать ценники — квест на полчаса минимум

3. Сложнее всего — в тетради

Что переоценка, что скидки — в тетради всё долго и неудобно. Беру то, что есть на полке, вручную пересчитываю сумму остатка и поднимаю или снижаю цену. Потом меняю ценник — делаю от руки или иду в интернет-сервис. И в конце, если нужно, составляю акт о переоценке: на какую сумму было товаров и на какую стало. Это всегда хорошо, даже чтобы зафиксировать переоценку.

Вывод. В тетради сложно работать, вести переоценку и делать скидки — треш. Но не фиксировать совсем нельзя. Можно просить делать наценку или скидку кассира во время продажи, но он может намухлевать и разницу положить в карман. Никто не узнает.

Как контролировать перемещение товара для товароучёта

Когда нужно переместить товар со склада на точку или из одного магазина в другой, чаще всего используют расходные накладные или ТОРГ 13. Они помогают контролировать товар, следить за остатками и понимать, где происходят убытки: на каком складе или в каком из магазинов неправильно ведут учёт или портится товар.

Это внутренние документы, и чётко установленных требований нет, поэтому можно вести учёт перемещений и создавать накладные или вообще ничего не делать. Но есть исключения.

«Есть определённые сценарии, когда бухгалтерии нужно показывать первичные документы. Например, у предпринимателя сеть магазинов алкогольной продукции, и он сам развозит алкоголь по точкам.

В одном магазине закончился коньяк, нужно взять на другом десять бутылок и перевезти. На перевозку алкоголя нужна сопроводительная документация, пока в бумажном виде. Для этого нужно создать, провести и распечатать документ о перемещении. Затем отдать его экспедитору».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

1. Просто — в программе

Тут всё автоматизировано: система спишет товар со склада и оприходует его в магазине. Для этого создаю документ «Перемещение», выбираю отправителя и получателя, добавляю товары или разом всю группу, жму «Провести».

Пара минут — и перемещение готово. Количество товара на точках меняется автоматом. А если ещё перемещается товар, которого нет в базе принимающего магазина, то программа предложит создать для него карточку.

Добавляем в документ нужные товары и их количество, проводим перемещение, дальше программа пересчитает количество товаров на точках

В программе в любой момент можно посмотреть статистику по движению товара

В программе «Управление ассортиментом» оформление документа «Перемещение» занимает две минуты. Товар спишется со склада и будет оприходован в магазин. В одном документе два действия.

2. Сложно — в Экселе

В Экселе вести перемещения проще сразу на листе с поступлениями товара, чтобы не создавать лишние листы. К таблице с приходами добавляю несколько колонок: куда получили товар, когда и сколько штук переместили на точку. Если нужно задокументировать перемещение, накладные можно создать в Экселе или Ворде.

К такой таблице лучше приложить накладные или акты о перемещении товара, иначе не уследим, куда дели товар

Такие накладные на перемещение можно делать в Экселе

К такой таблице лучше приложить накладные или акты о перемещении товара, иначе не уследим, куда дели товар

Такие накладные на перемещение можно делать в Экселе

3. Сложнее всего — в тетради

Если ведём учёт в тетради, для каждой точки и склада заводим журнал и в него по накладным записываем, на какую сумму привезли или увезли товар. Везу товар со склада в магазин, пишу в складской тетради –9000 ₽. А в тетради магазина +9000 ₽. Потом пересчитываю общую сумму товара на складе и в магазине.

Неудобно. Писать все перемещения с артикулами из накладной долго. Так делают разве что мальки в розничном бизнесе. Хочешь стать акулой — веди учёт по-взрослому.

Если ведёте учёт в тетради, накладную можно сформировать в Ворде, только это займёт время

Как вести учёт выбытия товаров: продажи, возвраты и списания

Учёт выбытия товара зависит от его причины: продажа, возврат или списание — если истёк срок годности, обои украли или повредили.

1. Просто — в программе

Продажа. Тут всё просто: кассир отпустил товар, касса зафиксировала продажу, программа создаёт документ «Продажа», меняются остатки. Здесь вообще ничего делать не нужно — учёт продаж ведётся автоматом.

В программе «Управление ассортиментом» удобно отслеживать движение товара — от его поступления и до продажи. В отчётах можно посмотреть все операции, которые происходили с товаром: поступление, продажа, возврат, списание.

Возврат. Если покупатель возвращает товар, продавец оформляет документ возврата на кассе. В приложение «Управление ассортиментом» поступает документ возврата, и происходит автоматическое обновление остатков.

«Я работаю в бесплатной программе, в которой невозможно сделать возврат не день в день. Если купили сегодня, а вернули завтра, товар не станет на остаток.

Это очень неудобно, поэтому продавцы говорят клиентам, что возврат желательно сделать сегодня же. Не всем клиентам это нравится, а не принять товар через три дня я не имею права. Поэтому возвраты — моя головная боль».

