Пирамида эффективности как составить

Все постоянно говорят о том, как важно эффективно распределять дела, одновременно соблюдая баланс между отдыхом и работой. И вы, вроде бы, с ними согласны, но ни одна из техник не приносит желаемого результата. Как быть? Испробуйте на личном опыте пирамиду эффективности — один из наиболее свежих подходов к  управлению временем!

Что такое пирамида эффективности и какова ее цель?

Термин был введен представителями современного тайм-менеджмента и представляет собой необычную интерпретацию теории Абрахама Маслоу. Наверняка вы слышали об этом психологе и его пирамиде потребностей, где на нижнем ярусе расположены еда, секс и сон, а на верхнем — личное развитие. Примерно о такой же системе организации информации заходит речь, когда мы говорим об управлении эффективностью. Всего в пирамиде пять уровней.

1. Организация окружающего пространства

В оригинальной теории Маслоу внизу пирамиды расположены основные физические потребности человека. В нашем варианте нижний ярус также занят тем, что привносит в жизнь комфорт. Грамотная организация физического пространства позволит вам не отвлекаться на раздражители и уверенно идти к воплощению в жизнь поставленных задач.

2. Организация информационной составляющей

Ежедневно наш мозг обрабатывает гигабайты информации, что сильно усложняет его работу. Вместо того, чтобы бросить все силы на достижение конкретной цели, мы начинаем задумываться о посторонних вещах. Информацию нужно упорядочить, причем не только в собственной голове. Разберитесь с электронными и бумажными документами, разработайте понятную вам систему их хранения. Таким образом, вы сэкономите время для более важных дел, чем поиск нужного письма или файла. 

3. Управление временем

На данном уровне пирамиды эффективности можно применять разные техники тайм-менеджмента. Суть их сводится к тому, чтобы гармонично распределить задачи в течение дня, не откладывая выполнение «на потом» и не испытывая стресс от количества внезапно навалившихся дел.

4. Использование Smart-техники

Smart — это постановка целей и их соответствие вашим актуальным желаниям. Данная методика позволяет экономить время на достижение определенного результата, повышать эффективность работы.

5. Открытие новых перспектив

На верхнем ярусе пирамиды эффективности стоит обучение новым способам мышления и действий, которые будут помогать вам одновременно и в достижении целей, и в улучшении качества жизни. Уже умеющие управлять своим временем люди могут пустить данный процесс на самотек и перейти, например, к поиску новых увлечений, которые смогут органично вписать в свою жизнь, благодаря блестяще отработанным навыкам тайм-менеджмента. 

Теперь вы знаете, как составить пирамиду эффективности и встроить ее в собственный жизненный уклад. А если хочется и дальше двигаться в данном направлении, то проходите обучение по программе «Психологическое консультирование и коучинг», которое поможет узнать о тайм-менеджменте намного больше. 

Пять уровней пирамиды эффективности

«Эффективность» — порой это слово заставляет нервно сжиматься в комочек на совещаниях, перелопачивать тонны тематической литературы и даже лайкать посты ВК типа «Топ-10 советов как улучшить свои результаты». Лично мне это слово уже набило оскомину. И когда я увидела книгу «Пирамида эффективности», то мысленно закатила глаза, вопрошая: «Неужели еще можно что-то новое написать по этой теме?». Как оказалось, вполне!

Тамара Майлс, сертифицированный тренер по продуктивности, собрала все необходимые знания и методы в одну книгу, назвав свою идею просто и понятно. Ну а чего мудрить?

Уровни пирамиды эффективности

1. Организация рабочего пространства.
2. Организация электронных документов и ресурсов.
3. Навыки тайм-менеджмента.
4. Проверка соответствия целей и действий.
5. Возможности как открытость новым победам и целям.

Первый уровень: организация рабочего пространства

Письма, отчеты и прочие документы зачастую составляют основную часть работы. Чтобы легко было в них разобраться, разделите бумаги на 3 части: те, которые нужно выкинуть, сохранить или сразу отреагировать (оплатить, ответить, делегировать).
Ключевые слова в выборе способа хранения бумаг – удобство и скорость доступа. Распределите их по разным категориям: «Отчеты по месяцам», «Технические задания» и так далее. Ну и давайте работу шредеру – вовремя избавляйтесь от ненужных документов!

Фишки для четкой организации пространства:
• Сразу разбирайте поступающие бумаги по 3 направлениям (выкинуть, отреагировать, сохранить).
• Для систематизации используйте цветную кодировку, наклеивая на края папок скотч соответствующего цвета (красный – отчеты, зеленый – методические и учебные материалы, синий – брифы и т.д.)
• Складируйте документы в навесные полки, шкафы, стеллажи, коробки, используя удобный тип систематизации (хронологический, алфавитный, по категориям, по номерам).

