Заявка представляет собой документ, служащий для выражения воли касательно получения услуг/продукции. Как правило, направляется она от инициатора закупки лицу, которое предположительно исполнит заявку. В большинстве случаев оформляется в письменной форме. Рассмотрим особенности этого документа на примере заявки на покупку товара.
Для чего создается заявка на покупку продукции?
Заявка на приобретение заполняется со следующими целями:
- Бумага позволяет забронировать нужное изделие.
- Требуется тогда, когда покупатель ранее не мог определиться с покупкой. Предпочтительные для приобретения изделия указываются в заявке.
- Заявка подтверждает согласие покупателя на условия, предложенные поставщиком.
- Документ, составленный покупателем, является основанием для возникновения обязанности по принятию и покупке товара.
Заявка должна быть оформлена правильно. Как правило, она составляется в свободной форме. Однако в документе обязательно должны содержаться все значимые условия. Это не так важно при обычном взаимодействии, но важно при возможном судебном разбирательстве.
Заявка обычно составляется в форме соглашения. К этому договору, как и к обычному соглашению, может прилагаться вспомогательная бумага. В заявку могут вноситься изменения после ее составления. Все корректировки должны отражаться в дополнительной договоренности. В заявке обычно указываются сроки поставки продукции.
К СВЕДЕНИЮ! Заявка потребуется при возникновении различных спорных ситуаций. Она нужна для фиксации договоренностей, подтверждения согласия покупателя на поставку.
Требования к заявке
Законом не утверждена форма заявки, а потому она может разрабатываться каждой компанией самостоятельно. Организация может разработать определенную форму, которой должны будут пользоваться покупатели, отправляющие заявку. Создаваемый компанией образец должен соответствовать этим обязательным требованиям:
- У документа должна быть в «шапке». В ней содержится наименование участников сделки, их адреса, номера, факсы, платежные реквизиты.
- В текст следует поместить все данные договора, который является основой сделки. Здесь следует упомянуть про то, что заявка не является основным документом. Это вспомогательная бумага, которая прилагается к базовому соглашению. Его реквизиты и нужно указывать. Прописывается номер договора, дата его оформления.
- У заявки должно быть соответствующее название. Приводятся сведения о предмете заявки: название продукции, ее технические свойства, ассортимент, нужное количество, стоимость.
- Необходимо указать сроки поставки. Если поставка осуществляется в несколько этапов, необходимо задать сроки для каждого из этапов.
- Текст заявки завершается подписями участников сделки, печатями. Если в сделке используются доверенности, прописываются их номера.
Если требуется, можно указать в заявке дополнительную информацию: упаковка товара, габариты, особые условия оплаты. Заявка должна быть отражена в специальном журнале под своим номером.
Разновидности заявок
Заявки подразделяются на эти виды:
- Внешние. Обычно отправляются от покупателя к поставщику. То есть, отправителем является внешний пользователь. Это может быть заявка на поставку продукции/предоставление услуг.
- Внутренние. Отправляются внутри самой организации. К примеру, это могут быть заявки на получение канцтоваров, получение услуг от другой фирмы.
Под заявкой могут пониматься деловые письма о принятии участия в мероприятиях/конкурсах. Иногда заявка оформляется для регистрации различных прав, запросов.
Есть также гарантийное письмо-заявка. Это вид делового сообщения. В нем содержится просьба о выполнении какой-либо просьбы. Важная особенность такой заявки – в ней есть указание на гарантию оплаты.
Заявка может подтверждать получение информации или документов. Она может использоваться и для подтверждения ранее достигнутой договоренности. В завершении документа иногда стоит просьба/предписание, предложение. Заявки подразделяются на виды в зависимости от степени важности, срочности, существенности затронутых вопросов, количеству предпосылок.
То есть, документ является практически универсальным. Он актуален для самых различных ситуаций.
Заявка на оказание услуг – документ, который необходим тогда, когда заказчик планирует воспользоваться услугами предприятия-исполнителя (как частного, так и государственного сектора) в какой-то определенный период.
Заявка может носить как единовременный, так и регулярный характер, она может исходить как от физического лица, так и от какой-либо компании. Иногда заявка является самостоятельным документом, но нередко служит и приложением к какому-либо договору, который регулирует условия и сроки ее подачи.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявки на оказание услуг .docСкачать образец заявки на оказание услуг .doc
На какие услуги можно формировать заявку
Заявка обычно составляется на те услуги и работы, которые требуют предварительной подготовки, каких-то специфических условий выполнения или крайне востребованы заказчиками, но при этом не относятся к срочным.
