План результатов как составить

Почему важно составлять план и как планировать, чтобы достигать результат — обо всем этом читайте ниже.

---

— Есть ли у вас план, мистер Фикс?

— Да у меня целых три плана!

К осознанному планированию я шла долго. Мне всегда казалось, что я тот человек, который способен удержать внутри своей головы тонну информации, распланировать свой день, неделю и месяц, расставить приоритеты и выявить важное.

На практике же бОльшую часть времени я прокрастинировала, так как вся информация, накопившаяся за длительное время, рождала в голове ощущение каши. Конечно же, я делала какие-то дела, но до настоящих результатов мне было очень далеко.

В борьбе с замутненным сознанием и непонимаем, куда бежать и за что хвататься, я выписала все дела, которые крутились в моей голове. Все, что я должна или хочу сделать. Список на листке бумаги каким-то чудесным образом изменил все. Так началась моя история составления планов.

Почему важно составлять план

Если вы, как и я когда-то, верите, что для эффективной работы вам вовсе не нужен план, попробуйте ради эксперимента написать, чего вы хотите достичь и что вы предпримете для этого. Что у вас получилось? Часто — это разрозненные дела, обрывки мыслей. Иногда — это полная растерянность и неспособность написать даже несколько дел. Но даже в случае, если вы напишите огромный список дел, сможете ли вы за несколько секунд выбрать, какие дела нужно сделать в первую очередь, какие можно отложить, а какие можно вычеркнуть вообще.

План позволяет навести порядок в мыслях и является одним из способов борьбы с прокрастинацией. Одной из причин, почему мы откладываем дела, является непонимание того, что может быть сделано сейчас, в том числе — сложности с выбором задач. Когда в голове крутятся мысли “мне надо сделать это, это, вот это и еще вот то”, вы не можете решиться, за что взяться и заканчиваете свой день, сидя на диване с ощущением паники и того, что все выходит из под контроля, что дел слишком много и вы не справляетесь.

Как составить план, если в голове каша

В ситуации, описанной выше, когда вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и незнанием, что же делать сейчас, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите. Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.

Когда список будет готов, я уверена, что вы почувствуете облегчение. Теперь нам требуется распределить дела по важности и срочности.

Посмотрите внимательно ваш список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить “еще вчера”. Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас. Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка. Проделайте это для всех дел на неделю.

Теперь, когда вы провели сортировку дел, вы видите, с чего вам нужно начать. Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (дело из категории “нужно было еще вчера”) и принимайтесь за его исполнение. Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.

Как составить план, когда цель слишком большая или абсолютно незнакомая

Год назад я решилась провести вебинар по теме новогодних желаний. Идея меня вдохновляла, желание свернуть горы бурлило внутри, но я ничего не делала. Почему? Потому что не знала, как подступиться к этой новой для меня теме — проведение вебинара. Я, как и многие, была слушателем многих вебинаров, но как организовать процесс с той другой стороны, я не имела представления.

Чтобы не дать себе возможности соскочить, я проанонсировала вебинар, повесила его на TimePad и попросила друзей о перепосте в соцсетях. Начались регистрации. Назад дороги не было. Но дело не двигалось.

С приближением даты вебинара я поняла, что откладывать больше нельзя. Я села и написала все, что я знаю о вебинарах (что нужна презентация, хороший интернет и т.п.), все дела, которые я уже могу сделать, и все, что я не знаю (как выбрать площадку, как провести трансляцию и т.п.). У меня получилось 2 списка — список задач и список вопросов.

Далее я села и ответила на все свои вопросы. Да, даже если вам кажется, что вы ничего не знаете, на самом деле какой-то ответ у вас все равно имеется. Например, на вопрос “как выбрать площадку для проведения вебинара?” я ответила “спросить Дашу, Лену и Аню (поскольку у них есть опыт вебинаров)”. Эти ответы я также дописала в список задач. В итоге, у меня получился большой список дел, которые я УЖЕ могла начать делать. Задача перестала казаться нереальной. Процесс пошел.

Если сейчас перед вами стоит новая или сложная задача, пугающая вас, сядьте и напишите эти 2 списка, о которых я писала выше. Ответьте на свои вопросы и переходите к чтению текста ниже.

Что сделать со списком

Получив первоначальный список дел, нам необходимо расставить приоритеты, наметить промежуточные результаты и поставить сроки. Если вы проделали упражнение из статьи “Повышение продуктивности: как взломать свой поведенческий код” и определили свои условия продуктивности, начинайте внедрять их на этапе планирования (для меня был важен четко определенный конечный срок и результат). Также на этом этапе важно отсечь те дела, которые делать необязательно. Приступая к чему-то новому, мы часто хотим сделать все идеально, поэтому добавляем в список много дел, которые на первом этапе лучше не пытаться реализовать.

Посмотрите на свой список дел и примените к нему правило Паретто. Отсеките все то, что можно отсечь. Когда вы закончите более важные дела и ваша цель будет близка как никогда, тогда вы сможете добавить “красоты”, но пока оставьте лишь самое необходимое, то, без чего ваша цель не будет реализована. Не гонитесь за идеальным решением, начните с прототипа.

Теперь выберите составляющие вашей цели. В примере с вебинаром я выбрала следующие промежуточные подцели:

— составление презентации,

— написание речи и репетиция,

— техническая подготовка к вебинару (выбор площадки, тест функций, подгрузка презентации и т.п.).

Все свои задачи я разнесла по этим трем категориям.

После этого определите, какая подцель идет первой, какая за ней, а какая параллельно. Написание и репетицию речи я оставила на самый конец, поэтому дела из этого списка я делала в самую последнюю очередь и не отвлекалась на них в начале. Часть дел из технической части я поставила в главный приоритет (выбор площадки), далее пошла подготовка презентации.

Разбейте крупные дела на конкретные действия, запишите все ресурсы, которые вам необходимы…и приступайте! Ваш первый план готов!

Что и как можно сделать, чтобы помочь себе составить план

1. Чтобы помочь себе в дни, когда совсем ничего не хочется делать и нет сил, составьте план на “ленивые дни”. Запишите в него задачи, которые можно сделать легко и быстро, и задачи, которые не требуют серьезных усилий, механическую работу, не загружающую мозг. В дни, когда вы чувствуете, что не можете ничего делать, нет сил, доставайте свой “ленивый” план и делайте 1-2 дела из него. Вечером вы будете гордиться собой, вот увидите 🙂
2. Ежедневно перед началом работы потратьте 5 минут, запишите свои цели и приоритеты. Это вернет фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соц.сетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.
3. Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.
4. Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.
5. Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.

Как и где составить план

В вопросах планирования важно найти “свои” инструменты. Пробуйте разные способы ведения плана — бумажный, электронный, списки, таблицы, майнд-карты.

Сегодня я веду план в бумажном ежедневнике + Trello. Некоторые задачи для наглядности я планирую через майнд-карты на сайте www.mindmeister.com.

В бумажном ежедневнике я использую систему Bullet Journal. Она претерпела некоторые изменения, но в общем, очень мне нравится. Также у меня есть мини-блокнот, в который каждое утро перед работой я переписываю цели и записываю список дел на день.

В дни, когда я не чувствую высокой концентрации, я начинаю планирование с фрирайтинга. Пишу свои приоритеты и спрашиваю себя, что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой цели. Сначала со скрипом, но дела появляются, а фокус становится четче.

В Trello я веду несколько досок, они носят стратегический характер. Туда я записываю все идеи и дела, которые мне нужно обдумать, задачи на дальнее будущее. Там же у меня имеется список клиентов, доработок по сайту и прочее.

Майнд-карты для меня достаточно новый инструмент, но он позволяет по некоторым задачам прописать последовательность действий. Я не использую его повседневно, но для сложных задач он помогает мне наметить главные составляющие и разделить дела по категориям.

Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно вам стоит составить план и вести свою систему планирования, однако без опробования разных методик, прийти к своей собственной будет практически невозможно.

Пробуйте, экспериментируйте с разными методами, планируйте и, конечно же, действуйте! Я надеюсь, что статья «Как составить план» станет вашим помощником на пути к желаемому результату.

Как составить план (для достижения цели) — Шаги и примеры

Как показывает статистика, до 70% всех возможных проблем грядущего предприятия, будь то удачно проведенный день или масштабный проект, где задействованы финансовые ресурсы (и тогда нужен уже финансовый план).

Поэтому здесь вы узнаете, как правильно составлять план для достижения цели, будь то план работы на день или план на жизнь.

С чего начать составлять план действий

С целеполагания. Будь то большие планы, грандиозные планы, или просто план из трех пунктов на завтрашний день ‒ важно определиться, чего вы хотите добиться из итогам реализации этого плана.

Если речь идет о том, чтобы составить детализированный план грядущего проекта или большого временного промежутка (цели на год, например), то  имеет смысл воспользоваться технологией СМАРТ.

