Ошибка в авансовом отчете прошлых лет как исправить

Рассмотрим, как исправлять недочеты в первичных учетных и других документах соответствии с новыми правилами, вступившими в силу в 2019 г.

• Нормативно–правовое регулирование
• Порядок исправления ошибок прошлых лет в учете
• Правила отражения в отчетности исправленных ошибок прошлых лет
• В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0

Нормативная база по исправлению ошибок в бухгалтерском учете

Требования к достоверности учета и отчетности для учреждений государственного сектора, и правила по исправлению допущенных ошибок регулируются рядом нормативно-правовых (нормативных) актов, это:

1. Инструкция №157н;
2. СГС «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утвержден приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н) (далее СГС «Концептуальные основы»);
3. СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (утвержден приказом Минфина РФ от 30.12.2017 №274 н) далее (СГС «Учетная политика»);
4. письмо Минфина РФ от 31.08.2018 № 02-06-07/62480 «О направлении Методических указаний по применению положений СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (далее Методические рекомендации).

Достоверной считается информация полная, нейтральная и не содержащая существенных ошибок – п. 68 СГС «Концептуальные основы». Там же приведены разъяснения критериев. Полной считается информация, которая включает данные и (или) пояснения, сформированные (имеющиеся) на момент формирования отчетности и необходимые для принятия финансовых решений пользователем отчетности. Нейтральность означает, что отбор информации для представления в отчетности осуществляется объективно.

Отсутствие ошибок означает, что формирование данных бухгалтерского учета и составление отчетности осуществлено в соответствии с требованиями законодательства регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также учетной политикой, отвечающей требованиям СГС «Концептуальные основы».

Определение ошибки в бухгалтерской отчетности приведено в п. 27 в СГС «Учетная политика» — это пропуск и (или) искажение, возникшее при ведении бухгалтерского учета и (или) формировании отчетности в результате неправильного использования или не использования информации о фактах хозяйственной жизни отчетного периода, которая была доступна на дату подписания отчетности и должна была быть получена и использована при подготовке отчетности. Приведенное определение признается ошибкой отчетного периода.

Порядок исправления ошибок отчётного периода в учете и сформированной отчетности установлен п.п. 28-32 СГС «Учетная политика» и зависит от этапа: формирование, подписание, представление, проверка и утверждение.

Ошибка предшествующего года – новое понятие, введенное п. 33 СГС «Учетная политика». Это ошибка отчетного периода, выявленная после даты утверждения годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Порядок исправления ошибок прошлых лет в учете

В соответствии с п. 18 Инструкции №157н дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправление ошибок методом «Красное сторно» подлежат оформлению первичным учетным документом – Справкой, в которой необходимо отразить информацию по обоснованию внесения исправлений: наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен и период, в котором были выявлены ошибки.

Выявленная ошибка предшествующего года (лет) согласно положениям, п. 17 Методических рекомендаций отражается путем выполнения записей на дату обнаружения ошибки с применением специальных счетов бухгалтерского учета.

Ключевое нововведение – это требование об обособлении операций, связанных с исправлением ошибок прошлых лет, выявленных в отчетном периоде. В Единый план счетов бухгалтерского учета введен ряд специальных счетов бухгалтерского учета (приказ Минфина РФ от 31.03.2018 №64н):

• 401 18 «Доходы финансового года, предшествующие отчетному»
• 401 19 «Доходы прошлых финансовых лет»
• 401 28 «Расходы финансового года, предшествующего отчетному»
• 401 29 «Расходы прошлых финансовых лет»
• 304 84 «Консолидируемые расчеты года, предшествующего отчетному»
• 304 94 «Консолидируемые отчеты года иных прошлых лет»
• 304 86 «Иные расчеты года, предшествующего отчетному»
• 304 96 «Иные расчеты прошлых лет»

Бухгалтерские записи по исправлению ошибок прошлых лет подлежат обособлению в бухгалтерском (бюджетном) учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности в отдельном Журнале по прочим операциям, содержащем отметку «Исправление ошибок прошлых лет». Информация из Журнала по прочим операциям с признаком «Исправление ошибок прошлых лет» отражается в оборотах Главной книги (ф. 0504072) в момент обнаружения ошибки прошлых лет и осуществления корректировочных записей.

