Таблица приоритетов как составить

Иллюстрация: James Anthony Wills / Wikimedia Commons / Дима Руденок для Skillbox Media

Рассказываем обо всём, что нужно для руководства бизнесом, командой или проектом, — от SMM и SEO до корпоративных финансов.

Матрица Эйзенхауэра — простая таблица, разделяющая дела по важности и срочности. Она позволяет приоритизировать задачи, помогает планировать рабочее и свободное время. Матрица подходит и для работы, и для семейных дел — например, для организации ремонта или переезда. В этой статье мы разберёмся, как пользоваться этим инструментом.

• Как работает матрица Эйзенхауэра
• Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте
• Где построить матрицу Эйзенхауэра и где с ней работать: 5 сервисов

---

По легенде, матрицу придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Можно встретить упоминания, что он использовал матрицу на президентском посту. Официального подтверждения этому не было.

В 1984 году матрицу впервые описал Лотар Зайверт — в книге «Ваше время — в ваших руках». Популярность метод приобрёл чуть позже — в конце 1980-х. Стивен Кови рассказал о нём в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

В чём смысл матрицы? Техника помогает быстро рассортировать дела из списка, даже если их много. Внешне всё выглядит просто — достаточно сформировать список задач и ответить на два вопроса о каждой из них.

• Это важно?

• Это срочно?

Далее берём лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые выписываем задачи.

Теперь посмотрим на структуру каждой из ячеек.

Ячейка A: важные и срочные дела:

• дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели;
• задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни;
• вопросы здоровья.

Отвезти родственника в больницу, подготовить отчёт для экстренного совещания — к этой ячейке относятся внезапные дела, откладывать которые нельзя, и задачи, которые возникли из-за кризисов или форс-мажоров.

Предположим, что задача стояла в плане давно, но вы забыли о ней или оттягивали её выполнение до последнего дня.

Квадрант B: важные, но несрочные дела:

• основная деятельность в бизнесе или на работе;
• повседневные дела, которые нельзя не делать.

Здесь находятся задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Тот, кто хорошо работает с этой ячейкой, может рассчитывать на то, что добьётся своих целей. Эти задачи не горят, а значит, не делаются в состоянии, близком к панике.

Меньше препятствий тому, чтобы сделать их без нервов и максимально эффективно. Главное — не затягивать, иначе они перейдут в ячейку А.

Квадрант C: срочные, но не важные дела:

• отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном и снижают эффективность. Эта ячейка самая коварная — есть риск спутать дела из этого сектора с делами ячейки А и получить хаос в приоритетах. К таким задачам можно отнести, например, помощь коллеге в работе: это важно, но приоритет — сделать собственные рабочие задачи вовремя.

Квадрант D: несрочные и неважные дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Парадоксальный квадрант, потому что тут находятся дела, которые, с одной стороны, не приносят пользы, с другой — часто являются приятными. Прислушайтесь: звучит любимая музыка, ждёт удобное кресло, и, главное, участие мозга практически не требуется.

Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, сёрфинг в Сети, компьютерные игры — отдыхать от работы надо, но не в ущерб тому, что продвигает нас к целям.

Как найти баланс между всеми четырьмя ячейками? Для начала важно научиться правильно распределять задачи внутри квадрантов. Есть несколько способов использовать матрицу в тайм-менеджменте.

Идти от запланированного. В «идеальном мире» мы сначала решаем задачи из квадрата B, в оставшееся время делаем задачи из квадрата A. После у нас остаётся время на задачи из ячейки С, а напоследок — заслуженный отдых и приятные задачи из квадрата D.

Последовательный план. Более жизненный сценарий: сначала выполняем срочные задачи из квадрата A — если их нужно сделать прямо сейчас. После решаем повседневные задачи из квадрата B, ну а напоследок — дела из ячеек С и D.

Экстренная ситуация. Если на первый план выходят сроки, сначала делаем задачи из квадрата A, после C, а затем B и D. В этой стратегии приоритет — срочность, а следующий за ним — важность.

Важно! Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри ячеек. Например, на A1, A2, C1 и C2. Можно менять статус задач и переносить их из одной ячейки в другую. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A. Также стоит уделять внимание отдыху — если вы выгорели и чувствуете, что работать больше не в состоянии, «отдых на 3 дня» стоит переместить из ячейки D в ячейку A.

В блокноте или тетради. Самый простой способ построить матрицу Эйзенхауэра — сделать её на бумаге. Можно разлиновать листы самостоятельно или взять специальный ежедневник. Главное, чтобы вам были понятны границы между квадратами.

В офисном редакторе. Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах — в виде таблицы в формате XLS. Вот матрица, оформленная в сервисе «Р7-Офис»:

Если вы работаете в команде, для постановки задач можно использовать специальные сервисы. Строить матрицу в них не очень удобно, зато можно присваивать задачам статусы и отслеживать ход их выполнения.

Trello. Популярный сервис с виртуальной доской в основе. На доске можно передвигать задачи, если изменился их статус, и ранжировать их по приоритетности. У сервиса есть бесплатная версия — её вполне достаточно для начала работы. В ней можно одновременно вести до 10 досок для различных проектов. Если нужно больше, можно взять платную версию. Её стоимость — от 5 до 17,5 доллара в зависимости от функциональности.

Cerebro. Сервис создан для компаний, которые часто взаимодействуют с визуальными материалами: дизайн-студий, архитектурных бюро, создателей графики и анимации. В Cerebro есть интеграции с графическими и видеоредакторами. Комментарии к задачам можно оставлять не только текстом, но и, например, видео или голосом. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если в команде до десяти человек, услуги обойдутся в 300 рублей в месяц за пользователя. Можно подключить неограниченное количество пользователей — это будет стоить от 1450 до 2950 рублей в месяц за человека в зависимости от функциональности.

Yandex Tracker. Сервис также работает в формате досок. В Yandex Tracker продуманная система аналитики. В разделе «Статистика» можно найти сводную информацию по задачам из каждой очереди. Также есть учёт временных затрат — функцию можно использовать, например, для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если их больше, сервис будет стоить от 185 до 258 рублей в месяц за пользователя в зависимости от их общего числа.

YouGile. Работает по методологии Agile. У каждого пользователя есть личная доска для отслеживания задач, с которыми он связан. В сервисе есть внутренний поиск, он позволяет находить задачи по названию и описанию, а также групповые и личные чаты. Можно установить режим «не беспокоить» или, наоборот, подключить опцию переадресации пропущенных сообщений в сервисе на электронную почту. Сервис бесплатен, если в команде до десяти пользователей. Облачная версия стоит 333 рубля в месяц за человека, коробочная версия — 579 рублей за человека при плате за год.