Вам она наверняка знакома, поэтому очень кратко, чтобы освежить в памяти: цель должна быть:

• Конкретной (Specific) — потому что достичь конкретной цели гораздо проще, нежели какого-то размытого образа;
• Измеряемой (Measurable) — чтобы были четкие, конкретные показатели, по которым вы поймете, что цель достигнута);
• Досягаемой, реалистичной (Achievable);
• Релевантной (Relevant) — то есть, актуальной лично для вас;
• Ограниченной во времени (Time bound) — потому что дедлайн помогает действовать более сосредоточенно и сфокусированно.

Пример: «Выучить английский» ‒ плохая цель, потому что она не соответствует приведенным выше критериям. «Сдать тест на уровень владения английским языком B2 (конкретность, измеряемость, досягаемость) через полгода (ограниченность во времени), чтобы смотреть любимые сериалы без перевода (релевантность, актуальность)» ‒ хорошая.

Если вы составляете план на будущее, на свою будущую жизнедеятельность на месяц или на неделю, то таких целей может быть несколько ‒ по разным областям вашей жизни. Желательно, чтобы они плюс-минус соответствовали приведенным выше критериям, потому что так их будет проще достичь.

Если же речь идет о том, как составлять планы на день, то здесь целеполагание заключается в распределении приоритетов.

О чем идет речь: как ни старайся, в день невозможно запихнуть все на свете, включая рабочие успехи, бытовые обязанности, время, проведенное с семьей и друзьями, время, уделенное уходу за собой, саморазвитие, и еще не забудьте, что вам нужно спать.

Какие бы хитроумные техники тайм-менеджмента вы ни применяли, как бы ни оттачивали умение предельно концентрироваться на задаче, как бы ни убирали в сторону все пожиратели времени ‒ в сутках не станет больше двадцати четырех часов.

Поэтому вы сильно облегчите себе жизнь, если сразу решите, что для вас наиболее важно и приоритетно в течение следующего дня или другого краткосрочного периода планирования.

Это сразу снимет с ваших плеч несколько задач, потому что вы поймете, что они для вас просто не актуальны на данный момент, и поможет вашему мозгу понять, чем необходимо заниматься в ближайшее время, за что хвататься первым делом.

Например, вы для себя решили, что сегодня ваш главный приоритет ‒ это забота о себе и время с семьей. Тогда вы с чистой совестью уйдете с работы пораньше, отложив на следующий день незавершенные задачи, и отправитесь в любящие объятия родных, потому что вы знаете, что следуете своим приоритетам, а приоритет «работа» у вас будет в другой день.

Как составить план ‒ Пример и инструкция

Чаще всего возникает необходимость спланировать свой будущий день. Это удобно делать по технике «Альпы» (Alpen). Образец действий для этой техники такой (пошаговая инструкция, как можно составить план по технике «Альпы»):

1. Составить список дел на день. Составляйте подробно, включая мелкие бытовые задачи типа «сходить в магазин» и «приготовить ужин» ‒ это тоже задачи, на которые вам потребуется выделить немного времени и мысленных ресурсов.
2. Оцените, сколько времени будет необходимо потратить на каждую задачу. Старайтесь оценивать максимально реалистично и с учетом вашего обычного поведения и предыдущего опыта. Например, если вы утром, одеваясь, часто залипаете на полчаса, глядя в пространство ‒ учитывайте эту особенность и не рассчитывайте, что у вас получится одеться быстрее, чем догорит спичка.
3. А теперь разделите время вашего дня в соотношении 60/40%. То есть, допустим, вы спите положенные восемь часов (счастливый человек!). Тогда бодрствуете вы шестнадцать часов. От этих шестнадцати вы можете распоряжаться только 60% ‒ то есть, девятью с половиной. Остальные 40% ‒ это резерв на случай непредвиденных обстоятельств и мелких пожирателей времени: тормозящей техники, пробок на дорогах, моментов ожидания, бытовых вопросов типа «сходить в туалет, почистить зубы», которые вы не учитываете в плане на день, но ведь все равно делаете.
4. Теперь сверьтесь еще раз со списком дел и проверьте, «влезают» ли в указанные 60% все дела, которые вы запланировали. Если нет, то подумайте, от каких дел следует избавиться: возможно, есть менее приоритетные дела, которые можно просто выкинуть из списка или перепоручить другому человеку, или дела, которые можно перенести на другой день.

Благодаря такому резервированию 40% дня, у вас будет буфер на случай непредвиденных обстоятельств и бытовых проблем, поэтому, даже если что-то пойдет не так, вы с большой долей вероятности выполните поставленные задачи, а если буфер не понадобится ‒ у вас будет больше свободного времени для отдыха или выполнения других дел.

Планирование проекта

Проектом может быть что угодно: написание вашей книги, переезд, покупка квартиры, внедрение нового образа жизни и новых привычек.

Планирование проекта состоит из следующих шагов:

1. Определение целей проекта. Цели должны быть максимально конкретны и измеримы, чтобы по итогам проекта вы могли четко определить, достигнуты они или нет. Важно, чтобы они были ограничены во времени.
2. Определение задач, конкретных шагов, которые будут приближать вас к цели.
3. Важный момент: ресурсы проекта. Ресурсы ‒ это, если простыми словами, все, что вам необходимо для реализации проекта. Они могут быть материально-техническими (конкретные вещи, которые вам нужны для реализации проекта), человеческие (сотрудники, помощники, консультанты), интеллектуально-информационные (информация по теме проекта), финансовые, временные и другие ‒ в зависимости от темы проекта.
4. Риски. Что может пойти не так. Если вы составляете план развития в области вашей личной, бытовой жизни, то сюда можно отнести ваши личностные недостатки, которые, скорее всего, помешают реализации плана и которые необходимо учесть.
5. Меры предотвращения рисков: что вы сделаете, чтобы избежать реализации риска, или если риск реализуется.

Пример проекта «Написать книгу», спланированного по такой схеме

Цель проекта: написать книгу длиной примерно в пятьсот-шестьсот страниц о трех мушкетерах за следующий год. Дедлайн ‒ апрель.

Необходимые ресурсы:

• Материально-технические: место для работы, ноутбук, книги о Франции XVI века;
• Человеческие: консультация с историком оружия Франции XVI века;
• Интеллектуально-информационные: информация о быте того времени, как одевались, что ели, какой был этикет, как было принято общаться с женщинами и друзьями, как выглядели исторические личности того периода и другая необходимая информация;
• Финансовые: деньги на оплату доступа к необходимой информации, консультации с историком, поездок по историческим местам и музеям;
• Временные: время для работы над книгой (каждый день, по часу).

Риски проекта: Я не смогу писать, потому что слишком неорганизованный.

Предотвращение риска: я пообещаю другу каждую неделю давать ему главу на прочтение и оценку, чтобы у меня был социальный стимул.

Риск: не будет читателей, из-за чего я буду хандрить и утрачу вдохновение.

Предотвращение риска: буду каждый месяц самостоятельно перечитывать рукопись, чтобы составить о ней личное, объективное мнение.

Риск: не найду нужную информацию.

Предотвращение риска: воспользуюсь услугами переводчика с французского, на французском информация наверняка есть.

На основании всего вышеизложенного составляется план задач проекта: организовать рабочее время, заказать консультацию, провести этап информационной подготовки, каждый день писать по часу.

Обязательный этап ‒ этап контроля

Это когда вы раз в определенный отрезок времени, например, раз в неделю, оглядываетесь назад, чтобы понять, что получилось, а что нет, и нуждается ли план проекта в корректировке.

План всегда должен оставаться актуальным, поэтому не стесняйтесь его корректировать.

Метод планирования: 1-3-5

Очень простой способ, как составить план. Принцип такой: одно дело в течение дня должно быть самым важным и приоритетным, его вы делаете, когда полны сил, в вашу наиболее активную фазу (если вы жаворонок ‒ то утром, если сова ‒ то вечером, или в любой другой, подходящий вам, период дня).

Еще три дела ‒ это дела чуть менее важные, но тоже значимые. Как правило, это дела, необходимые для реализации долгоиграющих проектов, для того, чтобы сделать вклад в желаемый для вас образ жизни.

Например, чтобы изучить английский, заняться спортом, провести время с близкими, чтобы вложиться в развитие ваших отношений.

И остальные пять дел ‒ это мелкие бытовые дела, текучка, которую нужно делать, чтобы поддерживать текущий образ жизни: всевозможные походы по магазинам, приготовление пищи, уборка и другие мелочи, которые не имеют большого значения (и в идеале их лучше всего перепоручать другим людям, чтобы у вас оставалось больше времени на хобби, на отдых, на более важные задачи), но которые необходимо делать каждый день.

Метод АВС

Также с этим методом хорошо сочетается метод АВС. Это метод приоретизации задач, который полезен для составления планов.

«А»-задачи ‒ это самые важные и приоритетные, требующие непосредственного участия, выполняются в первую очередь; «В»-задачи ‒ это менее важные, но необходимые для реализации стратегических планов, выполняются во вторую очередь; «С»-задачи ‒ это текучка и рутина, выполняется в последнюю очередь, когда вы уже устали, и сил на уделение внимания более важным задачам у вас нет.