рассказывает Светлана Семенюк, владелица магазина детской одежды

Так в программе «Управление ассортиментом» выглядит документ возврата, оформленный на кассе

В программе «Управление ассортиментом» автоматически обновится остаток после возврата, оформленного на кассе. Даже если его сделают через неделю или две после продажи. А ещё в программе можно быстро просмотреть все возвраты: кто и когда их сделал, на какую сумму.

Списание — порча, недостача, обмен. Если товар испортился при хранении, вышли сроки или образовалась недостача, надо сделать списание. В программе «Управление ассортиментом» есть два варианта:

Выбрать товары, которые нужно списать → создать документ «Списание» → провести документ.
Создать документ «Списание» → добавить товары через строку поиска или с помощью сканера → провести и сохранить документ.

Остатки в программе обновятся автоматически. А ещё в программе можно проанализировать количество списаний, чтобы вовремя увидеть, например, что обои подозрительно часто стали портиться на складе.

В программе «Управление ассортиментом» списания занимают пару минут

В программе «Управление ассортиментом» сделать списание просто. Выделяем нужный товар, жмём на кнопку — готово. Программа сама меняет остатки. А ещё легко посмотреть, сколько списаний было в этом месяце или за полгода.

2. Сложно — в Экселе

Продажа. Продавцы могут записывать каждую продажу в Эксель. Но на это есть время, если в день пять-десять продаж. Если покупателей много и люди стоят в очереди, записывать продажи вручную некогда. Можно забыть, не успеть или сделать это специально. Так рождаются недостачи.

Возврат. Для возвратов можно завести отдельный лист в документе. На него записывать дату возврата и товар, цену, дату продажи и даже причину возврата. Тут главное не забыть поменять остатки, так как в Экселе это нужно сделать вручную.

Списание — порча, недостача. В Экселе надо вручную исправлять остатки и проставлять списания. Можно завести отдельный лист, на который записывать минус и причину списания. Это поможет анализировать списания: вдруг сотрудники специально списывают товар, продают, а деньги кладут в карман.

Можно вести списания вместе с движением товара. Только в таком случае непонятна причина списаний — куда делось почти 500 позиций

3. Сложнее всего — в тетради

Продажа. Продавцы могут записывать каждую продажу в тетрадь подробно, с названием товара. Но это долго. Этот способ ещё может подойти, когда в день пять-десять продаж. Если больше — не балуйтесь, заведите хотя бы таблицу. Или пишите только единицы продаж за день. Что-то забыли — и сумма не сошлась с кассой.

Возврат. Для возвратов можно завести отдельную тетрадь, записывать дату возврата и товар, цену, дату продажи и даже причину возврата. Тут главное не забыть поменять сумму остатков в тетради и ничего не напутать с цифрами — будет лишняя головная боль на инвентаризации.

Списание — порча, недостача. В тетради чаще всего просто записывают в общий минус все недостачи, испорченный и просроченный товар. Лучше писать минус сразу с комментариями, иначе потом сложно будет найти причину списаний.

Списания в тетради можно вести вместе с перемещениями, приходами и расходами, если ведём учёт суммовым методом

«Бывает, предприниматели делают списание в минус. Что-то испортилось — записывают в общий минус в тетради или Экселе. Потом смотрят записи за месяц — непонятно, что за минусы. Может, подошли сроки, а может, товар повредил сотрудник или продавец. Минус 5000 ₽, минус 3000 ₽, минус 2000 ₽ — это из-за чего происходит?

Когда ведём учёт товаров в тетради, спустя какое-то время не можем вспомнить, что случилось с товаром. В Экселе то же самое. Тут нужно вести документы или хотя бы приучить сотрудников: пишем минус — указываем причину.

Но даже если указывать причину минуса, сложно проанализировать и увидеть тенденцию — почему так много минусов. За месяц — ещё как-то. Посмотреть причины за 2–6 месяцев в тетради невозможно. В Экселе можно, но потратим много времени. В программах есть отчёты списаний, которые помогают быстро анализировать причины».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

Как вести учёт остатков

Инвентаризация — сверка товаров, которые лежат на полках в магазине и на складе, с тем, что числится в базе: в тетради, Экселе или программе. Инвентаризация нужна, чтобы проверить, сколько товаров реально лежит на складе или в магазине. Она помогает найти недостачу или пересортицу.

1. Просто — в программе

Очень удобно делать инвентаризацию с помощью сканера. Просто проходим по магазину или складу и сканируем штрихкоды. Тут не будет ошибок, которые возможны при ручном подсчёте.

В программе «Управление ассортиментом» проводить инвентаризацию можно двумя способами:

Заполнить ведомость списком товара, который мы хотим пересчитать → распечатать ведомость и сохранить черновик созданного документа → пересчитать товар на складе → перенести фактическое количество товара в сохранённый черновик документа.
Сразу вносить фактические остатки в документ в приложении. Если использовать сканер, то это самый удобный способ. Каждое сканирование товара будет добавлять +1 к количеству в колонку «Факт». Можно комбинировать с ручным вводом остатков.

