Привет! Хочу поделиться, как я составляю план недели так, чтобы и сделать всё, и не устать, как лошадь. Когда я начала так планировать, моя жизнь изменилась – я сразу стала более спокойной и эффективной и успевала гораздо больше, чем раньше, а кроме того, и стрессовала меньше. Вкратце всё просто – надо грамотно выделить время и на отдых, и на работу. Однако вначале я допускала существенные ошибки, от которых хочу вас предостеречь. В этой статье я даю свой вариант, как планировать неделю – и уверена, что вы почерпнёте отсюда что-то новенькое!
Содержание
- Когда лучше планировать неделю?
- Где планировать неделю?
- Как я планирую неделю: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Анализирую прошедшую неделю
- Шаг 2. Разношу по плану недели привычные и запланированные дела
- Шаг 3. Выбираю время отдыха
- Шаг 4. Определяю приоритеты недели
- Шаг 5. Составляю примерный список дел
- Шаг 6. Распределяю дела по неделе
- Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования
- Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится
- Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть
- Ошибка 3. Забывать про отдых
- Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени
- Пример планирования недели для женщины
Когда лучше планировать неделю?
Ответ ясен – когда она, эта неделя, ещё не началась! А предыдущая уже закончена, и можно не спеша её проанализировать, акцентировав внимание на главном.
Поэтому планируем в конце уходящей недели – это может быть вечер пятницы, если всё важное вы делаете по рабочим дням, или вечер воскресенья. Некоторым удобнее вечер субботы, так как в воскресенье они полностью отвлекаются от дел и только отдыхают. Мне – нет, т.к. домашние дела никто не отменял, а я их тоже планирую (а как же!).
У вас должно оставаться немного времени, чтобы провести его в тишине и подвести итоги прошедшей недели, ну и следующую запланировать. У меня на это уходит не менее получаса. В идеале – выделить себе пару часов, заварить чайник чая иии…
И да, время на планирование тоже надо запланировать – иначе откуда оно возьмётся?
Где планировать неделю?
В идеале – использовать планер с недельной раскладкой (разлиновкой), но и просто чистый лист бумаги и ручка тоже пригодятся.
Очень удобно, когда есть немного места, чтобы выписать приоритеты и важные дела, чтобы фокус не сбивался.
Планеры бывают совершенно различные. Как выбираю я? Распечатываю листок понравившегося и веду. Подошло – заказываю планер целиком.
Мне больше нравится бумажное планирование, поскольку видна вся неделя целиком, и сразу понятно, какой день перегружен, а в какой можно сделать что-то ещё.
Если вы – «электронный» человек, то можете в приложениях или программах.
Удобнее всего оказываются:
- Программы для составления интеллект-карт, например, Xmind, MindMeister.
- Программы для планирования дел – Trello, TickTick, Any.do, Google Keep и другие.
Как я планирую неделю: пошаговая инструкция
Шаг 1. Анализирую прошедшую неделю
Планирование недели нужно обязательно начать с анализа предыдущей. Так я могу понять (и задокументировать) уроки, которые она мне принесла.
Для начала я кратко записываю, что за неделя была.
Например: «Неделя была суматошной, т.к. приехала в гости M. с семьёй. Делу N поэтому не уделила большого внимания, зато пришлось много готовить и убирать».
Я выписываю, какие дела мне удались полностью – и почему. Какие дела я сделала не в полной мере – и почему. И какие не сделала совсем — возможно, на это были веские причины (плохое самочувствие, внезапные дела), а не прокрастинация и лень. Отношусь к себе с пониманием и уважением.
В конце я выписываю главные события прошедшей недели – это даёт мне ощущение, что жизнь не проходит зря.
Что упущено. Обязательно пишу свои мысли на эту тему, например, мало общалась с родными, забыла уделить внимание физической форме, окна не помыла…
Шаг 2. Разношу по плану недели привычные и запланированные дела
Беру раскладку на неделю и вношу в неё дела, привязанные к определённому времени – встречи, уроки, вебинары и прочее.
Если есть обязательные дела – тоже их обозначаю.
Например, если в субботу ко мне приедет подруга, то в пятницу я должна закупить продукты к застолью и даже что-то приготовить. Но сделать я это могу в течение всего дня.
Шаг 3. Выбираю время отдыха
Отдых – это важнейшая составляющая продуктивной работы. Я думаю о моментах отдыха в течение дня. В некоторые моменты я наверняка устану, и естественным будет дать себе передышку. Так пусть она будет законной!
Например, после похода по магазинам я вряд ли сразу засяду за дела – логично будет выпить чая, посидеть в соцсетях и прийти в себя. А после отъезда гостившей подруги мне потребуется целый день, чтобы отдохнуть и освежить дом.
Я учитываю свой режим дня и не планирую дела с утра до вечера – всё равно не сделаю всего. По крайней мере, 2 часа в день я отвожу на законное ничегонеделание.
И помните, что сидение в соцсетях – это тоже работа, и от неё устают.
Походы в кино, кафе, встречи с подругами, поездки в парк я также заношу в план.
Шаг 4. Определяю приоритеты недели
Далее я решаю, чему посвящу эту неделю. Приоритетов должно быть не более трёх.
Например, на будущей неделе я уделю время обучающему курсу, займусь весенней уборкой дома и напишу 1 статью. Если останется время – поделаю какие-то другие дела, но вот эти три будут у меня в приоритете каждый день.
Для меня эффективно вести трекер по этим делам, закрашивая день, когда уделила время этому делу (а если не уделила – ставлю точку).
Ну, а за удачно завершённую неделю полезно себя вознаградить!
Шаг 5. Составляю примерный список дел
Беру чистый лист бумаги и записываю туда все-все дела, которые хотела бы сделать на этой неделе. Не забываю те, которые не сделали на прошлой!
Это можно делать и в программах – причём, дела можно накапливать, а также сортировать их по сферам жизни.
Около дела рисую примерное время, которое оно потребует. Если дело крупное, разбиваю его на более мелкие задачи либо решаю заниматься им, например, полчаса.
Шаг 6. Распределяю дела по неделе
Напомню, что дела, привязанные ко времени, уже там! Затем вписываю приоритетные дела. И потом уже думаю, как разместить остальные дела из списка.
Кому-то удобно разнести все дела по неделе и также все выполнить. У меня же жизнь довольно изменчива, поэтому наверняка я знаю только о двух первых днях. В дальнейшем же вечером, после окончания работы, я смотрю в список дел и планирую, какими делами займусь завтра. Попробуйте и делайте, как удобнее вам!
Да, да! Многие дела просто не войдут. Мы всегда хотим от себя больше, как будто кто-то другой будет это делать вместо нас.
Частые ошибки: учитываем нюансы недельного планирования
Ошибка 1. Ждать, что сразу всё получится
Планирование – штука индивидуальная. Надо всё пробовать на себе, чтобы понять, что работает, а что нет. Кроме того, если вы только начали планировать, то не знаете, сколько времени занимает то или иное дело – и поэтому планировать неделю трудновато.
Ошибка 2. Занимать планами абсолютно всё время, которое есть
Многие дела растягиваются, их приходится доделывать в другие дни – из-за этого остальные планы летят в тар-тарары. Бывалые советуют планировать лишь 70% времени. Возможно, вам подойдёт всего 50% — будьте гибкими!
Ошибка 3. Забывать про отдых
В итоге в конце дня вы – как выжатый лимон. Не надо так! Отдых тоже надо планировать!
Некоторые даже спят в середине дня – не более 25 минут, чтобы не перейти в фазу глубокого сна.
Ошибка 4. Не следить за поглотителями времени
Соцсети – главные поглотители времени: кажется, что просидела совсем немного, а прошло несколько часов. Поставьте на телефон специальное приложение, которое считает время, проведенное в соцсети, и напоминает, что вы сидите там слишком долго, а жизнь проходит мимо.
Пример планирования недели для женщины
Предположим, наша женщина работает полный день – с 9.00 до 17.00, у неё муж и ребёнок, и ей нужно планирование, чтобы оставшееся время использовать эффективно. Женщина выделила для себя на неделю такие приоритетные задачи:
- Делать упражнения для лица (30 минут в день)
- Помыть окна (30 минут в день)
- Пройти обучающий курс (30 минут в день)
Выходит, что для важного ей нужно 1,5 часа в день.
Помимо этого, у неё есть список дел, а также обязательные дела – утренняя и вечерняя рутины.
Дорога на работу и обратно – час утром и час вечером. Утром она своими делами заниматься не может – некогда. Зато вечером у неё есть 2 часа чистого времени. Вполне можно выделить 30 минут на лицо во время просмотра ТВ или сериала. Если обучающий курс позволит, можно слушать вебинар и заниматься чем-то ещё – например, мыть окна. За один раз вымыть все окна нереально, поэтому нужно разделить все окна на несколько дней. А во вторник женщина ведёт ребёнка к врачу, поэтому времени на любые дела останется меньше.
Итак, женщина решила запланировать неделю. У неё есть раскладка, но вносит она туда только те дела, которые НЕ само собой разумеющиеся (потому что если внести ВСЕ женские дела, любой планер лопнет))).
- Вносит дела, привязанные ко времени.
- Вносит приоритетные дела.
- Вносит оставшиеся дела.
И вот что у неё получается:
Но недельное планирование – это не самоцель, а часть большого плана на месяц и даже на год. Как правильно это делать, поговорим в следующих статьях.
Подписывайтесь на мои соцсети, чтобы не пропустить полезные посты и сториз! Очень вам рада!
https://vk.com/olga_grizlova
https://www.instagram.com/olga.grizlova/
https://t.me/olgagrizlova
Недельный тайм-менеджмент в электронном формате:
Если требуется идеальная система планирования на день, неделю или месяц:
+ готовые шаблоны планирования недели в бумажном варианте:
Зачем нужно планирование? В хаотичном распределении своего времени, мы беремся за ненужные нам действия и снижаем продуктивность. Планирование — это расставление приоритетов на шкале времени. Например, как в расписании дня. Если Вы допустите лишние дела в расписание текущего дня, Вы будете упускать важное.
Как же правильно планировать? Начнем с планирования на день.
Техника тайм- менеджмента POMODORO
- Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
- Поставьте помидор (таймер) на 25 минут.
- Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит…
- Сделайте короткий перерыв (3-5 минут).
- После каждого 4-го «помидора» сделайте длинный перерыв (15-30 минут).
- Максимум 4 задачи
Данный метод способствует увеличению эффективности и правильному планированию на текущий день. Но проблему неправильного распределения времени нужно решать всецело. И планировать стоит не только на день, но также и на неделю, месяц и даже год. Ниже, мы представляем планирование на день и больше, которое Вы можете скачать и распечатать.
Шаблон плана на день:
- Только важные и актуальные дела на день
- Оценивайте реальную возможность выполнения дел
- Оставляйте место для внезапных срочных дел
- Выделяйте цветом или пишите метки
- Лучше всего сначала выполнять самые сложные задачи,
а затем переходить к более легким.
Скачать шаблон на день Вы можете здесь:
Шаблон плана на неделю:
-min.png)
Спланировано — наполовину сделано. Вы должны видеть свои планы, чтобы понимать вектор своего движения. Планируйте в готовом шаблоне. Скачивайте по ссылке ниже и вписывайте в готовый шаблон свои дела.
Скачать шаблон на день Вы можете здесь:
Шаблон плана на месяц:
В шаблоне плана на месяц, система та же, что и в плане на день и неделю. Вписываем в каждый день, важные и актуальные задачи.
.jpg)
Скачать шаблон на месяц Вы можете здесь:
Шаблон планирования на 2023 год:
Если нужно распланировать все 12 месяцев, можете распечатать готовый шаблон.
Конечно, всё это здорово. Планирование в бумажном варианте, распечатал и взял с собой, чтобы не забыть о своих делах. Но не будем забывать, что сейчас очень быстро развиваются технологии, и планирование в их числе. Если Вы хотите решать свои дела, и составлять свой план в разы быстрее, здесь подойдет альтернативный планировщик, в электронном формате.
Планировщик LeaderTask
- Ваши данные всегда под рукой
- Позволяет любые перестановки задач
- Перенос дат
- Планирование на день, неделю, месяц и больше
- Напоминания
- Создание любых категорий для плана
- Задачи в фокусе
- Метки: важно, срочно, внимание
- Обозначение задач цветом
- Удаление задач
- Статус выполнения задач
- Перенос задач со статусом «Просрочено»
- Регулярные напоминания
- Прикрепление файлов, ссылок, изображений
- Дополнительные внесения изменений
Новая альтернатива бумажному планировщику
Будьте осторожны, планирование в LeaderTask, ведёт к эффективности!
Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Совмещая работу и дом, управление командой и несколькими проектами, ты рискуешь столкнуться с трудностями — упущенными важными задачами, ошибками, забытыми встречами и горящими дедлайнами — следовательно, лишним стрессом и проблемами с ментальным здоровьем. Чтобы всего этого избежать и достичь поставленных целей, нужно грамотно распоряжаться нашим важнейшим ресурсом — временем. Причём не только на локальном уровне — в рамках одного дня, — но и на уровень выше — в рамках недели.
Почему важно делать план на неделю, и причём тут пирамида Франклина
Один из американских отцов-основателей Бенджамин Франклин придумал систему, которая помогала ему рационально использовать ресурсы и планомерно двигаться к цели. Суть идеально описывает девиз пирата Френсиса Дрейка — Sic Parvis Magna, «Большое начинается с малого». Большая цель разбивается на более мелкие, а те, в свою очередь, ещё на более мелкие — с помощью такой декомпозиции получается пирамида задач, выполнение которых ведёт к достижению большой цели.
Если попробуете загуглить пирамиду Франклина, выглядеть она будет с точностью наоборот: внизу — главные жизненные потребности, а наверху — планы на день. Но, кажется, такая пирамида противоречит сама себе. Двигаясь к цели, мы поднимаемся на вершину, а не спускаемся вниз.
В улучшенной версии пирамиды наверху — главные жизненные ценности; затем глобальные цели; следом генеральный план по их достижению; дальше — долгосрочный план (на несколько лет); краткосрочный (от недели до месяца) и в самом низу — план на день, на котором всё базируется.
Я знаю много людей, которые поминутно расписывают себе весь день, чувствуют контроль и думают, что всё у них отлично. Но проблема в том, что, когда живёшь одним днём, не видишь всю картину. Не понимаешь, в каком направлении развиваться, как достичь желанных целей. Раньше я хотела научиться рисовать, но глобально это была проблема Нади-из-будущего. Я же, Надя-из-настоящего, что-то делала, но никаких планов по достижению этой цели не строила. Теперь я знаю: когда есть цель, но нет вектора движения и плана на чуть более длительный период, чем день, добиться чего-то очень и очень сложно.
Другая крайность — люди, которые придумывают себе цели на месяц, а потом сразу переходят к планам на день. С вероятностью близкой к 100% цель от них всё удаляется, хотя они каждый день что-то делают. Долгосрочный план очень далёк — он даёт общее представление о том, куда нужно двигаться, но слишком подвижен и изменчив, чтобы на него опираться в краткосрочной перспективе.
Поэтому без плана на неделю никуда. Краткосрочный план помогает не только быть в курсе текущих задач, но и видеть всю картину. Недельное планирование даёт пространство для анализа и работы над ошибками, а значит, снижается риск возникновения новых проблем на следующей неделе.
Плюсы и минусы недельного планирования
Давайте будем честны: расписывать все задачи на неделю очень муторно (это, пожалуй, единственный минус), особенно поначалу, особенно если дисциплина — не сильная твоя сторона. Придётся вырабатывать в себе привычку. Первое время будет сложно, но постепенно привыкаешь. А когда чувствуешь, как растёт эффективность — это только мотивирует продолжать.
Плюсов у недельного планирования больше, но самых значимых два:
-
в конце каждой недели можно проанализировать, что было сделано, что не сделано и почему — такой регулярный самоанализ позволяет оптимизировать свою работу и ускорить процесс решения задач; -
не нужно бросаться на все задачи сразу, нервничать и делать ошибки из-за загруженности — ты чётко понимаешь, что нужно сделать на неделе, чтобы добиться микро-цели.
Как строить планы на неделю
Я собрала 5 принципов, которые помогут тебе распланировать неделю:
1. Определяй цели
Каждая неделя должна приближать тебя к глобальной цели. Поэтому, чтобы не потратить время впустую, реши, какие результаты и цели на неделю помогут тебе продвинуться вперёд.
2. Выписывай все задачи
Затем выпиши все задачи, которые помогут добиться недельных целей. Целей и задач может быть много. Далее распредели задачи по дням: сначала те, где важно время (мероприятия, учёба, встречи), затем задачи, которые ко времени не привязаны (фитнес, прогулка с друзьями, мелкие рабочие задачи и так далее). Здесь пригодится тайм-блокинг — о нём мы расскажем в одной из следующих статей.
3. Сосредоточься на приоритетном
Когда раскидаешь задачи по дням, выбери самые важные, на которые нужно сделать упор. В идеале, чтобы не перегореть и не переживать, если что-то не успеешь, их должно быть не больше двух.
4. Перенеси то, что не успел
Недельное планирование — не «гонка на выживание». План нужен, чтобы облегчить твою жизнь и убрать лишний стресс, а не увеличить его. Не пытайся сделать всё сразу. Если не получается или не хватает сил, перенеси задачу на другой день или неделю.
5. Проанализируй успехи и неудачи
В конце недели проведи обзор всего, что было сделано по плану. Это отличная возможность точечно проработать все проблемы, оптимизировать свою работу, составлять план с учётом прошлых неудач и находить новые гипотезы для решения. Я выделяю под эту задачу полчаса воскресным вечером и тебе советую.
Придерживайся этих принципов, и всё у тебя будет круто!
Если хочешь постоянно добиваться своих целей и повышать личную эффективность, не стоит делать всё сразу и травмировать нервную систему. В работе важна системность и последовательность.
Вместо этого лучше удели немного времени составлению плана на неделю. Так ты взглянешь на задачи стратегически, увидишь проблемные места и найдёшь лучшее решение.
Чтобы было проще работать с задачами и строить планы, советую пользоваться цифровыми инструментами. Таск-менеджер WEEEK идеально подойдёт для управления задачами и недельного планирования — именно для этого мы его и сделали.
Перед Вами вольный перевод статьи, которую написал Rafael Sarandeses:
Примените этот систематический метод, чтобы каждую неделю уверенно продвигаться к Вашим самым большим и важным целям.
 |
Rafael Sarandeses — человек с личной страстью помогать другим людям достигать их профессиональные цели. Поэтому он делает больше, чем просто помогает человеку определить цели и поддерживает на пути к их достижению. Он помогает развить правильные продуктивные привычки, которые позволяют быть эффективным, оставаться на верном пути и достигать поставленные цели. |
Железобетонный метод еженедельного планирования может изменить ВСЁ — он позволит Вам сэкономить несколько часов прокрастинации и нерешительности в течение недели. Если выбирать только одну тактику исполнения, то целенаправленное планирование на неделю вперед, вероятно, та тактика, которая дает самый значительный результат.
Эта система еженедельного планирования поддерживает продуктивность и постоянство. Она уже помогла многим людям достичь профессиональные цели с меньшими усилиями и за меньшее время, чем это занимает обычно.
Ну что, поехали!
1. Планируйте на неделю вперед по воскресеньям
В воскресенье следует провести какое-то время со своим календарем и решить, когда именно Вы уделите время вдумчивой работе над своими самыми важными целями. Фокус на недельном масштабе даёт наилучшие результаты — он достаточно длинный, чтобы видеть все в перспективе и ощущать прогресс, но и достаточно короткий, чтобы удержать Вас в настоящем, и в «режиме действия».
Планируя время заранее на исполнение значительных проектов каждую неделю, Вы также заметите позитивный «побочный эффект». После того, как Вы поместите в недельный календарь все нужные для реализации целей дела, Вы поймете, что у Вас осталась масса свободного времени на другие занятия.
Это простое упражнение очень воодушевляет. Оно позволяет втиснуть гораздо больше дел в одну неделю и при этом оставаться спокойным, с чувством порядка, контроля и готовым действовать в соответствии с собственным планом.
Планирование на неделю вперед всегда даёт огромный рост продуктивности и уверенности в себе.
Если коротко: оставьте немного времени после обеда в воскресенье, чтобы составить детальный план на следующую неделю.
2. Разберитесь с Вашими задачами и их потоком
Жизнь в реальном мире заставляет нас постоянно совмещать наши планы с бесконечными встречами, звонками, личными поручениями, административной работой и тому подобное. Приоритизация включает принятие решений, как поступить с неприоритетной работой.
Ниже представлена таблица — это комбинация Матрицы Эйзенхауэра и Матрицы «Срочное и Важное» Стивена Кови. Эта таблица поможет Вам с приоритизацией.
© Rafael Sarandeses
По мере заполнения своего календаря Вы будете думать о том, как разместить эти 4 типа активностей:
1. Уделите достаточно времени в течение недели для «Работы в фокусе» — это задачи, которые требуют много усилий и дают значительный эффект. Вам потребуются длинные промежутки времени, которые позволят Вам глубоко погрузиться в выполнение сложных задач, требующих концентрации внимания. Это означает — никаких емейлов, звонков и прочих отвлекающих факторов. Только глубокая, сконцентрированная работа.
2. Используйте максимум возможностей для получения «Легких побед» — это задачи, которые требуют мало усилий, но дают значительный эффект. Например, сделать черновой набросок Коммерческого предложения или позвонить потенциальному клиенту — это критически важные для бизнеса задачи, хотя они могут отнять относительно немного времени и усилий.
Иногда мы продолжаем откладывать выполнение таких задач, потому что никак не можем запустить чувство потока. Решение может быть таким: плотно упаковывать похожие задачи в единые, непрерывные «блоки часа на 3 один-два раза в неделю. Если Ваш мозг уже в потоке какого-то определенного типа задач, будет гораздо проще переключаться к другим задачам такого же типа, если они будут идти одна за другой.
3. Эффективно разбирайтесь с «Наполнителями» — это задачи, которые требуют мало усилий и дают незначительный эффект. Работу с почтой и административным вопросами можно также планировать «блоками» в перерывах между встречами, в дороге или когда у Вас есть 15-30 свободных минут, в которые заняться какой-то значительной работой точно не получится.
4. И последний тип активности — это «Задачи-убийцы продуктивности» — это задачи, которые требуют много усилий, но дают незначительный эффект. Задачи-убийцы высасывают из Вас энергию, но в результате дают минимум эффекта на каждую затраченную минуту. Как правило они появляются в качестве срочных запросов от других. Подумайте, можете ли Вы делегировать такие задачи кому-то, более подходящему, или кому-то, кому больше нравится выполнять подобные задачи? Возможно ли их автоматизировать? Или вообще отдать на аутсорсинг?
Задумайтесь, сколько времени на самом деле Вы отнимаете выполнением «задач-убийц» у тех задач, которые действительно важны для вашего бизнеса и Ваших целей? Если подумать над этим в терминах стоимости 1-го Вашего часа, то может оказаться значительно дешевле заплатить кому-то за выполнение таких задач.
Ваша очередь!
Мы еще вернемся к размещению этих блоков в календаре на 4-м шаге. А пока Вы можете нарисовать себе небольшую табличку, такую же как в примере наверху, и попробовать классифицировать свои задачи со следующей недели, разместив их в соответствующие зоны.
3. Защитите время для задач, которые продвинут Вас в направлении Ваших целей
Чтобы прорваться сквозь туман и сохранить фокус на том, что должно быть сделано к концу недели несмотря ни на что, используйте подход «Неделя-5» и «День-3» (сокращенно Н-5 и Д-3).
Этот предельно простой подход помогает сохранять фокус на том, что важно, так что Вы сможете максимизировать результат на выходе каждой недели. Идея в том, чтобы работать как можно больше в зеленых квадратах матрицы «Усилия Vs Эффективность», как описано выше.
Недельные задачи «Н-5»: 5 вещей, которые Вы должны выполнить до конца недели — несмотря ни на что.
Такие задачи также называют «Большие-5».
Никаких оправданий, они должны быть выполнены до того, как Вы уйдете на выходные. Эти задачи обычно принадлежат квадрату «Работа в фокусе», и то, что они уже запланированы в календаре, означает, что Вы от них уже не сбежите. Они являются тем типом задач в календаре, с которыми Вы обязаны считаться.
Ежедневные задачи «Д-3»: каждый вечер напишите 3 вещи, которые Вы должны сделать до вечера следующего дня.
Также известные как «Крошечные-3».
Задача Д-3 может быть чем-то, что требуется для прогресса по задачам Н-5 в течение недели. Идея в том, чтобы совместить отличный недельный обзор важных вещей с ежедневным обязательством сделать хотя бы 3 значимых задачи в нужных направлениях. Задачи Д-3 могут принадлежать к квадрату «Легкие победы»: задачи требуют не так много энергии и времени для выполнения, но оказывают значительный эффект на прогресс.
Ваша очередь!
- В воскресенье вечером подумайте над вашими Н-5 на будущую неделю, а также над Д-3 понедельника.
- Не уверены по приоритетам? Слишком много «важных» и «срочных» дел к выполнению? Попробуйте спросить себя: «Как я распределяю свое время, энергию и фокус на действиях со значительным эффектом которые продвинут меня к моим целям?» Подумав над этим, может стать немного проще выбрать 5 ключевых вещей, которые на следующей неделе приблизят Вас к достижению Ваших целей.
4. Используйте Ваш календарь как основной инструмент продуктивности
После того, как Вы классифицировали свои задачи и их последовательность, и определились со своими Н-5 и Д-3, перейдите к незаполненной неделе в Вашем календаре. Это может быть календарь Outlook, iCal, конечно же WorkTek, или даже бумажный календарь. Любой подойдет.
1. Для каждой задачи Н-5 зарезервируйте блоки минимум по 90 минут на протяжении недели. В этой статье мы фокусируемся на Ваших профессиональных целях, но Ваши Н-5 могут включать Активности со Значительным эффектом в любой другой области Вашей жизни, а не только в работе.
2. Каждый вечер планируйте следующий день и резервируйте блоки хотя бы по 30 минут на каждую из задач Д-3. Запланировать Д-3 на понедельник можно сразу в Воскресенье, пока Вы планируете неделю в целом.
3. Далее, зарезервируйте время для телефонных звонков, встреч и прочих вторичных обязательств, которые должны случиться в течение следующей недели. Не забудьте выделить время на еду, посещение врача и прочие личные дела.
4. Обратите внимание на «мертвые» или неиспользуемые временные интервалы между значительными занятыми временными блоками и запланируйте использовать их для работы с «Наполнителями». Например, ознакомиться с документами, ответить на письмо, сделать какой-то набросок материала, встретиться и обсудить что-то с коллегой, и т.д.
Вы можете даже запланировать в свободное время «целевую прокрастинацию», чтобы Ваш мозг отключился на задачах, требующих мало усилий, что в конечном счете может дать побочную ценность. Например, подумать над продвижением, прочитать полезную статью, пообщаться с Вашими клиентами или контактами в LinkedIn и т.д.
5. Сохраняйте гибкий подход: если что-то всплывет и Вам потребуется переписать зарезервированный ранее «блок», то сделайте это. В этом нет ничего плохого, если только Вы не удалите важный блок, не перепланировав его. Почему? Потому что Ваши обязательства по Вашим же приоритетам должны быть жесткими в течение недели, иначе следует задуматься, а действительно ли они были так уже «приоритетны».
6. Если будет не хватать времени, Вам придется начать говорить «нет». Обычно, проще взять на себя лишние обязательства, чем сказать «нет» людям, которые просят у Вас время в Вашем календаре. И если Вы будете соглашаться на все просьбы коллег «уделить им время», тогда Ваше время уже не Ваше — оно принадлежит другим.
Всегда «защищайте» время на задачи «Работа в фокусе» в недельном календаре заранее, даже без четкого плана по каждой задаче. Это позволит минимизировать нарушения плана, т.к. люди смогут попасть в Ваш план только тогда, когда Вам это удобно.
7. Если Вам кажется, что Вы застряли в непродуктивности, «спланируйте» себе дорогу из этого состояния. Памятка задач, решаемых Вами каждый день, позволит Вам идентифицировать «скрытые силы», действующие против Ваших начальных обязательств.
Это также может помочь определить, сколько времени занимает выполнение некоторых задач — очень часто люди недооценивают, сколько реально времени может занимать выполнение некоторых дел.
Если Вы отклоняетесь от своего расписания или никак не можете ему следовать, Вам нужно постараться взять это под контроль: записывайте, как и на что Вы тратите время в течение дня короткими блоками по 60 минут. В конце дня посмотрите на свои записи. Результаты могут удивить Вас.
5. Наградите себя, превратите процесс в игру для укрепления привычек и делайте специальные перерывы, чтобы избежать выгорания
Вы можете преследовать самые значимые цели и все же презирать выполнять некоторые задачи, необходимые для достижения этих целей. И этого не изменить. Планирование и прочие системы работы — не заменят тяжелый труд и жертвы, не важно насколько умны эти системы. Иногда это может вызывать стресс и быть ужасно скучным.
Но Вы можете заставить свои психологические особенности — такие как предпочтение немедленных наград вместо долговременных обязательств — работать на Вас. Создайте стратегии, которые сохранят мотивацию на высоком уровне, когда Вы не хотите делать то, «что нужно делать», а хотели бы лучше делать то, «что хочется делать».
Побалуйте себя.
Возможно, Вы знакомы с программами лояльности вроде «бесплатные мили» и «постоянный покупатель». Что ж, почему бы не создать себе свою программу лояльности «постоянный деятель»? Придумайте для себя какие-нибудь ежедневные и еженедельные награды, если Вы выполняете свои задачи Д-3 и Н-5.
— Я знаю кое-кого, кто разрешает себе посмотреть 1 час Netflix без чувства вины, если задачи дня успешно выполнены; также знаю другого человека, который внедрил себе правило «Пятница после обеда — с работой всё», если он выполняет недельный план к обеду пятницы.
— Некоторое время назад студентка в моей программе по карьерному коучингу в IE Business School решила, что она будет класть по 20 евро в копилку за каждую неделю, если у нее будет выполняться цель «нет входящих». Последнее, что я слышал, у нее очень быстро растет коллекция новых туфель!
Получение значимых, ощутимых наград – это мощный источник мотивационного импульса. Когда речь идет о том, чтобы удержать себя в тонусе, в ход должно идти всё. Я настоятельно рекомендую Вам найти пути, как соединить удовольствие и обязательства в управляемые и мотивирующие сроки (неделя — моя рекомендация и мой выбор).
– Rafael Sarandeses
Получайте удовольствие, отслеживая свой прогресс
Многие приложения отслеживают повторяющиеся активности или привычки. Они полезны тем, что держат нас в курсе, как мы начинаем менять свое поведение, предоставляя нам отчеты и графики, которые демонстрируют наш прогресс и изменение динамики.
Согласно некоторым исследованиям при наблюдении за пациентами с проблемами сердца, которых попросили кардинально изменить свой стиль жизни, участие в группах поддержки дало почти 8-кратный рост длительности приверженности здоровым привычками, против тех пациентов, которые не участвовали ни в каких группах.
Вы можете использовать любые подобные приложения каждый день, чтобы поддерживать свои привычки, влияющие на продуктивность — вставать рано, медитировать, вести свой журнал, в конце каждого дня добиваться «входящих нет» и т.д.
Тот факт, что Вам каждый день приходится отмечать эти задачи в своём списке может оказать значимый эффект на Вашу решимость достичь цель дня. А, как Вы уже знаете, достижение цели дня — это надежный путь продвижения к более амбициозным и отдаленным во времени стремлениям.
Отключитесь на время. Специально.
Мы не машины. Чрезмерная работа приведет к неэффективности. В профессиональном спорте отдых не просто важен как и тренировки, он является частью тренировочной программы.
Это применимо к любому другому аспекту жизни, и на то есть причина: в 2012 году журналист Сара Робинсон изучила 150 лет исследований по данной теме и выяснила, что как только Вы переваливаете за границу 60-часов-в-неделю, задачи, которые занимали час для завершения, начнут занимать два часа.
Какое можно ввести правило по этому поводу? Вы можете ввести правило резервировать в своем календаре время на «отключку», и считаться с этими блоками не менее, чем с другими.
Фокусируйтесь на достижении Ваших дневных и недельных целей, и не переживайте о Ваших больших целях
Лучшие привычке это те, которые имеет смысл иметь. Успех не в том, чтобы выполнить один подход успешно, а в том, чтобы каждую неделю использовать эффективную практику.
Если Вы продолжите придерживаться этой практики, Вы будете менее сфокусированы на том, чтобы переживать о своих более отдаленных планах — осмысление которых может вызывать «оцепенение», и сфокусированными на том, чтобы выполнить текущие задачи. Делая это, Вы уж точно можете быть уверены, что Ваши дневные и недельные задачи со временем приведут Вас к Вашим целям.
Не тратьте слишком много времени думая о процессе. Факт в том, что мы не можем думать креативно и быть максимально продуктивными, если мы постоянно сомневаемся в себе и стараемся определить идеальный план действий.
Эта статья — это подход, выработанный спустя годы экспериментов над собой и помощи другим по пути достижения целей. Можете смело пробовать другие альтернативы и настраивать свой недельный процесс. Отвергайте всё «идеальное» сразу, фокусируйтесь на том, что позволяет прогрессировать именно Вам, и придерживайтесь системы, которая работает для Вас.
Основные выводы
1. Планируйте на неделю вперед по воскресеньям — это позволит Вам оставаться спокойным, с чувством порядка, контроля и готовым действовать в соотвествии с планом.
2. Разберитесь с приоритизацией задач и их потоком — уделите достаточно времени «Работе в фокусе», «Легким победам», заполните промежутки между блоками «Наполнителями» и избегайте «Задач-убийц».
3. Защитите время для задач, которые продвинут Вас в направлении целей — используйте подход «Неделя-5» и «День-3».
4. Используйте Ваш календарь, как основной инструмент повышения продуктивности — резервируйте время, планируйте задачи блоками, сохраняйте гибкость и умейте говорить «нет».
5. Наградите себя — придумайте для себя какие-нибудь ежедневные и еженедельные награды, если Вы выполняете свои задачи Д-3 и Н-5. Превратите процесс в игру и делайте специальные перерывы, чтобы избежать выгорания.
Принцип иерархии — это один из важнейших принципов любого планирования. Суть его в том, чтобы планы нижнего уровня всегда работали на планы верхнего уровня. Например, если мы планируем день, то должны учитывать свой план на неделю, а если планируем месяц — то планы на год.
Схематически это можно показать так:
Соблюдение принципа иерархии помогает непрерывно двигаться к целям, как большим, так и маленьким. Давайте посмотрим, как применять этот принцип в тайм-менеджменте и как его реализовать с помощью современных инструментов планирования.
Принцип иерархии в тайм-менеджменте
Одна из самых распространенных проблем в персональном тайм-менеджменте — это так называемый «день сурка».
Возможно, ты помнишь одноименный фильм, где главный герой снова и снова переживал один и тот же день? Что-то похожее иногда происходит и в реальности. В какой-то момент начинает казаться, что все дни похожи друг на друга, а никаких перемен в жизни не предвидится.
О философских аспектах этого феномена говорить не будем (увы, тут мы не специалисты). А вот с точки зрения тайм-менеджмента, эта проблема часто возникает именно из-за нарушения принципа иерархии.
Предположим, у некого человека есть список целей, которых он хочет достичь в течение года. Кроме того, он ежедневно составляет подробный список задач на день. Вот как выглядят эти списки:
Он добросовестно выполняет все запланированные на день задачи, но его цели по-прежнему остаются далекими и недосягаемыми. Еще раз посмотрим на оба списка и подумаем: почему так происходит?
Ответ очевиден: в нашем примере список дел не отражает поставленные цели. Человек может выполнить тысячи таких ежедневных планов, но в его жизни от этого ничего не изменится.
Чтобы выйти из такого «дня сурка», нужно выстроить иерархию планов и связать свои локальные задачи с глобальными.
Попробуем доработать планы из примера выше. Для начала возьмем список целей на год и, опираясь на него, запланируем ближайший месяц. Например:
Далее этот процесс повторяется. Используя планы на месяц, мы планируем предстоящую неделю, а на основе недельного плана — предстоящий день. В целом система планов будет выглядеть примерно так:
Такой подход к планированию помогает непрерывно двигаться вперед. Выстраивая иерархию планов, мы уже не топчемся на месте, не проживаем «день сурка», а действительно меняем свою жизнь к лучшему.
Планирование «день, неделя, месяц, год» в SingularityApp
Реализовать принцип иерархии планов в Сингулярити можно по-разному. Самый простой вариант — создать три отдельных проекта для задач на год, на месяц и на неделю. Что же касается планов на день, то в SingularityApp для этого уже предусмотрена папка «Сегодня».
В начале каждого периода времени (дня, недели, месяца года) мы будем составлять новые списки задач для соответствующих проектов. Например, по понедельникам мы намечаем задачи для проекта «Неделя», а в первых числах каждого месяца — для проекта «Месяц».
Теперь один важный нюанс. Когда мы планируем какой-то период, то обязательно должны «подглядывать» в список задач более высокого уровня. Например, если мы составляем список дел на сегодня, то держим перед глазами свой недельный план.
Удобнее всего открыть оба списка в отдельных окнах и расположить их рядом друг с другом:
Планы нижнего уровня не обязательно должны отражать все задачи из планов верхнего уровня. Например, в списке на сегодня можно не учитывать некоторые недельные задачи (для их выполнения у нас будут и другие дни).
Однако не забываем о расстановке приоритетов: в первую очередь нужно стараться запланировать и выполнить самые важные дела.
Несколько советов
-
В планировании «по принципу иерархии» полезно использовать декомпозицию задач. Например, крупные недельные дела можно разбивать на подзадачи и «раскидывать» по разным дням.
-
Если у нас есть четкая грань между разными сферами жизни (например, между работой и домом), их удобно планировать отдельно и независимо друг от друга. Вот как это может выглядеть в SingularityApp:
-
Для всех задач, независимо от их уровня, желательно использовать результато-ориентированные формулировки. Другими словами, задачи должны подразумевать получение конкретного и проверяемого результата. Например:
- Не «писать книгу», а «написать 5 тысяч слов».
- Не «посмотреть участки под ИЖС», а «посмотреть 4 участка под ИЖС».
- Не «заняться бегом», а «ежедневно пробегать по 3 километра».
Этот метод помогает понять, действительно ли задачи были выполнены в полном объеме.