Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
- определить продолжительность отпуска;
- рассчитать средний дневной заработок.
Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе.
Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат
В силу п. 2 Положения № 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя. К таким выплатам в государственных (муниципальных) учреждениях, в частности, относятся:
- заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
- заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
- выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Обратите внимание
Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.
К данным выплатам относятся:
- суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
- стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
- стоимость санаторно-курортного лечения.
На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.
Пример 1
Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.). |
|
По данным контрольного органа |
Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.). |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 — 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.) |
Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете
В соответствии с п. 5 Положения № 922 в расчетный период не должно включаться время, когда работник:
- имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
- получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
- освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).
Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п. 10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 2
При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.). |
|
По данным контрольного органа |
Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.). Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.)) Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.) |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 — 17 201,24) |
При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).
Пример 3
Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?
Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.
Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии
В силу п. 15 Положения № 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.
Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).
Пример 4
При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:
|
Месяц |
Оклад, руб. |
Сумма премии, руб. |
Общая сумма выплаты, руб. |
|
Май 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Июнь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Июль 2015 |
15 000 |
15 000 (за II квартал 2015 года) |
30 000 |
|
Август 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Сентябрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Октябрь 2015 |
15 000 |
18 000 (за III квартал 2015 года) |
33 000 |
|
Ноябрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Декабрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Январь 2016 |
15 000 |
25 000 (за IV квартал 2015 года) |
40 000 |
|
Февраль 2016 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Март 2016 |
15 000 |
3 000 Премия к 8 Марта |
18 000 |
|
Апрель 2016 |
15 000 |
10 000 (за I квартал 2016 года) |
25 000 |
|
Итого: |
180 000 |
71 000 |
251 000 |
Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты.
В соответствии с п. 15 Положения № 922 премию, начисленную за II квартал 2015 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2015 года, следовало учесть в размере 2/3. Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало. Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере.
Ревизором в аналитической таблице был сделан такой расчет:
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 713,88 руб. (251 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных равна 19 988,64 руб. (713,88 руб. x 28 кал. дн.) |
|
По данным контрольного органа |
Сумма премий, подлежащая включению в расчет среднего заработка, – 63 000 руб. (15 000 руб. x 2/3 + 18 000 руб. +25 000 руб. 10 000 руб.). Средний заработок составит 691,13 руб. ((180 000 + 63 000) руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.). Сумма отпускных – 19 351,64 руб. (691,13 руб. x 28 кал. дн.) |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Разница в оплате отпускных составила 637 руб. (19 988,64 — 19 351,64) |
Дополнительно отметим: когда работнику в июле 2016 года будет выплачена премия за II квартал 2016 года, сумму отпускных следует пересчитать и включить в расчет премию в размере 1/3, приходящуюся на апрель 2016 года. Предположим, что премия за II квартал 2016 года составила 12 000 руб. В этом случае сумма отпускных составит 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. x 1/3) / 12 мес. / 29,3 кал. дн. x 28 кал. дн.).
В данной ситуации разница в оплате отпускных – 318,56 руб. (19 988,64 — 19 670,08).
Исправление ошибок в учете
Ошибки, допущенные при расчете отпускных, исправляются в следующем порядке, установленном п. 18 Инструкции № 157н[1].
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, выявленных субъектом учета, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней делается ссылка на наименование, номер исправляемого журнала операций и период, за который он составлен, а также отражается информация по обоснованию внесения исправлений.
Рассмотрим пример по исправлению ошибки в учете.
Пример 5
Ошибка была обнаружена ревизором в августе 2016 года. Расходы на начисление отпускных были произведены в мае 2016 года за счет средств выделенных учреждению на выполнение государственного задания.
Бухгалтер бюджетного учреждения начислил 25 600 руб. В ходе проверки выяснилось, что сумма отпускных должна была составлять 25 300 руб. Разница равна 300 руб.