В программе «Управление ассортиментом» можно провести инвентаризацию всего магазина, склада, товарной группы или единичных позиций. Заполнить инвентаризационную ведомость можно вручную, через поиск нужных позиций в базе или сканером.

2. Сложно — в Экселе

Бухгалтер и продавец берут инвентаризационную ведомость с наименованиями артикулов, проходят по складу и вручную пересчитывают, сколько всего товаров. Потом сверяют с данными из Экселя. В Экселе можно посчитать остатки с помощью формул. Акты списания и оприходования нужно формировать вручную.

Я посчитала: на складе 15 рулонов обоев Decori.Decori Carrara 84601. А в Экселе числится 19. Значит, нужно сформировать акт списания четырёх рулонов. Представьте, сколько нестыковок может быть, если в ассортименте 1000 позиций. Создавать акты вручную долго, и можно вбить не те цифры.

Эксель и тетрадки не упрощают инвентаризацию. Нужно самим считать цифры, сверять с реальными данными и создавать акты

3. Сложнее всего — в тетради

Бухгалтер и продавец печатают инвентаризационную ведомость с наименованиями артикулов, проходят по складу и вручную пересчитывают, на какую сумму здесь товаров. Потом сверяют с данными из тетради. Затем создают акт списания, если это нужно.

При суммовом учёте сложно найти, какой конкретно товар потеряли. В магазине товара на 300 000 ₽, а в тетради написано — 350 000 ₽. Где потерялись 50 000? Найти потерянный товар сложно, потому что вообще непонятно, что искать. В Экселе или программе будет видно, какие именно обои пропали. Можно разобраться, как и почему.

Вот такой акт можно сформировать, если во время инвентаризации нашли недостачу

«Инвентаризацию можно делать для себя — чтобы сверить остатки.

Тогда необязательно печатать ведомости.

Но бывает, для бухучёта обязательно нужно оформить инвентаризационную ведомость, потому что бухгалтерский баланс нужно чем-то подкрепить. Тогда должен быть первичный документ о том, что мы провели инвентаризацию».

рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет

Что я поняла на практике

Учёт товара в программе — это удобно. Учёт товара в Экселе — это сложно, но можно, если хватает нервов, есть время, а товаров не тысячи. Учёт товара в тетради — это очень сложно. Аккуратнее с этим.

Быстро принимайте товар, вносите в базу, делайте массовую переоценку и печатайте ценники в программе «Управление ассортиментом» от Эвотора. Здесь легко контролировать сотрудников и деньги в кассе. А ещё в программе удобно работать с УПД и товарами, подлежащими маркировке.

Получайте раз в неделю подборку лучших статей Жизы

Рассказываем истории из жизни бизнесменов, следим за льготами для бизнеса и
даём знать, если что-то срочно пора сделать.

Товарный учёт

Два способа вести учёт мяса в мясном магазине

Деньги · 28 May

Предпринимателям, которые торгуют мясо, часто трудно вести учёт товаров на точке. Они принимают поставки в тушах, а продают в виде рёбрышек и котлет. В современных товароучётных программах есть два способа следить за остатками мяса.

Источник

На складах ведение учета движения товаров является обязательным. Для этого материально ответственное лицо заполняет специальный журнал по каждой операции по приходу или расходу товара, отмечает остаток товара или получившееся количество после прихода. Рассказываем, как вносить информацию в журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18 .xlsСкачать образец журнала учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18 .xls

О журнале

Журнал ведут по сортам, названию продукции, количеству и ее цене. Записывать информацию нужно только на основании первичных бумаг: в журнале нужно указывать их реквизиты. Записи делают после каждого поступления или выбытия товара. Остаток отмечают обязательно. Под ним понимается общее имеющееся количество товара, считают также контейнеры и/или упаковочные пленки.

Назначение журнала — быстрое информирование об остатках товара на складе, о скорости сбыта товара, спросе на него и т.д. Благодаря этим данным руководство сможет решить дополнительно закупать тот или иной товар или, наоборот, снизить закупаемое количество. Журнал не является обязательным к заполнению документом, однако рекомендуется все-таки его использовать для удобства отслеживания движения товара.

Документ можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Заполнением занимается материально ответственное лицо: кладовщик, заведующий складом и т.п.

После окончания периода заполнения журнала его прошивают, вписывают количество страниц, заверяют подписью руководителя. Хранить журнал в организации нужно в течение 5 лет.

О форме ТОРГ-18

Данная форма для журнала учета движения товаров на складе была утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря от 1998 года № 132. Она была обязательной до конца 2012 года. С начала 2013 года форма носит рекомендательный характер. Теперь организации могут сами решать, какие формы первичных учетных документов им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные. Можно изменять уже существующие унифицированные бланки.

При выборе использовать собственные формы компания должна учитывать, что первичный учетный документ должен содержать ряд обязательных реквизитов. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ («Закон о бухгалтерском учете»). Также не нужно забывать об утверждении документов в учетной политике компании.