Личный опыт: я использую папки нескольких типов. В обычных уголках храню срочные, временные бумаги по каждому проекту – количество публикаций по проекту в день или месяц, пожелания заказчиков, пометки к неопубликованным пока статьям, идеи. В папках на кнопках или резинках у меня заботливо уложены логины, пароли, технические задания. В пластиковых портфелях – архив.

Второй уровень: организация электронных документов и ресурсов

Принцип «выбросить/выполнить/заархивировать» работает и на этом уровне пирамиды эффективности. Недрогнувшей рукой отправляйте ненужные документы в корзину, а нужные сохраняйте в определенных папках. Как систематизировать? Как вам удобно. Определите принципы названия папок и документов (категории заданий, фамилии, ключевые слова проекта) и придерживайтесь этих принципов.

Фишки для работы с электронными документами:
• Вовремя отписывайтесь от ненужных рассылок и удаляйте спам. А автоматическое раскладывание по папкам в почтовом браузере существенно облегчит работу.
• Используйте системы резервного копирования данных или дублируйте важную информацию на жесткие диски.
• Для хранения и быстрого доступа из любой точки земли можно использовать «облака», например, Яндекс.Диск, Google Drive, DropBox, SugarSync.

Личный опыт: о-о-о-о, на втором уровне я застряла надолго, имея привычку создавать документы с названиями типа «Вася контакт». Признаюсь честно, без сторонней помощи не обошлась. Вместе со мной разработали целую схему папок, ярлыков пометок и обозначений. Мои главные инструменты – это Яндекс.Диск и Evernote. В первом я создаю все документы, во-втором веду таблицы, учеты, строю планы.

Третий уровень: навыки тайм-менеджмента

Техник и методов тайм-менеджмента огромное количество: «Съешь лягушку», To-do List, Матрица Эйзенхауэра, «Метод Pomodoro», ментальные карты, «Разрежь слона на бифштексы», Альпы. Вы даже можете купить ежедневник Глеба Архангельского или симпатичный планинг в кожаной обложке. Главное, чтобы ваше время было четко спланировано.

Фишки для грамотного распределения времени:
• Избавляйтесь от многозадачности. Мозг работает гораздо эффективнее, если ему нужно решить всего одну задачу.
• Не делите календарь на личный и рабочий – ведь жизнь у вас всего одна. Вносите в планинг все походы к врачам, семейные мероприятия и рабочие презентации – так вы сможете наглядно увидеть всю картину вашей жизни.
• Найдите похитителей времени (проверка почты, социальные сети) и уничтожьте их.

Личный опыт: у меня в течение дня 2-3 периода работы. В первый пик трудоспособности с 9 до 11 утра я сворачиваю горы и беру самые трудные дела. Затем второй период с 14 до 16 часов. Тут я дочищаю хвосты, занимаюсь работой, не требующей сосредоточения. Если разбиваю большой проект на «бифштексы», то могу отвести для него второй период. Чтобы контролировать себя, использую CrocoTime, метод Помидора, работаю только с одной вкладкой браузера по возможности или вообще закрываю все, кроме Word.

Четвертый уровень: соответствие цели и действий

Нет ничего страшного в том, чтобы периодически возвращаться на предыдущие уровни. Вы получили повышение? Прекрасно! Тогда вам вновь предстоит организовывать физическое пространство, встраивая в него новые документы, изменять записи в календаре и пересматривать существующие цели.
«Иметь цель — значит проживать каждый день, думая о его желаемом результате, делать то, что поможет отстраниться от суеты повседневной жизни и увидеть картину в перспективе» — говорит Тамара Майлс.

Фишки, помогающие достигать поставленных целей:
• Принятие обязательств, наглядная демонстрация готовности достигать целей. Одни просят репосты в соцсетях, чтобы люди знали — «Сергей планирует привлечь в компанию 150 новых клиентов», вторые дисциплинируют себя с помощью таких сервисов, как SmartProgress, привлекая подписчиков, вовремя напоминающих о выбранном курсе.
• Понимание важность цели. Насколько изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута? Какие чувства вы испытаете и насколько лучше станете чувствовать себя?
• Формулировка цели и раскладывание ее на мелкие задачи. Ведите календари, в которых отмечаются локальные достижения. Например, отметка «Освоила грамматику!» в феврале наглядно продемонстрирует что цель – выучить язык вполне достижима.
• Использование инфографики. Рисуйте схемы, кривые, таблицы, чтобы видеть промежуточные результаты и ставить локальные, небольшие задачи.