Как исправленные ошибки отразить в отчетности

В соответствии с п. 33 Стандарта порядок отражения фактов исправления в отчетности зависит от периода, в котором была допущена ошибка:

• в бухгалтерской отчетности за отчетный год, начиная с того предшествующего года, в котором была допущена ошибка раскрываемые сравнительные показатели подлежат корректировке. Исключение составляют случаи, когда осуществление такой корректировки невозможно. Скорректированные показатели предшествующего года (лет) в бухгалтерской отчетности отчетного года должны приводиться обособленно с отметкой «Пересчитано»;
• если ошибка была допущена ранее предшествующего года, то корректировке подлежат входящие остатки по статье «Финансовый результат экономического субъекта» бухгалтерского баланса, а также значения связанных статей бухгалтерской отчетности за самый ранний предшествующий год, для которого в бухгалтерской отчетности раскрываются сравнительные показатели;
• когда однозначно отнести суммы корректировок к конкретному предшествующему году не представляется возможным, корректировке подлежат входящие остатки по статье «Финансовый результат экономического субъекта» бухгалтерского баланса, а также значения связанных статей бухгалтерской отчетности за самый ранний предшествующий год, к которому такие корректировки возможно применить, либо на начало отчетного года.

К сравнительным показателям, раскрываемым в бухгалтерской (финансовой) отчетности относятся, в частности:

• показатели на начало отчетного периода (начало года, предшествующего отчетному периоду (году);
• показатели на конец отчетного периода (месяца, квартала, полугодия, 9 месяцев) года, предшествующего отчетному периоду (году);
• обороты по показателям за отчетный период года, предшествующего отчетному периоду (году).

Показатели Баланса (ф. 0503130, ф. 0503730) на начало года после проведенной корректировки будут отличаться от показателей (остатков) на начало отчетного года, отраженных в Главной книге (ф. 0504072) за отчетный год на суммы корректировок (исправлений) ошибок прошлых лет.

Показатели (остатки) на конец отчетного года Главной книги (ф. 0504072) за отчетный год и Баланса (ф. 0503130, ф. 0503730) за отчетный год будут одинаковыми.

Обороты по исправлению ошибок прошлых лет в корреспонденции со специальными счетами 304 84, 304 94, 304 86, 304 96, 401 18, 401 28, 401 19, 401 29 форм в составе Пояснительной записки (ф. 0503160, ф. 0503760) отражаются следующим образом:

• в составе Сведений об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503173, 0503773) подлежат отражению в графе 6 (по причине 03 — Исправление ошибок прошлых лет);
• в отчетах ф. 0503168 (ф. 0503768), ф. 0503169 (ф. 0503769) исключаются из оборотов отчетного года, а включаются в остатки на начало отчетного года.

Исправление ошибки в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»

В п. 17 р. V «Исправление ошибок в бухгалтерской (финансовой) отчетности» Методических рекомендаций приведены только 2 примера ошибок прошлых лет и их исправления по новым правилам — с применением счетов 304 84, 304 94, 401 18, 401 28, 401 19, 401 29.

В документах программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован общий механизм исправления ошибок, который предполагает, что пользователь исправляет ошибку прошлых лет как ошибку текущего года – в обычном порядке. Далее производится конвертация «обычных» проводок в проводки по исправлению ошибок прошлых лет.

При формировании проводок по исправлению ошибок прошлых лет «обычные» счета заменяются на соответствующие специальные счета исправления ошибок прошлых лет (таблица 1).

Таблица 1

Счет до исправления	Счет исправления ошибок (прошлого года)	Счет исправления ошибок (ранее прошлого года)
401.10	401.18	401.19
401.20	401.28	401.29
304.04	304.84	304.94
Остальные счета	304.86	304.96

Для конвертации «обычных» проводок в бухгалтерские записи с применением специальных счетов исправления ошибок прошлых лет реализован алгоритм, который применяется в документах начиная с 01.01.2019.