В принципе, форма ТОРГ-18 в настоящее время продолжает использоваться организациями. Она удобна в заполнении и привычна проверяющим органам.

Как заполнить журнал по форме ТОРГ-18

На титульном листе указывают такие данные:

Название компании или предприятия, адрес, код по ОКПО.
Структурное подразделение, ведущее журнал.
Код вида деятельности фирмы.
Год ведения журнала. Отчетным периодом также может быть квартал, месяц, декада.
Должность и ФИО работника, ответственного за ведение журнала.

В основной части журнала необходимо указать наименование товара и единицы измерения. Также нужно заполнять таблицу по мере движения товаров на складе. Что нужно вписать:

Дату, когда была совершена операция по приходу/расходу.
Номер документа, обосновывающего осуществление операции.
Приход и расход товара. Здесь нужно указать количество в тех единицах измерения, которые отметили в верху страницы.
Остаток товара после произведенной операции.
Примечание.

В графе «7» таблицы можно написать комментарий. К примеру, указать на какие-либо особенности, которые повлияли на массу товара.

Если обнаружена ошибка

При обнаружении фактической ошибки (неправильно указано количество или наименование товара) необходимо воспользоваться стандартным алгоритмом:

Фрагмент с ошибкой аккуратно зачеркнуть.
Верный вариант написать сверху или на полях (там, где есть место).
Завизировать исправления фразой «Исправленному верить».
Поставить подпись и дату исправления.

Источник

АКТУАЛЬНОСТЬ ТЕМЫ

Производственная компания по пошиву костюмов столкнулась с падением выпуска продукции в натуральном выражении на 10 %, в рублевом — на 40 %. Причин несколько:

падение покупательской способности населения;
сокращение выпуска изделий под собственными брендами;
частичный отказ партнеров по контрактному производству от обязательств по размещению заказов на швейной фабрике.

Контрактное производство ранее занимало более 60 % загрузки производственных мощностей. В условиях отсутствия заказов контрактного производства развитие продаж продукции под собственными брендами становится как никогда актуальным.

Выход — совершенствование товарно-рыночной стратегии и сохранение позиций на рынке. Чтобы своевременно принимать управленческие решения, направленные на увеличение продаж, руководству нужны оперативные отчеты о фактическом спросе на продукцию в разрезе точек продаж и модельного ряда, актуальности маркетинговых акций и т. д.

Рассмотрим один из способов организации оперативной отчетности по продажам в условной компании ООО «Модный клуб», которая изготавливает и реализует изделия под собственными торговыми марками «Гамма» и «Рейтинг» (рис. 1). Изделия каждой торговой марки ориентированы на свой круг потребителей:

ТМ «Рейтинг» — мужские костюмы и пиджаки из натуральных высококачественных тканей для деловых и респектабельных мужчин, которые ценят элегантность и безупречный внешний вид;
одежда ТМ «Гамма» — предназначена для мужчин, которые предпочитают в костюме практичность, универсальность, комфорт, современные ткани, соотношение цены и качества. Кроме того, под брендом «Гамма» компания выпускает школьную форму.

Служба розничной торговли представлена двумя торговыми точками — в г. Воронеж и г. Рязань (см. рис. 1). В этих торговых точках компания реализует свои изделия, продукцию компаний-партнеров (ТМ «Стиль» и ТМ «Зима-Лето»), сопутствующую продукцию (рубашки, галстуки и т. д.), галантерейные изделия.

Руководством поставлена главная задача — оперативно анализировать отчеты о продажах изделий собственных торговых марок (костюмов и школьной формы), а также о реализации сходной продукции компаний-партнеров.

Стандартная бухгалтерская отчетность будет перегружена сведениями о продажах сопутствующего товара, а для выработки управленческих решений руководству она не требуется, нужных аналитик не содержит. При изменении положения дел в объемах или структуре продаж руководство может затребовать принципиально иную отчетность. Это делает нецелесообразным приобретение специального программного продукта или разработку технического задания для программиста. Выход — организовать оперативную отчетность, а также ее консолидацию и анализ в Excel.

ЭТАПЫ

Чтобы организовать оперативную отчетность в Excel-модели, действуют поэтапно.

Этап 1. Прорабатывают справочники. Учитывают актуальность для руководства аналитик, которые представлены на рис. 1. Мы будем рассматривать простой пример, поэтому на рисунке только четыре справочника:

торговые марки;
участки продаж с учетом размера торговых площадей;
маркетинговые акции с указанными скидками и дисконтные карты;
недели (нужны для формирования отчетов в разрезе недель — требование руководства).