Поскольку в рассматриваемом примере произошло уменьшение суммы начисленных отпускных, следовательно, уменьшатся суммы страховых взносов и НДФЛ.
|
Было начислено страховых взносов |
Следовало начислить страховых взносов |
Разница (отклонение) |
|
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) |
7 640,60 руб. (25 300 руб. x 30,2%) |
— 90,60 руб. |
|
В рассматриваемом случае (при уменьшении облагаемой базы) следует подать уточненный расчет ф. РСВ-1. После внесения уточнений у страхователя будет переплата страховых взносов. Ответственность в данной ситуации не предусмотрена |
||
|
Было начислено НДФЛ |
Следовало начислить НДФЛ |
Разница (отклонение) |
|
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) |
3 289 руб. (25 300 руб. x 13%) |
— 39 руб. |
|
В данном случае происходит возврат излишне удержанного налога, который можно произвести за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов налогоплательщика |
В соответствии с Инструкцией № 174н[2] была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.
|
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы отпускных |
4 109 60 211 |
4 302 11 730* |
(25 600) |
|
4 109 60 211 |
4 302 11 730 |
25 300 |
|
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы НДФЛ |
4 302 11 830 |
4 303 01 730 |
(3 328) |
|
4 302 11 830 |
4 303 01 730 |
3 289 |
|
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы страховых взносов |
4 109 60 213 |
4 303 00 830 |
(7 731,20) |
|
4 109 60 213 |
4 303 00 830 |
7 640,60 |
* Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
- счетной ошибки;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Пример 6
Ошибка, обнаруженная ревизором в августе 2016 года, привела к увеличению суммы отпускных. Было начислено 25 600 руб., а следовало – 26 000 руб., разница составила 400 руб. Расходы на выплату отпускных были произведены за счет средств, полученных от платных услуг.
Сумма отпускных и страховых взносов изменится в сторону увеличения:
|
Было начислено страховых взносов |
Следовало начислить страховых взносов |
Разница (отклонение) |
|
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) |
7 852,00 руб. (26 000 руб. x 30,2%) |
+ 120,80 руб. |
|
В рассматриваемом случае ошибка привела к занижению облагаемой базы и, как следствие, к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате во внебюджетные фонды, следовательно, страхователь обязан подать уточненный расчет РСВ-1. Уточненный расчет подается в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Кроме того, у учреждения возникает обязанность по уплате недостающей суммы страховых взносов и пени |
||
|
Было начислено НДФЛ |
Следовало начислить НДФЛ |
Разница (отклонение) |
|
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) |
3 380 руб. (26 000 руб. x 13%) |
+ 52 руб. |
|
В рассмотренном случае следует удержать НДФЛ с разницы, возникшей при исчислении отпускных. Порядок и перечисление НДФЛ осуществляются в общеустановленном порядке, предусмотренном гл. 23 НК РФ |
В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.
|
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
Исправление суммы отпускных методом дополнительной записи |
2 109 60 211 |
2 302 11 730 |
400 |
|
Исправление суммы НДФЛ методом дополнительной записи |
2 302 11 830 |
2 303 01 730 |
120,80 |
|
Исправление суммы страховых взносов методом дополнительной записи |
2 109 60 213 |
2 303 00 830 |
52 |
* * *
Кратко сформулируем основные выводы:
1. Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.
2. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов. В случае если выплаты производились за счет средств полученных от платных услуг, необходимо внести исправления в расчет суммы налога на прибыль.
3. Обращаем внимание, что удержать излишне выплаченные работнику отпускные вследствие неправильного применения законодательства РФ нельзя, поскольку перечень соответствующих случаев установлен ст. 137 ТК РФ и является исчерпывающим.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Ошибка при расчете отпускных — как исправить? Таким вопросом задаются многие бухгалтеры, работающие с зарплатой. Какие типы ошибок бывают и как их следует исправлять, узнайте из статьи.
Какие бывают ошибки при начислении отпускных
Ошибки при начислении отпускных — часто явление. Объясняется это особенностями расчета выплаты за отпуск, связанной с определением среднедневного заработка. Сложность формулы и различные нюансы при определении показателей для нее — основная причина того, что на практике бухгалтер что-то упускает и получает ошибку в сумме отпускных.
Условно причины ошибок можно объединить в такие группы:
- Неправильно определен период, включаемый в расчет. Например, в расчет попало время, проведенное работником на больничном, или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки — когда в расчете оказались не учтены дни, которые должны туда попадать.
- Неправильно определен доход, включаемый в расчет. Например, туда попали разовые поощрительные выплаты (не предусмотренные локальной системой оплаты труда) или материальная помощь. Эта ошибка также имеет обратный вариант. К примеру, бухгалтеры часто не включают в расчет среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет, хотя такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения № 922, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007).
