Отсутствие трудового договора как исправить

• Почему исчезают оригиналы трудовых договоров
• Последствия утери трудового договора
• Как исправить ситуацию
• Что делать, если утрачены все экземпляры трудового договора

Утрата кадровых документов приводит к появлению огромного списка проблем у кадровика. Особенно, если речь идет о трудовом договоре. Его необходимо как можно скорее восстановить. При этом следует выполнить процедуру правильно и с соблюдением всех законов.

Почему исчезают оригиналы трудовых договоров

При правильно выстроенной системе хранения документы всегда должны быть в наличии, находиться в специально отведенном месте или архиве. Но на практике ситуаций, когда исчезают трудовые договоры, немало.

Наиболее частой причиной является переезд офиса. При транспортировке многие бумаги легко потерять, в суматохе нужный документ выбросить или забыть на старом месте.

Иногда с такой проблемой сталкивается кадровик, который приходит в компанию на место старого сотрудника. Если предшественник безответственно относился к хранению бумаг, существует большая вероятность, что многие документы новый работник не сможет найти.

Протечка трубы, пожары и другие стихийные бедствия также могут привести к утрате важных бумаг. Теряют договоры и сами сотрудники. Точнее, они могут лишиться своего экземпляра документа. Однако и в таком случае работодателю придется заниматься его восстановлением.

Последствия утери трудового договора

За утерю трудового договора несут ответственность как должностное лицо, так и предприятие. Отсутствие основного документа рассматривается как нарушение статьи 5.27 КоАП РФ.

По факту утраты необходимо провести должностную проверку, наказать ответственного сотрудника. Если отсутствие трудового договора было выявлено трудовой инспекцией, для всех виновных предусмотрено административное наказание:

для должностного лица штраф от 1 000 до 5 000 руб.;

для юридического лица — от 30 000 до 50 000 руб.;

для индивидуального предпринимателя — от 1 000 до 5 000 руб.

При повторном нарушении для должностных лиц и ИП предусмотрен штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для предприятия — от 50 000 до 70 000 руб. Кроме того, сотрудника, ответственного за нарушение, могут отстранить от должности на срок до трех лет.

Работодателю следует озаботиться и наличием трудового договора у сотрудника. Этот момент регулируется частью 1 статьи 67 ТК РФ. Если сотрудник обратится с жалобой на отказ выдать трудовой договор или его дубликат, компанию помимо штрафов может ожидать и приостановление деятельности на срок до 90 дней.

Как исправить ситуацию

Если договор потерял сотрудник, кадровая служба обязана выдать ему дубликат. Делается это по письменному заявлению от работника. Срок исполнения не должен превышать трёх дней с момента обращения. Никаких средств за повторную выдачу документа брать нельзя. Дубликат оформляется бесплатно.

В случаях, когда сотрудник просит выдать копию трудового договора, ее обязательно следует заверить. Для этого в нижней части документа вписывают слово «верно», под ним указывают должность и фамилию работника, заверившего бумагу, дату и подпись.

Нотариальное заверение законодательством не предусмотрено. Поэтому данный вопрос остается на рассмотрении работодателя. Если сотрудник обратился с подобной просьбой, кадровик вправе отказать.

Важно! Локальными нормативными актами может быть предусмотрено нотариальное заверение копии трудового договора. Если на предприятии существует такой документ, оплачивать услуги нотариуса придется работодателю.

Для тех случаев, когда трудовой договор утерян на предприятии, законодательных норм повторного оформления нет. Поэтому каждый работодатель вправе сам определить сроки и порядок восстановления. Чтобы придать процедуре законность, необходимо разработать локальный нормативный акт, в котором прописать, что делать в случае утраты.

Например, в документе можно указать, что трудовой договор восстанавливается на основании экземпляра, хранящегося у работника. Важно подробно описать сроки и порядок создания дубликата.

Что делать, если утрачены все экземпляры трудового договора

Есть два варианта восстановления документа. Первый предполагает создание дубликата. Нужно внести все изначальные условия, которые были прописаны в оригинале. Оформляются два экземпляра, оба подписывают работодатель и сотрудник. Один из них остается на хранении в кадровой службе, второй передается работнику. Все необходимые для создания дубликата сведения берут из личного дела и трудовой книжки сотрудника.