Личный опыт: когда я большую, глобальную цель разбиваю на небольшие этапы, становится легче ее достигать. Как инструмент для меня здесь удобен SmartProgress. В личном кабинете я могу правильно сформулировать свою цель, подглядеть, как это делается у других, составить четкий план действий и разбить всю дорогу к цели на небольшие отрезки. А дальше, как известно – дорогу осилит идущий: я начинаю идти или иногда даже ползти к цели.

Пятый уровень: возможности как открытость новым победам и целям

«Порядок на столе – порядок в мыслях – четкость цели» — так можно кратко сформулировать суть Пирамиды эффективности. На этом уровне видимые возможности помогают максимально раскрыть свой потенциал, не отвлекаясь на поиск нужных бумаг или маловажные встречи.

Фишки для поиска возможностей:
• Будьте активными. Изучайте новые веяния, читайте книги, занимайтесь спортом, в общем, постоянно поддерживайте в тонусе ум и тело.
• Получайте удовольствие. Психологами доказано, что в благоприятном расположении духа человек больше обращает внимание на окружающий мир. А значит, вы сможете заметить новые возможности и воспользоваться ими.
• Экспериментируйте. Новизна заставляет наш мозг работать по-другому, смотреть на вещи с необычной точки зрения.

Личный опыт: если у меня завал с проектами, я не вижу новых возможностей, просто не успеваю на них среагировать. Поэтому я даю себе право отдыхать и слежу за дедлайнами, разбивая проект на несколько частей. Нервотрепка на тему «ААА, завтра мне сдавать саммари, а я еще не читала книгу» в таком случае исключена. Я сдаю задание в срок и у меня есть свободное время, чтобы оглянуться по сторонам, увидеть новые интересные направления работы, да и просто порадоваться жизни.

Забравшись на верхушку пирамиды, вы можете быть поражен открывшимися перспективами. Подумайте: чего вы хотите? Что владеет вашими мыслями? Как вы можете достичь желаемого? Вот это и есть пятый уровень пирамиды эффективности. Вы готовы пользоваться открывшимися возможностями. Так идите и делайте!

SmartProgress — достижение целей

Пирамида эффективности – это один из новых, достаточно необычных подходов в тайм-менеджменте. А основывается этот подход  на уже проверенной временем теории мотивации Абрахама Маслоу. Вы наверняка слышали про пирамиду потребностей Маслоу (если нет,  тогда можете посмотреть наш урок по психологии мотивации). В своей пирамиде все потребности человека знаменитый психолог распределил по мере возрастания, объяснив такое построение тем, что человек не может испытывать потребности высокого уровня, пока нуждается в более примитивных вещах. К примеру, когда нам негде жить и нечего есть, мы не будем думать об одобрении со стороны окружающих, а эстетические проблемы уходят на второй план, когда мы не избавимся от чувства страха и т.п. Теория Маслоу обычно используется в психологии и теории менеджмента, но почему бы ее не использовать в управлении личной эффективностью. Давайте выстроим нашу деятельность в иерархии Маслоу.

1

Первый уровень: организация физического пространства

Для хорошей работы мы должны ощущать чувство комфорта и иметь под рукой всё необходимое. К примеру, если родители хотят, чтобы их ребенок хорошо учился, им следует купить ему хороший большой стол, а также удобную систему хранения книг, тетрадей, записей и т.д. Если всего этого не будет, то ребенку станет трудно поддерживать чистоту, ему будет неудобно учиться, и он будет постоянно искать возможность заняться чем-то более приятным и комфортным. Что верно для школьника, то верно и для студента, офисного работника, производственника (смотрите систему 5S) и даже для человека творческой профессии.

2

Второй уровень: организация информации

На этом уровне пирамиды эффективности важно организовать движение и хранение различного рода информации. К примеру, систематизировать входящие документы можно следующим образом: выбросить, выполнить, сохранить. Для каждого проекта (как, впрочем, и для любого вида деятельности) нужно создавать отдельные папки (электронные или бумажные), внутри папок можно делать другие папки и т.д. Если вы научитесь управлять входящей информацией, то можно переходить к третьему уровню, непосредственно к тайм-менеджменту.

3

Третий уровень: планирование, приоритеты и исполнение

Данный уровень, по сути, является тем, что мы называем управлением временем. Он состоит из планирования, расставления приоритетов и исполнения задач, которые мы перед собой ставим. На этом уровне мы должны учиться управлять своим выбором, определяя для себя, что именно мы будем делать в каждый конкретный момент.