Довольно часто, например, заявки на оказание услуг применяются в различного рода обслуживающих или ремонтных организациях, на предприятиях, занимающихся изготовлением рекламной и полиграфической продукции, а также услугами по их размещению и т.д.
Порядок получения услуги по заявке
Получить услуги или работы через предоставление исполнителю заявки достаточно просто, учитывая, что сам формат документа подразумевает то, что клиент ознакомлен с методами работы, правилами предоставления услуг и прочими параметрами сделки.
- Сначала заказчику надо связаться с представителем компании, чтобы обговорить детали процесса. В числе прочего следует уточнить дату и место оказания услуг или выполнения работ, количество времени, которое потребуется для их осуществления, способ их реализации, число занятых сотрудников и т.д.
- Затем нужно выяснить, как именно лучше всего передать готовую заявку: приехав лично в организацию, по электронным средствам связи или по факсу и уже после этого можно приступать к оформлению документа.
- После составления и передачи заявки, сотрудник компании-исполнителя ее обработает и в случае возникновения вопросов свяжется с заказчиком для их разъяснения. Если все нормально, заявку нужно будет подтвердить, после чего можно спокойно ждать, пока все необходимые услуги или работы будут исполнены.
Тонкости документа
Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный вид услуг в определенный период. При этом, если заявка составляется без договора, то она не устанавливает никаких взаимоотношений между сторонами.
Исключения составляют лишь те случаи, когда исполнитель, не подписавший заранее договоры или соглашения с заказчиком, несет затраты на предварительную подготовку к осуществлению услуг (закупку необходимого инвентаря, оборудования, предоплату рабочим и т.п.) – здесь клиенту необходимо выставлять требование о возмещении понесенных расходов.
Отдельное место занимает договор-заявка на транспортировку каких-либо грузов. Он является самостоятельным документом и имеет соответствующие последствия.
Основные моменты при составлении заявки
Сейчас не существует унифицированного бланка заявки на оказание услуг, так что компании или физические лица имеют возможность писать ее в произвольной форме, исходя из собственного видения данного документа, или заполнять шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы-исполнителя.
Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно:
- Название той организации, которой она адресована и данные о заказчике, а также дата, номер и место составления документа.
- Далее при необходимости нужно внести информацию о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилию-имя-отчество и номер телефона.
- Затем в документе указывается наименование услуги, которую требуется выполнить, с подробной ее характеристикой: условия, количество, тип, стоимость и т.п. Если позиций несколько, эту часть бланка рекомендуется оформить в виде таблицы.
При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.
Формируя заявку, следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.
На что обратить внимание при оформлении
Оформление заявки, так же как и ее содержание, полностью отдается на усмотрение составителя: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе А4, А5 формата, напечатав на компьютере или в рукописном виде. Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись заказчика.
Заверять бланк печатью компании (если заказчиком является юридическое лицо) особой необходимости сейчас нет: с 2016 года организации и предприятия освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах фирмы).
Заявку допустимо составлять как в одном, так и в двух экземплярах. Если их два, то один отправляется исполнителю, второй остается у заказчика.
!!!!!11111.jpeg)
Содержание
1. Что представляет собой заявка на поставку товара
2. как оформить заявку на поставку товара
3. как составить заявку на приобретение товара
4. Видео-инструкция принятие заявки на поставку товара поставщиком
1. Что представляет собой заявка на поставку товара
Заявка на приобретение товара — это договор поставки на основании которого формируется некий механизм поставки товара на основе поданной заявки от покупателя.
2. Как оформить заявку на поставку товара
Процедура закупки представляет из себя процедуру, при котором заказчик с помощью документов бронирует продукцию, находящуюся у поставщика.
Время в течение которого будет осуществляться поставка товара обсуждается сторонами договора, как будет получена заявка от покупателя. В самом содержании договора выбирается заявка в свободной форме или же существуют случаи, когда указывается определенный бланк, он прикреплен в качестве приложения к заключенному договору. При наличии второго варианта, заявки указываемые в бланки оформляются особым соглашением к договору.
Поставщик имеет возможность создать свой бланк заявки и потребовать применения только такой формы заполнения при оформлении заказов от контрагентов. В основном данные бланки размещаются на сайтах организаций. Заявки распространяются в случаях, когда две стороны не могут выбрать определенный ассортимент товаров. При этом определенные товары, требующиеся покупателю прописываются в заявке. Заявка требуется при действии резервирования товаров поставщиком на складе. Заявка, обязует покупателя оплатить поставленную продукцию, если качество и количество в полной мере соответствует списку в составленном документе.
Заявка нужна для того, что при наличии условия возникновения судебного разбирательства из-за купли-продажи особых товаров, были обсуждены все условия.
Предоставляем комплексное тендерное сопровождение на всех этапах!
Обратитесь к нам и мы окажем комплексное сопровождение на всех этапах!
Обратиться
3. Как составить заявку на приобретение товара
Заявка может иметь разные формы, может быть составлена в той форме, которая прописана в договоре или же которая установлена поставщиком, а также в свободном виде.
Но кроме того, заявка должна содержать в себе необходимые составляющие
Документ обязан иметь название — “заявка”, дату, когда он был составлен, прописывается название организации-покупателя, данные о лице, являющемся уполномоченным на заказ товара и оформление заявки. При этом потребуется указать ФИО, должность, контактные данные.
Потребуется указать реквизиты товара, при условии того, что процедура поставки товара происходит в соответствии с договором поставки.
В качестве таблицы нужно будет предоставить сведения о товаре:
- наименование
- параметры товара
- количество по каждой из позиций
- цена за 1 единицу
- совокупную стоимость по количеству и цене товара
В заявке указывается дата, в течение которой обязан быть поставлен товар, если покупатель имеет сроки с ограничением. К тому же указывается адрес, по нему и будет осуществлена поставка товара к покупателю.
В заявке отмечается наличие каких-либо скидок при оплате товара, но вместе с этим в заявке указываются реквизиты договора. При отсутствии в договоре указания требований оплаты, в заявке прописывается предложение по оплате за доставку товара или о преждевременной оплате в особом размере.
от уполномоченного лица вместе с указанием должности, которую он занимает.
Проводим анализ для субъектов СМП, оцениваем шансы на победу, уровень конкуренции и коррупционные составляющие, подробнее об услуге смотрите по данной ссылке.
4. Видео-инструкция принятие заявки на поставку товара поставщиком
Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!
Обратно к списку
Оферта может быть направлена не только продавцом в адрес потенциального покупателя, но и покупателем в адрес потенциального продавца (ст. 435 ГК РФ).
Заявка на приобретение товара
В вышеназванном случае в качестве оферты может выступать письмо-заявка на поставку товара, содержащее все существенные условия договора.
Получив такое письмо, продавец должен направить ответ покупателю (акцепт), в котором либо даст согласие на поставку интересующего покупателя товара, либо заявит отказ от поставки. Оставить без ответа заявку на поставку товара, являющуюся офертой, поставщик не вправе (ст. 438 ГК РФ).
Договор считается заключенным, когда отправитель оферты (ст. 440, 441 ГК РФ):
- получил акцепт в пределах срока, указанного в оферте, если такой срок содержится в оферте;
- получил акцепт в разумный срок, если срок для акцепта не был указан в оферте.
Важно отметить, что акцептом признается не обязательно какой-то письменный ответ, но и действия поставщика. Собственно, сама поставка в ответ на письмо-заявку и является акцептом.
Как написать письмо-заявку на поставку товара
Из такого письма-заявки должно быть понятно, какой товар и в каком количестве покупатель собирается приобрести. Также в письме имеет смысл отразить срок для акцепта.
Подписывает оферту (письмо-заявку) руководитель организации, выступающей с предложением заключить договор.
Письмо-заявку на поставку товара можно вручить лично под роспись руководителю организации, у которой вы желаете приобрести товар, либо иному уполномоченному лицу этой компании. Также можно направить письмо-заявку по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или же в электронном виде.
Письмо о поставке товара: образец
Приведем письмо-заявку на поставку товара (образец).
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Письмо-заявка на поставку товара не всегда может быть офертой
Нередко письмо-заявку на поставку товара покупатель направляет поставщику в рамках уже действующего договора поставки.
Заявка на оказание услуг – это официальная бумага, в соответствии с которой заказчик отдаёт распоряжение исполнителю, как, когда и в каком объёме необходимо выполнить услуги. Подавать документ необходимо заблаговременно, чтобы контрагент имел возможность тщательно подготовиться.
Файлы для скачивания:
Оказание услуг по заявке
В силу действующего на территории Российской Федерации принципа свободы договора контрагенты вольны заключать любые соглашения, прямо не противоречащие действующему законодательству. В данном случае речь пойдёт о договоре возмездного оказания услуг по заявке. Это означает, что заказчик предварительно частично оплачивает часть суммы, а в последующем получает право утвердить сроки и место оказания услуг. Такая возможность гарантируется соответствующим пунктом, прописанным в договоре.
Отдельной ситуацией направления заявки, которой следует уделить должное внимание, является заявка без предварительного заключения договора. Её можно назвать скорее заявкой на подписание соглашения, являющейся предложением о сотрудничестве. Если получателя устраивает предложение отправителя, представители встречаются и обсуждают конкретные условия.
Когда имеет место
Взаимодействие с контрагентом по заявке имеет место в тех случаях, когда для подготовки к выполнению работ необходим какой-то промежуток времени. Это может быть размещение рекламы по городу, подготовка проектной документации по объекту строительства, вывоз мусора и отходов с территории предприятия и так далее. Вторая сторона должна быть уведомлена заблаговременно, чтобы успеть подготовить необходимые ресурсы.
Юридическая сила
Стоит отметить, что сама по себе заявка не обладает никакой юридической силой, следовательно, не порождает у представителей сторон никаких прав и обязанностей. В случае, если исполнитель будет не согласен с требованиями заказчика, он имеет полное право отказаться от их выполнения. Однако всё вышесказанное актуально только в том случае, если заявка является самостоятельным документом, не являющимся приложением к договору. Если между сторонами уже было заключено гражданско-правовое соглашение, то в любом случае придётся исполнять взятые на себя обязательства.
Кто составляет заявку
Бремя по составлению заявки обычно возлагается на сотрудника предприятия, непосредственно ответственного за данное направление деятельности. Например, за вывоз мусора. Также доверить задачу можно юристу предприятия, если таковой имеется. В любом случае ответственный работник должен иметь общее представление о работе с официальными бумагами, обладать познаниями в сфере юриспруденции.
Как отправить
Способ отправки заявки по идее должен быть прописан в условиях заключённого между сторонами договора. Если этот пункт по каким-то причинам был пропущен, для контрагента открываются следующие способы:
- лично в руки представителю второй организации;
- посредством электронной почты;
- через обычную почту.
Отметим, что крайне важно заверить факт получения заявки контрагентом. Для этого используют уведомление о вручении, вручение под подпись.
Процедура
По факту выполнения услуг по заявке необходимо составить соответствующий подтверждающий документ – акт об оказании услуг. Именно эта официальная бумага подтвердит, что все обязательства по договору были исполнены надлежащим образом, а именно:
- исполнитель оказал услуги в полном объёме;
- заказчик оплатил услуги контрагента согласно условиям договора;
- стороны взаимных претензий не имеют.
Как правило, услуги по заявке оказываются на регулярной основе. Следовательно, составлять акт придётся после каждого эпизода.
Форма документа
Действующее законодательство не предусматривает какой-то конкретной формы для составления такой разновидности документов как заявки, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Все официальные бумаги из этой категории принято писать в свободной форме.
Необходимо учесть, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:
- соблюдение официально-делового стиля языка, нейтрального тона;
- указание реквизитов (номер, дата, место);
- указание ссылки на законодательство, а также на пункт договора;
- объяснение нюансов заказа;
- подпись уполномоченного лица организации;
- расшифровка автографа.
Заявка обычно пишется на стандартном листе бумаги формата А4. Текст можно исполнить как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Объясняем, как правильно составить заявку
В первую очередь необходимо указать, кому и от кого направляется заявка. В шапке документа в дательном падеже прописываем ФИО руководителя компании-контрагента, её наименование. Здесь же в дательном падеже отмечаем те же сведения об отправителе.
Ниже по документу посредине листа бумаги пишем слово «заявка», присваиваем ей уникальный номер для документооборота и хранения, оставляем дату и место составления. Следующим шагом просим контрагента выполнить те или иные услуги, предусмотренные заключённым ранее договором, оставив на него ссылку, обозначаем временные рамки выполнения. Просим вторую сторону по факту оказания услуг составить соответствующий акт, предоставить один экземпляр заказчику для изучения и подписания.
Примерный образец
На этом моменте работа с заявкой подходит к концу. Передаём её любым удобным способом, если конкретный не прописан в условиях договора. Не забываем заверить официальную бумагу автографом уполномоченного лица предприятия. Полномочия могут подтверждаться уставом общества, оформленной от имени руководителя фирмы доверенностью. В противном случае заявка не будет иметь юридической силы.
Что касаемо количества экземпляров, то здесь всё уникально. Нет никакой практической необходимости составлять заявку в двух и более экземплярах, одного будет вполне достаточно.