Обнаружены отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости по организации как исправить

Обнаружены отрицательные остатки по регистрам учета затрат

Основные причины появления отрицательных остатков в регистрах

Сообщение об отрицательных остатках в регистрах учета затрат обычно появляется после проведения в программе регламентных операций по расчету себестоимости в бухгалтерском и налоговом учетах (БУ и НУ). При этой операции одновременно делается следующее:

• корректируется учетная стоимость МПЗ, зависящая от последовательности их поступления и списания;
• определяется себестоимость товаров (продукции, работ, услуг);
• рассчитывается величина НЗП.

С 2021 года учет МПЗ и НЗП ведется согласно новому стандарту ФСБУ 5/2019 «Запасы», ПБУ 5/01 утратило силу. Как при применении ФСБУ 5/2019 учитывать НЗП и готовую продукцию, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и переходите к Готовому решению бесплатно.

Поскольку учетные единицы, которых касаются регламентные операции, являются величинами положительными, то возникновение на соответствующих счетах отрицательных остатков регламентная операция фиксирует как недопустимое явление.

Из-за чего же могут возникать отрицательные остатки? Прежде всего, это расхождения в аналитике, образовавшиеся либо в пределах одного учета, либо между учетами, если в первичном документе:

• неверно заведена или вообще не заведена аналитика;
• сделана ручная корректировка одной из аналитик, вследствие чего нарушено автоматически настроенное соответствие между учетами.

Кроме того, причины могут крыться в несоблюдении последовательности:

• принятия МПЗ к учету и их списания, что не очень сказывается на операциях, попадающих в один и тот же период, но важно для границы периодов;
• закрытия счетов учета затрат при перепроведении регламентных операций.

О том, по каким принципам организуется аналитика учета МПЗ в БУ, читайте в статье «Синтетический и аналитический учет производственных запасов».

Исправление отрицательных остатков по регистрам учета МПЗ

До начала поиска ошибок, в связи с которыми образовались отрицательные остатки, нужно отменить проведение документа расчета себестоимости.

Поиск отрицательных остатков в 1С:УПП делают с помощью отчета «Анализ МПЗ и затрат», в котором на закладке «Структура отчета» для группировки строк выбираются такие настройки, как «Аналитика вида учета», «Аналитика учета затрат», «Аналитика распределения затрат», а для группировки колонок — «Количество» и «Стоимость» по остаткам и движению. На закладке «Отбор, сортировка и параметры» в качестве вида учета отмечается регламентированный («Регл») и указываются 2 условия для отбора:

• «Количество конечный остаток вид сравнения Меньше Значение “0”»;
• «Стоимость конечный остаток вид сравнения Меньше значение “0”».

На закладке «Оформление» можно добавить настройку для отражения отрицательных величин «Отрицательное красным».

Сформированный отчет должен отобразить все красные остатки по количеству и суммам, имеющиеся как в БУ, так и в НУ. Его можно детализировать, сделав отбор по конкретной статье затрат.

Для поиска ошибок, допущенных при поступлении или списании материалов, возможно также использование отчета ««Ведомость по учету МПЗ» при добавлении в его настройки аналитики, необходимой для соответствующей группировки данных: например «Склад», «Счет учета», «Счет учета НУ», «Назначение использования», «Документ передачи».

Выявленную ошибку лучше исправить непосредственно в том первичном документе, в котором она была допущена. Не стоит пытаться избавиться от красных остатков ручными проводками, т. к. такое исправление может привести к повторному появлению сообщения об ошибке, причем в более поздних периодах.

После исправления ошибки нужно заново перезакрыть регламентные операции по расчету себестоимости.

Как исправляется отрицательная сумма затрат на выпуск продукции

Сообщение об отрицательной сумме по затратам на выпуск продукции после расчета себестоимости может возникнуть в программе в 2 случаях:

• в себестоимости учтены возвратные отходы, и их стоимость оказалась больше, чем затраты на производство продукции;
• программа в качестве затрат учитывает промежуточные расчетные данные, образующиеся при проведении таких документов расчета себестоимости, как, например, «Корректировка НЗП» и «Оприходование материалов из производства», за счет того, что в первичные учетные документы после отнесения на себестоимость вносились какие-либо корректировки.

В первом случае рекомендуется проверить правильность формирования данных по себестоимости, используя для этого отчеты «Затраты на выпуск продукции» и «Выпуск продукции».

Наличие второй ситуации можно определить по отчетам «Ведомость по производственным затратам» и «Затраты на выпуск продукции», установив в них отбор по нужному подразделению и продукции. Исправление будет заключаться не только в групповом перепроведении первичных документов, но и в повторном перепроведении в правильной последовательности всех регламентных документов по формированию себестоимости.

Об аналитике, создаваемой в себестоимости, читайте в материале «Понятие себестоимости в бухгалтерском учете (нюансы)».

Итоги

Появление красных остатков в регистрах учета затрат связано либо с ошибками в аналитике, допущенными при работе с первичными учетными документами, либо с последующими корректировками этих документов. Поиск и исправление ошибки лучше осуществлять своевременно, не прибегая для этого к ручным операциям. Завершать процесс исправления должно перепроведение всех регламентных документов по формированию себестоимости.

Часто встречающиеся ошибки при закрытии месяца в УТ 11.4 и способы их устранения

При выполнении операции закрытия месяцев в программе 1С Управление торговлей версии 11.4 можно столкнуться со следующими ошибками:

1. Отрицательные остатки по товарам организаций.
2. Ошибки при расчете себестоимости
   • Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости.
   • Остатки по суммам при нулевом количестве в регистре себестоимости.

Способы устранения ошибки «Отрицательные остатки по товарам организаций»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Ошибка возникает в основном при отключенном контроле остатков по това рам организаций, либо при проведении документов задним числом.

Нажмите кнопку «Подробнее» для получения списка ошибок с отрицательными остатками:

Список выглядит следующим образом:

В данном примере ошибка только по одному товару, но таких записей может быть несколько по многим товарам (для каждого товара отдельная запись).

Тут также можно нажать кнопку «Подробнее» для получения более детальной информации по ошибке:

Окно информации выглядит следующим образом:

Ошибку можно исправить двумя способами:

1. Массовое исправление ошибок отрицательных товаров организаций с помощью помощника:

Нажмите кнопку «Исправить» в окошке закрытия месяца:

В открывшемся окне помощника по исправлению отрицательных товаров организаций, дойдите до 4го шага и нажмите кнопку «Запустить исправление», как показано на скрине ниже:

Если ошибки связаны с тем, что при проведении реализаций были списаны товары, которые есть фактически в остатках, но с другим ГТД (которого в остатке не было), то данное исправление устранит все такие случаи.

Если же данное исправление не помогло, то нужно разбираться по каждой ошибке отдельно (об этом в следующем способе).

2. Исправление каждой ошибки по отдельности.

Так как смысл ошибки в том, что в программе имеется отрицательный остаток по регистру «Товары организаций», то нам нужно посмотреть каким документом сформирована эта ошибка. Для этого сформируйте отчет «Ведомость по товарам организаций» по товару, вызвавшему ошибку (товар указан в детальной информации об ошибки со скрина выше).

Расшифруйте ведомость до регистратора, и Вы сможете увидеть документ образовавший отрицательный остаток. Если есть остаток в целом по номенклатуре, но есть отрицательный остаток по ГТД или видам запасов, то ошибку можно исправить так:

• Включить контроль остатков по товарам организаций,
• Затем отменить проведение и провести заново проблемный документ.

Способы устранения ошибки «Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Такие ошибки в основном возникают при проведении документов задним числом или ошибок самой программы 1С (когда документ делает движение по одному регистру, а по регистру себестоимости не делает). В большинстве случаев помогает простое перепроведение документа, вызвавшего ошибку.

При возникновении таких ошибок, самое главное правильно определить документ из-за которого возникла эта ошибка. Документ не обязательно будет того же месяца, который Вы закрываете, отрицательный остаток мог возникнуть ранее, но выявится только в этом месяце.

Для устранения такой ошибки сделайте следующее:

Сформируйте два универсальных отчета (Режим технического специалиста – Универсальный отчет) по товару, указанному в информации об ошибки (при нажатии кнопке «Подробнее»), один отчет по регистру «Товары организаций», второй по регистру «Себестоимость товаров»:

Необходимо формировать оба отчета, начиная с месяца, который закрываете до месяца, в котором возникла ошибка (возможно, это один и тот же месяц). Вам нужно выявить тот месяц, в котором общий начальный остаток одинаковый, а конечный остаток различается между двумя отчетами:

Как только найдете месяц, в котором ошибка, расшифруйте до регистратора оба отчета и увидите, что в отчете по регистру «Себестоимость товаров» не будет хватать какого-то документа (а в отчете «Товары организаций» этот документ будет).

Перепроведите найденный документ и повторите операцию закрытия месяца.

Способы устранения ошибки «Ненулевые остатки по суммам при нулевом остатке по количеству в регистре себестоимости»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Ошибка схожа с той, что описана выше «Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости», причины возникновения и способы ее исправления идентичные.

Смысл этой ошибки в том, что вероятнее всего, какой-то документ сделал расход по регистру себестоимости только по измерению «Количество», а расход по измерениям суммы (их несколько) не сделал.

Способ устранения такой ошибки – перепроведение документа, вызвавшего ошибку и повторное выполнение закрытия месяца.

Распределение затрат и себестоимости: ошибки

Существует множество ошибок в 1С Управление торговлей и 1С Комплексная автоматизация, которые могут возникать при расчете себестоимости. Наиболее распространённые ошибки приведены ниже.

• Обнаружены ненулевые остатки по суммам при нулевом остатке по количеству в регистре себестоимости по организации.
• Обнаружены разные знаки у остатков по суммам и количеству в регистре себестоимости по организации.

Ошибки расчета себестоимости

Также могут возникать ошибки, связанные с распределением расходов / доходов. Связаны они как правило либо с некорректным способом настройки механизма распределения по статье доходов/расходов, либо с отсутствием базы распределение (однако ошибки распределения доходов/расходов выходят за рамки данной статьи и в ней подробно рассмотрены не будут). Далее рассмотрим как можно решать ошибки расчета себестоимости.

Ненулевые остатки по суммам при нулевом остатке по количеству

При нажатии на кнопку «Подробнее» из формы обработки закрытия месяца будет выдан полный список ошибок. Для решения проблемы, необходимо пройтись по каждой из них и проанализировать состояние по указанной номенклатуре в регистре «Себестоимость товаров». Анализ подобных ошибок решается аналогичным образом. Для этого следует открыть универсальный отчет. Его можно открыть несколькими способами:

• через отчеты любой подсистемы, нажав на «Все отчеты» и введя в поиске «Универсальный отчет»;
• через «Все функции» / «Отчеты» / «Универсальный отчет».

В универсальном отчете следует указать в качестве отбора номенклатуру, по которой были диагностированы ошибки и построить его за нужный период. Концом периода должен быть последний день месяца, который не получается закрыть.

Нулевое количество при ненулевой сумме

Как видно из рисунка, наименование аналитики учета номенклатуры немного отличается от наименования номенклатуры, по которой мы делали отбор. Это связано с тем, что «Ключи аналитики учета номенклатуры» — отдельный справочник, который формируется 1 раз при срабатывании стандартных механизмов конфигурации и не перезаписывается при изменении наименования номенклатуры. В данном случае наглядно видно, что первоначально номенклатура называлась «Куб15г», а затем эту номенклатуру переименовали. Именно по этой причине в справочниках «Ключи аналитики учета номенклатуры» и «Номенклатура» разное наименование.

Существует множество способов решения указанной проблемы:

• проведение анализа по расшифровке оборотов и выяснения, в каком документе и по какой причине были сформированы некорректные остатки;
• если корректность отражения себестоимости по данной продукции не интересна (например, ошибка незначительна), можно попробовать выполнить списание излишек товаров с их последующим оприходованием или же выполнить корректировку регистров, что будет и сделано в рамках данного примера.

Корректировка регистра себестоимости

Для выполнения корректировки регистра себестоимости следует перейти в «НСИ и администрирование» / «Корректировка регистров», создать необходимый документ и, нажав на кнопку «Настройка состава регистров», выбрать регистр «Себестоимость товаров». В табличной части сделать необходимые записи для исправления ошибок в регистре. В данном примере делается полное сторно остатков и проблемные позиции в регистре себестоимости полностью закрываются.

После выполнения корректировки регистров конечный остаток по указанной позиции корректный. Далее следует исправить одним из перечисленных выше способов все ошибки, выданные при закрытии месяца, после чего попробовать повторно закрыть месяц