Актуально на: 7 декабря 2020 г.
0
Прогул – это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня/смены, независимо от его/ее продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня/смены (пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
За прогул, как за грубое нарушение трудовых обязанностей, к работнику может быть применена одна из следующих санкций: замечание, выговор или увольнение (ст. 192-193 ТК РФ). И нельзя забывать, что ТК РФ не содержит никаких иных видов взысканий для работников кроме поименованных выше. Это значит, что штрафы, переносы отпуска в качестве наказания работника и т.д. – все это незаконно.
Документальное оформление прогула
Независимо от «вида» санкции применение дисциплинарного взыскания необходимо правильно документально оформить. Для этого, во-первых, надо составить акт или иной документ, чтобы зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. И во-вторых, установить причину его отсутствия. Поскольку работник может не выйти на работу и по уважительной причине. Тогда оснований для применения взыскания у работодателя не будет. Кстати, если работник отсутствовал не в связи с болезнью и не потому, что исполнял государственные или общественные обязанности (ст. 170, 165 ТК РФ), то насколько уважительной была причина неявки на работу, решает работодатель.
Если из-за прогула работник будет уволен, а затем решит обратиться в суд с целью восстановления на работе, то акт об отсутствии на рабочем месте послужит доказательством его неявки в соответствующий рабочий день.
Форма акта отсутствия работника на рабочем месте приведена ниже.
Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте
Единой формы акта об отсутствии на работе сотрудника нет. Как правило, обязанность по составлению акта ложится на плечи либо непосредственного начальника прогульщика, либо специалиста отдела кадров. В акте должны быть указаны должность и ФИО отсутствующего лица, дата и рабочее время, в течение которого он отсутствовал.
И конечно, в акте отсутствия работника на рабочем месте указывают тех лиц, которые подтверждают факт прогула. На акте должны стоять их подписи.
Обратите внимание, что приведенный нами образец актуален и сейчас.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Также читайте:
- Объявляем замечание или выговор
- Увольнение за прогул: нет человека – но есть проблема
- Неявка работника: отсутствие по уважительной причине или прогул?
Акт о невыходе на работу – самостоятельный документ, фиксирующий отсутствие сотрудника на рабочем месте с начала рабочего дня. От акта о прогуле он отличается тем, что документирует именно неявку в тот момент, когда еще неизвестно о причине отсутствия сотрудника. Акт послужит вспомогательным документом, если по прошествии времени обнаружится, что имел место именно прогул, и не повредит, если выяснится, что причиной неявки стала болезнь или какое-либо другое уважительное обстоятельство.
Акт о невыходе на работу может быть составлен только в том случае, если отсутствующий сотрудник не предупредил заранее свое руководство или коллег о том, что не появится на рабочем месте в определенный день.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта о невыходе на работу .docСкачать образец заполнения акта о невыходе на работу .doc
Кто составляет акт
Данный документ составляет либо начальник отдела, либо секретарь, либо специалист кадрового отдела, либо юрист предприятия. При его оформлении должна присутствовать специальная комиссия (в составе не менее двух человек), члены которой удостоверят своими подписями факт отсутствия сотрудника по месту исполнения служебных обязанностей.
Действия руководства в случае невыхода сотрудника на работу
Неявка сотрудника регистрируется в табеле учета рабочего времени. До выяснения причин невыхода на работу напротив фамилии сотрудника пишется «НН» или цифровой код «30». Если табель ведется вручную, то до установления обстоятельств отсутствия сотрудника отметки следует делать карандашом, чтобы в дальнейшем их откорректировать, если на компьютере, то после выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника, пометки в исходном документе нужно будет также исправить.
В случаях, когда руководство предприятия не имеет стопроцентной уверенности в том, что сотрудник болеет или имеет иные уважительные причины для неявки на работу, акт о невыходе следует составлять каждый день, после чего, в пятницу можно оформить обобщающий акт за всю неделю.
Кроме того, желательно посылать работнику (по адресу его места проживания) письменные уведомления о невыходе на работу с просьбами пояснить причины неявки. Все эти документы будут иметь доказательную силу в тех случаях, если дело дойдет до суда. Поскольку закон никак не регулирует действия работодателя, то каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать алгоритм действий в таких ситуациях, опираясь на судебную практику и свой опыт.
Основные правила
Акт создаётся в двух экземплярах, каждый из которых является равноценным. Печатная форма или от руки — неважно. Главное — персональные подписи соответствующих лиц.
Данный акт не имеет унифицированного единого для всех образца, поэтому сотрудники организаций могут составлять его в свободной форме или же по специально разработанному и утвержденному внутри предприятия шаблону. Оформлять его можно на обычном листе А4 формата или фирменном бланке компании, как от руки, так и на компьютере. Чётко должен быть отмечен факт неявки сотрудника на рабочее место.
Инструкция по заполнению акта о невыходе на работу
Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать больших трудностей при заполнении.
- Заголовок пишут по центру верхней строки.
- Чуть ниже указывается населенный пункт, в котором зарегистрирована компания, выписывающая акт, а также дата его составления. Затем вписывается точное время оформления акта (обычно ближе к концу рабочего дня).
- Сначала в эту часть акта вносится фамилия, имя, отчество человека, от лица которого заполняется документ.
- Затем вписываются свидетели (работники любых подразделений) с указанием их должностей, фамилий, имен, отчеств, ставится дата, в которую отмечено отсутствие сотрудника на рабочем месте.
- После этого вносятся сведения, касающиеся отсутствующего: его должность (согласно штатному расписанию), фамилия имя отчество, номер и дата трудового договора, по которому он трудоустроен.
- Последняя часть акта включает в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии. Они должны быть также проставлены напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. Заверять акт печатью необязательно, так как он относится к внутреннему документообороту компании.
Далее в свободной форме нужно зафиксировать факт неявки сотрудника.
Затем здесь же нужно удостоверить то, что причины невыхода на работу коллегам отсутствующего неизвестны.
После составления акта
В дальнейшем, если выяснится, что сотрудник не имел уважительных причин для невыхода на работу, данные факты признаются прогулом, что влечет за собой наказание через приказ о дисциплинарном взыскании, вплоть до увольнения. Если же сотрудник, появившись на работе, предоставляет работодателю письменные доказательства об уважительных обстоятельствах отсутствия на рабочем месте, то он освобождается от какой-либо ответственности и на законных основаниях приступает к исполнению служебных обязанностей.
Что считается прогулом
Согласно ТК РФ прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте согласно рабочему графику без уважительных причин. Он признается грубым нарушением работником трудовой дисциплины и условий трудового договора с работодателем, а также несоблюдением правил внутреннего трудового распорядка.
На нашем сайте вы можете ознакомиться с порядком составления правил трудового распорядка и скачать образец заполнения данного документа. Читайте статью «Правила внутреннего трудового распорядка – образец 2022-2023».
А что же понимают под прогулом современные работодатели? Конечно, неявка работников на работу вовремя может доставить руководству компании немало хлопот. И работодатели часто припугивают персонал увольнением за опоздание на работу, задержку после обеденного перерыва, ранний уход с работы и т. д. Но перечисленные ситуации, как правило, не являются прогулами.
Ситуации, в которых отсутствие работника на работе (рабочем месте) признается прогулом, рассмотрели эксперты КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к К+, переходите к Путеводителю по кадровым вопросам, если доступа нет, получите его бесплатно.
С другой стороны, в ТК РФ нет четкого перечня уважительных причин. Наши законодатели оставляют данный вопрос на усмотрение руководства предприятия. Видимо, руководитель должен самостоятельно оценить степень уважительности причины отсутствия на рабочем месте. К уважительным причинам можно отнести болезнь, смерть близких людей, стихийные бедствия, ДТП на дороге, жилищные проблемы, требующие незамедлительного решения, и др. Каждое подобное отсутствие должно быть подтверждено больничным листом, справкой из медицинского учреждения, ГИБДД, управляющей жилищной компании и т. д.