• Матрица Эйзенхауэра — таблица, которая позволяет группировать задачи, планировать их выполнение и расставлять приоритеты.
• Задачи в матрице делятся на четыре группы — важные и срочные (A), важные, но несрочные (B), срочные, но неважные (C) и несрочные и неважные (D).
• Нарисовать матрицу Эйзенхауэра можно на простом листе бумаги или в любом офисном редакторе. Контролировать выполнение задач удобно в специальных сервисах для их постановки — например, Trello, Cerebro или YouGile.

Подробнее об инструментах и таблицах, которые помогут в управлении

Научитесь: Soft Skills for Hard Times
Узнать больше

Матрица Эйзенхауэра (она же — матрица задач) — матрица расстановки приоритетов, распространенный инструмент, с которым планирование времени делается значительно легче. Его часто упоминают в статьях про тайм-менеджмент, но не раскрывают, что это за техника, подробно.

Из этой статьи вы узнаете, что такое матрица дел Эйзенхауэр, как инструмент расстановки приоритетов, каковы его критерии и что матрица Эйзенхауэра позволяет сделать, как расставлять задачи по матрице Эйзенхауэра в примерах. Также вы увидите готовые шаблоны и аналоги техники. Поехали!

Что такое матрица Эйзенхауэра (простыми словами)

Матрица Эйзенхауэра — это система распределения приоритетов для дальнейшего выполнения задач. Она состоит из двух осей: «важность» и срочность», при помощи которых можно расставить приоритеты и последовательность выполнения задач.

Матрица Эйзенхауэра простыми словами — это способ определить, что вам нужно сделать в первую очередь, что во вторую, а что не делать вообще.

Суть в следующем: вы записываете все свои дела на день и распределяете их по четырем блокам (еще их называют «квадрант»): важно и срочно (сделать в первую очередь), важно, но не срочно (во вторую), срочно, но неважно (делегировать) и не срочно и не важно (не делать вообще).

Это краткое и классическое изложение, в чем суть матрицы Эйзенхауэра. Ниже вы прочитаете более подробное описание каждого квадранта, примеры, какие дела могут туда входить, и ошибки, которых следует избегать, чтобы сделать планирование своего времени эффективнее.

Квадрант 1 — «Авральный квадрант»

Еще его называют квадрантом результата или кризисов.

Сюда попадают дела, которые вы определили как «важные» и «срочные». Обычно это дела, невыполнение которых ведет к негативным последствиям, дела, которые быстро потеряют актуальность (например, вы потеряете важного клиента, если не переговорите с ним прямо сегодня), и дела, связанные со здоровьем (когда у вас болит зуб — все остальные задачи резко делаются неважными).

В классической версии матрицы Эйзенхауэра это квадрат для дел, которые вы должны сделать прямо сейчас, бросив все остальные задачи, иначе это приведет к тяжелым негативным последствиям.

Классическая трактовка делает квадрант А самым проблемным: если помечать как «срочно, важно, немедленно сделать» авральные задачи, нацеленные на быстрое решение остро стоящей проблемы, то выполнение таких задач будет даваться:

1. Во-первых, эмоционально тяжело (много работы в ударном темпе, стресс).
2. Во-вторых, преобладание такого типа задач быстро приведет к выгоранию, потому что вы находитесь в стрессе, а вознаграждения за выполнение такого рода задач почти нет — вы просто сохранили «статус-кво», избежали больших проблем.

Поэтому, если такие задачи в вашем расписании преобладают — это маркер, что что-то идет не так: либо у вас слишком тяжелая работа (и тогда имеет смысл взять отпуск, сменить ее, реорганизовать свои обязанности — что угодно, чтобы облегчить себе жизнь), либо вы неправильно расставляете приоритеты и не справляетесь с планированием. Например, берете на себя слишком много чужих проблем и пытаетесь быть всем полезным и удобным, пренебрегая своими интересами.

Однако эта трактовка не всегда актуальна: например, сейчас, согласно исследованию сайта HH.ru, более тридцати процентов работающих соискателей — работают удаленно, из дома. И вот, допустим, вы работаете из дома и обладаете пунктуальным складом характера, благодаря чему не бывает ситуаций, когда вам приходится дописывать заказ за двадцать минут до дедлайна.

Или вы вообще представитель творческой интеллигенции, пишете книги, зарабатываете этим, и у вас дедлайн — через полгода, когда вы обещали сдать книгу издательству. В таком случае, если следовать классической трактовке, квадрант А будет постоянно пустовать, и не потому, что вы так четко планируете свое время и не допускаете авралов, а из-за склада вашей работы.

Или обратная ситуация: у вас стрессовая работа, например, вы кризис-менеджер, или менеджер по переговорам, постоянно находитесь в разъездах, и весь ваш день — это один большой дедлайн, все ваши задачи — срочные и важные.

Если вы чувствуете, что классическая трактовка для вас не совсем актуальна по той или иной причине — параметр срочности здесь можно заменить на:

• Само наличие дедлайна. То есть, в квадрант А попадают задачи, по которым дедлайн в принципе есть, неважно, насколько далекий, главное, что он есть, и вы несете ответственность за то, чтобы его не просрочить.
• Ответственность перед другими людьми. Тогда в квадрант А попадают задачи, которые вы кому-то обещали сделать. Важно: это не подходит, если вы и так много работаете с людьми! Тогда задач в квадранте А будет слишком много, и вы ради них будете пренебрегать другими квадрантами, где располагаются задачи, индивидуальные лично для вас.
• Либо добавить параметр «ценности».

На этом стоит остановиться подробнее.

Классическая трактовка матрицы Эйзенхауэра и отдельно квадранта А предполагает наличие только целей.

То есть, например, у вас есть цель — успешная карьера, повышение, достойный заработок. Тогда в квадрант А попадает то, что важно для вашей работы. А это может привести к тому, что вы пренебрегаете своей жизнью вне работы, не уделяете времени близким, семье, здоровью, банальному отдыху. Это нездоровое поведение, которое приводит к выгоранию и нервному истощению.

Как исправить эту ситуацию: добавить параметр «ценности». Вашей ценностью может быть что угодно: например, ваше хобби, которое дает вам много эмоциональных ресурсов и делает вас счастливым, ваша семья, с которой вы хотите проводить много времени, ваше здоровье.

Тогда в квадрант А будут попадать задачи, отвечающие вашим ценностям. Например, съездить навестить родителей (ценность «семья»), провести вечер за любимым хобби, чтобы не выгореть на стрессовой работе, написать главу книги, потому что вы мечтаете стать писателем, и это — ваш приоритет.

Отсюда рекомендация: определитесь, что для вас важно и приоритетно.

Лучше запишите, чтобы держать перед глазами. Это повысит эффективность использования матрицы Эйзенхауэра, потому что тогда вы будете не только выполнять задачи, актуальные для других людей (вашего начальника, например), но и те, что актуальны лично для вас, а значит, вы будете чувствовать себя более удовлетворенным.

В вопросе определения приоритетов есть две распространенные ошибки.