Финансовый план

• Определите ближайшие финансовые цели. Они могут быть краткосрочные (купить новое компьютерное кресло в этом месяце, обновить гардероб к смене сезона) или долгосрочные (купить машину, квартиру), требующие длительных накоплений.
• Определите, сколько необходимо денег на ваши цели, и сколько на них необходимо откладывать.
• Посчитайте все ваши доходы, из всех источников.
• Посчитайте текущие расходы. Учитывайте всё: квартплата, затраты на передвижение, на еду, на содержание питомца, налоги, обслуживание банковских карт ‒ все, что вы тратите.
• При необходимости (например, хочется достичь финансовых целей быстрее) подумайте, что вы могли бы урезать без потерь для уровня жизни.
• Подумайте о рисках: отложите деньги на финансовую подушку, подумайте о покупке страховки, если это необходимо;
• Если остались деньги ‒ можно подумать об инвестировании.

Это теоретический план. А теперь ‒ как реализовать на практике:

• Получив зарплату, сразу отложите сумму, которую вы высчитали, на ваши финансовые цели.
• Затем отложите на подушку безопасности. Традиционный объем подушки безопасности ‒ ваша ежемесячная зарплата в шестикратном размере.
• Отложите сумму, необходимую на расходы;
• Остальные деньги ‒ это «на приятности»: на развлечения, обновки, поездки, вкусную еду. Вы заслужили.

Советы

Совет #1: Выбирайте удобный инструмент планирования

Главный критерий инструмента планирования ‒ его максимальная доступность, чтобы взять его и записать дело для вас было проще, чем не сделать этого. Поэтому исходите из систем, которыми вы чаще всего пользуетесь.

Если вам привычнее всего записывать на бумаге ‒ ведите записи о том, как правильно строить планы, в ежедневнике, присмотритесь к системе Bullet Journal.

Если вы ‒ активный пользователь той или иной эко-системы, будь то Google, Apple, Yandex, Microsoft ‒ используйте планировщики задач, которые разработаны специально для этих систем, чтобы они интегрировались с привычными тебе инструментами, и за ними не приходилось далеко лазить. Например, у Яндекса есть «заметки», у Microsoft ‒ Microsoft ToDo, для Apple хорошо подходит AnyDo.

Также учитывайте гаджет, которым вы чаще всего пользуетесь: компьютер или телефон. Большинство приложений ориентированы на телефон, но если вы чаще используете ноутбук или стационарный компьютер ‒ присмотритесь к Evernote и Notion, разработанным по большей части для стационарного использования.

Уже после всех этих нюансов вы можете присмотреться к необычным системам. Например, есть приложения вроде «Tusk», они внедряют в задачу «как составить план» игровой элемент, предлагая вам создать игрового персонажа и прокачивать его, используя реальные задачи. Или есть хороший инструмент Trello, использующий электронную версию канбан-досок.

Совет #2: Ведите дневник

В том, что касается задачи «как составить сложный план», у каждого человека есть свои нюансы, в которых лучше разобраться самому. Проще говоря, у каждого свои недостатки, которые вам необходимо выявить, чтобы подогнать ту или иную систему планирования лично под ваши нужды, чтобы наилучшим образом нивелировать ваши недостатки.

Например, простейший, казалось бы, недостаток: любовь к сидению в социальных сетях. Но у каждого человека свои триггеры, которые ведут к залипанию в соцсетях. Кто-то залипает по утрам, потому что первым делом уткнулся в смартфон, кто-то утром вполне собран, но как только решает сделать первый перерыв на работе ‒ хватается за телефон и уже не в силах к работе вернуться.

Чтобы выявить такие нюансы, полезно каждый день записывать: что у вас получилось, а что не получилось, что вы сделали правильно, а где ошиблись. И придумывать способы, как избежать таких ошибок в будущем.

Совет #3: Не меряйте себя по самым успешным дням

Это такая ловушка человеческого мозга: когда у вас получается очень удачный день, в течение которого вы все успели, были сосредоточены и продуктивны ‒ мы склонны думать «вот так надо, все дни должны быть такими!». Но это не так, удачный день ‒ на то и удачный, чтобы быть редким.

В ваши обычные дни вы будете успевать меньше, и это нормально. Реализация планов не должна всегда получаться на 100% идеально. Чаще всего получается просто «хорошо». Или «нормально». Или даже «средне». И это нормально, так и должно быть, потому что удачные, идеальные, продуктивные дни ‒ это редкость, их статистически не может быть большинство.

Совет #4: Записывайте

Записывайте все. Все планы, грядущие шаги, идеи, мысли, сохраняйте ссылки на важные для вас ресурсы ‒ фиксируйте все, не полагайтесь на память, серьезно! Во-первых, память не бесконечная, вы наверняка что-то да забудете. Во-вторых, удерживать информацию в памяти для мозга крайне затратно, а вас ресурсы нужны для другого. Так что ‒ записывайте.

Куда записывать ‒ выберите такое место, куда вам будет максимально удобно обратиться, чтобы вас от него отделяло буквально одно движение, пара кликов. Например, для меня это диалог с собой в мессенеджерах. Необязательно искать идеальный инструмент, осваивать его (часто они довольно сложные), потому что главное ‒ чтобы это было максимально быстро и удобно.

Совет #5: Следующий шаг

Если вы уже давно прокрастинируете какую-то задачу ‒ возможно, ее нужно разблокировать. То есть, подумать, какой конкретный следующий шаг вы можете предпринять вот буквально прямо сейчас, чтобы приблизиться к этой задаче.

Например, у вас задача «приготовить новое необычное блюдо», которую вы откладываете уже которые выходные. Подумайте, какое конкретное действие приблизит вас к решению этой задачи прямо сейчас. Возможно, чтобы «приготовить блюдо» сначала нужно «сходить в магазин по адресу такому-то и купить важный ингредиент».

Переформулируйте задачу таким образом ‒ и прокрастинация исчезнет, потому что мозг получит четкую и понятную инструкцию без необходимости проходить через мысленную цепочку «чтобы приготовить блюдо, нужно…»

Совет #6: Чем конкретнее ‒ тем лучше

План состоит из задач. Задачи ‒ это ваш основной инструмент для реализации плана, то, что вы всегда будете видеть перед глазами.

Основная цель задачи ‒ быть максимально конкретной и понятной, чтобы глядя на нее появилось немедленное желание ее реализовать и понимание, как это делается.

То есть, формулировка задачи должна быть настолько подробной и конкретной, чтобы ее понял даже очень не умный ребенок. В задаче должно содержаться конкретное действие, глагол: что вы делаете, когда, как конкретно.

Примеры хорошо составленных задач: «Написать Кате в Телеграме с вопросом, когда ей удобно встретиться: завтра или в понедельник», «Посвятить полчаса выбору блендера в подарок маме на день рождения», «Составить чек-лист ‒ какие вещи нужно взять с собой в поход 20 мая».

Совет #7: Не пренебрегайте своим состоянием

Вы ‒ не биоробот, чтобы всегда быть идеально продуктивным и полным сил. Иногда планирование не спасает, вы не можете выполнить собственный план, потому что ваши силы «съедены» недосыпом, недоеданием, сильным стрессом. Не стоит недооценивать эти факторы.

Вы ‒ это не только ваш мозг, это еще и тело. Делайте скидку на свое состояние, не бойтесь пересматривать планы с оглядкой на него.

Вполне нормально, если сегодня вы устали и сделаете меньше, чем обычно, или вообще ничего не сделаете. Так бывает у всех. За это не нужно себя корить.

Совет #8: Не идеализируйте будущего себя

Исследования показали, что, когда люди думают о себе в будущем, у них задействованы те же участки мозга, которые включаются, когда люди думают о посторонних людях. Это значит, что люди склонны идеализировать будущего себя, думать, что он будет более организованным, избежит характерных для них ошибок.

Но это не так, будущий вы, скорее всего, будет совершать те же ошибки, что и вы-настоящий.

Поэтому старайтесь представить процесс реализации плана как можно более реалистично и заранее учитывайте свои характерные ошибки: закладывайте время на их исправление или придумывайте, как их исправить. Плюс реалистичное представление, как ни странно, дает больше мотивации: «Я понимаю, что не буду идеально работать, поэтому лучше мне приняться за работу побыстрее, чтобы точно все сделать».

Часто задаваемые вопросы

Для кого бизнес план разрабатывается в первую очередь?

Интерес в бизнес плане есть у трех типов людей: собственников (инвесторов), менеджеров и кредиторов. Менеджеры создают и воплощают в реальность бизнес план (многие не учитывают, что менеджеры могут нужные преимущества не только от плана, но и от самой процедуры планирования). Собственникам (инвесторам) бизнес план интересен отражением перспективы развития фирмы/предприятия/бизнеса. А в небольших фирмах зачастую менеджеры выступают в роли собственников. Они создают, они же и воплощают его, они же контролируют его. Традиционные бизнес планы создаются часто для банков-кредиторов. Это обычно обязательное условие для получения долгосрочного кредита.