ВАЖНО! Если сотрудник заранее в устной форме предупредил руководителя о своем отсутствии на работе, прогулом это считаться не будет. Особенно когда данный факт смогут подтвердить другие работники предприятия — непосредственные свидетели.
Прогулы сотрудников могут создать проблемы в деятельности организации, в том числе финансовые. К примеру, сбой в производственном процессе предприятия, функционирующего по непрерывному циклу, неподписанный договор на крупную коммерческую сделку, в результате которой предприятие могло увеличить объем выручки, и т. д.
Важные условия для признания прогула
В судебной практике известны случаи, когда прогульщики выигрывали судебные процессы по причине неправильно оформленного и документально не подтвержденного факта прогула и восстанавливались на работе. Вот почему работодатель должен тщательным образом оформить все документы, связанные с прогулом. При этом не стоит делать это задним числом. Как показывает практика, такие факты доказуемы и суд встанет на сторону сотрудника, допустившего прогулы.
В каких же случаях отсутствие сотрудника на работе расценивается как прогул:
- При отсутствии работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены (даже если она длится менее 4 часов).
Если за сотрудником документально не закреплено рабочее место и он находился на территории организации, работодатель не сможет поставить ему официальный прогул. Вывод: закрепляйте за каждым сотрудником рабочее место в трудовом договоре при его поступлении на работу.
- При отсутствии сотрудника на рабочем месте более 4 часов.
При этом если сотрудника не было ровно 4 часа, такое отсутствие не будет считаться прогулом.
- При отсутствии на работе по неуважительным причинам.
Каждое свое отсутствие на рабочем месте сотрудник должен подтвердить оправдательными документами. К примеру, больничным листом, вызовом в суд или на дознание, справкой из медицинского учреждения и другими документами. При этом уволить беременную женщину, которая допустила прогул, работодатель не имеет права.
- При доказанности факта прогула.
Каждый прогул должен быть документально зафиксирован. В противном случае, если работник обратится в суд, правосудие будет не на стороне работодателя.
Бланк и образец акта о невыходе на работу вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Образец акта о невыходе на работу
Скачать
Статья 81 ТК РФ в 2022-2023 годах
В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.
Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.
В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.
Узнайте, как правильно составить график отпусков, и скачайте его бланк на нашем сайте. Читайте статью «График отпусков – бланк и образец заполнения на 2023 год».
Но в любом случае уход в отпуск без согласования с руководством является нарушением трудовой дисциплины, и сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул.
Вам также могут быть полезны статьи:
- «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?»;
- «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск – образец и бланк».
Порой бывает и так, что прогулом заканчивается желание работника уволиться по собственному желанию. Сотрудник пишет заявление на увольнение и, не отработав 2 недели, не выходит на работу в положенное время.
Если работодатель увольняет работника за прогул, он делает соответствующую отметку в его трудовой книжке со ссылкой на ст. 81 ТК РФ.
Как доказать прогул работника
Основная сложность при документальном оформлении прогула работника состоит в том, чтобы доказать неуважительность причины его отсутствия на рабочем месте. В некоторых случаях работник не может поставить руководителя в известность о своем отсутствии на работе по объективным причинам. К примеру, произошла аварийная ситуация на дороге, сотрудника неожиданно госпитализировали в реанимацию и т. д.
ВАЖНО! Не нужно сразу же в день прогула готовить приказ об увольнении или дисциплинарном взыскании. Главное — зафиксировать факт отсутствия человека на его рабочем месте в присутствии нескольких свидетелей.
Для этого отдел кадров должен составить акт об отсутствии сотрудника в произвольной форме на бланке компании. Он подписывается свидетелями, которые могут подтвердить ситуацию. Помимо этого, в акте следует указать место составления, дату и обязательно точное время, Ф. И. О. сотрудника, составившего данный документ, а также свидетелей.
После составления акта и до выяснения причин отсутствия потенциального прогульщика на рабочем месте (если оно есть) в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13 проставляется отметка «НН» (неявка по невыясненным причинам). В дальнейшем, если сотрудник представит оправдательные документы, отметка «НН» исправляется, к примеру, на «Б» (больничный лист). При отсутствии у работника таких документов проставляется «ПР» (прогул).