1. Собственно, отсутствие приоритетов. К чему это ведет: к тому, что тогда ваши приоритеты будет определять кто-то другой, вы будете выполнять задачи для руководителя, жены, друга, не испытывая удовлетворения по этому поводу.
2. Чрезмерное количество приоритетов, когда для вас важно одновременно все. Тогда вы превращаетесь в человека, пытающегося поместить море в стакане и жонглировать десятью факелами, пока едете на одноколесном велосипеде.

Печальная правда тайм-менеджмента: он невозможен был расстановки приоритетов.

Вы не сможете уместить в свои законные двадцать четыре часа всё, от идеальной работы до саморазвития и ухода за собой. Поэтому определите два, максимум три важных для вас направления, и это позволит вам качественно фокусироваться на них. Меньше — лучше.

Квадрант В — «Квадрант потенциала»

Еще его называют стратегическим. В идеале большая часть вашего дня должна быть заполнена задачами из этого квадранта. Как правило, сюда входит:

• Ваша основная работа, рабочие задачи, связанные с реализацией ваших проектов, ваших должностных обязанностей; сюда же идут задачи, связанные с поддержанием ваших основных ценностей — например, провести время с детьми;
• Задачи для долгоиграющих проектов, дедлайн по которым наступит еще не скоро. Например, вы пишете диплом. Тогда каждый день в квадранте В будет задача «написать несколько абзацев диплома».
• Задачи, нацеленные на саморазвитие: самообразование, чтение книг по специальности, прохождение курсов. Также сюда относятся задачи по поиску новых возможностей.

Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив текущую жизненную ситуацию. Например, если вы потеряли работу, найти новую — это срочно и важно, но если вы просто мониторите рынок в поисках лучших предложений — это важно, но не срочно, это «квадрат потенциала»;

• Задачи по поддержанию здоровья: спортивные тренировки, поддержание режима дня.

В целом можно заключить, что дела из квадранта В — это поддержание вашего уровня жизни. Если вы не будете их выполнять — у вас появится очень много дел из квадранта А.

Не будете выполнять рабочие обязанности — придется спешно исправлять последствия, не будете развиваться — перестанете быть ценным специалистом и выдерживать конкуренцию, не будете следить за здоровьем — с ним начнутся проблемы, не будете уделять время семье — отдалитесь друг от друга.

Поэтому важно последовательно, ежедневно уделять внимание задачам из этого сектора.

Квадрант С — Квадрант помех

Срочные, но неважные задачи, как правило, появляющиеся неожиданно, требующие внимания, но не ведущие ни к каким позитивным изменениям, не отвечающие вашим приоритетом.

Например, поломка техники, неожиданно приехавшие родственники, срочное, но бессмысленное совещание, коллега, которому приспичило прямо сейчас обсудить, какие у него выросли на грядке помидоры.

Что с этим делать:

• Делегировать. Например, если речь идет о поломке техники, специалист явно справится с ней лучше и быстрее вас.
• Автоматизировать. Например, вложиться в покупку посудомоечной машины и робота-пылесоса, если вас сильно отвлекает уборка.
• Оптимизировать. То есть, собрать несколько таких задач и выделить им час в конце рабочего дня, а не распыляться на них весь день, отвлекаясь от чего-то действительно важного.
• Отказаться от их выполнения. Не слушать про помидоры коллеги, не присутствовать на неважном совещании, отказаться принимать у себя родственников — потому что ваши приоритеты в вашей жизни должны стоять на первом месте.

Квадрант D — Мусорная корзина

В разных источниках содержимое этого квадранта трактуется по-разному.

1. Мелкие дела по работе, такие как «разбор почты», «телефонные звонки», «навести порядок на рабочем столе», «полить цветы в офисе» — вроде бы полезно, но по сути бессмысленно, потому что не ведет ни к каким целям и не реализует никакие приоритеты.
2. Более жесткая трактовка: все дела, не относящиеся к работе — просмотр фильмов, прослушивание музыки, чтение развлекательной, а не профессиональной литературы, иногда сюда записывают даже сон.

Часто дела из квадранта D рекомендуют вовсе не делать, выбросить. Это нерационально. В конечном итоге делать все это действительно нужно: не будете разбирать почту — там будет бардак, а это затруднит работу, не будете поливать цветы — они завянут, в офисе будет некрасиво, это испортит настроение вам и коллегам, не будете отдыхать — выгорите.

Ловушка здесь заключается в том, что это простые, приятные (в случае с отдыхом) или иллюзорно-полезные (в случае с маленькими делами по работе) задачи, которые мы склонны выполнять в начале дня, оправдываясь тем, что «ну вот сейчас быстренько посмотрю видео, соберусь с мыслями, и начну работать» или «сейчас быстренько проверю почту, это ведь тоже нужно, я ведь рабочую задачу выполняю, а потом начну».

Таким образом мы проваливаемся в прокрастинацию, тратим время и силы, и в итоге не выполняем действительно важные задачи.

Поэтому более рациональное распределение времени — делать эти задачи, но «по остаточному принципу». В конце рабочего дня, когда более важные и приоритетные задачи выполнены, а вы слишком устали, чтобы делать что-то, требующее умственных усилий, вы можете занять время делами из «мусорной корзины». Так вы отдохнете, расслабитесь с чистой совестью, или сделаете что-нибудь маленькое, но полезное. Все в выигрыше.

Шаблоны и примеры использования

Вы можете скачать эти шаблоны для применения матрицы Эйзенхауэра, распечатать и заполнить.

Где можно использовать матрицу: это универсальный инструмент, подходит как для работы, так и для повседневной жизни. Сложности могут возникнуть, если ваша работа — нестандартная (насыщенная стрессами и дедлайнами, либо, напротив, без дедлайнов, завязанная на вашей самодисциплине), но и тогда матрицу можно оптимизировать под себя.

Пример из жизни, готовая матрица Эйзенхауэра

Квадрант А (срочно и важно)	Квадрант В (важно, но не срочно)
— Перевести статью (обещала подруге) — Дописать заказ (обязательство перед заказчиком)	— Составить план рассказа (приоритет: хочу писать книги) — Провести время с мужем (приоритет: семья, любовь) — Пройти интервальную тренировку (приоритет: здоровье)
Квадрант D (срочно, но неважно)	Квадрант C (не срочно и не важно)
— Купить корм коту (закончился)	— Полить цветы; — Посмотреть фильм; — Навести порядок в рабочих файлах.

Каким стратегиям можно следовать, решая поставленные задачи:

«По алфавиту»

То есть, сначала вы делаете самое срочное и самое важное, затем переходите к квадранту стратегии (квадрант В), далее С и D.

Плюсы: рациональное расходование ресурсов, быстрое решение стрессовых задач, чтобы освободить время и силы для «стратегического» — самого важного — квадранта.

