Когда договор исполнен как составить акт

Когда подрядчик выполняет какие-либо работы по договору, то прежде чем получить оплату, он обязан показать результат заказчику.

Если последнего все устроит, вместе с остальными необходимыми бумагами оформляется акт выполненных работ.

Для чего нужен акт?

Он представляет собой один из видов первичной документации. Эта бумага подтверждает, что обязательства, которые были предусмотрены условиями соглашения, полностью исполнены.

Акт является двусторонним документом и подписывается обеими сторонами оформленного ранее договора — исполнителем и заказчиком. Документ будет иметь юридическую силу и в том случае, если он подписан только одной стороной (имеется в виду подрядчик), но с обязательным отображением в нем факта отказа от подписания противоположной стороной. Но в этом случае дополнительно потребуются подписи свидетелей.

Акт выполненных работ — это защита от возникновения возможных споров и различных разногласий между контрагентами.

Если конфликт все же произошел, этот документ будет являться основным доказательством в суде.

Если заказчик недоволен результатом, все его претензии отображаются в акте.

Какими законами регулируется?

• ст. 753 — устанавливает необходимость составления акта, который используется как доказательство факта выполнения работ или оказания услуг;
• ст. 752 — раскрывает некоторые нюансы, в том числе содержит информацию, использование которой поможет избежать недоразумений с налоговыми органами.

Кроме этого, стоит обратить внимание на Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402, в котором отображен факт отнесения акта выполненных работ к первичной документации.

Как выглядит акт выполненных работ?

В российском законодательстве нет унифицированной формы этого документа. Основные требования и критерии регулируются нормами Федерального закона № 402.

Вне зависимости от выбранного образца, в обобщенном виде документ должен включать в себя следующие сведения:

• наименование, персональный идентификационный номер и период времени, за который он формируется;
• юридические реквизиты сторон;
• перечень выполненных работ или предоставленных услуг, в том числе объемы и условия их выполнения и сдачи;
• сведения о лицах, которые будут подписывать акт (должности, Ф.И.О.). Документ вправе визировать только те представители, которые официально уполномочены на такие действия учредительными бумагами либо нотариальной доверенностью.

Если контрагенты используют печати (с 2015 г. это необязательно), то они должны проставляться на бланке.

По договору подряда

Форма акта может утверждаться предварительным соглашением между сторонами (так делается при контрактах на большие суммы) либо же создаваться непосредственно перед составлением документа.

В любом случае, качественный акт выполненных работ обязан отвечать как минимум двум ключевым требованиям:

• в нем должно быть отображено наименование договора, на основании которого он сформирован;
• обязательно указание четкого и полного перечня выполненных работ. При этом список работ в приложении к договору (смете) и акте должен совпадать.

В акте необходимо также отобразить способ проверки заказчиком количества и качества выполненных подрядчиком действий.

Сюда входят визуальный осмотр, проверка функционала и др.

Не стоит забывать об указании места и дате приемки выполненной работы. При наличии у одной из сторон каких-либо замечаний к качеству либо количеству, крайне важно отразить все это в документе.

По договору аренды помещения

По закону, лица, взявшие в аренду коммерческое помещение, берут на себя материальную ответственность за арендованное имущество.

После подписания документа арендодатель автоматически отказывается от любых претензий в адрес арендатора со своей стороны.

Основные правила формирования акта по договору аренды:

• составляется исключительно в письменной форме;
• у документа обязательно должен быть порядковый номер;
• приводится информация, идентифицирующая арендованное имущество, а также реквизиты арендного соглашения и размер оплаты (с учетом НДС);
• наличие подписей обеих сторон. Рекомендуется расписываться на каждой странице документа. Это позволит минимизировать риски замены отдельных листов и предъявления несуществующих требований;
• отображение объема обязательств и указание на то, что они выполнены полностью. Также рекомендуется указывать факт полной оплаты и подтверждение отсутствия претензий.

Подписание акта выполненных работ

Заказчик обязан приступить к приемке выполненных работ после получения сообщения от подрядчика о готовности их сдачи. Ст. 720 и ст. 753 ГК РФ не делают исключений для действий, выполненных некачественно.