Прайс-лист в Excel-модели формируют в виде табл. 1. Его преимущества:

при вводе сведений о продажах к выбору будет доступна только модель ранее выбранной торговой марки. Например, Пальто мужское компания выпускает только под собственным брендом «Рейтинг». Это исключит значительную часть ошибок, и отчеты о продажах будут достоверными;
ценовой сегмент привязан к выбранной модели и будет выводиться в отчет автоматически;
цена и себестоимость также попадут в отчет автоматически. Это исключит ошибки и преднамеренные искажения со стороны персонала, позволит формировать отчеты об объемах реализованной продукции и о заработанной прибыли. Так, Костюм мужской «Классика» относится к элитному ценовому сегменту, себестоимость — 6000 руб., цена продажи — 10 000 руб.

При необходимости применяют дополнительные справочники, которые на следующих этапах задействуют в Журнале учета и отчетах.

Этап 2. Настраивают Журнал учета продаж (табл. 2). Графы, выделенные серым цветом («Регион продаж», «Торговая площадь, м²», «Неделя», «Отчетный период», «Ценовой сегмент», «Себестоимость ед., руб.», «Себестоимость проданной продукции, руб.»), в рабочем режиме будут скрыты, так как заполнять их менеджерам по продажам не нужно (в Excel-модели они заполняются по формулам).

Окончание табл. 2

Согласно Журналу учета продаж за 17.08.2019 торговая точка в г. Воронеж реализовала 22 комплекта школьной формы и один костюм элит-сегмента — Костюм мужской «Авангард». Продажи продукции под торговыми марками партнеров отсутствовали.

На школьную форму действует скидка 15 %. На продукцию ТМ «Рейтинг» элитного ценового сегмента скидки не распространяются. Выручка составила 53 880 руб. (44 880 + 9000), себестоимость реализации — 45 000 руб. (39 600 + 5400). Прибыль от продаж — 8880 руб.

Настройки Журнала учета продаж:

1. Наиболее просто настроить заполнение с помощью функции «ВПР», которая ищет значение в крайнем левом столбце таблиц-справочников (см. рис. 1) и выводит значение ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки. По умолчанию справочник должен быть отсортирован по возрастанию. В графах табл. 2 заданы следующие ВПР-формулы:

«Регион продаж»: =ВПР(A2;Справочники!$D$1:$F$3;2). Аргументы функции «ВПР» представлены на рис. 2.

Важный момент: с помощью «$» закреплен диапазон, чтобы он не сдвигался при копировании. Если потребуется расширить справочники, здесь и далее соответствующим образом диапазон увеличивают.

«Торговая площадь»: =ВПР(A2;Справочники!$D$1:$F$3;3);
«Отчетный период»: =ВПР(F2;Справочники!$M$1:$N$54;2).

2. Функция «ВПР» имеет ограниченное применение, так как справочники часто сформированы текстовыми полями. Поэтому для следующих граф использована комбинация функций «ИНДЕКС» и «ПОИСКПОЗ»:

«Тип торговой марки» (рис. 3):

=ИНДЕКС(Справочники!$A$1:$B$5;ПОИСКПОЗ(H2;Справочники!$B$1:$B$5;0);1);

«Ценовой сегмент»:

=ИНДЕКС(Прайс!$A$1:$E$13;ПОИСКПОЗ(J2;Прайс!$B$1:$B$13;0);5);

«Цена продажи»:

=ИНДЕКС(Прайс!$A$1:$E$13;ПОИСКПОЗ(J2;Прайс!$B$1:$B$13;0);3);

«Себестоимость»:

=ИНДЕКС(Прайс!$A$1:$E$13;ПОИСКПОЗ(J2;Прайс!$B$1:$B$13;0);4);

«Скидка»:

=ИНДЕКС(Справочники!$H$1:$K$5;ПОИСКПОЗ(Q2;Справочники!$H$1:$H$5;0);2).

3. Номер недели сформирован функцией «НОМНЕДЕЛИ» согласно дате продажи.

4. Простой выпадающий список подключен к графам «Торговая марка» и «Маркетинговая акция». На вкладке Данные задают команду: Работа с данными → Проверка данных. В появившемся окне «Проверка вводимых значений» указывают тип данных Список, в поле «Источник» — диапазон ячеек соответствующего справочника.

5. Двухуровневый выпадающий список для графы «Модель» задают аналогично, только вместо диапазона ячеек указывают сложную формулу (рис. 4):

=СМЕЩ(Прайс!$A$1;ПОИСКПОЗ(H2;Прайс!$A$1:$A$13;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ(Прайс!$A$1:$A$13;H2);1).

Функция СМЕЩ(ссылка, смещ_по_строкам, смещ_по_столбцам, [высота], [ширина]) возвращает ссылку на диапазон ячеек, отстоящий от ячейки или диапазона ячеек на заданное число строк и столбцов:

ссылка в нашем случае — $A$1 — верхний левый угол табл. 1;
смещ_по_строкам — ПОИСКПОЗ(Н2;$A$1:$A$13;0)-1 — номер строки со значением искомой группы (в нашем случае торговой марки — ячейка Н3) минус единица;
смещ_по_столбцам — 1 — поскольку нам нужен столбец с подгруппами (моделями);
[высота] — СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$13;Н2) — количество подгрупп в искомой группе (количество моделей торговой марки Н2);
[ширина] — 1 — ширина нашего столбца с моделями.