Минусы: так вы позволяете другим людям определять, как будет проходить ваша рабочая деятельность (потому что «срочное и важное» определяется, как правило, другими людьми — коллегами, руководителями, клиентами); плюс «срочное, но неважное» может мешать выполнению «срочного и важного» (например, к вам приехали родственники, и вы не можете нормально работать.

«Наденьте маску на себя»

То есть, самые приоритетные для вас задачи — из квадранта В, нацеленные на вашу личную самореализацию и саморазвитие. Для них вы выделяете конкретные часы в расписании, которые ни в коем случае не должны сдвигаться. Остальные задачи выполняются в промежутках между этими часами. Хорошо подойдет фрилансерам, представителям творческих профессий, людям со свободным графиком.

Гибкий подход

Выполняете то, что уместно в данный конкретный момент, что больше всего удобно. Минус такого подхода в том, что невозможно составить расписание, вы всегда вынуждены принимать решение, чем вам заниматься, а это истощает ресурсы мозга.

Инструменты для создания матрицы

• На бумаге. Берете простой лист бумаги, чертите таблицу, вписываете туда задачи. Плюс: просто, никаких заморочек и финансовых трат. Минус: трудно редактировать, каждый раз приходится тратить еще лист бумаги.
• Онлайн-версия бумаги — Word.
• Канбан-доска. Можно в реальности (доска, на ней крепятся стикеры), можно онлайн. Инструмент для создания канбан-доски — Trello (приложение для организации времени, более десяти миллионов скачиваний).

Суть в том, что вы создаете онлайн-доску, на которую можете крепить карточки — задачи — в четыре колонки, соответствующие квадрантам Эйзенхауэра. Карточки функциональны, позволяют занести всю необходимую информацию: списки подзадач, изображения, цветные обозначения.

Плюс метода: яркая, простая визуализация, простота в использовании.

• Любой заметочник, который вы уже используете: Evernote, Notion — оснащен тем же функционалом, что и Word. Notion также предоставляет функцию канбан-доски.
• Приложения со списками дел: ToDoList, AnyDo. Тогда вы создаете задачу и присваиваете ей метку «квадрант А/В/С/D» или метку «важно/неважно» плюс флажок срочности. Тогда списки дел в том или ином квадранте формируются автоматически.
• Можно работать в Excel, однако, на мой взгляд, в Эксель удобнее работать с числовыми данными, чем с текстами.

Также есть приложения, сфокусированные непосредственно на матрице Эйзенхауэра —

• MyEffectiveness. Разработчики стремятся объединить множество техник тайм-менеджмента в одном приложении: технику Помодоро, список дел, пространство для заметок, сферы влияния, пирамида Франклина, диаграмма эффективности, и в том числе используют инструмент матрицы Эйзенхауэра.
• IKE. Сфокусирована именно на матрице Эйзенхауэра, это основной инструмент приложения. Позволяет создать несколько матриц по разным областям жизни, карточки задач с информацией по ним, установить время выполнения задачи. Также красиво оформлена.
• 4Do. Тоже использует матрицу как основной инструмент. Простой, лаконичный, визуально понятный дизайн, назойливые напоминания, что нужно сделать, возможность создать подзадачи, конкретную дату для задачи.
• Improve My Life. Фишка приложения в том, что оно позволяет контролировать различные сферы вашей жизни: яркие впечатления, самосовершенствование, финансовый вопрос, призвание, дружба, любовь, здоровье, саморазвитие. Устанавливая задачу, вы определяете, к какой сфере жизни она относится, и какое влияние на нее имеет.

Таким образом, когда вы выполняете задачи, формируется диаграмма, где вы видите, какому сегменту вашей жизни вы уделяете наибольшее внимание, а какому — меньше, и стоит сфокусироваться на нем сильнее. А для определения очередности выполнения задач используется матрица Эйзенхауэра.

Плюсы и минусы

Достоинства:

+ Простота концепции. Легко понять, легко ввести в употребление, не нужно заморачиваться с большим количеством подкатегорий.

+ Легко интегрировать матрицу в жизнь.

+ Универсальна, легко оптимизировать под свои задачи путем переименования критериев.

+ Помогает быстро определить, что необходимо выполнить прямо сейчас.

+ Помогает контролировать свою жизнь и понимать (по перекосу в сторону того или иного квадранта), что что-то в планировании сделано неправильно.

Недостатки:

— Субъективность: приоритеты задачам вы выставляете сами, и можете сделать это неправильно, и этим испортить себе день (например, посчитав важным и срочным срочное, но неважное).

— Дает простор для ловушек мышления, например, когда вы считаете важным и приоритетным все подряд вместо двух-трех ключевых жизненных аспектов.

— Слишком простая, не учитывает другие факторы приоритетности, уделяя внимание только «срочности», тогда как важным фактором может быть релевантность, степень отдачи и т.д.

— Слишком громоздкая: принцип матрицы интуитивно понятен, заполнять каждый раз всю матрицу нет смысла.

Кто такой Эйзенхауэр

Дауйт Дэвид Эйзенхауэр (Dwight D. Eisenhower) — третий президент США, правил восемь лет, с 1953 по 1961 год, до этого был генералом армии США, участвовал в двух мировых войнах, боролся против расовой сегрегации в армии и притеснений чернокожих граждан Америки в южных штатах.

Считается, что матрицу Эйзенхауэра придумал он. Однако это не так — он лишь сказал цитату, которая, вероятно, подтолкнула специалистов по тайм-менеджменту придумать такую концепцию. Цитата звучит так:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».

На основании этой цитаты Лотар Зайверт придумал концепцию матрицы Эйзенхауэра и изложил ее в книге «Ваше время в ваших руках» (он писал ее на немецком, поэтому немецкое название звучит так: “Mein Zeit fur das Wesentliche”) в 1984 году.

Однако популярной матрица стала лишь спустя пять лет, когда ее изложил в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови (Stephen Covey, “The 7 Habits of Highty Effective People”, 1989 год). Поэтому иногда матрицу еще называют «квадранты Кови».

Советы

Перед тем, как начать работу с матрицей, целесообразно определиться с целями и приоритетами, которые и станут ключевыми критериями, по которым вы будете определять ту или иную задачу в определенный квадрант.

Да, конечно, вероятно, вы интуитивно и так понимаете свои приоритеты и ценности, но лучше сформулировать их четко и записать на бумаге. Например, цель: «Заработать 50 000 к концу месяца», ценности — «быть высоко ценимым специалистом», «здоровье», «общение с друзьями».

Прежде чем записывать задачи в тот или иной квадрант, сначала напишите их единым списком, а уже потом распределяйте. Это удобнее и проще, чем писать сразу в квадранты, потому что когда вы так делаете — ваш мозг вынужден решать разом две задачи: вспоминать задачи и определять их приоритет по критериям. Вы определите приоритеты точнее и быстрее, если избавите мозг от необходимости вспоминать задачи.