- Технические ошибки. Такие ошибки — обратная сторона автоматизации процесса бухгалтерских расчетов. В момент подсчета что-то «сбойнуло», а ошибку увидели потом.
Суммируя вышесказанное, можно заключить, что для целей исправления ошибки в расчете отпускных можно разделить на две группы:
- ошибки, которые привели к недоплате отпускных и связанных с ними налогов;
- ошибки, которые привели к переплате отпускных и налогов по ним.
Порядок исправления будет зависеть от того, больше или меньше, чем нужно было, сначала начислено отпускных.
На отдельные вопросы налогоплательщиков, связанных с ошибкой в предоставлении отпуска, ответил инпектор по труду в Нижегородской обл. В. И. Неклюдов. Узнайте мнение чиновника в КонсультантПлюс.
Если у вас нет доступа к системе, получите демо-доступ бесплатно.
Общие правила исправления ошибок в отпускных
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н).
Согласно пункту 2 указанного стандарта неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.
Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которые попала.
Перекос показателей, связанный с ошибкой в начислении отпускных 1 или 2 работникам вряд ли следует рассматривать как существенную ошибку.
Для несущественных ошибок ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок исправления:
- Ошибку необходимо исправить (внести верные записи в бухучет) в том месяце, когда она была выявлена.
- Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления ошибки, нужно отразить в составе прочих доходов или расходов того же периода (в котором исправили).
Как исправить ошибку при расчете отпускных в большую сторону
Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что:
- Работник получил на руки «лишние» деньги.
- Ошибка в отпускных повлекла завышение сумм НДФЛ и взносов.
- Ошибка повлекла завышение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».
Вот эти три пункта и нужно исправить в бухгалтерском и налоговом учете.
В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам (сторно).
Если по неправильным суммам уже подавался расчет ЕРСВ, лучше подать уточненку за предыдущий период. Чтобы сальдо расчетов с ФНС сходилось с данными учета. Если исправления внесены в разные месяцы одного квартала, уточненку можно не подавать. В расчете за квартал всё будет учтено.
Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат (рассматриваем стандартную ситуацию, когда работник просто ушел в отпуск без последующего увольнения, декрета и т. п.).
Как переплату по отпускным отразить в расчете 6-НДФЛ, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Основная проблема с переплатой отпускных — их невозможно удержать обратно без согласия работника. И от этого зависит отражение результата корректировки в прочих доходах или расходах.
Если работник согласен на удержание (согласие должно быть письменным), то сумма переплаты удерживается из следующих выплат. В этом случае никаких разниц к отнесению на доходы (расходы) не возникает. Все «излишки» учитываются в расчетах либо компенсируются.
Если же работник на удержание не согласен, то тут придется рассматривать переплату отпускных как расход (убыток) в бухучете и отражать в расходах в том месяце, когда ошибка была обнаружена. При этом следует помнить, что в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).
Как исправить ошибку в отпускных в меньшую сторону
Как исправить ошибку в отпускных случае недоплаты отпускных? Процедура несколько проще описанной выше.
Ошибка «в минус» означает, что:
- работник недополучил деньги;
- недоплачены НДФЛ и взносы;
- ошибка повлекла занижение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».
Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Можно сразу в прочие расходы (сразу отнести на счет 91).
Уточнения, если уже сдан ЕРСВ, следует внести. Сумму, не доплаченную работнику, и НДФЛ в бюджет — доплатить.
Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ
Надо ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой?
Оказывается, не надо. Если ошибка была допущена, скажем, во втором квартале, а обнаружилась в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных произведены в разные даты.
Поэтому в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру достаточно показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в разделе 2 6-НДФЛ и, если имела место доплата отпускных с удержанием налога в третьем квартале, отразить ее в разделе 1 6-НДФЛ.
Итоги
Ошибки при расчете отпускных нужно оперативно исправить. Для этого нужно отразить изменения в бухгалтерском и налоговом учете, а также внести исправления в расчет по страхвзносам, 6-НДФЛ и ЕФС-1, если ошибку выявили в следующем отчетном периоде.