Двухуровневый список в действии представлен на рис. 5. Доступный к выбору перечень моделей ТМ «Гамма» на этом рисунке можно сравнить со справочником в табл. 1.

Чтобы оценить эффективность продаж, Журнала учета по одному магазину недостаточно. Организуют консолидированную отчетность по всем торговым точкам. Для этого действуют следующим образом:

форму отчета (см. табл. 2) рассылают для заполнения всем торговым точкам;
устанавливают сроки сдачи отчета (в данном случае еженедельно);
полученные по электронной почте оперативные отчеты по продажам консолидируют с помощью Power Query;
сформированный в Power Query запрос используют для построения сводных таблиц согласно требованиям руководства и специфике бизнеса;
оперативные отчеты, созданные с помощью сводных таблиц, анализируют, используют для контроля и выработки управленческих решений.

КОНСОЛИДАЦИЯ ОТЧЕТОВ

Консолидация отчетов — важный этап создания системы оперативной отчетности. Чтобы консолидировать отчеты по продажам, используют надстройку Excel Power Query. Данная надстройка консолидирует данные из многочисленных разрозненных источников в целях подготовки данных для дальнейшего анализа в Excel, Power Pivot и др. Если надстройка не установлена, ее можно скачать для Excel 2010 и 2013 бесплатно (https://www.microsoft.com).

Консолидацию выполняют поэтапно:

Этап 1. Отчеты о продажах, которые согласно ранее настроенной форме-шаблону (см. табл. 2) торговые точки прислали по электронной почте, помещают в отдельную папку.

Этап 2. Проверяют, чтобы структура всех файлов (перечень и порядок листов) осталась одинаковой, столбцы и шапка отчета были идентичны. Количество строк может быть (на практике и будет) разным.

Этап 3. Проверяют, чтобы не было пустых строк. Используют сочетание клавиш Ctrl+End, которое перемещает пользователя на последнюю использованную ячейку листа. Это должна быть последняя ячейка отчета с данными. Если после нажатия Ctrl+End экономист попадает на пустую ячейку правее или ниже таблицы отчета, их удаляют и сохраняют файл.

Этап 4. Создают отдельную книгу Excel — файл с названием «Консолидированные отчеты». В него настраивают консолидированный запрос по отчетам магазинов и аналитические отчеты по продажам с помощью сводных таблиц. Открыв его, переходят на вкладку Power Query → Получение внешних данных → Из файла → Из папки. В появившемся окне указывают путь к папке и выполняют команду Изменить (см. рис. 6 в «Сервисе форм», код доступа — на с. 119).

Так как торговых точек две (на практике их будет больше), Power Query покажет следующие запросы (рис. 7). В окне редактора запросов разворачивают двойной стрелкой столбец Binary и выбирают лист, который нужно взять из каждого файла. Листы со справочниками нам не нужны, выбираем лист с именем «Отчет» и нажимаем кнопку «ОК» (см. рис. 8 в «Сервисе форм»). Далее в окне «Параметры запроса» → Свойства присваивают имя запросу: «Сводка и аналитика продаж». Запрос готов к анализу. Выполняют команду: Закрыть и загрузить в → Только создать подключение.

Этап 5. Запрос «Сводка и аналитика продаж» (рис. 9) используют для построения сводных таблиц. Выполняют команду: вкладка Вставка → Сводная таблица. В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» выбирают Использовать внешний источник данных → Выбрать подключение. Из списка существующих подключений выбирают запрос «Сводка и аналитика продаж» → Открыть.

Отчет сводной таблицы помещают на новый лист. Затем столбцы и строки сводной таблицы настраивают в зависимости от того, какой отчет нужно получить. С инструментом «Сводная таблица» далее работают по стандартной схеме.

АНАЛИТИЧЕСКИЕ СПРАВКИ (ТОРГОВЫЕ МАРКИ И МОДЕЛИ)

Из консолидированного запроса получают информацию в аналитических разрезах, необходимых для принятия управленческих решений. Переходим к анализу и контролю отчетов по продажам, сформированных с помощью сводных таблиц, источником данных для которых выступает запрос в Power Query (содержание запроса — Журналы учета согласно табл. 2).

Функционирование компании напрямую зависит от платежеспособного спроса разных групп населения на мужскую и детскую одежду. Аналитика поможет проверить или опровергнуть следующие гипотезы:

предлагаемые и приобретаемые на рынке швейные изделия в большинстве импортные, отсутствует достаточный спрос на аналогичную отечественную продукцию. Отчеты должны показать, какая продукция пользуется высоким спросом — модельный ряд, ценовой сегмент и т. д.;
торгово-сбытовая сеть компании развита слабо, на швейной фабрике главенствует производственно-ориентированная концепция;
приоритетная направленность компании на корпоративных клиентов в ущерб конечным потребителям (контрактное производство, пошив спецодежды);
неэффективный менеджмент в компании.