Используйте цветовые обозначения в том инструменте, который вы выбрали. Метки, если это онлайн-инструмент, маркер, если на бумаге, цветные стикеры, если это канбан-доска. Так будет проще визуализировать, достаточно одного взгляда на матрицу, чтобы понять, к какой задаче следует приступить прямо сейчас.

Внутри квадранта задачи также можно распределять по значимости: задача А1, задача А2 и так далее. Это позволит точнее структурировать список дел и определить, что за чем следует, а значит, вам будет легче выстроить расписание.

Следите, в каком квадранте вы проводите больше всего времени. В идеале это должен быть квадрант В — самый спокойный и нацеленный на ваше личностное развитие.

Если вы больше времени проводите в квадранте А — пересмотрите свою систему планирования или условия работы. Возможно, вам нужно реорганизовать свои обязанности, сходить в отпуск или сменить работу.

Если больше времени в квадранте С — вероятно, вас слишком легко отвлечь, вы распыляетесь на неважные задачи, стоит поразмыслить над своими приоритетами или пересмотреть отношения с коллегами.

Если больше в квадранте D — вы склонны к прокрастинации, следует изучить материалы на эту тему.

• Матрица Эйзенхауэра ставит ловушку: из-за того, что дела разделены на четыре категории, кажется, что их немного, и появляется склонность перегружать день задачами, а потом выполнить их не получается, и человек испытывает разочарование. Не попадайтесь в эту ловушку. Задач не должно быть много, но это должны быть самые важные задачи. Оптимально — не больше девяти, в квадранте В — не больше трех.
• Планируйте день заранее, чтобы не позволять окружающим (коллегам, руководителям, родственникам) формировать его за вас и нагружать вас задачами, актуальными для ни, но не играющими никакой роли для движения к лично вашим целям и реализации ваших ценностей.
• Матрица Эйзенхауэра лучше подходит для планирования одного дня. Для долгосрочного и среднесрочного планирования — нет.

Аналоги

Есть разные типы матриц Эйзенхауэра.

«Сила — отдача»

Здесь изменены критерии матрицы Эйзенхауэра: вместо осей «важность» и «срочность» — оси «сколько сил занимает эта задача» и «какой она дает результат, какова отдача от нее».

Таким образом получаются следующие квадранты:

1. Квадрант А — задача отнимает много сил, но дает много отдачи.

Например, подготовить презентацию для представления компании спонсорам. Это занимает много сил: поднять всю необходимую информацию, структурировать, оформить в презентацию, проверить на ошибки, согласовать с руководителем… Но высока и отдача: вас отметят как исполнительного сотрудника, презентация поможет привлечь спонсоров. Поэтому такие задачи необходимо делать в первую очередь, пока вы еще полны сил и способны на сфокусированную работу, чтобы в итоге она принесла вам большую отдачу.

2. Квадрант В — мало сил и много отдачи.

Например, ваши рабочие обязанности, которые вы уже отточили до автоматизма и можете выполнять, не задумываясь, почти не тратя на них ресурсы. Их нужно выполнять после основной, самой затратной по ресурсам задачи, когда силы еще есть, но их уже не так много, чтобы сосредоточиться на чем-то очень важном.

3. Квадрант С — занимает много сил и дает мало отдачи.

Часто это тяжелая работа, которую вы вынуждены выполнять, но которая вам тяжело дается, «темный сегмент» ваших рабочих обязанностей, например, бюрократия. Или ненужные, но выматывающие совещания, телефонные звонки, решение юридических вопросов. Такие задачи предлагается делегировать: другому человеку, более компетентному, или обладающему другим складом характера, они дадутся легче, а вы освободите время для более приоритетных задач.

4. Квадрант D — занимает мало сил, но и отдачи дает мало.

Часто это бытовые дела: вроде бы и несложно помыть посуду, но и радости от нее никакой. Такие задачи предлагается либо оптимизировать (выделить час в день, чтобы не распыляться на них в течение оставшегося дня), либо автоматизировать, либо делегировать, либо удалить.

Упрощенная версия: АВС

Автор этой концепции предложил отойти от построения сложных таблиц и критериев и просто присвоить каждой задаче буквенное обозначение: А — важно, сделать сейчас, В — сделать потом, С — делегировать или выбросить. И никаких тонкостей.

• Более усложненные типы матрицы предлагают добавить пункт «это могу сделать только я, это моя компетенция, прерогатива, ответственность?» (либо «это значимо лично для меня?»). Если ответ «да» — вы выполняете эту задачу, если ответ «нет» — делегируете, чтобы сфокусироваться на более важном. Подходит руководителям, предпринимателям, у которых много задач, такой параметр помогает их жестко отсеивать.

В заключении

Матрица Эйзенхауэра — простой и удобный инструмент, помогающий планировать свой день.

Краткая пошаговая инструкция к инструменту:

1. Записываете список дел на день;
2. Определяете их по четырем секторам: «важно и срочно», «важно, но не срочно», «срочно, но неважно», «не срочно и неважно».
3. Важное и срочное — выполняете в первую очередь.
4. Важное, но не срочное — во вторую.
5. Срочное, но неважное — делегируете или автоматизируете.
6. Неважное и несрочное — выполняете после более приоритетных задач.

В чем польза: помогает расставить приоритеты, понять, что нужно сделать сначала, а что потом, наводит порядок в голове, помогает не отвлекаться на задачи, поступающие «извне», фокусироваться на том, что приоритетно лично для вас.

Неочевидная польза: если вы длительное время используете этот инструмент, то сможете проанализировать, почему у вас не получается планировать день так, чтобы в конце испытывать удовлетворение.

Как проанализировать: посмотреть, в каком квадранте вы проводите больше всего времени, задачи какого квадранте отнимают большую часть вашего дня. Таким образом матрица Эйзенхауэра становится еще и полезным инструментом для контроля над собственной жизнью и ее анализа.

Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы:

Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.

Вот так выглядит уже заполненная матрица:

Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

• Она потеряет актуальность;
• Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
• Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

• Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
• Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
• Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

• Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
• Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
• Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
• Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Перечислим самые популярные варианты.

Бумага. Чертим на любом листе бумаги табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.

Канбан. Канабан-доска — это заранее размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Этот инструмент помогает сделать матрицу Эйзенхауэра максимально наглядной: задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще два поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».

Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Вот несколько вариантов:

• Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
• Использовать метки (теги, ярлыки) «важно» и «срочно». Фильтруя задачи с помощью этих меток, можно быстро найти дела из нужного квадрата. Такой способ актуален, например, для сервиса Todoist.
• Использовать значки приоритета (флажки, звездочки и т. п.). Наивысший приоритет можно установить для задач из квадрата A, средний — для задач из квадрата B и так далее.

eisenhower.me. Популярный на Западе онлайн-сервис для работы с матрицей Эйзенхауэра (русского интерфейса, увы, нет). При желании готовую матрицу можно распечатать, а сами задачи выполнять с помощью техники Pomodoro.