Этапы построения бизнес плана?

Сначала определяется цель и задачи будущего проекта/бизнеса. Затем проводится маркетинговое исследование. После него готовится организационный план, в котором определяется потребность в ресурсах: помещение, персонал, техническое и материальное снабжение, логистика, программное и технологическое обеспечение. Дальше составляется производственный план и прогноз финансово-хозяйственных мероприятий. И последние два этапа – это описание будущего продукта и определение потребности в инвестициях.

Можно ли написать бизнес план самому?

Теоретически бизнес план можно написать самому. Но качественно сделать это получится только у опытного бизнесмена, уже владеющего методиками исследования рынка. Или того, кто уже далеко не первый раз запускает стартапы. Кроме того, его понадобиться помощь команды, состоящей как минимум из маркетолога и финансиста. Помощь приглашенного специалиста в этом случае может понадобиться уже для оценки составленного бизнес плана. В остальных случаях гораздо результативнее обратиться к специалистам. Тем более что стоимость такой услуги приемлемая – 20 – 50 тыс. руб.

Сколько времени нужно на составление бизнес плана?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понимать, насколько проработана идея будущего бизнеса. Учесть важно три фактора. Первый – масштаб бизнес-проекта (по объему инвестиций и по географическому охвату). Второй – какова специфика проекта (если понадобятся специальные знания, то это значительно увеличит сроки окончания). Третий – есть ли у заказчика первичная информация, в том числе данные о рынке (целевые группы, цены, конкуренты, особенности поведения потребителя), а если этого нет, то потребуется дополнительное время для сбора данных. Поэтому минимально бизнес план может составлять 3 недели, а максимально – 5 месяцев.

Чем поможет бизнес план начинающему бизнесмену?

Он превратит идеи и капитал в жизнеспособный бизнес. Обеспечит финансовые вливания от инвесторов и кредиторов. А также выявит сильные и слабые стороны, угрозы и возможности.

Чем поможет бизнес план управляющему уже существующим бизнесом?

Артикулирует видение руководителя и среди внешних сторон, и среди собственных сотрудников. Поможет разработать конкретные финансовые прогнозы. Сравнит плановые и фактические результаты.

Хороший бизнес план является гарантией успешного бизнеса?

Бизнес планы не бывают неудачными. Неудачу терпят люди. Ничто не идет так, как планировалось. План может быть краткосрочный и долгосрочный, но в процессе деятельности все равно придется вносить корректировки каждый месяц, квартал и полугодие. Какой успешный он бы не был на первый взгляд.

На самом деле, составление планов ‒ это даже приятно.

Вы начинаете четко представлять, что делать дальше, как продвигаться, а значит, появляется больше мотивации и понимания, как достичь своих целей. А значит, у вас наверняка все получится. Удачи!

Загрузка…

Результат – главная цель в бизнесе и быту. Путь к цели может быть длинным и сложным, поэтому нужно воспользоваться некоторыми инструментами, которые помогут достичь результата. Одним из таких инструментов является планирование. На первый взгляд нет ничего проще, но на практике очень большой процент людей как минимум срывает сроки из-за отсутствия навыков грамотного составления планов на день, неделю, месяц, год.

Что такое планирование

Планирование — это процесс создания детального плана действий, необходимых для достижения конкретной цели. Это означает, что мы должны понять, чего хотим достигнуть, и как будем этого достигать. Планирование может быть применено в различных сферах, включая жизнь, работу и бизнес. Более того, экономика каждой страны построена на базовых принципах планирования.

При планировании мы определяем, какие задачи требуется выполнить, какие ресурсы нужны для их реализации и в какой последовательности они должны быть реализованы. План может быть очень детализированным или общим, в зависимости от контекста и задач.

Хорошо спланированный процесс помогает нам предугадать потенциальные проблемы и научиться решать их заранее. Он также упрощает сложные процессы, давая возможность нам фокусироваться на выполнении задачи, и улучшает качество работы.

Планирование бывает короткосрочным (например, подготовка презентации на следующей неделе) и долгосрочным (например, создание бизнес-плана на 5 лет). Однако, вне зависимости от продолжительности, планирование улучшает организацию работы, эффективность и помогает достигать поставленных целей.

Обычно планирование содержит описание миссии, определение ресурсов, текущее положение ситуации и выбор наилучших путей решения задач. Результатом планирования может быть расписание, бюджет, список задач, и т.д.

Стандартный план должен содержать информацию:

• Введение: тему, пояснение целей и основных задач, которые должны быть исполнены.
• Основная часть: план действий, которые необходимо выполнить, с указанием последовательности, времени и средств для достижения задачи.
• Описание ресурсов: список ресурсов, необходимых для выполнения задач, как правило, ресурсы могут включать людей, финансы, материалы, оборудование.
• Предполагаемые риски: перечисление возможных проблем, которые могут возникнуть в процессе реализации плана, и способы их предотвращения.
• Расписание: распределение задач по времени, когда они будут исполнены, продолжительность каждой задачи и сроки их завершения.
• Ожидаемые результаты: что планируется достичь в итоге и какими показателями будет оцениваться успех плана.
• Ответственные лица: перечень людей и команд, ответственных за выполнение каждой части плана.

Планирование является важной составляющей обеспечения эффективности и успеха в любой сфере деятельности. За счет этого можно оптимизировать использование времени, сил и ресурсов, и уменьшить вероятность ошибок и неудач.

Цели планирования

Планирование является важным инструментом для эффективной организации и достижения планов в любой сфере жизни и деятельности. Оно помогает:

1. Обозначить цели и задачи – планирование определяет четкие, конкретные и понятные задачи, которые нужно достигнуть.
2. Оптимизировать использование времени, ресурсов, знаний, навыков – планирование позволяет использовать имеющиеся ресурсы оптимальным образом, не тратя их на ненужные задачи.
3. Решить проблемы – планирование помогает сразу предусмотреть возможные негативные последствия, определить, как действовать в такой ситуации, и найти пути их решения заранее.
4. Увеличить эффективность, т. е. минимизировать ущерб, который может быть причинен непредсказуемыми обстоятельствами. Одновременно с этим прорабатываются пути достижения задач с минимальными затратами и максимальной выгодой.
5. Определить приоритеты – появляется возможность сосредоточиться на наиболее важных и приоритетных задачах, чтобы выполнить работу быстрее и эффективнее.
6. Уменьшить стресс – если есть ясное понимание того, что мы должны делать и как это делать, мы можем снизить уровень стресса и давления.
7. Координировать отделы. Если планирование касается крупных компаний и организаций, оно помогает координировать деятельность структурных подразделений на разных уровнях, а также всех сотрудников внутри отдельных подразделений.
8. Контролировать процессы. Четкое понимание плана деятельности, путей реализации и сроков исполнения используется руководством для контроля ситуации в реальном времени, делая менеджмент и решение экономических вопросов более эффективным. Это позволяет оперативно реагировать на неблагоприятные факторы, связанные с ведением деятельности.
9. Принимать правильные управленческие решения. Понимание концепции проекта и всех этапов его реализации позволяет на ранних стадиях принимать более эффективные решения, минимизировать риски, переработать ряд рабочих моментов.

В целом планирование делает лучше качество работы, минимизирует негативные моменты и помогает достигать результатов и задач более успешно. Оно является важной составляющей любой деятельности и разрешает преодолевать трудности и достигать успеха в любых условиях.

Виды планирования

Планирование может быть различных видов в зависимости от того, какие обязательные требования установлены для его выполнения. Рассмотрим некоторые виды планирования и их особенности.

По обязательности:

• Директивное: план имеет строгий набор директив и ограничений. Этот тип планирования обычно используется в организациях или государственных учреждениях, где законы и правила являются обязательными для всех.
• Индикативное: второе понятие имеет противоположный смысл, т. е. первоначальные условия являются рекомендательными и не обязательными для исполнения.

По срокам достижения:

• Краткосрочное – устанавливает рабочий план сроком до 1 года. Такое планирование обычно содержит задачи и действия, которые могут быть выполнены за короткий промежуток времени. Как пример, планирование ежедневных задач или организации мероприятий на ближайший месяц.
• Среднесрочное планирование – срок от 1 до 5 лет. Такое планирование предполагает проекты и задачи, которые требуют большего времени и ресурсов для их решения. Например, планирование бизнес-стратегии на 3 года или строительство дома.
• Долгосрочное – предусматривает срок более 5 лет. Это может быть связано с развитием долгосрочных перспектив, созданием комплексных проектов или в большой организации. Например, государственная стратегия развития экономики страны на 10 лет или планирование масштабных инфраструктурных проектов.