Если обязательства были выполнены с нарушениями, может быть оформлен документ одного из трех видов:

• с замечаниями;
• о недостатках;
• о существенных недостатках.

После устранения недостатков подрядчику необходимо не только уведомить об этом заказчика, но и обязательно подготовить новый акт приемки и пригласить заказчика на сдачу части работ с устраненными недостатками.

Если заказчик уклоняется от приемки, в его адрес следует направить односторонний акт.

В случае уклонения заказчика от приемки, подрядчик вправе обратиться в суд. Арбитражный суд, рассматривая дело, может руководствоваться односторонним актом сдачи-приемки и считать, что все необходимые действия выполнены качественно и в указанном объеме.

Юридическую силу одностороннему акту в отношении строительного подряда придает ст. 753 ГК РФ, а в отношении иных договоров — практика арбитражных судов.

Резюме

Акт выполненных работ — это двусторонний документ, гарантирующий, что заказчик не имеет претензий к подрядчику. Унифицированной формы этого бланка не существует, поэтому контрагенты могут разрабатывать его самостоятельно.

Акт выполненных услуг — это итоговый документ, который формируется на этапе закрытия контракта и подтверждает факт, объем и качество исполнения поставщиком его обязательств по этому контракту.

Для чего используется акт оказанных услуг

После того как поставщик выполнил обязательства по контракту, заказчик принимает выполненные обязательства по контракту. Специалисты заказчика сверяют поставленные объемы с условиями госконтракта, анализируют качество оказанных услуг. Если услуги оказаны в полном объеме и надлежащим образом, то стороны составляют и подписывают акт выполненных работ или оказанных услуг.

В акте оговариваются сроки, которые отводились на выполнение работ в соответствии с государственным контрактом. Если сроки нарушены, то прописываются штрафные санкции, если услуги оказаны вовремя, это отмечается в отчете. Этот первичный регистр подтверждает качество и полноту выполненных работ. Формируя итоговую документацию, стороны согласовывают результаты закупки. К примеру, подписанный акт выполненных работ за консалтинговые услуги означает, что все обязательства, закрепленные контрактом, исполнены, заказчик не имеет претензий к поставщику, а поставщик — к заказчику.

Стороны подписывают актовый документ, если:

• все условия, предусмотренные документами заказа и включенные в контракт, исполнены в полном объеме;
• исполнитель сдал, а заказчик принял оказанные услуги, являющиеся объектом госзакупки;
• стороны не имеют взаимных претензий друг к другу.

Если любое из этих условий не выполнено (услуги оказаны не в полной мере или в ненадлежащем качестве), то заказчик вправе не принимать работы и не подписывать регистр. В таких ситуациях составляется протоколирующий документ, в котором указываются все позиции, не допускающие приемки. В протоколе прописывают и срок, в течение которого необходимо устранить выявленные нарушения.

Грамотно составленный протокол разногласий является своего рода гарантией для заказчика. Если организация обратится в судебные органы для дальнейшего разбирательства, протокол нарушений и неподписанный акт станут доказательством ненадлежащего исполнения обязательств со стороны поставщика.

Бланк составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается у организации-заказчика, другой — у поставщика.

В какой форме составляется

Формат зависит от объекта закупки. Если предметом контракта являлись работы по строительству, ремонту, капитальному ремонту, основой для которых была проектно-сметная документация, то документ в обязательном порядке формируется по унифицированной форме КС-2 (кодировка по ОКУД — 0322005, утв. постановлением Госкомстата РФ № 100 от 11.11.1999).

В остальных случаях исполнение обязательств актируют в свободной форме. Каждое учреждение вправе разработать собственный бланк. Это позволит учесть особенности организационно-правовой формы, отрасли и специфику конкретной закупки. При необходимости организация вправе дополнять (но не уменьшать унифицированное содержание) и форму КС-2. Все разработанные бланки утверждаются в учетной политике и локальных нормативах заказчика.

Законодательство не закрепляет строгих правил по формированию собственной формы. Вот что писать в результат выполненных работ по контракту, чтобы акт обладал юридической силой:

• реквизиты сторон — наименования поставщика и заказчика, их ответственных лиц, правоустанавливающие документы;
• реквизиты самого регистра — номер и дата составления;
• реквизиты госконтракта, по факту исполнения которого составляется итоговый документ;
• предмет контракта, его основные количественные и качественные характеристики;
• цена контракта с учетом НДС и выделением налога;
• если предмет контракта не облагается налогом, это следует указать отдельно.

Готовый документ подписывают руководители или другие уполномоченные лица.

Контролирующие органы требуют корректного заполнения актовых регистров. Для этого инстанции утверждают методические рекомендации по формированию такой отчетности. В методичках прописывается как порядок заполнения регистра, так и регламент применения и расчета штрафов и взысканий при ненадлежащем исполнении контракта. Для этого в форму включаются соответствующие пункты, отражающие фактическое качество работ, выявленные недостатки, размер штрафных санкций и сумму по контракту, исчисленную после удержания штрафов и неустоек.

Как заполнить акт

Итоговую документацию, подтверждающую факт выполнения работ или оказания услуг, оформляют поставщики. Заказчик только изучает документы и подписывает их. Примеров, как выглядит акт выполненных работ на поставку товаров, нет. Стороны актируют сдачу-приемку продукции товарной накладной.

Строительный или ремонтный КС-2 заполняют по строго унифицированной форме, подробно указывая реквизиты сторон, наименование объекта строительства и адрес стройки. Табличная часть документа заполняется в строгом соответствии со сметным расчетом.

Регистры, формируемые для иных случаев, заполняются либо на фирменном бланке организации-заказчика, либо в формате обычного документа.

Независимо от выбранной формы, в документе обязательно указываются предмет закупки, цена контракта, сроки выполнения работ.

Ошибки и исправления в бланке не допускаются. При обнаружении неточностей документацию переделывают, аннулируя предыдущий вариант.

Отчетные документы подписываются представителями со стороны заказчика и исполнителя, печать ставится при ее наличии в учреждении. Для бюджетных учреждений и в случае некоторых закупок бланки составляются в трех экземплярах: по одному экземпляру — для каждой стороны и один экземпляр — для контролирующего органа.

Вот пример, как правильно оформить акт выполненных работ на оказание услуг в 2023 году:

Разъяснения по теме

Значение акта приема-передачи услуг

Основное назначение акта оказания услуг заключается в том, чтобы подтвердить выполнение в полном объеме обязательств по договору и отсутствие разногласий между исполнителем и заказчиком. Документ подписывается обеими сторонами и служит подтверждением отсутствия у заказчика претензий по качеству оказанных услуг. Не менее важен акт и для бухгалтерских целей, поскольку он является основанием для учета соответствующих операций и проведения окончательных расчетов между сторонами.

Акт об оказании услуг может быть использован не только в деловых отношениях, т. к. в случае возникновения претензий по качеству оказания услуг в акте фиксируются все их недостатки. В последующем, если спор дойдет до судебного разбирательства, такой акт может послужить доказательством в суде. При этом акт, подписанный без замечаний, будет доказательством исполнения обязательств в полном объеме (например, по спорам о просрочке оплаты).

Содержание и порядок заключения договора оказания услуг урегулированы нормативными актами и судебной практикой (ознакомиться с правилами составления поможет другая наша статья). С актом к договору дело обстоит несколько сложнее, поскольку напрямую его составление не предусмотрено Гражданским кодексом РФ. Тем не менее, если акт отсутствует, суды могут признавать факт оказания услуг недоказанным. Примером подобного решения может служить постановление ФАС Московского округа от 2 марта 2010 года № КГ-А41/14892-09 по делу № А41-9361/09.

Правила составления акта к договору оказания услуг

Практика договорных отношений выработала определенные требования к содержанию данного документа, выполнение которых позволяет ему служить подтверждением исполнения обязательств. Акт как первичный учетный документ должен содержать реквизиты, установленные ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• данные договора оказания услуг (номер, дату составления);
• место и дату составления акта;
• сведения о сторонах (наименование, представители, основания представительства);
• указание на то, что услуги оказаны исполнителем и получены заказчиком;
• перечень услуг (включая основные и вспомогательные услуги);
• объем оказанных услуг (может исчисляться в часах, днях, количестве составленных документов и так далее);
• стоимость каждой услуги без учета НДС;
• размер НДС для каждой услуги;
• стоимость каждой услуги с учетом НДС;
• суммарную стоимость всех услуг с учетом и без учета НДС;
• подписи сторон и печати (если юридическое лицо или ИП работает с печатью).