Пример отражения в табеле (в форме Т-13) прогула подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к К+ и переходите к образцам (в т.ч. в формате excel).
На нашем сайте вы можете узнать порядок заполнения табелей учета рабочего времени, а также скачать их бланки. См. статьи:
- «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк»;
- «Унифицированная форма Т-13 – бланк и образец».
Когда сотрудник появится на рабочем месте, с него следует в обязательном порядке взять объяснительную в письменной форме о причинах прогула (при отсутствии оправдательных документов). Известны случаи, когда уволенный за прогул работник подал на своего работодателя исковое заявление в суд о незаконном увольнении и выиграл судебный процесс.
Почему же увольнение может быть признано незаконным, если факт прогула был доказан? Сотрудник может сослаться на последний абзац ст. 192 ТК РФ и тот факт, что работодатель даже не поинтересовался причинами прогула и не оценил тяжесть проступка и обстоятельства его совершения.
ВАЖНО! В случае прогула обязательно требуйте с работника письменное объяснение.
Но бывают случаи, когда работники отказываются давать пояснение о причинах прогула в письменной форме. Тогда работодателю следует выдать работнику под роспись уведомление о необходимости представить объяснительную. В документе нужно указать количество дней, в течение которых работник должен пояснить свое отсутствие. Это 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).
Если работник отказался получать уведомление или не представил объяснительную по истечении установленного времени, это также следует зафиксировать актом в присутствии свидетелей.
Документальное оформление прогула работника
Итак, мы разобрались, в каких случаях отсутствие сотрудника на рабочем месте считается прогулом и как его доказать. А как оформить прогул работника и его последствия документально?
Окончательное решение о наказании работника за прогул принимает сам работодатель. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:
- Увольнения. При увольнении за прогул не нужно составлять 2 приказа — о наложении дисциплинарного взыскания и расторжении трудового договора. Достаточно приказа о расторжении трудового договора. В качестве основания для такого приказа указываются докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени, то есть документы, которые доказывают факт прогула и обосновывают увольнение.
- Дисциплинарного взыскания. Оно оформляется приказом руководителя учреждения. Этот приказ не имеет унифицированной формы, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец приказа. За основу можно взять унифицированные формы других приказов, чтобы не забыть указать в документе все необходимые реквизиты. К примеру, приказ по форме Т-6 о предоставлении сотруднику отпуска.
Скачать образец приказа по форме Т-6 вы можете на нашем сайте «Унифицированная форма приказа Т-6 – скачать бланк и образец».
В таком приказе необходимо отразить следующие моменты:
- факт нарушения работником трудовой дисциплины, то есть самого прогула, с указанием его даты;
- документы, которые доказывают факт прогула работника (докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени);
- вид наказания (последствия нарушения): выговор, замечание, лишение очередной премии и т. д.
На нашем сайте вы можете скачать пример бланка приказа о дисциплинарном взыскании. См. статью «Приказ о дисциплинарном взыскании – образец и бланк».
Для того чтобы при необходимости наказать работника за прогул, работодатель должен при приеме на работу ознакомить его с трудовыми обязанностями (трудовым договором, должностной инструкцией) и правилами внутреннего трудового распорядка под личную роспись. Тогда после вынесения решения об увольнении или дисциплинарном взыскании, в случае если сотрудник обратится в суд, будет больше шансов, что правосудие встанет на сторону работодателя.
Итоги
Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов в соответствии с рабочим графиком. Это грубое нарушение работником трудовой дисциплины, условий трудового договора с работодателем и правил внутреннего трудового распорядка. Для признания прогула необходимо соблюдение ряда условий:
- отсутствие работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены;
- отсутствие сотрудника на его рабочем месте более 4 часов;
- отсутствие на работе по неуважительным причинам;
- доказанность факта прогула.
В случае прогула работодатель должен потребовать с работника письменное объяснение его отсутствия на рабочем месте. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:
- увольнения, которое оформляется приказом о расторжении трудового договора с работником;
- дисциплинарного взыскания, которое также оформляется соответствующим приказом.
Каждый неправильно оформленный документ может повлиять на исход судебного процесса не в пользу работодателя, если сотрудник обратится в суд из-за незаконного увольнения. Так что все документы должны быть составлены надлежащим образом в нужное время и при необходимости подписаны свидетелями данной ситуации.
Процент восстановления работника на прежнем месте работы после увольнения за прогул велик. В большинстве случаев это вызвано нарушением процедуры увольнения. Ликвидировать «белые пятна» законодательства поможет судебная практика и накопленный опыт компаний.
Основания для увольнения
Право работодателя уволить работника при однократном грубом нарушении трудовых обязанностей, в том числе из-за прогула, закреплено в статье 81 ТК РФ. Статья определяет прогул как «отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)».
Как правильно уволить за прогул сотрудника? Расскажет эксперт по кадрам в курсе «Клерка». Сможете применять все новые правила в кадрах и не бояться, что сотрудник пойдет в суд из-за незаконности ваших действий.
Посмотреть демо-урок курса
Дополнительные пояснения можно найти в судебной практике, в частности, работника можно уволить в таких случаях (пункт 39 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2):
-
невыход на работу без уважительных причин, то есть отсутствие на работе в течение всего рабочего дня (смены) независимо от продолжительности рабочего дня (смены);
-
нахождение сотрудника без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня вне пределов рабочего места;
-
оставление работы без уважительной причины работником на бессрочном трудовом договоре без предупреждения работодателя о расторжении договора;
-
оставление работы без уважительной причины лицом, заключившим срочный трудовой договор, до истечения срока договора;
-
самовольное использование отгулов или уход в отпуск (основной, дополнительный).
Рекомендации работодателю в спорных случаях
Определение периода отсутствия сотрудника на работе и уважительность причин такого отсутствия — особенно проблемные для работодателя момента. Так, ни суды, ни специалисты по трудовому праву не могут четко ответить на вопрос, включать ли в четырехчасовой отрезок времени прогула перерывы для приема пищи. По этому вопросу имеются две точки зрения.
Позиция 1. Обеденный перерыв нужно включать в 4-х часовой отрезок времени прогула. Если этого не сделать, то уволить работника за прогул практически невозможно. Дело в том, что ТК РФ не определяет рабочий день как рабочее время до обеда и после. Значит, обеденный перерыв не может прерывать срок, предусмотренный ст. 81 ТК РФ (подп «а» п. 6 ч. I).
Позиция 2. Обеденный перерыв не включается в 4-х часовой отрезок времени прогула. Статья 106 ТК РФ относит перерыв для приема пищи ко времени отдыха. Значит, сотрудник в это время свободен от исполнения трудовых обязанностей. Отсутствие на рабочем месте в это время не может быть поставлено в вину работнику и повлечь дисциплинарную ответственность.
Вторая точка зрения в судебной практике более распространена, но окончательное решение остается за работодателем.
Следующий спорный момент — уважительность причин невыхода на работу. Поскольку законодательство не содержит перечня таких причин, решение принимает работодатель, осознавая возможность проверки обоснованности признания причины прогула уважительной в суде в случае спора с работником. Отметим, в таких случаях суды принимают во внимание тяжесть проступка работника, отношение к труду, влияние отсутствия работника на рабочий процесс, обстоятельства совершения проступка. К уважительным судьи относили такие причины отсутствия работника:
-
участие в судебном разбирательстве;
-
отпуск без сохранения заработной платы, положенный работнику в соответствии с ТК РФ;
-
невыход на работу после того, как истекли две недели с момента письменного предупреждения работодателя о желании уволиться;
-
плохое самочувствие (подтвержденное документально);
-
болезнь ребенка, которая подтверждается справкой врача, выписками из медицинской карты (даже когда больничный лист открыт лишь на следующий день);
-
проведение аварийных ремонтных работ в квартире работника (подтверждается справкой из ТСЖ, ЖЭКа и пр.);
-
нахождение работника в пути следования к месту учебы и обратно;
-
приостановление работы из-за задержки работодателем более чем на 15 дней выплаты заработной платы (на основании ст. 142 ТК РФ), даже если задолженность частично погашена;
-
отбывание работником административного наказания (административный арест).
Если возникает спор о законности увольнения, доказывать факт прогула обязан работодатель. Поэтому прибегать к увольнению за прогул имеет смысл, только если есть неоспоримые доказательства неуважительности причин отсутствия на рабочем месте, а также документально зафиксированные сведения об отсутствии работника в течение 4-х часового периода времени.
Важно! Увольнение сотрудника за прогул в период временной нетрудоспособности, пребывания работника в отпуске, а также в период беременности сотрудницы неправомерно (ч. 6 ст. 81 и ч. 1 ст. 261 ТК РФ).
Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!
«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотреть бесплатный урок из курса
Алгоритм увольнения за прогул
Не стоит увольнять сотрудника за прогул до его появления на работе, ведь причина отсутствия может оказаться уважительной, а сотрудник не мог сообщить о ней работодателю. Теперь рассмотрим процедуру увольнения за прогул поэтапно, чтобы исключить возможные поводы для возникновения трудового спора с работником.
Шаг 1. Выявите факт отсутствия работника. Точных рекомендаций на этот счет закон не дает. Обнаружить, что работник отсутствует, может любой сотрудник предприятия: табельщик, непосредственный руководитель, коллега. Если сведений о месте нахождения работника или о причинах отсутствия нет, любой из названных сотрудников письменно ставит в известность руководство предприятия.
Документы: докладная записка; табель учета рабочего времени (с отметкой «НН» — отсутствие по невыясненным причинам).
Шаг 2. Составьте акт об отсутствии работника на рабочем месте. Здесь важно корректно зафиксировать период отсутствия. Акт составляется в тот же день, когда выявлено отсутствие работника, иначе суд не признает достоверность доказательства. В акте зафиксируйте: факт отсутствия, время отсутствия, время составления акта, заручитесь подписями не менее 3-х человек из тех работников, которые находятся вблизи рабочего места и имеют возможность наблюдать за местом отсутствующего. Учтите, если сотрудник отсутствует более суток, то акты необходимо составлять ежедневно.
Документы: акт об отсутствии работника на рабочем месте. Желательно составить два документа — к середине и к концу рабочего дня.
Шаг 3. Потребуйте от работника объяснений. Сделать это можно и устно, если сотрудник сразу предоставил объяснение. В противном случае, требование составьте в письменной форме и вручите его работнику под личную подпись. Если работник отказывается от получения требования, составьте акт об отказе в свободной форме с подписями не менее трех сотрудников компании, которые засвидетельствуют факт отказа.
Если сотрудник не появляется на рабочем месте в течение длительного периода, отправьте ему требование почтой с уведомлением о вручении, на котором обязательно должна быть проставлена дата получения документа работником.
Документы: требование о предоставлении письменного объяснения; акт об отказе от получения требования.
Шаг 4. Получить объяснения работника или зафиксировать отказ от объяснений. После передачи требования о предоставлении письменного объяснения у работника есть два дня, чтобы объяснить свое отсутствие. Отсчет дней начинается со следующего за днем передачи требования дня. В этот же срок работник может предъявить доказательства уважительных причин отсутствия. Объяснение оформляется в письменной форме. Если через два дня работник не объяснится, то нужно составить акт об отказе предоставить объяснения. Акт заверяется подписью не менее чем трех сотрудников.
Документы: объяснение сотрудника (объяснительная записка); акт об отказе предоставить объяснения.
Шаг 5. Служебное расследование. Используется, когда неизвестно, была ли причина отсутствия уважительной, или когда сотрудник не выходит на связь. Если не понятно, есть ли вина сотрудника, то лучше создать комиссию для проведения расследования. Комиссия составит акт служебного расследования, в нем указываются обстоятельства, которые удалось выяснить.
Документы: приказ о создании комиссии для проведения служебного расследовании, акт служебного расследования.
Шаг 6.Принятие решения о мере ответственности. Увольнение выступает как мера дисциплинарной ответственности, но работодатель вовсе не обязан уволить такого сотрудника. Можно применить иные меры дисциплинарного взыскания – замечание или выговор. Любое решение работодатель принимает самостоятельно.
Документы: представление о привлечении к ответственности.
Шаг 7.Увольнение. По общему правилу дисциплинарное взыскание может применяться работодателем не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. Нарушение этих сроков дает основания для признания увольнения незаконным.
Итак, если решение об увольнении приняли, то рекомендуется еще раз проверить причины и длительность отсутствия. После проверки, сбора доказательств и оформления выше названных документов можно издавать приказ об увольнении. Ознакомьте работника с этим документом под подпись — на это отводится 3 дня с момента издания приказа, не считая времени отсутствия работника. В случае отказа от подписи, составляйте акт. В день прекращения трудового договора выдайте работнику трудовую книжку и произведите расчет (в день, когда работник появится на работе).
Отметим, что ответственность за несовпадение последнего рабочего дня с днем прекращения трудового договора законодательством не предусмотрена. Последним днем действия трудового договора считается день, предшествующий первому дню прогула, именно он является последним днем работы сотрудника.
Сотрудники должны соблюдать рабочий график согласно ПВТР. Если работник постоянно опаздывает, уходит раньше или вообще не приходит на работу, его можно наказать, но перед этим следует зафиксировать, что человека нет на работе. Для этого составляют акт об отсутствии на рабочем месте. Как оформить такой документ, что в нем должно быть и на какие нюансы обратить внимание, расскажем в статье.
Когда составляют акт об отсутствии на рабочем месте
Если сотрудник исчез после обеда, сильно опаздывает или не пришел с утра и не предупредил коллег, то в большинстве компаний сначала пытаются выяснить, где он. Но есть работодатели, которые строго подходят к нарушению дисциплины и сразу составляют акт об отсутствии работника на рабочем месте.
|
Обратите внимание! Акт об отсутствии на рабочем месте можно составлять, если сотрудник отсутствует любое количество времени, не обязательно ждать четыре часа. Но чаще всего выжидают именно этот период, если работник не появляется, составляют документ. Стоит помнить, что время обеда в эти четыре часа не входит. |
Если были уважительные основания, то акт не представляет никакой угрозы для сотрудника, как правило, на этом дело заканчивается. Если нет, то документ послужит поводом, чтобы уволить нарушителя.
Закон не регламентирует, кто составляет акт об отсутствии. Это может сделать непосредственный начальник, офис-менеджер, сотрудник кадровой службы или юрист компании. Главное — акт должны подписать два свидетеля, которые видели, что работника нет на месте.
Перед тем как составлять акт об отсутствии на рабочем месте
Составление акта об отсутствии на рабочем месте — процедура недолгая, но сначала нужно выяснить причины, по которым сотрудника нет на работе, не стоит сразу увольнять его за прогул (ст. 81 ТК РФ). В Трудовом кодексе не говорится об основаниях, по которым работник может оставлять рабочее место или не приходить на работу. На практике считают оправданным отсутствие человека в некоторых ситуациях:
- Когда случилось что-то чрезвычайное, что не зависит от самого работника: стихийные бедствия и погодные катаклизмы, сбой в работе транспорта, коммунальные аварии дома, вызов в полицию или суд.
- Работник заболел и у него есть подтверждающие документы, или умер близкий родственник, или нужно срочно госпитализировать его.
- Работник не пришел, потому что сдавал донорскую кровь (ст. 186 ТК РФ) или участвовал в забастовке (ст. 414 ТК РФ), или ему задерживают зарплату больше чем на 15 дней. В последнем случае сотрудник пишет заявление на имя руководителя, что приостанавливает работу (ст. 142 ТК РФ). Даже если работодатель выплатит часть суммы, он не вправе требовать, чтобы сотрудник вышел, и увольнять за отсутствие на работе.
- В организации простой. Это время считается рабочим, и сотрудники обязаны быть на своих местах. Если нет другой работы, то можно отпустить всех домой. Такое решение нужно зафиксировать письменно, например, издать приказ о простое и ознакомить с ним всех сотрудников. Образец можно скачать по ссылке. Обычно так мало кто делает, ограничиваются сообщениями по электронной почте или в рабочих мессенджерах.
|
Важно! Стоит помнить одну особенность: со стороны работодателя суд принимает только официальные документы как доказательство. Со стороны работника он принимает все документы, даже распечатку переписки по электронным каналам связи. |
Поэтому если официального приказа нет, но есть письмо, которое освобождает людей от работы на время простоя, уволить их за отсутствие на рабочем месте не получится.
Больше информации о простое по вине работодателя читайте в статье.
- Ссора с начальником после которой работник ушел. Сотрудник имеет право отказаться делать то, что угрожает его жизни или здоровью, или не входит в должностные обязанности (ст. 379 ТК РФ). Суды считают незаконные требования начальника уважительной причиной отсутствия (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС от 08.11.2021 №18-КГ21-93-К4).
- Устные договоренности с работником об изменении графика. Они не имеют юридической силы. Все фиксируйте письменно.
- Дистанционная работа без оформления. Если с работником в личной переписке договорились, что он будет работать из дома, не надо составлять на него акт об отсутствии и увольнять. Суд встанет на его сторону.
Какие требования предъявляют к дистанционной работе, как правильно оформить дистант и что обязательно указать в договоре узнайте в нашем курсе.
Порядок действий при отсутствии сотрудника на работе
В законе не сказано, что должен делать работодатель, если обнаружил отсутствие сотрудника, каждый разрабатывает и утверждает свои правила. Вот несколько пунктов, которые используют большинство компаний.
- Составляют акт. Если сотрудник покинул рабочее место без предупреждения или не пришел на работу один день, то составляют один акт. Если его нет много дней, то в этом случае каждая организация решает сама. Можно составлять акты за каждый день либо раз в неделю или месяц, если сотрудник отсутствует долго. Реже не рекомендуется, потому что применить дисциплинарное взыскание можно только в законные сроки (ст. 193 ТК РФ).
|
|
Важно! Срок будут исчислять с последнего зафиксированного дня отсутствия (определение Московского городского суда от 12.09.2013 № 11-26543/2013). |
Акт об отсутствии на рабочем месте 2023 года можете скачать по ссылке.
2. В табеле ставят особую отметку. До того момента, как выяснится причина отсутствия работника, в табеле учета рабочего времени нужно ставить код «НН» или «30». Если табель ведут вручную, то отметку ставят карандашом, чтобы потом можно было поправить.
Как не путаться в кодах табеля учета рабочего времени, читайте в статье.
3. Отправляют работнику письмо. На домашний адрес работника посылают, уведомление о невыходе на работу и просят объяснить отсутствие. Все эти документы станут доказательствами, если дело пойдет в суд.
Акт составляют в двух экземплярах на бумаге от руки или на компьютере. Форму документа законодательно не утвердили, поэтому можно разработать свой шаблон или написать в свободной форме на обычном листе А4.
Содержание документа закон тоже не регламентирует, поэтому целесообразно опираться на судебную практику в этом вопросе и внести в акт следующие сведения:
- название компании работника;
- дата и порядковый номер самого документа;
- число, когда зафиксировали отсутствие человека, если он не пришел на работу. Если самовольно ушел, то еще и время ухода;
- должность и ФИО нарушителя дисциплины;
- сведения о свидетелях;
- объяснения работника, если он их дал.
В судебной практике были случаи, когда судьи становились на сторону работников только потому, что акт об отсутствии составили неправильно. Самая частая ошибка в этом документе — нет времени или даты отсутствия, акт не подписан всеми участниками. Поэтому важно относится ответственно к таким документам, составлять их внимательно и вовремя.
Как правильно составлять кадровые документы, как без ошибок проводить кадровые процедуры и при этом учесть новые требования закона, узнаете на нашем авторском курсе.