По содержанию плановых решений:

• Стратегическое планирование – используется для долгосрочных операций и выбора методов, которые позволят достичь желаемого результата. Это обычно выполняется руководством компании или организации и позволяет определить общее направление деятельности на период более 3-5 лет.
• Тактическое планирование – процесс подробного определения задач и действий, необходимых для достижения заданных целей в рамках стратегического плана. Такое планирование обычно выполняется на период от года до нескольких лет. Тактические планы обычно разрабатываются на основе отчетов и результатов деятельности.
• Оперативно-календарное планирование – ежедневное планирование и управление текущими задачами и программами на основе заданных сроков и ресурсов. Оно выполняется на короткий срок, обычно на неделю или месяц. Позволяет контролировать текущую деятельность и принимать оперативные решения в случае необходимости.
• Бизнес-планирование – механизм разработки плана действий для создания или развития бизнеса. Внутрифирменное планирование включает определение заданий, анализ торговой среды, анализ конкурентов, стратегию продвижения, планирование финансовых ресурсов и другие детали, необходимые для успешного развития бизнеса. Создание бизнес-плана является важным этапом для предпринимателей и компаний на начальном этапе работы, поскольку позволяет видеть как реальные, так и расчетные показатели.

Классифицировать виды планирования можно по второстепенным аспектам.

По степени охвата:

• Общее – охватывает все сферы деятельности организации. В таком планировании определяются общие цели и задачи, которые должны быть достигнуты, и устанавливаются стратегии и тактики, которые будут использоваться для их достижения. Общее планирование также включает планирование финансовых, кадровых, производственных и маркетинговых аспектов.
• Частичное – охватывает только определенную часть деятельности организации. Различные отделы или группы могут проводить отдельное планирование тех аспектов бизнеса, которые касаются их непосредственной работы.

По объектам планирования:

• Целевое планирование – решает проблемы, связанные с достижением ряда задач, таких как повышение прибыли, рост объемов производства и др. Оно может быть как долгосрочным, так и краткосрочным, и направлено на достижение результирующих показателей.
• Планирование средств – процедура планирования расходов, которая направлена на достижение результатов, определенных в целевом планировании. Сюда может входить планирование бюджета, расписания закупок, финансовых планов и инвестиций.
• Программное – это планирование в рамках программы или проекта, которые объединены с одной общей миссией. Оно предполагает определение миссии, задач, ресурсов и рисков на более высоком уровне, а также планирование реализации отдельных этапов проекта.
• Планирование действий – определение конкретных действий, которые нужны для достижения поставленных результатов. Например, управление проектами, продажи, производство, маркетинг и т. д.

По глубине:

• Агрегированное – учитываются общие параметры для постановки целей и задач.
• Детальное – уделяется особое внимание к деталям и тонкостям проекта.

По координации планов во времени:

• Последовательное – непрерывный продолжительный процесс формирования планов, состоит из ряда мелких этапов.
• Одновременное – единовременный достаточно короткий этап для решения смежных задач.

По учету изменения данных:

• Жесткое – обязательное соблюдение требований и параметров.
• Гибкое – есть возможность изменения вводных.

По очередности:

• Упорядоченное – выполнение операций в указанном порядке.
• Скользящее – предусматривает продление имеющегося плана на последующий период.
• Внеочередное – реализация плана происходит по мере возникновения такой необходимости.

Существует множество подходов к классификации плановых решений, которые должны выбираться на основании индивидуальных особенностей поставленных задач. Менеджеры и руководство компании самостоятельно выбирают наиболее подходящий вариант.

Этапы планирования

Планирование является важным этапом в управлении любым проектом, бизнесом или организацией. Каждый этап планирования важен для успешной реализации задумки и достижения желаемых показателей.

Этапы планирования могут различаться в зависимости от цели и объема планирования, но общие стадии включают:

1. Определение целей и задач. Определяется результат, которого нужно достигнуть, а также задачи, которые нужно выполнить.
2. Сбор и анализ информации. Собирается информация, необходимая для определения возможностей и угроз, анализа конкурентов, потребностей клиентов, рыночных тенденций и других факторов, влияющих на решения, которые будут приняты.
3. Определение альтернативных вариантов действий. Исследуется ряд возможных альтернативных вариантов, которые могут быть использованы для достижения поставленных результатов.
4. Оценка и выбор оптимального варианта. Производится оценка каждого из альтернативных вариантов и выбирается наиболее подходящий.
5. Разработка детального проекта. Разрабатывается детальный план работ, которые необходимы для достижения поставленных показателей.
6. Реализация. На этом этапе выполняются действия, обозначенные в плане.
7. Мониторинг и контроль. Производится отслеживание и контроль реализации обозначенных работ, а также корректирование плана в случае необходимости.
8. Оценка результатов. Руководством оцениваются результаты выполненной работы и принимается решение о том, какие изменения нужно внести в следующую итерацию планирования или в реализацию стратегии.

Грамотное составление плана позволяет определить цели, выбрать оптимальный путь и реализовать действия, которые приведут к их достижению. Различные подходы и методы планирования позволяют выбрать оптимальную стратегию для максимального успеха в реализации проектов и бизнеса.

Как организовать процесс планирования

Организация процесса планирования зависит от типа проекта или деятельности, которую вы планируете, а также от других факторов, таких как его объем, сроки и степень сложности.

Несмотря на это, существуют некоторые общие рекомендации, которые помогут организовать процесс более эффективно. Рассмотрим их подробнее:

• Назначьте конечные цели вашего сценария или деятельности, а также задачи, которые важно выполнить, чтобы их достичь. Так легче понять, на каком этапе вы находитесь, и какие ресурсы вам нужны.
• Определите риски и возможности, связанные с вашим проектом или деятельностью, и разработайте план действий, чтобы избежать негативных последствий и использовать возможности.
• Разбейте ваш проект на этапы и определите сроки каждого этапа. Так проще следить за прогрессом и правильно планировать ресурсы.
• Составьте детализированный план действий, который содержит список необходимых задач, ключевые даты, ответственные лица и период выполнения.
• Регулярно отслеживайте свой прогресс, чтобы убедиться, что вы на правильном пути, и внести корректировки, если это необходимо.
• Используйте различные инструменты для планирования, такие как календари, листы Excel, диаграммы Ганта или программы управления проектами.

Важно понимать, что составление плана – динамичный процесс, и его нужно регулярно обновлять и изменять, основываясь на изменениях в проекте или среде. Также не забывайте о коммуникации и обратной связи во время планирования, это поможет сформировать более точную картину и выполнить проект более эффективно.

Принципы планирования

Планирование является важным элементом достижения успеха в любой области деятельности. Чтобы успешно реализовать проект, наладить бизнес-процессы, достичь поставленных показателей, необходимо правильно спланировать все этапы работы. Для этого требуется соблюдать ряд принципов, которые позволяют достичь результата за минимальное время и с максимальной эффективностью.

Основные принципы планирования:

• Целенаправленность. Каждое действие должно иметь прямое отношение к определенной задаче.
• Участие. Включение различных заинтересованных сторон в планирование, анализ и принятие решений, чтобы повысить качество результата и легче добиться его успешной реализации.
• Рациональность. Оптимизация использования материальных и человеческих ресурсов. Сокращение затрат.
• Гибкость. Адаптация к переменам внешней среды, оперативность корректировок.
• Комплексность. Выдерживание связи и баланса между всеми элементами проекта или деятельности.
• Системность. Строгая структура плана, включающая определенное место, последовательность и взаимосвязь процессов и мероприятий.
• Иерархия. Выделение основных задач и их последующее деление на подзадачи.
• Своевременность. Принятие мер в определенные сроки.
• Непротиворечивость. Выбор вариантов действий, не противоречащих с другими элементами плана.
• Точность. Установление точных показателей и критериев успеха, чтобы проводить анализ результатов.
• Контроль. Системный мониторинг реализации всех мероприятий и их оценка.
• Фиксация. Составление документации и отчетности по основным параметрам плана, например, задачам, ресурсам, срокам исполнения, ответственным лицам.

Перед началом планирования необходимо знать и учитывать отдельные особенности, такие как политика компании, особенности рынка, тип проекта, область деятельности и другие факторы. Важно постоянно вести анализ результатов, создавать отчетные документы и корректировать план с учетом характера внешней среды.

Методы планирования

Существует множество методов, позволяющих провести эффективное планирование, какие из них применять зависит от конкретной задачи или области деятельности. Рассмотрим ряд основных методов планирования.

Правило Парето

Правило Парето, также известное как закон 80/20, представляет собой эмпирическое утверждение, что приблизительно 20% действий являются ответственными за 80% результатов. Это правило разработано итальянским экономистом Вильфредо Парето в конце XIX века, когда он исследовал распределение богатства в Италии.

Принцип Парето применяется во множестве областей: от бизнеса до науки и технологий. Примеры:

• в бизнесе: часто 20% клиентов компании приносят 80% прибыли, а 20% продуктов или услуг компании генерируют 80% общей прибыли;
• в производстве: 20% дефектных деталей могут привести к 80% отказов на конечном товаре;
• в личной жизни: 20% времени, потраченного на выполнение задач, может привести к 80% продуктивности.

Разумеется, в большинстве случаев соотношение не будет стопроцентным и может колебаться, например, 70/30 или 90/10.