4

Четвертый уровень: соответствие целей и действий

Организовав физическое пространство и потоки информации, научившись расставлять приоритеты и планировать, можно переходить к следующему уровню – постановке целей. Чтобы ставить цели правильно, можно воспользоваться техникой SMART и пирамидой Франклина. Эти техники помогут ставить цели, которые будут соответствовать тому, что вы действительно хотите, а главное, будут удобными для достижения.

5

Пятый уровень:  использование новых возможностей

После того, как вы прошли все предыдущие уровни «пирамиды эффективности Маслоу», вы попадаете на самую ее вершину, когда перед вами, как перед способным работать эффективно человеком, открываются новые возможности. Теперь вы можете строить стратегические планы, искать новые увлечения, думать глобально.

Вот такая необычная система тайм-менеджмента, о которой вы можете прочитать в книге Тамары Майлс «Пирамида эффективности. От разрозненных техник к цельной системе».

Пирамида эффективности описывает взаимосвязи между пятью областями. Это комплексный подход к повышению продуктивности, когда человек начинает с базовых организационных систем и поднимается на каждый последующий уровень пирамиды, ставя перед собой новые цели и открывая новые возможности в жизни.

Система пирамиды эффективности

Пирамида эффективности — уникальная и действенная система для любого, кто хочет стать продуктивнее, организовав свою жизнь так, чтобы выполнение повседневных задач работало на достижение долгосрочных целей.

Организация физического пространства

Процесс начинается с упорядочения всей накопившейся документации, журналов, писем, блокнотов, книг. В деловой среде это базовая потребность, удовлетворение которой ведет к повышению эффективности.

Организация электронного документооборота

Необходимым условием успеха на следующем уровне является наличие технических систем для работы с информацией в режиме онлайн: различные способы коммуникации, хранения и обработки информации в электронном виде.

Тайм-менеджмент

Это наиболее востребованная потребность для повышения эффективности. Тайм-менеджмент включает в себя навыки управления деловыми задачами, списками дел, календарями и занятиями в течение рабочего дня.

Соответствие цели и действий

На этом уровне вы устанавливаете для себя долгосрочные цели — как профессиональные, так и личные, а затем выстраиваете все ваши повседневные задачи так, чтобы они приближали вас к этим целям.

Возможности

Пятый уровень Пирамиды эффективности является кульминационной точкой после овладения предыдущими четырьмя уровнями. Уровень 5 — это не какой-то конкретный результат; скорее, постоянная проверка и процесс постановки цели на пути к реализации вашего потенциала.

Использован фрагмент книги Тамары Майлс «Пирамида эффективности. От разрозненных техник к цельной системе». Купить книгу в ЛитРес.

Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2006. № 3. С. 116-117. © П.В. Решетников, 2006

УДК 338.24

«ПИРАМИДА ЭФФЕКТИВНОСТИ» КАК КЛЮЧ К УСПЕХУ ОРГАНИЗЦИИ

П.В. Решетников

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского

The article is devoted to my opinion on the problem of effective running the business in a company. There are some tips I hope will help to improve the quality of business nowadays, namely in Russia. It is the combination of free circles, 5 level management and the priority of the conception “who” over the conception “what” that bring you a detailed picture of a perfect business organization. The advantages of the above-mentioned pyramid are its simplicity, understandability and availability.

Бурное развитие концепций корпоративного управления и технологий управления — характерная особенность последних лет. Проблемы, с которыми сталкиваются организации сегодня, являются куда более сложными, чем организационные трудности предыдущих периодов, поскольку теперь им приходится работать в условиях глобализации, жестокой конкуренции, стремительно развивающихся технологий и постоянных преобразований. В этих условиях главным фактором успеха становится рациональное управление организацией, эффективный менеджмент. За многолетнюю историю существования мировой рыночной экономики выделилось огромное количество моделей менеджмента.

Черты, которые хотелось бы видеть в идеальной модели:

1. Интернациональность менеджмента.

2. Постоянное присутствие руководства на производстве.

3. Управление, основанное на информации.

4. Выбор максимальной экономии в системе управления и производстве.

5. Высокое чувство экологической безопасности, использование соответствующих технологий.

6. Восприимчивость нововведений и ориентация на быстрое их введение.

7. Высокое качество производимых товаров и услуг с установкой на непрерывный рост качества.

Исследования в области эффективного менеджмента приводят к появлению новых научных концепций и инструментов управления.

В поиске своей идеальной модели можно оттолкнуться от утверждения, что все гениальное просто и, чтобы добиться успеха, надо быть как можно проще. Первоначально необходимо определиться с тем, чем вы будете заниматься. А для этого, используя «концепцию ежа», нужно проанализировать:

1. В чем вы можете быть лучше всех? Здесь важно уметь вовремя отказаться от любимого проекта и, скорректировав курс, продолжить

движение в выбранном направлении. При этом нужно следить, чтобы это не выходило за рамки вашей компетенции.

