Кому подходит эта статья: собственникам бизнеса, которые хотят разработать систему мотивации для сотрудников бухгалтерии и тем самым повысить эффективность их работы.
Простыми словами KPI – это показатели эффективности, по которым можно определить, насколько хорошо работает сотрудник, отдел, компания. К этим показателям привязывается переменная часть вознаграждения сотрудника, а попросту говоря, премия.
Бухгалтер не влияет напрямую на прибыль компании, поэтому рассчитать его KPI сложнее, чем, например, менеджера по продажам или работника у станка. Эффективность последних можно измерить количеством продаж или выработанных деталей сверх нормы, а что будет показателем эффективности бухгалтера? Поговорим об этом в нашей статье.
Сразу оговоримся, что стандартов в этом вопросе нет и быть не может. Вы можете найти пример в интернете, но в любом случае его придется адаптировать под себя. Функции бухгалтера в разных компаниях сильно отличаются. У единственного бухгалтера небольшой торговой фирмы это будут одни функции, а у бухгалтера отдела учета основных средств крупной производственной компании – совсем другие. Поэтому отталкиваться нужно от функций бухгалтера именно в вашей компании.
Вовсе необязательно привязываться к термину KPI, выдумывать большое количество показателей и применять сложные методики расчетов, чтобы оценить работу бухгалтера. Для того, чтобы система работала и мотивировала, нужно определить самые значимые показатели и их вес в общей сумме премии.
Что брать за показатели эффективности
За основу нужно взять основные процессы, в которых участвует бухгалтер.
Наградить бухгалтера можно за:
- отсутствие претензий налоговых органов;
- вовремя сданную отчетность;
- отсутствие штрафов или штрафы не больше оговоренной суммы (иногда без штрафов не обойтись);
- отсутствие ошибок в первичных документах;
- вовремя выставленные счета-фактуры;
- правильно начисленную заработную плату и т.д.
Как видите, список выглядит немного странным, потому что вовремя сдавать отчетность и правильно считать налоги и заработную плату – это обычные стандарты работы бухгалтера, за которые он получает зарплату. Получается, что собственнику бизнеса приходится платить премии за то, чтобы бухгалтеры не ошибались и не пришлось платить штрафы. Но это специфика работы бухгалтеров – их работа не видна, пока нет ошибок. Поэтому система показателей для бухгалтера в основном строится на отсутствии ошибок, штрафов, нарушений и претензий.
Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то все, за что премируют штатную бухгалтерию – соблюдение сроков отчетности, отсутствие ошибок и претензий от контролеров и т.д., – является стандартом обслуживания в рамках абонентской платы. Не нужно доплачивать за то, что не было ошибок и штрафов, за то, что подготовили годовой отчет и т.д. Наоборот, аутсорсинговая компания сама теряет деньги, если ошибается, потому что несет ответственность и платит штрафы из своего кармана.
Чтобы не переплачивать за то, что и так должно быть сделано, некоторые компании применяют такую схему: назначают небольшую фиксированную зарплату бухгалтеру и переменную часть, которая зависит от выполнения показателей. Таким образом, если бухгалтер работает хорошо, он получает обычную зарплату, а если плохо – маленькую. Например, оклад 20 тысяч и премия – от 0 до 35 тысяч.
Другой вариант – премия выплачивается только в отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтера возрастает, а все остальное время он получает только оклад.
Главное, чтобы в списке показателей не было тех процессов, на которые бухгалтер повлиять не может. А еще показатели должны быть измеримыми, а не размытыми. Иначе это будут показатели ради показателей, мотивировать бухгалтера они не будут.
Пример из практики
У одного нашего нынешнего клиента показатель премирования штатного бухгалтера был прописан так: «Высокая результативность выполнения наиболее сложных (внеочередных) работ и достижение высоких показателей». Что значит высокая результативность? Какие высокие показатели? Что конкретно должен делать бухгалтер, чтобы получить премию по этому пункту?
Вот яркий пример формального подхода к разработке KPI, когда ничего непонятно и есть место субъективной оценке. А вот формулировка «Своевременная выдача расчетных листов и отсутствие ошибок в расчете заработной платы» звучит уже конкретнее. Бухгалтер знает, что получит часть премии за то, что вовремя выдал «расчетки» и правильно посчитал зарплату.
Не стоит придумывать десятки показателей, для рядового бухгалтера достаточно пяти.