Применение правила Парето в бизнесе может помочь руководителям сконцентрироваться на 20% наиболее важных клиентах, продуктах или услугах компании. Это правило может стать помощником и в личной жизни, чтобы грамотно распределить дела в течение дня или другого периода времени. Тайм-менеджмент и совокупность принципов планирования положительно отразится на качестве жизни и сделает влияние стресса менее выраженным.

ABC планирование

ABC-анализ является методом планирования и тайм-менеджмента, который применяется для определения наиболее важных и наименее важных задач, процессов или элементов проекта. Он основан на примере, указанном выше — принципе Парето, который утверждает, что 80% результатов достигаются 20% усилий.

ABC-анализ подразумевает разделение всех задач, процессов, элементов на три категории:

• A (наиболее важные) – составляют не более 15% от общего числа задач или элементов, но имеют наибольший вклад в достижение желаемого результата. Первоочередные задачи, без которых невозможно достичь нужного результата.
• B (средней важности) – составляют приблизительно 20% от общего числа задач или элементов и имеют среднее значение для достижения целей проекта.
• C (наименее важные) – составляют около 65% от общего числа задач или элементов, но вносят наименьший вклад в достижение целей проекта.

После разделения задач на категории ABC-анализ дает возможность сконцентрироваться на группе A – наиболее важных задачах, чтобы достичь цели наиболее эффективно и оптимизировать использование ресурсов на предприятии. Категории B и C могут быть выполнены в процессе работы с более важными задачами.

Матрица Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра – это метод планирования своих задач в повседневной жизни, который был разработан доктором Дуайтом Эйзенхауэром, бывшим американским президентом и генералом армии США. Он помогал управлять своим расписанием во время службы в армии и избегать прокрастинации.

Суть метода Эйзенхауэра заключается в предположении, что каждая задача может быть измерена по двум критериям: важности и срочности. За счет этого можно структурировать задачи и запланировать свой день, определив наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить в отведенный срок.

Основная идея принципа заключается в разделении задач на четыре категории:

• Самые важные и срочные задачи (внезапные проблемы, неотложные задачи проекта).
• Важные, но несрочные задачи (планирование проектов, обучение).
• Неважные, но срочные задачи (срочные телефонные звонки, ответы на электронные письма).
• Неважные и несрочные задачи (чтение новостей, просмотр видео, социальные медиа).

Эйзенхауэр советовал начинать с важных и срочных задач, а оставшиеся задачи размещать в соответствующих категориях. Так можно использовать наиболее продуктивное время на выполнение важных задач, а также управлять своим расписанием более эффективно, сэкономить время и сократить стресс.

Выбирать метод планирования необходимо в зависимости от типа проекта и его сложности. Не забывайте учитывать доступные ресурсы и опыт команды при реализации плана.

Хронометраж

Хронометраж – это процесс измерения времени, необходимый для исполнения конкретной задачи или операции. Хронометраж применим во многих областях: от производства и до спорта.

В производственной сфере хронометраж используется для определения стоимости производства и уменьшения времени обработки товаров, а также для улучшения качества продукции и сокращения затрат на трудовые ресурсы.

Сегодня для хронометража используются различные методы, например, наблюдения за временем выполнения операции, разделения работы на элементы и составления расписания, штрафных штампов и т. д.

В целом, хронометраж является важным инструментом, который успешно работает и позволяет контролировать время и улучшать производительность в различных сферах деятельности.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это инструмент для визуального представления хода реализации программы или задачи в конкретный период времени. Представляет собой графическую диаграмму, на которой по горизонтальной оси отображается временной интервал, а по вертикальной оси – перечень задач, необходимых для выполнения задачи.

Каждая задача представлена горизонтальной полосой, длина которой соответствует продолжительности времени, необходимого для ее выполнения. Цвет полосы может указывать на статус задачи (зеленый – выполнена, желтый – в процессе, красный – не выполнена в срок).

Диаграмма наглядно показывает все задачи и их очередность выполнения, а также позволяет оценить продолжительность каждой задачи и общее время, необходимое для выполнения проекта. Кроме того, высокая детализация системы позволяет отображать зависимость между задачами, ресурсами, отображает точки их соприкосновения.

Техника SMART

Техника SMART – это методология, которая используется для установления эффективных и достижимых итоговых показателей.

Акроним SMART состоит из пяти критериев, которыми должны обладать поставленные цели:

• Specific – должна быть ясно определена и понятна. Она должна описывать конкретный результат, который нужно получить.
• Measurable – должна быть измерима и иметь количественную метрику или критерий, по которому можно оценить ее выполнение.
• Achievable – должна быть достижимой и реалистичной. Это означает, что ее выполнение возможно и не требует нереальных усилий или средств.
• Relevant – должна быть актуальна, соответствовать текущей ситуации и миссии предприятия или персональным целям человека. Она должна иметь значение для достижения более широких целей.
• Time-bound – должна иметь четкий срок выполнения. Устанавливается конкретный график работ и контролируется процесс достижения цели.

В целом с помощью техники SMART можно определить конкретные, достижимые и измеримые цели, что способствует более эффективному использованию времени и ресурсов, повышает мотивацию и вероятность достижения поставленных результатов.

Метод OKR

Метод OKR (Objectives and Key Results) – это система управления, используемая для установления целей и их измерения. Метод ОКR был разработан компанией Intel в 1970-х годах и широко распространился в других технологических компаниях, таких как Google и Amazon.

Система ОКR состоит из двух основных элементов:

• Цели (Objectives) – конкретные результаты, которые вы хотите достичь. Они должны быть ясно определены и конкретны. Могут быть долгосрочными или краткосрочными и относиться к любой области деятельности.
• Ключевые показатели результативности (Key Results) – оценочные инструменты, которые используются для измерения прогресса в достижении целей. Ключевые показатели результата могут быть количественными или качественными и должны быть связаны с конкретными целями.

Процесс установления целей включает несколько этапов:

1. Поиск главных целей бизнеса, миссии и стратегии компании.
2. Разработка конкретных целей и ключевых показателей результативности, связанных с миссией и стратегией компании.
3. Постановка задач и ключевых показателей результативности на краткосрочный и долгосрочный период.
4. Ежеквартальное оценивание прогресса в достижении целей и корректировка их при необходимости

Успешной системе управления ОКR требуется коммуникация и прозрачность между руководством компании и ее сотрудниками. Цели и ключевые показатели результативности должны быть доступны и понятны для всех сотрудников компании. На совещаниях необходимо говорить об актуальных проблемах, оценивать комментарии исполнителей, коллективно принимать решения. Используя эту систему, можно делегировать полномочия, чтобы добиваться еще более высоких показателей.

Список целей и задач

Это наиболее простой метод, который заключается в формировании списков дел, которые необходимо выполнить в определенный период времени. В самом простом исполнении это может быть записная книжка, в которой записаны задачи, по мере выполнения их просто вычеркивают. Можно использовать специализированные приложения, которые имеют дополнительные функции и удобный интерфейс.

Все рассмотренные методики могут использовать по отдельности или в паре. Выбор зависит от особенностей проекта и ваших личных предпочтений.

Советы по продуктивному планированию

Если вы сталкиваетесь с трудностями в процессе составления планов, неудовлетворены результатом или работа отнимает слишком много времени, скорее всего, вам помогут полезные советы.

• Начать стоит с выбора наиболее удобной для вас методики планирования.
• Возьмите составление планов в привычку, занимайтесь планированием каждый вечер.
• Концентрируйтесь на главном, помните, что именно нужно сделать в первую очередь.
• Делите объемные задачи на более маленькие, это позволит достаточно легко их решать.
• Не нужно выполнять несколько работ одновременно.
• Не пытайтесь вместить огромное количество задач в один план.
• Реально расценивайте объем и сложность работ.
• Не торопите сроки, спешка приводит к фиаско.
• Формируйте цели максимально точно и доступно.
• Отслеживайте процесс и своевременно вносите изменения.
• Визуализируйте план удобным для вас способом.
• Держите список задач перед глазами и чаще в него заглядывайте.

Для совершенствования навыков планирования можно опираться на опыт бизнес-тренеров, а со временем и на свой личный. Действуя в соответствии с рекомендациями удастся составить даже сложный план для ответственного процесса всего за несколько часов.

Часто задаваемые вопросы

Планирование включает в себя определение целей, оценку текущих показателей ситуации, выбор наиболее эффективных стратегий и методов достижения поставленных целей, а также определение бюджета и других средств. В общем, это процесс определения маршрута действий для достижения желаемых результатов в будущем.

Помимо вышеупомянутых пунктов, в бизнесе при планировании также следует учитывать рыночные условия, конкуренцию, ресурсы, негативные последствия, навыки и другие факторы.

Да, конечно, изменение планов – это вполне нормально в бизнесе и жизни в целом. Иногда возникают непредвиденные обстоятельства, которые требуют изменения стратегий и планов действий. Важно помнить, что гибкость и адаптивность – это одни из ключевых качеств успешной реализации поставленных целей.

Расстановка приоритетов является индивидуальным процессом, который зависит исключительно от ваших целей. В первую очередь нужно разделить все процессы на наиболее важные и срочные. Для этого можно воспользоваться одним из рассмотренных методов в этой статье.

Дополнительно стоит обратить внимание на сроки реализации целей, возможные проблемы, коммуникацию между участниками проекта, критерии успеха, управление ресурсами.

Заключение

Планирование является важным инструментом управления любого процесса, будь то личный проект, рабочая команда или бизнес-процесс в компании. Главная цель — предсказать то, что может произойти в будущем и подготовиться к этому заранее, уменьшить вероятность проблем и повысить вероятность успеха. Важно четко определить цели, задачи, сроки и бюджет, принимая во внимание коммуникации, критерии успеха и другие факторы. Расстановка приоритетов позволяет добиваться наилучших результатов в кратчайшие сроки. Необходимо регулярно пересматривать план, оптимизировать его и принимать неотложные меры, если что-то идет не так. Планирование является процессом, который дает возможность оптимизировать работу в команде, повышает эффективность и открывает новые возможности для развития.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Иллюстрация: Mike Dotta / Shutterstock / Colowgee для Skillbox Media

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

О плане проекта рассказал

Эксперт в области управления цифровыми проектами с 17-летним международным опытом. Бизнес-архитектор. Студент программы Skillbox и СПбГУ MBA «Лидеры изменений».

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального результата, например продукта или услуги. У проектов есть свои ограничения по времени, бюджету, содержанию. Чтобы прийти к намеченному результату, нужен план.

В этом материале Skillbox Media расскажем о плане проекта.

• Что такое план проекта и зачем он нужен
• Что входит в планирование
• Как планировать по PMBoK
• Как устроено планирование в Agile
• Где брать шаблоны

---

План проекта — документ, в котором описан проект. В него обычно включают ряд последовательных действий, мероприятий или задач. Эта последовательность показывает, как команда будет достигать цели в установленный срок и с ограниченными ресурсами.

Вот какие элементы ещё есть в документе:

• цели, задачи — к чему нужно прийти;
• заинтересованные стороны — все, кому важен результат;
• график работ, в котором можно наметить контрольные точки;
• бюджет, все необходимые ресурсы;
• коммуникация — как команда проекта и заинтересованные стороны будут обмениваться информацией.

План может быть мультисценарным. Это значит, что в нём будет указано несколько сценариев развития проекта и последовательность действий для них. Это помогает снизить риски — если что-то пойдёт не так, вы будете готовы активировать план Б или использовать резерв времени или бюджета.

План проекта составляют на этапе подготовки. Сначала он может быть укрупнённым — только с важными ограничениями и этапами. Позже его могут детализировать, уточнять или корректировать. Но работают с ним всегда в одном документе, чтобы не упустить из виду ничего важного.

План проекта нужен менеджерам, команде и всем заинтересованным сторонам. Он помогает координировать действия и достичь намеченной цели. Можно сказать, что проект без плана — как корабль без навигации и карты:

• невозможно определить, держит он курс или нет;
• нельзя понять, есть ли проблемы и в чём они состоят;
• есть риск, что команда проекта выгорит, потеряет мотивацию, не достигнув цели.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет освоить проектный менеджмент

• «Профессия Менеджер проектов» — изучить разные методологии и управлять бюджетом, сроком и командой.
• «Управление проектами» — сопровождать проекты из любой отрасли на каждом этапе, от брифования до поддержки.
• «Управление командами» — управлять конфликтами, мотивировать и развивать сотрудников.

Планирование — это процесс создания плана. За него обычно отвечает менеджер проекта. Но он может подключать к нему членов команды и заинтересованные стороны, чтобы согласовать цели, задачи, ограничения и другие важные элементы плана.

Приступить к планированию невозможно без формулировки цели проекта и определения его заинтересованных сторон. Только после этого можно отвечать на вопросы: что и зачем делаем, как, когда, кто за это отвечает, сколько это будет стоить и что будет, если что-то пойдёт не так.

Поиск ответов на эти вопросы — и есть планирование. Подробнее обо всех его этапах можно почитать в отдельной статье. Здесь перечислим принципы, которых нужно придерживаться для успешного планирования:

• Держите цели и задачи в фокусе. Менеджеру проекта важно проявить лидерские качества и повести за собой команду к общей цели. Поэтому он сам должен фокусироваться на ней.
• Сделайте планирование коллективным творчеством. Подключайте к процессу как можно больше участников и заинтересованных сторон. Это сделает план проекта проработанным и устойчивым.
• Используйте принцип меритократии. Он подразумевает, что важные решения должны принимать компетентные люди. Поэтому учитывайте все мнения, но они должны влиять на проект в разной степени. Создавайте такие условия, чтобы объективно талантливые люди могли влиять на принятие решений.
• Не бойтесь вносить изменения в план. Управляйте ими умно и проактивно. Помните, что план устаревает в момент, когда он готов. Поэтому старайтесь предвидеть возможные трудности и действуйте на опережение.

Дополнительный совет — развивайтесь сами и развивайте свою команду. Изучайте принципы и подходы к планированию, которыми пользуются ваши коллеги и конкуренты по отрасли. Со временем это поможет проще планировать, работать и взаимодействовать с командой.

PMI — институт управления проектами — выпускает PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Это свод знаний по управлению проектами. В PMBoK среди прочего описано планирование.

Согласно PMBoK, планирование — постоянный процесс. Для него менеджер должен использовать почти все области знаний, описанные в своде. Это управление:

Содержанием. На этом этапе идёт сбор требований заказчиков и заинтересованных сторон, определение целей: чего нужно достичь. На нём можно составить иерархическую структуру работ — список всех небольших задач, необходимых для достижения цели.

Сроками. Чтобы оценить сроки, нужно определить состав работ, взаимосвязи между задачами, необходимые ресурсы. Потом оценить длительность операций и разработать расписание работ.

Стоимостью. Это стоимостная оценка работ и необходимых ресурсов. Когда она проведена, менеджер может разрабатывать бюджет.

Качеством. Это планирование уровня качества и контрольных точек, на которых его нужно проверять.

Ресурсами. На этом этапе разрабатывают план управления человеческими ресурсами — распределяют роли и формируют команду. Это особенно важно в проектах, связанных с серьёзными изменениями в организации. На нём также определяют необходимые ресурсы — например, какой понадобится софт.

Коммуникациями. На этом шаге определяют форматы, глубину, частоту и каналы коммуникаций — как все участники проекта будут взаимодействовать между собой.

Рисками. Это поиск и идентификация рисков, их качественный, количественный анализ и разработка планов действий для случаев, если риски наступят.

Интеграцией. Это сборка всех «элементов» в единый план управления, согласование с командой и заинтересованными сторонами. Интеграция позволяет объединить усилия всех сторон для достижения цели.

Этот список можно использовать как чек-лист, чтобы убедиться в полноте плана проекта. Если какая-то область знаний не учтена, постарайтесь понять, как это исправить. Например, можно привлечь кого-то в качестве заинтересованного лица, спонсора, партнёра или члена команды, чтобы он помог вам в управлении рисками или ресурсами.

Agile — методология гибкого управления. Её особенность в том, что команда работает короткими циклами. Результат проекта может быть неизвестен, главная цель разработки — сделать продукт, полезный пользователям. Так как результат неизвестен, нельзя составить план проекта перед его запуском.

Но в Agile составляют планы при формировании бэклога спринта. Спринт — это цикл работы, бэклог — перечень задач, которые нужно выполнить в этом цикле. Исходя из этих задач, менеджер планирует ресурсы, длительность, стоимость каждого спринта и приоритет работ в нём.

Поэтому планирование в Agile остаётся, но этот процесс совмещён с фазой исполнения и «растворён» в ней. Вы можете часто встречаться с командой и клиентом, чтобы контролировать и корректировать план.

В программах для управления проектами встречаются готовые шаблоны планов. В некоторых программах форматы планов подобраны для разных проектов и подходов к управлению.

В Skillbox Media есть подборка из восьми программ для менеджера проектов. Здесь мы перечислим главное, что о них нужно знать:

• MS Project — самое популярное, но сложное решение, оплата которого сейчас недоступна в России.
• Wrike — облачный сервис для планирования и управления проектами.
• Comindware — сервис с облачной и локальной версией, большим числом шаблонов. Подходит для Agile-разработки.
• «Аспро.Cloud» — российский облачный сервис, подходящий для Agile.
• Podio — программа с открытым исходным кодом, которую можно интегрировать с любыми сервисами.
• Worksection — сервис, который прекратил работу с пользователями из России.
• Advanta — российская программа, поддерживающая методологии Scrum и Agile.
• Jira — сервис, который работает на сервере или облаке. Оплатить его из России нельзя.
• «Битрикс24» — российский комплексный софт, в котором есть функция управления проектами.