Также допустимо заключение нового договора. Разрабатывается документ, в который переносятся данные из первого трудового договора. Отмечают дату приема сотрудника на работу. Дату создания документа указывают реальную. Кроме того, необходимо указать, что данный экземпляр был заключен взамен утерянного.

В составлении нового трудового договора или дубликата вместо утраченного особых сложностей нет. Важно заняться этим сразу, как только проблема обнаружена, не откладывая в долгий ящик. Это поможет избежать штрафов и разбирательств с трудовой инспекцией.

Это разъяснение Верховного суда важно потому, что граждан, которым работодатель платит наличными, без оформления трудовых отношений, в стране немало. И если такому гражданину попросту указали на дверь, то, как объяснил Верховный суд, он вполне может защитить свои права и заставить работодателя оформить их взаимоотношения. Главная мысль, которую высказала Судебная коллегия по гражданским делам Верховного суда, звучит так: если работник, с которым не оформили трудовой договор в письменной форме, приступил к работе и выполняет ее с ведома и по поручению работодателя, то это уже — наличие трудовых правоотношений, и трудовой договор с этим человеком считается заключенным. А теперь подробности этого спора. Гражданка пошла в суд с иском к некой фирме о признании факта трудовых отношений, внесении записи в трудовую книжку, взыскании заработной платы и компенсации морального ущерба.

Правовые аспекты трудовых отношений эксперты «РГ» разбирают в рубрике «Юрконсультация»

В суде гражданка рассказала, что четыре года работала в этой организации продавцом. Потом выросла до старшего продавца. Трудовой договор с ней не подписывали. Сам работодатель составлял график отпусков, в котором она значилась, зарплату ей платили наличными.

С ней хозяин даже подписал договор о ее полной материальной ответственности. Но через полтора года указал продавщице на дверь. Ее уволили без объяснения причин, зарплату за отработанное время ей не выдали.

Районный суд, в который уволенная обратилась с требованием зафиксировать ее работу в трудовой книжке и за все отработанное заплатить, в иске ей отказал. Суд сослался на 67-ю статью Трудового кодекса. И еще районный суд заявил, что доказательства, представленные истицей, и ее свидетели «не подтверждают возникновения трудовых отношений».

Апелляция с таким выводом согласилась целиком и полностью. А вот Верховный суд, куда пожаловалась гражданка, решил, что коллеги рассмотрели спор неправильно. Точнее — «неправильно применили нормы материального права» и сделали выводы «с нарушением норм процессуального права».

Разъяснения ВС начал с Трудового кодекса. Там в статье 16 сказано, что трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора. Но еще эти самые трудовые отношения также возникают «на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя», если трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

В другой, 67-й статье ТК говорится следующее — трудовой договор, не оформленный в письменном виде, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома работодателя. «При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме». И сделать он это обязан не позднее трех рабочих дней со дня допуска человека к работе.

Из юридического смысла этих статей Трудового кодекса ВС делает следующий вывод — само по себе отсутствие оформленного в письменном виде трудового договора не исключает возможности признания сложившихся между сторонами отношений трудовыми. А трудового договора — заключенным.

Высокий суд заявил, что цель таких норм — устранение неопределенности трудового положения таких работников и наступления для них неблагоприятных последствий при отсутствии трудового договора в письменном виде. Потому как такие граждане — самая слабая сторона трудовых отношений, и таких граждан закон должен защищать. А защита может быть и в виде признания в суде факта трудовых отношений между сторонами, которые не связаны подписанным трудовым договором.

Отсутствие оформленного договора не исключает признания отношений трудовыми

И еще одну важную мысль подчеркнул ВС — неисполнение работодателем, который фактически допустил человека до работы, обязанности оформить с ним письменный трудовой договор в установленный по 67-й статье ТК срок можно расценить как злоупотребление правом со стороны работодателя.

По мнению Верховного суда, местные суды, рассматривая этот спор, применили неправильно нормы права, поэтому обстоятельства, которые имели значение для дела, местные суды не установили. Они также не выяснили «правоотношения сторон».

ВС напомнил коллегам материалы своих пленумов (от 19 декабря 2003 года N 23 и от 24 июня 2008 года N 11). Там сказано, что факты должны быть установлены на доказательствах, исследованных в суде. В нашем деле суды даже не выяснили, кто должен доказывать, что трудовые отношения были, не оценили доказательства, представленные суду работницей. ВС также заявил, что в нашем случае доказательства отсутствия трудовых отношений должен был представлять работодатель.

Поэтому отказ гражданке в иске ВС признал незаконным.

Суд велел пересмотреть этот спор с учетом всех своих разъяснений.

9 сентября 2021

Трудовые вопросы

На практике могут встречаться случаи, когда работодатель и работник могут утратить все экземпляры трудового договора, регулирующего отношения между ними. Это может произойти по небрежности хранения, ввиду смены адреса расположения офиса или в силу вполне объективных причин, таких как пожар, кража или иные подобные ситуации.

Необходимо понимать, что трудовые отношения из-за утраты трудового договора не прекращаются, но продолжают реализовываться на условиях, предусмотренных трудовым договором. Данный вывод можно сделать из содержания главы 13 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), которая закрепляет закрытый перечень оснований для прекращения трудового договора и не называет такого основания как «утрата экземпляра трудового договора».

Риски

Для ясности сторонам трудовых отношений рекомендуется восстановить утраченные документы, потому что в перспективе может возникнуть трудовой спор, который вынудит стороны обратиться к изучению трудового договора.

Стоит отметить, что, возможно, интерес работодателя в восстановлении утраченного трудового договора является более широким, чем интерес работника, поскольку работодатель заинтересован в соблюдении трудового законодательства, которое требует от него оформления трудовых отношений с работником и наличия доказательств данного оформления для подтверждения в ходе проверки. За несоблюдение данного требования и (или) иных требований трудового законодательства работодатель подвергает себя риску быть привлечённым к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

С другой стороны, работник также заинтересован в наличии у него своего экземпляра трудового договора, поскольку в перспективе ему необходимо будет реализовывать пенсионные права. И вот тут трудовой договор может оказаться очень кстати.

Алгоритм действий

1. Утрачены оба экземпляра

ТК РФ не закрепляет процедуры восстановления трудового договора. Настоящее указывает на то, что работодатель и работник могут самостоятельно определить процедуру восстановления, кроме того, процедура может быть регламентирована локальными нормативными правовыми актами работодателя.

При восстановлении трудового договора возможно руководствоваться сведениями из пояснений работника и представителя работодателя, иных работников, шаблонами трудовых договоров иных работников, заключенных в один период времени с договором, который восстанавливается, приказами работодателя о приеме, увольнении работника, личной карточкой работника, сведениями из электронных баз данных работодателя, расчетными листками и т.д.

При составлении нового текста договора рекомендуется упомянуть, что данный договор является дубликатом утраченного.

2. Утрачен экземпляр трудового договора работника

Статья 62 ТК РФ закрепляет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. То есть статья 62 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность в течение 3-х дней передать работнику, запрашиваемый им документ, таким документом может быть и трудовой договор (его дубликат) даже в случае, если данный документ требуется восстановить. При несоблюдении данного срока работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

В случае, если работодатель не восстанавливает (не выдает) в установленный срок трудовой договор (его дубликат), то работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда с заявлением о проведении проверки действий работодателя на предмет соответствия ТК РФ с вынесением, в случае обнаружения нарушения, обязательного для выполнения работодателем предписания или иных мер принуждения.

Также у работника имеется право обратиться в суд за понуждением работодателя в судебном порядке выдать работнику копию трудового договора (его дубликат) в соответствии со статьей 62 ТК РФ.

Таким образом, работодатель должен выдать копию трудового договора, который содержится в личном деле работника с отметкой копия документа.

3. Экземпляр трудового договора утрачен работодателем

В этой ситуации ТК РФ не закрепляет за работником аналогичной обязанности по выдаче копий документов, поэтому работник в данном вопросе является в преимущественном положении перед работодателем.

В случае, если работник не идет навстречу работодателю в восстановлении утраченного трудового договора, и имеет подтверждающее это переписку с работником, по нашему мнению, у работодателя имеется только один способ «восстановить» договор – через суд. Однако не исключены правовые риски для данного спора, поскольку анализ судебной практики показал отсутствие судебных решений по изучаемому вопросу. Мы полагаем такое право у работодателя имеется в силу части 2 статьи 45 Конституции Российской Федерации согласно которой каждый вправе защищать свои права и свободы всеми способами, не запрещенными законом. Нарушение прав работодателя утратой трудового договора и уклонением работника от его восстановления может быть продемонстрировано уже на приведенном выше примере – работодатель должен иметь должным образом оформленные с работником трудовые отношения и доказательства данного оформления для подтверждения в рамках проверок со стороны надзорных органов.

Итог

Таким образом, делая вывод, стоит отметить, что восстановить трудовой договор стороны могут по взаимному согласию, руководствуясь всем объемом сохранившейся у них в наличии информации. ТК РФ не закрепляет регулирования по данному правоотношению.

Работник в данном вопросе является в более защищенном положении чем работодатель, поскольку он может обратиться к содержанию статьи 62 ТК РФ, которая косвенным образом обязывает работодателя восстановить трудовой договор и иные документы, связанные с работой для их передачи работнику.

Работодатель в намерении восстановить трудовой договор может столкнуться с противодействием работника. В этом случае «восстановление» данного договора возможно через обращение в суд с требованием к работнику об обязании подписать трудовой договор. Однако данная процедура не имеет широкого распространения на практике и потому является несколько неопределенной.

Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 09 сентября 2021 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.

Заказ услуги: 
Нет

Задать вопрос: 
Нет

Детальное описание: 

На практике могут встречаться случаи, когда работодатель и работник могут утратить все экземпляры трудового договора, регулирующего отношения между ними. Это может произойти по небрежности хранения, ввиду смены адреса расположения офиса или в силу вполне объективных причин, таких как пожар, кража или иные подобные ситуации.

Необходимо понимать, что трудовые отношения из-за утраты трудового договора не прекращаются, но продолжают реализовываться на условиях, предусмотренных трудовым договором. Данный вывод можно сделать из содержания главы 13 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), которая закрепляет закрытый перечень оснований для прекращения трудового договора и не называет такого основания как «утрата экземпляра трудового договора».

Риски

Для ясности сторонам трудовых отношений рекомендуется восстановить утраченные документы, потому что в перспективе может возникнуть трудовой спор, который вынудит стороны обратиться к изучению трудового договора.

Стоит отметить, что, возможно, интерес работодателя в восстановлении утраченного трудового договора является более широким, чем интерес работника, поскольку работодатель заинтересован в соблюдении трудового законодательства, которое требует от него оформления трудовых отношений с работником и наличия доказательств данного оформления для подтверждения в ходе проверки. За несоблюдение данного требования и (или) иных требований трудового законодательства работодатель подвергает себя риску быть привлечённым к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

С другой стороны, работник также заинтересован в наличии у него своего экземпляра трудового договора, поскольку в перспективе ему необходимо будет реализовывать пенсионные права. И вот тут трудовой договор может оказаться очень кстати.

Алгоритм действий

1. Утрачены оба экземпляра

ТК РФ не закрепляет процедуры восстановления трудового договора. Настоящее указывает на то, что работодатель и работник могут самостоятельно определить процедуру восстановления, кроме того, процедура может быть регламентирована локальными нормативными правовыми актами работодателя.

При восстановлении трудового договора возможно руководствоваться сведениями из пояснений работника и представителя работодателя, иных работников, шаблонами трудовых договоров иных работников, заключенных в один период времени с договором, который восстанавливается, приказами работодателя о приеме, увольнении работника, личной карточкой работника, сведениями из электронных баз данных работодателя, расчетными листками и т.д.

При составлении нового текста договора рекомендуется упомянуть, что данный договор является дубликатом утраченного.

2. Утрачен экземпляр трудового договора работника

Статья 62 ТК РФ закрепляет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. То есть статья 62 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность в течение 3-х дней передать работнику, запрашиваемый им документ, таким документом может быть и трудовой договор (его дубликат) даже в случае, если данный документ требуется восстановить. При несоблюдении данного срока работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

В случае, если работодатель не восстанавливает (не выдает) в установленный срок трудовой договор (его дубликат), то работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда с заявлением о проведении проверки действий работодателя на предмет соответствия ТК РФ с вынесением, в случае обнаружения нарушения, обязательного для выполнения работодателем предписания или иных мер принуждения.

Также у работника имеется право обратиться в суд за понуждением работодателя в судебном порядке выдать работнику копию трудового договора (его дубликат) в соответствии со статьей 62 ТК РФ.

Таким образом, работодатель должен выдать копию трудового договора, который содержится в личном деле работника с отметкой копия документа.

3. Экземпляр трудового договора утрачен работодателем

В этой ситуации ТК РФ не закрепляет за работником аналогичной обязанности по выдаче копий документов, поэтому работник в данном вопросе является в преимущественном положении перед работодателем.

В случае, если работник не идет навстречу работодателю в восстановлении утраченного трудового договора, и имеет подтверждающее это переписку с работником, по нашему мнению, у работодателя имеется только один способ «восстановить» договор – через суд. Однако не исключены правовые риски для данного спора, поскольку анализ судебной практики показал отсутствие судебных решений по изучаемому вопросу. Мы полагаем такое право у работодателя имеется в силу части 2 статьи 45 Конституции Российской Федерации согласно которой каждый вправе защищать свои права и свободы всеми способами, не запрещенными законом. Нарушение прав работодателя утратой трудового договора и уклонением работника от его восстановления может быть продемонстрировано уже на приведенном выше примере – работодатель должен иметь должным образом оформленные с работником трудовые отношения и доказательства данного оформления для подтверждения в рамках проверок со стороны надзорных органов.

Итог

Таким образом, делая вывод, стоит отметить, что восстановить трудовой договор стороны могут по взаимному согласию, руководствуясь всем объемом сохранившейся у них в наличии информации. ТК РФ не закрепляет регулирования по данному правоотношению.

Работник в данном вопросе является в более защищенном положении чем работодатель, поскольку он может обратиться к содержанию статьи 62 ТК РФ, которая косвенным образом обязывает работодателя восстановить трудовой договор и иные документы, связанные с работой для их передачи работнику.

Работодатель в намерении восстановить трудовой договор может столкнуться с противодействием работника. В этом случае «восстановление» данного договора возможно через обращение в суд с требованием к работнику об обязании подписать трудовой договор. Однако данная процедура не имеет широкого распространения на практике и потому является несколько неопределенной.

Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 09 сентября 2021 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.

Детальная картинка: Array

Вопрос

При кадровом аудите выяснилось, что у работодателя и работника нет ни одного подписанного трудового договора с сотрудниками. Каким образом будет сейчас правильно восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договора и приказы о приеме на работу?

Ответ

Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.

Рекомендуется заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию. Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ об утрате документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров.

Обоснование

Вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 18.06.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 8 «Кадровое обеспечение» указанного Перечня содержит информацию о сроке хранения личных дел, включая копии приказов работников. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ. Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.

Таким образом, в случае утраты кадровых документов с подписями работников работодателю следует их восстанавливать, поскольку действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов.

Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.

 Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров (и, если возможно, причина их утраты).

По мнению специалистов контролирующих органов (см. Вопрос: У нас в офисе случился пожар и все кадровые документы утрачены. С восстановлением трудовых книжек мы решили вопрос. А как восстановить экземпляры трудовых договоров, не знаем. Ситуацию осложняет и потеря некоторыми работниками своих экземпляров трудовых договоров. Как поступить в такой ситуации? («Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 2) {КонсультантПлюс} ), если трудовой договор сохранился в электронной форме, нужно выдать дубликат трудового договора. При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора. Если же электронной формы трудового договора нет, они рекомендуют заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию. Кроме этого, в тексте трудового договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного.

По нашему мнению, наиболее безопасным вариантом для работодателя является второй вариант, так как возможность оформления дубликата трудового договора прямо не предусмотрена действующим трудовым законодательством (как, например, возможность оформлять дубликат трудовой книжки).

Рекомендуем: дополнительного ознакомиться с материалом, размещенным в СПС КонсультантПлюс – Вопрос: Что может предпринять работодатель при утрате кадровых приказов с подписями работников (в частности, по отпускам и кадровым перемещениям)? Каков порядок их восстановления? Нужно ли восстанавливать такие приказы по уволенным работникам? (Консультация эксперта, 2012) {КонсультантПлюс}

На вопрос отвечала: Ирина Викторовна Тарасова,  ведущий эксперт ИПЦ «Консультант+Аскон»