2. Как работает ваша экономическая модель? Для лучшего понимания природы вашего бизнеса, способов максимизировать денежные потоки и повысить рентабельность нужно ввести показатель Х — поток денежных средств на какой-то социальный показатель.

3. Что вы любите делать? Отдайте свои силы тому, что вы действительно любите делать. Тем самым вы увлечете вашим делом сотрудников.

Совмещая три этих вопроса, вы получаете то, к чему стоит стремиться — вашу цель (круги в основании пирамиды эффективности).

Определив концепцию развития, не стоит торопиться. Иногда нужно проработать ее несколько раз по кругу «Мечта — Реальность -Критика», чтобы выработать что-то необычное, но в то же время осуществимое. Такой способ считается более продуктивным, чем простой мозговой штурм. При этом необходимо сохранять систему ценностей и главную цель, изменяя культуру и принципы деятельности, краткосрочные цели и стратегию.

С помощью такого инструмента, как концепция «менеджера 5-го уровня», следует изучить специфические качества руководителя для вашей организации. Согласно этой концепции менеджер 5-го уровня обладает рядом личных характеристик, делающих его незаменимым для успеха компании. Он сочетает в себе выдающиеся человеческие качества и профессиональную волю, честолюбив, что проявляется в почти фанатическом стремлении добиться успеха компании, делает все возможное, чтобы его приемники добились еще больших результатов. Часто он не любит шумихи вокруг себя: если компания добивается успеха, то он списывает это на удачу или свою команду. Причем менеджер более высокого уровня уже обладает навыками менеджера более низких уровней.

Если соединить эти две концепции, получим «пирамиду эффективности» (рис.), вершинами

«Пирамида эффективности» как ключ к успеху организации

117

которой являются уже названые элементы, а серединой основания — ее опорой — найденная цель.

Однако не стоит забывать и про команду, на которую должен опираться руководитель. Тезис о том, что кадры решают все, устарел, и нужно говорить о том, что подходящие кадры решают все. При этом принцип «КТО» важнее, чем принцип «ЧТО». Грамотно подобранная команда поможет найти нужную концепцию развития, поэтому стоит начать именно с этого. Команде необходимо четко сформулировать стратегию и цель работы и показать, что она буквально с первого дня работы может вести себя честно и открыто, что должно привести к стимулированию ее работоспособности. При этом в принятии управленческих решений важно максимизировать результаты.

Чтобы деятельность команды была наиболее эффективна, нужно:

• набрать подходящих членов команды, соблюдая закон синергии. Это, с одной стороны, усложнит создание команды, увеличит текучесть кадров, а с другой стороны, выхлоп от деятельности такой команды будет много выше;

• поставить людей на соответствующие позиции, тем самым избавить себя от необходимости делать все самому;

• задействовать лучших людей в наиболее перспективных областях, а не занимать их решением наибольших проблем;

• следить за дисциплиной. Ее рост ведет к уменьшению бюрократии, что ведет к увеличению гибкости компании под влиянием внешних и внутренних факторов;

• если люди подобраны верно, нет необходимости их дополнительно мотивировать, так как они делают это сами для себя. Остается только убрать демотивирующие факторы.

При этом слепое следование правилам вредно для команды, так как она полностью основана на креативе, самобытности и оригинальности.

Из этого следует, что список дел, которые надо прекратить делать, важнее списка того, что надо делать, чтобы сэкономить очень ценное для нас время.

Кроме целей, должна быть сформирована система ценностей, которую необходимо сохранять:

• вклад в технический прогресс,

• ответственность перед обществом,

• социальная ответственность перед персоналом организации.

Таким ценностям никогда не следуют до конца, но они всегда вдохновляют. Что касается системы ценностей, то, во-первых, ценности должны быть, а во-вторых, не важно, какими именно они будут.

Добавив в нашу пирамиду вашу команду и систему ценностей, получаем две из трех граней пирамиды. Что же касается третьей стороны, то, на мой взгляд, именно в ней и заключается универсальность всей модели, потому что эту грань вам необходимо подставить самим. У разных крупных компаний она была разная.

В период практической реализации модели высший менеджмент должен в очередной раз принять на себя тяжелое бремя принятия решения по соответствию модели реальной ситуации в организации и по внедрению практических выводов модели. Сегодня один метод управления не может подойти всем. Мы должны учиться понемногу у всех и находить собственные решения.

Менеджер 5-го уровня

Пирамида эффективности