Вот как может выглядеть чек-лист для расчета премии обычного бухгалтера
|
Показатель |
Вес |
Процент выполнения |
Итого с учетом веса |
|---|---|---|---|
|
Своевременное оформление документов |
25% |
100% |
25% |
|
Отсутствие ошибок в первичных документах |
25% |
100% |
25% |
|
Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов |
25% |
100% |
25% |
|
Отсутствие жалоб со стороны других подразделений компании |
15% |
80% |
12% |
|
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка |
10% |
100% |
10% |
|
Всего |
|
|
В этом примере бухгалтер должен получить 97% от максимальной суммы премии.
Если премия выписывается на целый отдел, то дополнительно определяется коэффициент трудового участия каждого сотрудника и высчитывается его доля в общей сумме.
Это упрощенный пример с общими показателями только для того, чтобы показать принцип. Каждая фирма сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании.
Вы можете включить в список:
- внеурочную работу;
- исправление ошибок в документах других подразделений;
- обучение и наставничество;
- выполнение дополнительных функций и т.д.
Для разработки более сложной и детальной оценки премирования лучше обратиться к специалистам.
За что можно премировать главного бухгалтера
Критерии оценки работы главбуха будут другими, так как он организует работу бухгалтерии, выполняет более объемные задачи и больше влияет на доходы и расходы компании.
Премию главного бухгалтера можно привязать к таким показателям:
- Соблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской отчетности.
- Отсутствие или допустимое количество ошибок в отчетной документации.
- Отсутствие ошибок при расчете и начислении заработной платы.
- Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов.
- Результаты налоговой оптимизации.
- Сокращение издержек.
- Отсутствие или минимально допустимая сумма штрафов.
- Сокращение дебиторской задолженности и т.д.
Как оформить премию бухгалтеру
Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.
1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.
KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.
В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.
И снова о KPI для бухгалтера. Как его придумать и расписать, какой он должен быть? Этот вопрос будет актуален, пожалуй, всегда.
И снова о KPI для бухгалтера. Как его придумать и расписать, какой он должен быть? Этот вопрос будет актуален, пожалуй, всегда.
Задали его в «Красном уголке бухгалтера».
«KPI и всякий СМК -Management by Objectives (MBO) для главного бухгалтера кто-то писал? Гендир грезит внедрением, предлагает описать цели. А у меня в голове, кроме возни с багами программы и сроков предстоящей отчетности, и текущих выползающих геморов, оперативно решаемых, мало что появляется. Кроме того, я пока в одном лице, вместе с заказами офисной мебели, канцелярии, закупкой оргтехники и прочих кулеров вкупе с внезапно поручаемым директором, который тоже занят обеспечением коммерческой составляющей, и возней со 115-ФЗ.
Тужусь сообразить, что написать в целях, сочинение на тему как я хочу провести лето, начиная с СЗВ-М и отчетности, регулярных выплат, типа аренды и зп, бюджетирования и налогового планирования, изучения нормативки?… У кого есть такое или похожее, на что опираться, вдруг уже есть велосипед?
Про KPI порой смешаные чувства. Он точно необходим, чтобы руководитель понимал, за что он платит работнику деньги, а работник — за что он их получает. Плюс система мотивации, чтобы не терялся интерес к работе. Однако составлять его нужно совместно. А не так, что «напиши сам, а я посмотрю».
А вот что пишут в комментариях:
«Не возня с багами, а имплементация блока Х в такой-то базе данных, не возня со 115-ФЗ, а разработка и реализация стратегии компании в рамках 115-ФЗ, не канцелярия, а организация работы по снабжению, не изучение нормативки, а разработка, контроль и внедрение плана по повышению квалификации сотрудников финотдела. а также контроль за достоверностью отчетности, контроль отчетности на соответствие корпоративным стандартам, консультационная поддержка отделов таких-то в рамках планируемых сделок».
Ну а что? Все правильно, звучать должно не как какая-то рутинная операция, а как минимум, спасение мира. Или одной отдельно взятой компании.
Кто-то подошел с юмором:
«Какой у вас главный KPI? Главный у нас — не сесть».
В каждой шутке есть доля шутки, как говорится.
А кто-то делится опытом:
«Я писал. В итоге, остановились на следующих показателях:
- скорость и корректность выставления реализации,
- учёта затрат. — документооборот (скорость отправки по ЭДО и бумаге контроль возврата оригиналов);
- сдача налоговой отчётности и непаралич работы в этот период;
- своевременное предоставление отчетов (оборотный капитал, дебиторы/кредиторы, нерезиденты)».