Для обеспечения функционирования компании и решения актуальных задач необходим анализ для подтверждения (или опровержения и, как следствие, формирования новых) сформулированных гипотез. В первую очередь остановимся на торговых марках (рис. 10).

Сильные торговые марки внушают доверие. Приобретая продукцию известных брендов, потребители минимизируют:

функциональные риски — действие товара не соответствует ожиданиям потребителя;
физические риски — продукция создаст дискомфорт или угрозу здоровью пользователя и окружающих;
финансовые риски — костюм не стоит потраченных денег;
психологические риски — настроение и мнение потребителей меняются при потреблении;
риски потери времени — неспособность продукции удовлетворить потребности вынуждает потребителя искать замену в виде аналогичной продукции. Потребитель несет скрытые издержки, поскольку тратит время на поиск.

Оптимальный способ для покупателя снизить риски — приобретать продукцию известных торговых марок, предпочтительно тех, которыми уже пользовались. Это следует учитывать при проработке рекламных слоганов, внедрении системы дисконтных карт.

Преимущества развития собственных торговых брендов для компании-производителя:

способствуют выделению и объединению продукции в группы;
упрощают управление продукцией, контроль над ней, учет и мониторинг движения продукции на рынке;
торговая марка гарантирует юридическую защиту уникальных характеристик выпускаемой продукции и прав интеллектуальной собственности;
лояльность покупателей к качественным брендам обеспечивает предсказуемость и устойчивость спроса, препятствует появлению новых конкурентов.

Рассматриваемая компания ООО «Модный клуб» использует указанные выше преимущества для укрепления своих позиций на рынке. Торговая политика компании направлена на максимизацию продаж продукции под двумя собственными и двумя партнерскими торговыми марками.

Как видно из рис. 10, за весь анализируемый период наибольшую выручку компании принесла продукция собственной ТМ «Рейтинг» (447 636 руб.), лидер продаж — Костюм мужской «Классика». На втором месте также продукция собственной ТМ «Гамма» (224 200 руб.).

В целом положение дел соответствует стратегии компании: в торговых точках должны преобладать продажи продукции под собственными торговыми марками, что позволит обеспечить загрузку собственных производственных мощностей.

Однако структура продаж по регионам и отдельным периодам может не соответствовать указанной стратегии. Чтобы контролировать структуру продаж по торговым маркам, формируют табл. 3. Оперативно сформировать аналитику позволяет сводная таблица (см. рис. 10).

Список полей табл. 3:

названия строк — торговая марка и модель;
значения — количество продукции и сумма продаж с учетом скидки;
названия столбцов — значения.

Для интерактивной фильтрации данных использованы срезы.

Как видно из табл. 3, продажи в торговой точке в Рязани за период 19.08–25.08.2019 отличаются от задекларированной стратегии. Преобладают продажи ТМ партнеров «Стиль» — 102 600 руб. Специалисты по продажам выясняют причины. Вероятные из них:

обширная рекламная кампания ТМ «Стиль» привела к всплеску продаж костюмов мужских «Английский» и «Итальянский»;
активизация конкурентов привела к снижению продаж собственной продукции;
сезонный спрос;
отсутствие продукции собственных торговых марок в магазине (в торговом зале, на складе).

Важный момент: чтобы избежать потерь, последний пункт нужно исключить и не допускать в будущем.

Анализ и контроль по торговым маркам дополняют анализом в разрезе регионов и моделей (рис. 11, табл. 4).

Список полей сводной табл. 4:

фильтр отчета — маркетинговая акция и ценовой сегмент;
названия строк — тип торговой марки, модель;
значения — объем продаж без скидок (этот условный показатель используют, чтобы абстрагироваться от маркетинговых акций);
названия столбцов — регион продаж.

Применен срез для фильтрации по неделям продаж (доступны и другие). К сводной таблице можно применить дополнительные вычисления — % от общей суммы.

Предположим, руководством поставлена задача проанализировать весь объем продаж в структуре. Воспользуемся табл. 4.

Согласно данным табл. 4 наиболее успешные продажи в Рязани. Они принесли 52,04 % от общей выручки. Важно выяснить причину — торговая площадь и ассортимент торговой точки намного больше; магазин находится в удачном месте с высоким трафиком целевой группы покупателей; другие факторы.

В Рязани практически половина продаж приходится на ТМ партнеров — 24,62 из 52,04 %, в то время как в Воронеже только 6,77 из 47,96 %. Это в определенной степени противоречит стратегии компании: в торговых точках должны преобладать продажи продукции собственного производства, а продукцию компаний-партнеров реализуют, чтобы расширить ассортимент и обеспечить высокий приток покупателей, поддержать рентабельность магазинов.

Возможная причина высоких продаж партнерских ТМ — модный модельный ряд. Работа по совершенствованию модельного ряда согласно модным тенденциям и критериям удачной посадки изделий по фигуре становится как никогда актуальной.