При конвертации бухгалтерских записей анализируется каждая проводка, которая была бы сформирована в обычном порядке. Конвертация выполняется по следующим правилам:

1. Если в проводке есть счета 401.10, 401.20, 304.04, они заменяются на соответствующий специальный счет. Например, в проводке Дебет 101.ХХ.310 Кредит 401.10.199 счет 401.10 будет заменен на счет 401.18 (если исправляется ошибка прошлого года) или 401.19 (если исправляется ошибка ранее прошлого года). После конвертации получим Дебет 101.00.310 Кредит 401.18.199.
2. Если в проводке нет ни одного счета, для которого предусмотрены специальные счета исправления ошибок, проводка разбивается на две — в корреспонденции со счетом 304.86 или 304.96 (в зависимости от того, это ошибка прошлого года или более ранних лет).

Например, нет ни одного счета, для которого есть специальный счет исправления ошибок в проводке:

Дт 101.ХХ.310 Кт 106.01.310.

Поэтому при конвертации получим две проводки:

Дт 101.ХХ.310 Кт 304.86.73Х;

Дт 304.86.83Х Кт 106.01.310.

Исправление ошибок в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1.0

Реализован следующий порядок исправления ошибок прошлых лет с применением типовых документов:

Шаг 1: создать документ с записями по исправлению ошибку прошлых лет, как ошибку текущего года.

Шаг 2: нажать на иконку «Исправление ошибок прошлых лет» в верхней командной панели документа.

Шаг 3: в открывшейся форме выбора способа «Исправление ошибок прошлых лет» выбрать способ исправления ошибок:

• Не ошибка.
• Ошибка прошлого года.
• Ошибка ранее прошлого года.
• Ошибка: задать проводки вручную…

Затем следует нажать «ОК».

После проведения документа в программе формируются проводки с применением специальных счетов исправления ошибок согласно выбранному периоду.

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 2.0

В созданном документе необходимо перейти в раздел «Бухгалтерские записи» и включить флаг «Исправление ошибок прошлых лет». Установить переключатель на один из двух режимов: «прошлого года» или «ранее прошлого года» (при проведении документа сформируются проводки с применением специальных счетов исправления ошибок прошлых лет).

Далее — провести документ. Документ формирует проводки с применением специальных счетов исправления ошибок согласно выбранному периоду.

Исправление ошибок (текущего периода и прошлых лет) может отражаться тремя способами, в зависимости от характера ошибки:

1 способ: ошибочно был введен лишний документ, например, акт об оказании услуг. В этом случае следует сторнировать лишний акт об оказании услуг (ввести документ «Сторно»). При этом проводки документа «Сторно» следует отразить с применением специальных счетов исправления ошибок прошлых лет.

2 способ: ошибочно не был отражен документ, например, не было отражено оприходование ОС по результатам инвентаризации. В этом случае следует ввести новый учетный документ «Принятие к учету ОС, НМА, НПА». При этом проводки документа «Принятие к учету ОС, НМА, НПА» следует отразить с применением специальных счетов исправления ошибок прошлых лет.

3 способ: документ был введен, но содержит ошибки. Например, документом «Поступление услуг, работ» отразили увеличение капвложений в дебет счета 106.00, а следовало отнести на текущие расходы – в дебет счета 109.81. В этом случае следует сторнировать документ с ошибкой (ввести на его основании документ «Сторно»), далее ввести новый правильный учетный документ «Поступление услуг, работ». При этом проводки документов «Сторно» и нового документа «Поступление услуг, работ» следует отразить с применением специальных счетов исправления ошибок прошлых лет.

В «Журнале операций» и списках документов документы, которые введены в режиме «Исправление ошибок прошлых лет» будут помечены специальной пиктограммой «Дебет-Кредит».

Как уже упоминалось выше, при формировании отчетных форм если в отчетном периоде были исправлены ошибки прошлых лет показатели бухгалтерской отчетности на начало отчетного периода (в любых формах отчетности) приводятся с учетом их корректировок по исправительным записям.