А кто-то придерживается другого подхода:
«Ему надо — пусть он и описывает. У Вас в трудовом договоре лишний головняк прописан? Нет. Пусть старается, работает».
Может, так и хорошо, но он ведь, не вникая в работу бухгалтера там такого напишет… Может, все-таки лучше с ним вместе это сделать?
15 мая 2013
Введение
KPI для бухгалтерии разработать сложнее, чем ключевые показатели эффективности для менеджеров по продажам или какого-либо производства. Бухгалтерская служба считается скорее источником затрат, чем доходов. Однако именно в ней применяются методы оптимизации налогообложения, контроль над сбором дебиторской задолженности и экономия при расчетах с поставщиками и подрядчиками. Оценивать и контролировать эффективность бухгалтерии — вполне разрешимая задача. Есть несколько общих стратегий KPI для бухгалтерии, и для каждой из них выделяются свои ключевые показатели kpi.
Стратегии KPI
- Если исходить из вопроса финансов, ключевыми показателями эффективности в данном случае могут быть: сумма экономии на клиентах бухгалтерии (подрядчиках и поставщиках, налоговой службе, покупателях, работниках компании и так далее), сумма штрафов, оплаченных в налоговую или клиентам по вине бухгалтеров, расходы на сотрудников бухгалтерии.
- Для любой фирмы важны клиенты. Если опираться на качество обслуживания клиентов, KPI для бухгалтерии сводится к количеству счетов, которые не были оплачены вовремя, задержкам зарплаты, количеству жалоб клиентов на ошибки в документах или их несвоевременное оформление и т.д.
- KPI для бухгалтерии также может решать задачу повышения качества бизнес-процессов, чтобы продолжать увеличивать доходы и покрывать требования клиентов. Ключевые показатели по бизнес-процессам следующие: число работающих бухгалтеров, число просрочек по документообороту по вине бухгалтерии, число сотрудников компании из расчета на одного бухгалтера.
- Кроме того, важно учесть особенности персонала: квалификацию бухгалтеров, их желание работать на благополучие компании. Необходимо обеспечить отсутствие переработок, лишних функций, мешающих сотруднику выполнять основные обязанности, создать комфортные условия работы. KPI для бухгалтерии, который строится на особенностях персонала, имеет такие ключевые показатели: взаимозаменяемость сотрудников, текучесть кадров бухгалтерской службы, загруженность бухгалтеров, курсы повышения квалификации, пройденные сотрудниками за n-ный период.
ELMA KPI
Выбор стратегий действительно большой. Настроить набор любых показателей эффективности позволяет система ELMA KPI. В системе можно создать дерево показателей KPI для бухгалтерии (и для всего предприятия) в произвольном и понятном виде, а потом отслеживать данные по каждому сотруднику или по конкретному отделу в режиме «online».
Рис. 1. Страница показателей эффективности бухгалтера в системе ELMA
Для каждого из показателей эффективности задаются параметры: как часто собираются эти данные, единицы измерения, плановые значения, максимальный результат, целевой результат и так далее.
Все настройки KPI для бухгалтерии в системе проводятся в специальном приложении «Дизайнер ELMA» и выполняются вручную с помощью компьютерной мыши.
После определения показателей необходимо настроить организационную структуру бухгалтерской службы. Это позволит распределить ответственность за выполнение плана, чтобы сотрудники знали свои задачи и отвечали за конкретные результаты.
Система ELMA KPI помогает не только вести сбор и мониторинг значений показателей эффективности, но и работать с профессиональными качествами персонала бухгалтерской службы. А именно: увеличивать компетентность и профессионализм бухгалтеров с помощью мотивации. Система предлагает различные механизмы оценок. Выбор методики остается за пользователями. Можно настроить любую схему – от обычных оценок руководителя до методики «360».
Один из популярных методов оценки — матрицы эффективности. Вся информация о работе сотрудника собрана в одном месте: что человек должен сделать в рамках заданного периода, что уже сделано, а что нет.
Рис. 2. Матрица эффективности бухгалтера в системе ELMA
Это отличный способ воспитать внутри компании сильные кадры. Специалисты бухгалтерской службы благодаря KPI для бухгалтерии смогут не только оптимизировать налогообложение, но и максимально экономить средства предприятия, контролировать сбор дебиторской задолженности и выполнять свою работу во благо компании.
Если в модель показателей требуется внести изменения в соответствии с размерами и структурой бизнеса компании, то эти действия производятся без потери данных и без длительной остановки системы. Это достигается благодаря встроенному в ELMA механизму улучшения.
Читайте также
Получите тестовый доступ
к системе ELMA365
Начните моделировать и автоматизировать
бизнес-процессы компании прямо сейчас!
С проблемой выстраивания KPI для сотрудников бэк-офиса сталкиваются многие компании. Очевидно, что деятельность каждого сотрудника влияет на достижение целей бизнеса, остается вопрос — как? Как определить KPI и сложить их в формулу мотивации?
Слагаемые формулы мотивации
1. Соблюдение сроков, установленных соглашением об условиях обслуживания (SLA)
Деятельность юриста, кадровика, бухгалтера — это регулярные, повторяющиеся процессы, сопровождающие основной операционный цикл в компании. Поэтому до определения KPI необходимо согласовать с бизнес-подразделениями условия этого сопровождения. Например, то, в какие сроки юрист должен разработать договор, бухгалтер — выставить документы для клиентов, а кадровик — представить приказ на отпуск. Наличие в компании SLA для обслуживающих подразделений — первый признак того, что бэк-офис осознает свое влияние на результаты работы компании и принимает ответственность. Масштабность SLA, конечно, зависит от:
- размера компании,
- направления ее деятельности,
- уровня автоматизации процессов,
- требований внешней среды и т.д.
Очевидно, что у сотрудников с разным функционалом, даже работающих в одном подразделении, должны быть свои обязательства по SLA.
Бухгалтер, который обрабатывает кассовые документы, должен иметь иную мотивационную формулу, чем бухгалтер, который рассчитывает зарплату. Тем не менее, соблюдение сроков, установленных SLA, станет первым элементом в формуле мотивации.
2. Соблюдение внутренних регламентов и требований
Второй элемент для сотрудников бэк-офиса — соблюдение внутренних регламентов и требований. Сюда же можно отнести требования, которые вытекают из законодательных норм — по предоставлению внешней отчетности, ответов на запросы госорганов, соблюдению комплаенс-процедур и т.д. Чаще всего эта деятельность не востребована смежными подразделениями компании, поэтому через SLA ее оценить невозможно. Однако она необходима для обеспечения безопасности бизнеса и в конечном итоге повышения его эффективности.
.jpg)
Когда речь идет о сотрудниках, которые принимают непосредственное участие в производственном процессе, оценка эффективности их работы выполняется на основе достигнутых показателей, (объем произведенной продукции, качество товара и т.д.). Аналогичная ситуация с отделом продаж. Но как быть с работниками предприятия, которые напрямую прибыль компании не приносят? К данной категории, в частности, относится бухгалтер.
Многие руководители не знают, как реагировать на заявления специалистов финансового отдела о требовании повышения заработной платы или премировании по причине высокой загруженности. В рамках данной статьи мы рассмотрим ключевые показатели эффективности бухгалтерии. Применяемая на многих предприятиях система помогает объективно оценивать работу сотрудников. С учетом достигнутых результатов руководство принимает решение о поощрении.
Основные обязанности бухгалтера
Нормальное функционирование даже небольшого предприятия невозможно представить без бухгалтерии. Эффективность работы данного отдела влияет на деятельность других подразделений компании. Прежде чем перечислять показатели оценки премирования бухгалтерии, давайте рассмотрим основные обязанности:
- ведение бухгалтерского учета в соответствии с нормами действующего законодательства и с помощью современных программных решений;
- регистрация финансовых поступлений и иных ТМЦ, которые были получены организацией;
- учет поступления, движения и использования денежных активов на предприятии;
- учет совершенных финансовых и хозяйственных операций;
- фиксирование поступлений от продаж товаров и услуг, а также расходов;
- расчет с поставщиками услуг и товаров, заказчиками;
- расчет налоговых отчислений, а также своевременная оплата данных сумм;
- погашение задолженностей перед кредитными организациями;
- своевременное составление и оформление отчетных документов;
- расчет и начисление заработной платы работникам предприятия;
- расчет, а также начисление денежных выплат отпускных, больничных, командировочных и других соцвыплат, которые положены работникам;
- расчет себестоимости готовой продукции с учетом затрат на производство.
Это неполный список обязанностей. Он может дополняться с учетом специфики деятельности предприятия.
Основы KPI
Прежде чем переходить к рассмотрению ключевых показателей эффективности главного бухгалтера, необходимо понять, что собой представляет KPI. Речь идет о системе коэффициентов. Совокупность ключевых показателей воздействует как на количественные, так и на качественные результаты относительно возможных (предполагаемых) достижений.
У каждого коэффициента свои параметры эффективности. Они строго регламентируются установленными сроками решения поставленной задачи или совокупности задач. Каждый сотрудник получает денежное вознаграждение с учетом показателей эффективности на основе кипиай для бухгалтерии.
Моменту непосредственного запуска на предприятии системы коэффициентов эффективности предшествует период подготовки, который состоит из нескольких этапов:
Разработка стратегии. Определить четкие KPI для бухгалтера – сложная задача. Однако можно выделить ряд критериев, которые применимы к бухучету. Задача руководства на начальном этапе заключается не только в определении этих критериев, но и в формировании политики достижений.
Определение главных показателей успешной работы. Когда планирование стратегии завершено, можно переходить к непосредственному выбору критериев для оценки по KPI для главного бухгалтера и других сотрудников отдела бухгалтерии. Речь идет об исчисляемых в количественном выражении нормативных достижениях. Например, это может быть выполнение бюджета компании без выхода за установленные рамки или отсутствие жалоб со стороны клиентов.
Выбор основных показателей достижения поставленных целей. На данном этапе важно определить наиболее действенные способы достижения намеченных результатов. Принимаются во внимание рассчитанные ранее KPI.
Перед рассмотрением наглядных примеров и критериев оценки работы бухгалтера важно изучить особенности основных коэффициентов эффективности. Различают KPI:
Времени. Показывает, сколько времени потребовалось сотруднику на решение поставленной задачи.
Отдачи. Рассматривается соотношение издержек по определенным процессам к полученной прибыли.
Расходов. Этот коэффициент отражает издержки необходимых ресурсов.
Итогов. Отображает объем результатов, который был получен за конкретный период.
Процессинга. Показывает выполнение задач без сбоев.
Показатели результативности работы бухгалтерии
Каждая отдельно взятая компания может привести свой пример KPI для главного бухгалтера. Это связано с особенностями работы предприятия в выбранной сфере деятельности. По этой причине не совсем корректно применять одни и те же коэффициенты для всех главных бухгалтеров предприятий.
Чтобы выстроить свою успешную систему оценки, можно ориентироваться на следующие показатели:
- отсутствие ошибок в процессе ведения бухгалтерского учета;
- отсутствие просрочек по платежам;
- экономия при работе с поставщиками, клиентами, контрагентами;
- своевременная сдача отчетных документов в контролирующие органы.
Кроме того, можно включить в критерии эффективности бухгалтера:
- отсутствие ошибок при расчете, а также начислении заработной платы;
- отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов;
- отсутствие жалоб на работу бухгалтерии со стороны работников, клиентов, контрагентов.
Кроме перечисленных выше критериев главному бухгалтеру стоит принимать во внимание информацию о квалификации, стимулах и уровне рабочей нагрузки персонала.
Для автоматизации учета работы и расчета заработной платы бухгалтера и остального персонала можно использовать облачную программу 1С: Комплексная автоматизация.
Пример KPI в бухгалтерии
Рассмотрим 4 ключевых показателя эффективности, которые часто используются при расчетах:
- Время, которое затратил сотрудник на решение поставленной задачи (Z)
Рассчитывается по формуле: Z = Z факт/Z план = 37/56 = 0,66.
Из полученного результата можно сделать вывод, что работа выполнена даже раньше утвержденного срока.
- Уровень просрочек (Р)
Рассчитывается по формуле: P = (P пo/Pобщ.) × 100% = 120/3600*100=3%.
Показатель <50%, что говорит о низком уровне просрочек.
- Переплаты контрагентам (N)
Рассчитывается по формуле: N= (N опл./Nр) × 100% = 6500/6500*100=100%.
Показатель, равный 100%, указывает на то, что специалист осуществил все оплаты в соответствии с потребностями.
- Допущение ошибок при ведении счетов (O)
Рассчитывается по формуле O = O общ.выст. – O верн.выст =35 — 35=0.
Полученный показатель равен нулю, что указывает на отсутствие каких-либо ошибок при ведении счетов.
Мы получили положительные значения по всем рассматриваемым показателям, что говорит о высокой эффективности работы специалиста отдела бухгалтерии.
ВАС ТАК ЖЕ МОЖЕТ ЗАИНТЕРЕСОВАТЬ