Проведем мониторинг продаж по моделям собственных торговых марок. Лидерами продаж выступают:

Костюм мужской «Классика» — 29,89 % (должны вызывать опасения низкие продажи этого изделия в Рязани — 9,64 %);
школьная форма — 11,8 %. Согласно торговой политике в магазинах компании продажа школьной формы других производителей недопустима. Компания стремится утвердиться в данном сегменте. Низкие продажи в Рязани (1,8 %) обусловлены высокой конкуренцией;
Пиджак для мальчика синий — 11,57 %.

Костюм мужской «Классика» и Пиджак для мальчика синий компания может планировать к запуску в производство, если на складе нет запасов данной продукции. Школьная форма является сезонным товаром, поэтому ее шьют с учетом фактора сезонности.

В группе партнерских ТМ лидирует по продажам Костюм мужской «Английский» (13,54 %). Компании важно проанализировать причины такого высокого спроса на эту модель — выгодное соотношение цена/качество, инновационная модель, хорошая посадка по фигуре, известный бренд и др. Специалистам компании необходимо разработать собственную конкурентоспособную модель со сходными конкурентными преимуществами.

Низкий спрос на Пальто мужское (2,37 % в Воронеже и 3,56 % в Рязани) объясняется преддверием сезона. Пик продаж этой продукции ожидают в октябре (согласно данным прошлого года).

Должен вызвать озабоченность низкий спрос на Костюм мужской «Владимир» (1,88 % по обеим торговым точкам) и Костюм мужской «Авангард» (2,6 % всего, в Воронеже только 0,87 %). Рассматривают вопрос о целесообразности снятия их с производства (если это не новинки), так как производство мелких партий продукции в условиях ООО «Модный клуб» убыточно.

На практике таких позиций может быть много, поэтому мониторинг консолидированной отчетности дополняют АВС- и XYZ-анализом. Цель анализа — выделить из большого количества однотипной продукции ту, на которой нужно сосредоточить внимание производственного и коммерческого персонала исходя из выбранной стратегии продаж компании.

Рекомендуем компании внедрять и развивать взаимосвязанный:

продакт-менеджмент (управление продуктом) в производственных подразделениях. Продакт-менеджмент включает в себя планирование продукта и маркетинг продукта;
категорийный менеджмент как современный подход к управлению ассортиментом в торговых точках компании. Категорийный менеджмент — это концепция управления торговым пространством и ассортиментом, согласно которой ассортимент делится на группы схожей продукции. Каждая категория рассматривается как отдельная бизнес-единица со своими показателями оборота и прибыльности, целями и стратегиями.

Этапы управления категорией товаров:

определяют категорию в общем ассортименте продукции;
собирают категории из отдельных видов товаров;
устанавливают маркетинговые показатели категории;
формулируют стратегию по категории;
определяют тактику маркетинга;
определяют задачи в процессе управления категорией;
контролируют и анализируют категории.

Для производителя (поставщика) категорийный менеджмент является дополнением к бренду и продакт-менеджменту.

Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 9, 2019.

Источник

Книга продаж в 2022 году — важный налоговый документ, сведения из которого идут в декларацию по НДС, поэтому к его заполнению нужно подходить серьезно. Как заполнить книгу продаж — 2022, наглядно покажем в нашей статье.

Бланк книги продаж

Книга продаж составляется по форме приложения № 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Этот же документ содержит правила заполнения книги. К основным правилам заполнения документа относятся такие:

Книга продаж ведется в бумажном или в электронном виде.
Все счета-фактуры (электронные и бумажные) регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в квартале возникновения обязательства.
Все изменения после окончания квартала вносятся в дополнительные листы книги продаж.

С 01.07.2021 применяется обновленный бланк книги продаж. Изменения обусловлены введением системы прослеживаемости товаров.

См. также: «Книга покупок и книга продаж: ведение и оформление для расчетов по НДС».

Где можно скачать книгу продаж 2023 года — бланк, образец заполнения

Найти и скачать книгу продаж в интернете не составляет труда: это можно сделать, например, на сайтах справочно-правовых систем. При необходимости можно найти не только пример формы, но также скачать бланк книги продаж 2022 года. Можно скачать его и на нашем сайте.

Обращаем внимание, что с 01.07.2021 книгу продаж нужно заполнять по новой форме. Ее обновление связано с введением системы прослеживаемости товаров, но новый бланк обязателен для всех налогоплательщиков, даже если они не торгуют прослеживаемыми товарами. Вы можете скачать обновленный бланк, кликнув по картинке ниже:

Бланк книги продаж

Скачать

Образец заполнения книги продаж для 2022-2023 годов с учетом изменений, действующих с 01.07.2021, можно скачать в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе:

О том, где уточнить номера кодов видов операций, указываемых в книге, читайте в этом материале.

Итоги

Книга продаж представляет собой документ, необходимый для правильного отражения данных по НДС, начисляемому по налогооблагаемым объектам за отчетный период. Ее бланк имеет законодательно установленную форму и заполняется по определенным правилам.

Источник