Приложения для смартфона. Есть несколько неплохих приложений для работы с матрицей Эйзенхауэра прямо на смартфоне. Самыми популярными на сегодняшний день являются следующие программы:

• Android: MyEffectiveness, Ike, Tasks, 4Do
• iPhone: Focus Matrix, Improve My Life, Taskman

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Несколько приемов

1. В самом начале можно держать под рукой список своих главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если в вашей жизни есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, вы работаете строго с 8–00 до 17–00), заведите две отдельных матрицы. Если же эта грань не столь очевидна (например, вы владелец малого бизнеса или фрилансер), то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.

4. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые вам приходится выполнять регулярно (ежемесячные платежи, еженедельные тренировки и т. д.). В этом случае вам не придется каждый раз заново распределять эти задачи между квадратами.

5. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата D можно не маркировать.

6. Если хотите еще точнее оценивать важность и срочность своих дел, добавьте в матрицу дополнительные ячейки. Например:

Достоинства и недостатки метода

Матрицу Эйзенхауэра сегодня часто преподносят как идеальный способ расстановки приоритетов, который безупречно работает чуть ли не в любой ситуации. Но это не так: у матрицы, как и у других техник тайм-менеджмента, есть свои достоинства и недостатки. Рассмотрим их по порядку.

Достоинства

1. Простота. Матрицу очень легко освоить: она не требует длительного изучения теории и освоения сложных алгоритмов. А чтобы воспользоваться этой техникой, достаточно найти лист бумаги и какой-нибудь карандаш. Именно с этой простотой в основном и связана ее популярность.

2. Быстрые результаты. По сути, расстановка приоритетов сводится к быстрой оценке задач и распределению их между четырьмя квадратами. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, этот процесс обычно занимает не более 2–3 минут.

3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, в учебе, в бизнесе и т. д. Впрочем, универсальность матрицы вовсе не означает, что она всегда дает наилучшие результаты.

4. Подходит для любых горизонтов планирования. С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год.

5. Удобная диагностика тайм-менеджмента. Матрица помогает быстро выявлять недостатки в своей системе планирования. Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами.

6. Простое определение правильной стратегии. Если в нашем списке дел преобладают задачи из квадрата B и мы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то наши шансы на достижение целей заметно возрастают.

Недостатки

1. Субъективность оценок. Матрица предназначена для быстрой расстановки приоритетов и не подразумевает серьезного анализа задач. Обычно человек просто оценивает их «на глазок», опираясь лишь на свою интуицию.

И здесь открывается необъятный простор для когнитивных искажений и различных ловушек мышления. Например, все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А задачи, которые связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть.

Пример. Некий менеджер поссорился с коллегой из соседнего отдела. Переполненный эмоциями, он ставит перед собой «очень важную задачу»: срочно написать об этом происшествии у себя в Фейсбуке. В действительности эта задача не просто бесполезная, но даже и вредная: она может привести к дальнейшему развитию конфликта.

2. Дискретность оценок. Матрица Эйзенхауэра подталкивает нас к очень упрощенной классификации задач: «важно — не важно», «срочно — не срочно». Но в реальной жизни между этими крайностями есть множество промежуточных оттенков. Например, таких:

Матрица стирает все эти различия и сводит их всего к двум оценкам. А в результате дела с разной степенью важности и срочности легко могут получить одинаковый приоритет.

3. Не учитываются другие факторы приоритетности. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность задач, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность и т. д.

4. Не учитывается психологический фактор. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Увы, но это обычно самые сложные и неприятные дела в нашем списке. Человек, который фокусируется исключительно на таких делах, нередко становится жертвой прокрастинации и не делает вообще ничего.

Все, разумеется, зависит от конкретного человека и конкретной ситуации. Но иногда лучше начинать свой день с чего-нибудь менее важного, но легкого: это помогает безболезненно «втянуться в работу».

Поделиться:

Содержание

Большой поток повседневных задач требует четкой расстановки приоритетов. Незавершенные дела накапливаются, становятся срочными, и их приходится делать наспех. Те, кто не привык планировать работу, сталкиваются с этой проблемой постоянно. В статье расскажем, как грамотно расходовать время и ресурсы.    

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это один из инструментов для расстановки приоритетов. Модель строится на двух составляющих: важность задачи и срочность ее выполнения. Согласно Эйзенхауэру, любые дела делят на четыре квадранта:

• срочные и важные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не важные;
• не срочные и не важные.

Зачем нужна матрица Эйзенхауэра 

Матрица Эйзенхауэра – удобный инструмент для расстановки приоритетов в задачах. Она помогает определиться с текущими и долгосрочными целями бизнеса, сфокусироваться на важном, отсечь бесполезную работу, которая занимает время, но не приносит пользы.

Метод используют для:

• планирования деятельности;
• приоритизации задач;
• экономии времени на ненужных делах;
• оптимизации расписания.

При помощи метода Эйзенхауэра можно проранжировать даже большой список дел. Бизнес не терпит хаоса: грамотная расстановка приоритетов в задачах делает работу компании более понятной для руководителя и сотрудников.

Кому подойдет матрица

Каждый человек может использовать матрицу Эйзенхауэра как в быту, так и в профессиональной деятельности. Инструмент подходит всем, кто хочет научиться правильно планировать время, эффективно выполнять задачи, избавиться от ненужных дел. 

Достоинства и недостатки метода

Плюсы:

• универсальность и простота – подходит для всех сфер жизни, не требует подготовки и специальных знаний;
• отсутствие сложных настроек и дополнительных инструментов – достаточно составить список задач и распределить их по приоритетам;
• быстрое выявление правильной стратегии развития – уже после сортировки дел становится ясно, на чем следует сфокусироваться;
• определение ошибок тайм-менеджмента – матрица покажет, какие задачи отнимают слишком много времени и сил. 

Минусы:

• система не работает при отсутствии ежедневных задач;
• она малоэффективна при долгосрочном планировании;
• ранжирование задач делается интуитивно, возможны ошибки;
• в матрице не учитываются сторонние факторы.

Значение квадрантов в матрице

Чтобы построить матрицу, нужно:

• составить полный список дел;
• начертить квадрат с четырьмя секторами.

Затем задачи распределяют по квадратнам по степени важности и срочности.

Квадрант A (важно – срочно)

Этот блок заполняют в первую очередь. В нем указывают задачи, пренебречь которыми нельзя. Их невыполнение чревато серьезными неприятностями – не-достижением поставленных целей, опасностью для здоровья/жизни.

В идеале этот квадрант должен оставаться пустым, так как возникновение чрезвычайно важных и «горящих» дел – показатель неорганизованности. 

Квадрант B (важно – не срочно)

Дела во втором блоке считаются приоритетными в работе и обыденной жизни. В квадрант В включают повседневные занятия, рутинную работу, обучение. 