Редакция «маркетинг» рекомендует

Как узнать больше об управлении проектами

• Управление проектами — отдельное направление в менеджменте. В нём много методик, принципов, концепций и практик. Начать изучение темы можно с этого материала Skillbox Media.
• Чтобы правильно составить план проекта, можно использовать декомпозицию. Это значит разобрать проект на небольшие части, или задачи. Так вы поймёте, сколько ресурсов и времени понадобится на достижение цели. Прочитайте наш гайд, чтобы научиться декомпозиции.
• За управление проектами отвечают менеджеры. Они умеют планировать, выстраивать систему коммуникаций, управлять командой и процессами и много что ещё. Узнать о профессии подробнее можно в этом материале Skillbox Media.
• Если вы хотите стартовать в профессии, приходите на курс Skillbox «Профессия Менеджер проектов». На нём учат определять цели проекта, собирать команду, работать с бюджетом, общаться с заказчиком. Также на курсе можно научиться готовить презентации и работать с Excel: делать сложные расчёты и готовить отчёты.

Другие материалы Skillbox Media о проектном менеджменте

• Что такое проект и что может быть его целью
• Главное о PMBoK — своде знаний по управлению проектами
• Что такое KPI, какие они бывают, как их разработать и показать графически
• Пошаговое руководство по управлению бюджетом проекта
• Что такое матрица RACI и как она помогает достигать целей в срок

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

В своей предыдущей статье я затрагивал вопросы, связанные с основными принципами самоменеджмента и теми изменениями, которые могут произойти в вашей жизни, если вы будете им следовать.

— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

— Зависит от того, куда ты хочешь прийти, — ответил Кот.

— Да мне почти всё равно, — начала Алиса.

— Тогда всё равно, куда идти, — сказал Кот.

Льюис Кэрролл

Планирование является первым шагом к любому полноценному изменению в жизни: будь то борьба с вредной привычкой или работа над отношениями. Многие люди, к сожалению, не придают этому этапу должного значения и в итоге отказываются от своих амбициозных целей. Для того, чтобы пройти этот путь успешно, нужно в первую очередь понимать, что такое планирование и как его использовать.

Что такое планирование?

Планирование переносит будущее в настоящее и позволяет вам что-нибудь сделать с ним сейчас.

Алан Лакейн

В практике самоменеджмента планирование — это постановка целей и формирование путей для их достижения. Этот этап является ключевым. Если вы смогли спросить у себя, что же делать дальше, то вы положили начало изменениям.

Планирование помогает не просто выработать порядок действий по изменению себя, но и глубже понять, чего же мы хотим достигнуть на самом деле. Слишком часто оказывается так, что за простым желанием побороть вредную привычку лежит скрытая потребность в признании или понимании. Если её выявить, то можно упростить работу над собой.

В самоменеджменте планирование включает в себя четыре стадии:

1. Миссия.
2. Цель.
3. Задачи.
4. План.

Познакомившись с этой простой схемой, вы сегодня же начнёте движение к своим целям.

Миссия. Ради чего всё это?

— Ты не туда идёшь! Огни в другой стороне!

— Мне всё равно, я зажгу свои.

С просторов интернета

Очень часто первым этапом планирования называют целеполагание, что далеко не всегда является верным. Цель подразумевает конкретное выражение внутренних желаний, которые даже при её достижении могут быть не удовлетворены. Первым шагом к планированию изменений должна быть миссия.

Миссия является нашей внутренней целью, тем самым потаённым призывом, который мы не привыкли озвучивать, когда начинаем стремиться к чему-то.

— Почему вы хотите бросить курить?

— Я хочу перестать вредить самому себе.

— Зачем вам это?

— Я хочу укрепить своё здоровье и жить долго.

— Почему?

— Я хочу увидеть, как растут мои дети.

За простыми привычками могут стоять большие внутренние желания, которые вы должны обнажить. Таким образом, самоцелью должно стать стремление именно к ним. Прелесть миссии, в отличие от цели, заключается в том, что она недостижима и всегда является стимулом при работе над собой. Так, даже после того, как человек бросит курить, он будет поддерживать здоровье, сможет начать активно заниматься спортом или перейти на более здоровую пищу.

Шаг 1. Какой бы ни была ваша цель на данный момент, потратьте пять минут на то, чтобы копнуть глубже. Найдите свою истинную миссию. Запиши её как можно проще и понятнее для себя. Пусть она всегда будет у вас перед глазами: поставьте её как заставку на телефон, запишите на стикере и приклейте на видном месте или зафиксируйте на титульной странице своего ежедневника.

Не забывайте постоянно напоминать себе, ради чего всё это.

Цель. Куда ведёт миссия?

Поставь цель, ресурсы найдутся.

Махатма Ганди

О целеполагании написано столько книг и сказано столько мудрых слов, что я постараюсь лишь обобщить те знания, которые имеются у меня, и поделиться работающей методикой.

После определения миссии, которая будет являться вашим основным мотиватором на пути изменений, вы можете вернуться к своей первоначальной цели.

Самым эффективным инструментом при формулировке целей для меня являются SMART-критерии, в соответствии с которыми цель должна быть:

• S — точной. В отличие от миссии, ваша цель должна быть выражена в конкретном результате, которого вы хотите достичь.
• M — измеримой. Выразите свою цель в цифрах. Например, в прошлом году я решил больше читать. Моим желаемым результатом было 30 000 прочитанных за год страниц.
• A — достижимой. Как понять, достижима ли ваша цель? К сожалению, именно этот пункт чаще всего пугает людей, потому что они боятся не оправдать своих высоких ожиданий. Вам стоит помнить, что ваша работа будет состоять из постоянных и последовательных небольших шагов, поэтому уже результат первого дня не даст вам пасть духом. Не огорчайтесь, если ваша цель будет реализована не на все 100%. Вы в любом случае будете рады тем усилиям, которые приложили для работы над собой (так, я к концу года прочитал только 22 074 страницы, но в этом году уже опережаю график на месяц).
• R — значимой. Если ваша цель действительно соответствует миссии, не сомневайтесь, что она имеет для вас абсолютную значимость.
• T — ограниченной во времени. Большой вопрос для людей заключается в том, на какие сроки ставить цель. Я планирую максимум на один-два года. Я так решил, потому что на данный момент реализация моих планов не требует больших сроков, а ограниченные сроки только стимулируют меня.

Шаг 2. Прямо сейчас под вашей миссией поставьте себе несколько целей на ближайший срок, который составит не более одного года. Лучше, чтобы целей было не больше трёх, иначе ваше внимание может начать рассеиваться. Периодически просматривайте их и не бойтесь вносить корректировки. Ваши цели не должны становиться догмами. Они являются ориентирами, на которые нужно опираться и которые всегда можно пересмотреть.

Задачи и планы. Когда начинать работать?

— Если ты совершил действие, то обязательно получаешь результат, хочешь ты этого или нет.

— Мистика какая-то.

— Мистика — совершить действие и думать, что ничего не будет.

Владимир Серкин

Задачи являются прямым продолжением ваших целей, но они ограничены сроком исполнения. Он должен составлять один-два месяца. Такое дробление необходимо для того, чтобы вы всегда могли увидеть промежуточный результат работы над собой.

Например, если вашей целью было бросить курить за год, то задачей на текущий месяц будет снизить потребление сигарет на четыре штуки в день. Это звучит не так уж страшно, верно?

После этого вы можете взяться за составление плана, который является ключевым фактором для достижения успеха. Именно план помогает определить тот первый шаг, который приблизит вас к цели прямо сейчас. Он будет чек-листом того, что вы совершите уже сегодня.

Большинство из нас ставят грандиозные цели, но, пугаясь их масштаба и не зная, как к ним подступиться, бросают дело, даже не начав. Единственный способ достичь желаемого — прямо сейчас написать план того, что вы сделаете сегодня, чтобы приблизиться к вашей миссии.

План может включать всего одно действие. Например, сегодня вы посчитаете, сколько выкуриваете сигарет в день, и выкурите на одну меньше. Таков же будет план и на завтра, и на послезавтра, пока первая задача на неделю не будет выполнена. Согласитесь, человеку, который выкуривает пачку в день, проще отказаться от одной сигареты сегодня, чем крикнуть, выбрасывая всю пачку в мусор: «Никогда больше!». А на следующий день купить новую и вернуться к пагубному пристрастию.

Ваше первое действие — не просто победа одного дня. Это и есть реализация вашей миссии. В этом и заключается весь секрет. Так живут те, кто кажется нам успешными и счастливыми людьми. Они не воспринимают свою жертву сегодня как часть большой цели. Их каждодневная работа над собой и есть та самая цель.

Шаг 3. Прямо сейчас возьмите листок бумаги и запишите себе план на сегодняшний день, то, что вы должны сделать, чтобы приблизиться к решению первых краткосрочных задач (только не забывайте про свою амбициозную миссию).

Резюме

• Всегда ищите источник своего внутреннего стремления к изменениям, задавайте себе вопрос: «Ради чего я хочу измениться?».
• Ставьте долгосрочные цели, но не делайте из них догм, работайте с ними и отмечайте свои победы.
• Прямо сейчас составьте план того, что сделаете сегодня, чтобы начать наслаждаться реализацией вашей миссии.

Вы всё ещё сидите и читаете эту статью? Немедленно вставайте и идите реализовывать свой потенциал! Успехов вам!