После проведения регламентированной операции по закрытию счетов при завершении отчетного года составляется форма «Сведения об изменении остатков валюты баланса» (ф. 0503173, ф. 0503773). Операции исправления ошибок прошлых лет отражаются в форме с кодом причины 03. В графе 3 отражается сумма изменений по тем счетам бухгалтерского учета, где были скорректированы показатели. Показатели баланса на начало года будут отличаться от остатков на начало отчетного года в главной книге – расхождение допустимо на суммы корректировок приведенные в указанных Сведениях.

Обороты (увеличение, уменьшение) по доходам и расходам при формировании показателей отчетов ф. 0503168, 0503121, 0503110 (0503768, 0503721, 0503710) должны быть приведены без учета операций по исправлению ошибок за предшествующий период.

.border-block {
margin-bottom: 40px;
padding: 20px;
border: 3px solid #56CCF2;
}

.border-block__title {
margin: 0 0 20px;
font-size: 25px;
font-weight: bold;
}

.border-block__text {
margin: 0 0 20px;
}

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Исправления в авансовом отчете

Исправления в авансовом отчете

Подборка наиболее важных документов по запросу Исправления в авансовом отчете (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Ошибки в авансовых отчетах прячутся в данных о подотчетнике, в суммах расходов, остатков и перерасходе, в счетах, на которые относятся затраты. Как предотвращать ошибки, быстро их находить и исправлять — читайте дальше.

Кратко об авансовом отчете

Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником. 

Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.

Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.

Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.

Проверка реквизитов

Если ваша фирма пользуется унифицированной формой № AO-1, то все нужные реквизиты априори имеются. Если форма разработана самостоятельно, то следует проверить, все ли обязательные реквизиты в ней содержатся. А именно (п. 2 ст. 9 закона о бухучете):

• наименование;
• дата составления;
• данные о лице, составившем АО;
• содержание операции;
• единицы измерения;
• должность лица, совершившего операцию, ответственного за ее оформление;
• подписи, Ф.И.О и др.

В большинстве случаев мы используем формы, «вшитые» в программы для ведения учета, и там, все реквизиты присутствуют. Но все равно стоит проверить их соответствие требования законодательства. 

Срок хранения авансового отчета — 5 лет (в некоторых случаях дольше, например, если первичка подтверждает получение убытка, то срок ее хранения составляет 10 лет). Столько же нужно хранить сопутствующие документы.

Часто приложением являются чеки, которые быстро выцветают, буквально до чистого листа. Поэтому стоит их либо копировать, либо создавать скан-копию.

Ошибки заполнения авансового отчета

Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.

Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:

• дату составления;
• структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
• Ф.И.О. полностью;
• табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
• должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
• назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).

В таблице на первом листе указывают общие данные о расходах:

• 

Для упрощения используем стандартную форму AO-1.

Данные о прошлом авансе нужно указать обязательно, чтобы вывести верные остатки по расчету с подотчетным лицом. В настоящее время допускается выдача новых авансов до того, как был израсходован предыдущий.

Выданные суммы по текущему отчету нужно разбить: столько-то выдано со счета, из кассы, в рублях и инвалюте. Подвести итоги по отчету и вывести остаток.

С правой стороны таблицы указаны суммы расходов, распределенные по счетам учета затрат. В Дебете укажем, например, счет 10 — приобретены материалы, или счета 76, 60 — проведена оплата за услуги контрагенту (за связь, интернет, товары или услуги), а в кредите — 71 — счет учета расчетов с подотчетниками.

Придется посчитать количество подтверждающих документов. Здесь часто возникают ошибки.

Например, у вас есть товарный чек, кассовый чек и слип с терминала эквайринга (при оплате картой) по одной операции — покупке бумаги для принтера. Несмотря на то, что в отчеты мы укажем реквизиты только одного документа — кассового чека, потому что именно он подтверждает расход средств, но посчитать надо все приложенные документы, так что их будет три.

Аналогично следует поступить и с другими документами, например, со служебными записками, гарантийными талонами, книжками, другими сопутствующими, если их работник приложил к авансовому отчету. Их тоже надо посчитать.

Подписи ответственных лиц обязательны, а вот печать ставить на отчете не нужно.

Обратите внимание! Сумма, указанная в строке с утвержденной суммой отчета, может быть отличной от той, что была указана работником, в т. ч. из-за отсутствия документального подтверждения, неправильного оформления и т. п. 

Пример: сотрудник вместо одной запчасти к автомобилю приобрел две, разного размера, т. к. не был уверен какая из них подойдет. Покупка запчасти была согласована с руководителем, а вот приобретение сразу двух — нет. В итоге директор утвердил покупку только подходящей к автомобилю детали. Поэтому сумма в разделе со сведениями, полученными от работника, и сумма к утверждению будут разными.

Следует сверять все данные, указанные подотчетником на обороте отчета, с оригиналами представленных оправдательных документов. Здесь тоже часто находятся ошибки трех видов:

• ошибки в реквизитах оправдательного документа (неверный номер, дата);
• ошибки в суммах;
• ошибки в выборе самого подтверждающего документа.

Если вы совершили покупку, то главный документ для вас — кассовый чек, остальные — сопутствующие. Например, допустимо, если в чеке будет общая сумма, а расшифровка покупки в накладной. При этом в авансовом отчете будет указан все же кассовый чек.

При обнаружении ошибки ее следует исправить. Для этого потребуется:

• согласовать исправление с лицами, составившими и подписавшими отчет;
• зачеркнуть ошибочный текст (суммы);
• нанести рядом (сверху, сбоку) верные данных (п. 7 ст. 9 закона о бухучете, п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);
• проставить отметку «Исправлено» с датой исправления и подписями лиц, составивших документ, с указанием их должностей, Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации;

Нельзя использовать для корректировки специальные жидкости, маркеры или зачеркивать многократно исходные данные.

• 

Если фирма применяет форму АО-1, то для подтверждения передачи отчета и документации используйте отрезной корешок, передавая его подотчетнику. Он служит подтверждением в приемке отчета бухгалтерией.

Проверка приложенных документов

Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.

Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.). Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность, Ф.И.О. кассира;
• наименование документа;
• признак расчета;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер ФН;
• адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
• номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• НДС (ставка, сумма);
• указание на систему налогообложения;
• код товара;
• QR.

Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).

Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.

Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:

• выцвели;
• повреждены;
• содержат нечитаемые реквизиты;
• содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,

их нельзя принимать к учету и, тем более, возмещать (учитывать) расходы на их основании. 

Лицу, предоставившему такой документ, придется или принести корректный документ, или вернуть деньги работодателю. Напомним, что в отсутствие подтверждающей документации возможно учитывать лишь суточные.

Как предотвратить ошибки

Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».

С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью. 

Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:

• подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
• рассмотрения и согласования заявления;
• представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
• проверки и утверждения отчета;
• расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).

Для надежности – разработайте еще и краткую памятку для сотрудников, которую они смогут всегда держать под рукой.

Подобное положение поможет разрешить не только внутренние, но и внешние конфликты (включая судебное разбирательство).

Ошибка № 1: отсутствуют документы на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги подоточетникам приходится практически каждому хозяйствующему субъекту — предпринимателю или компании. Многие бухгалтера еще помнят времена, когда работодатель мог устанавливать список с одинаковыми для всех сотрудников сроками подотчета и максимальными к выдаче суммами и на основании этого списка выдавать средства под отчет.

Сегодня действует другой порядок, определенный п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому каждая подотчетная сумма в наличной форме может быть выдана только на основании соответствующего заявления работника или распорядительного документа работодателя. Отсутствие таких документов налоговые органы часто считают административным правонарушением (правда, далеко не всегда их претензии правомочны, поскольку ответственности именно за отсутствие заявлений подотчетных лиц в законодательстве не существует).

ВАЖНО! Нормы указания № 3210-У распространяют свое действие только на расчеты наличными. Безналичный подотчет должен регулироваться локальными актами хозсубъекта.

Исправляем ситуацию

Естественно, необходимо как можно быстрее оформить недостающие документы, завизировав их у подотчетников и руководителя, и тогда неприятностей можно избежать. Однако может быть и такая ситуация, когда контролеры с проверкой уже пришли, а документыу вас отсутствуют. Но и здесь есть возможность оперативно исправить положение. Дело в том, что проверяющие не имеют права требовать документы немедленно — на их представление у вас имеется 1 рабочий день (п. 31 приказа Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н). За этот срок нужно постараться подготовить отсутствующие документы.

ВАЖНО! Согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ давность привлечения к административным правонарушениям — 2 месяца. Поэтому заявления у вас могут потребовать проверяющие только за 2 месяца, предшествующие началу проверки.

Обратите внимание — заявления следует оформлять не только рядовым сотрудникам, но и руководителю.

Подробности — в статье «Как правильно выдать деньги в подотчет директору».

Дополнительно к заявлениям мы вам советуем утвердить перечень лиц, которым разрешено брать деньги под отчет. Несмотря на то что перечень не является обязательным, его оформление крайне полезно для оптимизации работы персонала вашей фирмы. Во-первых, каждый сотрудник будет четко знать, может ли он получить деньги для совершения покупок на нужды своего работодателя. Во-вторых, работникам бухгалтерии будет легче контролировать тех сотрудников, которые обязаны оформлять заявления на подотчет и представлять отчетные документы. В-третьих, таким способом вы усиливаете внутрикорпоративный контроль над расходованием денежных средств.

Образец такого списка вы можете скачать здесь:

Скачать список лиц

ВАЖНО! Утверждать список подотчетников следует отдельным приказом, а не учетной политикой: перечень подотчетных лиц может неоднократно меняться, при этом издать новый приказ не составит труда, а вот изменить учетную политику может быть проблематично (ч. 6 ст. 8 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Ошибка № 2: несвоевременные отчеты

Согласно п. 6.3 Указания № 3210 отчитаться по полученным суммам работник обязан в срок, утвержденный работодателем (за исключением командировок), отсчитываемый со дня окончания периода, на который они выдавались. Немного другое правило установлено для командировочных расходов — по ним подотчетник обязан отчитаться в 3 рабочих дня, исчисляемых со дня возвращения из командировки (п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отчетная документация лица, взявшего деньги на совершение покупок для работодателя, включает авансовый отчет, а также комплект первичных документов, подтверждающих произведенные расходы. Если полученные сотрудником средства не были потрачены полностью, их остаток он обязан внести в кассу.

Правильно оформить авансовый отчет вам поможет материал «Образец заполнения авансового отчета».

ВАЖНО! Принимать авансовый отчет без документального подтверждения осуществленных трат недопустимо. Существует риск переквалификации налоговиками выданных подотчетных сумм в доход сотрудника (постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).

О том, как должен быть заполнен авансовый отчет и какие документы должны быть к нему приложены, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ бесплатно и переходите к разъяснениям и образцам.

Данные правила хорошо известны практикующим бухгалтерам, которые стараются соблюдать их. Однако на практике бывает, что сами подотчетники не торопятся отчитаться, а удержать суммы из их зарплаты возможно только с их согласия (ст. 137 ТК РФ).

Исправляем ситуацию

Необходимо четко контролировать сроки подотчетов. Чтобы работники знали, когда им следует отчитаться, составьте для них памятку. При систематической задержке представления авансовых отчетов проинформируйте своих сотрудников о том, что по закону возможно удержание НДФЛ по невозвращенным вовремя суммам. В случае если перечисленные мероприятия неэффективны, следует провести процедуру изъятия неподтвержденных первичкой сумм из зарплаты.

О возможных удержаниях из зарплаты расскажет наш материал «Ст. 138 ТК РФ: вопросы и ответы».

ВАЖНО! Сотрудники Соцстраха считают, что с не возвращенных подотчетниками и не удержанных из их зарплаты сумм по истечении месяца, исчисляемого с окончания срока представления авансового отчета, следует начислить страховые взносы (письмо ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Ошибка № 3: отсутствие корпоративного регламента по безналичному подотчету

Как мы уже выяснили, выдавать под отчет возможно не только наличность, но и безналичные суммы (на корпоративные, личные карты сотрудников). При этом законодательного регламентирования безналичного подотчета не имеется. В то же время существует позиция чиновников, согласно которой порядок выдачи безналичных подотчетных средств должен быть зафиксирован в учетной политике (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Во избежание споров с проверяющими органами мы советуем прислушаться к мнению финансового ведомства.

Исправляем ситуацию

Пропишите в учетной политике для целей бухучета оба способа выдачи подотчетных сумм: в наличной и безналичной форме, а также акцентируйте внимание на том, что безналичный подотчет может перечисляться как на личную карту работника, так и на корпоративную карту. Данная информация может быть сформулирована следующим образом:

«Денежные средства под отчет работникам на целевые расходы организации выдаются в наличной или безналичной (путем перечисления на корпоративную карту организации или личную карту работника) форме. Способ выдачи подотчетных средств указывается в заявлении работника».

ВАЖНО! Перечисляя подотчетнику деньги, не забудьте в платежке указать соответствующее назначение платежа — «под отчет», тогда контролеры не смогут предъявить претензий по поводу того, что средства были перечислены по иным основаниям — например в качестве зарплаты (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Как списать задолженность работника по возврату подотчетных сумм, которые не удержали (не взыскали), подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Исчерпывающую информации о безналичном подотчете вы найдете в публикации «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Ошибка № 4: в первичных документах не расшифровано содержание покупки

Представим ситуацию. Ваш сотрудник принес авансовый отчет, к которому приложил кассовый и товарный чек. При этом ни в том, ни в другом документе не расшифрованы наименования и количество приобретенных ТМЦ, а указаны их стоимость и обобщенное название (например, запчасти). Можно ли принять такой авансовый отчет?

Мы бы не советовали. Согласно п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы должны быть документально подтверждены. Правила документального подтверждения хозопераций первичными документами установлены ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Согласно данной норме к обязательным реквизитам первичного документа относятся наименование и количество приобретенных активов, работ, услуг. В нашем примере это условие не выполняется, а значит, нет основания принять такие документы к учету.

ВАЖНО! Не все арбитры согласны с налоговиками и иногда встают на сторону налогоплательщика, принявшего к учету расходы, в которых указано обобщенное название покупок (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Однако гарантии того, что именно вас поддержит суд в подобном случае, никто не может дать.

Исправляем ситуацию

Судиться из-за проблемы, которую можно решить быстро и без существенных усилий, совершенно непродуктивно. Здесь можно поступить следующими способами:

• Попросить продавца выдать товарный чек, в котором будут верно указаны наименование и количество купленных товаров.
• В случае нежелания продавца пойти навстречу, сделать расшифровку покупки самостоятельно и приложить ее к авансовому отчету вместе с имеющимися первичными документами.

Пример такой расшифровки может выглядеть так:

Скачать расшифровку

Ошибка № 6: расходы подотчетника оплачены не его банковской картой

Как ни странно, но такая ситуация на практике тоже имеет место. Предположим, сотрудник решил совместить поход за личными и «корпоративными» покупками в компании родственника и случайно расплатился и за те, и за другие его картой.

Казалось бы, все в порядке: правильно оформленные документы на приобретение и покупку имеются, они в полном комплекте. Однако в чеке ККТ указаны данные не вашего сотрудника, а совсем другого лица.

Принимать такой авансовый отчет рискованно, поскольку контролеры, заметив, что оплата была произведена лицом, не имеющим отношения к вашей фирме, сочтут такие расходы неправомерными.

Исправляем ситуацию

Если и вы столкнулись с подобной проблемой, необходимо получить от подотчетника объяснительную записку, в которой следует указать, что лицо, чьей картой была произведена оплата, делало покупку по поручению вашего сотрудника:

Скачать объяснительную

Кроме того, нужно получить расписку от этого лица о том, что деньги ему подотчетник вернул и претензий к нему не имеется:

Таким способом вы получите полное подтверждение того, что расходы произведены именно вашим сотрудником. Аналогичные рекомендации дают и сами чиновники (письмо Минфина РФ от 11.10.2012 № 03-03-07/46, письмо ФНС РФ от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Итоги

Учет расчетов с подотчетниками сопряжен с соблюдением множества процедур — как организационных, так и документального характера. В связи с этим возможно возникновение различных ошибок, которые, однако, можно своевременно исправить. Если ошибки останутся неисправленными, неизбежны претензии со стороны проверяющих ведомств.