Уделяйте этим задачам максимум внимания, выполняйте качественно и аккуратно. Если вы делаете их вовремя, а не в режиме аврала, результаты будут лучше. Если затягиваете с выполнением – задачи неизбежно перекочуют в сектор А. 

Квадрант C (не важно – срочно)

В этом блоке размещаются дела, которые отвлекают от основных задач и мешают добиваться целей. Они снижают общую эффективность человека или компании, «съедают» ресурсы. В квадрант С можно внести встречи с неперспективными контрагентами или неблизкими знакомыми.

Часто люди по ошибке помещают эти дела в сектор А. В итоге важные дела оказываются на одном уровне с малозначительными. Необходимо научиться отличать значимое от второстепенного, чтобы правильно организовать время.

Квадрант D (не важно – не срочно)

Задачи, попадающие в этот блок, не несут пользы для личностного и профессионального развития. Они приятны и просты – это всевозможные развлечения и досуг. В сектор D можно внести разговоры по телефону, просмотр соцсетей, компьютерные игры.  

Конечно, без отдыха невозможно эффективно работать и двигаться вперед. Однако важно, чтобы он был полезным и не наносил ущерба основной работе.

Как заполнять матрицу

Каждый человек сам решает, как ранжировать дела по уровню значимости и срочности. Первоочередные задачи требуют организации и планирования – они приводят к значимым достижениям. Чтобы правильно заполнить матрицу, нужно понять, из каких факторов формируются эти понятия.

Важность

Важная задача – это дело, которое помогает достичь значимых целей или связано с жизненными ценностями. Например, у руководителя важной целью может быть увеличение прибыли компании, у работника – получение повышения. В связи с этим руководитель поставит задачу внедрить рекламную кампанию, а сотрудник колл-центра – превысить план по продажам.

Чтобы оптимизировать работу колл-центра и помочь менеджерам, внедрите коллтрекинг Calltouch. Сервис отследит номер телефона, запишет разговор и покажет источник звонка. Поможет оценить эффективность рекламной кампании и грамотно распределить бюджет на маркетинг.

Важные задачи в повседневной жизни – поддержание отношений с членами семьи, внимание к здоровью. Они вносится в первые 2 квадранта матрицы Эйзенхауэра.

Срочность

Чтобы оценить срочность задачи, ответьте на вопрос: насколько серьезные последствия возникнут, если отложить ее «на потом». Это может привести к тому, что:

• дело перестанет быть актуальным;
• человек упустит возможности;
• возникнут проблемы с достижением важных целей.

Срочность разных задач определяется по ситуации. Подготовка отчета – не срочное дело, если до дедлайна осталось несколько месяцев. Однако оно становится срочным, если сдать отчет нужно через пару дней.

Справиться с решением сложных и рутинных задач помогает автоматизация. Когда нет времени на такие процессы как ручное управление контекстной рекламой, подключите эффективный инструмент Оптимизатор Calltouch. Он поможет увеличить количество лидов и прибыль компании, обеспечит экономию бюджета и времени, составит наглядные, удобные для анализа отчеты.

Алгоритм сортировки задач

Начните с составления списка целей. После этого запишите предстоящие дела – на день, неделю, месяц. Формировать план задач на год нецелесообразно – невозможно учесть заранее все детали и варианты развития событий. 

Далее задайте себе вопросы:

• Насколько задача важна для реализации моих целей?
• Возможно ли отложить ее выполнение?

Зафиксируйте ответы по каждому из записанных дел.

Основные стратегии использования матрицы

«Тушение пожаров». Это выполнение дел в порядке срочности. Сначала человек решает задачи, которые не терпят отлагательств (квадрант А), затем переходит к менее срочным обязанностям (квадранты B → C → D). 

Применяйте стратегию при авралах и близких дедлайнах: так вы будете точно знать, что нужно сделать прежде всего, и легче переживете напряженный период. Минус метода в том, что на важные дела квадранта В часто не остается времени и сил. Это чревато появлением нового списка срочных и важных задач в следующем периоде – из такого напряженного круговорота будет сложно выбраться. 

«Сначала плати себе». Сначала человек выделяет время на задачи из сектора В – так называемые несдвигаемые часы. Обычно эти дела выполняют в первой половине дня, иногда в часть послеобеденного времени. Остальные задачи распределяют по «окнам» между несдвигаемыми часами. Это самая оптимальная стратегия, но для кризисных периодов она не всегда подходит.

«Гибкий подход». Главный критерий здесь – уместность. Из матрицы выбирают дело, которое можно и нужно выполнить прямо сейчас. Эта стратегия хороша для любых ситуаций, но она предполагает большую нагрузку на человека: при выборе задач он должен анализировать обстановку и руководствоваться холодным расчетом.

Несколько примеров

Держите перед собой список своих целей и ценностей – это поможет объективно и быстро ранжировать задачи. Если вы четко разграничиваете работу и личную жизнь, составьте две матрицы. Если с разделением времени не все так просто, держите дела в одном списке – это поможет не забывать про семью и собственные потребности в условиях напряженной работы.

Внутри каждого сектора матрицы тоже можно приоритизировать задачи. Например, внутри квадрата А у вас будут карточки А1, А2, А3. Это помогает в периоды, когда у вас особенно много дел.

Рассмотрим примеры распределения обязанностей.

Вы ведете рекламную кампанию для интернет-магазина. Цель на месяц – получить больше клиентов.

Задачи:

• составить контент-план;
• проанализировать результаты прошлой кампании;
• связаться с партнерами;
• распределить задачи между сотрудниками;
• найти новые каналы продвижения;
• проанализировать конкурентов;
• сделать отчет о работе;
• перевести посты на иностранный язык.

Если по результатам прошлых месяцев кампания не убыточна, начните с решения привычных задач, а затем внедряйте что-то новое. Вот пример матрицы Эйзенхауэра:

Как сбалансировать квадранты 

Баланс между секторами таблицы Эйзенхауэра – залог личностного и профессионального роста. Чтобы понять, где вы находитесь в матрице приоритетов, определите свои цели и начните отслеживать время, которое вы тратите на различные дела. Так вы поймете, какие задачи были выполнены, как долго вы делали их, какие ресурсы задействовали.

Где создать матрицу Эйзенхауэра

Ее можно сделать:

• На бумаге. Разделите лист на четыре части и перенесите в получившиеся сектора задачи из ранее сформированного списка. Матрицу можно использовать как обычный список дел, убирать выполненные обязанности.
• В системе Канбан. Такой формат помогает наглядно представить задачи, которые стоят перед вами, разбавить их иллюстрациями или стикерами.
• В приложениях для смартфона. Они автоматизируют работу по созданию матрицы – вам не придется ничего чертить и писать. Среди таких приложений – Focus Matrix, 4Do, Taskman.