Понять, как выглядит грамотно составленный документ, поможет образец акта к договору оказания услуг, при разработке которого были учтены все необходимые требования.

Скачать образец

Если в первоначальном акте, подписанном исполнителем и заказчиком, какие-либо сведения отсутствовали, стороны могут составить новый документ. Если же составленный с ошибками акт уже учтен, можно заключить дополнительный, содержащий недостающую информацию.

Акт об оказании услуг и акт выполненных работ

Нередко контрагенты после исполнения обязательств подписывают акт выполненных работ по договору оказания услуг. При этом гражданское законодательство предусматривает два самостоятельных вида обязательств: выполнение работ (подряд) и оказание услуг, которые регулируются различными главами ГК (37 и 39 соответственно). Однако с точки зрения Гражданского кодекса РФ подобная ситуация допустима, поскольку п. 2 ст. 779 данного кодекса устанавливает, что некоторые услуги могут быть оказаны в рамках других договоров, включая подряд, на которые правила гл. 39 ГК не распространяются.

Также оказание услуг и выполнение работ отождествляются рядом нормативных актов:

• законом РФ «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1;
• постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил бытового обслуживания населения в Российской Федерации» от 15.08.1997 № 1025;
• правовыми актами различных ведомств.

Однако отождествление осуществляется, как правило, в целях упрощения правового регулирования обоих институтов смежными для них положениями, поэтому составление в рамках рассматриваемого вида договора акта об оказании услуг является более корректным. В случае возникновения споров это позволит суду установить, что акт относится именно к спорному договору оказания услуг, а не к иным обязательствам. Наглядный пример отклонения акта как доказательства по схожему основанию можно найти в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2011 года по делу № А58-4388/10.

Акт приема-передачи выполненных работ или услуг

Составление акта приема-передачи по договору оказания услуг является частным случаем подмены понятий между оказанием услуг и выполнением работ. Акт приема-передачи включает ряд дополнительных сведений, которые отражают специфику подряда. Основными отличиями документа являются:

1. Сведения о составлении дополнительной документации, необходимой для выполнения работ (проектных, сметных документах).
2. Подробное описание результата работы, что является качественным отличие подряда от оказания услуг.
3. Указание на несоответствия конкретным условиям договора подряда (например, техническому заданию или плану—проекту).

Таким образом, фактически акт приема-передачи сопровождает передачу конкретного результата работы. Именно в этом заключается его принципиальное отличие от акта оказания услуг, который не предполагает передачи каких-либо овеществленных результатов и составляется уже после оказания услуг, предусмотренных договором.

Акт об оказании услуг к агентскому договору

Отношения агентирования могут предполагать оказание услуг и выполнение работ агентом в отношении третьих лиц от имени принципала. В таком случае форма акта ничем не отличается от стандартных примеров и отвечает требованиям, рассмотренным ранее в статье. Что же касается отношений между агентом и принципалом, то результаты их деятельности отражаются в отчетах агента, которые включают всю информацию об осуществленных агентом действиях, размере вознаграждения и суммах, подлежащих перечислению принципалу.

Акт к агентскому договору на оказание услуг, выполнение работ или иные действия по своей сути является вспомогательным документом, который можно составить для подведения общих итогов. Особенно это актуально для ситуаций, когда было составлено несколько отчетов в ходе выполнения поручения. В таком случае акт помимо сведений о выполненных действиях должен содержать информацию об общих размерах вознаграждения и полной стоимости оказанных агентом от имени принципала услуг.

***

Итак, акт об оказании услуг является важным юридическим и бухгалтерским документом. Только правильное его составление позволяет подтвердить оказание услуг исполнителем и избежать взаимных претензий по их качеству и оплате. Сформировать документ грамотно поможет образец акта, предложенный по ссылке выше.

***

Еще больше материалов по теме в рубрике «Договор».