Отпускные выплачиваются минимум за 3 дня до начала отдыха. Нередко выясняется, что сумма, выданная сотруднику, рассчитана неверно. Если бухгалтер обнаружит ошибку в отпускных, как исправить допущенную неточность? Расскажем об этом далее.
Основные ошибки при начислении отпускных
Начисление отпускных обычно отражается в унифицированной форме № Т-60 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). На первой странице формы отражаются кадровые данные (кто уходит в отпуск, на какой срок, за какой период предоставлен отдых и т.д.), на второй приводится сам расчет.
Условно ошибки в начислении можно разделить на 5 групп:
Калькулятор дней отпуска
Эксперты нашего сайта подготовили удобный калькулятор расчета отпускных дней. Воспользуйтесь нашим калькулятором и безошибочно подсчитайте, сколько дней отпуска положено сотруднику.
- неверно исчислено количество календарных дней в расчетном периоде (к примеру, не исключены дни отпусков, временной нетрудоспособности, другие периоды с сохраненным средним заработком);
- завышены или занижены выплаты, по сумме которых определен средний заработок (учтены доходы сотрудника, которые не должны включаться в расчет, например, матпомощь, больничные, или, наоборот, не учтены какие-то суммы, например, разовые премии);
- при начислении совершена счетная/арифметическая ошибка;
- технический сбой в программе учета;
- неточные кадровые данные (ошибка в расчете числа полагающихся дней отдыха).
Если обнаружилась ошибка в расчете отпускных – ее нужно исправить, независимо от причины возникновения неточности. Иначе работодатель может быть привлечен к ответственности за неверное исчисление налогов, страховых взносов или за нарушение трудовых прав работника.
Расчет среднего заработка для отпускных
Подробнее
В каких еще случаях необходимо пересчитать отпускные, узнайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно узнайте ответ в материале.
Как исправляется ошибка в отпускных
Калькулятор отпускных
Калькулятор отпускных поможет вам правильно рассчитать сумму отпускных, положенную сотруднику.
Порядок исправления ошибок приведен в ч. II ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.10 № 63н). Корректировка будет состоять из нескольких этапов. Что необходимо сделать:
- Выяснить, завышена или занижена начисленная сумма.
- Определить, является ли ошибка существенной или несущественной;
- Внести исправления в программу учета.
- Произвести расчет с сотрудником.
- Скорректировать отчетность, если необходимо.
У компании в итоге может образоваться недоимка по налоговым обязательствам и страхвзносам за прошлые периоды. Прежде чем подавать уточненные отчеты, рекомендуется сначала перечислить в бюджет задолженность и пени, что позволит избежать штрафных санкций от ИФНС.
Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных
Дата корректировки зависит от существенности ошибки. Какие суммы считать существенными, организация определяет сама, закрепляя выбранный вариант в учетной политике.
Учетная политика
Любая организация должна вести бухгалтерский и налоговый учет, фиксируя способы их ведения в учетной политике. Учетная политика организации создает единую систему учета и документооборота, которой обязаны следовать все сотрудники и подразделения фирмы. Отсутствие учетной политики – грубое нарушение, за которое предприятие могут оштрафовать. Как составить учетную политику на 2023 год, и какие особенности следует учесть – об этом наш материал.
Подробнее
Общий порядок исправления таков:
- неточности текущего года исправляются в месяце их возникновения;
- несущественные ошибки прошлых лет корректируются в периоде их обнаружения;
- по существенным ошибкам прошедшего года, если бухотчетность еще не утверждена, записи вносятся декабрем того года, когда были неверно начислены отпускные. Ошибки, обнаруженные после утверждения бухотчетности прошлых периодов, исправляют в текущем отчетном периоде.
Обычно суммы отпускных к доплате или уменьшению невелики, поэтому корректируются датой обнаружения.
Отпускные были выплачены в большем объеме
Если изначально отпускных начислили больше, чем нужно, у сотрудника возникает переплата. В излишней сумме при этом удерживаются НДФЛ и начисляются страховые взносы.
Как исправить переплату отпускных:
- внести сторнировочные записи по начислению отпускных;
- пересчитать сумму страховых взносов, исправить «Расчет по страховым взносам» и Расчет 4-ФСС, если ошибка возникла в периоде, за который уже сдана отчетность;
- по НДФЛ вернуть работнику переплату или зачесть ее в счет будущих платежей; также придется подать уточненный Расчет 6-НДФЛ, если он уже был сдан;
- при необходимости доначислить налог на прибыль или налог при УСН «доходы минус расходы» соответствующего периода, либо включить сумму в расходы текущего периода.
Излишне выплаченную сумму отпускных можно удержать с будущих выплат работнику только при наличии его письменного согласия на это. Но сотрудник может и не согласиться на возврат излишне полученной суммы. В этом случае НДФЛ пересчитывать не нужно. Если компания не сможет взыскать переплату по суду или простит долг сотруднику, сумма переплаты включается в расходы только в бухгалтерском учете — учитывать ее в налоговом учете оснований нет. Базу по прибыли или «упрощенке» такие расходы не уменьшают.
Пример
Сотруднику начислили отпускные в декабре 2021 в сумме 24 000 руб. В июне 2022 г. бухгалтер обнаружила, что ошибочно включила в расчет среднего заработка больничные. Переплата по отпускным оставила 600 руб.
Как исправили ошибку:
- так как сумма признана несущественной, откорректировали начисление июнем 2022 г.;
- пересчитали страховые взносы. В общей сумме излишне было начислено 180 руб. взносов (600 х 30% = 180), по ним отразили сторно 180 руб.
Из расходов июня исключили сумму в 780 руб. (600 руб. переплаты и 180 руб. взносов).
Сотрудник на возврат переплаты согласился, написав заявление. Излишне удержанный НДФЛ — 78 руб. (600 х 13% =78) зачли в счет налога из зарплаты за июнь 2022 г.
Пересчитать и сторнировать нужно и взносы на «травматизм».
Отпускных было начислено меньше, чем нужно
Доначисленную сумму отпускных сотруднику нужно выплатить. При этом:
- начисляются страховые взносы на сумму недоплаты;
- суммы доплаты и доначисленных страховых взносов включаются в расходы, уменьшая налоговую базу периода, в котором обнаружена ошибка;
- из доначисленной суммы удерживается и уплачивается в бюджет НДФЛ;
- при необходимости подается уточненная отчетность по страховым взносам.
Такая ошибка по отпускным на НДФЛ прошлого периода не влияет – налог с доходов удерживается при выплате доначисленной суммы сотруднику и отражается в Расчете 6-НДФЛ текущего периода.
Пример
Работнику в марте 2022 г. выплатили отпускные, но в мае выяснилось, что из-за неверно рассчитанного среднего заработка ему начислили на 950 руб. меньше. Бухгалтер:
- сделает доначисление отпускных в мае 2022 г. на сумму 950 руб.,
- доначислит страхвзносы в сумме 285 руб. (950 х 30%) и взносы на «травматизм»;
- из 950 руб. удержит НДФЛ – 124 руб. (950 х 13%) и уплатит его в бюджет не позднее 01.06.2022, если доначисленные отпускные будут выплачены работнику в мае;
- суммы доначислений отразит в отчетности РСВ и 6-НДФЛ за полугодие 2022 г.
Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО
Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».
Настоящий материал (информация) произведен и (или) распространен иностранным агентом РФ Фонд «Так-Так-Так» либо касается деятельности иностранного агента РФ Фонд «Так-Так-Так»
18+
РЕШЕНО
Отказывают в перерасчете отпускных
Добрый вечер! Бухгалтерия учреждения производит неправильный расчёт среднего заработка при расчете отпускных. Не включают в средний заработок единовременные доплаты за год,квартал, месяц. Так же расчёт производят из 3-х предыдущих месяцев, что ухудшает права сотрудников. На моё заявление пересчитать мне отпускные, дали письменный ответ о том, что мой опыт бухгалтера и квалификация позволяли мне самой произвести расчёт и понять правильно или нет они считают. И вообще срок исковой давности 3 мес прошёл, пересчитывать не будут. Вопрос. Если наши труд отношения длятся, прошёл ли срок исковой давности? Как заставить пересчитать отпускные ?
7 ответов
Так-так-так, поддерживаю!
Вы получили совет эксперта, который помог решить вашу проблему. Вы тоже можете помочь другому человеку защитить свои права, сделав посильное пожертвование на развитие нашей сети. Сделаем право доступным для всех!