Коротко о главном

• Матрица Эйзенхауэра – удобный способ организации дел. Она помогает наглядно разделить задачи по степени важности и срочности. 
• Благодаря этому инструменту можно научиться более грамотно использовать время и приблизить достижение целей как в работе, так и в личной жизни.
• Для составления матрицы запишите все свои задачи на выбранный период времени и проранжируйте их по степени важности и срочности. Распределите дела по квадрантам и выберите стратегию использования получившейся таблицы.

Матрица Эйзенхауэра – что это и как работает

Управление своим временем (тайм-менеджмент) – это методика организации рабочих и личных процессов с целью планирования и экономии времени и ресурсов. Матрица Эйзенхауэра – это техника управления временем, которая позволяет разделить все задачи на важные и неважные, на срочные и несрочные. Это возможность перейти от бесконечных дел к грамотному использованию времени. 

Пример, матрицы Эйзенхаузера

Заполненная таблица Эйзенхауэра

С помощью этой методики можно разобрать свои дела в порядке приоритетности и выполнять их в порядке срочности. Расписание составляется таким образом, чтобы большая часть времени уделялась решению важных задач.

Также квадрат Эйзенхаузера позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.

Кто придумал метод Эйзенхауэра

Эту методику распределения времени придумал Дэвид Эйзенхаузер – профессиональный военный, 34-й президент США. В основу матрицы легла его теория о том, что не все срочные дела важны и не все важные дела требуют срочного исполнения. Несколько позже американский бизнес-тренер Стивен Кови привёл её в удобный вид и расписал правила использования.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Матрица представляет собой поле, разделённое на 4 части, в каждую из которых вписываются текущие дела в порядке их срочности. Пример можно посмотреть на картинке ниже.

1 поле (А) – «Авральный квадрант» или квадрант кризисов. Сюда определяются дела со статусом «важно и срочно». Их нужно выполнять в первую очередь. Если в вашей работе или жизни преобладают дела, которые относятся к авральному квадранту, значит, что-то идёт не так и требует изменения, либо вы неверно расставляете приоритеты.

2 поле (В) – «Квадрант потенциала» или стратегический. Если цели сформированы правильно, тогда большинство действий, которые нужно сделать в течение дня, будут именно из этого сектора. Сюда относится большинство рабочих дел, а также цели, направленные на самообразование, семью, тренировки, домашние дела. 

3 поле (С) – «Квадрант помех». К этому сектору можно отнести все стихийно возникающие события: незапланированное совещание, приезд родителей, срочный ремонт автомобиля и т. п. Такие дела легко можно делегировать, чтобы не тратить на них драгоценное время.

4 поле (D) – «Мусорная корзина». Сюда можно отнести все мелкие рабочие дела, такие как разбор почты, наведение порядка на рабочем столе, отдых и развлечения. Если периодически этим не заниматься, то можно прийти к завалам на рабочем месте или к полному выгоранию. 

Использование в тайм-менеджменте

Практически все действующие техники тайм-менеджмента отражают три качества:

• Приоритетность (важные дела выполняются в первую очередь).
• Планирование (каждая задача требует определённого времени).
• Структура (важно контролировать выполнение каждого дела и его результат).

В методике Эйзенхауэра применяются аналогичные принципы.

С помощью матрицы мы можем определить приоритетные задачи, и в первую очередь выполнять те, которые влияют на личную эффективность. Например, пролистывание ленты соцсетей или уборка квартиры – не всегда являются главными в жизни.

Где и как собрать матрицу – обзор сервисов

Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в офисном редакторе, в ежедневнике или просто на листе бумаги. Важно разделить всё поле на 4 части и расписать строки так, чтобы вам были понятны границы между квадратами. Матрица из ежедневника может выглядеть так, как на картинке ниже.

Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах в виде таблицы в формате XLS, например, в сервисе «Р7-Офис». Такой формат подходит для командной работы. В таблицах можно присваивать задачам статусы и контролировать ход их выполнения. Пример распределения дел в матрице Эйзенхауэра может быть таким, как на таблице.

Trello – один из популярнейших сервисов с базой в виде виртуальной доски. На доске можно не только распределить задачи, но и менять их местами, передвигать их в другой квадрант, ранжировать по приоритетности. Бесплатной версии вполне хватит для начала работы, сервис позволяет вести одновременно 10 досок для различных проектов.

Сервис Cerebro подходит для компаний, работающих с визуальным контентом: дизайн-студий, графических и анимационных сервисов, архитектурных бюро. Программой можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей. Пример:

Yandex Tracker – сервис, который также работает в формате досок. Здесь пользователю предлагается продуманная система аналитики, вся информация по задачам находится в разделе «Статистика». Также в сервисе можно выделить определённое время на выполнение задачи, эту опцию хорошо использовать для расчёта почасовой оплаты сотрудников. Сервисом можно пользоваться бесплатно, если в команде не более 5 пользователей.

Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей. 

Разберем примеры

В данном случае в матрицу включены, как рабочие, так и личные задачи. Этот вариант подходит для фрилансеров, которые работают на дому и самостоятельно планируют своё время.

Следующий пример будет полезным для офисных работников. Аналогичным образом они могут распределить свои дела по квадрантам и выполнять их в порядке срочности и важности.

Другие похожие полезные методы

Рассмотрим ещё два метода планирования, которые помогут вам рационально распределить время и сделать все задуманные дела: метод Шваба и метод «Помидор».

Метод Шваба пригодится руководителям, он позволяет сохранить структуру рабочего процесса, даже если случится форс-мажор. Для этого нужно пронумеровать важные задачи и расставить приоритеты, а для авральных ситуаций, которые могут возникнуть во время работы, оставить место и выделить время. Если форс-мажор наступил, то решаем его согласно плану, если всё спокойно, значит, у вас есть свободное время, которое можно направить на что-то полезное.

Метод «Помидор» подходит абсолютно всем от домохозяйки до директора крупного предприятия. Он позволяет решать задачи, которые требуют методичного подхода. Как работает метод: большую задачу разбиваем на 25-минутные периоды – «помидоры», между ними делаем перерывы по 5 минут. В течение рабочего периода нельзя отвлекаться на другие вопросы. Например, женщина затеяла дома генеральную уборку. Она определяет участки в квартире, на уборку каждого отводит по 25 минут времени. В перерывах она успеет выпить кофе или просто отдохнуть в кресле.

FAQ

В чем суть матрицы Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и неважно, не срочно и неважно.

Подведем итоги

• Матрица Эйзенхауэра – это техника планирования времени, которая позволяет выполнять задачи в порядке их срочности и важности.
• Методика Эйзенхауэра позволяет понять, на что мы тратим большую часть времени, и впоследствии сделать его использование более рациональным.
• Собрать матрицу Эйзенхауэра можно в специальных сервисах, в офисном редакторе, в ежедневнике или просто нарисовать на листе бумаги.
• Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей.